Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ je úradníkom Komisie.

2. Sťažovateľ v roku 2002 úspešne absolvoval testy interného výberového konania. Toto výberové konanie zorganizovala Komisia s cieľom vymenovať úradníkov vo funkčnej skupine B (v súčasnosti vo funkčnej skupine AST) na pracovné miesto vo funkčnej skupine A (v súčasnosti vo funkčnej skupine AD).

3. V júli 2003 bolo meno sťažovateľa zaradené do rezervného zoznamu osôb, ktoré uspeli vo výberovom konaní. Tento rezervný zoznam bol zostavený na neurčité obdobie (nebolo uvedené žiadne obdobie platnosti).

4. Na základe výsledkov uvedeného výberového konania sťažovateľ v roku 2011 požiadal o internú pozíciu na Úrade pre správu a úhradu individuálnych nárokov (PMO). Na toto pracovné miesto bol vybraný a v júni 2011 PMO začal správne konanie na prijatie sťažovateľa na pracovné miesto AD.

5. V júni 2011 ľudské zdroje PMO zaslali sťažovateľovi e-mail z 28. októbra 2009, v ktorom Komisia informovala úspešných uchádzačov interného výberového konania, že platnosť rezervného zoznamu uplynie 31. decembra 2010. Sťažovateľ však nebol medzi adresátmi tohto e-mailu.

6. Ľudské zdroje PMO sťažovateľovi e-mailom z júla 2011 vysvetlili, že v roku 2009 Komisia informovala úspešných uchádzačov uvedeného výberového konania, že platnosť rezervného zoznamu bola predĺžená do 31. decembra 2010. Všetkým úspešným uchádzačom bol zaslaný informačný e-mail s výnimkou sťažovateľa „z dôvodu chyby“. Komisia sa za túto chybu ospravedlnila.

7. V auguste 2011 riaditeľ PMO požiadal riaditeľa GR pre ľudské zdroje, aby výnimočne povolil predĺženie platnosti rezervného zoznamu v prípade sťažovateľa.

8. Vo februári 2012 GR pre ľudské zdroje zamietlo žiadosť PMO o výnimočné predĺženie platnosti rezervného zoznamu v prípade sťažovateľa. Sťažovateľovi bola zaslaná kópia tejto odpovede.

9. V apríli 2012 sťažovateľ predložil Komisii žiadosť podľa článku 90 ods. 1 služobného poriadku [1], v ktorej žiadal o predĺženie platnosti rezervného zoznamu pre interné výberové konanie.

10. Dňa 14. júna 2012 Komisia zamietla žiadosť sťažovateľa a potvrdila svoje rozhodnutie z februára 2012.

11. V júli 2012 podal sťažovateľ proti uvedenému rozhodnutiu Komisie sťažnosť, t. j. odvolanie podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku.

12. V októbri 2012 Komisia zamietla odvolanie sťažovateľa podľa článku 90 ods. 2 ako neprípustné z dôvodu, že bolo podané oneskorene. Domnievala sa, že rozhodnutie z februára 2012, ktorým GR pre ľudské zdroje zamietlo žiadosť PMO o výnimočné predĺženie platnosti rezervného zoznamu, bolo aktom, ktorý nepriaznivo ovplyvnil právne postavenie sťažovateľa. Sťažovateľ mal teda podať odvolanie proti tomuto rozhodnutiu v lehote stanovenej v článku 90 ods. 2 služobného poriadku. Okrem toho odpoveď Komisie z júna 2012 (na žiadosť sťažovateľa podľa článku 90 ods. 1 z 24. apríla 2012) bola len potvrdením rozhodnutia z februára 2012, ktorým sa opätovne neotvorila lehota na podanie odvolania podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku.

13. Dňa 19. decembra 2012 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana.

Predmet vyšetrovania

14. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi uviedol tieto tvrdenia a tvrdenia, ktoré boli zahrnuté do vyšetrovania.

Obvinenia:

1. Komisia sa riadne nezaoberala spisom sťažovateľa.

2. Komisia nesprávne zamietla odvolanie sťažovateľa podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku ako neprípustné.

Pohľadávka:

Komisia by mala výnimočne predĺžiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie vo vzťahu k sťažovateľovi.

