Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je nekdanji uslužbenec EU. Decembra 2017 je pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (ENVP) vložila pritožbo v zvezi z obdelavo njenih osebnih podatkov s strani Evropske službe za zunanje delovanje (ESZD). Zahtevala je dostop do več dokumentov in njihov popravek, za katere je trdila, da vsebujejo njene osebne podatke, vključno z dokumenti, povezanimi z upravno preiskavo.

2. ESZD je aprila in junija 2018 v zvezi s to zadevo stopila v stik s pritožnikom in mu zagotovila določen dostop do nekaterih osebnih podatkov. Vendar med upravno preiskavo ni odobrila dostopa do preostalih osebnih podatkov. Junija in oktobra 2018 je pritožnik obvestil ENVP, da ni zadovoljen s tem, kako ESZD obravnava zadevo.

3. ENVP se je decembra 2018 obrnil na ESZD za pojasnila in pripombe v zvezi s pritožnikovimi trditvami.

4. Aprila 2019 je ENVP prekinil [1] obravnavo pritožbe, saj je pritožnik začel sodni postopek v zvezi s to zadevo. To je bilo v skladu s pravili, ki urejajo delo ENVP [2].

5. Medtem je ESZD obvestila ENVP, da je pritožnici odobrila dostop do vseh dokumentov, do katerih je bila upravičena v zvezi z upravno preiskavo.

6. Marca 2020, po zaključku nekaterih sodnih postopkov, je pritožnik obvestil ENVP, da ni zadovoljen z dokumenti in osebnimi podatki, ki jih je prejel. Zahtevala je dostop do drugih dokumentov, za katere je trdila, da vsebujejo njene osebne podatke.

7. Junija 2020 je ENVP ponovno stopil v stik z ESZD in jo pozval, naj pojasni, ali dokumenti, ki jih je navedla pritožnica, vsebujejo njene osebne podatke. ESZD je odgovorila, da pritožnikova zahteva za dostop do osebnih podatkov ni bila dovolj jasna. ESZD je tudi navedla, da nekateri dokumenti bodisi ne obstajajo bodisi ne vsebujejo pritožnikovih osebnih podatkov. ENVP je pritožniku posredoval odgovor ESZD. ENVP je ponovno pozvala, naj ji odobri dostop do več dokumentov, ki vsebujejo njene osebne podatke.

8. ENVP je decembra 2020 ponovno prekinil obravnavo pritožbe, saj se je pritožnik pritožil na nekatere sodbe sodišča [3]. ENVP je zadevo ponovno odprl marca 2022.

9. ENVP je julija 2022 pritožnika obvestil, da iz kadrovskih razlogov ne bo mogel sprejeti odločitve o njegovi pritožbi pred novembrom 2022 [4].

10. Junija 2023 je ENVP po posredovanju varuhinje človekovih pravic [5] stopil v stik s pritožnikom, da bi pojasnil nekatera vprašanja. 

11. Ker pritožnik ni bil zadovoljen s tem, kako je ENVP obravnaval zadevo, se je septembra 2023 ponovno obrnil na varuhinjo človekovih pravic.

Preiskava

12. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo o času, ki ga je ENVP potreboval za odločitev o pritožbi.

13. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela odgovor ENVP, v katerem so opisani njegovi preiskovalni koraki za obdobje od junija 2023 [6]. Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je sestala tudi z ustreznimi predstavniki ENVP, da bi pridobila dodatne informacije o zadevi. Pritožnik je predložil pripombe na poročilo o sestanku.

Predložene trditve

14. Pritožnik je trdil, da je ENVP njeno pritožbo obravnaval predolgo. Trdila je, da zapletenost in okoliščine zadeve ne morejo upravičiti več kot šestletne zamude pri sprejetju odločitve.

