V Štrasburgu 23. marca 2005

Vážený pán X.,

Dňa 18. januára 2004 ste podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa údajného porušenia nariadenia ES č. 45/2001 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva. Vo svojej sťažnosti ste ma požiadali, aby som o sebe nezverejňoval osobné údaje. Preto som sa rozhodol klasifikovať Vašu sťažnosť ako dôvernú.

Dňa 18. februára 2004 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 27. mája 2004 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Dňa 31. júla 2004 ste mi zaslali oznámenie, ktoré obsahovalo rôzne poznámky. V tomto oznámení sa objasnilo, že pripomienky by sa nemali posudzovať a riešiť ako pripomienky k stanovisku Komisie.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Ospravedlňujem sa za čas potrebný na vybavenie Vašej sťažnosti.

Sťažnosť

Sťažovateľ požiadal 10. júna 2003 zastúpenie Komisie v Dánsku o „oznámenie“ (v dánskom jazyku „meddelelse“) podľa článku 31 dánskych právnych predpisov o ochrane údajov, ktorými sa vykonáva smernica Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (1). Požadovaným "oznámením" boli informácie uvedené v článku 12 písm. a) smernice 95/46, ktoré dotknutým osobám priznávajú právo na prístup k informáciám o údajoch, ktoré sa ich týkajú (2).

Sťažovateľ vo svojej žiadosti uviedol, že zamestnanec zastúpenia Komisie ho v ten istý deň kontaktoval telefonicky (3). Sťažovateľ sa dotknutého zamestnanca opýtal, ako získal jeho telefónne číslo. Bol informovaný, že telefónne číslo bolo v "niektorej korešpondencii".

Dňa 13. júna 2003 zaslalo zastúpenie sťažovateľovi odpoveď, ktorej príslušná časť obsahovala toto vyhlásenie (preklad útvarmi ombudsmana):

„Desiateho júna 2003 som vám zatelefonoval. Vaše meno, adresu a telefónne číslo ste uviedli vo svojej sťažnosti európskemu ombudsmanovi (4). Európsky ombudsman následne zaslal túto sťažnosť Komisii na pripomienkovanie.“

Sťažovateľ sa domnieval, že táto odpoveď nespĺňa požiadavky týkajúce sa „oznamovania údajov“. Dňa 14. júna 2003 podal sťažnosť dánskemu úradu na ochranu údajov.

Dňa 1. júla 2003 zaslalo zastúpenie Komisie sťažovateľovi ďalší list. List obsahoval toto vyhlásenie (preklad útvarov ombudsmana):

„Ako dodatok k môjmu listu z 13. júna 2003, referenčné číslo 150603, prikladám výtlačok z nášho registra prichádzajúcich a odchádzajúcich zásielok. Ako môžete vidieť, boli ste zaregistrovaný ako „súkromná osoba z [mesta] v Dánsku“ na adrese „[adresa]“. Vaše meno je zaregistrované ako „[name]“. Posledná aktualizácia je dnešný dátum (01/07/2003), kedy bol vyhotovený výtlačok. Zastúpenie Komisie v Dánsku predtým nezaznamenalo iné osobné údaje pod vaším menom.“

Dánsky úrad na ochranu údajov 21. júla 2003 informoval sťažovateľa, že sa domnieva, že zastúpenie konalo v súlade s dánskymi právnymi predpismi o ochrane údajov. Odvolala sa na vyššie citovaný list zastúpenia z 1. júla 2003, ku ktorému priložila kópiu. Priložila aj kópiu listu, ktorý jej zastúpenie zaslalo ako odpoveď na sťažnosť sťažovateľa adresovanú dánskemu orgánu pre ochranu údajov. Tento list obsahoval predovšetkým odkazy na list zastúpenia z 1. júla 2003 adresovaný sťažovateľovi. Dánsky orgán pre ochranu údajov zaslal sťažovateľovi aj kópiu listu zastúpeniu.

Dňa 4. augusta 2003 sťažovateľ požiadal Úrad na ochranu osobných údajov o preskúmanie svojho rozhodnutia. Poznamenal, že sa nezdá, že by sa "oznámenie údajov", ktoré dostal, týkalo údajov zapísaných pod jeho menom v čase, keď podal žiadosť o oznámenie. Poznamenal, že svoju žiadosť podal 10. júna 2003, ale že oznámenie zastúpenia sa týkalo neskoršieho dátumu (t. j. aktualizácie 1. júla 2003). Sťažovateľ ďalej poznamenal, že sa nedomnieva, že mu boli poskytnuté všetky informácie, ktoré mal dostať podľa článku 31 dánskych právnych predpisov o ochrane údajov. V tomto článku sa stanovuje, že „oznámenie údajov“ obsahuje:

1. údaje, ktoré sa spracúvajú;

2. účely spracúvania;

3. kategórie príjemcov údajov; a

4. akékoľvek dostupné informácie o zdroji takýchto údajov.

