Vyhotovené v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana ^[1]

Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Táto sťažnosť sa týka nezaplatenia časti odmien odborníka, ktorý pôsobil ako revízor Výkonnej agentúry pre výskum (REA).

2. Sťažovateľ je odborník na radiačnú ochranu. V máji 2010 sa pán X, úradník REA, obrátil na sťažovateľa, aby zistil, či je k dispozícii ako recenzent pre projekt „HEDRad“^[2]. Uskutočnili sa ďalšie neformálne kontakty.

3. Sťažovateľ 10. decembra 2010 zaslal úradníkovi REA e-mail, v ktorom uviedol, že predpokladá, že práca si bude vyžadovať približne 40 hodín, a spýtal sa, akú kompenzáciu by za ňu mohol očakávať.

4. E-mailom z toho istého dňa úradník REA odpovedal takto:

„Preplatenie za preskúmanie projektu nie je až také vysoké, ale je oslobodené od dane. Dostanete 450 eur na deň.

Celkový počet dní je uvedený vo vašej zmluve (max. 5 dní), ale vo všeobecnosti vám bude vyplatených 1,5 dňa: jeden deň na prečítanie a 0,5 na vypracovanie vašej správy ... ale v prípade centrálneho preskúmania [toto je hodnotiace stretnutie v Bruseli] dostanete o jeden deň viac, takže ak pôjdeme na miesto, bude to 2,5 dňa.“

5. Výkonná agentúra pre výskum zaslala 22. decembra 2010 sťažovateľovi list o vymenovaní, ktorý sťažovateľ podpísal 28. decembra 2010. V osobitných podmienkach sa konkrétne uvádzalo:

„Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste svoje úlohy vykonávali v období od 17. januára 2011 do 16. januára 2012 v celkovom počte dní nepresahujúcom 5 dní.

Tento maximálny počet dní zahŕňa:

1 deň (dni) na vykonanie diaľkového čítania a analýzy dohody o grante a projektu a iných podkladových informácií a výsledkov u vás doma alebo na pracovisku.

1 deň (dni) účasti na hodnotiacom stretnutí (stretnutiach) projektu HEDRad, ktoré sa uskutoční 18. januára 2011 v Bruseli (Belgicko).

0,5 dňa (dní) na vypracovanie správy (správ) o preskúmaní na diaľku vo vašom domove alebo na pracovisku a na predloženie správy (správ) najneskôr do 10 pracovných dní od prijatia správ a výsledkov. ...“

6. Sťažovateľ dokončil preskúmanie, ale nezúčastnil sa na hodnotiacom stretnutí v Bruseli. REA ho 27. apríla 2011 informovala, že mu bude vyplatená len 1,5 dňa. Dňa 28. mája 2011 predložil formulár žiadosti o náhradu výdavkov, v ktorom boli uvedené 4 pracovné dni (v prípade úloh, ktoré nezahŕňajú cesty) x 450 EUR. Požadoval teda celkovú sumu 1800 eur.

7. Sťažovateľ zaslal 4. januára 2012 Európskej komisii doporučený list proti rozhodnutiu REA z 27. apríla 2011 zaplatiť mu len 1,5 dňa. Sťažovateľ sa odvolal na e-mail pána X z 10. decembra 2010, podľa ktorého sa vyplatí maximálne 5 dní. Sťažovateľ potom citoval z osobitných podmienok menovacieho dekrétu a tvrdil, že sa v ňom neuvádza, že za čítanie a analýzu sa zaplatí najviac jeden deň a za podávanie správ najviac 0,5 dňa. Uviedol, že výklad REA je v rozpore so znením osobitných podmienok. Tvrdil tiež, že v skutočnosti strávil oveľa viac času ako 40 hodín, ktoré navrhol vo svojej ponuke, a preto chcel, aby mu boli zaplatené aspoň štyri dni vo výške 450 eur/deň. Sťažovateľ takisto poukázal na to, že túto prácu by nikdy neprijal, keby v tom čase vedel o tomto údajne nesprávnom výklade zo strany Výkonnej agentúry pre výskum.

8. Výkonná agentúra pre výskum 24. januára 2012 odpovedala, že podpísaním menovacieho listu sťažovateľ akceptoval jeho podmienky vrátane osobitných podmienok, podľa ktorých mal sťažovateľ vykonávať svoju úlohu hodnotiteľa „celkový počet dní nepresahujúci 5 dní“. Výkonná agentúra pre výskum uviedla, že sťažovateľ sa výslovne zaviazal vykonávať úlohy za týchto podmienok: 1 deň na prečítanie a analýzu dohody o grante, projektu a iných podkladových informácií; 0,5 dňa na vypracovanie správy o preskúmaní na diaľku a jej predloženie. Výkonná agentúra pre výskum dospela k záveru, že sťažovateľovi nemôže vyplatiť dodatočné dni na základe skutočnosti, že podpísaním menovacieho listu strávil viac času, ako sa zaviazal. Výkonná agentúra pre výskum napokon sťažovateľa informovala, že ak by chcel napadnúť rozhodnutie o platbe, mohol by podať sťažnosť európskemu ombudsmanovi alebo predložiť vec Všeobecnému súdu.

