Ozadje pritožbe

1. Ta zadeva se nanaša na nepovratna sredstva v okviru programa vseživljenjskega učenja, programa EU za izobraževanje in usposabljanje za obdobje 2007–2013. Pritožnik je avstrijsko podjetje, ki je bilo član konzorcija, izbranega za izvedbo projekta na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki ga upravlja Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (EACEA). Projekt je potekal od novembra 2010 do marca 2013.

2. EACEA je novembra 2013 sklenila, da vsi stroški za osebje in dnevnice ter nekateri stroški podizvajalcev, ki jih je predložil pritožnik, niso upravičeni do financiranja na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev.

3. EACEA je zadevo po pritožbi ponovno preučila, vendar je vztrajala pri svoji ugotovitvi, da zadevni stroški za osebje in podizvajalce niso upravičeni. EACEA je menila, da stroški bivanja, ki jih je zahteval pritožnik, niso bili del pritožbe.

4. Pritožnik se je julija 2014 obrnil na varuhinjo človekovih pravic. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo pritožnikovih trditev, da (a) je bila odločitev agencije EACEA o pritožnikovih stroških za osebje, dnevnicah in podizvajalcih napačna ter (b) da je agencija EACEA pri presoji pritožbe storila vsebinske in postopkovne napake.

5. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela odgovor agencije EACEA na pritožbo in pripombe pritožnika na odgovor agencije EACEA. Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je sestala tudi z osebjem EACEA in opravila pregled spisa EACEA.

6. Varuhinja človekovih pravic je na podlagi svojih ugotovitev ter argumentov in stališč strank predlagala rešitev [1], ki jo je EACEA delno sprejela.

Predlog varuhinje človekovih pravic za rešitev

7. Glavno sporno je bilo stališče EACEA, da zadevni „stroški za zaposlene“ niso bili upravičeni do povračila, ker niso temeljili na pogodbi o zaposlitvi, kar je običajno predpogoj za to, da se stroški štejejo za stroške za zaposlene. Za stroške osebja zadevnega posameznika (ki je večinski deležnik pritožnika) je pritožnik agenciji EACEA predložil pogodbo o storitvah za projekt EU in pogodbo o upravljanju za upravljanje podjetja na splošno. Vendar po mnenju pritožnika ni bilo izvršeno nobeno plačilo na podlagi pogodbe o storitvah, ki „je bila mišljena le kot informacija, da je bil poslovodja plačan za [projekt] v okviru redne plače“.

8. Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da je bil zadevni projekt uspešno zaključen, da bi našli rešitev za pritožbo. Ob upoštevanju, da EACEA ni trdila, da pritožnik dejansko ni porabil prijavljenega časa za projekt, je varuhinja človekovih pravic sklenila, da se zdi pošteno [2], da pritožnik prejme vsaj nekaj nadomestila za prispevanje k uspehu projekta, pod pogojem, da so stroški preverljivi in določljivi [3]. Vendar je navedla, da bi EACEA lahko zahtevala nekatere dodatne dokumente za določitev ustreznega zneska.

9. EACEA je med preiskavo tudi priznala, da je napačno menila, da ni bila vložena pritožba v zvezi s pritožnikovimi stroški bivanja. EACEA se je opravičila za ta nadzor in ponovno pregledala dokumente, ki jih je v zvezi s tem predložil pritožnik. Zato se je EACEA strinjala, da pritožniku plača dodatnih 1 011,30 EUR. Vendar je pritožnik pravilno poudaril, da je EACEA med ponovno preučitvijo opravila manjši napačen izračun.

10. Varuhinja človekovih pravic je zato agenciji EACEA predlagala naslednjo rešitev:

Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo bi morala pritožniku omogočiti, da predloži račune in bančne izpiske, iz katerih so jasno razvidni prispevki za socialno varnost, ki jih je njen generalni direktor plačal med trajanjem projekta za upravljanje podjetja. Če bi pritožnik predložil dokumente v ta namen, bi EACEA lahko določila povprečno dnevno plačo, ki bi vključevala te stroške. EACEA bi morala nato ta znesek pomnožiti s številom dni, ko je generalni direktor delal na projektu v skladu s sprejetimi časovnimi listi. EACEA bi morala povrniti tako izračunani znesek. Če pritožnik teh dokumentov ne predloži v razumnem roku, bi morala EACEA povrniti povprečno dnevno plačo na podlagi razpoložljivih dokumentov, tj. 60 EUR, pomnoženo z dnevi dela na projektu. Zdi se, da ti stroški znašajo približno 4 200 EUR.

Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo bi morala povrniti pravilen znesek sprejetih stroškov bivanja, tj. dodatnih 337,10 EUR.