Sťažovateľ sa domnieval, že mu neboli poskytnuté informácie o bodoch 2 – 4.

Dánsky úrad na ochranu údajov informoval sťažovateľa 25. augusta 2003, že požiadal zastúpenie Komisie (1), aby mu poskytlo informácie o tom, či došlo k revízii osobných údajov zaregistrovaných pod menom sťažovateľa od 10. júna 2003 (t. j. od dátumu, keď podal žiadosť o "oznámenie údajov") a (2), aby sťažovateľovi poskytlo informácie o kategóriách 2 - 4 článku 31 uvedených dánskych právnych predpisov o ochrane údajov.

Zastúpenie Komisie zaslalo 27. augusta 2003 listy dánskemu úradu na ochranu údajov a sťažovateľovi. Príslušná časť listu adresovaného orgánu pre ochranu osobných údajov obsahovala toto vyhlásenie (preklad útvarov ombudsmana):

„Ako dodatok k nášmu listu z 3. júla 2003, referenčné číslo 150683, si Vás dovoľujem informovať, že v našom registri bolo predtým uvedené telefónne číslo. Toto telefónne číslo bolo vymazané po tom, ako som zatelefonoval [sťažovateľovi] a bol som jasne informovaný, že so mnou nechce hovoriť a že si neželá byť telefonicky kontaktovaný. Základné informácie v našom registri sa následne nevymazali ani nedoplnili.“

V liste sťažovateľovi zastúpenie napísalo (preklad útvarov ombudsmana):

„Týmto Vám oznamujeme, že

• v našom internom registri sa prichádzajúca a odchádzajúca pošta zaznamenáva pod menom osoby alebo organizácie, s ktorou sme v kontakte, vrátane mena, adresy a prípadne telefónneho čísla, faxového čísla a/alebo e-mailovej adresy. Informácie sú uvedené v prílohe v liste z 3. júla 2003 adresovanom Vám, referenčné číslo 150681 (5);

• účelom spracovania je zabezpečiť správnu správu našej prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty;

• register je určený len na interné použitie Európskou komisiou a údaje sa nepostupujú ďalej,

• údaje v našom registri pochádzajú od vás. Aby sme vás však mohli kontaktovať, vyhľadali sme telefónne číslo v internetovej službe spoločnosti TDC [dánska verejná telefónna spoločnosť ]. Toto číslo, ktoré sa ukázalo ako nesprávne, bolo zapísané do nášho registra, ale následne bolo vymazané.“

Dňa 16. decembra 2003 orgán na ochranu údajov informoval sťažovateľa, že sa domnieva, že zastúpenie konalo v súlade s dánskymi právnymi predpismi o ochrane údajov. Odvolávala sa na vyššie citované listy z 27. augusta 2003, ku ktorým priložila kópie.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že zastúpenie porušilo nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (6). Domnieval sa, že zastúpenie porušilo článok 12 ods. 7 nariadenia tým, že zhromaždilo informácie o ňom z iných zdrojov, než je on sám, a že porušilo článok 13 ods. 8 tým, že mu neposkytlo ľahko zrozumiteľné informácie o tom, ako zastúpenie spracúva jeho osobné údaje. V súvislosti s posledným uvedeným sťažovateľ predovšetkým poznamenal, že uvedené dva listy z 27. augusta 2003 sa zdajú byť v jednom ohľade nekonzistentné. Poukázal na to, že list adresovaný dánskemu úradu na ochranu údajov sa v skutočnosti týkal dvoch telefónnych čísel, t. j. i) nesprávneho čísla, ktoré bolo vymazané z registra zastúpenia, a ii) – aspoň nepriamo – správneho čísla, ako bolo uvedené v liste týkajúcom sa telefonického hovoru, ktorý mu uskutočnilo zastúpenie. V liste sťažovateľovi sa uvádzalo len nesprávne telefónne číslo. Sťažovateľ dospel k záveru, že zastúpenie muselo zaregistrovať dve telefónne čísla pod svojím menom, a nielen jedno, ako sa uvádza v jeho liste adresovanom jemu.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ďalej uviedol tieto tvrdenia (preklad útvarmi ombudsmana):

„1) že sa uznáva, že zastúpenie Komisie v Kodani zamestnáva osobu, ktorá klame a ktorá je navyše taká hlúpa, že si myslí, že môže prestať hovoriť o rôznych verziách dozornému orgánu a občanovi.