Predmet vyšetrovania

9. Sťažovateľ sa 11. septembra 2012 obrátil na ombudsmana s týmto tvrdením:

Tvrdenie:

REA nesprávne odmietla vrátiť sťažovateľovi poplatky vo výške 1 800 EUR.

Pohľadávka:

Výkonná agentúra pre výskum by mala sťažovateľovi uhradiť poplatky vo výške 1 800 EUR. 

10. Ombudsman vo svojom liste, v ktorom žiadal Výkonnú agentúru pre výskum, aby predložila stanovisko k tvrdeniu a žiadosti, tiež požiadal Výkonnú agentúru pre výskum, aby odpovedala na túto otázku: „V súvislosti s uvedeným tvrdením a tvrdením by mohla Výkonná agentúra pre výskum objasniť, prečo sa domnieva, že sťažovateľ by si mohol uplatniť nárok len na 1,5 pracovného dňa, keď sa v osobitných ustanoveniach menovacieho dekrétu uvádza, že sťažovateľ bol vyzvaný, aby vykonával svoje úlohy „celkový počet dní nepresahujúci 5 dní“a že „tento maximálny počet [5] dní zahŕňa: 1 deň (dni) na vykonanie diaľkového čítania a analýzy ....0,5 dňa (dní) na vypracovanie správy (správ) o preskúmaní na diaľku ...“. Zdá sa, že formulácia „tento maximálny počet [5] dní zahŕňa“znamená, že celkový počet pracovných dní, ktoré by sa mohli požadovať, nebol obmedzený na týchto 2,5 dní (alebo 1,5 dňa v prípade sťažovateľa, ktorý sa nezúčastnil na ústrednom hodnotiacom stretnutí v Bruseli), inak by prvý uvedený maximálny počet 5 pracovných dní nemal zmysel. Takisto sa nezdá, že by znenie vylučovalo možnosť, že konkrétny počet pracovných dní pre každú úlohu bol minimálny (ktorý mohol byť prekročený za predpokladu, že kombinovaný počet pracovných dní nepresiahol 5 dní).“

Vyšetrovanie

11. Sťažnosť bola postúpená Výkonnej agentúre pre výskum, aby k nej zaujala stanovisko. Výkonná agentúra pre výskum zaslala svoje stanovisko 15. januára 2013. Stanovisko bolo následne postúpené sťažovateľke, ktorá 7. februára 2013 zaslala svoje pripomienky.

Analýza ombudsmana a predbežné závery

A. Tvrdenie, že REA nesprávne odmietla zaplatiť poplatky sťažovateľovi

Argumenty predložené ombudsmanovi

12. Na podporu svojho tvrdenia, že REA nesprávne odmietla vrátiť jeho poplatky vo výške 1 800 EUR, sťažovateľ uviedol dva argumenty:

i) REA nesprávne vyložila znenie osobitných podmienok menovacieho dekrétu. Sťažovateľ tvrdil, že v osobitných podmienkach sa stanovuje, že sa uhradí maximálne 5 pracovných dní a že počas týchto piatich dní sa započíta 1 deň a 0,5 dňa na diaľkové čítanie a analýzu dohody o grante a projektu a vypracovanie správy o preskúmaní na diaľku a jej predloženie. V osobitných podmienkach sa neuvádza, že za uvedené úlohy sa uhradí maximálne jeden deň a maximálne 0,5 dňa.

ii) REA úmyselne uviedla sťažovateľa do omylu tým, že mu neposkytla informácie o svojom výklade osobitných podmienok. Sťažovateľ tvrdil, že úradník Výkonnej agentúry pre výskum musel vedieť o tomto údajne nesprávnom výklade osobitných podmienok už 10. decembra 2010 a že ak by sťažovateľ vedel o tomto výklade v tom čase alebo pred podpísaním menovacieho listu, neprijal by pracovnú ponuku.

13. Výkonná agentúra pre výskum vo svojom stanovisku uviedla, že podpísaním menovacieho dekrétu sa sťažovateľ zaviazal pomáhať Výkonnej agentúre pre výskum ako „kontrolór“ za podmienok a ustanovení stanovených v menovacom dekréte, okrem iného vrátane všeobecných platobných podmienok.

