Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet ingavs av ett tyskt universitet vid vilket B. var professor. År 2000 ansökte han om bidrag från Europeiska kommissionens program Kultur 2000 i den klagandes namn, med hjälp av dennes brevpapper med brevpapper. Den 30 december 2000 ingick kommissionen och B. ett bidragsavtal (nedan kallat avtalet). Enligt överenskommelse betalades 50 procent av bidraget in på kontot för Kultur und Strategie e.V., en tysk förening (nedan kallad föreningen), som inrättades för att genomföra projektet (nedan kallat projektet) och förvalta bidraget.

2. Den 16 augusti 2005 genomförde kommissionen en revision av föreningen i samband med projektet. Den konstaterade att beloppet på 39 989,94 euro i icke stödberättigande utgifter skulle återbetalas till kommissionen.

3. Den 16 juni 2006 skickade kommissionens generaldirektorat för utbildning och kultur (GD Utbildning och kultur) en debetnota till klaganden på 39 989,94 euro. I sitt svar uppgav klaganden att den inte hade någon information om projektet och begärde att få relevanta handlingar. Den 15 september 2006 skickade generaldirektoratet för budget (nedan kallat GD Budget) en påminnelse till klaganden och begärde betalning av 40 440,73 euro, det vill säga det ovannämnda beloppet jämte dröjsmålsränta.

4. Den 28 september 2006 skrev klaganden till GD Budget och invände mot debetnotan och påminnelsen. Kommissionen uppgav att den inte hade någon anknytning till föreningen och att B. inte hade någon befogenhet att binda klaganden. Klaganden uppgav att kommissionen borde ha varit medveten om detta eftersom GD Utbildning och kultur och kommissionens generaldirektorat för forskning (GD Forskning) hade fått namnen på sina bemyndigade företrädare i samband med andra bidragsavtal.

5. Den 8 oktober 2006 skrev GD Utbildning och kultur till klaganden och informerade denne om att man skulle kvitta beloppet 40 649,41 euro (det belopp som kommissionens fordran på klaganden då hade ökat till följd av upplupen ränta) mot en betalning till klaganden. Detta tillvägagångssätt bekräftades av GD Budget den 16 november 2006 och genomfördes därefter.

6. Den 6 december 2006 invände klaganden mot kommissionens tillvägagångssätt. Den 20 december 2006 besvarade GD Utbildning och kultur klagandens invändningar.

Föremålet för utredningen

7. Klaganden framförde följande påståenden och påståenden:

1) Genom att inte beakta namnen på sina bemyndigade företrädare, vilka hade meddelats GD Utbildning och kultur och GD Forskning i samband med andra program och projekt, åsidosatte GD Utbildning och kultur principerna om en konsekvent och öppen förvaltning och agerade vårdslöst vid ingåendet av avtalet med B.

2) Genom att verkställa en avräkning på grundval av ett ogiltigt bidragsavtal bröt GD Utbildning och kultur mot artikel 4 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad kodexen).

3) Genom att informera klaganden om sitt beslut först efter det att avräkningen hade godkänts av GD Budget, underlät GD Utbildning och kultur att följa artikel 17.1 i kodexen, eftersom det inte fattade något beslut om klagandens överklagande inom två månader. Genom att först meddela sitt beslut till GD Budget och ge det i uppdrag att verkställa avräkningen överträdde GD Utbildning och kultur dessutom artikel 20.2 i kodexen och missbrukade sin befogenhet gentemot klaganden.

4) Genom att inte informera klaganden om möjliga åtgärder i sitt beslut av den 20 december 2006 överträdde GD Utbildning och kultur artikel 19 i kodexen.

8. Klaganden hävdade att kommissionen borde upphäva den genomförda kompensationen.

Utredningen

9. Klagomålet ingavs den 15 april 2008. Den 23 maj 2008 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till kommissionen. Kommissionen skickade ett yttrande som vidarebefordrades till klaganden. Ombudsmannen mottog klagandens synpunkter den 2 februari 2009.

10. Den 8 september 2009 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning. Kommissionen svarade på detta förslag den 12 januari 2010. Kommissionens svar översändes till klaganden för synpunkter, som inkom den 26 februari 2010. Den 31 maj 2010 informerade klaganden ombudsmannen om läget i förhandlingarna med kommissionen.

11. Den 13 juli 2010 lade ombudsmannen fram ett förslag till rekommendation. Kommissionen översände den ursprungliga franska versionen av sitt svar den 3 november och den tyska översättningen den 23 november 2010. Kommissionens svar översändes till klaganden för synpunkter, som inkom den 18 februari och den 5 juli 2011. Den 20 september 2011 underrättade kommissionen ombudsmannen om att den hade utfärdat ett betalningsföreläggande för att lösa klagomålet.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

12. Detta beslut följer på ett förslag till rekommendation som lades fram 2010. Detta förslag till rekommendation gällde huvudsakligen klagandens påstående och baserades på en analys av klagandens första och andra påståenden. Den tredje och den fjärde anmärkningen rör huvudsakligen förfarandefrågor. Ombudsmannen ansåg inte att det var nödvändigt att behandla dessa förfarandefrågor i samband med förslaget till rekommendation, som behandlade de berörda sakfrågorna. Han ansåg vidare att dessa påståenden inte skulle behöva undersökas alls om kommissionen skulle godta hans förslag till rekommendation. Med tanke på att kommissionen faktiskt godtog ombudsmannens förslag till rekommendation behöver klagandens tredje och fjärde påståenden inte granskas i detta beslut.

