V Štrasburgu 6. augusta 2007

Vážený pán X,

Dňa 17. júla 2006 ste v mene spoločnosti Z podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi proti Európskej komisii týkajúcu sa troch zmlúv podpísaných v rámci priority technológie informačnej spoločnosti piateho rámcového programu.

Dňa 29. septembra 2006 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie. Moje útvary odpovedali na Vaše telefonické žiadosti o informácie o stave Vašej sťažnosti 4. septembra 2006 a 5. októbra 2006. Dňa 9. októbra 2006 ste mi zaslali doplňujúce dokumenty, ktoré som postúpil Komisii. Požiadali ste o informácie o pokroku dosiahnutom v súvislosti s Vašou sťažnosťou 20. decembra 2006, ktoré som Vám zaslal 2. februára 2007. Komisia zaslala svoje stanovisko 22. januára 2007. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 30. marca 2007.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa možno skutočnosti zhrnúť takto:

V rámci piateho rámcového programu sťažovateľ uskutočnil tri projekty. Tieto projekty čiastočne financovala Európska komisia. Externí audítori vykonali audit týchto troch projektov. Dospeli k záveru, že určité výdavky, ktoré vznikli pri každom z troch projektov, boli neoprávnené.

Dňa 25. októbra 2004 Komisia vyzvala sťažovateľa, aby predložil pripomienky k audítorskej správe.

Dňa 16. novembra 2004 sa uskutočnilo stretnutie medzi Komisiou a sťažovateľom.

Dňa 3. februára 2005 sa uskutočnilo druhé stretnutie, počas ktorého sa dospelo k záveru, že sťažovateľ nemohol v súlade s podmienkami zmlúv primerane zdôvodniť požadované náklady na zapojenie technického riadenia do projektu.

Dňa 14. decembra 2005 sťažovateľ zaslal dodatočné dôkazy týkajúce sa nákladov účtovaných trom projektom.

Dňa 23. marca 2005 sťažovateľ predložil zhrnutie doteraz prijatých opatrení a požiadal Komisiu o preskúmanie tejto otázky.

Dňa 10. júna 2005 Komisia informovala sťažovateľa, že po zdĺhavom a starostlivom zvážení nemožno prístup sťažovateľa k nákladom, ktorý spočíval najmä v odhadovaní, považovať za spoľahlivý a presný základ na určenie skutočného času, ktorý technickí manažéri strávili na kontrolovaných projektoch. Komisia poznamenala, že v zmluvných dojednaniach medzi sťažovateľom a Komisiou sa stanovuje paušálna náhrada všetkých nákladov, ktoré priamo nesúvisia s projektom, t. j. režijných nákladov. Paušálna náhrada predstavovala 80 % oprávnených osobných nákladov. V prípade neexistencie presných časových výkazov by sa predmetné náklady na riadenie museli považovať za nepriame náklady, a preto by sa na ne musela vzťahovať táto paušálna náhrada. Komisia zachovala pôvodné závery auditu. Uviedla, že konečné výsledky auditu sa zašlú príslušným útvarom Komisie, aby mohli vykonať potrebné úpravy.

Dňa 21. júla 2005 Komisia požiadala o vrátenie sumy A v súvislosti s jedným z projektov.

Sťažovateľ 28. júla 2005 odpovedal na list Komisie z 10. júna 2005 a súhlasil s tým, že účtovný proces prijatý pre tieto projekty neumožňuje externému audítorovi ľahko overiť skutočné zapojenie manažérov a odborníkov a že tento proces nie je v súlade s metódami Komisie v tejto oblasti. Sťažovateľ poukázal na to, že účtovný proces schválili jeho audítori, že externý audítor, ktorý vykonal audit, pripustil, že sporné náklady na zamestnancov neboli zohľadnené v režijných nákladoch spoločnosti a že tieto náklady boli vykázané v jeho výkazoch nákladov, ktoré schválili projektoví manažéri Komisie. Požiadala o stretnutie s cieľom prediskutovať situáciu, pričom upozornila na dobré výsledky jedného z projektov.

Dňa 2. augusta 2005 navrhovateľ zamietol žiadosť Komisie z 21. júla 2005.

Dňa 30. augusta a 5. októbra 2005 sa uskutočnili stretnutia medzi Komisiou a sťažovateľom.

Dňa 25. októbra 2005 sťažovateľ zaslal ďalšie informácie.

Dňa 2. mája 2006 Komisia zopakovala svoju žiadosť o úhradu v súvislosti s jedným z projektov.

Dňa 12. mája 2006 a po analýze argumentov predložených sťažovateľom Komisia potvrdila svoje rozhodnutie zamietnuť v prípade troch projektov náklady považované za neoprávnené. Komisia zopakovala, že nebolo možné posúdiť a kvantifikovať priame zapojenie riadiacich pracovníkov do kontrolovaných projektov. Preto nebolo možné stanoviť oprávnenosť nákladov, keďže tieto náklady neboli primerane odôvodnené.

Komisia 13. a 15. júna 2006 informovala sťažovateľa, že platby sa uskutočnia započítaním voči sumám, na ktoré mal sťažovateľ nárok.

Sťažovateľ 20. júna 2006 informoval Komisiu, že zamietol jej závery a že má v úmysle podať sťažnosť európskemu ombudsmanovi.

Sťažovateľ nesúhlasil s rozhodnutím Komisie z 12. mája 2006 vzhľadom na to, že pokiaľ ide o tri projekty, niektoré výdavky boli neoprávnené. V prípade týchto troch projektov Komisia akceptovala dva druhy nákladov:

1. priame náklady (zamestnanci pracujúci na projektoch),
2. nepriame náklady, ktoré by sa mohli vypočítať:
• paušálne (80 % priamych nákladov bez podporných dôkazov). Toto riešenie si zvolil sťažovateľ;
• na základe skutočných nákladov (percentuálny podiel priamych nákladov s podpornými dôkazmi).

Sťažovateľ vykázal priemerné náklady na zamestnancov za každého inžiniera. Táto priemerná suma zahŕňala priemerné náklady na inžiniera plus náklady na projektové riadenie, technické riadenie a sekretariát. Pri audite sa táto druhá kategória nákladov zamietla. Počas projektov nebola sťažovateľovi predložená žiadna pripomienka k týmto nákladom, ktoré boli jasne uvedené vo výkazoch nákladov a schválené projektovými a finančnými úradníkmi. Komisia prijala a vyplatila sťažovateľovi požadované sumy. Od roku 2002 Komisia požadovala, aby sťažovateľ špecifikoval každú kategóriu týchto nákladov a rozlišoval medzi hodinami účtovanými vývojovým inžinierom, systémovým inžinierom, kontrolou kvality, sekretárskou podporou, riadením projektu a technickým smerovaním. Po audite Komisia tieto náklady zamietla, pretože neboli dostatočne podrobné. V liste zaslanom Komisii 14. decembra 2004 sťažovateľ uviedol, že boli predložené dôkazy o tom, že tieto nepriame náklady zodpovedali potrebným technickým úlohám. V osvedčení audítorov sťažovateľa zaslanom Komisii 23. marca 2005 bolo uvedené, že zamietnutie týchto nákladov neodráža technickú realitu projektov a že tieto náklady boli potvrdené podpornými dôkazmi. Sťažovateľ poukázal na to, že Komisii trvalo viac ako jeden rok, kým prijala rozhodnutie, čo bolo znakom zmätku a ukázalo sa, že rozhodnutie Komisie bolo nespravodlivé.

Ombudsman chápe, že sťažovateľ požiadal o zníženie dlhu a vrátenie sumy A zaplatenej započítaním z dôvodu, že i) jeden z projektov sa považoval za model svojho druhu; ii) projektoví manažéri uznali dobrú vieru sťažovateľa a súhlasili s tým, že činnosti, ktoré Komisia zamietla, boli skutočne vykonané (1); iii) Komisia uznala dodatočné úsilie vedenia; a iv) toto úsilie prinieslo hmatateľné výsledky.

