Sťažovateľ, francúzska nezisková vedecká organizácia, úspešne zrealizoval tri projekty sponzorované Komisiou v bývalom Sovietskom zväze. Externý audit, ktorý sa následne vykonal v priestoroch sťažovateľa, však odhalil, že dohoda medzi sťažovateľom a spoločnosťou v Moskve týkajúca sa platenia zamestnancov bola v rozpore s platnými pravidlami. Sťažovateľ uznal svoju chybu, ktorú vysvetlil ako výsledok svojho obmedzeného chápania právnych záležitostí. Tvrdila však, že vždy informovala projektového úradníka Komisie, ktorý sa zúčastnil na viacerých podujatiach organizovaných v súvislosti s projektmi, o svojich postupoch. Projektový úradník si bol preto vedomý toho, že sťažovateľ nemá žiadnych vlastných zamestnancov (keďže všetci jeho zamestnanci boli dobrovoľníci) a že bez dohody zahŕňajúcej spoločnosť v Moskve by nebolo možné, aby úspešne dokončila projekty.

Ombudsman najprv predložil návrh na priateľské riešenie a neskôr návrh odporúčania, v ktorom naliehal na Komisiu, aby sa vzdala svojej žiadosti o náhradu. Komisia to odmietla urobiť. Ombudsmanka ďalej zdôraznila, že ak projektoví úradníci mlčia o svojich opatreniach týkajúcich sa projektov, ktoré realizujú, organizácie, ako je sťažovateľ, sa môžu odôvodnene domnievať, že konajú v súlade s platnými pravidlami. Ak to tak nie je a projektoví manažéri sú o takýchto opatreniach informovaní, mali by prijať preventívne opatrenia, a ak tak neurobia, malo by byť možné uložiť im disciplinárne opatrenia. Keďže uvedené skutočnosti nastolili dôležitú zásadnú otázku, ombudsmanka sa domnievala, že osobitná správa pre Európsky parlament by mohla byť odôvodnená. Rozhodol sa však nepredložiť takúto správu Parlamentu pred vykonaním osobitného vyšetrovania z vlastného podnetu týkajúceho sa určitých aspektov správania Komisie pri riešení projektov, ktoré financuje. Informoval preto Komisiu, že zváži začatie takéhoto vyšetrovania z vlastného podnetu, a uzavrel prípad zistením nesprávneho úradného postupu Komisie za neprimerané a nespravodlivé vymáhanie určitých súm od sťažovateľa.

Sťažovateľom je kanadský študent, ktorý sa zúčastnil magisterského štúdia v odbore letectvo a vesmírne technológie v Mníchove a Madride (EuMAS 2006 – 2008). Komisia ponúkla študentom z tretích krajín štipendium Erasmus Mundus vo výške 21 000 EUR na niekoľko magisterských študijných programov vrátane EuMAS 2006 – 2008. Na internetovej stránke Komisie sa uvádza, že štipendium má pokrývať „cestovné a životné náklady a výučbu v Európe počas celého trvania kurzu“.

Sťažovateľ sa obrátil na Komisiu a poukázal na to, že on a jeho spolužiaci – skupina menej ako 30 študentov z krajín mimo EÚ – mali vážne finančné ťažkosti pri dosahovaní cieľov. Tvrdil, že po odpočítaní školného vo výške 12 000 eur a cestovných výdavkov nepostačuje zostávajúca suma na pokrytie základných životných nákladov v Mníchove alebo Madride. Sťažovateľ preto požiadal Komisiu, aby mu a ostatným študentom EuMAS 2006 – 2008 poskytla finančnú pomoc. Komisia uznala, že vzhľadom na otázky zdôraznené v tomto prípade bude musieť v budúcnosti prehodnotiť svoj prístup. Nebola však ochotná poskytnúť požadovanú finančnú pomoc. Sťažovateľ sa preto obrátil na ombudsmana.

Po dôkladnom vyšetrovaní ombudsmanka dospela k záveru, že: i) informácie, ktoré poskytla Komisia v súvislosti s programom Erasmus Mundus, skutočne viedli študentov EuMAS 2006 - 2008 z krajín mimo EÚ k presvedčeniu, že ich štipendium by im umožnilo dosiahnuť dôstojnú životnú úroveň podľa európskych noriem; a ii) disponibilná suma nebola na tento účel dostatočná. Podľa názoru ombudsmana informácie, ktoré uverejnila Komisia, neposkytli študentom EuMAS 2006 – 2008 správne a spoľahlivé informácie. Komisia sa preto dopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman najprv predložil návrh priateľského riešenia a potom adresoval návrh odporúčania Komisii. V druhom prípade odporučil Komisii, aby každému z dotknutých študentov zaplatila ex-gratia platbu vo výške 1 500 eur za nepríjemnosti, s ktorými sa stretli.