13. I förslaget till rekommendation behandlades de kombinerade första och andra påståendena, nämligen att kommissionen rättsstridigt kvittade beloppet 40 649,41 euro mot betalningar till klaganden. Ombudsmannen påpekade att kommissionen, för att lagligen kunna kvitta de belopp som den påstods vara skyldig mot en betalning som den var skyldig, var tvungen att visa att den påstådda skulden faktiskt existerade. GD Utbildning och kultur grundade avräkningen på sin åsikt att klaganden var ansvarig för återbetalningar enligt avtalet. Klaganden förnekade emellertid att han var rättsligt bunden av avtalet, eftersom det ingicks mellan kommissionen och B., som enligt klaganden inte är en av dess bemyndigade företrädare.

14. Förevarande mål rörde skyldigheter som följer av ett avtal.

15. Ombudsmannen anser att omfattningen av den prövning som han kan göra i ärenden som rör tolkningen av avtalsförpliktelser som ingåtts av en institution med nödvändighet är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om det har funnits ett giltigt avtal mellan parterna, vilket är den fråga som är omtvistad i förevarande mål. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om den relevanta lagen och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

16. Ombudsmannen anser därför att han, i mål som rör avtalstvister, har rätt att begränsa sin undersökning till en prövning av huruvida den berörda unionsinstitutionen eller det berörda unionsorganet har gett honom en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och skälen till att han anser att hans uppfattning om avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

A. Påstående om att kommissionen agerade rättsstridigt när den kvittade det återkrävda beloppet mot betalning till klaganden

Argument som framförts till ombudsmannen

17. Klaganden hävdade att GD Utbildning och kultur gjorde fel när det genomförde avräkningen och ignorerade det faktum att klaganden inte var skyldig kommissionen några pengar enligt avtalet. Bolaget gjorde gällande att det inte var rättsligt bundet av avtalet, eftersom det hade undertecknats av B., som inte var en av dess bemyndigade företrädare. Klaganden hävdade vidare att den inte kände till avtalet och inte hade någon koppling till den sammanslutning som tog emot bidraget. Företaget hävdade vidare att den revision som gav upphov till GD Utbildning och kulturs återbetalningskrav gällde föreningen och inte klaganden. Debetnotan borde därför ha skickats till föreningen.

18. Klaganden påpekade att den, när den tidigare hade ingått andra avtal med GD Utbildning och kultur och GD Forskning, hade ombetts att uppge namnen på sina bemyndigade företrädare. Som svar på denna begäran hade den uppgett namnen på sin vice förbundskansler och sin förvaltningschef. Klaganden hävdade att även utan att använda sig av denna information borde det faktum att B. undertecknade avtalet i sin egenskap av avdelningschef ha varnat GD Utbildning och kultur och fått det att undersöka om B. hade laglig rätt att företräda klaganden. Kommissionen noterade också att det konto som användes för projektet, det vill säga det konto som B hade angett, inte var klagandens vanliga konto. Klaganden ansåg att det, mot bakgrund av den information som GD Utbildning och kultur hade tillgång till, borde ha varit mycket enkelt för den att förvissa sig om att den hade ingått ett avtal med B och inte med klaganden.

19. I sitt yttrande hävdade GD Utbildning och kultur att det var rimligt att tro, i god tro, att det hade ingått avtalet med klaganden, eftersom den ansökan som lämnats in av B. var skriven på klagandens brevpapper med brevpapper och hade stämplats med klagandens sigill. Dessutom hade korrespondens adresserad till B., och uppenbarligen mottagen av honom, skickats till klagandens adress. När det gäller klagandens argument att GD Utbildning och kultur kände till, eller borde ha känt till, att B. inte var en av klagandens namngivna bemyndigade företrädare, hävdade GD Utbildning och kultur att offentliga organ, såsom universitet med många fakulteter, har ett antal bemyndigade företrädare som kan ändras med tiden. När det gäller kontot hävdade GD Utbildning och kultur att det faktum att ett annat konto användes inte skulle ge upphov till tvivel om en avtalsparts identitet, eftersom det var vanligt att projektpartner använde olika konton beroende på projekt.

20. Under alla omständigheter uppgav GD Utbildning och kultur att det inte krävde att offentliga organ skulle lämna in en stadga eller någon annan handling som innehöll namnen på dess bemyndigade företrädare. Detta överensstämde med inbjudan att lämna förslag. GD Utbildning och kultur hävdade att det, eftersom det hade tillämpat de relevanta förfarandena korrekt, inte kunde anklagas för vårdslöshet.

