Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ v marci 2009 napísal oddeleniu Európskeho parlamentu pre korešpondenciu s občanmi. Spýtal sa, „či je možné získať informácie o činnostiach poslancov EP počas predchádzajúcich volebných období.“Odvolával sa najmä na „parlamentné otázky a iné“. V ten istý deň Parlament zaslal sťažovateľovi potvrdenie o prijatí, v ktorom ho informoval, že jeho žiadosť sa vybaví čo najskôr.

2. V júli 2009 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana, pretože ešte nedostal odpoveď od Parlamentu.

Predmet vyšetrovania

3. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti tvrdil, že Parlament neodpovedal na jeho žiadosť o informácie z marca 2009, a žiadal, aby inštitúcia odpovedala na jeho e-mail a poskytla mu požadované informácie.

4. Počas telefonického rozhovoru s útvarmi ombudsmana 24. júla 2009 sťažovateľ objasnil, že chce informácie týkajúce sa parlamentných otázok, ktoré predložil poslanec X počas tretieho volebného obdobia, a príslušné odpovede. V ten istý deň o tom útvary ombudsmana telefonicky informovali Parlament.

Opatrenia prijaté ombudsmanom

5. Vzhľadom na povahu tvrdenia a žiadosti sťažovateľa sa ombudsman rozhodol začať telefonické konanie. Dňa 20. júla 2009 sa jeho útvary obrátili na Parlament s cieľom overiť, či sú útvary inštitúcie ochotné zaoberať sa týmto prípadom, a čo najskôr vypracovať odpoveď sťažovateľovi.

6. E-mailom z 23. júla 2009 pani Y. vysvetlila, že neodpovedanie na e-mail sťažovateľa zo 17. marca 2009 bolo spôsobené tým, že útvary Parlamentu už odpovedali na podobnú otázku položenú sťažovateľom v roku 2008. Ďalej zdôraznila, že príslušný útvar dvakrát informoval sťažovateľa, že s ním nie je možné udržiavať neustálu výmenu korešpondencie. Pokiaľ ide o potvrdenie o prijatí s informáciou, že e-mail sťažovateľa bude vybavovaný čo najskôr, pani Y uviedla, že bol generovaný automaticky. Jeho účelom bolo zaručiť, aby príslušný e-mail preberal zodpovedný úradník Parlamentu. Neznamenalo to, že sťažovateľovi bude zaslaná konkrétna odpoveď.

7. Pani Y ďalej zaslala útvarom ombudsmana dva dokumenty. Prvým bola kópia e-mailu z toho istého dňa od pána Z, úradníka oddelenia Korešpondencia s občanmi, adresovaného pani Y, v ktorom sa uvádzalo, že otázka položená sťažovateľom v jeho e-maile zo 17. marca 2009 už dostala odpoveď 3. marca 2009. Druhým dokumentom bola tabuľka, v ktorej bola zhrnutá korešpondencia, ktorú sťažovateľ zaslal Parlamentu, a zodpovedajúce opatrenia prijaté útvarmi inštitúcie.

8. Z obsahu uvedenej tabuľky vyplynulo, že 23. septembra 2008 sťažovateľ napísal oddeleniu Korešpondencia s občanmi so žiadosťou o informácie o činnosti poslancov EP počas tretieho volebného obdobia. Tento list bol zaevidovaný pod referenčným číslom (2008)17114. Žiadosť bola podaná 24. novembra 2008 s týmto vysvetlením: „Clôturé le 24 novembre 2008: car double emploi avec le 17825“. Z tej istej tabuľky vyplynulo, že odkaz „17825“sa týkal e-mailu, ktorý sťažovateľ zaslal 3. októbra 2008 a v ktorom žiadal Parlament o informácie týkajúce sa účasti talianskeho poslanca EP XX na parlamentných plenárnych zasadnutiach. Parlament odpovedal na e-mail sťažovateľa z 3. októbra 2008 5. novembra 2008.