Komisia návrh odporúčania zamietla. Ombudsman nepovažoval tvrdenia, o ktoré sa Komisia opierala pri odôvodnení svojho zamietnutia, za presvedčivé. Prípad preto uzavrel kritickou poznámkou.

Sťažovateľ sa zúčastnil na výzve na predkladanie ponúk na prekladateľské služby, ktorú zorganizoval Súdny dvor Európskej únie (ďalej len „Súdny dvor“). Jeho ponuka bola vylúčená z postupu verejného obstarávania, pretože cena, ktorú ponúkol, sa považovala za neprimeranú.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že súd nesprávne vylúčil jeho ponuku. Vzhľadom na to, že kritérium na vyhodnotenie ponúk bolo „najlepší pomer medzi kvalitou a cenou“, spochybnil, ako by sa jeho ponuka mohla zamietnuť z dôvodu, že cena bola „neprimeraná“.

Dvor audítorov vysvetlil, že výberové konanie bolo „rokovacím konaním“. Tvrdila, že možnosť rokovať by bola bezpredmetná, ak by bola povinná prijať ponuku s neprimeranou cenou napriek tomu, že požiadala uchádzača o rokovanie. Poznamenala, že všetci uchádzači boli vyzvaní, aby rokovali o svojich cenách, a všetci boli informovaní, že ponuky, ktoré stále ponúkajú nadmernú cenu, budú zamietnuté. Sťažovateľ sa rozhodol neznížiť svoju cenu.

Ombudsmanka zistila, že vo všetkých postupoch verejného obstarávania je dobrou správou vynakladať úsilie na zabezpečenie toho, aby sa získali ponuky, ktoré ponúkajú najlepší pomer medzi kvalitou a cenou. Domnieva sa tiež, že maximálne rozpočty možno stanoviť v súvislosti s obstarávaním výrobkov a služieb. Okrem toho uchádzači v rokovacom konaní nemajú legitímnu dôveru v to, že im bude zadaná zákazka bez toho, aby museli prispôsobiť predloženú ponuku. Ombudsmanka tiež konštatovala, že podľa oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania bol Dvor audítorov oprávnený hodnotiť ponuky so zreteľom na kritériá uvedené vo výzve na rokovanie. Kritérium uvedené vo výzve na rokovanie naznačilo, že kótované ceny by nemali byť nadmerné.

Ombudsmanka dospela k záveru, že v predmetnom postupe verejného obstarávania boli dodržané zásady riadneho finančného hospodárenia, rovnakého zaobchádzania a spravodlivosti.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka dospela k záveru, že Dvor audítorov sa nedopustil nesprávneho úradného postupu.

S cieľom ďalej zlepšiť postupy verejného obstarávania Dvora audítorov ombudsman uviedol ďalšiu pripomienku, v ktorej navrhol, aby Dvor audítorov zvážil poskytnutie ďalších informácií uchádzačom o type postupu verejného obstarávania, ktorý sa rozhodol použiť.

Talianske orgány uložili sťažovateľovi, litovskému štátnemu príslušníkovi, pokutu a zadržali jeho vozidlá z dôvodu, že nemal potrebnú licenciu Európskej únie na cestnú prepravu tovaru. Sťažovateľ podal Komisii sťažnosť na porušenie právnych predpisov. Komisia informovala sťažovateľa, že jej útvary sťažnosť ďalej neprešetria.

Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie tvrdenia sťažovateľa, že Komisia dôkladne nepreskúmala jeho sťažnosť na porušenie právnych predpisov. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že sťažnosť sťažovateľa nebola riešená ako sťažnosť na porušenie právnych predpisov, pretože opatrenia prijaté talianskymi orgánmi nepredstavovali nesprávne uplatňovanie práva EÚ. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach tvrdil, že nie je povinný nosiť predmetnú licenciu, a tvrdil, že Komisia nevykonala dôkladné preskúmanie jeho konkrétnej situácie napriek tomu, že jej poskytol všetky potrebné dokumenty a potvrdenia.

Ombudsman vo svojom rozhodnutí zistil, že Komisia nevybavila sťažnosť sťažovateľa na porušenie právnych predpisov s náležitou starostlivosťou a v súlade s postupom registrácie a vybavovania sťažností na porušenie právnych predpisov ustanoveným v oznámení z roku 2002. Konkrétnejšie zistil, že oznámenie z roku 2002 neposkytuje základ pre rozhodnutie Komisie nezaoberať sa korešpondenciou sťažovateľa ako sťažnosťou na porušenie právnych predpisov a nevyzvať sťažovateľa, aby predložil svoje pripomienky k zámeru uzavrieť spis. To predstavuje nesprávny úradný postup. Okrem toho Komisia riadne nepreskúmala sťažnosť týkajúcu sa porušenia, pretože neanalyzovala predložené dokumenty; ani neposudzoval ich právny význam. Ak sa dokumentácia, ktorá jej bola predložená, ukáže ako nedostatočná na stanovenie toho, či došlo k porušeniu, Komisia by mala sťažovateľovi oznámiť, čo by mohlo predstavovať ďalšie relevantné skutočnosti alebo dôkazy. Komisia sa tým, že nevykonala takúto analýzu, dopustila nesprávneho úradného postupu, a preto ombudsmanka vydala kritickú poznámku.