21. GD Utbildning och kultur hävdade vidare att klaganden hade känt till projektet. Kommissionen hänvisade till en skrivelse av den 28 september 2006, i vilken klaganden medgav att B. hade informerat kommissionen om ett projekt med samma namn. GD Utbildning och kultur tillade att klaganden också hade förvaltat det projektkonto till vilket delstaten Nordrhein-Westfalen överförde 25 000 mark. Den hänvisade också till klagandens koppling till revisionen, särskilt till sidan 5 i revisionsrapporten, där revisorn konstaterade att klaganden var avtalspart och att föreningen hade inrättats för att administrera projektet i klagandens namn. Enligt GD Utbildning och kultur hade revisorn därför fastställt att det fanns ett samband mellan klaganden och föreningen.

22. I sina synpunkter på GD Utbildning och kulturs yttrande upprepade klaganden att den endast hade två bemyndigade företrädare, nämligen dess vice förbundskansler och förvaltningschefen. Klaganden hävdade att detta överensstämde med de rättsliga bestämmelser som var tillämpliga på universitet i den berörda delen av Tyskland. Klaganden ansåg att GD Utbildning och kultur, till följd av sina regelbundna kontakter med universiteten, borde ha varit medvetet om detta. Kommissionen påpekade också att GD Utbildning och kulturs misstankar borde ha väckts av det faktum att de relevanta handlingarna hade undertecknats av B., utan att det fanns något som tydde på att han agerade på klagandens vägnar.

23. Klaganden vidhöll att han inte kände till avtalet mellan B. och kommissionen. B hade endast informerat klaganden om projektet och uppgett att det finansierades av delstaten Nordrhein-Westfalen, men inte sagt något om någon ytterligare finansiering. När det gäller GD Utbildning och kulturs påstående att revisorn hade funnit ett samband mellan klaganden och föreningen konstaterade klaganden att revisorns rapport endast angav att revisorn hade sett de finansiella dokumenten avseende projektet och föreningens stadgar. Enligt klaganden drog revisorn i sin rapport inte slutsatsen att det i stadgan angavs att det var en av föreningens grundare.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

24. Det belopp som skulle avräknas baserades på den debetnota som GD Utbildning och kultur skickade till klaganden. Att kvitta det aktuella beloppet mot betalningar till klaganden förutsatte att klaganden faktiskt var skyldig kommissionen detta belopp. Detta förutsätter i sin tur att det finns ett avtal mellan kommissionen och klaganden.

25. Den bevisning som lades fram för ombudsmannen visade att klaganden och kommissionen angavs som avtalsslutande parter i avtalet. Enligt avtalet företräddes klaganden av B. För att klaganden skulle vara bunden av avtalet skulle B ha varit en befullmäktigad företrädare för klaganden när han undertecknade det. Klaganden betonade dock att B aldrig hade rätt att ingå rättsligt bindande avtal på dess vägnar. GD Utbildning och kultur lade inte fram några bevis som tydde på att detta påstående inte var korrekt. Kommissionen förefaller således inte ha bestritt att B. inte var behörig att företräda klaganden.

26. Den bevisning som ombudsmannen hade tillgång till tydde inte på att kommissionen hade vidtagit några åtgärder för att fastställa huruvida B. var en befullmäktigad företrädare innan den ingick avtalet. I sitt yttrande hävdade GD Utbildning och kultur att det följde de relevanta förfarandena när det undertecknade avtalet. Enligt GD Utbildning och kultur kräver dessa förfaranden inte att offentliga organ lämnar in handlingar, t.ex. en stadga, från vilken bemyndigade företrädare kan identifieras. GD Utbildning och kultur hävdade också att ett antal personer kan binda ett universitet. Det stod emellertid klart att GD Utbildning och kultur, för att klaganden skulle vara bunden av avtalet, skulle behöva bevisa att B. var behörig att företräda klaganden. Som redan nämnts ovan kunde GD Utbildning och kultur inte fastställa att så var fallet.

27. GD Utbildning och kultur framförde ett antal argument till stöd för sin uppfattning att avtalet ändå skulle anses ha ingåtts med klaganden och att den omtvistade kompensationen därför var motiverad. För det första hävdade GD Utbildning och kultur att det hade ingått avtalet i god tro och att det var rimligt att anta att B hade rätt att företräda klaganden. För det andra hävdade GD Utbildning och kultur att klaganden hade känt till projektet och avtalet. För det tredje åberopade GD Utbildning och kultur resultaten av revisionen.

28. Till stöd för sitt första argument gjorde GD Utbildning och kultur gällande att det hade handlat i god tro. Det hade föranletts att tro att det hade ingått avtalet med klaganden, på grund av att B. använde klagandens brevpapper med brevpapper och försegling, och att den relevanta ansökan lämnades in i klagandens namn. Sökanden åberopade även att korrespondensen angående projektet hade skickats till klagandens adress och uppenbarligen hade mottagits av B.

