V Štrasburgu 27. marca 2007

Vážený pán J.,

Dňa 18. apríla 2005 ste sa v mene spoločnosti Axel Film ApS sťažovali európskemu ombudsmanovi na pokrytie výdavkov spojených s produkciou filmu „NEWROPE – čím viac veselší“ v súvislosti s plnením dohody o grante uzavretej medzi Európskou komisiou a spoločnosťou Axel Film ApS.

Dňa 10. júna 2005 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie.

Komisia zaslala svoje stanovisko 27. septembra 2005. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 30. decembra 2005.

Píšem Vám teraz, aby som Vás informoval o výsledkoch otázok, ktoré som v súvislosti s Vašou sťažnosťou uviedol.

Sťažnosť

Sťažnosť podal advokát J. v mene spoločnosti Axel Film ApS (ďalej len „sťažovateľ“), ktorej je tiež členom predstavenstva.

Podľa právneho zástupcu sťažovateľa a na základe dokumentácie priloženej k sťažnosti boli relevantné tieto skutočnosti prípadu:

Sťažovateľ odpovedal na výzvu na predkladanie návrhov (1) Komisie tým, že 30. júna 2003 predložil žiadosť o grant na výrobu filmu "NEWROPE - čím viac veselší". Vo výzve na predkladanie návrhov sa stanovilo, že „oprávnené náklady sa zohľadnia len vtedy, ak vzniknú po predložení žiadosti o grant“(2).

Dňa 30. júla 2003 Generálne riaditeľstvo Komisie pre rozšírenie (ďalej len „GR pre rozšírenie“) informovalo sťažovateľa, že jeho projekt bol vybraný. Grant by sa sťažovateľovi udelil za predpokladu, že finančné a administratívne postupy boli úspešne ukončené (3).

Sťažovateľ podpísal dohodu o grante (4) 22. decembra 2003 a Komisia 29. decembra 2003. Dňa 7. januára 2004 Komisia zaslala sťažovateľovi kópiu podpísanej dohody o grante. V sprievodnom liste Komisia upozornila sťažovateľa na prísne uplatňovanie článku 1.2.2 dohody, v ktorom sa stanovuje, že „konanie bude trvať sedem mesiacov od prvého dňa nasledujúceho po dni podpisu dohody poslednou z dvoch strán.“(zvýraznenie v origináli).

Sťažovateľ však zastával názor, že grant by mal pokrývať, a teda pokrývať výdavky súvisiace s výrobou filmu, ktoré vznikli od začiatku výrobného procesu. Advokát sťažovateľa sa preto listom z 13. mája 2004 obrátil na Komisiu v mene sťažovateľa. Najprv sa odvolal na list Komisie zo 7. januára 2004. Potom načrtol skutočnosti prípadu, ako ich chápe sťažovateľ (5), a uviedol, že „[g]rant [by mal] bežať od začiatku procesu podávania žiadosti“. Právny zástupca sťažovateľa sa na podporu tohto stanoviska odvolal aj na tieto ustanovenia výzvy na predkladanie návrhov:

1. Projekty sa museli „vypracovať a odvysielať po uverejnení tejto výzvy na predkladanie návrhov“(časť III – Všeobecné informácie).
2. „(...) Oprávnené náklady sa zohľadnia len vtedy, ak vzniknú po predložení žiadosti o grant“(časť V – Kritériá oprávnenosti).
3. „Projekty, ktoré sa už začali v čase ich predloženia“, by sa v prípade grantov neuchovali (časť VI – Výberové kritériá).

V tom istom liste právny zástupca sťažovateľa tiež uviedol, že listom z 30. júla 2003 Komisia informovala sťažovateľa, že projekt bol vybraný a že grant bude udelený v súlade s výzvou na predkladanie návrhov. Právnik sťažovateľa tvrdil, že tento list bol založený na žiadosti sťažovateľa o grant, ktorá obsahovala harmonogram projektu, v ktorom sa uvádzalo, že výroba filmu sa začne v septembri 2003 a bude pripravená na vysielanie v marci/máji 2004. Navrhovateľ preto v počiatočnom štádiu informoval Komisiu, že výroba sa začala, ale Komisia na to nereagovala. Právny zástupca sťažovateľa na záver uviedol, že by sa mal objasniť čas, od ktorého by mal grant plynúť, a určenie oprávnených nákladov.

Dňa 20. septembra 2004 projektový manažér Komisie odpovedal na e-mail sťažovateľa z 27. augusta 2004 (6). Najprv sa ospravedlnil za oneskorenie odpovede a predložil niekoľko pripomienok k dokumentom predloženým sťažovateľom, t. j. k záverečnej správe a účtovnej závierke projektu. Sťažovateľ bol v podstate informovaný, že Komisia nemohla prijať záverečnú správu a účty predložené sťažovateľom z dôvodov, ktoré sa v podstate týkali dĺžky obdobia, počas ktorého projekt podľa odhadov prebiehal, režijných nákladov súvisiacich s akciou a oprávnenosti nákladov pred podpísaním dohody o grante.

