Vyhotovené v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana ^[1]

Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ je spoločnosť, ktorá prevzala firmu (ďalej len „firma“), ktorá sa zúčastnila na projekte týkajúcom sa cezhraničných služieb elektronického zdravotníctva financovanom EÚ (ďalej len „projekt“)^[2]. Sťažovateľ tak prevzal práva a povinnosti firmy v rámci projektu.

2. Po externom audite na konci projektu Európska komisia dospela k záveru, že takmer všetky náklady na zamestnancov, ktoré firme vznikli počas projektu, boli neoprávnené.

3. Navrhovateľ spochybnil závery Komisie. Zastávala názor, že spoločnosť dodržala dohodu o grante. Kritika audítora týkajúca sa nákladov na zamestnancov vyplývala skôr z „Príručky k finančným otázkam týkajúcim sa dohôd o grante pre poskytovateľov platobných služieb v oblasti IKT“(ďalej len „príručka“), na ktorú spoločnosť nikdy nebola upozornená a ktorá sa preto nemala použiť.

4. Komisia trvala na svojom závere, že na základe auditu spoločnosť nedodržala dohodu o grante. Príručka len pomohla partnerom konzorcia a audítorovi lepšie pochopiť ustanovenia dohody o grante. Komisia preto sťažovateľovi vydala oznámenie o dlhu vo výške 861 263 EUR pokrývajúce neoprávnené náklady, na ktoré spoločnosť získala finančné prostriedky počas projektu.

5. Dňa 5. decembra 2018 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana.

Vyšetrovanie

6. Ombudsmanka začala vyšetrovanie sťažnosti. V priebehu vyšetrovania ombudsmanka dostala odpoveď Komisie na sťažnosť a následne pripomienky sťažovateľa k odpovedi Komisie.

Príručka a náklady na zamestnancov spoločnosti

Argumenty predložené ombudsmanovi

7. Komisia zopakovala, že určité náklady sa považovali za neoprávnené, pretože neboli v súlade s dohodou o grante. Konkrétne sa vyskytol problém so systémom zaznamenávania pracovného času spoločnosti a náklady na zamestnancov, ktoré spoločnosť požadovala, zahŕňali prémie, ktoré boli neprimerané mzdovým nákladom (jeden zamestnanec napríklad požadoval prémiu rovnajúcu sa 14-násobku jeho hrubej ročnej mzdy).

8. Príručka sa použila na výklad ustanovení dohody o grante. Bola uverejnená online na webovom sídle Komisie venovanom programom na podporu politiky IKT ^[3] a sprístupnená na „informačných dňoch“ a na osobitnom webovom sídle pre tých, ktorí takéto granty dostávajú ^[4]. Prvá verzia príručky pochádza z februára 2008, keď sa projekt začal. Súčasná piata verzia príručky pochádza z roku 2013.

9. Sťažovateľ tvrdil, že pokiaľ ide o náklady na zamestnancov, spoločnosť dodržala dohodu o grante. Audítor považoval predmetné náklady za neoprávnené na základe po sebe nasledujúcich verzií príručky, ktoré obsahovali odporúčania týkajúce sa používania časových výkazov a bonusov. Spoločnosť nebola nikdy informovaná o príručke a dohoda o grante o nej neobsahovala žiadnu zmienku.

Hodnotenie ombudsmana

Ustanovenia dohody o grante týkajúce sa nákladov na zamestnancov

10. V dohode o grante sa stanovuje prísny súbor požiadaviek na oprávnenosť nákladov. Náklady museli byť primerané, overiteľné v účtovníctve a podložené príslušnými listinnými dôkazmi.^[5] Partner konzorcia si mohol nárokovať náklady na zamestnancov len vtedy, ak boli ako také riadne identifikované v súlade s jeho vnútornými pravidlami, zodpovedali skutočne vykonanej práci a boli vyplatené podľa postupov, ktoré Komisia považovala za prijateľné.^[6] Partneri boli povinní viesť účtovníctvo a príslušnú dokumentáciu na odôvodnenie nákladov a času stráveného na projekte ^[7].