Po dôkladnom preskúmaní sťažnosti ombudsmanka rozhodla, že podmienky prípustnosti neboli splnené, pokiaľ ide o tvrdenie, že Komisii trvalo jeden rok, kým prijala rozhodnutie o tejto otázke, pretože sa zdá, že v súvislosti s týmto tvrdením neboli prijaté predchádzajúce administratívne prístupy.

Ombudsmanka preto začala vyšetrovanie tohto tvrdenia a tvrdenia:

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala považovať za oprávnené náklady vykázané v súvislosti s technickými manažérmi a sekretármi v prípade troch projektov realizovaných sťažovateľom.

Tvrdí najmä, že počas trvania projektov boli tieto náklady, ktoré boli jasne identifikované, akceptované projektovými a finančnými úradníkmi a uhradené podľa požiadaviek sťažovateľa.

Sťažovateľ sa domáha odpustenia dlhu požadovaného Komisiou a vrátenia sumy A, ktorú Komisia započítala voči sumám, na ktoré mal sťažovateľ nárok.

Dňa 9. októbra 2006 sťažovateľ napísal ombudsmanovi o postupe vymáhania týkajúcom sa iného projektu, ktorý Komisia začala 25. septembra 2006, a o druhom tvrdení uvedenom v pôvodnej sťažnosti. Sťažovateľ spochybnil obsah listu Komisie z rovnakých dôvodov, ako sú dôvody uvedené v podnete, a chcel tento list zahrnúť do spisu sťažnosti. Ombudsman zaslal list sťažovateľa Komisii a vyzval inštitúciu, aby sa k nemu vyjadrila.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Stanovisko Komisie možno zhrnúť takto:

Súvislosti
1. Druh zmlúv podpísaných sťažovateľom

Sťažovateľ uzavrel niekoľko zmlúv na projekty výskumu a technologického rozvoja s Generálnym riaditeľstvom Komisie pre informačnú spoločnosť a médiá (ďalej len „GR INFSO“).

Tieto zmluvy sú typmi zmlúv o výskume a vývoji so spoločnými nákladmi, ako je stanovené v prílohe IV (Pravidlá finančnej účasti Spoločenstva) k rozhodnutiu Európskeho parlamentu a Rady č. 182/1999/ES z 22. decembra 1998 o piatom rámcovom programe Európskeho spoločenstva pre činnosti VTR (1998 - 2002)(2) (ďalej len "5. RP").

Zmluvy sú založené na zásade spoločných nákladov, čo znamená, že dodávateľ súhlasí s vykonaním konkrétnych pracovných balíkov a uhrádza sa mu určitý percentuálny podiel, vo väčšine prípadov 50 % vzniknutých nákladov, v súlade s podmienkami stanovenými v zmluve. Dodávateľ je v tejto súvislosti pravidelne povinný predkladať výstupy vrátane žiadostí o preplatenie nákladov Komisii, ktoré slúžia ako základ pre uvoľnenie finančných prostriedkov dodávateľovi.

Náhrada nepriamych nákladov, t. j. režijných nákladov, je založená buď na skutočných nákladoch, alebo na paušálnej sadzbe. Model skutočných nákladov znamená, že dodávateľ má účtovný systém, ktorý umožňuje presnú identifikáciu podielu jeho priamych a nepriamych nákladov súvisiacich s projektom. Alternatívne by sa dodávateľ mohol v súvislosti s nepriamymi nákladmi rozhodnúť pre paušálnu sadzbu vo výške 80 % oprávnených priamych osobných nákladov. Toto je známe ako model "plnej paušálnej sadzby nákladov". Ak sa použije model paušálnej sadzby úplných nákladov, od dodávateľa sa nevyžadujú žiadne ďalšie podporné dôkazy na preukázanie toho, že nepriame náklady skutočne vznikli na tejto úrovni. Sťažovateľ sa rozhodol pre model paušálnej sadzby úplných nákladov.

2. Finančný audit stanovený v zmluvách so spoločnými nákladmi

Doporučeným listom z 1. októbra 2003 bol sťažovateľ informovaný, že v súlade s článkom 26 všeobecných zmluvných podmienok (časť D – audit)(3) sa Komisia rozhodla vykonať finančný audit výkazov nákladov predložených sťažovateľom v súvislosti s tromi zmluvami o výskume.

Audítorskú prácu v teréne vykonala od 10. do 12. decembra 2003 externá audítorská spoločnosť.

Audítorská správa bola zaslaná sťažovateľovi doporučenou zásielkou 25. októbra 2004 na pripomienkovanie. Táto pripomienka by dopĺňala pripomienku, ktorú sťažovateľ už poskytol priamo audítorskej spoločnosti listom z 9. júla 2004.

3. Hlavné závery finančného auditu a rozsiahleho postupu uzatvárania zmlúv

Účelom finančného auditu je zabezpečiť, aby všetky vykázané náklady boli oprávnené a odôvodnené v súlade s článkami 22 až 25 prílohy II k zmluve.

Hlavné závery auditu sa týkajú zamietnutia vykázaných nákladov na zamestnancov, keďže hodinové sadzby použité na výpočet osobných nákladov boli výrazne nadhodnotené a neboli podložené skutočnými osobnými nákladmi dotknutých zamestnancov.

Sťažovateľ vo všeobecnosti požadoval sadzby pre všetkých zúčastnených zamestnancov . Pre projektových manažérov, inžinierov a študentov sa vo všeobecnosti uplatňovala sadzba B EUR na hodinu. Počas auditu boli skutočné sadzby stanovené na osobu. Skutočné sadzby sa výrazne líšili od požadovaných sadzieb. V skutočnosti uvádzané sadzby vo všeobecnosti výrazne prekračovali skutočné sadzby, a to rádovo 80 % v prípade študentov, 30 % v prípade inžinierov a 16 % v prípade projektových manažérov. Audítori následne upravili rozdiely medzi sadzbami účtovanými navrhovateľom a skutočnými sadzbami.

Výrazné nadhodnotenie osobných nákladov bolo čiastočne spôsobené tým, že sťažovateľ pripočítal k skutočným osobným nákladom zamestnancov paušálnu sumu nákladov na určité riadiace a podporné funkcie, ako sú technickí manažéri a tajomníci.

Tento účtovný postup nebol v súlade so zmluvnými ustanoveniami. Zodpovedajúce sumy sa teda museli odpočítať od prípustných osobných nákladov. Finančný dosah tohto odpočtu bol nevyhnutne zosilnený skutočnosťou, že podľa zásad zvoleného modelu paušálnej sadzby celkové oprávnené osobné náklady slúžia rovnako ako základ pre výpočet nepriamych nákladov.

V nadväznosti na audítorskú prácu v teréne a na body, ktoré sťažovateľ uviedol v komunikácii medzi ním a Komisiou s cieľom vyriešiť ich nezhodu (4), Komisia poskytla sťažovateľovi možnosť retroaktívne odôvodniť priame zapojenie zamestnancov vykonávajúcich príslušné riadiace a podporné funkcie do príslušných výskumných projektov. Táto možnosť retroaktívneho odôvodnenia sa nevzťahovala na sekretárov, na ktorých sa v súlade s článkom 24 ods. 1 prílohy II k zmluve vzťahuje paušálna sadzba pre nepriame náklady (5).

Uskutočnili sa štyri po sebe nasledujúce stretnutia medzi Komisiou a sťažovateľom, na ktorých mal sťažovateľ možnosť spätne zdôvodniť sporné náklady (6). Informácie, ktoré sťažovateľ poskytol počas týchto stretnutí a následne ich príslušné útvary Komisie dôkladne posúdili a analyzovali. Vo všetkých preskúmaniach sa však dospelo k záveru, že informácie, ktoré poskytol navrhovateľ, dostatočne neodôvodňujú priame zapojenie technických manažérov. V dôsledku toho bola Komisia povinná potvrdiť výsledky auditu a pristúpiť k vymáhaniu splatných súm.