29. Eftersom GD Utbildning och kultur emellertid inte bestred klagandens påstående att B inte var behörig att företräda klaganden, skulle det ha krävts konkreta bevis för att klaganden skulle vara bunden av avtalet. I ombudsmannens bedömning, och mot bakgrund av de resultat som anges nedan, underlät GD Utbildning och kultur att tillhandahålla sådana bevis. Enbart den omständigheten att korrespondens om projektet skickades till och mottogs av B. på hans universitetsadress var inte avgörande i detta sammanhang. Den angav på sin höjd att B. var professor vid universitetet, vilket, enligt ombudsmannen, aldrig har ifrågasatts. Ombudsmannen noterade också att B:s undertecknande av avtalet åtföljdes av hans titel som professor och avdelningschef. Hans behörighet att företräda klaganden nämndes inte uttryckligen. Bredvid hans underskrift fanns en stämpel som angav adressen till B:s avdelning. I motsats till vad GD Utbildning och kultur anger i sitt yttrande är varken ansökan eller avtalet märkta med klagandens sigill [1].

30. Ännu viktigare var att ombudsmannen noterade att enligt avtalet skulle kommissionens betalningar göras till ett konto som fördes av föreningen. Ombudsmannen ansåg att det var möjligt att ett universitet skulle kunna använda ett särskilt konto, som skiljer sig från dess normala konto, för ett visst projekt. Det konto som angavs i avtalet var emellertid inte klagandens konto, utan en tredje parts konto. Mot bakgrund av ovanstående kunde ombudsmannen inte se hur GD Utbildning och kultur kunde vara säker på att klaganden var avtalspart i avtalet.

31. När det gäller den andra punkten hävdade GD Utbildning och kultur att klaganden kände till avtalet och projektet. Klaganden uppgav emellertid att även om den kände till projektet, kände den inte till ingåendet av avtalet mellan B. och kommissionen.

32. Ombudsmannen noterade att GD Utbildning och kultur inte hade bevisat att klaganden kände till avtalets existens. Klaganden hävdade att B. endast informerade den om att projektet hade fått finansiering från delstaten Nordrhein-Westfalen, men att han inte nämnde den finansiering som beviljats av kommissionen. Under alla omständigheter ansåg ombudsmannen att det var oklart varför klagandens blotta kännedom om projektet skulle innebära att denne var bunden av avtalet. Ombudsmannen noterade att GD Utbildning och kultur inte tydligt hade angett på vilka grunder den grundade sådana antaganden.

33. När det gäller det tredje argumentet hävdade GD Utbildning och kultur att revisionen gällde klaganden. Företaget hävdade vidare att revisorn fann att klaganden var part i avtalet och att föreningen hade inrättats för att förvalta projektet i klagandens namn. Enligt GD Utbildning och kultur hade revisorn således upprättat en koppling mellan klaganden och föreningen.

34. Ombudsmannen noterade att det i revisionsrapporten angavs att den hade genomförts i Berlin. Revisionen utfördes därför inte i klagandens lokaler, vars huvudkontor ligger i Wuppertal. I revisionsrapporten angavs att uppdragstagaren var den klagande och att föreningen hade inrättats för att ”förvalta projektet på den klagandes vägnar”. Den första av dessa uttalanden föreföll grunda sig på avtalets ordalydelse. När det gäller det andra uttalandet angavs ingen källa. Under alla omständigheter var revisionen tydligt inriktad på projektets finansiella aspekter. Ombudsmannen ansåg därför att revisionsrapporten inte fastställde hur och varför klaganden skulle anses vara bunden av avtalet.

35. Mer allmänt ansåg ombudsmannen att det, för att komma fram till en slutgiltig bedömning av de faktorer som GD Utbildning och kultur hänvisade till, var av grundläggande betydelse att först fastställa vilken materiell rätt som är tillämplig på avtalet. Ombudsmannen noterade dock att GD Utbildning och kultur inte alls hade tagit upp denna centrala aspekt av ärendet.

36. Ombudsmannen drog därför slutsatsen att GD Utbildning och kultur inte hade försett honom med en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder.

37. Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen den preliminära slutsatsen att GD Utbildning och kulturs beslut att kvitta belopp som det ansåg sig vara skyldigt att betala mot betalningar till klaganden kunde utgöra ett administrativt missförhållande. Mot bakgrund av sina slutsatser föreslog han att kommissionen skulle kunna överväga att upphäva den kompensation som den hade gjort, vilket hade varit till klagandens nackdel.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

38. I sitt yttrande om ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning vidhöll GD Utbildning och kultur sin åsikt att det hade handlat i god tro, men angav att det var berett att godta en vänskaplig förlikning som tog hänsyn till de argument som framförts av båda parter. Kommissionen meddelade att den hade för avsikt att kontakta klaganden direkt för detta ändamål.

39. Enligt GD Utbildning och kultur var B, när han undertecknade avtalet, en företrädare för klaganden. GD Utbildning och kultur hade ingen anledning att betvivla detta, eftersom offentliga institutioner, såsom den klagande, ofta delegerar befogenheter och B:s korrespondens var på papper med den klagandes brevpapper och en stämpel med uppgift om hans fakultet och den klagandes namn i hela texten. Det faktum att ett annat konto användes gav inte heller anledning till oro, eftersom unionsbestämmelserna kräver att stödmottagarna har ett separat konto till vilket bidragsmedel kan överföras.

40. GD Utbildning och kultur medgav dock att det kunde ha varit mer omsorgsfullt vid bedömningen av den ekonomiska dokumentation som lämnades in tillsammans med bidragsansökan och att det kunde ha kontrollerat mer noggrant om klaganden verkligen var mottagare av det ekonomiska stödet. Vid genomförandet av kvittningen kunde den dessutom ha kontrollerat i vems namn kontot var registrerat.