Sprievodca

11.  Príručka obsahuje výklad ustanovení dohody o grante zo strany Komisie. Audítor použil najnovšiu verziu príručky pri posudzovaní nákladov na projekt v rámci dohody o grante. Podľa audítora boli držitelia grantov povinní riadiť sa príručkou ^[8].

12. Napriek zjavnému významu príručky dohoda o grante neobsahovala žiadnu zmienku o tejto príručke. Neexistujú ani žiadne dôkazy, ktoré by preukazovali, že Komisia riadne informovala partnerov projektu o príručke. Nebolo ľahké nájsť informácie o príručke na príslušnom archivovanom webovom sídle.

13. Hoci možno dospieť k záveru, že Komisia riadne neoznámila príručku projektovým partnerom, ombudsmanka zastáva názor, že konkrétne zistenie nesprávneho úradného postupu v tejto súvislosti nie je v tomto prípade odôvodnené. Dôvody tohto záveru sú uvedené na konci tohto návrhu riešenia.

Systém časovania spoločnosti

14. Pri absencii „individuálnych časových výkazov podpísaných zamestnancami ako pravdivé vyjadrenie odpracovaného času a schválených“ audítor „považoval všetky náklady na zamestnancov... za neoprávnené“ a požiadal spoločnosť, aby predložila alternatívne dôkazy o čase strávenom na projekte. Spoločnosť však tieto dôkazy neposkytla ^[9]. Audítor potom poskytol „vzor tabuľky“, ktorý sťažovateľ mohol vyplniť ^[10]. Zatiaľ čo navrhovateľ predložil niekoľko dodatočných dôkazov, ktoré viedli k akceptovaniu niektorých nákladov, audítor odmietol vrátené tabuľky ^[11].

15. Audítor preto považoval dostupné dôkazy za nedostatočné na overenie času, ktorý firma vykázala ako čas strávený na projekte. Audítor odporučil, aby sa namiesto toho používali riadne podpísané a datované denné výkazy ^[12].

16. Sťažovateľ odpovedal, že ani v dohode o grante, ani v príručke sa neukladá používanie podpísaných denných časových výkazov (sťažovateľ tvrdil, že v príručke, o ktorej spoločnosť nebola informovaná, sa stanovuje len možnosť používania časových výkazov, čo znamená, že by sa mohli akceptovať aj iné systémy časových výkazov)^[13]. Audítor potom s odkazom na dohodu o grante ^[14] odpovedal, že netvrdí, že podpísané časové výkazy boli požiadavkou dohody o grante alebo že boli jediným prijateľným dôkazom na posúdenie oprávnených nákladov. Odporučil použiť časové výkazy ako najlepší postup, „aby sa preukázalo, že jednotlivci sami zaznamenávajú čas a potvrdzujú, že uvádzaný čas je skutočným vyjadrením odpracovaného času“^[15].

17. Komisia sa riadila odporúčaním audítora ^[16] a napriek argumentom sťažovateľa, že časové výkazy nie sú ani bežnou praxou ^[17] a že v každom prípade mal audítor akceptovať tabuľky, ktoré sťažovateľ zostavil na základe vzoru audítora ^[18], potvrdila názor, že tieto tabuľky nie sú spoľahlivé ^[19].

18. Zo všetkých uvedených skutočností vyplýva, že spoločnosť mohla mať šancu uplatniť svoje náklady s určitým úspechom len vtedy, ak v čase projektu jej zamestnanci používali denné, podpísané a datované časové výkazy. Audítor to však dostatočne uznal, pretože sa to v dohode o grante nevyžaduje, ale jednoducho sa to odporúča ako najlepší postup.

19. Možno teda dospieť k záveru, že audítor uložil spoločnosti v súvislosti s jej nákladmi na zamestnancov úroveň dokazovania, ktorá bola oveľa náročnejšia ako úroveň stanovená v platných pravidlách. To vyvoláva vážne pochybnosti o tom, do akej miery bol záver audítora a Komisie opodstatnený, a to, že tieto náklady na zamestnancov neboli oprávnené podľa dohody o grante. Logicky to má vplyv aj na žiadosť Komisie o náhradu.