9. E-mail sťažovateľa z marca 2009 bol zaevidovaný pod referenčným číslom (2009)3771. Bola podaná s nasledujúcim explanatio: „classement sans suite, car on avait déjà répondu au même sujet: 3771.„Z tabuľky poskytnutej Parlamentom vyplynulo, že odkaz „3771“sa týkal listu, ktorý sťažovateľ zaslal 19. februára 2009 a v ktorom poukázal na to, že nemôže mať online prístup k určitému počtu parlamentných otázok. Parlament odpovedal na tento e-mail 3. marca 2009.

10. Z informácií poskytnutých ombudsmanovi sa nezdalo, že by bolo možné dospieť k záveru, že Parlament skutočne odpovedal na obsah e-mailu sťažovateľa zo 17. marca 2009.

11. Útvary ombudsmana sa preto opäť obrátili na útvary Parlamentu s otázkou, či by boli ochotné odpovedať na žiadosť sťažovateľa zo 17. marca 2009. Útvary ombudsmana informovali Parlament aj o objasneniach, ktoré sťažovateľ poskytol 24. júla 2009, konkrétne o tom, že si želá poznať parlamentné otázky, ktoré predložil poslanec X počas tretieho volebného obdobia.

12. Dňa 27. júla 2009 Parlament zaslal ombudsmanovi kópiu odpovede, ktorú inštitúcia zaslala sťažovateľovi 5. novembra 2008. Podľa Parlamentu išlo o odpoveď na žiadosť sťažovateľa z 23. septembra 2008, konkrétne o žiadosť, ktorú Parlament považoval v podstate za rovnakú ako žiadosť zo 17. marca 2009, ktorá je predmetom sporu.

13. Odpoveď z 5. novembra 2008 sa však nezaoberala otázkou týkajúcou sa činnosti poslancov EP počas tretieho volebného obdobia. Namiesto toho sa týkala účasti poslanca EP XX [1] na parlamentných plenárnych zasadnutiach.

14. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k záveru, že nie je možné získať odpoveď prostredníctvom telefonického postupu. Preto začal úplné vyšetrovanie.

Vyšetrovanie

15. Dňa 9. septembra 2009 ombudsman začal vyšetrovanie a požiadal Parlament, aby predložil stanovisko k tvrdeniu a nároku sťažovateľa. Parlament predložil svoje stanovisko 25. novembra 2009. Stanovisko bolo postúpené sťažovateľovi, ktorý predložil svoje pripomienky 17. decembra 2009.

Analýza a závery ombudsmana

A. Tvrdenie o neposkytnutí odpovede Parlamentom a súvisiaci nárok

Argumenty predložené ombudsmanovi

16. Sťažovateľ tvrdil, že Parlament neodpovedal na jeho žiadosť o informácie zo 17. marca 2009 týkajúcu sa parlamentných otázok položených niektorými poslancami EP počas predchádzajúcich volebných období. Tvrdil, že inštitúcia by mala odpovedať na jeho e-mail a poskytnúť mu požadované informácie.

17. Dňa 24. júla 2009 útvary ombudsmana zatelefonovali sťažovateľovi s cieľom overiť, či sa odpoveď inštitúcie, ako uviedol Parlament, týkala jeho e-mailu z 23. septembra 2008. Sťažovateľ potvrdil, že odpoveď Parlamentu z 5. novembra sa týkala len jeho e-mailu z 3. októbra 2008, a spresnil obsah jeho žiadostí z 23. septembra 2008 a 17. marca 2009. Sťažovateľ ďalej uviedol, že si želá získať informácie týkajúce sa parlamentných otázok, ktoré poslanec X položil počas tretieho volebného obdobia, a príslušné odpovede na ne. Tieto informácie Parlamentu poskytli aj útvary ombudsmana.