Ombudsman uviedol ďalšiu pripomienku, v ktorej vyzval Komisiu, aby ho informovala o akýchkoľvek ďalších krokoch, ako sú usmernenia, ktoré má v úmysle vykonať s cieľom zabezpečiť, aby sa sťažnosti, ktoré poukazujú na opatrenia alebo postupy v rozpore s právom Európskej únie v súlade s oznámením z roku 2002, zaregistrovali ako také a aby sa vybavovali s požadovanou starostlivosťou.

Pri platbe sťažovateľovi, pomocnému zástupcovi, sa Komisia dopustila niekoľkých chýb: po prvé, ponechala si sumy, na ktoré mal sťažovateľ nárok, neskôr vyplatila príspevky, na ktoré sťažovateľ nemal nárok; a napokon sťažovateľovi opäť vyplatila sumu, ktorú nemal zaplatiť.

Komisia vymohla časť celkovej sumy, ktorá bola sťažovateľovi preplatená. V sťažnosti adresovanej ombudsmanovi však ombudsman namietal proti vymáhaniu zostávajúcej časti tejto sumy. Svoj prípad podporila tým, že zdôraznila početné chyby Komisie a jej vtedajšiu zložitú finančnú situáciu.

Ombudsmanka poznamenala, že Komisia je zo zákona oprávnená vymáhať túto sumu od sťažovateľa. V návrhu na priateľské riešenie však ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby prevzala zodpovednosť za svoje opakované administratívne chyby a upustila od vymáhania.

Komisia preukázala, že je pripravená spolupracovať s ombudsmanom pri hľadaní priaznivého výsledku sťažnosti, a zrušila jeho žiadosť o náhradu. Ombudsman vo svojom rozhodnutí uvítal prístup Komisie a prípad uzavrel.

Sťažovateľ sa uchádzal o voľné pracovné miesto sekretára v rámci systému dočasných zmlúv v Európskom hospodárskom a sociálnom výbore (EHSV). Bola pozvaná na lekársku prehliadku, pohovor a praktický test. Po absolvovaní všetkých týchto etáp ju EHSV informoval, že bola vybraná na toto pracovné miesto. Dva týždne predtým, ako mala začať pracovať, ju však EHSV informoval, že nemôže byť prijatá do zamestnania. Dôvodom bolo, že neukončila trojročné postsekundárne štúdium, čo bola minimálna požiadavka na toto pracovné miesto. Sťažovateľka v tom čase už odstúpila zo svojej práce vo Fínsku, prenajala si byt v Bruseli a prenajala si svoj byt vo Fínsku. Sťažovateľka sa obrátila na EHSV a zdôraznila, že vo svojej prihláške a životopise poskytla všetky informácie týkajúce sa jej vzdelania vrátane predpokladaného dátumu ukončenia štúdia.

Vyšetrovanie ombudsmana sa týkalo: i) údajne oneskorené rozhodnutie EHSV nepokračovať v nábore sťažovateľky, pretože nespĺňala minimálne požiadavky na vzdelanie pre dané pracovné miesto; a ii) jej nárok na náhradu škody. Po predbežnom zistení nesprávneho úradného postupu ombudsmanka predložila EHSV návrh na priateľské riešenie. Domnieval sa, že napriek tomu, že sťažovateľka vo svojej žiadosti o zamestnanie jasne uviedla dátum ukončenia štúdia, EHSV nesprávne predpokladal, že spĺňa kritériá oprávnenosti, a pozval ju na pohovor a testy. Stručne povedané, EHSV dostatočne nepreskúmal jej prihlášku a životopis. Okrem toho nesprávne informovala sťažovateľku, že bola vybraná na pracovné miesto predtým, ako jej menovací orgán prijal formálne rozhodnutie týkajúce sa jej prijatia do zamestnania. Uvedené opatrenia EHSV boli potenciálnymi prípadmi nesprávneho úradného postupu.

V nadväznosti na návrh ombudsmanky na priateľské riešenie EHSV súhlasil s tým, že sťažovateľke vyplatí 3 965 EUR ako finančné vyrovnanie za materiálne výdavky, ktoré utrpela v dôsledku jej konania.