20. Okrem toho treba poznamenať, že vzorový tabuľkový hárok sťažovateľovi poskytol samotný audítor. Bolo teda prinajmenšom nekoherentné odmietnuť vrátené tabuľky z dôvodu, že boli vypracované po značnom čase po relevantných udalostiach, a teda boli nespoľahlivé.

21. Ombudsmanka dôsledne zastáva názor, že hoci má Komisia povinnosť presadzovať dohody o grante s cieľom chrániť finančné záujmy EÚ, , musí preskúmať, čo je spravodlivé za okolností individuálnej dohody ^[20]. Zásady dobrej správy vecí verejných sa musia dodržiavať s cieľom zosúladiť prísne zmluvné ustanovenia a potrebu konať za daných okolností spravodlivým a primeraným spôsobom.

22. Ombudsman preto odkazuje Komisiu na možnosť, ktorú ponúkajú rozpočtové pravidlá uplatňované inštitúciami EÚ, vzdať sa v určitých prípadoch žiadostí o náhradu ^[21]. Zdôrazňuje, že náklady, ktoré boli zamietnuté, predstavujú takmer všetky náklady na zamestnancov spoločnosti. Poznamenáva tiež nespochybniteľnú skutočnosť, že celkové úspechy spoločnosti v projekte boli uspokojivé. Žiadosť o náhradu je preto podľa názoru ombudsmana nielen nespravodlivá z vyššie uvedených dôvodov, ale aj zjavne neprimeraná. Ombudsmanka preto navrhuje riešenie, o ktorom Komisia uvažuje, že sa vzdá svojej žiadosti o preplatenie nákladov na zamestnancov firmy, ktoré bolo založené na zistení, že systém časovania firmy nebol v súlade s dohodou o grante.

Bonusy spoločnosti

23. Audítor poznamenal, že spoločnosť počas auditu vysvetlila, že nemá žiadne osobitné vnútorné pravidlá týkajúce sa prémií a že prémie vypláca podľa uváženia svojho vedenia ^[22]. Keď sťažovateľ následne uviedol, že spoločnosť mala takéto pravidlá zavedené ^[23], audítor odpovedal, že by preskúmal pravidlá, ak by boli v tom čase poskytnuté. V každom prípade považoval prémie podniku za neprimerané ^[24].

24. Ombudsman považuje za pochopiteľné, že Komisia sa domnievala, že vyplácanie 14-násobku hrubej ročnej mzdy vo forme bonusov bolo nezlučiteľné s dohodou o grante. Skutočnosť, že audítor mohol považovať niektoré náklady za neoprávnené, nepreukazuje, že nepreskúmal predložené dôkazy alebo že Komisia toto preskúmanie nezohľadnila. Stanovisko Komisie, podľa ktorého boli bonusy neoprávnené, pretože neboli v súlade s ustanoveniami dohody o grante, je teda primerané.

25. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup Komisie.

O závere týkajúcom sa nesprávneho oznámenia príručky zo strany Komisie

26. Skutočnosť, že audítor uznal, že pracovné výkazy neboli jediným prijateľným prostriedkom na odôvodnenie nákladov a že ustanovenia dohody o grante boli dostatočné na to, aby sa bonusy považovali za neoprávnené, spôsobuje, že možnosť, že firma v relevantnom čase nepoznala príručku, je v konečnom dôsledku irelevantná. Ombudsmanka preto nezistí nesprávny úradný postup v súvislosti s tým, že Komisia riadne neoznámila príručku, ale namiesto toho navrhne zlepšenie.

Návrh riešenia

Komisia by mala zvážiť upustenie od svojej žiadosti o preplatenie nákladov na zamestnancov spoločnosti, ktorá bola založená na zistení, že jej systém časovania nebol v súlade s dohodou o grante.

Návrh na zlepšenie

Komisia by mala v samotnej dohode o grante odkázať na príručku pre držiteľov grantov, v ktorej by mala takisto objasniť, že príručku možno aktualizovať.