14. Výkonná agentúra pre výskum citovala osobitné podmienky menovacieho dekrétu (pozri bod 5). Tvrdila, že v týchto ustanoveniach sa neuvádza, že sťažovateľ bol povinný (a súhlasil) pracovať päť dní a že získal právo na odmenu za týchto päť dní. Výkonná agentúra pre výskum uviedla, že „celkový počet X dní“, v tomto prípade „najviac 5 dní“, je štandardným ustanovením stanoveným vo vzorovom menovacom liste prijatom rozhodnutím Komisie K(2008) 4143 na základe vzoru stanoveného pre hodnotiteľov v pravidlách predkladania návrhov, postupov výberu a udeľovania grantov na nepriame akcie v rámci 7. RP, naposledy zmenenom a doplnenom rozhodnutím Komisie z 28. februára 2011 [3]. Výkonná agentúra pre výskum má zaužívaný postup zahrnutia dodatočných dní na pokrytie nepredvídaných a nepredvídateľných úloh a udalostí (napríklad v prípade nedostatočnej spolupráce partnerov na preskúmanom projekte, ktorá si vyžaduje rozšírenie kontrolnej práce vykonanej na mieste). Výkonná agentúra pre výskum tak môže zabrániť i) ďalšej administratívnej práci, ako je zmena alebo vydanie nového menovacieho dekrétu, a ii) povereniu odborníka vykonávaním úloh bez toho, aby sa naň vzťahoval menovací dekrét.

15. Výkonná agentúra pre výskum uviedla, že rozdelenie úlohy na rôzne úlohy (každá s určeným počtom dní na vykonanie práce) bolo uvedené v osobitných podmienkach menovacieho listu, a preto poskytla informácie o nárokoch na náhradu za prácu, ktorá sa má vykonať. Výkonná agentúra pre výskum sa domnievala, že správne uplatnila osobitné podmienky menovacieho dekrétu.

16. V odpovedi na druhý argument sťažovateľa, že REA ho úmyselne uviedla do omylu tým, že neposkytla informácie o svojom výklade osobitných podmienok, REA uviedla, že pred podpísaním menovacieho listu bol sťažovateľ informovaný o tom, že mu bude vyplatená mzda za 1,5 dňa (jeden deň na čítanie/analýzu a 0,5 dňa na vypracovanie správy) alebo za 2,5 dňa, ak sa zúčastní na hodnotiacom stretnutí. Po potvrdení týchto osobitných podmienok projektovým úradníkom v jeho e-maile z 10. decembra 2010 sťažovateľ 28. decembra 2010 podpísal menovací list. Výkonná agentúra pre výskum tvrdila, že včas poskytla všetky požadované informácie týkajúce sa výpočtu a úhrady odmeny znalca a že tvrdenie, že úmyselne uviedla sťažovateľa do omylu, je neopodstatnené. Uviedla, že nemôže byť zodpovedná za neopodstatnený nesprávny výklad odpovede projektového úradníka z 10. decembra 2010 zo strany sťažovateľa.

17. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že slovné spojenie „Tento maximálny počet [5] dní zahŕňa: 1 deň (dni) na vykonanie diaľkového čítania a analýzy ...“možno odčítať buď ako maximálne 1 deň, alebo minimálne 1 deň. Sťažovateľ tvrdil, že je rozumnejšie pochopiť, že to znamená minimálne jeden deň: to znamená, že Výkonná agentúra pre výskum očakáva, že posudzovateľ bude úlohám venovať minimálnu pozornosť.

18. V súvislosti s druhým tvrdením, že bol úmyselne uvedený do omylu, sťažovateľ citoval z e-mailu pána X z 10. decembra 2010 („celkový počet dní je uvedený vo vašej zmluve (maximálne 5 dní), ale vo všeobecnosti vám bude vyplatených 1,5 dňa: jeden na čítanie a 05 na vypracovanie správy v systéme SESAM. Ale pre Central Review dostanete o jeden deň viac, takže to bude 2,5 dní, ak pôjdeme na mieste"). Sťažovateľ tvrdil, že pán X mal vo svojej odpovedi vynechať slová „vo všeobecnosti“. Sťažovateľ tvrdil, že REA ho úmyselne uviedla do omylu. Tvrdil, že odkaz na maximálne 5 dní sa mal vynechať. Vytvorilo to len ilúziu a pán X 10. decembra 2010 veľmi dobre vedel, že REA nezaplatí až päť dní.  