Vyšetrovanie

15. Dňa 16. januára 2013 ombudsman začal vyšetrovanie a požiadal Komisiu, aby predložila stanovisko k tvrdeniam a tvrdeniam sťažovateľa.

16. Stanovisko Komisie bolo postúpené sťažovateľovi s výzvou na zaslanie pripomienok. Sťažovateľ tak urobil 30. apríla 2013.

17. Ombudsman 18. septembra 2013 navrhol Komisii priateľské riešenie v súlade s článkom 3 ods. 5 svojho štatútu.

18. Dňa 9. decembra 2013 Komisia zaslala svoju odpoveď, ktorá bola postúpená sťažovateľovi s výzvou na predloženie pripomienok. Sťažovateľ sa 11. decembra 2013 telefonicky rozprával aj s útvarmi ombudsmana.

Analýza a závery ombudsmana

A. Údajné nesprávne nakladanie so spisom sťažovateľa

Argumenty predložené ombudsmanovi

19. Na podporu tohto tvrdenia sťažovateľ tvrdil, že Komisia sa nesprávne domnievala, že prijatie opatrení s cieľom umožniť PMO prijať ho do zamestnania by predstavovalo nerovnaké zaobchádzanie. Bolo by totiž vhodným opatrením napraviť nerovnosť spôsobenú tým, že Komisia ho neinformovala o tom, že platnosť rezervného zoznamu interného výberového konania uplynula 31. decembra 2010, zatiaľ čo ostatných úspešných uchádzačov o tom informovala.

20. Komisia vo svojom stanovisku vysvetlila, že platnosť rezervných zoznamov pre výberové konania sa riadi ustanoveniami oznámení o výberových konaniach. Vzhľadom na to, že oznámenie o internom výberovom konaní nestanovovalo lehotu platnosti rezervného zoznamu, bolo povinnosťou riaditeľa ľudských zdrojov Komisie prijať toto rozhodnutie.

21. Na odôvodnenie svojho rozhodnutia ukončiť platnosť rezervného zoznamu Komisia po prvé uviedla, že interné výberové konanie bolo organizované podľa ustanovení predchádzajúceho služobného poriadku. Od 1. mája 2004 (po nadobudnutí účinnosti nového služobného poriadku) boli výberové konania, ktoré viedli k zmenám z jednej funkčnej skupiny do druhej, nahradené osobitnými postupmi, ako sú atestačné a certifikačné konania a interné výberové konania.

22. Po druhé v júli 2003 boli mená 95 úspešných uchádzačov zapísané do rezervného zoznamu interného výberového konania. Do roku 2009 už bolo 94 % týchto uchádzačov prijatých do funkčnej skupiny AD. V samotnom roku 2009 bol z uvedeného rezervného zoznamu prijatý len jeden uchádzač.

23. Po tretie zo skúseností vyplýva, že uchádzači, ktorí neboli prijatí toľko rokov po uverejnení rezervného zoznamu, už nemajú záujem a/alebo nie sú k dispozícii na vymenovanie na základe predmetného výberového konania alebo ich profil nezodpovedá požiadavkám dostupných pracovných miest.

24. Za týchto okolností sa Komisia 24. septembra 2009 rozhodla ukončiť platnosť rezervného zoznamu uvedeného výberového konania a ďalších jedenástich výberových konaní, pretože sedem rokov po ich uverejnení sa zdá, že rezervné zoznamy už nie sú aktuálne [2]. Toto rozhodnutie nadobudlo účinnosť 31. decembra 2010. Rozhodla sa tiež vopred informovať úspešných uchádzačov s cieľom poskytnúť im dodatočnú lehotu na podanie žiadosti o voľné pracovné miesta, ktorá im umožní zmeniť funkčné skupiny [3]. Komisia teda 28. októbra 2009 informovala o svojom rozhodnutí všetkých úspešných uchádzačov okrem sťažovateľa.

25. Komisia uznala a vyjadrila poľutovanie nad technickou chybou, ktorá zabránila tomu, aby bol sťažovateľ súčasne s inými dotknutými osobami priamo informovaný o svojom rozhodnutí ukončiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie. Sťažovateľ bol osobne informovaný až 23. júna 2011.

26. Okrem priameho informovania úspešných uchádzačov však Komisia použila na šírenie týchto informácií aj iné prostriedky. V tejto súvislosti zabezpečila, aby boli informácie dostupné aj na jej intranete, a 27. októbra 2009 informovala všetkých vedúcich oddelení ľudských zdrojov.