Komisia sa vyzýva, aby do 30. septembra 2020 informovala ombudsmanku o všetkých opatreniach, ktoré prijala v súvislosti s uvedeným návrhom riešenia a návrhom na zlepšenie.

Emily O'Reilly
európska ombudsmanka

Štrasburg 14. mája 2020

^[1] Rozhodnutie Európskeho parlamentu z 9. marca 1994 o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (94/262/ESUO, ES, Euratom), Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15.

[2] Projekt „Inteligentné otvorené služby – otvorená iniciatíva elektronického zdravotníctva pre európsky rozsiahly pilotný projekt súhrnných údajov o pacientoch a elektronických lekárskych predpisov“ (dohoda o grante 224991), spolufinancovaný v rámci programu EÚ na podporu politiky IKT, ktorý bol súčasťou rámcového programu pre konkurencieschopnosť a inovácie: https://www.esens.eu/node/361. Cezhraničné služby elektronického zdravotníctva sú „infraštruktúrou zabezpečujúcou kontinuitu starostlivosti o európskych občanov počas ich ciest do zahraničia v rámci EÚ. Krajiny EÚ tak majú možnosť vymieňať si zdravotné údaje bezpečným, účinným a interoperabilným spôsobom.“ https://ec.europa.eu/health/ehealth/electronic_crossborder_healthservices_en

[3] Komisia poskytla tento odkaz: http://ec.europa.eu/information_society/activities/ict_psp/index_en.htm

[4] Webové sídlo bolo určené pre všetkých príjemcov grantov v rámci programu na podporu politiky IKT, ktorý bol súčasťou rámcového programu pre konkurencieschopnosť a inovácie.

[5] Článok II.20 ods. 1 dohody o grante: „[–] byť potrebné na realizáciu projektu; - byť skutočne vynaložené príjemcom; sú identifikovateľné a overiteľné, sú zaznamenané v účtovníctve príjemcu a stanovené v súlade s platnými účtovnými štandardmi krajiny, v ktorej je príjemca usadený, a s bežnými postupmi nákladového účtovníctva príjemcu. Vnútorné účtovné a audítorské postupy príjemcu musia umožňovať priame zosúladenie nákladov a príjmov vykázaných v súvislosti s projektom s príslušnými finančnými výkazmi a podpornými dokumentmi; spĺňajú požiadavky platných daňových a sociálnych právnych predpisov; [a] – byť primerané a odôvodnené a spĺňať požiadavky riadneho finančného hospodárenia...“

[6] Článok II.21 ods. 1 a ods. 2 písm. a) dohody o grante: „[d] Nesprávne náklady sú tie oprávnené náklady, ktoré možno priradiť priamo k projektu a ktoré príjemca ako také identifikuje v súlade so svojimi účtovnými zásadami a bežnými vnútornými pravidlami... V dohode o grante sa môžu účtovať len náklady na skutočné hodiny odpracované osobami, ktoré priamo vykonávajú prácu v rámci projektu. Takéto osoby musia:... sú odmeňované v súlade s bežnými postupmi príjemcu za predpokladu, že ich Komisia považuje za prijateľné...“

[7] Článok II.23 dohody o grante: „Príjemca pravidelne a v súlade s bežnými účtovnými dohovormi štátu, v ktorom má sídlo, vedie účty projektu a príslušnú dokumentáciu na podporu a odôvodnenie najmä nákladov a času vykázaných v jeho finančných výkazoch... [A] ll pracovný čas účtovaný na základe dohody sa zaznamenáva počas celého trvania projektu.“

[8] Podľa záverečnej správy audítora: „[r]ohľadom... Finančné usmernenia, upozorňujeme, že príjemcovia sú povinní dodržiavať najnovšiu verziu dostupnú počas projektu.“