11. EACEA je v odgovoru trdila, da pritožnika v tej fazi ni mogla pozvati, naj predloži dodatne dokumente. Zlasti je trdila, da sprejetje novih dokumentov več let po začetnem pregledu ne bi moglo biti usklajeno z načeloma pravne varnosti in enakega obravnavanja: drugi projektni partnerji bi bili v slabšem položaju.

12. Vendar se je EACEA strinjala, da bo ponovno preučila dokazila, ki jih je pritožnik že predložil skupaj s končnim poročilom in pritožbo. EACEA je navedla, da ji pritožnik kljub izrecni zahtevi ni nikoli predložil dokazila o plačilu predloženih računov. Poleg tega računovodski izkaz pritožnika ni bil potrjen, kar je pomenilo, da EACEA ni imela zadostnega zagotovila o njegovi točnosti. Nazadnje, EACEA ni mogla uskladiti stroškov za osebje, navedenih v računovodskem izkazu, z letnimi plačilnimi listi izvršnega direktorja. EACEA je navedla, da prijavljenih stroškov zato ni bilo mogoče opredeliti in preveriti [4].

13. EACEA je priznala napačen izračun upravičenih stroškov bivanja in se strinjala s plačilom dodatnega zneska.

14. Pritožnik je trdil, da bi morala EACEA povrniti stroške osebja, ki so nastali njenemu izvršnemu direktorju. Pritožnik je trdil, da so bili agenciji EACEA predloženi vsi ustrezni dokumenti skupaj s končnim poročilom in pritožbo.

15. Pritožnik se ni strinjal z ugotovitvami varuhinje človekovih pravic iz predloga rešitve, da nekateri njegovi stroški bivanja niso bili upravičeni do povračila (EACEA je povrnila le pritožnikove potne stroške, saj so bili podprti z dokazi)[5]. Trdila je, da bi morala EACEA sprejeti pritožnikovo „potovalno politiko“ kot podlago za povračilo stroškov bivanja. Nazadnje je pritožnik trdil, da bi morala EACEA povrniti vsaj vse stroške bivanja, za katere so bila predložena dokazila.

Ocena varuhinje človekovih pravic po predlogu rešitve

Stroški osebja

16. EACEA v svojem odgovoru na predlog rešitve ni več trdila, da pritožnikovih stroškov ni mogoče povrniti zgolj zato, ker niso temeljili na pogodbi o zaposlitvi. Varuhinja človekovih pravic pozdravlja dejstvo, da se je agencija EACEA načeloma strinjala, da se pritožnikovi „stroški osebja“ lahko povrnejo, če so določljivi in preverljivi.

17. Pritožnik ni izpodbijal izjave EACEA, da ni nikoli predložila dokazila o plačilu zahtevanih stroškov plač. Dokumenti, ki jih je varuh človekovih pravic pridobil med pregledom spisa EACEA o projektu, dejansko ne vsebujejo nobenega takega dokaza (na primer bančnih izpiskov). EACEA je ta dokumentarna dokazila zahtevala med ocenjevanjem končnega poročila o projektu.

18. Poleg tega je nekatere dokumente, ki jih je predložil pritožnik, dejansko težko uskladiti. Pritožnica je sama priznala, da namen pogodbe o storitvah uslužbencu ni bil dati dodatne pravice in da na podlagi te pogodbe niso bila izvedena nobena dodatna plačila. Pogodba o opravljanju storitev tako ne more biti podlaga za kakršno koli povračilo.

19. Po mnenju pritožnika naj bi bila pogodba o storitvah „ zgolj informacija, da je bil generalni direktor za [projekt] plačan v okviru redne plače“, ki jo je prejel za vodenje družbe. Iz računov in računovodskih izkazov, ki jih je predložil pritožnik, je razvidna mesečna plača v višini 1 100 EUR plus DDV za upravljanje družbe [6]. To bi bilo enako dnevni stopnji v višini približno 60 EUR plus DDV (pritožnik ni predložil dokazil za prispevke za socialno varnost, kot so pokojninski prispevki). Naročilo storitev pa določa dnevno plačilo v višini 300 EUR za delo na projektu VŽU. Vendar veljavna pravila ne dovoljujejo, da bi zneski, zaračunani za projekte EU, presegali običajna plačila [7].