Predbežné posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k návrhu priateľského riešenia

19. Ombudsman poznamenáva, že menovací list (vrátane osobitných podmienok), ktorý sťažovateľ podpísal 28. decembra 2010, predstavuje dohodu medzi sťažovateľom a Výkonnou agentúrou pre výskum, a preto má prednosť pred predchádzajúcou e-mailovou korešpondenciou medzi sťažovateľom a Výkonnou agentúrou pre výskum. Tento spor sa týka počtu pracovných dní, ktoré sťažovateľ mohol požadovať (proti paušálnej sume 450 EUR za deň). Sťažovateľ zastáva názor, že má nárok na platbu vo výške 4 dní (1800 EUR), zatiaľ čo REA sa domnieva, že má nárok na platbu len vo výške 1,5 dňa (675 EUR).

20. V osobitných podmienkach menovacieho listu sa uvádza, že sťažovateľ bol vyzvaný, aby vykonával svoje úlohy „celkový počet dní nepresahujúci 5 dní“a že „tento maximálny počet [5] dní zahŕňa: 1 deň (dni) na vykonanie diaľkového čítania a analýzy dohody o grante a projektu ..., 1 deň na účasť na hodnotiacom stretnutí (stretnutiach), [ktoré sťažovateľ neurobil]. ... 0,5 dňa (dní) na vypracovanie správy (správ) o preskúmaní na diaľku ..., a teda na predloženie správy (správ) ...“.

21. Ombudsmanka poznamenáva, že podľa uvedených ustanovení bol maximálny počet pracovných dní, o ktoré bolo možné požiadať, 5 dní a že tento maximálny počet 5 dní zahŕňa 1, 1 a 0,5 dňa (celkovo 2,5 dňa) na konkrétne uvedené úlohy. Doslovne chápané znenie „zahŕňa“však neznamená, že celkový počet pracovných dní, ktoré by sa mohli požadovať za tieto úlohy, bol obmedzený na maximálne 2,5 dňa (alebo na 1,5 dňa, ak sa recenzent nezúčastnil na centrálnom hodnotiacom zasadnutí v Bruseli). Znenie by tiež mohlo znamenať, že experti by mohli účtovať poplatky za iné dni presahujúce 2,5 dňa za predpokladu, že boli riadne odôvodnené a nikdy neprekročili maximálnu lehotu 5 dní. Ak mala Výkonná agentúra pre výskum v úmysle, aby si kontrolóri mohli nárokovať maximálne 2,5 dňa na všetky úlohy (a teda nie maximálne 5), mala to jasne uviesť v osobitných podmienkach.  Nepodarilo sa jej to.

22. Ombudsman vo svojom liste so žiadosťou o stanovisko k sťažnosti požiadal Výkonnú agentúru pre výskum, aby konkrétne vysvetlila, prečo sa domnieva, že na základe súčasného znenia osobitných podmienok sťažovateľ nemôže požadovať viac dní. Výkonná agentúra pre výskum vo svojom stanovisku len vysvetlila, že má bežnú prax zahrnúť dodatočné dni na pokrytie nepredvídaných a nepredvídateľných úloh a udalostí. Aj pri tomto vysvetlení však situácia zostáva nejasná z hľadiska odborníka, ktorý podpisuje menovací dekrét, a môže sa spoliehať len na znenie osobitných podmienok uvedených v menovacom dekréte.

23. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka dospela k predbežnému zisteniu, že stanovisko Výkonnej agentúry pre výskum, že sťažovateľ sa môže domáhať len 1,5 pracovného dňa, nie je v súlade s ustanoveniami osobitných podmienok. Ombudsmanka sa takisto domnieva, že s cieľom vyhnúť sa podobnej neistote, pokiaľ ide o počet pracovných dní, ktoré môžu posudzovatelia uplatniť, by mala preskúmať osobitné podmienky a jasne stanoviť maximálny počet dní, ktoré možno uplatniť. Ombudsman preto predloží zodpovedajúci návrh na priateľské riešenie v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana.

24. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že REA ho úmyselne uviedla do omylu tým, že neposkytla informácie o svojom výklade osobitných podmienok, ombudsman poznamenáva, že úradník REA mohol byť v skutočnosti jasnejší vo svojom e-maile z 10. decembra 2010, pokiaľ ide o platobné podmienky. Neexistuje však žiadny dôvod na podporu názoru sťažovateľa, že REA ho chcela úmyselne uviesť do omylu. Preto nie je potrebné žiadne ďalšie skúmanie tejto otázky.

B. Návrh priateľského riešenia

1. Na základe znenia osobitných podmienok by Výkonná agentúra pre výskum mala zvážiť vyplatenie sumy sťažovateľovi za 4 pracovné dni vo výške 450 EUR na deň. 

2. Výkonná agentúra pre výskum by mala zvážiť revíziu osobitných podmienok vo vzore menovacieho dekrétu s cieľom úplne objasniť recenzentom maximálny počet pracovných dní, na ktoré môžu uplatniť nárok.

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 14. apríla 2014