41. GD Utbildning och kultur noterade klagandens bekräftelse på att den kände till projektet. Kommissionen medgav att kännedom om projektet inte nödvändigtvis innebar kännedom om avtalet, men ansåg att detta berodde på brister i klagandens interna kontroll- och kommunikationsförfaranden. GD Utbildning och kultur ansåg å sin sida att det var rimligt att anse att avtalet var bindande för klaganden, inte minst eftersom all korrespondens hade riktats till klaganden (till B och hans avdelning).

42. GD Utbildning och kultur hävdade att den klagande borde ha känt till avtalet senast i mars 2004, då det skickades en skrivelse med en anmälan om revisionen. I detta sammanhang tillade GD Utbildning och kultur att en revision inte nödvändigtvis måste utföras vid en organisations huvudkontor.

43. Det huvudsakliga tvisteområdet föreföll vara avtalets rättsverkan. GD Utbildning och kultur ansåg att eftersom det inte fanns några andra bindande dokument var det avtalet som reglerade de rättsliga förbindelserna mellan parterna. Alla åtgärder som hade vidtagits i detta fall, särskilt de som gällde debetnotan och kvittningen, hade vidtagits på grundval av avtalet. Även om det inte fanns någon klausul i avtalet som fastställde vilken materiell rätt som var tillämplig (en fråga som de nya standardavtalen nu behandlar), var denna fråga i själva verket irrelevant, med tanke på att B. hade utgett sig för att vara företrädare för klaganden när han fyllde i ansökningsformuläret, förklaringen i avtalet och all korrespondens.

44. I sina synpunkter vidhöll klaganden sina invändningar mot GD Utbildning och kulturs ståndpunkt.

45. Klaganden avvisade bestämt GD Utbildning och kulturs argument att det borde anses vara bundet av avtalet. Enligt kommissionen hade GD Utbildning och kultur varit försumligt när det undertecknade avtalet, särskilt som det självt hade medgett att det borde ha varit mer vaksamt om det kontonummer som B. hade lämnat in inte var klagandens, och att det borde ha kontrollerat mer noggrant vem som faktiskt mottog pengarna. Dessutom hade GD Utbildning och kultur fått en förteckning över namnen på de personer som kunde binda klaganden, och B:s namn fanns inte med i denna förteckning.

46. Klaganden tillbakavisade GD Utbildning och kulturs argument att dess interna kontroll- och kommunikationsförfaranden var bristfälliga. Den förklarade att professorerna var tvungna att informera den om eventuell finansiering från tredje part som de ville föreslå så att den kunde kontrollera villkoren. När avtalen har godkänts ska de undertecknas av dess bemyndigade företrädare. Dessutom fanns det bara ett konto som professorerna fick använda i samband med projekt som genomfördes för klagandens räkning. Detta gjorde det möjligt att effektivt kontrollera den forskningsverksamhet som bedrevs. När det gäller dess kontakter med kommissionen hade klaganden skyddat sig ytterligare genom att informera kommissionen om sitt officiella kontonummer och namnge de personer som var bemyndigade att underteckna på dess vägnar. Klaganden hävdade att den således hade vidtagit alla rimliga åtgärder för att säkerställa att inga ogiltiga avtal kunde undertecknas i dess namn. Kommissionen godtog således inte att den delvis var ansvarig för den situation som är i fråga i förevarande klagomål.

47. Slutligen välkomnade klaganden en vänskaplig förlikning i fråga om detta klagomål, som enligt klaganden måste inbegripa en omkastning av den kompensation som kommissionen gjort. Den hade emellertid inte intrycket att en sådan lösning skulle kunna uppnås av parterna själva, eftersom GD Utbildning och kultur inte hade kontaktat den, trots att den hade angett sin avsikt att göra detta i sitt yttrande.

48. Genom en skrivelse av den 31 maj 2010 underrättade klaganden ombudsmannen om att kommissionen hade kontaktat honom den 12 april 2010 och begärt ytterligare information i syfte att förbereda en vänskaplig förlikning. Kommissionen bad särskilt den klagande om ett yttrande om B:s beteende, som enligt kommissionen "agerade för den klagande på ett rättsligt bindande sätt, enligt uppgift utan den klagandes vetskap", och om den hade inlett ett förfarande mot honom. Kommissionen bad också om närmare uppgifter om förhållandet mellan klaganden och B under och efter projektet och om klaganden hade deltagit i projektet. Kommissionen medgav att den var delvis ansvarig för situationen och meddelade att den var villig att finna en lösning som tar hänsyn till båda parters synpunkter.

