Fyzická poloha (priestory Komisie)

Dátum: utorok 9. apríla 2024

Prítomný

Európska komisia (generálny sekretariát, oddelenia C1 a C2)

Zástupca vedúceho oddelenia – Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom

Hlavný expert – koordinátor medziinštitucionálnych vzťahov – vzťahy s európskym ombudsmanom

Právny a politický referent – prístup k dokumentom

odborný referent

koordinátorka pre medziinštitucionálne vzťahy

IT špecialista

Európsky ombudsman (Riaditeľstvo pre vyšetrovanie)

Jennifer King, právna expertka

Alice Bernard, vyšetrovateľka

Silvia Fuller, vyšetrovateľka

Ella de Jonge, stážistka pre otázky

Súvislosti

Vec sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom týkajúcim sa stretnutia predsedu Komisie a prezidenta Tuniska, ktoré sa konalo 11. júna 2023, a prípravy balíka piatich pilierov, ktorý bol oznámený v ten istý deň ^[1]. Komisia vo svojom pôvodnom rozhodnutí uviedla, že nemá žiadne dokumenty, ktoré by mohli patriť do rozsahu pôsobnosti žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti. Sťažovateľ predložil opakovanú žiadosť 25. októbra 2023, ale ešte mu nebolo doručené opakované rozhodnutie Komisie. Sťažovateľ sa stretol aj s technickými problémami s portálom Komisie na vybavovanie žiadostí verejnosti o prístup „EASE“.

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky lepšie pochopil, ako Komisia vybavila žiadosť sťažovateľa o prístup verejnosti k dokumentom, najmä ako a kde Komisia vyhľadala požadované dokumenty. Cieľom bolo tiež lepšie pochopiť, ako Komisia riešila technické ťažkosti, s ktorými sa sťažovateľ stretol na portáli EASE.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom Komisie za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu Komisie nezverejní žiadne informácie, ktoré Komisia označila za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana [2].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje návrh správy o stretnutí, ktorá sa zašle Komisii, aby sa zabezpečila vecná presnosť a úplnosť obsahu. Správa zo zasadnutia sa potom dokončí, zahrnie do spisu a poskytne sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Výmena informácií

Vyšetrovací tím ombudsmanky požiadal zástupcov Komisie, aby poskytli aktuálne informácie o súčasnom stave rozhodovacieho procesu vo fáze opakovania.

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že prijatie potvrdzujúceho rozhodnutia, ktoré zahŕňa konzultácie s tretími stranami, stále prebieha. Zdôraznili, že opakovaná žiadosť sťažovateľa je prioritou, ale že neboli schopní poskytnúť ďalšie podrobnosti o obsahu návrhu potvrdzujúceho rozhodnutia vrátane toho, či boli vo fáze opakovania doteraz identifikované nejaké dokumenty. Zástupcovia Komisie uviedli, že prijatie potvrdzujúceho rozhodnutia sa očakáva v nasledujúcich dňoch alebo týždňoch.

Vyšetrovací tím sa pýtal zástupcov Komisie, ako prebiehalo vyhľadávanie dokumentov v počiatočnej fáze.

Zástupcovia Komisie odpovedali, že bol dodržaný štandardný postup vyhľadávania dokumentov, ktorý zahŕňa vyhľadávanie v rámci systému Komisie na správu dokumentov (Ares) a kontaktovanie tých zamestnancov, od ktorých možno očakávať, že budú mať dokumenty k dispozícii. V tomto prípade sa uskutočnili konzultácie s kabinetom predsedu. Zástupca Komisie v odpovedi na otázku vyšetrovacieho tímu takisto vysvetlil, že v počiatočnej fáze generálny sekretariát nepovažoval žiadosť za nejednoznačnú alebo nejasnú. Generálny sekretariát v súčasnosti opäť vyhľadáva dokumenty a v štádiu opakovania prehodnocuje svoje pôvodné stanovisko.

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že v tomto prípade je za spracovanie žiadosti o prístup zodpovedný generálny sekretariát, a to v počiatočnej aj opakovanej fáze, keďže môže zahŕňať dokumenty v držbe kabinetu predsedu. Keďže pôvodnú odpoveď a potvrdzujúce rozhodnutie prijíma v tomto prípade rovnaké oddelenie v rámci Komisie, čo je menej bežné, žiadosť o prístup verejnosti spracúva iný spracovateľ prípadu v potvrdzujúcej fáze, aby sa predišlo akémukoľvek náznaku zaujatosti.

Vyšetrovací tím sa opýtal, aký postup sa uplatňuje v prípade, že odpoveď príslušného oddelenia, že neexistujú žiadne dokumenty, sa generálnemu sekretariátu nezdá hodnoverná.

V tomto scenári zástupcovia Komisie vysvetlili, že zvyčajne sú naplánované stretnutia s cieľom prediskutovať a pokúsiť sa vyriešiť tento problém na úrovni útvarov. Ak záležitosť nie je možné vyriešiť, niekedy by bol zapojený právny servis. Ak sa problém nedá vyriešiť, záležitosť sa postúpi príslušnej hierarchii.

V odpovedi na otázku zástupcovia Komisie potvrdili, že rovnaký štandard hodnovernosti a postup na objasnenie stanoviska príslušného oddelenia sa uplatňuje v počiatočnej aj potvrdzujúcej fáze.

Vyšetrovací tím sa pýtal, či má Komisia nejaké ďalšie názory, ktoré by mohla vyjadriť v súvislosti s tvrdením sťažovateľa, že neexistencia dokumentov nebola hodnoverná vzhľadom na vysokú úroveň stretnutia a rozsah oznámeného balíka.

Zástupcovia Komisie ubezpečili vyšetrovací tím, že sa v plnej miere zohľadnia argumenty predložené žiadateľom v rámci prebiehajúceho potvrdzujúceho preskúmania.

Po následnej otázke o súčasnom stave schvaľovacieho procesu zástupcovia Komisie informovali vyšetrovací tím, že právny servis Komisie ešte nepreskúmal potvrdzujúce rozhodnutie, hoci bolo vypracované, čo je nevyhnutný krok pred jeho formálnym schválením hierarchiou.

Vyšetrovací tím sa pýtal, či sa Komisia zaujímala o technický problém s portálom EASE, ktorý sťažovateľ nastolil, a ako sa s ním zaobchádzalo.

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že Komisia sa o technickom probléme dozvedela po tom, ako ich sťažovateľ upozornil na tento problém 2. októbra 2023 prostredníctvom portálu EASE. Komisii bolo doručených niekoľko sťažností týkajúcich sa toho istého technického problému s portálom EASE (t. j. nemožnosť stiahnuť alebo zobraziť dokument po tom, ako jej bolo oznámené, že je na portáli k dispozícii). Zástupcovia Komisie vysvetlili, že technický problém bol prešetrený a dospelo sa k záveru, že existuje problém v rozhraní medzi EASE a Ares (systém registrácie dokumentov), ktorý bol potom vyriešený v októbri 2023.

Vyšetrovací tím sa opýtal na komunikáciu so sťažovateľom v tejto veci a na to, kedy Komisia poslala pôvodné rozhodnutie e-mailom. Zástupcovia Komisie uviedli, že sťažovateľ dostal pôvodné rozhodnutie e-mailom 24. októbra, a súhlasili s tým, že mohol so sťažovateľom komunikovať aktívnejšie a včas.

Záver zasadnutia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom Komisie za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

Brusel/Štrasburg, 12. 2024

Jennifer kráľ Alice Bernard

referent pre otázky právnych expertov

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/statement_23_3201

[2] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.