Podľa listu zo 14. decembra 2004 adresovaného Komisii sťažovateľ po audite v teréne zmenil svoj účtovný prístup: prístup „percentuálnej rezervácie“ sa mal nahradiť prístupom „výslovnej a priamej rezervácie“ pre všetky následné projekty. Podľa Komisie sa tým potvrdilo, že sťažovateľ akceptoval príslušné závery auditu, pokiaľ ide o pokračovanie značného počtu zmlúv so spoločnými nákladmi.

Pripomienky Komisie k argumentom sťažovateľa
1. Sťažovateľ tvrdí, že deklarované náklady na technických manažérov a sekretárov by sa mali považovať za oprávnené.

Sekretárske práce nie sú oprávnené ako priame osobné náklady v zmluvách o spoločných nákladoch 5. RP, ktoré jasne obmedzujú oprávnenosť priamych osobných nákladov na vedeckú a technickú prácu v súlade s článkom 23 prílohy II k zmluve (7). Sekretárske práce sa preto môžu zohľadniť pri výpočte nepriamych nákladov na akciu, ak sú všeobecne uznávané účtovné postupy hlavnou usmerňujúcou zásadou hodnotenia počas finančného auditu. V danom prípade to však nebolo dôležité, keďže sťažovateľ sa rozhodol pre model paušálnej sadzby, ktorý v súlade s článkom 24 ods. 1 písm. b) prílohy II k zmluve predpokladá výpočet nepriamych nákladov uplatnením paušálnej sadzby 80 % na priame oprávnené náklady na zamestnancov bez akýchkoľvek podporných dôkazov.

Pokiaľ ide o oprávnenosť nákladov týkajúcich sa okrem iného technických manažérov technického dohľadu a kontroly kvality, zmluvné ustanovenia by v zásade poskytovali možnosť akceptovať tieto náklady ako priame náklady na zamestnancov. Akceptovanie týchto nákladov ako priamych osobných nákladov by nastalo vtedy a v takom rozsahu, ak je priame zapojenie technických manažérov do príslušného projektu odôvodnené a podložené v súlade so zmluvnými požiadavkami, najmä prostredníctvom spoľahlivých časových záznamov alebo rovnocenného dôkazu o takomto priamom zapojení. Ako sa jasne uvádza v audítorskej správe, sťažovateľ počas auditu nesprístupnil žiadne takéto podporné dôkazy, ani neboli spätne predložené žiadne primerané podporné dôkazy počas komunikácie medzi sťažovateľom a Komisiou s cieľom vyriešiť ich nesúhlas.

Účtovný postup, podľa ktorého sa náklady na technických manažérov pripočítajú paušálnymi sumami k priamym osobným nákladom výskumných pracovníkov zapojených do projektu, sa musel zamietnuť, pretože nie je v súlade so zmluvnými ustanoveniami na výpočet priamych osobných nákladov.

To však ešte neznamená, že predmetná zmluva o rozdelení nákladov by nevyhnutne znemožňovala všetky takéto náklady na riadenie. Naopak, podľa pravidiel oprávnenosti sa takéto náklady môžu zohľadniť pri výpočte nepriamych nákladov na akciu. V prípade, že sa pre nepriame náklady použije model celkových nákladov, audítori by pripočítali zodpovedajúce sumy k výpočtu nepriamych nákladov na základe všeobecne uznávaných účtovných postupov. Sťažovateľovi však bola priznaná 80 % paušálna sadzba zo sumy oprávnených priamych osobných nákladov, keďže sa rozhodol pre model úhrady „paušálnej sadzby pre plné náklady“. Táto paušálna suma má pokryť všetky príslušné náklady. Bola poskytnutá bez toho, aby boli potrebné akékoľvek podporné dôkazy od dodávateľa.

2. Sťažovateľ sa domáha odpustenia dlhu a vrátenia sumy, ktorú započítala Komisia

Podľa článku 25 prílohy II k zmluve „oprávnené náklady sa uhradia, ak ich dodávateľ odôvodní“. V článku 26.3 prílohy II k zmluve sa uvádza, že „na základe záverov auditu Komisia prijme všetky vhodné opatrenia, ktoré považuje za potrebné, vrátane vydania príkazu na vymáhanie všetkých platieb, ktoré vykonala, alebo ich časti.“

V príslušnom prípade Komisia prijala vhodné opatrenia, ktoré považovala za potrebné. Zo záverov auditu vyplynulo, že neboli poskytnuté žiadne podporné dôkazy, pokiaľ ide o značné náklady deklarované sťažovateľom. Sťažovateľ preto nadhodnotil svoje žiadosti o preplatenie nákladov a dostal neoprávnenú sumu finančných prostriedkov. Je zrejmé, že tieto neoprávnene vyplatené finančné prostriedky sa museli od sťažovateľa vymáhať. Finančné úpravy sú priamym dôsledkom zistení auditu.

Príslušné postupy v tomto zmysle boli sťažovateľovi oznámené v liste z 1. októbra 2003, ktorým sa začal finančný audit. V tomto liste bol sťažovateľ informovaný, že konečné výsledky auditu môžu ovplyvniť budúce platby alebo viesť k vydaniu príkazu na vymáhanie všetkých preplatkov. V liste sa ďalej poukázalo na to, že v prípade potreby sa výsledky auditu môžu vzťahovať na neauditované zmluvy.

Tieto informácie boli zopakované v liste z 10. júna 2005, v ktorom bol sťažovateľ informovaný o konečných výsledkoch auditu. Ďalej sa poukázalo na to, že sťažovateľ môže byť požiadaný, aby predložil revidované výkazy nákladov za ktorékoľvek z neauditovaných období, na ktoré sa vzťahujú zistenia auditu.

Sťažovateľ vedel o platných postupoch a vykonal závery auditu týkajúce sa iného projektu. Tento projekt nebol súčasťou finančného auditu. Komisia však požiadala navrhovateľa, aby v súlade so závermi auditu opätovne predložil všetky žiadosti o preplatenie nákladov, ktoré už boli predložené v súvislosti s týmto projektom. Sťažovateľ tejto žiadosti vyhovel a predložil revidované žiadosti o preplatenie nákladov . Revidované miery práce boli v prípade tej istej skupiny zamestnancov v súhrne o C EUR nižšie, než sa pôvodne požadovalo.

Závery

Finančný audit žiadostí sťažovateľa o preplatenie nákladov predložených v súvislosti s viacerými zmluvami o rozdelení nákladov bol vykonaný a uzavretý v súlade so všetkými odbornými štandardmi. Vyvodené závery boli spravodlivé a vyvážené.

Sťažovateľovi bolo poskytnutých niekoľko príležitostí na spätné zdôvodnenie niektorých nákladov, ktoré boli v rámci auditu zamietnuté. Nebola schopná poskytnúť primerané podporné dôkazy. Vždy bola informovaná o nevyriešených otázkach a jej názory boli primerane zohľadnené.

Skutočnosť, že Komisia akceptovala pôvodne požadované sadzby počas spracovania žiadostí o preplatenie nákladov, neporušuje zmluvne dohodnuté pravidlo (článok 26.1 prílohy II k zmluve), že každý takýto výkaz nákladov môže byť predmetom finančného auditu počas trvania zmluvy a až päť rokov po každej platbe príspevku Spoločenstva.

Napokon Komisia vymáhaním neoprávnenej sumy finančných prostriedkov prijala primerané opatrenia v súlade s článkom 25 a článkom 26.3 ods. 8 prílohy II k zmluve.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti Komisia zamietla tvrdenia sťažovateľa a považovala podnet za neopodstatnený.