49. I sin skrivelse av den 31 maj 2010 påpekade klaganden att den i princip var mycket intresserad av att nå en vänskaplig förlikning, men att den fruktade att det skulle vara svårt och tidskrävande att hitta en lösning som skulle vara tillfredsställande för båda parter. Klaganden ansåg att kommissionen varken var villig att följa ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning eller hade lagt fram några specifika alternativa förslag i detta avseende. Företaget hävdade att även om kommissionens erbjudande om att fastställa omfattningen av klagandens medansvar inledningsvis lät vänligt, fruktade det att detta skulle leda till utdragna och svåra förhandlingar. Klaganden insisterade på att det inte var klaganden som skulle hållas ansvarig för vad som hade hänt i det aktuella fallet och att kvittningen därför skulle ogiltigförklaras i sin helhet. Kommissionen tillade slutligen att den år 2009 antog ett beslut i vilket B. ombads att ersätta den skada som han lidit till följd av sitt beteende i förevarande fall. Under tiden hade B väckt talan mot detta beslut, och resultatet av ombudsmannens undersökning skulle vara viktigt i det relevanta förfarandet. Klaganden var därför mycket intresserad av att lösa frågan så snabbt som möjligt och uppgav att det skulle vara mycket uppskattat om ombudsmannen kunde göra sin bedömning så snart som möjligt.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

50. Ombudsmannen välkomnade det faktum att kommissionen skrev till klaganden och uppgav att den var beredd att försöka nå en uppgörelse i godo med klaganden.

51. Det framgick emellertid av kommissionens svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning och den skrivelse som den skickade till klaganden att den planerade en lösning på denna fråga som skilde sig avsevärt från ombudsmannens förslag.

52. I synnerhet vidhöll GD Utbildning och kultur sin åsikt att klaganden delvis var skyldig och därmed endast tog på sig ett partiellt ansvar. I sitt svar på förslaget om en vänskaplig förlikning försökte GD Utbildning och kultur motivera denna ståndpunkt genom att argumentera för tre punkter, nämligen att i) klaganden kände till projektet, ii) Den borde ha känt till projektet senast i mars 2004. och iii) all korrespondens riktades till klaganden. Kommissionen anser att om klaganden inte kände till avtalet berodde det på att dess interna kontroll- och kommunikationsförfaranden var bristfälliga. I sin skrivelse till klaganden verkade kommissionen dessutom föreslå att B. ingick ett rättsligt bindande avtal med kommissionen på klagandens vägnar och ifrågasatte återigen klagandens påstående att den inte kände till avtalet.

53. I sin analys som ledde fram till förslaget om en vänskaplig förlikning påpekade ombudsmannen att det var ett obestridligt faktum att B. inte var behörig att företräda klaganden. Detta berodde på att klaganden konsekvent hade hävdat att B. inte var en av dess bemyndigade företrädare och att dess enda bemyndigade företrädare var vicekanslern och förvaltningschefen. Den hade också påpekat att kommissionen var medveten om detta faktum eftersom den hade fått namnen på klagandens bemyndigade företrädare. GD Utbildning och kultur lämnade aldrig några bevis för att bestrida detta uttalande. Ombudsmannen fortsatte därför att anse att GD Utbildning och kultur inte hade bevisat att B. var bemyndigad att ingå avtal som var bindande för klaganden och att det inte hade lagt fram några övertygande argument för varför B. skulle anses vara en bemyndigad företrädare för klaganden.

54. När det gäller klagandens kännedom om projektet förklarade den senare att den visste att B. genomförde projektet, men att den inte visste att kommissionen hade gått med på att ge ekonomiskt stöd på grundval av avtalet. Vad beträffar den andra punkten i kommissionens argumentation skall det påpekas att avtalet ingicks den 30 december 2000. Detta var därför det avgörande datumet för att fastställa vilka parterna i avtalet var. Kommissionen förklarade inte hur det faktum att klaganden senare fick kännedom om projektet eller avtalet i mars 2004 eller i ett senare skede skulle kunna vara relevant i detta sammanhang. När det gäller den tredje delen av kommissionens argument medgav kommissionen att dess skrivelser rörande avtalet, trots att de var riktade till klaganden, var riktade till B. Det var därför logiskt att anta att de hade överlämnats till B. utan att ha lästs eller kontrollerats av andra personer. Klaganden tillbakavisade alla påståenden om att dess interna kontrollförfaranden var bristfälliga. Sökanden förklarade dem i detalj och framhöll att den hade vidtagit särskilda försiktighetsåtgärder i sina kontakter med kommissionen genom att informera den om namnen på de personer som var behöriga att underteckna avtal för dess räkning. Ombudsmannen ansåg därför att det inte fanns någon grund för kommissionens argument att klaganden var tvungen att godta att den var bunden av avtalet, trots att B. inte var en bemyndigad företrädare. Kommissionen medgav själv att den kunde ha varit mer noggrann med att kontrollera om den faktiskt ingick avtal med klaganden på grundval av de uppgifter som lämnats av B., särskilt med tanke på att B. lämnade in ett kontonummer som inte var i klagandens namn. Om kommissionen ändå skulle ingå avtalet på grundval av B:s förklaringar, skulle kommissionen inte kunna göra gällande att klaganden har varit medvållande, även om det antas att en sådan försummelse skulle ha kunnat vara relevant i förevarande fall.