27. Okrem toho rezervný zoznam pre interné výberové konanie platil sedem rokov predtým, ako Komisia ukončila jeho platnosť 31. decembra 2010. Táto doba platnosti bola oveľa dlhšia ako doba platnosti rezervných zoznamov vo výberových konaniach EPSO. Sťažovateľ mal preto dostatok času na nájdenie pracovného miesta a na vymenovanie na pracovné miesto vo funkčnej skupine AD.

28. Sťažovateľ okrem toho nepredložil žiadny dôkaz, ktorý by preukazoval, že v období od októbra 2009 do decembra 2010 našiel voľné pracovné miesto, na ktoré mohol byť vymenovaný. Podľa sťažovateľa sa prvý údaj o dostupnom pracovnom mieste v PMO objavil koncom roka 2010 a začiatkom roka 2011.

29. Komisia ďalej uviedla, že ak by súhlasila s výnimočným predĺžením platnosti rezervného zoznamu v prípade sťažovateľa, porušila by sa tým zásada rovnakého zaobchádzania s úspešnými uchádzačmi interného výberového konania. Dôvodom je, že priame informovanie úspešných uchádzačov o skončení platnosti rezervného zoznamu bolo len jedným z prostriedkov použitých na ich informovanie. Komisia sa domnieva, že všetci uchádzači vo výberových konaniach, ktoré im umožňujú zmeniť svoje funkčné skupiny, majú priamy záujem na dôkladnom sledovaní všetkých uverejnených voľných pracovných miest, ktoré by im umožnili prihlásiť sa a byť vymenovaní. V roku 2009 sťažovateľ o tejto skutočnosti vedel viac ako šesť rokov.

30. Komisia preto dospela k záveru, že jej technická chyba rozhodujúcim spôsobom neovplyvnila šance sťažovateľa na vymenovanie na pozíciu AD.

31. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach najprv vyjadril poľutovanie nad tým, čo považoval za agresívny tón, ktorý Komisia použila vo svojom stanovisku. Ďalej poukázal na to, že hoci sa Komisia ospravedlnila za svoju chybu, tieto ospravedlnenia sa stali bezcennými vzhľadom na skutočnosť, že neprijala žiadne opatrenia na nápravu svojej chyby. Sťažovateľ takisto poznamenal, že Komisia uverejnila svoje rozhodnutie ukončiť platnosť rezervného zoznamu na svojom intranete až vo februári 2012, t. j. dva roky po prijatí rozhodnutia.

32. Sťažovateľ ďalej uviedol, že nikdy nespochybnil diskrečnú právomoc Komisie ukončiť platnosť rezervného zoznamu ani jej odôvodnenie. Bol však oprávnený byť informovaný o rozhodnutí Komisie primerane a pred nadobudnutím účinnosti tohto rozhodnutia. Tieto informácie boli nevyhnutné na zodpovedajúce plánovanie jeho kariéry.

33. Sťažovateľ spochybnil právnu váhu argumentu Komisie, že informácie mal k dispozícii prostredníctvom iných komunikačných prostriedkov (napr. prostredníctvom intranetu alebo komunikácie s vedúcimi oddelení ľudských zdrojov). Podľa jeho názoru ho Komisia priamo neinformovala o rozhodnutí, ktoré by nepriaznivo ovplyvnilo jeho situáciu. To nemožno vyvážiť skutočnosťou, že sťažovateľ mal sedem rokov na to, aby bol vymenovaný do funkčnej skupiny AD. Sťažovateľ v tejto súvislosti poznamenal, že v ten istý deň, t. j. 31. decembra 2010, Komisia takisto ukončila platnosť rezervných zoznamov pre výberové konania, ktoré sa uskutočnili v roku 1999. Úspešní uchádzači týchto výberových konaní teda mali na nájdenie vhodného pracovného miesta ešte dlhší čas ako on.

34. Sťažovateľ okrem toho zdôraznil, že aktívne hľadal dostupné pracovné miesto AD. Vysvetlil, že z dôvodu jeho povýšenia v jeho platovej triede by zmena kategórie z AST na AD viedla k značným finančným stratám pre neho. Okrem toho v rokoch 2009 a 2010 diskutoval so svojím vedúcim oddelenia a riaditeľom o možnosti zmeny funkčných skupín. Informovali ho o pozícii AD, ktorá bude k dispozícii v roku 2011. Jeho hodnotiace správy neustále odrážali jeho zámer zmeniť kategóriu.