15. ENVP je priznal, da je za obravnavo pritožbe potrebnih šest let. Vendar je trdila, da posebne okoliščine primera upravičujejo zamudo. ENVP se je zlasti skliceval na potrebo po prekinitvi obravnave zadeve ob različnih priložnostih, medtem ko so v skladu z veljavnimi pravili, ki urejajo njegovo delo, potekali različni sodni postopki. ENVP se je skliceval tudi na dejstvo, da je bil v zadevi dejaven zunaj obdobja, v katerem so potekali sodni postopki, ter omenil različne stike s pritožnikom in ESZD, navedene zgoraj. Na sestanku je ENVP tudi pojasnil, da je en primer še vedno v obravnavi na Splošnem sodišču.[7] Vendar je ENVP tudi priznal, da sta notranja reorganizacija in pomanjkanje človeških virov morda prispevala k zamudi pri obravnavi pritožbe.

16. ENVP je med preiskavo maja 2024 sprejel odločitev o delnem zaključku zadeve [8]. 

Ocena varuha človekovih pravic

17. Načela dobrega upravljanja zahtevajo, da organi EU sprejemajo odločitve v razumnem časovnem okviru. To je zlasti pomembno, kadar se postopek nanaša na učinkovito uveljavljanje temeljne pravice do varstva osebnih podatkov.

18. Kaj je „razumni rok“, je odvisno od okoliščin posameznega primera. Dejavniki, ki jih je treba upoštevati, vključujejo zapletenost zadeve, ravnanje strank, različne postopkovne korake, ki jih je izvedla uprava, in kontekst zadeve.^[9] Vsak postopkovni korak je treba izvesti v razumnem roku po prejšnjem koraku.^[10] Poleg tega mora uprava, če trajanje presega razumni rok, dokazati obstoj posebnih okoliščin, ki upravičujejo zamudo ^[11], in proaktivno obvestiti pritožnika o poteku zadeve.

19.  Varuh človekovih pravic se strinja, da je ENVP ravnal v skladu s pravili, ki urejajo njegovo delo [12], in je upravičeno prekinil obravnavo zadeve, medtem ko so potekali različni sodni postopki. Vendar se je to nanašalo na obdobje malo več kot dveh od šestih let za sprejetje odločitve.

20. Varuhinja človekovih pravic tudi ugotavlja, da je ENVP od pritožnika v različnih fazah zahteval pojasnila in da je pritožnik redno pošiljal tudi dodatno gradivo ali prispevke. To bi lahko prispevalo k zamudi.

21. Čeprav ENVP v obdobju štirih let (ko obravnava zadeve ni bila prekinjena zaradi sodnih postopkov) zagotovo ni bil nedejaven, je preiskava varuha človekovih pravic pokazala, da kljub temu obstajajo obdobja, v katerih se zdi, da ni bilo nobene dejavnosti. Na primer, zdi se, da v obdobju več kot enega leta med aprilom 2022 in junijem 2023 ni bilo nobenega ukrepa v času, ko bi moral biti ENVP še posebej pozoren, saj je primer potekal od decembra 2017.  

22. ENVP je pojasnil, da je to delno posledica zmanjšane upravne zmogljivosti. Vendar morajo organi EU svoje storitve organizirati tako, da lahko opravljajo svoje naloge. Pomanjkanje človeških virov samo po sebi ne more upravičiti tako dolge zamude. Glede na to, kako dolgo je bila zadeva odprta, bi moral ENVP zagotoviti, da so njegovi razpoložljivi človeški viri namenjeni temu, da se lahko prednostno obravnava in zaključi.

23. Očitno je, da je bila zadeva zapletena in da so jo zaostrili različni, včasih prekrivajoči se upravni in sodni postopki. Vendar je ENVP v sklepu iz maja 2024 v bistvu menil, da se pritožnica v tem konkretnem primeru ne more sklicevati na „pravico do popravka“, da bi dosegla želeni rezultat – v bistvu s spremembo vsebine nekaterih zadevnih dokumentov – saj se pravica do popravka nanaša le na „objektivne osebne podatke“. Stališče ENVP o tej zadevi se zdi dobro uveljavljeno, zato je težko razumeti, kako dolgo je trajalo, da je bil v tej zadevi sprejet tak sklep [13].

