Strasbourg, 13. junij 2017

V zvezi s: Izvajanje člena 16 kadrovskih predpisov EU

Spoštovani gospod predsednik,

Kot morda veste, sem v zadnjih letih poizvedoval o tem, kako Evropska komisija obravnava primere, ko uslužbenci zapustijo delovno mesto v zasebnem sektorju in se ji pridružijo, potem ko so delali v zasebnem sektorju (t. i. „vrtljiva vrata“). Moja preiskava me je privedla do izdaje predlogov in smernic za okrepitev postopkov Komisije za izvajanje ustreznih določb Kadrovskih predpisov EU [1].

Pred kratkim sem sprožila nadaljnjo preiskavo [2], da bi me Komisija lahko obvestila o ukrepih, sprejetih v odgovor na moje predloge in smernice.

Med določbami, ki urejajo primere „vrtljivih vrat“, člen 16(3) Kadrovskih predpisov določa, da organ za imenovanja nekdanjim visokim uradnikom v 12 mesecih po prenehanju delovnega razmerja načeloma prepove lobiranje ali zastopanje interesov pri uslužbencih njihove nekdanje institucije za njihova podjetja, stranke ali delodajalce v zvezi z zadevami, za katere so bili odgovorni v zadnjih treh letih zaposlitve. Člen 16(4) zahteva, da vsaka institucija vsako leto objavi informacije o izvajanju te obveznosti, vključno s seznamom ocenjenih primerov.

Od začetka veljavnosti revidiranih kadrovskih predpisov, o katerih sta se dogovorila zakonodajalca, so minila več kot tri leta. Revidirani uredbi vključujeta novo obveznost za institucije, organe, urade in agencije EU, da uveljavijo enoletno prepoved lobiranja/zagovorništva za višje uslužbence EU, ki so zapustili javno upravo EU, in vsako leto objavijo informacije o primerih, ocenjenih v ta namen. Menim, da je to dober trenutek za pregled naših praks pri izpolnjevanju teh obveznosti.

Do zdaj je moj urad objavil tri poročila [3] o našem izvajanju člena 16(3) kadrovskih predpisov. Med mojo preiskavo o tem, kako je Komisija obravnavala primere, v katerih so uslužbenci ostali zaposleni v zasebnem sektorju in obratno, je Komisija objavila svoje prvo poročilo za leto 2014. Medtem je Komisija objavila drugo poročilo. Čeprav sem kot nadaljnji napredek pozdravil prvo objavo informacij Komisije o poklicnih dejavnostih višjih uslužbencev, ki so prenehali delati, sem vztrajal pri svojem predlogu, da bi morala Komisija čim prej objaviti vse odločitve z več podrobnostmi in na seznam vključiti vse ocenjene primere, ne le tistih, za katere je menila, da bi lahko privedli do lobiranja ali zagovorništva. Predlagal sem tudi, naj me Komisija obvesti o vsakem primeru, v katerem zaradi izjemnih in nujnih razlogov, povezanih z zasebnostjo, ni mogoče objaviti posamezne odločitve.

Kot evropski varuh človekovih pravic želim pomagati vsem institucijam, organom, uradom in agencijam EU pri razvoju najvišjih standardov odgovornosti in preglednosti ter podpreti njihova prizadevanja s pomočjo pri opredelitvi najboljših praks. Zato pišem tudi institucijam in organom EU, razen Komisiji, ki uporabljajo kadrovske predpise in so zastopani v Pripravljalnem odboru za zadeve v zvezi s kadrovskimi predpisi [4], ter številnim decentraliziranim agencijam EU [5], da bi zbrali informacije o sedanjih praksah in morebitnih izzivih, povezanih z izvajanjem člena 16(3) in (4) kadrovskih predpisov.

Da bi mi pomagali ugotoviti, katere so sedanje prakse, bi vam bil hvaležen, če bi odgovorili na naslednja vprašanja:

(i) Ali vaša institucija že objavlja ali namerava objavljati letne informacije, zahtevane v členu 16(4) kadrovskih predpisov? Če ste odgovorili pritrdilno, mi lahko predložite kopijo zadnjega poročila ali predhodni osnutek? Ali mi lahko sporočite internetni naslov poročila?

(ii) Kakšna je dejanska ali predlagana oblika, obseg in vsebina teh informacij? Zlasti, ali seznam vključuje ali bo vključeval vse ocenjene primere ali samo tiste primere, za katere je vaša institucija menila, da bi lahko vključevali lobiranje ali zastopanje interesov?

(iii) Kako vaša institucija opredeljuje ali namerava opredeliti „višje uradnike“?  Ali vaša institucija v javno dostopnem poročilu navaja ali namerava navesti imena zadevnih uradnikov?

(iv) Kdaj in kako vaša institucija ocenjuje ali namerava oceniti pojma „lobiranje“ in „zagovorništvo“?

(v) Kakšne so podrobnosti in čas zahtevane objave? Ali so obstajali primeri, v katerih so izjemni in nujni razlogi v zvezi z zasebnostjo preprečili objavo posamezne odločitve?

Vljudno Vas prosim, da mi odgovor pošljete v treh mesecih od datuma tega dopisa. Prosimo, da v svojem odgovoru navedete primere dobre prakse. Prosimo, upoštevajte, da se mi bo morda zdelo koristno, da bo vaš odgovor na voljo na moji spletni strani.

Po prejemu in analizi vseh odgovorov bom stopila v stik z vsemi zadevnimi institucijami in mrežo agencij EU, da bi delila rezultate svojega dela.

Veselim se konstruktivnega sodelovanja z vami na tem področju. Če vaše osebje potrebuje dodatne informacije ali pojasnila, se lahko obrne na go. Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) v moji pisarni.

S spoštovanjem,

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

[1] Sklep o zaključku preiskave na podlagi pritožb 2077/2012/TN in 1853/2013/TN v zvezi s tem, kako Evropska komisija obravnava pojav vrtljivih vrat. Na voljo na spletnem naslovu:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Moj dopis Komisiji o začetku nadaljnje preiskave je na voljo na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Poročila za leta 2014, 2015 in 2016 so na voljo na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_in_conduct/home.faces

[4] Evropski parlament, Svet EU, Sodišče EU, Evropsko računsko sodišče, Evropska služba za zunanje delovanje, Ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij in Evropski nadzornik za varstvo podatkov.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EBA in EIOPA. Te agencije so bile izbrane glede na njihovo velikost in/ali regulativno vlogo.