Inom ramen för EU-förvaltningen rekryteras hundratals anställda varje år genom olika typer av rekryteringsförfaranden. Dessa förfaranden måste följa vissa regler och god förvaltningssed.

I rekryteringsförfarandena finns det normalt en urvalskommitté som bedömer sökandena och upprättar den slutliga förteckningen över sökande som lämpar sig för rekrytering. Urvalskommittén är bunden av urvalskriterierna men har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning av de sökandes kvalifikationer och yrkeserfarenhet utifrån dessa kriterier. Reglerna för dessa förfaranden fastställs vanligtvis i meddelandet om ledig tjänst eller i meddelandet om förfarandet.

Ombudsmannens roll i rekryteringsärenden är främst att undersöka om urvalskommittén har gjort en uppenbart felaktig bedömning eller om förfarandet är bristfälligt. Detta innebär att ombudsmannen inte kommer att ompröva en ansökan eller en sökandes prestation i ett prov eller en intervju. För att förvissa sig om att förfarandet genomfördes på rätt sätt kan dock ombudsmannen begära att urvalskommittén förklarar hur den bedömde en ansökan eller en sökandes prestation.

Innan sökanden vänder sig till ombudsmannen måste han eller hon först använda sig av de rättsmedel som bör anges i meddelandet samt ge förvaltningen tillräckligt med tid att svara.