18. Parlament vo svojom stanovisku vyjadril poľutovanie nad tým, že počiatočné pokusy inštitúcie a útvarov ombudsmana nájsť zmierlivé riešenie prípadu nepriniesli želané výsledky.

19. Pokiaľ ide o výmenu korešpondencie medzi sťažovateľom a inštitúciou, Parlament uviedol, že medzi 26. septembrom 2008 a 15. októbrom 2009 sťažovateľ napísal šestnásť e-mailov oddeleniu Korešpondencia s občanmi. Šesť z nich sa týkalo otázok súvisiacich s činnosťou poslancov EP. Sťažovateľ vo svojom e-maile zo 17. marca 2009 predložil všeobecnú žiadosť o informácie o činnostiach poslancov EP počas tretieho volebného obdobia. Ani v tomto e-maile, ani neskôr však nespresnil, že by sa zaujímal o činnosť poslanca EP pána X.

20. Parlament ďalej uviedol, že žiadosť zo 17. marca 2009 je totožná so žiadosťou sťažovateľa v predchádzajúcom e-maile z 23. septembra 2008, po ktorom o niekoľko dní neskôr nasledovala ďalšia žiadosť týkajúca sa účasti poslanca EP XX na parlamentných plenárnych zasadnutiach. Parlament odpovedal na obe žiadosti vo svojej odpovedi z 5. novembra 2008. Keďže e-mail sťažovateľa bol napísaný pomerne všeobecne a vágne, Parlament i) vyzval sťažovateľa, aby navštívil webové sídlo inštitúcie s cieľom získať prístup k zápisniciam z činností Parlamentu, a ii) informoval sťažovateľa o tom, ako získať informácie o predchádzajúcich parlamentných volebných obdobiach.

21. Parlament sa okrem toho odvolal na ďalšie kontakty sťažovateľa s oddelením pre korešpondenciu s občanmi z 20. novembra 2008, 27. januára 2009 a 19. februára 2009. Navrhovateľ dostal odpovede 16. decembra 2008, 11. februára 2009 a 3. marca 2009. Parlament vo svojej poslednej odpovedi uviedol, že nemôže udržiavať neustálu výmenu korešpondencie so sťažovateľom.

22. Napriek uvedeným skutočnostiam sťažovateľ naďalej písal oddeleniu pre korešpondenciu s občanmi. Svoj posledný e-mail poslal 29. augusta 2009, v ktorom požiadal o informácie o činnosti poslanca EP X. Parlament odpovedal 30. septembra 2009. Okrem informácií, ktoré už sťažovateľovi poskytla vo svojich predchádzajúcich odpovediach, ho inštitúcia informovala, že má možnosť nahliadnuť do verejného registra dokumentov Parlamentu. Ak mal sťažovateľ záujem o jeden alebo viacero dokumentov, ktoré neboli uložené v registri, mal možnosť podať žiadosť o prístup k dokumentom prostredníctvom osobitného formulára, ktorý bol na tento účel k dispozícii. Archívne a dokumentačné centrum Európskeho parlamentu zaslalo 16. októbra 2009 sťažovateľovi príslušné dokumenty týkajúce sa činnosti poslanca EP X v elektronickom formáte.

23. Parlament sa domnieval, že správanie sťažovateľa voči oddeleniu Korešpondencia s občanmi bolo nevhodné. Parlament ho preto dvakrát informoval, že s ním prestane korešpondovať. Parlament mu však v snahe uspokojiť sťažovateľa opäť napísal 20. júla, 30. septembra a 15. októbra 2009.

24. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že vyhlásenie Parlamentu týkajúce sa jeho správania je neprijateľné. Ak inštitúcia neodpovie alebo neodpovie na žiadosť občanov primerane, nemôže považovať správanie občanov za nevhodné, ak opakovane predložia tú istú žiadosť alebo požiadajú o objasnenie. Sťažovateľ potom zdôraznil, že až po začatí tohto vyšetrovania ombudsmanom mu Parlament poskytol požadované informácie. Počas telefonického rozhovoru s útvarmi ombudsmana 6. augusta 2010 sťažovateľ uviedol, že je spokojný s informáciami, ktoré mu Parlament nakoniec poskytol počas vyšetrovania ombudsmana. Domnieval sa preto, že vec bola vyriešená.

