Dátum: štvrtok 22. februára 2024

Schôdza na diaľku (Webex)

Prítomný: 

Európska komisia (generálny sekretariát)

Zástupca vedúceho oddelenia – Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom

Hlavný expert – koordinátor medziinštitucionálnych vzťahov – vzťahy s výkonným riaditeľom

Právny a politický referent – prístup k dokumentom

Právny a politický referent – prístup k dokumentom

Koordinátor pre ochranu údajov

Európska komisia (GR FISMA)

vedúca oddelenia pre digitálne financie

Zástupca vedúceho oddelenia – makroprudenciálna politika

Právny zástupca – koordinátor pre ochranu údajov

Právny asistent

Európsky ombudsman (Riaditeľstvo pre vyšetrovanie)

Jennifer King, právna expertka

Michaela Gehring, vyšetrovateľka

Nicholas Hernanz, vyšetrovateľ

Ella de Jonge, stážistka pre otázky

Súvislosti

Vec sa týka dvoch žiadostí o prístup verejnosti k možným výmenám informácií medzi Európskou komisiou a zástupcami záujmových skupín. Pokiaľ ide o prvú žiadosť o prístup (EASE 2023/7024), Komisia identifikovala e-mail, ktorý dostala od organizácie a udelila široký prístup, pričom upravila osobné údaje. Druhá žiadosť o prístup (EASE 2023/5804) sa týka možných výmen, ktoré Komisia mohla mať s identifikovanou osobou.[1] Komisia vo svojom pôvodnom rozhodnutí uviedla, že žiadosť nemôže spracovať z dôvodu platných pravidiel ochrany údajov. Komisia vo svojom potvrdzujúcom rozhodnutí uviedla, že nemôže ani potvrdiť, ani poprieť existenciu akýchkoľvek dokumentov.

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky lepšie pochopil, ako Komisia spracovala žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti k dokumentom vrátane toho, či a ak áno, ako hľadala dokumenty, ktoré by mohli patriť do rozsahu žiadostí.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom Komisie za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu Komisie nezverejní žiadne informácie, ktoré Komisia označila za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana [2].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje návrh správy o stretnutí, ktorá sa zašle Komisii, aby sa zabezpečila vecná presnosť a úplnosť obsahu. Správa zo zasadnutia sa potom dokončí, zahrnie do spisu a poskytne sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Získané informácie

Žiadosť sťažovateľa o prístup k možnej komunikácii s identifikovanou osobou (EASE 2023/5804)

Zástupcovia Komisie zastávali názor, že žiadosť sťažovateľa o prístup verejnosti k dokumentom sa týkala osobných údajov identifikovanej osoby. Preto uviedli, že pri spracúvaní tejto žiadosti o prístup sa riadili internými usmerneniami Komisie o spracúvaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe (stanovenými v dokumente „Fiche 24“[3]) v súlade so všeobecnou praxou Komisie v takýchto prípadoch.

Podľa týchto usmernení môže Komisia zaujať otvorenejší prístup, ak sa predmetná žiadosť o prístup týka mien a funkcií komisárov, vrcholového manažmentu (riaditeľ alebo vyšší) alebo verejných činiteľov konajúcich vo verejnej funkcii (napríklad osôb vykonávajúcich verejný mandát). To znamená, že v takýchto prípadoch je pravdepodobnejšie, že Komisia zverejní osobné údaje (ako je meno a funkcia dotknutej osoby), keďže to vo všeobecnosti považuje za primerané v súlade s pravidlami EÚ o ochrane údajov, najmä s článkom 9 ods. 1 písm. b) nariadenia 2018/1725.[4] Ak sa dotknutá osoba nezhoduje so žiadnou z týchto kategórií, Komisia v jednotlivých prípadoch posúdi, či je potrebné zverejnenie vo verejnom záujme, či by sa zverejnením porušili oprávnené záujmy dotknutej osoby, a ak áno, či by zverejnenie bolo napriek tomu primerané.

Ak sa na základe tohto posúdenia dospeje k záveru, že predmetné osobné údaje nemožno poskytnúť, Komisia zváži ďalšie možnosti spracovania žiadosti. Komisia môže napríklad požiadať žiadateľa o prístup, aby preformuloval svoju žiadosť tak, že zmení jej rozsah tak, aby sa vzťahovala na právnickú osobu namiesto fyzickej osoby. Ak neexistuje alternatívne riešenie, Komisia vykoná individuálne posúdenie.

V prípade, že je výsledok tohto posúdenia negatívny (t. j. Komisia dospeje k záveru, že prístup verejnosti k osobným údajom dotknutej osoby sa musí zamietnuť), Komisia informuje žiadateľa, že nemôže potvrdiť ani poprieť, či má požadované informácie, ako to urobila v odpovedi na žiadosť sťažovateľa o prístup. Takáto odpoveď sa poskytne bez ohľadu na to, či sú nejaké dokumenty skutočne uchovávané alebo nie. Dôvodom je, že zverejnenie čistých informácií o tom, či v Komisii existujú nejaké dokumenty s osobnými údajmi dotknutej osoby, by bolo neoprávneným spracúvaním osobných údajov.

Sťažovateľ chcel najmä vedieť, či Komisia uskutočnila nejaké výmeny s identifikovanou osobou (ako lobistom). Komisia vo svojej odpovedi sťažovateľovi neidentifikovala žiadne relevantné dokumenty (uviedla, že nemôže potvrdiť ani poprieť existenciu žiadnych dokumentov).

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že v súlade s uvedenými usmerneniami vykonali vyhľadávanie dokumentov vo všetkých príslušných databázach. To zahŕňalo EASE (jeho prístupový portál), Ares (jeho hlavný systém správy dokumentov) a EMT (nástroj na správu podujatí).

Pokiaľ ide o opakovanú odpoveď, zástupcovia Komisie vysvetlili, že prístup nepotvrdzovať ani nepopierať existenciu dokumentov odráža bežnú prax Komisie. Tento prístup je odôvodnený v prípadoch, o aké ide v prejednávanej veci, keďže potvrdenie, že Komisia má k dispozícii dokumenty obsahujúce konkrétne informácie o identifikovanej fyzickej osobe, alebo že tak neurobí, by predstavovalo zverejnenie osobných údajov dotknutej fyzickej osoby.

Žiadosť sťažovateľa o prístup k možnej výmene informácií s organizáciou (EASE 2023/7024)

Sťažovateľ chcel vedieť aj to, či Komisia uskutočnila nejaké výmeny s konkrétnou organizáciou, ktorá je uvedená v registri transparentnosti EÚ. V odpovedi na túto žiadosť o prístup Komisia zverejnila časti e-mailu, ktorý dostala od dotknutej organizácie, s otázkou, či by Komisia chcela prispieť k správe o digitálnych financiách. Správa ako taká nebola poskytnutá, pretože bola uverejnená po príslušnom dátume (dátum predloženia žiadosti o prístup). (Obsahuje dvojstranový príspevok Komisie.)

Pokiaľ ide o vykonané úpravy, zástupcovia Komisie uviedli, že e-mail obsahuje mená a kontaktné údaje zamestnancov, ktorí nie sú vyššími zamestnancami, a zástupcov rôznych organizácií, ktorých nemožno považovať za verejných činiteľov. V takýchto prípadoch sa možné poskytnutie osobných údajov posudzuje v súlade s pravidlami EÚ o ochrane údajov, najmä s článkom 9 ods. 1 písm. b) nariadenia 2018/1725. Keďže sťažovateľ nepredložil dostatočné argumenty na preukázanie nevyhnutnosti zverejnenia týchto konkrétnych informácií, prístup k nim sa musel zamietnuť.

Pokiaľ ide o skutočnosť, že neboli identifikované žiadne iné dokumenty, ktoré by patrili do rozsahu žiadosti sťažovateľa o prístup, zástupcovia Komisie uviedli, že to bolo spôsobené časovým rozsahom žiadosti. Konkrétne uviedli, že Komisia odpovedala na sporný e-mail po tom, ako jej bola doručená žiadosť sťažovateľa o prístup.

Záver zasadnutia

Zástupcovia Komisie si s vyšetrovacím tímom vymenili dodatočné informácie týkajúce sa prípadu, ktoré sú dôverné. Tieto informácie boli preto zaznamenané v dôvernej prílohe k tejto správe zo schôdze.

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom Komisie za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

V Bruseli 26. apríla 2024

Jennifer King

Právny expert

Michaela Gehring

Vyšetrovací úradník

[1] Táto žiadosť o prístup sa týkala aj možnej výmeny informácií s druhou organizáciou. Komisia uviedla, že nemá k dispozícii žiadne relevantné dokumenty a sťažovateľ to nespochybnil.

[2] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.

[3] K dispozícii na adrese: https://ec.europa.eu/transparency/documents-request/search/document-details/7285.

[4] Nariadenie (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.