Kära W., Den
12 juli 1998 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen för Institut für Europäische Partnerschaften und Internationale Zusammenarbeit e.V. (IPZ) angående finansieringen av Europawoche der Jugend 1997 (kontrakt 97/0074-97/006).
Den 8 oktober 1998 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Europeiska kommissionen avgav sitt yttrande den 1 februari 1999 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Era synpunkter mottog jag den 11 februari 1999.
Den 5 mars 1999 bad jag kommissionen om ytterligare klargöranden i samband med de argument som framförts i Ert yttrande. Kommissionens svar på mina kompletterande förfrågningar av den 7 maj 1999 översändes till er den 26 maj 1999 och ni lämnade in era kompletterande kommentarer den 30 juni 1999.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

I maj 1997 lämnade klaganden, på uppdrag av Institut für Europäische Partnerschaften und Internationale Zusammenarbeit e.V. (IPZ), in en ansökan till Europeiska kommissionen om finansiering av ett evenemang kallat "Europawoche der Jugend" som skulle anordnas i Tyskland mellan den 9 och 15 augusti 1997. Syftet med denna vecka var att sammanföra ett hundratal ungdomar från främst åtta medlemsstater i Europeiska unionen. Konferensen syftade till att informera ungdomar om vikten av vänortssamarbete och uppmuntra till diskussioner om EU-frågor.
När konferensen väl hade genomförts kontrollerade kommissionen de styrkande handlingar som IPZ hade lämnat in. Kommissionen konstaterade att både utgifterna och antalet deltagare var lägre än planerat och beslutade därför att minska de bidrag som skulle betalas ut till 7 000 ecu i stället för 12 000 ecu som beviljats till följd av ansökan.
Klaganden avvisade denna minskning med motiveringen att kommissionen hade gjort en felaktig bedömning av de styrkande handlingarna och att både det lägre antalet deltagare och de minskade utgifterna hade sitt ursprung i kommissionens beteende. Klaganden bad därför ombudsmannen att undersöka ärendet. Han begärde betalning av de 5 000 ecu som saknades och framförde fyra huvudargument:
i) Det totala antalet deltagare var faktiskt lägre än planerat (66 i stället för 100). Detta berodde på den sena anmälan av finansieringen som nådde klaganden den 29 juli 1999, endast tio dagar innan konferensen faktiskt inleddes. Många utländska deltagare trodde därför att konferensen inte skulle äga rum längre, och gjorde andra planer för sin sommarsemester.
ii) Dessutom var det ursprungligen beviljade beloppet (12 000 ecu) lägre än det som IPZ begärde i sin ansökan (15 798 ecu). IPZ hade därför stora problem med att organisera konferensen och var tvunget att minska utgifterna i enlighet med detta, bland annat genom att minska antalet deltagare. Denna aspekt av problemet förstärktes av den påstått försenade anmälan som inte gjorde det möjligt att vidta några andra finansiella åtgärder.
iii) Kommissionen gjorde en felaktig bedömning av deltagarförteckningen. Man glömde att ta hänsyn till en av två sidor i denna lista och räknade därför endast 37 i stället för 66 deltagare. Trots flera begäranden från klaganden, och trots att en tjänsteman vid kommissionen muntligen hade erkänt misstaget och försäkrat IPZ om att den skulle ändra subventionen, vägrade kommissionen ständigt att öka det belopp som faktiskt skulle betalas ut.
iv) Slutligen hävdade klaganden att det tilldelade beloppet varken var kopplat till den totala budgeten för det organiserade evenemanget eller till antalet deltagare.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet är sammanfattningsvis följande:
i) När det gäller den påstått försenade anmälan av bidraget förklarade kommissionen att klaganden den 7 maj 1997 lämnade in en informell ansökan. IPZ:s fullständiga ansökan skickades den 10 juni 1997. Kommissionen beslutade att bevilja subventionen inom en månad och skickade anmälan den 15 juli 1997. Den anser att ansökan har behandlats så snabbt som möjligt.
ii) När det gäller det beviljade beloppet anger kommissionen att det inte automatiskt motsvarar det belopp som begärs i ansökan och att klaganden, med tanke på sin långa erfarenhet av vänortsprogrammet, borde ha känt till det. Under 1997 täckte bidragen ungefär en tredjedel av kostnaderna för liknande evenemang.
iii) När det gäller kontrollen av de styrkande handlingarna upprepade kommissionen att antalet deltagare uppgick till 37 (inklusive endast 15 från andra europeiska länder) i stället för 100 (inklusive 70 från andra länder) som förutsågs i ansökan. Kommissionen ansåg att den med tanke på det mycket låga antalet deltagare kunde ha minskat bidraget ännu mer och att de bidrag som faktiskt betalades ut nästan uppgick till 40 % av de faktiska utgifterna, vilket var fallet för det ursprungliga bidraget i juli 1997. Kommissionen ansåg att "minskningen av bidraget inte på något sätt var resultatet av ett missförstånd". Kommissionen uppgav också att det är omöjligt att fastställa vad IPZ muntligen informerades om i denna fråga.
iv) Kommissionen påpekade slutligen att det i det årliga informationsbladet om bidrag anges att bidrag beviljas på grundval av kvalitativa och kvantitativa kriterier, inbegripet antalet deltagare och de beräknade kostnaderna. Kommissionen anser därför att detta underförstått innebär att minskningen av antalet deltagare innebär en minskning av bidraget. Denna policy är allmänt accepterad av alla sökande och är avsedd att säkerställa att alla behandlas lika och inte kringgår riktlinjer genom att lämna felaktig information i sina ansökningar.
Kommissionen vägrade att betala ut hela det ursprungligen beviljade bidragsbeloppet till IPZ.
Klagandens synpunkter
Klaganden vidhöll sina påståenden och framförde sammanfattningsvis följande specifika synpunkter på kommissionens yttrande:
i) IPZ lämnade den 7 maj 1997 in en fullständig ansökan i kategorin "Innovatory Events" för vilken det inte fanns någon särskild blankett. Efter en månad ansåg kommissionen att ansökan inte hade lämnats in i lämplig kategori och bad klaganden att förnya sin ansökan på lämpligt formulär för "utbildnings- och informationsseminarier". IPZ instämde inte i kommissionens slutsatser, men skickade ändå exakt samma information på nytt på rätt formulär den 10 juni 1997. IPZ uppgav att anmälan av den 15 juli 1997 kom först den 29 juli 1997, dvs. tio dagar före evenemanget.
ii) Klaganden vidhöll att han uppfyllde alla kriterier i anmälan och ansåg att det finns en rättslig skillnad mellan denna anmälans bindande verkan och det informationsblad som kommissionen nämner i sitt yttrande.
iii) Klaganden beklagade att kommissionen även inom ramen för Europeiska ombudsmannens undersökning gjorde samma misstag igen när det gäller antalet deltagare, det vill säga glömde att vända blad vid översynen av deltagarförteckningen.
iv) Slutligen beklagade IPZ att det inte är möjligt att minska utgifterna för den finansierade händelsen när finansieringen visar sig vara lägre än väntat.

