Spoštovani predsednik,

Prejel sem pritožbo zoper Evropsko komisijo in se odločil začeti preiskavo.

Pritožba se nanaša na to, da Komisija ni pripravila zapisnikov sestankov na visoki ravni z zastopniki interesov. Natančneje, pritožnik je zaskrbljen, ker Komisija ne dokumentira vedno, o čem komisarji (in/ali člani njihovih kabinetov) in njihovi generalni direktorji razpravljajo s predstavniki industrije ali civilne družbe, ko se sestanejo.

Pritožnik se je s tem seznanil v okviru osmih zahtev za dostop javnosti do dokumentov, ki jih je vložil (glej preglednico v prilogi). Zahteve za dostop so se nanašale na vso dokumentacijo, vključno z zapisniki številnih sestankov na visoki ravni, vpisanih v register za preglednost. V zvezi s 15 sestanki Komisija ni opredelila nobenega zapisnika ali drugega zapisnika razprav. Pritožnik je zato v vseh osmih primerih vložil potrdilne prošnje, s katerimi je izpodbijal stališče Komisije, da zapisniki zadevnih sestankov ne obstajajo. Pritožnik je v potrdilnih prošnjah trdil, da je domneval, da je bil pripravljen zapisnik, saj so se zadevnih sestankov udeležili „visoki člani Komisije“ in da mora Komisija take evidence evidentirati v svojih arhivih.

Komisija je v svojih potrdilnih odgovorih ugotovila, da pritožnikovi argumenti niso bili taki, da bi ovrgli pravno domnevo, da zapisniki ne obstajajo (čeprav je ponovno preiskala svoje arhive, kar je prineslo nekaj zadetkov [1]). Potrdila je, da v zvezi z 12 sestanki ni zapisnikov ali podobnih zapisov.

Pritožnik trdi, da zaradi pomanjkanja evidenc o izmenjavah na sestankih na visoki ravni z zastopnikom interesov ni mogoče razumeti, o čem se je razpravljalo in kako je to (lahko) vplivalo na odločanje Komisije. Meni, da pomanjkanje zapisnikov pomeni kršitev načel dobrega upravljanja in politike preglednosti Komisije.

Čeprav sklepi Komisije iz leta 2014 [2] o objavi informacij o sestankih z zastopniki interesov ne določajo obveznosti priprave zapisnikov sestankov, je Komisija medtem pojasnila, da morajo njeni člani (in njihovi kabineti) pripraviti smiselne zapisnike sestankov z zastopniki interesov. Ti zapisi ne bi smeli vključevati le datuma, lokacije, udeležencev in teme sestanka, temveč tudi glavne izpostavljene točke, morebitne sklepe in možne nadaljnje korake. Komisija je v obvestilu iz leta 2021 [3], v katerem je opredelila svojo politiko preglednosti, navedla:

„Povečuje se zanimanje javnosti za odnose z zastopniki interesov in nadzor nad njimi. Zato je v skladu z načelom dobre javne uprave, da se pripravijo jedrnati zapisniki teh sestankov. V zapisniku morajo biti navedeni datum, kraj in namen seje ter glavne izpostavljene točke, morebitni sklepi in naslednji koraki, če je ustrezno. Zapisnik je treba evidentirati v sistemu ARES, saj je lahko predmet zahtevkov za dostop do dokumentov.“

Kot sem ugotovil v nedavni strateški preiskavi [4] o stikih s predstavniki tobačne industrije, je „skrbno vodenje evidenc predpogoj za preglednost. Da bi bile institucije EU odgovorne za svoja dejanja, morajo najprej voditi evidenco teh dejanj. Samo tako lahko te informacije pozneje pregledajo posamezniki ali organizacije, ki lahko zahtevajo odgovornost institucij.“

Ta pritožba kaže, da Komisija ne dokumentira sistematično izmenjav na visoki ravni z zastopniki interesov. Čeprav ima Komisija vzpostavljena ustrezna pravila, ki bi to lahko obravnavala, se zdi, da se ne izvajajo pravilno ali vsaj ne v vseh njenih službah, zato ni jasno, ali in kako Komisija spremlja skladnost s temi pravili.

Kot prvi korak v tej preiskavi menim, da bi bilo koristno prejeti pisni odgovor Komisije na pritožbo.

Hvaležen bi bil, če bi lahko Komisija v svojem odgovoru zagotovila tudi informacije o tem, ali in kako spremlja skladnost s svojimi notranjimi pravili o preglednosti in zlasti zahtevo po pripravi smiselnih zapisnikov sestankov z zastopniki interesov.

Upoštevajte, da bom vaš odgovor in z njim povezane priloge verjetno poslal pritožniku za pripombe.^[5] Lahko se odločimo tudi za objavo vašega odgovora.

Vljudno Vas prosim, da odgovor Komisije prejmete do 15. maja 2024.

Odgovorna preiskovalna uradnica je Michaela Gehring.

S spoštovanjem,

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 16. februarja 2024

Ograjeni prostori:

· Priloga (seznam zadevnih spornih sestankov v pritožnikovih prošnjah za dostop)

Priloga: Seznam sej, za katere ni zapisnikov

[1] Komisija je opredelila eno „kratko poročilo“ (EASE 2023/4861) in eno „prebrano poročilo“ (EASE 2023/4992), do katerih je odobrila širok dostop.

[2] Sklep Komisije o objavi informacij o sestankih članov Komisije z organizacijami ali samozaposlenimi osebami: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0839 in Sklep Komisije o objavi informacij o sestankih generalnih direktorjev Komisije z organizacijami ali samozaposlenimi osebami: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0838 (generalni direktorji).

[3] Opomba za vodje kabineta: Politika preglednosti – obravnava zahtevkov za dostop do dokumentov in druge obveznosti v zvezi s preglednostjo z dne 26. januarja 2021.

[4] Strateška preiskava o preglednosti interakcij Evropske komisije s predstavniki tobačne industrije (zadeva OI/6/2021/KR): https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60425.

[5] Če želite predložiti dokumente ali informacije, za katere menite, da so zaupni, in ki se pritožniku ne smejo razkriti, jih označite kot zaupne. Šifrirana elektronska sporočila lahko pošljete v naš namenski poštni predal.Podatki in tovrstni dokumenti bodo kmalu po koncu preiskave izbrisani iz dosjejev evropskega varuha človekovih pravic.