[9] Podľa záverečnej správy audítora: „[w] poznamenal, že príjemca nemal zavedený spoľahlivý systém zaznamenávania času, ktorý by nám umožnil overiť deklarované hodiny. Príjemca tvrdí, že členovia informovali projektového manažéra o odpracovanom čase, projektový manažér potom viedol hlavnú tabuľku všetkých odpracovaných časov všetkých zamestnancov. Preto nie sú k dispozícii individuálne časové výkazy podpísané zamestnancami ako skutočné vyjadrenie odpracovaného času a schválené. Považovali sme všetky osobné náklady... za neoprávnené. Poznamenávame, že sme si od príjemcu vyžiadali ďalšie alternatívne dôkazy vrátane podrobných opisov a dôkazov o vykonanej práci s cieľom vykonať alternatívne postupy a získať dodatočné uistenie o požadovanom čase. To nám bolo poskytnuté až v čase vypracovania tejto správy alebo počas námietkového konania s príjemcom.“

[10] Podľa záverečnej správy audítora: „[w] takisto poznamenáva, že neboli poskytnuté žiadne iné podporné dôkazy a musí existovať nejaká primeraná metóda na zachytenie a preukázanie požadovaného času, takže ak príjemca nebude používať časové výkazy, musí mať zavedený nejaký iný postup. S cieľom pomôcť sme zaslali šablónu tabuľky, v ktorej sa jasne požadovalo rozdelenie času podľa osôb, podľa pracovných balíkov a v ktorej sa uvádzal priestor na odkaz na dôkazy o vykonanej práci...“

[11] Podľa záverečnej správy audítora: „Noví vlastníci... poskytli dodatočné informácie... po počiatočnom námietkovom konaní... Z preskúmania poskytnutých zápisníc zo schôdzí... bolo prijatých niekoľko dní. Napriek tomu, že [sťažovateľ] poskytol tabuľky s podrobnosťami o práci vykonanej zamestnancami, táto bola zostavená značne dlho po vykonaní skutočnej práce a neboli poskytnuté žiadne podporné dôkazy o dokončenej práci (s výnimkou zápisnice zo zasadnutia uvedenej vyššie).“

[12] Podľa záverečnej správy audítora: „[w] odporučila, aby sa pre každú osobu denne viedli pracovné výkazy so všetkými odpracovanými hodinami súvisiacimi s konkrétnym projektom alebo neprojektovými činnosťami, ktoré by predstavovali celkový počet pracovných hodín za deň/týždeň. Tieto časové výkazy by sa potom mali uchovávať spolu so všetkou ostatnou projektovou dokumentáciou. Okrem dôkazov o preskúmaní zodpovedným projektom by mali byť pracovné výkazy podpísané a datované osobami vykonávajúcimi prácu.“

[13] Podľa pripomienok sťažovateľa uvedených v záverečnej správe audítora: „V dohode o grante sa vyžaduje len to, aby náklady a čas zaznamenané vo finančných výkazoch boli podložené a odôvodnené príslušnými dokumentmi a aby sa zaznamenával čas strávený prácou. V dohode o grante sa nenariaďuje konkrétny spôsob plnenia týchto povinností a s konečnou platnosťou sa nevyžaduje, aby príjemca viedol individuálne časové výkazy, ako to požadoval audítor od príjemcu. [T] Povinnosti príjemcu v súvislosti s projektom sú stanovené len v dohode o grante. Finančné usmernenia sa môžu použiť na výklad týchto povinností, ale nemôžu ich rozšíriť... [T] požiadavka audítora nie je ani založená na finančných usmerneniach. V súlade s článkom II.21 ods. 2 finančných usmernení z roku 2008 (a rovnako aj finančných usmernení z roku 2009) sa stanovuje, že „[p]racovný čas, ktorý sa má účtovať, sa musí zaznamenávať počas celého trvania projektu akýmikoľvek primeranými prostriedkami (napr. časovými výkazmi). Zamestnanci musia zaznamenávať svoj čas na dennej, týždennej alebo mesačnej báze pomocou papierového alebo počítačového systému. Časové výkazy možno použiť na zaznamenávanie pracovného času. Ak sa časové výkazy uchovávajú, musia spĺňať základné požiadavky...“ V uvedených... sa jasne stanovuje, že časové výkazy nepredstavujú povinný formulár na zaznamenanie času stráveného prácou na projekte, ale len jednu z možností, ktoré príjemca mohol využiť, ale príjemca tak nebol povinný urobiť... Okrem toho požiadavka audítora ďalej prekračuje požiadavky, ktoré sú stanovené vo finančných usmerneniach pre prípad, keď si príjemca zvolí možnosť dobrovoľného uchovávania pracovných výkazov...: a) Audítor vyžaduje, aby boli pracovné výkazy podpísané..., aj keď takáto požiadavka nie je stanovená ani v dohode o grante, ani vo finančných usmerneniach... b) Audítor odporúča, aby sa pracovné výkazy uchovávali denne..., aj keď sa vo finančných usmerneniach v článku II.21 ods. 2 vyžaduje, aby zamestnanci zaznamenávali svoj čas denne, týždenne alebo mesačne a... udržiavali napríklad denne, týždenne, mesačne v súlade s bežnou praxou príjemcu... Audítorský... prístup je v priamom rozpore s dohodou o grante a finančnými usmerneniami.“