24.  Nazadnje bi moral ENVP pritožnika proaktivno obveščati o poteku zadeve. Namesto tega je bil ENVP precej odziven in bi pritožniku odgovoril le po posredovanju varuha človekovih pravic [14]. ENVP bi moral razmisliti o tem, da bi se pritožniku opravičil za nastalo zamudo in za to, da ga ni obveščal o poteku zadeve.  

25. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic meni, da to, da ENVP svoje ocene pritožbe pritožnika iz decembra 2017 ni dokončal v razumnem roku, pomeni nepravilnost.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave zadevo zaključila z naslednjim sklepom:

Če Evropski nadzornik za varstvo podatkov ocene pritožbe ne zaključi v razumnem roku, to pomeni nepravilnost.

Pritožnik in ENVP bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 7. november 2024

[1] Prekinitev zajema obdobje od aprila 2019 do marca 2020 (11 mesecev). 

[2] ENVP se je skliceval na člen 57(1)(e) Uredbe 2018/1725 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in člen 16(6) Poslovnika ENVP, ki sta na voljo na: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj in https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en. 

[3] Prekinitev zajema obdobje od decembra 2020 do marca 2022 (16 mesecev).

[4] ENVP je to storil po tem, ko je varuhinja človekovih pravic začela preiskavo na podlagi pritožbe pritožnika (zadeva 33/2023/FA).

[5] Zadeva 768/2023/TM v zvezi s tem, da ENVP pritožnika ni obvestil o napredku v zvezi z njegovo pritožbo iz decembra 2017.

[6] Po zaključku pritožbe 768/2023/TM.

[7] Zadeva T-371/21. Splošno sodišče je sodbo izdalo 24. januarja 2024, na dan sestanka s predstavniki ENVP. Pritožnik se je nato pritožil na odločbo Splošnega sodišča (zadeva C-243/24 P). 

[8] Pritožnik je izpostavil dve vprašanji, ki sta se na eni strani nanašali na pravico do dostopa in na drugi strani na pravico do popravka njegovih osebnih podatkov. ENVP je v svoji odločitvi zavzel stališče o pritožnikovi trditvi le v zvezi s pravico do popravka. ENVP je prekinil obravnavo vprašanja pravice do dostopa, saj je zadeva C-243/24 P takrat še vedno potekala.

[9] Glej na primer sodbo Sodišča z dne 17. decembra 1998 v zadevi Baustahlgewebe proti

Komisija, zadeva C-185/95 P, točka 29, na voljo na:

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&doci

d=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 in

Sklep varuha človekovih pravic v zadevi 484/2015/DR, odstavek 28, na voljo na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[10] Glej na primer sodbo Sodišča z dne 2. junija 1994, De Compte proti Parlamentu, zadeva C-

326/91 P, odstavek 21, na voljo na spletnem naslovu

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4442402.

[11] Glej na primer sodbo Sodišča z dne 5. maja 1983 v zadevi Ditterich proti Komisiji, 207/81,

odstavek 26, na voljo na spletnem naslovu

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4443230.

[12] Glej opombo 2 zgoraj.

[13] ENVP se je skliceval na svoje smernice iz leta 2011 o obdelavi osebnih podatkov na področju ocenjevanja osebja in na svoje smernice iz leta 2016 o obdelavi osebnih podatkov v upravnih preiskavah in disciplinskih postopkih, odstavek 50. Glej na primer https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/16-11-18_guidelines_administrative_inquiries_en.pdf.

Glej tudi Smernice o pravicah posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz leta 2014:  https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/14-02-25_gl_ds_rights_en.pdf#page=18 

[14] Zadeve 176/2019/JAP, 1658/2020/LM in 33/2023/FA.