35. Sťažovateľ zdôraznil, že Komisia by mu mala poskytnúť dodatočnú lehotu približne 14 mesiacov. To zodpovedá časovému obdobiu, ktoré Komisia poskytla ostatným úspešným uchádzačom tým, že ich informovala o svojom rozhodnutí 14 mesiacov vopred.

Predbežné posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k návrhu priateľského riešenia

36. Ombudsmanka pripomenula, že inštitúcie EÚ majú širokú diskrečnú právomoc spravovať rezervné zoznamy a prijímať zamestnancov z týchto zoznamov. Táto diskrečná právomoc zahŕňa právo predĺžiť platnosť rezervných zoznamov tak dlho, ako si to vyžadujú potreby služby.

37. V tomto prípade sa Komisia rozhodla ukončiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie, pretože sa domnievala, že toto opatrenie je nevyhnutné v záujme služby. Ombudsmanka zistila, že Komisia poskytla primerané odôvodnenie, pokiaľ ide o dôvody, na ktorých je založené jej rozhodnutie ukončiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie. Hoci toto rozhodnutie bolo v medziach jej diskrečnej právomoci, Komisia musela pri vykonávaní tohto rozhodnutia stále dodržiavať právo kandidátov na dobrú správu vecí verejných.

38. Podľa článku 41 Charty základných práv Európskej únie má každý právo, aby inštitúcie, orgány, úrady a agentúry Únie vybavovali jeho záležitosti nestranne, spravodlivo a v primeranej lehote. Jedným z predpokladov základného práva na dobrú správu vecí verejných je, že osoba môže odôvodnene očakávať, že bude osobne informovaná o rozhodnutí, ktoré by sa jej nepriaznivo dotýkalo.

39. Samotná Komisia vo svojom stanovisku uznala, že „jej rozhodnutie nepriaznivo ovplyvnilo právne postavenie sťažovateľa, ktorému chýbal právny základ na vymenovanie do pozície AD“[4]. Z tohto dôvodu ombudsman usúdil, že sťažovateľ mal právo a) byť vopred informovaný o rozhodnutí ukončiť platnosť rezervného zoznamu a b) v tejto súvislosti sa s ním má zaobchádzať rovnako ako s ostatnými zostávajúcimi uchádzačmi.

40. Komisia uznala, že nedodržala uvedenú normu, pokiaľ ide o navrhovateľa. Ostatných úspešných uchádzačov priamo informovala, ale neinformovala ho.

41. Ombudsmanka sa domnievala, že toto zlyhanie nemožno vyvážiť skutočnosťou, že rozhodnutie Komisie bolo šírené inými komunikačnými prostriedkami, ako je interná komunikácia s vedúcimi oddelení alebo na intranete. Jediným istým spôsobom, ako zabezpečiť, aby dotknuté osoby dostali relevantné informácie, je poskytnúť im ich priamo. Komisia to chápe veľmi dobre, pretože skutočne má prax priameho informovania dotknutých osôb. V každom prípade Komisia nespresnila, kedy sa tieto informácie sprístupnili na jej intranete. Nespochybnila ani tvrdenie sťažovateľa, že tieto informácie boli v skutočnosti uverejnené na intranete Komisie až 1. februára 2012, teda dva roky po uplynutí platnosti rezervného zoznamu. Nepreukázala ani to, že vedúcim oddelení ľudských zdrojov prináležalo informovať dotknutých úspešných uchádzačov.

42. Ombudsmanka nepovažovala argument Komisie, že sťažovateľ mal dostatok času na to, aby využil výsledky výberového konania, za relevantný ani z hľadiska toho, že ho neinformoval vopred, ani z hľadiska nerovnosti zaobchádzania v tejto súvislosti. Ombudsman napokon poznamenal, že všetci ostatní úspešní uchádzači boli riadne informovaní a mali možnosť zodpovedajúcim spôsobom naplánovať svoju kariéru, zatiaľ čo sťažovateľovi bola takáto príležitosť odopretá, pretože relevantné informácie objavil až vtedy, keď už rezervný zoznam nebol platný.