Listom zo 14. októbra 2004 adresovaným Komisii advokát sťažovateľa potvrdil prijatie svojho listu z 20. septembra 2004. Poukázal tiež na e-mail, ktorý zaslal Komisii 5. júla 2004(7), a na telefonický rozhovor z 1. júla 2004, na ktorom sa zúčastnili sťažovateľ, projektový manažér a pán T. S. z Komisie, ako aj on sám. Právnik sťažovateľa zopakoval, že sťažovateľ zastával a stále zastával názor, že „grant by mal pokrývať výdavky, ktoré vznikli v súvislosti s výzvou na predkladanie návrhov.“Takisto uviedol, že „návrh na zahrnutie 7 % režijných nákladov spomenul pán [T. S.] počas telefonického rozhovoru, a preto bol zahrnutý do revidovaného rozpočtu.“Právnik sťažovateľa uviedol, že sa teší na získanie zostatku grantu od Komisie.

Dňa 17. marca 2005 advokát sťažovateľa napísal Komisii list týkajúci sa jeho e-mailu zo 14. októbra 2004. Požiadal Komisiu, aby na tento e-mail odpovedala a informovala ho o tom, kedy možno očakávať rozhodnutie.

V sťažnosti ombudsmanovi právny zástupca sťažovateľa uviedol, že príjmy a výdavky projektu "NEWROPE - čím viac veselší" boli nasledovné:

Celkové oprávnené náklady na projekt: 226 318 EUR

Celkové príjmy vrátane prvej platby Komisie: 130 551 EUR

Deficit (rozdiel medzi celkovými oprávnenými nákladmi a celkovými príjmami): 95 767 EUR

Navrhovateľ tvrdil, že GR pre rozšírenie nerešpektovalo jeho oprávnené a primerané očakávania, že Komisia pokryje výdavky súvisiace s výrobou "NEWROPE - čím viac bude veselý" od začiatku výrobného procesu.

Sťažovateľ tiež tvrdil, že GR pre rozšírenie primerane neodpovedalo na list jeho advokáta zo 14. októbra 2004.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mala zaplatiť deficit v rozpočte projektu, t. j. 95 767 EUR.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uviedla tieto pripomienky:

Generálny sekretariát Komisie, jej generálne riaditeľstvo pre tlač a komunikáciu, ako aj GR pre rozšírenie uverejnili 8. mája 2003 spoločnú výzvu na predkladanie návrhov určenú prevádzkovateľom televízneho a rozhlasového vysielania a producentom z členských štátov Európskej únie. Uvedená spoločná výzva na predkladanie návrhov bola vyhlásená v rámci programu PRINCE zameraného na informovanie európskych občanov (8). Poskytla všetky relevantné informácie na prípravu, predkladanie a výber návrhov a ich vykonávanie, ako aj vzorovú dohodu o grante s osobitnými a všeobecnými podmienkami, ktoré sú k nej pripojené. Návrh sťažovateľa bol vybraný na financovanie.

Dňa 30. júna 2003 sťažovateľ predložil svoj prvý formulár žiadosti o grant, ktorý obsahoval problémy týkajúce sa rozpočtu projektu z dôvodu nepochopenia výzvy na predkladanie návrhov sťažovateľom.

Dňa 30. júla 2003 Komisia informovala sťažovateľa, že jeho projekt bol vybraný a že grant bude udelený za predpokladu úspešného ukončenia finančných a administratívnych postupov. V liste bolo spresnené, že v tomto štádiu konania nepredstavuje právny záväzok v mene Komisie.

V e-mailovej komunikácii medzi 7. a 21. novembrom 2003 bol sťažovateľ požiadaný o opravu rozpočtových súm a výpočtov, ako aj o poskytnutie údajov o svojom bankovom účte.

E-mailom z 30. novembra 2003 finančný kontrolór v rámci GR pre rozšírenie (pán T. S.) zamietol projektový spis z dôvodov, ktoré sa súhrnne týkali i) trvania akcie a ii) špecifikácie celkových nákladov na projekt.

Sťažovateľ e-mailom z 5. decembra 2003 podľa Komisie „jasne a jednoznačne pripúšťa svoju chybu pri výpočte a predkladaní rozpočtu“(9).

Dňa 16. decembra 2003 sťažovateľ potvrdil zaslanie druhého formulára o účasti s opraveným rozpočtom, v ktorom žiadal o grant v celkovej výške 92 057 EUR (10).

Dňa 22. decembra 2003 sťažovateľ podpísal dohodu o grante vo výške 92 057 EUR.

Advokát sťažovateľa 13. mája 2004 napísal Komisii v mene sťažovateľa a v podstate uviedol, že „grant [by mal] plynúť od začiatku procesu podávania žiadosti“. Požiadal Komisiu, aby i) objasnila čas, od ktorého by mal grant plynúť, a ii) určila oprávnené náklady na výrobu.