55. I detta sammanhang erinrade ombudsmannen också om att han i sitt förslag till vänskaplig förlikning hade betonat att det var av grundläggande betydelse att först fastställa tillämplig materiell rätt. Kommissionen verkade inte ha tagit upp denna fråga alls. I sin replik gjorde kommissionen gällande att denna fråga i själva verket inte var relevant, eftersom B. hade framhållit sig som företrädare för klaganden när han fyllde i ansökningsformuläret och förklaringen i avtalet och i all korrespondens.

56. Ombudsmannen ansåg att detta uttalande var anmärkningsvärt av två skäl. För det första skulle kommissionen, för att fastställa att det var B:s beteende som föranledde den att ingå avtalet med klaganden, ha varit tvungen att identifiera och fastställa den rättsregel som denna slutsats grundades på. Ombudsmannen var därför något förbryllad över att notera att kommissionen ansåg sig kunna dra rättsligt bindande slutsatser utan att identifiera den rättsregel, och därmed den materiella rätt, som de grundades på. För det andra var kommissionens uttalande ett perfekt exempel på cirkelresonemang. Kommissionens närmaste avtalspart var B och inte klaganden. Om kommissionen skulle vilja hävda att avtalet ingicks med klaganden, måste den bevisa detta genom att, på grundval av den relevanta lagstiftning som är tillämplig i detta fall, visa att B. var bunden av klagandens handlingar. Kommissionen hade emellertid underlåtit att göra detta, vilket redan har påpekats ovan.

57. Ombudsmannen noterade att kommissionen i sin senaste skrivelse till klaganden uppgav att den skulle utarbeta detaljerna för en eventuell vänskaplig förlikning på grundval av klagandens svar på sina frågor. Mot bakgrund av detta uttalande var klagandens farhågor att kommissionen inte letade efter en ömsesidigt godtagbar lösning, utan i stället ensidigt kunde besluta om vad den ansåg vara en vänskaplig lösning, förståeliga.

58. Mot bakgrund av ovanstående visade det sig att kommissionen inte godtog den vänskapliga förlikning som ombudsmannen föreslog den 8 september 2009. Ombudsmannen ansåg dock att det var omotiverat av kommissionen att anta att klaganden också bar ett visst ansvar för situationen. Han underströk att han, när han lägger fram ett förslag till en vänskaplig förlikning, strävar efter att finna en snabb, informell och ömsesidigt godtagbar lösning. I många fall kan en sådan lösning vara en kompromiss mellan parternas respektive krav. Det var dock viktigt att betona att ett förslag till vänskaplig förlikning också kan bestå i att be en institution att tillmötesgå en klagandes begäran, om ombudsmannen anser att den klagandes begäran är motiverad. I ett sådant fall ger godtagandet av ett förslag till vänskaplig förlikning en institution möjlighet att lösa ett ärende snabbt och informellt, och det gör att ombudsmannen inte behöver inta en mer formell hållning. I det aktuella fallet höll ombudsmannen med klaganden om att kommissionens ståndpunkt var felaktig. Kommissionen förklarade att den var för en vänskaplig förlikning, men klargjorde att den inte godtog den grundläggande förutsättning som ombudsmannens bedömning vilade på, nämligen att klaganden inte hade varit medvållande. Under dessa omständigheter ansåg ombudsmannen att det inte var lämpligt att fortsätta att söka en vänskaplig förlikning. I stället föreföll det nödvändigt med ett förslag till rekommendation i detta skede.

59. Mot bakgrund av ovanstående upprepade ombudsmannen sin slutsats att GD Utbildning och kultur inte gav honom en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för den kompensation som det gjorde till nackdel för klaganden. Han drog därför slutsatsen att kommissionens beslut att kvitta de belopp som den ansåg att klaganden var skyldig den mot betalningar till den senare utgjorde ett administrativt missförhållande. Han lade därför fram förslaget till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga och uppmanade kommissionen att ”omvända den kompensation som gjorts till nackdel för klaganden”.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till rekommendation

60. I sitt detaljerade yttrande beklagade kommissionen att formuleringen i dess svar hade fått klaganden att misstolka sina avsikter. Parlamentet konstaterade vidare att det i själva verket var fullt berett att nå en vänskaplig förlikning. Syftet med dess svar var endast att klargöra vissa frågor för att fastställa villkoren för avtalet. Kommissionen underströk att dessa klargöranden skulle ha gjort det möjligt för den att återbetala hela det belopp som klaganden begärt. Att återbetala pengarna utan att ställa de frågor som den fortfarande hade skulle dessutom ha inneburit att den aldrig skulle ha känt till klagandens förfarande mot professor B: Det var först i juli 2010 som kommissionen fick kännedom om dessa förfaranden och om det faktum att professorn hade genkäromål.

61. Kommissionen medgav att den fortfarande inte instämde i klagandens argument att den borde ha vetat vilka personer som var behöriga att företräda klaganden. Relevant information måste lämnas i samband med varje nytt förslag eftersom berörd personal kan komma att bytas ut eller endast godkännas för ett visst projekt. När det gäller ombudsmannens uttalande att kommissionen inte hade förklarat relevansen av huruvida klaganden kunde ha fått kännedom om projektet 2004 eller i ett senare skede. Kommissionen uppgav att om den hade fått kännedom om situationen vid den tidpunkten skulle den fortfarande ha kunnat vidta lämpliga åtgärder. Det faktum att inga sådana uppgifter hade lämnats vid den tidpunkten bekräftade i själva verket kommissionens uppfattning att klaganden var bunden av professor B:s agerande.