2) sa uznáva, že zastúpenie Komisie v Kodani nezákonne zhromaždilo telefónne čísla týkajúce sa súkromnej osoby, ktorá sama tieto čísla neposkytla, a to bez toho, aby o tom túto osobu informovala.

3) Európsky ombudsman preukáže, že je schopný vybaviť sťažnosť občana proti Komisii bez toho, aby bol nútený jednoducho skopírovať stanovisko Komisie do svojho rozhodnutia, a za každú cenu bez toho, aby musel zostať s Komisiou dobrými priateľmi.“

Z dôvodov vysvetlených v časti 1 rozhodnutia ombudsman nepožiadal Komisiu, aby sa týmito tvrdeniami zaoberala. Žiadosť ombudsmana o stanovisko k sťažnosti sa týkala len tvrdení zhrnutých vyššie.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Sťažnosť bola postúpená Komisii, ktorá predložila tieto pripomienky:

1. Komisia berie na vedomie pripomienky sťažovateľa týkajúce sa údajne neuspokojivého prístupu k jeho osobným údajom zaregistrovaným zastúpením Európskej komisie v Dánsku a ich oznámenia.

2. Sťažovateľ tvrdí, že spôsob, akým zastúpenie riešilo jeho prípad, predstavuje porušenie článku 12 (týkajúceho sa zostavovania osobných údajov z iných zdrojov, ako je dotknutá osoba) a článku 13 (týkajúceho sa zrozumiteľného oznámenia) nariadenia (ES) č. 45/2001.

3. Tento prípad súvisí s predchádzajúcou sťažnosťou sťažovateľa európskemu ombudsmanovi (5/2003/PB). Zastúpenie sa v snahe čo najlepšie obslúžiť sťažovateľa, pokiaľ ide o jeho následnú žiadosť o prístup k dokumentom týkajúcim sa tejto sťažnosti, pokúsilo kontaktovať ho osobne telefonicky.

4. Ako podkladové informácie treba okrem toho poznamenať, že táto sťažnosť sťažovateľa už bola predložená dánskemu dozornému orgánu pre údaje s tvrdením, že zastúpenie nevydalo príslušné oznámenie podľa § 31 dánskeho zákona o osobných údajoch. Hoci dánsky dozorný orgán pre údaje v zásade nemusel byť povinný zaoberať sa touto sťažnosťou týkajúcou sa spracovania údajov v rámci inštitúcie Európskej únie (na rozdiel od vnútroštátneho orgánu), v skutočnosti vec preskúmal a po dôkladnom preskúmaní dánskych právnych predpisov (v ktorých je znenie týkajúce sa oznámení takmer totožné so znením nariadenia (ES) č. 45/2001) 21. júla 2003 rozhodol, že v tejto veci neprijme ďalšie opatrenia.

5. Pokiaľ ide o túto sťažnosť európskemu ombudsmanovi, Komisia chce informovať európskeho ombudsmana o týchto udalostiach:

Dňa 10. júna 2003 Zastúpenie Európskej komisie v Kodani dvakrát zatelefonovalo sťažovateľovi s cieľom objasniť, ktoré dokumenty boli uvedené v jeho liste z 29. mája 2003 adresovanom Zastúpeniu, v ktorom žiadal o prístup k dokumentom týkajúcim sa jeho sťažnosti 5/2003/PB európskemu ombudsmanovi.

Prvé telefónne číslo použité na kontaktovanie sťažovateľa získalo zastúpenie prostredníctvom vyhľadávania na internetovej stránke TDC (dánskej národnej telefónnej spoločnosti) na základe mena a adresy, ktoré samotný sťažovateľ poskytol zastúpeniu e-mailom zo 4. novembra 2002. Zastúpenie zaregistrovalo toto číslo TDC v registri prijatej a odoslanej pošty zastúpenia (t. j. Adonis). Nebol to však sťažovateľ, kto odpovedal, a zastúpenie bolo informované, že ho nemožno nájsť na predmetnom telefónnom čísle. V dôsledku toho zastúpenie dospelo k záveru, že číslo je nesprávne.