Dňa 16. júla 2004 Komisia informovala právneho zástupcu sťažovateľa, že „nariadenie o rozpočtových pravidlách [] jej neumožnilo zohľadniť výdavky, ktoré vznikli medzi začatím projektu a podpísaním dohody o grante medzi [sťažovateľom] a Komisiou 22. decembra 2003.“

Sťažovateľ e-mailom z 27. júla 2004 akceptoval odpoveď Komisie zo 16. júla 2004 a požiadal Komisiu o radu, ako schváliť nový rozpočet vrátane 7 % režijných nákladov.

E-mailom z 27. augusta 2004 sťažovateľ predložil návrhy záverečnej správy a účtovnej závierky a požiadal Komisiu, aby overila, či použité formáty a celkový dojem majú uspokojivú kvalitu.

Dňa 20. septembra 2004 projektový manažér odpovedal na správu tak, že sťažovateľa informoval o týchto skutočnostiach:

• Záverečná správa aj zostavovanie rozpočtu boli vypracované na základe osemmesačného obdobia. Podľa dohody o grante bolo trvanie projektu sedem mesiacov. Komisii nebola doručená žiadna formálna žiadosť o možné predĺženie trvania projektu zo siedmich na osem mesiacov. V dôsledku toho sa jeho celkové trvanie nezmenilo a všetky výpočty by mali zodpovedať tomuto obdobiu.
• Režijné náklady vo výške 7 % súvisiace so žalobou neboli uvedené v prílohe k listu sťažovateľa zo 16. decembra 2003. Sťažovateľ v konečnom rozpočte uviedol sumu predstavujúcu 7 % celkových príjmov, ktorú Komisia nemohla zohľadniť v súlade s osobitnými podmienkami, článkom I.3.2 a všeobecnými podmienkami, časťou B Finančné ustanovenia, článkom II.14.3.
• Komisia takisto nemohla akceptovať zvýšenie nepriamych nákladov v položke „Právne poradenstvo“ o takmer 5,5-násobok pôvodne predpokladanej sumy. Takéto zvýšenie týchto nepriamych nákladov, ktoré predtým nebolo písomne oznámené, nebolo možné akceptovať (osobitné podmienky, článok I.3.4).
• Výdavky, ktoré vznikli pred podpísaním dohody o grante, neboli oprávnené.
• Celkové oprávnené náklady podľa odhadu sťažovateľa boli o 123 736 EUR vyššie ako suma uvedená v konečnom rozpočte. To by mohlo viesť k ďalšiemu zníženiu grantu.
• Finančný útvar Komisie by prepočítal rozdelenie rozpočtu a zostatok splatného grantu na základe sedemmesačného obdobia a platba zostatku splatného Komisiou by sa uskutočnila na tomto základe.

V liste zo 14. októbra 2004 právny zástupca sťažovateľa zopakoval stanovisko, ktoré už vyjadril vo svojom liste z 13. mája 2004, že grant by mal pokrývať výdavky, ktoré vznikli od začiatku procesu podávania žiadostí, a pripomenul súvislosti zahrnutia 7 % režijných nákladov do konečného rozpočtu pripojeného k jeho e-mailu z 5. júla 2004.

Oprávnené očakávania sťažovateľa

Ustanovenia týkajúce sa oprávnenosti nákladov na projekty boli prvýkrát uverejnené vo výzve na predkladanie návrhov, ktorá obsahovala aj vzor úplnej štandardnej dohody o grante. Podľa výzvy na predkladanie návrhov „oprávnené náklady [] by sa zohľadnili len vtedy, ak by vznikli po predložení žiadosti o grant“. Podľa vzorovej štandardnej dohody o grante, ktorá bola sprístupnená spolu s výzvou na predkladanie návrhov, a konečnej dohody o grante, ktorá bola zaslaná na podpis príjemcom, „oprávnené náklady musia vzniknúť počas trvania akcie, ako sa uvádza v článku I.2.2 dohody“, t. j. „akcia prebieha od prvého dňa nasledujúceho po dni podpisu dohody poslednou z dvoch strán.“

Ustanovenia výzvy na predkladanie návrhov boli len všeobecné a Komisia poskytla podrobné informácie počas postupu vedúceho k uzavretiu dohody. Sťažovateľ prijal na vlastné riziko rozhodnutie o začatí projektu pred podpísaním dohody o grante oboma stranami. Neznamenalo to žiadny implicitný ani výslovný záväzok Komisie akceptovať výdavky vzniknuté počas tohto obdobia.

Komisia uznala, že ustanovenia týkajúce sa nákladov oprávnenosti uverejnené vo výzve na predkladanie návrhov neboli úplne v súlade s ustanoveniami konečnej dohody o grante, a vyjadrila poľutovanie nad akýmkoľvek zmätkom, ktorý v dôsledku toho mohol vzniknúť. Komisia však až do podpísania dohody o grante neprijala žiadny záväzok. Vyplýva to najmä z listu z 30. júla 2003, v ktorom Komisia informovala sťažovateľa, že projekt bol vybraný, a poukázala na to, že „v tomto štádiu nepredstavuje právny záväzok v mene Komisie“(zdôraznenie v pôvodnom znení).