Ytterligare undersökningar

Europeiska ombudsmannen bad kommissionen om ytterligare information om likheten mellan den informella och den formella ansökan (1) och om det påstådda felet från kommissionens avdelningar vid beräkningen av antalet deltagare och dess inverkan på subventionerna (2). Slutligen frågade han kommissionen i vilken utsträckning en sökande hade möjlighet att minska sina utgifter om bidraget var lägre (3).
1. Kommissionen informerade ombudsmannen om att den inte hade gjort någon jämförelse mellan den första och den andra ansökan, eftersom det hade gjorts klart för IPZ att ansökan måste lämnas in på lämpligt formulär.
2. När det gäller antalet deltagare uppgav kommissionen att minskningen av stödet grundade sig på ett lägre antal deltagare med ursprung utanför Tyskland, oberoende av det totala antalet deltagare som till största delen hade sitt ursprung i Tyskland och därför inte var berättigade till ett bidrag från kommissionen. Kommissionen upprepade att den totala budgeten, antalet deltagare och varifrån de kommer är viktiga kriterier för utvärderingen av bidraget.
3. När det gäller minskningen av ett bidrag uppgav kommissionen att det alltid är möjligt för en sökande att minska sina kostnader, men kommissionen förbehåller sig rätten att minska bidraget om uppgifterna inte överensstämmer med de uppgifter som lämnats i ansökningsformuläret. Kommissionen erinrade i detta sammanhang om att bidraget under inga omständigheter får överstiga två tredjedelar av de totala kostnaderna.
Ombudsmannen bad klaganden att lämna synpunkter på kommissionens senaste information. Han upprepade sina påståenden och ansåg att kommissionen vägrade att diskutera de frågor han tog upp.
Utöver informationen i detta ärende tog klaganden upp flera frågor, såsom underbemanningen av kommissionens avdelning för vänortssamarbete och förseningar i utbetalningen av bidrag, som inte ingick i det ursprungliga klagomålet, och som därför ligger utanför ombudsmannens nuvarande undersökning och därför inte kommer att tas upp i det efterföljande beslutet.