62. Kommissionen tillade att den rättsliga grunden för betalningskrav var artikel I.15.6 [2] i bidragsavtalet, där det angavs att ”belopp som ska återbetalas till kommissionen får kvittas mot belopp som ska betalas till stödmottagaren under vilken rubrik som helst”. Den hade följt de relevanta förfarandena och hade i god tro trott att den hade en överenskommelse med klaganden. Den tillade att den vid den tidpunkten inte hade sett några tecken som skulle leda till fler kontroller än vad som vanligtvis görs. Mot bakgrund av den information som kommissionen nyligen hade fått i detta ärende godtog den emellertid uppfattningen att det faktum att professor B. undertecknade i den klagandes namn inte gjorde det möjligt att dra slutsatsen att den klagande var rättsligt bunden av avtalet, även om professor B. hade förklarat sig vara behörig att underteckna på den klagandes vägnar.

63. Kommissionen drog slutsatsen att det i själva verket inte fanns några bevis för påståendet att klaganden var bunden av avtalet. Det framgick att professor B. hade visat att han hade det relevanta tillståndet. Kommissionen underströk återigen sin beredvillighet att nå en vänskaplig lösning på klagomålet och sin beredvillighet att följa ombudsmannens förslag och göra en motsvarande återbetalning. Kommissionen väckte då talan mot professor B. och bad därför klaganden att hålla den underrättad om hur förfarandet mot professor B fortskred.

64. I sitt yttrande påpekade klaganden att kommissionen hade skrivit en skrivelse till klaganden i vilken den angav sin avsikt att återbetala det omtvistade beloppet. Klaganden hade därför utarbetat ett förlikningsavtal och angav vidare att den skulle dra tillbaka sin fordran mot professor B. så snart kommissionen hade undertecknat detta avtal och återbetalat det belopp som den hade kvittat. Rådet meddelade att det kommer att hålla ombudsmannen underrättad om de framsteg som görs i denna fråga. I juli 2011 frågade ombudsmannen därför informellt klaganden om ärendet under tiden hade avgjorts. Klaganden informerade ombudsmannen om att kommissionen den 29 april 2011 hade skickat ett fax till klaganden, i vilket den uppgav att den inte hade för avsikt att underteckna förlikningsavtalet men att den skulle göra den begärda betalningen. Klaganden förklarade att den hade utarbetat avtalet eftersom den ville se till att kommissionen inte skulle vända sig till det igen för att kräva att klaganden skulle betala det relevanta beloppet till kommissionen om kommissionens förfarande mot professor B. inte var framgångsrikt. Även om klaganden förstod att detta inte ingick i det ursprungliga klagomålet bad han därför ombudsmannen att se till att kommissionen undertecknade detta avtal.

65. Den 20 september 2011 vidarebefordrade kommissionen en skrivelse till ombudsmannen som den hade skickat till klaganden den 19 juli 2011. I denna skrivelse bekräftade kommissionen att den skulle återbetala den avräkning som den hade gjort och bifogade ett betalningsföreläggande på 40 649,41 euro. Kommissionen bad också klaganden att skicka en officiell bekräftelse på att den hade dragit tillbaka sitt krav mot professor B.

66. Den 26 september 2011 översände klaganden till ombudsmannen ett beslut av den relevanta tyska domstolen, daterat den 16 september 2011, som innehöll tydliga bevis för att klaganden hade dragit tillbaka sitt anspråk. I ett telefonsamtal den 13 oktober 2011 med ombudsmannens avdelningar bekräftade klaganden att den hade mottagit betalningen från kommissionen och att den hade skickat domstolens beslut till både kommissionen och ombudsmannen samma dag. Den förklarade att den var nöjd med resultatet av klagomålet och tackade ombudsmannen för hans hjälp.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till rekommendation

67. Ombudsmannen noterar med tillfredsställelse att kommissionen har godtagit hans förslag till rekommendation och genomfört den på ett korrekt sätt. Med tanke på att kommissionen har godtagit (se punkt 60) att det inte finns några bevis för att avtalet var rättsligt bindande för klaganden, litar han dessutom på att kommissionen inte, såsom klaganden fruktade, kommer att kräva det aktuella beloppet från klaganden i framtiden. Han anser därför inte att det för närvarande finns skäl för ytterligare åtgärder från hans sida i denna fråga. Men om kommissionen, tvärtemot vad man kan förvänta sig, skulle göra ett sådant påstående i framtiden, skulle klaganden naturligtvis kunna vända sig till ombudsmannen igen.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har godtagit ombudsmannens förslag till rekommendation och har genomfört det på ett korrekt sätt.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 18 november 2011

---

[1] Den klagandes sigill kan till exempel hittas på klagomålet till ombudsmannen, som lämnades in av kanslern, en av den klagandes bemyndigade företrädare.

[2] I det bidragsavtal som överlämnats till ombudsmannen är detta artikel 15.6 i bilaga II.