Pripomienky sťažovateľa

Pripomienky sťažovateľa možno zhrnúť takto:

Pokiaľ ide o hlavné závery finančného auditu a rozsiahleho zmluvného postupu, sťažovateľ potvrdil, že suma B EUR, ktorú spoločnosť vykázala vo svojich výkazoch nákladov, zodpovedá hodinovej sadzbe všetkých zamestnancov pracujúcich na projekte, spriemerovanej na inžiniera, ktorá bola v tom čase bežnou pracovnou metódou spoločnosti. Táto sadzba je vyššia ako skutočná hodinová sadzba inžiniera, pretože zahŕňa náklady na technické riadenie, ktoré boli konsolidované na úrovni oddelenia.

Toto technické riadenie zahŕňa projektové riadenie, technické riadenie, kontrolu kvality, riadenie počítačového systému a technickú sekretársku podporu. Toto úsilie odráža primerané náklady, ktoré sú potrebné na úspešné vykonanie akéhokoľvek projektu. Tieto náklady boli vynaložené priamo na projekty. Nemôžu sa považovať za súčasť režijných nákladov spoločnosti. Komisia ich uznala ako priame náklady na iné projekty TIS, na ktorých sa sťažovateľ zúčastnil.

Sťažovateľ nepoprel, že pred rokom 2002 neprimerane zaznamenával pracovné výkazy technických riadiacich pracovníkov. Náklady na technické riadenie sú však skutočné a boli podložené napríklad projektovým úradníkom Komisie prideleným na jeden z troch projektov, ktorý bol jediným projektom, ktorý sťažovateľ koordinoval. Je prekvapujúce, že projektový úradník Komisie pridelený na tento projekt nebol Komisiou pozvaný na rôzne objasňujúce stretnutia, ktoré sa uskutočnili po audite medzi ním a sťažovateľom. Sťažovateľ niekoľkokrát tvrdil, že táto osoba bola relevantnou osobou na pohovor s cieľom posúdiť potrebu tohto úsilia, pretože počas realizácie projektu pozorne a vážne monitorovala činnosti sťažovateľa. Komisia odpovedala, že opustil svoje útvary a je nedosiahnuteľný. Následne sa ukázalo, že jednoducho prešiel do inej služby v Eurostate. Sťažovateľ musel opäť požiadať Komisiu, aby túto osobu zavolala na posledné stretnutie, a následne potvrdil, že technické riadiace úsilie, ktoré Komisia zamietla, bolo v skutočnosti plne odôvodnené, primerané a zrejmé pre dobré riadenie projektu. Počas tohto posledného stretnutia v rámci procesu auditu Komisia, žiaľ, nezohľadnila toto stanovisko osoby, ktorá je priamo v kontakte s realizáciou konkrétneho projektu, a z čisto administratívnych dôvodov uprednostnila zamietnutie všetkých výkazov nákladov na technické riadenie.

Sťažovateľ nesúhlasil s pripomienkou Komisie k jej listu zo 14. decembra 2004. Komisia si bola vzhľadom na sériu polročných správ o hospodárení, polročných správ o pokroku a výkazov nákladov, nehovoriac o pravidelných preskúmaniach projektov, skutočne plne vedomá toho, že sťažovateľ používal prístup priemernej sadzby. V roku 2002 Komisia dokonca požiadala sťažovateľa, aby zmenil tento prístup a oddelil náklady na technickú správu od nákladov na inžinierov. Na základe tejto žiadosti sťažovateľ okamžite vyhovel odporúčaniu Komisie. Táto zmena, samozrejme, nesúvisí so závermi auditu, ako sa navrhuje v pripomienkach Komisie. Audit sa skutočne uskutočnil 10. decembra 2003, dva roky po tejto zmene prístupu.

Komisia sa vo svojom stanovisku domnievala, že sekretárske práce sťažovateľa neboli oprávnené ako osobné náklady v zmluvách o spoločných nákladoch v rámci 5. RP, hoci v skutočnosti zodpovedajú priamemu technickému úsiliu, ako je konsolidácia technických správ, redakčná úprava a korektúra, ktoré sú súčasťou oprávnených nákladov vymedzených v článku 23 prílohy II k zmluve. V článku 23 sa okrem iného stanovuje, že „náklady na skutočný počet hodín odpracovaných osobami, ktoré priamo vykonávajú vedeckú a technickú prácu v rámci projektu“. Sťažovateľ takisto pripomenul, že aj v prípade čisto administratívnej sekretárskej podpory sa v tom istom článku takisto uvádza, že „náklady na administratívnych pracovníkov zodpovedných za administratívnu a finančnú koordináciu projektu (ktoré nie sú zahrnuté do nepriamych nákladov) sa môžu účtovať aj ako náklady na zamestnancov“. Sťažovateľ nevedel o žiadnej výnimke týkajúcej sa oprávnenosti na sekretárske práce v zmluve. Je tak logické, že aj audítor uznal, že toto úsilie bolo potrebné a oprávnené.

Pokiaľ ide o ostatných technických riadiacich pracovníkov, sťažovateľ poskytol Komisii jasné a úplne odôvodnené vymedzenie ich úloh, ako aj správy a zoznam stretnutí a podujatí, ku ktorým prispeli. Vypočutie, na ktorom sa zúčastnil projektový úradník zodpovedný za každodenné monitorovanie jedného z projektov, malo Komisii pomôcť pochopiť a zmerať existenciu, relevantnosť a úroveň týchto činností. Sťažovateľ nesúhlasil s názorom, že náklady technických manažérov neboli odôvodnené, ako uviedla Komisia. Toto úsilie sa zaznamenáva v časových výkazoch spoločnosti. Boli však konsolidované na úrovni odboru namiesto toho, aby boli rozdelené podľa jednotlivých projektov. Komisia okrem toho uviedla, že „navrhovateľ preto nadhodnotil svoje žiadosti o preplatenie nákladov a dostal neoprávnenú sumu finančných prostriedkov podľa podmienok zmluvy“. Sťažovateľ považoval tento záver za zneužívajúci. Výsledky auditu Komisie nie sú racionálnym rozdelením konsolidovaných nákladov na technické riadenie medzi projekty. Ide skôr o brutálne a úplné odmietnutie, ktoré sťažovateľ nemohol akceptovať. Sťažovateľ nemôže akceptovať, že toto úsilie sa považuje za „režijné náklady“. Sťažovateľ sa domnieval, že ide o priame úsilie – Komisia ich za také skutočne považuje v prípade svojich iných projektov, dokonca aj tých, ktoré boli zmluvne viazané modelom paušálneho režijného financovania na úrovni 80 %.

Sťažovateľ napokon vo svojom stanovisku uviedol toto vysvetlenie týkajúce sa iného projektu Komisie. Komisia akceptovala všetky výkazy nákladov opätovne predložené po roku 2002, ktoré oddeľovali náklady na technickú správu a inžinierske náklady. Suma C EUR zodpovedá nákladom na technické riadenie, ktoré boli oddelené od predtým vykázaných priemerných nákladov na inžinierov. Preto je logické, že revidovaná skutočná miera inžinierov je nižšia ako predtým deklarovaná priemerná miera, ktorá zahŕňala technickú správu. Tento príklad by sa preto nemal používať na ilustráciu skutočnosti, že miera inžinierov bola nadhodnotená, ale mal by jednoducho ilustrovať výsledky tohto oddelenia.

Na záver možno konštatovať, že sťažovateľ sa domnieval, že súčasné rozhodnutie Komisie bolo záväzne, nespravodlivé a neprijateľné. Spoločnosť uznala, že technické riadiace úsilie nebolo náležite zaznamenané v časových výkazoch a deklarované za obdobie pred rokom 2002. V tom roku navrhovateľ zmenil svoj účtovný model hneď, ako ho o to Komisia požiadala. Zatiaľ čo Komisia sťažovateľovi hrozí, že rozšíri výsledky auditu na ostatné projekty 5. RP sťažovateľa, sťažovateľ sa domnieva, že spravodlivejším riešením by bolo zohľadniť pomer technického riadenia prijatý pre ostatné projekty po roku 2002 a jednoducho uplatniť tento pomer na konsolidované úlohy technického riadenia s cieľom určiť zodpovedajúce náklady pre každý z kontrolovaných projektov.