Sťažovateľ podpísal konečnú dohodu o grante 22. decembra 2003 bez akýchkoľvek výhrad, čím schválil konečné ustanovenia týkajúce sa oprávnenosti nákladov. Dohoda nadobudla platnosť deň po podpise Komisie, t. j. 30. decembra 2003.

Následne boli uplatniteľné pravidlá a stanovisko Komisie sťažovateľovi viackrát jasne oznámené. Navrhovateľ preto nemohol mať žiadne odôvodnené alebo oprávnené očakávanie, že stanovisko Komisie by sa odlišovalo od toho, čo napokon bolo a o čom navrhovateľ vedel.

Údajná nedostatočná odpoveď na list zo 14. októbra 2004

Podľa článku 4 („Riešenie vyšetrovaní“) kódexu dobrej správnej praxe Komisie, hoci Komisia má povinnosť odpovedať na list, ktorý jej bol adresovaný, do 15 pracovných dní, „tieto pravidlá sa nevzťahujú na korešpondenciu, ktorú možno odôvodnene považovať za nevhodnú, napríklad preto, že sa opakuje (...)“. Otázky nastolené v liste zo 14. októbra 2004 už Komisia riešila v predchádzajúcej korešpondencii so sťažovateľom, t. j. v liste z 20. septembra 2004.

Pohľadávka na zaplatenie deficitu projektu

Komisia nemala v úmysle zaplatiť 95 767 EUR, o ktoré požiadal sťažovateľ.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol tieto pripomienky:

Na základe stanoviska Komisie sťažovateľ poskytol chronológiu udalostí. Časový harmonogram zahŕňal udalosti od mája 2003 do podpísania dohody o grante 22. decembra 2003. Uviedla, že skutočná výroba projektu "NEWROPE - Čím viac veselší" sa uskutočnila počas ôsmich mesiacov, od začiatku júla 2003 do konca februára 2004.

E-mailom zo 16. septembra 2003 sťažovateľ informoval Komisiu, že „už začal výrobu, aby ju mohol uskutočniť do 1. februára budúceho roka.“

E-mailom zo 16. septembra 2003 Komisia informovala sťažovateľa, že „[s]pravidla by ste mali dostať dohodu o grante, ktorú podpíšete a pošlete nám ju späť do konca mesiaca, po ktorom by sa prvá časť grantu mohla previesť na váš bankový účet.“

E-mailom z 8. decembra 2003 sťažovateľ požiadal pani D. z GR pre rozšírenie, aby „potvrdila, že [] dostala a prečítala [] jej e-mail. [] Veľmi by ocenila okamžitú odpoveď." Pani D. odpovedala, že "dostala všetky informácie. Dúfam, že pre váš projekt bude všetko v poriadku.“Sťažovateľ ďalej odpovedal pani D. poďakovaním za rýchlu odpoveď a uvedením týchto skutočností:

„Kedy sa podľa vás v tomto prípade dosiahne ďalší pokrok? Čaká vaše oddelenie na názor iného oddelenia na túto záležitosť? Pán [I.] spomenul zmluvu tento týždeň. Bolo by to možné? Inými slovami, zúfalo potrebujem objasnenie tejto záležitosti, aby som minimalizoval pretrvávajúce škody, ktoré táto neistota vytvára na projekte Newrope.

Právnik sťažovateľa e-mailom z 5. júla 2004 informoval Komisiu, že revidovaný rozpočet bol postúpený tak, ako sa požadovalo. Sťažovateľ stále zastával názor, že grant by mal pokrývať výdavky, ktoré vznikli v súvislosti s výzvou na predkladanie návrhov, a že rozpočet zaslaný e-mailom neakceptoval stanovisko Komisie.

Údajná jasnosť, ktorú Komisia pripísala e-mailu sťažovateľa z 5. decembra 2003, nebola správna a tento e-mail túto chybu jasne a jednoznačne neuznal. Tento e-mail bol naopak prvým e-mailom, v ktorom sťažovateľ informoval Komisiu, že do 5. decembra 2003 pochopil, že „oprávnené náklady od 1. júla 2003 mali byť zahrnuté do žiadosti, ktorú Komisia informovala do 5. decembra 2003“.

Komisia sa osobitne odvolala na skutočnosť, že sťažovateľ podpísal dohodu o grante 22. decembra 2003 bez akýchkoľvek výhrad. Sťažovateľ nemal inú možnosť ako podpísať dohodu. Ak by to navrhovateľ neurobil, výroba by sa zastavila. Namiesto toho sa navrhovateľ rozhodol podpísať dohodu a dokončiť výrobu v súlade so žiadosťou. Sťažovateľ nikdy neakceptoval stanovisko Komisie, ale neustále Komisiu informoval, že poskytol nesprávne informácie.