43. Našťastie v tomto prípade ešte nebolo príliš neskoro na to, aby sa vec napravila. Komisia by mohla výnimočne predĺžiť platnosť rezervného zoznamu vo vzťahu k sťažovateľovi a poskytnúť mu dostatočný čas na plánovanie jeho kariéry. Týmto opatrením by sa napravila škoda, ktorú mu spôsobila skutočnosť, že na rozdiel od všetkých ostatných zostávajúcich uchádzačov nebol včas informovaný o skončení platnosti rezervného zoznamu.

44. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman predložil v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana tento návrh na priateľské riešenie:

Vzhľadom na zistenia ombudsmana by Komisia mohla výnimočne predĺžiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie vo vzťahu k sťažovateľovi a poskytnúť mu dostatočný čas na plánovanie jeho kariéry.

Ombudsman tiež považoval za užitočné poukázať na to, že navrhované priateľské riešenie bolo v súlade so žiadosťou PMO v záujme služby [5].

Argumenty predložené ombudsmanovi po jeho návrhu priateľského riešenia

45. Komisia prijala návrh ombudsmanky na priateľské riešenie a rozhodla sa výnimočne predĺžiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie vo vzťahu k sťažovateľovi o 7 mesiacov.

46. V telefonickom rozhovore s útvarmi ombudsmana, ktorý sa uskutočnil 11. decembra 2012, a vo svojich následných písomných pripomienkach sťažovateľ vyjadril spokojnosť s odpoveďou Komisie na návrh priateľského riešenia a poďakoval sa ombudsmanovi.

Posúdenie ombudsmana po jeho návrhu priateľského riešenia

47. Ombudsmanka víta kladnú odpoveď Komisie na návrh priateľského riešenia a vyjadruje Komisii zaň uznanie. Domnieva sa tiež, že jej rozhodnutie predĺžiť platnosť rezervného zoznamu pre interné výberové konanie vo vzťahu k sťažovateľovi o sedem mesiacov uspokojivo vykonáva návrh.

B. Údajné nesprávne zamietnutie odvolania sťažovateľa podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku

Argumenty predložené ombudsmanovi

48. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti tvrdil, že Komisia nesprávne zamietla jeho odvolanie podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku ako neprípustné.

49. Komisia vo svojom stanovisku potvrdila, že rozhodnutie ukončiť platnosť rezervného zoznamu interného výberového konania bolo aktom, ktorý nepriaznivo ovplyvnil situáciu sťažovateľa, a nie odmietnutím výnimočne predĺžiť platnosť rezervného zoznamu vo vzťahu k sťažovateľovi. Sťažovateľ nepodal odvolanie proti predchádzajúcemu rozhodnutiu v trojmesačnej lehote stanovenej v článku 90 ods. 2 služobného poriadku.

Hodnotenie ombudsmana

50. Vzhľadom na to, že Komisia vyriešila sťažnosť sťažovateľa k jeho spokojnosti, ombudsman nepovažuje za užitočné ďalej sa zaoberať týmto tvrdením o prípade sťažovateľa.

C. Závery

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Komisia akceptovala priateľské riešenie navrhnuté ombudsmankou, ktorá sa preto rozhodla ukončiť svoje vyšetrovanie.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

 

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 23. januára 2014

---

[1] Nariadenie Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 z 29. februára 1968, ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a Podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev (Ú. v. ES L 56, 1968, s. 1; Mim. vyd. 01/001, s. 3), v znení neskorších zmien a doplnení.

[2] V pôvodnom francúzskom jazyku: „... dont la finalité ne semblait plus être d'actualité...“.

[3] V pôvodnom francúzskom jazyku: "... cette décision devait être annoncé avec un préavis suffisant pour donner aux lauréats qui sont restés sur les listes une dernier délai pour postuler à des avis de vacance permettant de réaliser le changement de catégorie recherché".

[4] V pôvodnom francúzskom jazyku: „... l'acte faisant grief au réclamant, qui a modifié, de façon caractérisée, sa situation juridique, est en réalité la clôture de la liste de réserve du concours interne... „.

[5] PMO predložil svoju žiadosť týkajúcu sa predĺženia platnosti zoznamu 10. augusta 2011, na ktorú GR pre ľudské zdroje odpovedalo 13. februára 2012.