[14] Podľa záverečnej správy audítora: „[w]e skontrolovala, či, ako sa vyžaduje v článku II.21 ods. 2, boli pracovné výkazy riadne zaznamenané počas celého trvania projektu a overené aspoň raz mesačne osobou zodpovednou za prácu podľa článku II.23 dohody o grante.“

[15] Vyplýva to aj zo záverečnej správy audítora.

[16] Komisia vo svojom liste z 31. júla 2017 uviedla, že: „[i] odporúča sa, aby príjemca: denne viesť pracovné výkazy pre každú osobu, pričom všetky odpracované hodiny sa vzťahujú na konkrétne projektové alebo neprojektové činnosti, a to v celkovom počte pracovných hodín za deň/týždeň. Tieto časové výkazy by sa potom mali uchovávať spolu so všetkou projektovou dokumentáciou. Okrem dôkazov o preskúmaní zodpovedným projektom by mali byť pracovné výkazy podpísané a datované osobami vykonávajúcimi prácu...“

[17] „[T] systém vykázaný audítorom individuálnych pracovných výkazov, podpísaný zamestnancami a formálne schválený dozorným orgánom je nielen neštandardný, ale aj neexistujúci v reálnom obchodnom živote. Napríklad v poradenskej činnosti nie sú žiadne systémy zaznamenávania času. Dokonca aj pri obhajobe, kde sú časové výkazy dôkazom fakturácie a tiež dôkazom času stráveného vo veci na súdne konanie, advokátske kancelárie používajú jednoduché elektronické systémy časovania, v ktorých sa nevykonávajú žiadne podpisy ani formalizované overenia.“

[18] „Audítor odmietol zohľadniť rekompilované pracovné výkazy len z toho dôvodu, že boli ‚kompilované dosť dlho po vykonaní skutočnej práce a neboli poskytnuté žiadne podporné dôkazy o dokončení práce‘... Odkaz na vytvorenie časových výkazov po značnom čase po projekte nie je spravodlivý a nemôže byť proti nášmu klientovi. Skutočnosť, že náš klient bol schopný predložiť len dodatočne prekompilované časové výkazy, bola zrejmá už pri rozoslaní vzorového časového výkazu audítorom. Ak audítor aj tak nebol pripravený vziať do úvahy dokončenú vzorku, nemal poskytnúť nášmu klientovi vzorku... Nie je pravda ani to, že náš klient neposkytol prepojenie medzi vykonanou prácou a výstupmi projektu... [W] v lehote stanovenej audítorom náš klient poskytol audítorovi konečnú verziu rekompilovaných časových výkazov... s jasným pridelením hodín strávených presnými úlohami...“

[19] Podľa listu Komisie zo 4. decembra 2018: „[t] on bol odhadnutý. Preto neexistuje primeraná istota, že čas zaznamenaný v časových výkazoch je spoľahlivý a odráža skutočný čas odpracovaný na projekte. Okrem toho vypracovanie a schvaľovanie časových výkazov niekoľko rokov po skončení období vyvoláva pochybnosti o ich platnosti.“