ROZHODNUTIE

1 Údajné nedodržanie oprávnených a primeraných očakávaní navrhovateľa, že Komisia pokryje výdavky súvisiace s výrobou projektu od začiatku výrobného procesu

1.1 Európsky ombudsman berie na vedomie vyjadrenia sťažovateľa a Európskej komisie v rámci tohto vyšetrovania. Z týchto podaní ombudsman chápe sťažovateľa tak, že v podstate tvrdí, že Komisia nerešpektovala jeho oprávnené očakávania, že grant pokryje nielen výdavky na výrobu projektu „NEWROPE - čím viac veselší“, ktoré vznikli po podpísaní dohody o grante, ale aj výdavky, ktoré vznikli po predložení žiadosti o grant (30. júna 2003) a pred podpísaním dohody o grante oboma stranami (29. decembra 2003).

Sťažovateľ sa na podporu svojho tvrdenia odvolával na tieto skutočnosti:

1. V bode 8.1 výzvy na predkladanie návrhov sa stanovilo, že „oprávnené náklady sa zohľadnia len vtedy, ak vzniknú po predložení žiadosti o grant“.
2. Komisia informovala sťažovateľa listom z 30. júla 2003, že projekt bol vybraný.
3. E-mail sťažovateľa Komisii zo 16. septembra 2003 a odpoveď Komisie z toho istého dňa. V prvom prípade navrhovateľ okrem iného informoval Komisiu, že „už začal výrobu“. Komisia odpovedala, že sťažovateľ „by mal zvyčajne dostať dohodu o grante, ktorú podpíšete, a poslať nám ju späť do konca mesiaca, po ktorom by sa prvá časť grantu mohla previesť na váš bankový účet.“
4. Pri výmene e-mailov medzi 7. a 21. novembrom 2003 bol sťažovateľ požiadaný, aby vykonal zmeny v rozpočte projektu, ale nikdy v harmonograme.

1.2 Ombudsman poznamenáva, že Komisia v podstate argumentovala takto:

1. Ustanovenia výzvy na predkladanie návrhov boli len všeobecné a Komisia poskytla jasné a podrobné informácie počas postupu vedúceho k uzavretiu dohody.
2. Komisia neprijala žiadny záväzok až do podpísania dohody o grante. Vyplýva to najmä z listu z 30. júla 2003, v ktorom Komisia informovala sťažovateľa, že projekt bol vybraný, a poukázala na to, že „tento list v tomto štádiu nepredstavuje právny záväzok v mene Komisie“(zdôraznenie v pôvodnom znení).
3. Sťažovateľ prijal na vlastné riziko rozhodnutie o začatí projektu pred podpísaním dohody o grante oboma stranami. Neznamenalo to žiadny implicitný ani výslovný záväzok Komisie akceptovať náklady vzniknuté počas tohto obdobia ako oprávnené.
4. Sťažovateľ podpísal konečnú dohodu o grante 22. decembra 2003 bez akýchkoľvek výhrad, čím schválil konečné ustanovenia týkajúce sa oprávnenosti nákladov.

1.3 Ombudsman poznamenáva, že zásada ochrany legitímnej dôvery je súčasťou právneho poriadku Spoločenstva (11) a je tiež výslovne uznaná ako súčasť dobrej správy vecí verejných zakotvená v článku 10 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe (12). V súlade s judikatúrou súdov Spoločenstva a skoršími rozhodnutiami ombudsmana musia byť na uplatnenie nároku na ochranu oprávnených a primeraných očakávaní splnené tri podmienky. Po prvé orgány Spoločenstva musia dotknutej osobe poskytnúť presné, bezpodmienečné a zhodujúce sa záruky pochádzajúce z oprávnených a spoľahlivých zdrojov. Po druhé tieto uistenia musia vzbudzovať u osoby, ktorej sú určené, legitímnu dôveru. Po tretie, poskytnuté záruky musia byť v súlade s uplatniteľnými pravidlami (13).