Návrh sťažovateľa by obom stranám umožnil dosiahnuť prijateľnú dohodu, ktorá by bola spravodlivá, pokiaľ ide o uznanú excelentnosť práce sťažovateľa na týchto projektoch, ako aj o náklady, ktoré spoločnosť skutočne vynaložila na európsky výskum. Sťažovateľ znovu zdôraznil, že súčasný záver Komisie nemôže byť prijatý, pretože odmieta všetky náklady na technické riadenie, ktoré vznikli pred rokom 2002 z administratívnych dôvodov, zatiaľ čo tieto náklady sú akceptované po roku 2002 a môžu byť uznané ako relevantné, primerané a skutočné akoukoľvek osobou, ktorá už riadila veľký výskumný projekt, vrátane projektového úradníka Komisie, ktorý pozorne sledoval činnosti sťažovateľa. Uvádza sa to aj v pripomienkach Komisie, v ktorých sa uvádza, že „technická analýza dokumentácie vypracovanej sťažovateľom (...) by mohla dospieť k záveru, že čas, ktorý sa v nej uvádza, je čiastočne alebo úplne hodnoverný na plnenie projektových úloh“. V skutočnosti by sa zdalo nespravodlivé vylúčiť len na základe toho, že časové výkazy a výkazy nákladov neboli vyplnené podľa administratívnych usmernení Komisie, tisíce technických stránok zozbieraných od partnerov, ktoré pripravuje, konsoliduje a koriguje technický tajomník. Okrem toho sa tieto technické stránky, ako aj státisíce riadkov kódov vyrobených navrhovateľom kontrolujú z hľadiska kvality, aby sa dodržala certifikácia ISO 9001-2000. Počítače, ktoré sa používajú na vytvorenie týchto riadkov kódu, spravuje systémový inžinier. Projektový tím vedie technický riaditeľ a projektový riaditeľ bezplatne alebo ako nepriame náklady.

ROZHODNUTIE

1 Úvodná poznámka

1.1 Podľa článku 195 Zmluvy o ES je európsky ombudsman oprávnený prijímať sťažnosti "týkajúce sa prípadov nesprávneho úradného postupu inštitúcií alebo orgánov Spoločenstva". Ombudsman sa domnieva, že k nesprávnemu úradnému postupu dochádza, keď verejný orgán nekoná v súlade s pravidlom alebo zásadou, ktoré sú preň záväzné. Nesprávny úradný postup teda možno konštatovať aj v súvislosti s plnením záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv uzavretých inštitúciami alebo orgánmi Spoločenstiev.

1.2 Ombudsman sa však domnieva, že rozsah preskúmania, ktoré môže v takýchto prípadoch vykonať, je nevyhnutne obmedzený. Ombudsman sa predovšetkým domnieva, že v prípade sporu by sa nemal snažiť určiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek zo strán. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si argumenty účastníkov týkajúce sa príslušného vnútroštátneho práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

1.3 Ombudsman preto zastáva názor, že v prípadoch týkajúcich sa zmluvných sporov je opodstatnené obmedziť jeho vyšetrovanie na preskúmanie toho, či mu inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytol koherentný a primeraný prehľad právneho základu pre svoje konanie a prečo sa domnieva, že jeho názor na zmluvné postavenie je odôvodnený. Ak je to tak, ombudsman dospeje k záveru, že jeho vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Týmto záverom nie je dotknuté právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a záväzne vyriešil príslušný súd.

2 Údajné nepovažovanie deklarovaných nákladov na technických manažérov a sekretárov za oprávnené

2.1 Sťažnosť podáva konateľ spoločnosti, ktorá realizovala tri projekty v rámci piateho rámcového programu. Uskutočnil sa audit týchto troch projektov a audítori dospeli k záveru, že určité výdavky, ktoré vznikli pri každom z týchto troch projektov, boli neoprávnené.

Dňa 12. mája 2006 Európska komisia o tom informovala sťažovateľa.

Sťažovateľ a Komisia nesúhlasia s oprávnenosťou niektorých výdavkov. Sťažovateľ sa rozhodol pre náhradu nepriamych nákladov na základe paušálnej sadzby. Paušálna sadzba predstavovala 80 % priamych nákladov. V účtovnej závierke predloženej Komisii uviedla „priemerné náklady na zamestnancov“ za každého inžiniera. „Priemerné náklady na zamestnancov“ pozostávali zo skutočných priemerných nákladov na inžiniera plus druhá kategória nákladov, konkrétne náklady na projektové riadenie, technické riadenie a administratívnu podporu. Druhú kategóriu nákladov Komisia zamietla.

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala považovať za oprávnené náklady deklarované pre technických manažérov a sekretárov v prípade troch projektov. Tvrdí najmä, že počas trvania projektov boli tieto náklady jasne identifikované, boli akceptované projektovými a finančnými úradníkmi a boli zaplatené.

2.2 Komisia vo svojom stanovisku vysvetlila, že zmluvy podpísané so sťažovateľom sú "zmluvami o výskume a vývoji so spoločnými nákladmi", v ktorých dodávateľ súhlasí s vykonaním stanovených "pracovných balíkov". Dodávateľovi sa uhrádza určité percento vzniknutých nákladov v súlade s podmienkami zmluvy. Náhrada nepriamych nákladov, t. j. režijných nákladov, je založená buď na skutočných nákladoch, alebo na paušálnej sadzbe. Model skutočných nákladov znamená, že dodávateľ má účtovný systém, ktorý umožňuje identifikáciu priamych a nepriamych nákladov súvisiacich s projektom. Alternatívne by sa dodávateľ mohol rozhodnúť, pokiaľ ide o úhradu nepriamych nákladov, pre paušálnu sadzbu zodpovedajúcu 80 % oprávnených priamych osobných nákladov. Toto je známe ako model "plnej paušálnej sadzby nákladov". Ak sa použije model „paušálnej sadzby úplných nákladov“, od dodávateľa sa nevyžadujú žiadne ďalšie podporné dôkazy na preukázanie toho, že nepriame náklady skutočne vznikli. Sťažovateľ sa rozhodol pre model paušálnej sadzby úplných nákladov.

Hlavné závery auditu sa týkajú zamietnutia priamych nákladov vykázaných na zamestnancov. V závere sa uvádza, že hodinové sadzby použité na výpočet osobných nákladov boli výrazne nadhodnotené a nepodložené. Tento účtovný postup nebol v súlade so zmluvnými ustanoveniami. Zodpovedajúce sumy sa preto museli odpočítať. Finančný dosah tohto odpočtu bol nevyhnutne zosilnený skutočnosťou, že podľa zásad zvoleného modelu paušálnej sadzby celkové oprávnené osobné náklady slúžia rovnako ako základ pre výpočet nepriamych nákladov.

Komisia vo svojom stanovisku spresnila, že sekretárske práce nie sú oprávnené ako priame náklady na zamestnancov v zmluvách o spoločných nákladoch, čo v súlade s článkom 23 prílohy II k zmluve jasne obmedzuje oprávnenosť na priame náklady na zamestnancov na vedeckú a technickú prácu. Na sekretárske práce sa vzťahuje paušálna náhrada priznaná v súvislosti s nepriamymi nákladmi.

Komisia ďalej vysvetlila, že pokiaľ ide o oprávnenosť nákladov týkajúcich sa technických manažérov, zmluvné ustanovenia by v zásade umožnili, aby sa tieto náklady klasifikovali ako oprávnené priame náklady na zamestnancov za predpokladu, že priame zapojenie technických manažérov do príslušného projektu je odôvodnené v súlade so zmluvnými požiadavkami. To by sa mohlo dosiahnuť najmä prostredníctvom spoľahlivých časových záznamov alebo rovnocenného dôkazu o takejto priamej účasti. Ako sa jasne uvádza v audítorskej správe, sťažovateľ počas auditu nesprístupnil žiadne takéto podporné dôkazy. Neboli predložené ani žiadne primerané podporné dôkazy so spätnou účinnosťou počas komunikácie medzi sťažovateľom a Komisiou s cieľom vyriešiť ich nesúhlas.