Beslutet

1 Försenat meddelande om beviljat bidrag
1.1 Klaganden, som organiserar ett projekt som finansieras av Europeiska kommissionen, hävdar att meddelandet om bidraget nådde honom endast tio dagar före evenemangets början och att detta fick stora konsekvenser för antalet deltagare. Kommissionen anser att den har behandlat ärendet snabbt, eftersom bidraget beviljades inom en månad efter mottagandet av den fullständiga ansökan.
1.2 Kommissionen ansåg att den första ansökan, som lämnades in den 7 maj 1997, två dagar före tidsfristens utgång (1), felaktigt klassificerades av klaganden som en "innovationshändelse". Ombudsmannen har granskat de handlingar som klaganden skickat in, och det verkar inte finnas något fel i kommissionens slutsatser på denna punkt.
1.3 Klaganden informerades om att hans ansökan inte hade lämnats in i lämplig kategori en månad senare. Han gavs möjlighet att skicka in en andra ansökan i lämplig kategori, "Utbildnings- och informationsseminarier", på det formulär som uttryckligen begärdes i informationsbladet (2). Den formella ansökan skickades den 10 juni 1997 och kommissionen fattade beslut om finansieringen av projektet inom en månad, dvs. 24 dagar före evenemanget.
1.4 Det är god förvaltningssed att en institution följer de riktlinjer som den har antagit för sina interna förfaranden, särskilt när dessa riktlinjer har offentliggjorts i ett informationsblad. I förevarande fall har kommissionen med rätta framhållit de formella kraven för förfarandet, vilka enligt principen om likabehandling är tillämpliga på samtliga sökande. Tidsfristen på en månad för att bedöma en ansökan och fatta ett beslut förefaller rimlig. Ombudsmannen drog därför slutsatsen att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.
2 Subventionsbelopp
2.1 Klaganden hävdar att det ursprungligen beviljade beloppet var lägre än det belopp som begärdes i ansökan, vilket fick organisatoriska konsekvenser. Kommissionen har gjort gällande att det beviljade beloppet inte automatiskt motsvarar sökandenas begäran och att det genomsnittliga stödet till projekt inom vänortsprogrammet hittills har uppgått till en tredjedel av de finansierade projektens budget.
2.2 Den klagande har inte angett några skäl att misstänka oegentligheter i Europeiska kommissionens utvärdering av subventionerna. Dessutom är skillnaderna mellan de medel som en sökande begär och de belopp som faktiskt beviljas inneboende i alla finansieringsprogram, som har begränsade resurser och bygger på urvalet av de lämpligaste projekten. Ombudsmannen anser därför att kommissionen agerade inom ramen för sin rättsliga befogenhet när den beviljade subventioner även om de inte uppfyllde alla klagandens förväntningar. Undersökningarna av denna aspekt av ärendet har inte visat på några administrativa missförhållanden.
3 Felaktig kontroll av de styrkande handlingarna
Klaganden hävdade att kommissionen gjorde ett misstag när den räknade det faktiska antalet deltagare efter evenemanget. Kommissionen har därför felaktigt beslutat att minska sina subventioner. Kommissionen gav inga tillförlitliga förklaringar till detta påstående.
3.2 Klaganden noterade att kommissionen upprepade räknefelet i sitt första yttrande. Kommissionen gavs två gånger tillfälle att svara av ombudsmannen, men avstod från att tydligt förklara denna fråga. Det förefaller därför uppenbart att klagandens påstående är korrekt. Detta beklagliga fel verkar dock inte ha haft någon betydande inverkan på kommissionens beslut.
4 Minskning av bidragen
4.1 Klaganden hävdade att bidragen varken var kopplade till budgeten för det organiserade evenemanget eller till antalet deltagare och därför inte borde ha minskats. Såsom nämns i informationsbladet (3) uppgav kommissionen att bidragsbeloppet är nära kopplat till deltagarnas budget, antal och ursprung.
4.2 Ombudsmannen noterar att kommissionens ståndpunkt har förklarats för klaganden i dess skrivelse av den 24 september 1997, i vilken den bekräftade den minskning av subventionerna som anmäldes den 18 september 1997, och i båda de yttranden som kommissionen översände till ombudsmannen. Denna minskning motiveras av en minskning av budgeten och en betydande minskning av antalet utländska deltagare (4). Beräkningen av utländska deltagare förefaller inte ha påverkats av det ovannämnda räknefelet, vilket därför är irrelevant för denna aspekt av ärendet.
4.3 Ombudsmannen anser att kommissionens förklaring till minskningen av bidraget, som motiveras av ett lågt deltagande av utländska deltagare, och minskningen av budgeten överensstämmer med programmets mål enligt informationsbladet och med principerna om sund ekonomisk förvaltning.
4.4 Det meddelande som skickades till klaganden den 15 juli 1997 förefaller inte heller motsäga uppgifterna i informationsbladet, som innehåller de kriterier som kommissionen tillämpar för att bevilja finansiellt stöd. Ombudsmannen har därför inte funnit några administrativa missförhållanden när det gäller minskningen av bidraget.
5 Slutsats Eftersom
räknefelet konstaterades vara irrelevant för klagandens faktiska oro, nämligen minskningen av bidraget, beslutade ombudsmannen att inte fortsätta undersökningen och avslutade därför ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman

---

(1) d.v.s. tre månader före evenemanget.

(2) Informationsblad, ekonomiskt stöd från Europeiska kommissionen för vänortssamarbete - 1997: III C. : ”Alla ansökningar om bidrag till utbildnings- och informationsseminarier för organisatörer av vänortsprojekt måste göras på en särskild blankett.”

(3) Informationsblad, ekonomiskt stöd från Europeiska kommissionen för vänortssamarbete - 1997: III B. : "( ) Bidragsbeloppet kommer att bero på antalet deltagare, vilket land de kommer från och vilken befattning de innehar, de mål som planeras och de resultat som förväntas av seminariet, evenemangets budget och programmets innehåll".

(4) 15 utländska deltagare av 66, i stället för 70 av 100.