1.4 Sťažovateľ sa na podporu svojich stanovísk odvoláva predovšetkým na ustanovenia príslušnej výzvy na predkladanie návrhov, podľa ktorých "[o]právnené náklady sa zohľadnia len vtedy, ak vzniknú po predložení žiadosti o grant"(časť V bod 8.1) a "[ne]budú zachované (...) projekty, ktoré sa už začali v čase ich predloženia"(časť III bod B.1.). V tejto súvislosti ombudsmanka poznamenáva, že hoci tieto ustanovenia, ktoré sú samostatné, možno považovať za ustanovenia podporujúce prístup sťažovateľa, iné uplatniteľné pravidlá výzvy objasňujú význam ustanovení, na ktoré sa odvoláva, spôsobom, ktorý zdiskredituje takýto výklad. V bode 8.2 výzvy na predkladanie návrhov boli potenciálni navrhovatelia výslovne upozornení na skutočnosť, že „sa uplatňujú všeobecné podmienky uplatniteľné na dohody o grante na prevádzku Európskeho spoločenstva (pozri nasledujúci dokument)“. Vzor dohody o grante (ďalej len „ďalší dokument“) obsahoval „osobitné podmienky I“, v ktorých sa uvádzalo: „I.2.2 Žaloba začína (...) [prvý deň (...) nasledujúci po dni podpisu dohody poslednou z dvoch zmluvných strán] (...) (ďalej len „dátum začatia žaloby“)“. Vzorová dohoda o grante obsahovala aj „II-Všeobecné podmienky“, z ktorých „Časť B-Finančné ustanovenia“stanovovali: „II.14.1 Aby sa náklady na akciu považovali za oprávnené priame (14) náklady na akciu, musia (...) vzniknúť počas trvania akcie, ako sa uvádza v článku I.2.2 dohody.“

Preto sa nemožno odôvodnene domnievať, že ustanovenia výzvy na predkladanie návrhov v celom rozsahu poskytli sťažovateľovi presné a bezpodmienečné záruky, že Komisia pokryje výrobné náklady, ktoré vznikli po predložení žiadosti o grant, ale pred podpísaním dohody o grante oboma stranami.

1.5 Sťažovateľ tvrdil, že na základe listu Komisie z 30. júla 2003, ktorý ho informoval o tom, že jeho projekt bol vybraný na grant, mal oprávnené očakávania, že sa zohľadnia výdavky vzniknuté po predložení žiadosti o grant a pred podpísaním dohody o grante. V tejto súvislosti ombudsman poznamenáva, že Komisia vo svojom liste z 30. júla 2003 vôbec neuviedla výdavky, ktoré by boli pokryté. Komisia v tom istom liste takisto poukázala na to, že „sa plánuje udeliť [sťažovateľovi] grant za predpokladu, že sa úspešne ukončia finančné a administratívne postupy. V tomto štádiu to nepredstavuje právny záväzok v mene Komisie“(zvýraznenie doplnené tučným písmom v pôvodnom znení). Sťažovateľ mal pochopiť, že uzavretie dohody o grante záviselo od úspešného ukončenia finančných a administratívnych postupov, a teda že až do uzavretia dohody neexistovala záruka, že grant bude skutočne existovať.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k záveru, že obsah listu Komisie z 30. júla 2003 nebol taký, aby sťažovateľovi poskytol presné a bezpodmienečné uistenia o oprávnenosti predmetných výdavkov.

1.6 Sťažovateľ tvrdil, že v e-mailovej komunikácii medzi 7. a 21. novembrom 2003 Komisia nepožiadala sťažovateľa o revíziu harmonogramu projektu. V súvislosti s týmto argumentom sa ombudsman domnieva, že samotná skutočnosť, že Komisia nepožiadala sťažovateľa o revíziu harmonogramu, sa nemôže považovať za poskytnutie presnej, bezpodmienečnej a konzistentnej záruky zo strany Komisie, že výdavky vzniknuté pred podpísaním dohody o grante budú pokryté grantom.

1.7 Sťažovateľ vo svojom e-maile zo 16. septembra 2003 informoval Komisiu, že "už začal výrobu, aby ju mohol uskutočniť do 1. februára budúceho roka". Ombudsmanka poznamenáva, že Komisia odpovedala na tento e-mail v ten istý deň a uviedla, že sťažovateľ „by mal zvyčajne dostať dohodu o grante, ktorú podpíšete vy, a poslať nám ju späť do konca mesiaca, po ktorom by sa prvá časť grantu mohla previesť na váš bankový účet.“Ombudsmanka sa domnieva, že táto odpoveď Komisie neobsahovala žiadne presné a bezpodmienečné záruky pre sťažovateľa, že Komisia zohľadní výdavky, ktoré vznikli pred podpísaním dohody o grante.

1.8 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že nebolo preukázané, že sťažovateľ mal oprávnené a primerané očakávania, že grant Komisie pokryje výdavky, ktoré vznikli po predložení žiadosti o grant a pred podpísaním dohody o grante (15). Ombudsman preto nezistil žiadny prípad nesprávneho úradného postupu, ktorý by zodpovedal prvému tvrdeniu sťažovateľa.

2 Údajná nedostatočná odpoveď na list zo 14. októbra 2004

2.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia primerane neodpovedala na list zo 14. októbra 2004, ktorý poslal jej advokát pán J.

2.2 Komisia vo svojom stanovisku tvrdila, že otázkami uvedenými v liste zo 14. októbra 2004 sa Komisia zaoberala už v predchádzajúcej korešpondencii so sťažovateľom a že Komisia sa preto mohla opierať o možnosť ukončiť výmenu korešpondencie stanovenú v článku 4 kódexu dobrej správnej praxe Komisie (16) (ďalej len "kódex"). Sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky k tomuto bodu stanoviska Komisie.