To nevyhnutne neznamená, že všetky takéto náklady na riadenie by sa v predmetnej zmluve o rozdelení nákladov neuhradili. Podľa pravidiel oprávnenosti sa určité náklady na riadenie môžu považovať za nepriame náklady. Zvolením modelu preplácania „paušálnych nákladov v plnej výške“ sa sťažovateľovi poskytla paušálna preplatenie takýchto nákladov. Táto paušálna sadzba bola poskytnutá bez toho, aby sa od dodávateľa vyžadovali akékoľvek podporné dôkazy.

Podľa Komisie sťažovateľ vedel o platných postupoch a vykonal závery auditu týkajúce sa iného projektu. Tento projekt nebol súčasťou finančného auditu. Komisia však požiadala navrhovateľa, aby v súlade so závermi auditu opätovne predložil všetky žiadosti o preplatenie nákladov, ktoré už boli predložené v súvislosti s týmto projektom. Sťažovateľ tejto žiadosti vyhovel a predložil revidované žiadosti o preplatenie nákladov.

Sťažovateľovi bolo poskytnutých niekoľko príležitostí na spätné zdôvodnenie niektorých nákladov, ktoré boli v rámci auditu zamietnuté. Nebola však schopná poskytnúť primerané podporné dôkazy.

2.3 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že suma B EUR za hodinu vykázaná vo výkazoch nákladov zodpovedá hodinovej sadzbe všetkých zamestnancov pracujúcich na projekte, ktorá sa stanoví ako priemer na inžiniera. Táto sadzba je vyššia ako skutočná hodinová sadzba inžiniera, pretože zahŕňa náklady na technické riadenie. Toto technické riadenie zahŕňa projektové riadenie, technické riadenie, kontrolu kvality, riadenie počítačového systému a technický sekretariát. Toto úsilie odráža primerané náklady, ktoré sú potrebné na úspešné vykonanie akéhokoľvek projektu. Tieto náklady sa vynaložili priamo na projekt a nemohli sa považovať za súčasť režijných nákladov spoločnosti. Komisia tiež uznala, že predstavujú priame náklady na iné projekty TIS, na ktorých sa sťažovateľ zúčastnil.

Sťažovateľ pripustil, že pred rokom 2002 neprimerane zaznamenával pracovné výkazy zamestnancov technického manažmentu.

Komisia si bola na základe série polročných správ o hospodárení, polročných správ o pokroku a výkazov nákladov plne vedomá toho, že sťažovateľ používal predtým predstavený prístup priemernej sadzby.

Podľa sťažovateľa sekretárske práce zodpovedajú priamemu technickému úsiliu, a preto sú oprávnené podľa článkov 23.1 a 23.9 prílohy II k zmluve.

Pokiaľ ide o ostatných technických riadiacich pracovníkov, sťažovateľ poskytol Komisii jasné a dokonale odôvodnené vymedzenie ich úloh, ako aj správy a zoznam stretnutí a podujatí, ku ktorým prispeli. Náklady technických manažérov sa zaznamenávajú v časových výkazoch spoločnosti. Boli však konsolidované na úrovni odboru namiesto toho, aby boli rozdelené podľa jednotlivých projektov.

Sťažovateľ sa domnieval, že spravodlivejším riešením by bolo zohľadniť pomer technického riadenia prijatý pre ostatné projekty po roku 2002 a jednoducho uplatniť tento pomer na konsolidované úlohy technického riadenia s cieľom určiť zodpovedajúce náklady pre každý z kontrolovaných projektov. Návrh sťažovateľa by obom stranám umožnil dosiahnuť spravodlivú dohodu, ktorou by sa uznala excelentnosť práce sťažovateľa na projektoch a náklady, ktoré spoločnosť skutočne vynaložila na európsky výskum.

2.4 Ombudsman by chcel v prvom rade pripomenúť, že podľa článku 41 nariadenia o rozpočtových pravidlách platného v čase podpisu zmluvy (9) "k platobnému príkazu sa priložia originály podporných dokumentov". V článku 70 vykonávacích ustanovení k nariadeniu o rozpočtových pravidlách sa uvádza zoznam podporných dokumentov k výdavkom na zamestnancov (10).

2.5 Ombudsman poznamenáva, že Komisia vo svojom stanovisku poskytuje nasledujúce vysvetlenia, pokiaľ ide o neoprávnené priame náklady:

(1) Pokiaľ ide o náklady na technických manažérov:

1. sú oprávnené ako priame náklady na zamestnancov, ak sú odôvodnené a podložené najmä spoľahlivými časovými záznamami;
2. navrhovateľ nepredložil žiadne podporné dôkazy;
3. postup sťažovateľa pripočítať náklady na technických manažérov k priamym nákladom na zamestnancov je v rozpore so zmluvnými ustanoveniami.

(2) Pokiaľ ide o náklady na sekretariát:

1. nie sú oprávnené ako priame náklady na zamestnancov, keďže v článku 23 prílohy II sa odkazuje len na vedeckú a technickú prácu;
2. sú oprávnené ako nepriame náklady na zamestnancov;
3. podľa článku 24 ods. 1 prílohy II bodu 11 nie sú potrebné žiadne podporné dôkazy o týchto nákladoch.

2.6 Pokiaľ ide o náklady na technických manažérov, ombudsmanka poznamenáva, že Komisia uznáva, že niektoré náklady na technických manažérov, konkrétne technický dohľad a kontrola kvality, môžu predstavovať priame náklady na zamestnancov. Komisia však ďalej poznamenáva, že takéto priame náklady musia byť odôvodnené a podložené v súlade so zmluvnými požiadavkami, najmä prostredníctvom spoľahlivých časových výkazov alebo rovnocenného dôkazu o takejto priamej účasti. Komisia ďalej poznamenáva, že sťažovateľ počas auditu nesprístupnil žiadne takéto podporné dôkazy.

Ombudsmanka poznamenáva, že podľa článku 25 ods. 12 musia byť všetky oprávnené náklady odôvodnené. V tejto súvislosti ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ bol informovaný listom z 1. októbra 2003, v ktorom bol oznámený audit, o typoch dokumentov, ktoré by sa mali sprístupniť audítorom, najmä o osobných nákladoch, pracovných zmluvách, účtovných knihách/účtovách, mzdových záznamoch a časových výkazoch. Ďalšie informácie o dokumentoch, ktoré sa majú poskytnúť, možno nájsť v príručke týkajúcej sa zmlúv v rámci 5. RP (13). Príručka obsahuje tieto príklady dokumentácie požadovanej v súvislosti s nákladmi práce:

„i. Zoznam zamestnancov, v ktorom sa uvádza:

obdobie(-ia), počas ktorého(-ých) pracovali na projekte,

- klasifikácia/kategória pozícií.

ii. Kópie pracovných zmlúv (dočasných a trvalých).

iii. Kópie overených časových výkazov vrátane súhrnných záznamov o všetkých pracovníkoch poverených projektom.

iv. Kópie miezd pre všetkých zamestnancov, ktorí sú účtovaní na projekt.

v. Kópia bankových prevodov/príjmov platieb.“

Ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľovi sa prostredníctvom korešpondencie a stretnutí s Komisiou poskytlo niekoľko príležitostí na poskytnutie primeraných podporných dôkazov o týchto nákladoch po audite. Ombudsman z listu Komisie sťažovateľovi z 10. júna 2005 chápe, že sťažovateľ potvrdil, že „nebol schopný primerane zdôvodniť požadované náklady na zapojenie technického riadenia do projektu“. Ombudsman tiež chápe, že prístup sťažovateľa k zaznamenávaniu jeho nákladov bol založený na odhadoch. Odhady nemožno považovať za spoľahlivý a presný základ na určenie času, ktorý technickí manažéri strávia na kontrolovaných projektoch.