[20] Pozri napríklad bod 13 rozhodnutia ombudsmanky vo veci 1064/2015/JAP o zamietnutí a vymáhaní nákladov požadovaných Európskou komisiou podľa dohody o grante v rámci 6. RP: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/80591

[21] Pozri článok 101 nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie (k dispozícii na adrese https://ec.europa.eu/budget/library/biblio/publications/2018/financialregulation_en.pdf): „2. Zodpovedný povoľujúci úradník sa môže vzdať vymáhania celej stanovenej pohľadávky alebo jej časti len v týchto prípadoch:... c) ak vymáhanie nie je v súlade so zásadou proporcionality. Ak sa zodpovedný povoľujúci úradník plánuje čiastočne alebo úplne vzdať vymáhania stanovenej pohľadávky, zabezpečí, aby bolo vzdanie sa v poriadku a v súlade so zásadami správneho finančného riadenia a proporcionality. Rozhodnutie o vzdaní sa vymáhania musí byť odôvodnené... 3. V prípade uvedenom v odseku 2 prvom pododseku písm. c) koná zodpovedný povoľujúci úradník v súlade s vopred určenými postupmi stanovenými v rámci jeho inštitúcie Únie a uplatňuje tieto kritériá, ktoré sú povinné a uplatniteľné za každých okolností: a) skutočnosti so zreteľom na závažnosť nezrovnalosti, ktorá viedla k stanoveniu pohľadávky (podvod, opakovaný priestupok, úmysel, obozretnosť, dobrá viera, zjavná chyba); b) vplyv, ktorý by malo vzdanie sa vymáhania na fungovanie Únie a jej finančné záujmy (príslušná suma, riziko vytvorenia precedensu, oslabenie autority práva). 4. V závislosti od okolností prípadu zodpovedný povoľujúci úradník v prípade potreby zohľadní tieto dodatočné kritériá: a) akékoľvek narušenie hospodárskej súťaže, ktoré by bolo spôsobené vzdaním sa vymáhania; b) hospodárske a sociálne škody, ktoré by vznikli, ak by sa dlh vymáhal v plnej výške... 6. Zodpovedný povoľujúci úradník môže úplne alebo čiastočne zrušiť stanovenú pohľadávku. Čiastočné zrušenie stanovenej pohľadávky neznamená vzdanie sa zostávajúceho stanoveného nároku Únie. V prípade chyby zodpovedný povoľujúci úradník úplne alebo čiastočne zruší stanovenú pohľadávku a uvedie primerané dôvody. Každá inštitúcia Únie vo svojich vnútorných predpisoch stanoví podmienky a postup delegovania právomoci zrušiť stanovenú pohľadávku...“

[22] Podľa záverečnej správy audítora: „Príjemca vysvetlil, že prémie sa vyplácali podľa uváženia vedenia a neboli zavedené žiadne osobitné vnútorné predpisy/zmluvné záväzky...“

[23] Podľa pripomienok sťažovateľa uvedených v záverečnej správe audítora: odmeny boli vyplatené zamestnancom v súlade s vnútornými predpismi príjemcu týkajúcimi sa odmeňovania zamestnancov... na základe ich dosiahnutých výsledkov; b) odmeny (maximálna výška) riadiacich zamestnancov boli založené na dohodách o individuálnych podmienkach odmeňovania, ktoré sa zvyčajne uzatvárali na ročnom základe a zmenených pracovných zmluvách... Príjemca poskytol audítorovi všetky uvedené dokumenty týkajúce sa zamestnania spolu s ich písomným opisom v novembri 2014. Audítor tieto dokumenty a vysvetlenie príjemcu vo svojej správe úplne vynechal...“

[24] Podľa záverečnej správy audítora: „Audítori, ktorí vykonávali práce na mieste, nedostali zmeny zmluvy ani interné predpisy týkajúce sa prémií... ak by boli poskytnuté počas námietkového konania, audítori by ich preskúmali. Okrem toho by sme potrebovali dôkazy, ktoré dokazujú, že bonusy sú v súlade s trhovými podmienkami. Okrem toho... prémie... nespĺňajú všeobecné kritériá primeranosti pre všetky osoby...“