2.3 Ombudsman poznamenáva, že podľa oddielu 4 kódexu Komisie ("Vybavovanie žiadostí o informácie") je Komisia povinná zaslať odpoveď na list, ktorý jej bol adresovaný, "do 15 pracovných dní odo dňa doručenia listu príslušnému oddeleniu Komisie."V tom istom oddiele sa tiež uvádza:

„Tieto pravidlá sa nevzťahujú na korešpondenciu, ktorú možno odôvodnene považovať za nevhodnú, napríklad preto, že je opakovaná, urážlivá a/alebo zbytočná. Komisia si potom vyhradzuje právo ukončiť akúkoľvek takúto výmenu korešpondencie.“

2.4 Ombudsman poznamenáva, že advokát sťažovateľa vo svojom liste zo 14. októbra 2004 adresovanom projektovému manažérovi Komisie potvrdil prijatie listu Komisie z 20. septembra 2004. Následne sa odvolal na e-mail z 5. júla 2004, ktorý zaslal Komisii, a na telefonický rozhovor z 1. júla 2004, na ktorom sa zúčastnili sťažovateľ, projektový manažér a pán T. S. z Komisie, ako aj on sám, po ktorom bol Komisii postúpený revidovaný rozpočet. Zopakoval stanovisko sťažovateľa, že grant by mal pokrývať výdavky, ktoré vznikli po výzve na predkladanie návrhov. Napokon uviedol, že návrh na zavedenie 7 % režijných nákladov spomenul pán T. S. počas telefonického rozhovoru z 1. júla 2004, a preto bol zahrnutý do revidovaného rozpočtu.

2.5 Ombudsman ďalej poznamenáva, že Komisia tvrdí, že sa už vo svojej predchádzajúcej korešpondencii so sťažovateľom zaoberala bodmi uvedenými v liste právnika sťažovateľa zo 14. októbra 2004. Prvý z nich bol preto opakovaný a zbytočný a Komisia mala právo ukončiť takúto korešpondenciu.

Ombudsman poznamenáva, že predtým, ako Komisia odpovedala sťažovateľovi listom z 20. septembra 2004, dostala od neho dva e-maily, a to 27. júla a 27. augusta 2004. V e-maile z 27. júla 2004 sťažovateľ uviedol, že na telefonickom stretnutí s projektovým manažérom a pánom T. S. pán T. S. uviedol, že sťažovateľ by mal predložiť nový rozpočet vrátane 7 % režijných nákladov a skutočných údajov o projekte. E-mailom z 27. augusta 2004 sťažovateľ zaslal Komisii návrh záverečnej správy, ako aj požadované účty za projektové obdobie. V tom istom e-maile navrhovateľ požiadal Komisiu, aby overila, či použité formáty a celkový dojem majú uspokojivú kvalitu.

Ombudsman tiež poznamenáva, že Komisia listom z 20. septembra 2004 sťažovateľa stručne informovala, že i) záverečná správa a zostavovanie rozpočtu boli stanovené na základe osemmesačného obdobia, zatiaľ čo podľa dohody o grante bolo trvanie projektu sedem mesiacov a všetky výpočty by mali zodpovedať tomuto obdobiu; ii) v konečnom rozpočte sťažovateľ uviedol sumu predstavujúcu 7 % celkových príjmov, ktorú Komisia nemohla zohľadniť, keďže sťažovateľ túto sumu v čase potvrdenia rozpočtu projektu neuviedol; iii) Komisia nebola schopná akceptovať ani zvýšenie určitých nepriamych nákladov, pretože jej to malo byť vopred písomne oznámené; iv) celkové oprávnené náklady uvedené v konečnom rozpočte boli nižšie ako celkové oprávnené náklady, ktoré pôvodne predpokladal sťažovateľ, a že tento rozdiel by mohol viesť k ďalšiemu zníženiu grantu; v) finančné oddelenie Komisie prepočíta rozdelenie rozpočtu a zostatok grantu počas sedemmesačného obdobia. V liste z 20. septembra 2004 sa tiež pripomenulo, že náklady vzniknuté pred podpísaním dohody o grante neboli oprávnené, čo už bolo sťažovateľovi objasnené v predchádzajúcej korešpondencii Komisie.

Ombudsman v súhrne pripomína, že advokát sťažovateľa uviedol vo svojom liste zo 14. októbra 2004 dva body. Prvá sa týkala revidovaného rozpočtu a druhá otázky oprávnenosti. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že Komisia sa týmito dvoma bodmi zrejme už zaoberala vo svojom liste z 20. septembra 2004 a v predchádzajúcej korešpondencii.

2.6 Vzhľadom na uvedené sa ombudsman domnieva, že Komisia sa mohla rozumne spoľahnúť na ustanovenie svojho kódexu citovaného v bode 2.3, aby neodpovedala na list právneho zástupcu sťažovateľa zo 14. októbra 2004. Ombudsman preto v súvislosti s druhým tvrdením nezistil žiadny nesprávny úradný postup.