Hodnotenie ombudsmana

25. Oddelenie pre korešpondenciu s občanmi je útvar Parlamentu, na ktorý sa občania môžu obrátiť, aby získali informácie o Parlamente a jeho činnostiach. Sťažovateľ využil túto možnosť v rokoch 2008 a 2009 predložením niekoľkých žiadostí o informácie. Jedna zo žiadostí sťažovateľa predložených v marci 2009 zostala nezodpovedaná. To bol dôvod tejto sťažnosti.

26. V súlade s článkom 12 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe [2] (ďalej len "európsky kódex") sú úradníci vo svojich vzťahoch s verejnosťou služobne zmýšľajúci, korektní, zdvorilí a prístupní. Pri odpovedaní na korešpondenciu, telefonické hovory a e-maily sa úradníci snažia byť čo najužitočnejší a odpovedať čo najúplnejšie a najpresnejšie na otázky, ktoré im boli položené.

27. S uvedeným ustanovením sa v takmer rovnakom znení počíta aj v kódexe správania Parlamentu [3]. V súlade s časťou III (Vzťahy s občanmi) kódexu správania Parlamentu musí byť európska verejná služba otvorená a prístupná občanom. Každá písomná žiadosť, ktorú osoba z prostredia mimo inštitúcie zašle jednému z administratívnych oddelení Parlamentu, sa musí vybaviť čo najskôr a úradníci a ostatní zamestnanci sa musia správať zdvorilo a užitočne pri styku s verejnosťou.

28. Právo občanov na odpoveď na ich otázky adresované inštitúciám a povinnosť inštitúcií poskytnúť odpoveď však nie sú absolútne. V prípadoch, keď je korešpondencia občanov zneužívajúca z dôvodu jej nadmerného počtu alebo opakovaného či nezmyselného charakteru, nie je potrebné zasielať žiadnu odpoveď (článok 14 ods. 3 európskeho kódexu). V tejto súvislosti sa ombudsmanka domnieva, že táto výnimka zo všeobecnej zásady, že inštitúcie musia odpovedať na korešpondenciu občanov, sa musí uplatňovať prísne. Dotknutí občania musia byť výslovne informovaní o rozhodnutí inštitúcie prerušiť s nimi korešpondenciu a o dôvodoch tohto rozhodnutia.

29. V prípade sťažovateľa Parlament uviedol, že medzi 26. septembrom 2008 a 15. októbrom 2009 sťažovateľ napísal 16 e-mailov oddeleniu Korešpondencia s občanmi. Šesť z jeho e-mailov sa týkalo otázok súvisiacich s činnosťou poslancov EP. Európsky kódex ani kódex správania Parlamentu jasne nevymedzujú pojem „nadmerný počet“alebo „opakujúci sa a zbytočný“charakter. Ombudsman sa nedomnieva, že celkovo 16 e-mailov odoslaných počas obdobia 13 mesiacov možno samo osebe považovať za nadmerný počet, ktorý spôsobuje zneužitie korešpondencie.