Ombudsman tiež na základe listu Komisie z 23. decembra 2005 chápe, že sťažovateľ poskytol rôzne metodiky na odhad nákladov technických manažérov a poskytol aj rôzne hodinové sadzby. Táto skutočnosť ďalej zdôrazňuje neprimeranosť odhadov poskytnutých sťažovateľom.

Ombudsman tiež berie na vedomie skutočnosť, že sťažovateľ priznal, že pred rokom 2002 neprimerane zaznamenával pracovné výkazy zamestnancov technického manažmentu. Sťažovateľ vysvetlil, že tieto náklady boli konsolidované na úrovni oddelenia namiesto toho, aby boli rozdelené podľa jednotlivých projektov.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že počas projektov boli príslušné náklady jasne identifikované, schválené projektovými a finančnými úradníkmi a zaplatené, ombudsman berie na vedomie odpoveď Komisie, v ktorej sa uvádza, že skutočnosť, že Komisia pôvodne prijala výkazy nákladov, nespôsobuje neplatnosť článku 26 ods. 1 prílohy II k zmluve (14), v ktorom sa stanovuje, že výkazy nákladov môžu byť predmetom finančného auditu počas trvania zmluvy a až päť rokov po každej platbe.

Ombudsmanka sa preto domnieva, že pokiaľ ide o tri kontrolované zmluvy, Komisia bola oprávnená domnievať sa, že náklady týkajúce sa technických manažérov neboli odôvodnené v súlade so zmluvnými požiadavkami, a preto sa nemohli považovať za „oprávnené“ priame náklady.

2.7 Pokiaľ ide o náklady na sekretariát, ombudsman poznamenáva, že v článku 23 ods. 1 písm. a) prílohy II bode 15 sa uvádza, že "náklady na skutočný počet hodín odpracovaných osobami, ktoré priamo vykonávajú vedeckú a technickú prácu v rámci projektu"budú priamymi nákladmi. Ombudsmanka tiež poznamenáva, že sťažovateľ sa domnieva, že príslušné sekretárske práce boli technickej povahy. Ombudsmanka poznamenáva, že náklady na sekretariát, aj keď sú technickej povahy, sa netýkajú práce osôb, ktoré priamo vykonávajú vedeckú a technickú prácu v rámci projektu.

2.8 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že práca sekretariátu, ktorá pozostávala z konsolidácie technických správ, redakčnej úpravy a korektúry, bola súčasťou koordinačnej práce, ombudsman pripomína, že podľa článku 23.9 prílohy II ods. 16, ktorý sa týka koordinačnej práce, "skutočne odpracovaný čas na projekte sa zaznamenáva a potvrdzuje v súlade s odsekom 1 písm. a) treťou vetou tohto článku. " Ombudsman zastáva názor, že bez toho, aby bolo potrebné skúmať, či prácu sekretariátu možno skutočne klasifikovať ako "administratívne náklady na koordináciu", sa nepreukázalo, že takáto práca bola zaznamenaná a osvedčená, ako sa vyžaduje v platných pravidlách. Argumenty, ktoré predložil sťažovateľ v súvislosti s nákladmi na sekretariát, preto nie sú dôvodné.

2.9 Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka zastáva názor, že Komisia predložila platné a primerané odôvodnenie svojho stanoviska, pokiaľ ide o neoprávnenosť nárokovaných nákladov na technických manažérov a sekretárov. Preto nezistil žiadny prípad nesprávneho úradného postupu.

Ombudsman musí v tejto súvislosti zdôrazniť, že jeho preskúmanie sa netýka toho, či sťažovateľ skutočne vynaložil predmetné náklady, ale skôr sa obmedzuje na určenie toho, či Komisia oprávnene považovala za oprávnené na úhradu len tie priame náklady, ktoré boli riadne odôvodnené.

3 Pohľadávka

3.1 Sťažovateľ sa domáha odpustenia dlhu požadovaného Komisiou a vrátenia sumy, ktorú Komisia započítala voči sumám, na ktoré mal sťažovateľ nárok.

3.2 Vzhľadom na svoj záver v bode 2.9 ombudsman zastáva názor, že sťažnosť sťažovateľa nemôže obstáť.

4 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Sťažovateľ sa odvolal na stretnutie s Komisiou, ktoré sa konalo 3. februára 2005 a na ktorom boli prítomní dvaja projektoví manažéri. Následne bolo zaznamenané stanovisko tretieho projektového úradníka.

(2) 0J 1999 L 26.

(3) Článok 26 prílohy II vzorovej zmluvy stanovuje:

„1. Komisia alebo akýkoľvek ňou poverený zástupca môže začať audit kedykoľvek počas trvania zmluvy a až do piatich rokov po každej platbe príspevku Spoločenstva (...).“

(4) Oznámenia medzi sťažovateľom a Komisiou s cieľom vyriešiť ich nezhodu možno zhrnúť takto:

• novembra 2004: Prvé stretnutie medzi zástupcami sťažovateľa a sektorom externého auditu GR INFSO. Počas tohto stretnutia boli vysvetlené závery auditu a sťažovateľ bol vyzvaný, aby poskytol alternatívne dôkazy s cieľom zdôvodniť zapojenie technických manažérov do projektu. Dohodlo sa, že takéto alternatívne dôkazy si môžu vyžadovať potvrdenie projektovými úradníkmi. Zástupca sťažovateľa sa zaviazal predložiť dodatočnú dokumentáciu do 15. decembra 2004.
• decembra 2004: List sťažovateľa Komisii s dodatočnou dokumentáciou. V analýze dokumentov Komisia dospela k záveru, že sú potrebné ďalšie objasnenia a dôkazy s cieľom stanoviť počet hodín a náklady, ktoré by sa mohli považovať za oprávnené na úhradu. Z tohto dôvodu sa 3. februára 2005 uskutočnilo druhé stretnutie.
• februára 2005: Druhé stretnutie medzi zástupcami sťažovateľa a sektorom externého auditu GR INFSO a projektovým riadením. Na stretnutí sa dospelo k záveru, že sťažovateľ stále nebol schopný poskytnúť vierohodný prístup, pokiaľ ide o kvantifikáciu počtu hodín, ktorý by odôvodňoval zapojenie technických manažérov do projektu. Sťažovateľ tento záver písomne potvrdil.
• júna 2005: audítorské postupy boli formálne ukončené a záverečná audítorská správa bola zaslaná sťažovateľovi doporučenou zásielkou spolu s podrobným vysvetlením záverov auditu.

(5) Článok 24 prílohy II vzorovej zmluvy v súvislosti s nepriamymi nákladmi stanovuje:

„1. Dodávatelia, ktorí používajú systém celkových nákladov, môžu účtovať režijné náklady vypočítané:[...]

b) na základe paušálnej sadzby. V tomto prípade účtujú tejto zmluve paušálnu sumu vo výške 80 % oprávnených osobných nákladov […].“

(6) Ďalšie kontakty so sťažovateľom po záveroch finančného auditu:

• augusta 2005: Tretie stretnutie na žiadosť sťažovateľa medzi jeho zástupcami a generálnym riaditeľom GR INFSO . Navrhovateľ počas stretnutia uviedol, že budú k dispozícii ďalšie dôkazy, ktoré Komisia nezohľadnila. Na základe toho bola sťažovateľovi poskytnutá ďalšia príležitosť poskytnúť takéto dôkazy v rámci následného stretnutia.
• októbra 2005: Štvrté stretnutie medzi zástupcami sťažovateľa, zástupcami GR INFSO a externým audítorom zodpovedným za tento audit. Projektoví úradníci GR INFSO prítomní na stretnutí boli požiadaní, aby potvrdili technickú a priamu účasť všetkých alebo niektorých technických manažérov, ktorých sťažovateľ uviedol vo svojich výkazoch nákladov. Na stretnutí sa dospelo k záveru, že dokumenty, ktoré poskytol sťažovateľ, neboli vhodné na preukázanie časového zapojenia technických manažérov na úrovni projektu. Sťažovateľ bol však vyzvaný, aby do 31. októbra 2005 predložil akékoľvek ďalšie dôkazy, ktoré považoval za vhodné na podporu času, ktorý technickí manažéri strávili na projektoch. Zdôraznilo sa, že pri absencii akýchkoľvek konkrétnych a relevantných dôkazov sa závery auditu zachovajú a že je praxou GR INFSO rozšíriť vykonávanie výsledkov auditu aj na neauditované projekty, na ktorých sa dodávateľ zúčastňuje.
• októbra 2005: List sťažovateľa s dodatočným súborom dokumentov. V analýze dokumentov, ktorú vykonala Komisia, sa dospelo k záveru, že sťažovateľ poskytol ex post opis činností a súvisiaceho času, ktorý strávili technickí manažéri. Čas uvedený v týchto dokumentoch sa nezhodoval s časom, ktorý sťažovateľ uviedol pri viacerých iných príležitostiach, najmä počas komunikácie medzi sťažovateľom a Komisiou s cieľom vyriešiť ich nezhodu. Okrem toho sa hodinové sadzby deklarované sťažovateľom v týchto dokumentoch líšili od skutočných hodinových sadzieb vypočítaných na výplatných páskach, ktoré sťažovateľ poskytol sektoru externého auditu počas uvedených oznámení. Na základe toho sa dospelo k záveru, že návrh predložený sťažovateľom nemožno považovať za prijateľný dôkaz v rámci finančného auditu. Technická analýza dokumentácie vypracovanej sťažovateľom, v ktorej bol po prvýkrát sprístupnený jasný zoznam činností a súvisiaceho času stráveného technickými manažérmi, by však mohla dospieť k záveru, že čas, ktorý sa v nej uvádza, je čiastočne alebo úplne hodnoverný na plnenie projektových úloh.
• Z tohto dôvodu boli všetky útvary zodpovedné za riadenie projektu poverené interným oznámením z 23. decembra 2005 a podpísané generálnym riaditeľom, aby analyzovali opis činností a súvisiaci čas strávený s cieľom vyhodnotiť akúkoľvek možnosť prijatia. Všetky dotknuté riaditeľstvá v tejto súvislosti dospeli k záveru, že na základe informácií poskytnutých sťažovateľom nebolo možné presvedčivo preukázať skutočný stupeň zapojenia technických manažérov, a preto nebolo jasne preukázané, že ich úlohy sa nemajú považovať za režijné náklady.
• mája 2006: Zaevidovaný list sťažovateľovi: Komisia informovala sťažovateľa, že stále nie je možné stanoviť oprávnenosť vykázaných nákladov na zapojenie vedenia, a preto sa závery auditu vysvetlené v liste z 10. júna 2005 zachovali a zodpovedajúcim spôsobom sa vykonajú.

(7) V článku 23 prílohy II k vzorovej zmluve sa stanovuje, že priame náklady na zamestnancov sú:

„1. a) Iba náklady na skutočné hodiny odpracované osobami, ktoré priamo vykonávajú vedeckú a technickú prácu v rámci projektu […].

(8) Článok 25 prílohy II vzorovej zmluvy stanovuje:

„Oprávnené náklady sa uhradia, ak ich dodávateľ odôvodní.

Na tento účel dodávateľ pravidelne a v súlade s bežnými účtovnými dohovormi štátu, v ktorom má sídlo, vedie účty projektu a príslušnú dokumentáciu na podporu a odôvodnenie najmä nákladov a času vykázaných v jeho výkazoch nákladov.

Táto dokumentácia musí byť presná, úplná a účinná.“

Článok 26 prílohy II vzorovej zmluvy stanovuje:

„3. Na základe záverov auditu Komisia prijme všetky vhodné opatrenia, ktoré považuje za potrebné, vrátane vydania príkazu na vymáhanie všetkých platieb, ktoré vykonala, alebo ich časti.“

(9) Nariadenie o rozpočtových pravidlách z 21. decembra 1977, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev (Ú. v. ES L 356, 1977, s. 1; Mim. vyd. 01/001, s. 23).

(10) Nariadenie Komisie (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 z 9. decembra 1993, ktorým sa stanovujú podrobné pravidlá na vykonávanie určitých ustanovení rozpočtového nariadenia z 21. decembra 1977 (Ú. v.

(11) Článok 24 prílohy II vzorovej zmluvy v súvislosti s nepriamymi nákladmi stanovuje, že:

„1. Dodávatelia, ktorí používajú systém celkových nákladov, môžu účtovať režijné náklady vypočítané:

a) na základe skutočných nákladov […] Takéto režijné náklady môžu zahŕňať najmä náklady na správu a riadenie, odpisy budov a zariadení, vodu, elektrinu, telekomunikácie a poštové poplatky, kancelárske potreby a administratívne náklady na zamestnancov, ktoré sa neúčtujú na základe zmluvy […]

b) na základe paušálnej sadzby. V tomto prípade účtujú tejto zmluve paušálnu sumu vo výške 80 % oprávnených osobných nákladov […].“

(12) Článok 25 prílohy II vzorovej zmluvy v súvislosti s odôvodnením nákladov stanovuje, že:

„Oprávnené náklady sa uhradia, ak ich dodávateľ odôvodní.

Na tento účel dodávateľ pravidelne a v súlade s bežnými účtovnými dohovormi štátu, v ktorom má sídlo, vedie účty projektu a príslušnú dokumentáciu na podporu a odôvodnenie najmä nákladov a času vykázaných v jeho výkazoch nákladov.

Táto dokumentácia musí byť presná, úplná a účinná.“

(13) Príručka týkajúca sa zmlúv v rámci 5. RP je k dispozícii na webovom sídle Cordis (http://cordis.europa.eu/fp5/management/provisions).

(14) V článku 26 prílohy II k vzorovej zmluve sa v súvislosti s finančným auditom stanovuje, že:

„1. Komisia alebo akýkoľvek ňou poverený zástupca môže začať audit kedykoľvek počas trvania zmluvy a až do piatich rokov po každej platbe príspevku Spoločenstva (...).“

(15) V článku 23 prílohy II k vzorovej zmluve sa stanovuje, že priame náklady na zamestnancov sú:

„1. a) Iba náklady na skutočné hodiny odpracované osobami, ktoré priamo vykonávajú vedeckú a technickú prácu v rámci projektu […] Celý pracovný čas účtovaný na základe zmluvy sa musí zaznamenávať počas celého trvania projektu alebo v prípade koordinátora najneskôr dva mesiace po skončení trvania projektu a musí ho aspoň raz mesačne osvedčiť osoba zodpovedná za prácu určená dodávateľom […].“

(16) V článku 23 prílohy II k vzorovej zmluve sa v súvislosti s priamymi nákladmi na administratívnu a finančnú koordináciu stanovuje, že:

„9. Len koordinátor môže účtovať na základe zmluvy tieto náklady na administratívnu a finančnú koordináciu:

náklady na administratívnych pracovníkov zodpovedných za administratívnu a finančnú koordináciu projektu, ktoré nie sú zahrnuté v nepriamych nákladoch uvedených v článku 24 tejto prílohy. V tomto prípade,

i) podmienky odseku 1 písm. a) a b) alebo c) tohto článku sa uplatňujú mutatis mutandis na týchto pracovníkov,

ii) čas skutočne odpracovaný na projekte sa zaznamená a osvedčí v súlade s odsekom 1 písm. a) treťou vetou tohto článku,

a

náklady uvedené v odsekoch 2 a 4 až 8 tohto článku za predpokladu, že sú splnené aj ich podmienky.“