3 Tvrdenie, že Komisia by mala zaplatiť za deficit projektu

3.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mala zaplatiť deficit v rozpočte projektu, t. j. 95 767 EUR.

3.2 Vzhľadom na zistenia a úvahy uvedené v bode 1 ombudsman nemôže akceptovať tvrdenie sťažovateľa, že Komisia by mala zaplatiť za deficit projektu "NEWROPE - čím viac veselší".

4 Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmana v tejto veci sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.

Predseda Komisie bude o tomto rozhodnutí informovaný.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) GR ELARG 02/WdL D(2003) – 15387.

(2) Bod 8 („Oprávnené náklady“) časti V („Kritériá oprávnenosti“) výzvy na predkladanie návrhov.

(3) Komisia v liste uviedla aj toto: „V tejto fáze to nepredstavuje právny záväzok v mene Komisie.“

(4) Celkové náklady na akciu a celkové oprávnené náklady na akciu sa odhadovali na 364 307 EUR. Príspevok Komisie na akciu by predstavoval maximálne 92 057 EUR, čo zodpovedá 25,27 % odhadovaných celkových oprávnených nákladov.

(5) V rubrike „máj 03“sa uvádza, že „[z] domovskej stránky Európskej komisie Axel Film ApS vzbudzuje dojem, že po podaní [jej] žiadosti môžu začať s produkciou“a „[sa] rozhodol podať [] žiadosť [] EÚ, keďže Axel Film ApS môže začať s produkciou po podaní [jej] žiadosti (...).“

(6) E-mail sťažovateľa z 27. augusta 2004 nebol priložený k jeho sťažnosti ombudsmanovi.

(7) E-mail z 5. júla 2004, ktorý právny zástupca sťažovateľa zaslal Komisii, nebol priložený k jeho sťažnosti ombudsmanovi.

(8) KOM(2000) 57, konečné znenie - neuverejnené v úradnom vestníku.

(9) V predmetnom e-maile navrhovateľ pripomenul, že v súlade so žiadosťou o grant sa výroba uskutoční medzi júlom 2003 a februárom 2004, t. j. počas osemmesačného obdobia. Sťažovateľ takisto uviedol: „Po našom včerajšom telefonickom stretnutí (4. decembra) teraz chápem, že Váš finančný útvar [] zastáva názor, že akékoľvek náklady pred prijatím konečnej zmluvy pre Komisiu nie sú oprávnené. Som úplne prekvapený a čo najdôraznejšie nesúhlasím s týmto názorom na túto záležitosť. Program som v dobrej viere vypracoval presne tak, ako som opísal v podaní. Určite to zahŕňalo aj míňanie peňazí z grantu, o ktorom som sa domnieval, že mi bol udelený" (zvýraznenie doplnené). Sťažovateľ poukázal na určité ustanovenie výzvy na predkladanie návrhov. Sťažovateľ takisto uviedol, že „jasné skutočnosti výzvy, ako aj vzájomnej komunikácie s Komisiou spôsobili, že [sťažovateľ] sa v dobrej viere domnieval, že [môže] začať produkovať programy podľa harmonogramu. A [Komisia] neurobila nič, čím by napravila túto domnienku, až do včerajška.

(10) V predchádzajúcom e-maile Komisie z toho istého dňa bol navrhovateľ požiadaný, aby upravil celkové výrobné náklady na 364 307 EUR a celkový požadovaný grant na 92 057 EUR. Bol tiež požiadaný, aby vo svojom e-maile uviedol, že trvanie akcie sa zmenilo na sedem mesiacov. Sťažovateľ vyhovel žiadostiam e-mailom z toho istého dňa.

(11) Vec 112/77, Töpfer/Komisia, Zb. 1978, s. 1019, bod 19.

(12) Článok 10 ods. 2 kódexu dobrej správnej praxe stanovuje: „Úradník rešpektuje oprávnené a odôvodnené očakávania verejnosti v súvislosti s tým, ako inštitúcia konala v minulosti.“Kódex je k dispozícii na webovom sídle ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(13) Pozri vec T-203/97, Forvass/Komisia, Zb. vec T-199/01 G/Komisia, Zb. 2002, VS s. I-A-207 a II-1085, bod 38; Vec T-347/03, Branco/Komisia, Zb. 2005, s. II-2555, bod 102. Pozri aj rozhodnutie ombudsmana o sťažnosti 1330/2004/PB, ktoré je dostupné na internetovej stránke ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) V bode 8 („Oprávnené náklady“) sa stanovilo, že na to, aby boli oprávnené, musia byť náklady priame, t. j. „priamo vytvorené ako súčasť projektu a nevyhnutné na jeho realizáciu“.

(15) Z tohto dôvodu ombudsman nepovažuje za potrebné zaoberať sa argumentom Komisie, že sťažovateľ podpísal dohodu o grante bez výhrad.

(16) Kódex je k dispozícii na webovom sídle Europa (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm).