Spoštovani gospod W.,
14. junija 1999 sem prejel pritožbo, ki ste jo vložili v imenu podjetja v vašem volilnem okrožju, IPRIAS Ltd., proti Evropski komisiji, GD 3. Pritožba, vložena na obrazcu z dne 3. maja 1999, se nanaša na zamude pri plačilu zahtevkov za povračilo stroškov v okviru projekta ESPRIT in se nanaša na slabo upravljanje plačilnega postopka.
Pritožbo sem 30. junija 1999 posredoval predsedniku Komisije. Komisija je svoje mnenje poslala 4. novembra, zato sem vam ga poslal skupaj s pozivom, naj predložite pripombe, če tako želite. Zdi se, da od vas ni prejela nobenih pripomb.
Pišem vam, da vas seznanim z rezultati preiskav, ki so bile opravljene.
Opravičujem se za čas, ki je bil potreben za dokončanje preiskave.

PRITOŽBA

Pritožbo je vložil poslanec Evropskega parlamenta W. v imenu IPRIAS Ltd.
Pritožba se je nanašala na program ESPRIT, imenovan „ASSISTEC“ („Pomoč malim in srednjim podjetjem v fazi izkoriščanja njihove intelektualne lastnine pred pridobitvijo licence“), katerega namen je bil pomagati skupnosti MSP pri uspešnem izkoriščanju njihove intelektualne lastnine.
Projekt "ASSISTEC" je bil vzpostavljen kot spremljevalni ukrep ESPRIT, ki ga bo izvajalo pet pogodbenih partnerjev. IPRIAS d.o.o. je dobil vlogo koordinatorja in odgovornega za tehnično upravljanje, drugi pogodbeni partner, INPG, pa naj bi bil odgovoren za finančno upravljanje projekta. Kot finančni koordinator projekta bi bila družba INPG odgovorna, da Komisiji predloži veljavne izkaze stroškov v časovnem okviru, navedenem v pogodbi, skupaj z ustreznimi rednimi poročili o napredku, ki jih je konsolidirala družba IPRIAS Ltd.
Pogodba med družbo IPRIAS Ltd. in Komisijo je bila izdana novembra 1997 in podpisana 23. decembra 1997. Pregled projekta je bil opravljen 11. septembra 1998, pri čemer je Komisija zahtevala nekatere popravke, kmalu zatem pa ga je izvedla družba IPRIAS Ltd.
V začetku decembra 1998 je Komisija družbo IPRIAS Ltd. obvestila, da bo prejela plačilo v začetku leta 1999. Zdi se, da je IPRIAS Ltd. pričakoval, da bo to plačilo izvedeno konec novembra 1998.
Družba IPRIAS Ltd. je 11. decembra 1998 pisala poslancu W. in ga prosila, naj sprejme ukrepe, s katerimi bi Komisijo spodbudila k izvršitvi zgoraj navedenega plačila. Družba IPRIAS Ltd. je 17. marca 1999 poslanca W. obvestila, da je prejela zadevno plačilo. Družba je navedla, da bo sama stopila v stik s Komisijo, da bi zahtevala obresti v zvezi s tem, kar šteje za zamudo pri plačilu. IPRIAS Ltd. je tudi pozval poslanca Evropskega parlamenta, naj splošneje razišče težave zaradi zamud pri plačilih s strani Komisije.
Poslanec W. je evropskemu varuhu človekovih pravic posredoval korespondenco z družbo IPRIAS Ltd., ki je vsebovala obtožbe, da:
a) obstaja splošno slabo upravljanje v plačilnem postopku Komisije in
b) Komisija je zgoraj navedeno posebno plačilo izvršila prepozno.