20. Zdi se, da pritožnikove pripombe k predlogu rešitve varuhinje človekovih pravic pojasnjujejo to neskladje v zneskih. Pritožnik v svojih pripombah primerja dnevno tarifo, zaračunano za projekt, z dnevnimi tarifami, ki se običajno zaračunavajo poslovnim strankam (po navedbah pritožnika se poslovnim strankam zaračunavajo višji zneski). Vendar je povračilo stroškov osebja namenjeno kritju stroškov, ki jih ima podjetje pri izplačevanju rednih plač zaposlenih, ki delajo na projektih EU. Povračilo stroškov za zaposlene naj ne bi bilo izračunano na podlagi zneskov, ki jih podjetje zaračuna drugim za delo svojih zaposlenih (in jih nato uporabi za plačilo številnih različnih stvari, ne le plač zaposlenih).

21. Varuh človekovih pravic tako trdi, da je edina podlaga za izračun veljavne dnevne „stopnje stroškov za zaposlene“ sklicevanje na dejansko plačo, ki jo je pritožnik izplačal svojemu izvršnemu direktorju (glej točko 19 zgoraj). Ta stopnja bi se nato lahko pomnožila s številom delovnih dni na projektu, da se določi končni znesek stroškov za osebje, ki bi lahko bili upravičeni do povračila. Vendar je pritožnik ta pristop zavrnil v svojih pripombah k predlogu rešitve varuhinje človekovih pravic.

22. Glede na manjkajoča dokazila varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je agencija EACEA ta vidik predloga rešitve obravnavala v največji možni meri.

Stroški bivanja

23. Varuhinja človekovih pravic pozdravlja dejstvo, da se je agencija EACEA strinjala, da bo ponovno preučila stroške bivanja, ki jih je zahteval pritožnik, in povrnila dodaten znesek.

24. Varuhinja človekovih pravic vztraja pri stališču iz svojega predloga rešitve [8], da je EACEA pravilno odločila, da ne bo sprejela pritožnikove „potovalne politike“ kot podlage za povračilo stroškov bivanja.

25. Zlasti v nasprotju s pravili za povračilo [9] nobena od potovalnih politik, ki jih je predložil pritožnik [10], ni bila sprejeta pred datumom začetka projekta, tj. 1. novembrom 2010 [11].

26. Pritožnik je trdil, da ni jasno, zakaj se je EACEA po ponovnem pregledu strinjala s povračilom nekaterih stroškov bivanja, drugim pa jih ni hotela povrniti. Vendar varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je agencija EACEA zavrnila večino stroškov, ker so prijavljeni stroški bivanja (na podlagi potovalne politike) presegli dejanske nastale stroške, kot je bilo podprto z dokazi (na primer hotelski računi).

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave to zadevo zaključila z naslednjim sklepom:

Agencija EACEA je s tem, da se je načeloma strinjala, da se stroški za osebje pritožnika lahko povrnejo, če so določljivi in preverljivi, ter s povračilom nekaterih stroškov bivanja, ki jih je zahteval pritožnik, v največji možni meri sprejela ukrepe za rešitev vprašanj, ki jih je varuhinja človekovih pravic izpostavila v svojem predlogu rešitve.

Pritožnik in EACEA bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 4. december 2018

[1] Dodatne informacije o ozadju pritožbe, argumentih strank in preiskavi varuha človekovih pravic so na voljo v celotnem besedilu predloga rešitve varuha človekovih pravic, ki je na voljo na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/107166

[2] Glej na primer člen 91 pravil uporabe finančne uredbe: „Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ugotovljene terjatve ali njenega dela samo v naslednjih primerih: [...] kadar izterjava ni v skladu z načelom sorazmernosti“(Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 z dne 29. oktobra 2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, UL 2012, L 362, str. 1, na voljo na: http://eur-lex.europa.eu/eli/reg_del/2012/1268/oj)

[3] Člen II.14.1 sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev.

[4] Člen II.14.1 sporazuma o nepovratnih sredstvih: „Upravičeni stroški ukrepa so stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel in ki izpolnjujejo naslednja merila: [...] so določljivi in preverljivi ter zlasti zabeleženi v računovodskih izkazih upravičenca in določeni v skladu z računovodskimi standardi, ki se uporabljajo v državi, v kateri ima upravičenec sedež, in v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva upravičenca;“ (poudarek dodan).

[5] Glej odstavke 35–41 predloga rešitve varuhinje človekovih pravic.

[6] Vsak donos kapitala, plačan izvršnemu direktorju, ki je tudi večinski deležnik v podjetju, ne bi bil upravičen do povračila (člen II.14.4 sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev).

[7] Oddelek 2.3.1 projektnega priročnika.

[8] Glej odstavke 36–41 predloga rešitve varuhinje človekovih pravic.

[9] Oddelek 2.3.2(b) projektnega priročnika.

[10] Glej odstavek 37 predloga rešitve varuha človekovih pravic.

[11] Kot je bilo dogovorjeno v spremembi, podpisani decembra 2012.