Bakgrund till klagomålet

1. I december 2017 valde Europeiska kommissionen klaganden till expertgruppen för modernisering av det rättsliga samarbetet på privaträttens område (nedan kallad expertgruppen). Dess möten ägde rum den 8–9 januari, den 6 och 27–28 mars samt den 24 april 2018.

2. I enlighet med sin sedvanliga praxis ersätter kommissionen experternas kostnader [1]. Kommissionen ersatte klagandens utgifter i samband med mötet den 8 och 9 januari 2018, i slutet av februari 2018.

3. Vid expertgruppens möte den 24 april informerades klaganden om att kommissionen skulle behandla handlingarna för att säkra betalningen före månadens slut. I slutet av maj 2018 hade han dock ännu inte fått någon betalning. Han kontaktade därför kommissionen vid flera tillfällen för att påskynda förfarandet för att kräva tillbaka kostnaderna. Klaganden beräknade att hans kostnader uppgick till nästan 1600 euro.

4. I sitt e-postmeddelande av den 13 juni 2018 bad kommissionen om ursäkt för situationen men informerade inte klaganden om datumet för den planerade betalningen.

5. Klaganden var missnöjd med kommissionens onödiga förseningar och brist på tillräcklig förklaring och vände sig till ombudsmannen.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av kommissionens underlåtenhet att i tid ersätta klagandens utgifter i samband med hans arbete som medlem i en expertgrupp. När ombudsmannen inledde undersökningen bad han kommissionen att betala klaganden. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen ett svar från kommissionen och därefter klagandens synpunkter som svar på kommissionens svar. Ombudsmannen bad också kommissionen om ytterligare förtydliganden, som kommissionen besvarade på ett tillfredsställande sätt.

Sakkunnigas kostnader täcks inte i tid

Ombudsmannens begäran om utbetalning

7. I enlighet med artikel 8.3 i bilagan till kommissionens beslut av den 5 december 2007 om regler för ersättning av utgifter för personer utanför kommissionen som inbjudits att delta i möten i egenskap av experter ^[2] ska experternas utgifter ersättas ”inom den period som fastställs i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen”.

8. Enligt de tillämpliga bestämmelserna i EU:s budgetförordning ^[3] och dess tillämpningsföreskrifter ^[4] ska betalningarna göras inom 30, 60 eller 90 dagar, beroende på vilka tekniska tjänster som kreditgivaren utför, eller om det är nödvändigt att utvärdera särskilt komplicerade åtgärder eller om det krävs godkännande av en rapport eller ett intyg. Det föreföll som om tidsfristen på 30 dagar var tillämplig i detta fall [5].

9. Kommissionens betalning försenades således. Ombudsmannen uppmanade kommissionen att vidta omedelbara åtgärder för att se till att klagandens utgifter, tillsammans med lagstadgad ränta, betalas så snabbt som möjligt.

Kommissionens svar och klagandens synpunkter

10. I slutet av augusti 2018 bad kommissionen om ursäkt för förseningen och informerade ombudsmannen om att den hade behandlat de utestående betalningarna och ersatt klagandens kostnader tillsammans med eventuella tillämpliga lagstadgade räntor. Klaganden bekräftade att han hade fått den utestående betalningen under tiden. Han var dock besviken över att han inte hade informerats om de tydliga orsakerna till förseningarna.

11. På ombudsmannens ytterligare begäran förklarade kommissionen i oktober 2018 att förseningen i detta fall inte var av strukturell eller organisatorisk karaktär. Det berodde snarare på förseningar i den ansvariga personalens uppföljning av olika steg. Kommissionen noterade också att den noga övervakade situationen för att undvika sådana beklagliga problem i framtiden. Klaganden fick en kopia av kommissionens svar.

Ombudsmannens bedömning

12. Med tanke på att kommissionen ersatte klagandens utgifter, med eventuella tillämpliga lagstadgade räntor, och bad om ursäkt för förseningen och gav en förklaring, anser ombudsmannen att kommissionen har löst klagomålet.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Kommissionen har avgjort detta klagomål.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Marta Hirsch-Ziembińska

Chef för utredning och informations- och kommunikationsteknik – enhet 1

Strasbourg den 5 november 2018

[1] Den så kallade ersättningen i efterhand.

[2] Finns på: http://ec.europa.eu/assets/eac/dgs/education_culture/experts/doc/rules_en.pdf

[3] Artikel 92 om tidsfrister. Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

[4] Artikel 111 om betalningsfrister och dröjsmålsränta, kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (EUT L 362, 31.12.2012, s. 1).

[5] Ombudsmannens undersökningsgrupp drog slutsatsen att den normala tidsfristen på 30 dagar var tillämplig i detta fall eftersom det inte krävdes någon rapport, utvärdering eller certifiering.