Poizvedba

Mnenje Komisije
Komisija je v svojem mnenju najprej poudarila, da je v skladu s členom 4.3 pogodbe Komisija izvedla prvo plačilo 13. februarja 1998, tj. v 60 dneh od zadnjega podpisa pogodbe 23. decembra 1997.
V zvezi s posebnim problemom zadevnega primera je Komisija navedla, da je treba v skladu s členom 3.1 pogodbe prvo redno poročilo o napredku skupaj z ustreznimi izkazi stroškov predložiti 1. maja 1998. Komisija je prvo redno poročilo o napredku projekta prejela 24. julija 1998. Vendar poročilu niso bili priloženi nobeni izkazi stroškov.
Izkazi stroškov za prvo obdobje poročanja so bili prejeti šele 12. avgusta 1998. Po analizi, ki so jo opravile službe Komisije, je bilo ugotovljeno, da obdobje poročanja, zajeto v teh izjavah o stroških (8 mesecev od datuma začetka projekta), ni ustrezalo določbam člena 3.1 pogodbe, ki se nanaša na predložitev rednih poročil o napredku vsakih 6 mesecev od datuma začetka. Poleg tega so bili nekateri stroški predloženi na podlagi "celotnih stroškov" namesto na podlagi "dodatnih stroškov".
Namesto tega so službe Komisije o teh napakah obvestile vodjo projekta na prvem pregledu projekta, ki je potekal 11. septembra 1998 (tj. v enem mesecu od prejema izjav o stroških, ki bi morale biti priložene prvemu rednemu poročilu o napredku, kot je bilo pogodbeno določeno), in zahtevale, da se popravijo. Komisija je konec septembra 1998 prejela revidirano različico izkazov stroškov.
Po analizi popravljenih izkazov stroškov se je izkazalo, da je bilo obdobje poročanja še vedno nepravilno. Vendar službe Komisije v tem trenutku konzorcija v pogodbeno dogovorjenem enomesečnem obdobju niso obvestile, da vse napake niso bile popravljene. Ker so službe Komisije prepoznale to zamudo in poskušale odpraviti težavo, so se 24. novembra 1998 dogovorile, da bodo kljub nepravilnemu obdobju poročanja izjemoma obdelale izjave o stroških.
Sprejetje izkazov stroškov je bilo potrjeno z dopisom z dne 21. decembra 1998. Plačilo finančnemu koordinatorju projekta "ASSISTEC" (INPG) je bilo izvršeno 11. januarja 1999. V skladu s pogodbenimi dogovori za projekt je bil za nadaljnji prenos plačila s finančnega koordinatorja na IPRIAS Ltd. odgovoren finančni koordinator.
Komisija je sklenila, da so se njene službe, potem ko so se strinjale s preučitvijo izkazov stroškov, ki jih je projekt „ASSISTEC“ predložil z zamudo, dejansko odzvale šele po dveh mesecih (z največ enim mesecem, predvidenim v pogodbi) na revidirane, vendar še vedno ne pravilne različice izkazov stroškov, predložene konec septembra. Komisija pa je potrdila o stroških sprejela takšna, kot so bila v tej fazi. Ustrezno plačilo je bilo finančnemu koordinatorju izvršeno v roku 60 dni, določenem v pogodbi.
Komisija je dodala, da za poznejše zamude na področju finančnega koordinatorja ne more sprejeti odgovornosti.
Komisija je nazadnje navedla, da je 25. januarja 1999 projektu "ASSISTEC" odobrila 4,5-mesečno podaljšanje trajanja projekta. Po prejemu plačila po drugem sklopu izjav o stroških 15. junija 1999 se projekt trenutno zaključuje.
Pripombe pritožnika Varuh
človekovih pravic od pritožnika ni prejel nobenih pripomb.

ODLOČBA

1 Uvodne opombe Evropskega varuha človekovih pravic
1.1 V zvezi s prvo trditvijo o splošnem slabem upravljanju v plačilnem postopku Komisije varuh človekovih pravic opozarja na svojo preiskavo na lastno pobudo v zvezi z zamudami pri plačilih Komisije (1). Ta preiskava še vedno poteka, zato varuhinja človekovih pravic ne preučuje prve trditve iz te pritožbe.
2 Domnevna zamuda v konkretnem primeru
2.1 Druga trditev je bila, da je Komisija zgoraj navedeno plačilo družbi IPRIAS Ltd izvedla prepozno. Komisija je poročala o svojih prizadevanjih za odpravo teh napak in pojasnila, kako je bilo plačilo končno izvršeno.
3 Zaključek
Na podlagi preiskav varuhinje človekovih pravic v zvezi s to pritožbo se zdi, da Evropska komisija ni ravnala nepravilno. Varuh človekovih pravic je zato primer zaključil.
O tej odločitvi bo obveščen tudi predsednik Evropske komisije.
S spoštovanjem,
Jacob Söderman

---

(1) http://www.ombudsman.europa.eu/latepay/en/default.htm