30. Po preskúmaní korešpondencie medzi inštitúciou a sťažovateľom ombudsman uznáva, že určitý počet e-mailov sťažovateľa sa týkal podobných otázok. To však nič nemení na skutočnosti, že Parlament neodpovedal na žiadosť sťažovateľa zo 17. marca 2009. Poznámka Parlamentu, že táto žiadosť bola totožná so žiadosťou z 23. septembra 2008, je irelevantná, pretože ani na túto žiadosť neodpovedala. Ombudsman okrem toho nenašiel v korešpondencii sťažovateľa žiadne prvky, ktoré by odôvodňovali, aby sa považovala za opakovanú alebo zbytočnú. Nedostatočná jasnosť v žiadosti sťažovateľa (pôvodne predloženej 23. septembra 2008) mohla byť jednoducho napravená tým, že bol vyzvaný, aby objasnil, aké informácie v skutočnosti hľadal. To by bolo v súlade s uvedenými zásadami dobrej správy vecí verejných a odstránilo by to potrebu opätovne predložiť tú istú žiadosť (čo sťažovateľ urobil 17. marca 2009). V skutočnosti sa ombudsman pokúsil napraviť toto opomenutie, keď jeho útvary zavolali sťažovateľa v snahe lepšie pochopiť obsah jeho žiadosti predloženej Parlamentu a jeho príslušnej sťažnosti. Je poľutovaniahodné, že Parlament následne nereagoval konštruktívnejšie, keď sa ombudsman pokúsil získať rýchlu odpoveď prostredníctvom telefonického postupu.

31. Ombudsman poznamenáva, že po začatí tohto vyšetrovania Parlament 30. septembra 2009 a 16. októbra 2009 napísal sťažovateľovi, aby mu poskytol informácie, ktoré hľadal.

32. Vzhľadom na uvedené skutočnosti a na obsah telefonického rozhovoru medzi sťažovateľom a útvarom ombudsmana zo 6. augusta 2010 (pozri body 15 a 24) ombudsman dospel k záveru, že Parlament prípad vyriešil k spokojnosti sťažovateľa.

33. Ombudsman však považuje za vhodné stručne sa zaoberať otázkou týkajúcou sa potvrdenia o prijatí, ktoré Parlament zaslal sťažovateľovi 17. marca 2009. Bez toho, aby bol dotknutý uvedený záver, preto uvedie aj ďalšiu poznámku.

C. Záver

Ombudsman na základe vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Prípad bol vyriešený parlamentom.

Sťažovateľ a predseda Parlamentu budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Ďalšie poznámky

Zásady dobrej správy vecí verejných vyžadujú, aby inštitúcie poskytovali občanom jasné a jednoznačné informácie. Podľa názoru ombudsmana môže každá osoba, ktorá dostane potvrdenie o prijatí podobné tomu, ktoré dostal sťažovateľ, odôvodnene očakávať, že dostane odpoveď od inštitúcie. Inštitúcia, ktorá prijme takýto jasný záväzok odpovedať, by mala skutočne poskytnúť odpoveď dotknutému občanovi.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 15. novembra 2010

[1] Ombudsman považuje za užitočné citovať odpoveď, ktorú sťažovateľovi zaslalo oddelenie Korešpondencia s občanmi 5. novembra 2008. Odpoveď znie takto (v pôvodnom talianskom jazyku):

„Egregio signore,

Rispondo al Suo messaggio elettronico indirizzato al Parlamento europeo (PE), in cui chiede la percentuale di presenza/assenza al PE del ex parlamentare europeo XX.

La informo che per ogni seduta plenaria del PE viene pubblicato un processo verbale (PV) contenente le decisioni per Parlamento e i nomi degli oratori (articolo 172 del regolamento). Il PV di una determinata seduta viene approvato dal parlamento nel corso della seduta successiva:

http://www.europarl.europa.eu/activities/plenary/pv.do?language0IT

Per le edizioni precedenti a quelle evincibili dal sito di cui sopra, potrà utilmente consultare gli archivi:

http://www.europarl.europa.eu/activities/archives/pv.do?language0IT

La prego gradire i miei più cordiali saluti

firma“

[2] Európsky kódex dobrej správnej praxe prijal Európsky parlament 6. septembra 2001 (kódex je k dispozícii na adrese http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

[3] Kódex je k dispozícii na adrese: http://www.europarl.europa.eu/RegData/PDF/406411_EN.pdf;jsessionid=5552FAEADB60286F957C84568C142683