V snahe zistiť, ku ktorým spisom alebo dokumentom sťažovateľ žiada o prístup, si zastúpenie následne uvedomilo, že list generálneho riaditeľstva pre tlač a komunikáciu z 11. februára 2003 adresovaný vtedajšiemu vedúcemu zastúpenia pánovi J. obsahoval priložený dokument, a to sťažnosť 5/2003/PB adresovanú európskemu ombudsmanovi, v ktorej sťažovateľ sám uviedol svoje súkromné telefónne číslo. Zastúpenie potom zatelefonovalo na toto číslo a sťažovateľ odpovedal. Sťažovateľ však na hovor reagoval veľmi nahnevane a uviedol, že už nechce byť kontaktovaný telefonicky. Takže v skutočnosti toto číslo bolo správne telefónne číslo, ale nikdy nebolo zaregistrované. Následne a v súlade s jasnými pokynmi sťažovateľa zastúpenie vymazalo uvedené číslo TDC z registra Adonis. Z rovnakého dôvodu zastúpenie namiesto toho napísalo sťažovateľovi list z 11. júna 2003, v ktorom sú uvedené možné relevantné dokumenty pre sťažnosť 5/2003/PB.

- V dôsledku uvedených telefonických hovorov sťažovateľ napísal v ten istý deň zastúpeniu list, v ktorom žiadal o prístup ku korešpondencii, ktorá umožnila zastúpeniu získať jeho telefónne číslo, a požadoval príslušné oznámenie podľa § 31 dánskeho zákona o osobných údajoch o všetkých registrovaných osobných údajoch, ktoré sa ho týkajú.

Dňa 13. júna 2003 zastúpenie odpovedalo, že meno, adresa a telefónne číslo sťažovateľa pochádza zo sťažnosti 5/2003/PB, ktorá bola postúpená zastúpeniu na pripomienkovanie. Zastúpenie sa výslovne nevyjadrilo k tomu, ktoré osobné údaje zaregistrovalo.

- Dňa 14. júna 2003 sťažovateľ podal sťažnosť dánskemu úradu na ochranu údajov.

- Zastúpenie zaslalo 1. júla 2003 sťažovateľovi dodatočnú kópiu stránky obrazovky z registra prijatej a odoslanej pošty zastúpenia (t. j. Adonis), ktorá v tom čase obsahovala len meno a adresu sťažovateľa a žiadne telefónne čísla.

- Sťažovateľ sa 4. augusta 2003 opäť sťažoval dánskemu dozornému orgánu pre údaje, pričom tvrdil, že nedostal riadne oznámenie podľa oddielu 31 dánskych právnych predpisov o ochrane údajov o presnom dátume jeho pôvodnej žiadosti, t. j. 10. júna 2003, pokiaľ ide o telefónne čísla, ktoré zastúpenie používa na jeho kontaktovanie.

Dňa 27. augusta 2003 a na žiadosť dánskeho dozorného orgánu zaslalo zastúpenie sťažovateľovi dodatočné oznámenie, v ktorom jasne vysvetlilo spracovanie jeho osobných údajov v poštovom registri a skutočnosť, že telefónne číslo, ktoré vyhľadávalo zastúpenie v internetovej službe TDC, bolo na krátky čas zaregistrované v poštovom registri. V ten istý deň sa zastúpenie takisto písomne obrátilo na dánsky dozorný orgán pre údaje, pričom opätovne vysvetlilo svoje spracovanie údajov sťažovateľa a jasne odkázalo na skutočnosť, že telefónne číslo získané z internetovej služby TDC bolo predtým zaregistrované. Sťažovateľ následne tvrdil, že obsah týchto dvoch listov bol nekonzistentný, a predložil túto sťažnosť európskemu ombudsmanovi.

6. Po preskúmaní listov z 11. júna 2003 a 13. júna 2003, 1. júla 2003 a 27. augusta 2003, ktoré v tomto prípade zaslalo zastúpenie sťažovateľovi, sa Komisia domnieva, že tento prípad bol vyriešený správnym spôsobom a v súlade s článkami 12 a 13 nariadenia Rady č. 45/2001. Predovšetkým treba poznamenať, že v článku 13 sa stanovuje lehota troch mesiacov odo dňa doručenia žiadosti na oznámenie údajov o zaregistrovaných osobných údajoch, ktoré zastúpenie skutočne dodržalo. Pokiaľ ide o želanie sťažovateľa mať kópiu svojich osobných údajov v evidencii poštových zásielok v deň jeho žiadosti, t. j. 10. júna 2003, nie je, žiaľ, technicky možné spätne datovať evidenciu poštových zásielok Adonis. Zastúpenie sa preto namiesto toho pokúsilo sťažovateľovi písomne vysvetliť, že telefónne číslo TDC bolo predtým zaregistrované. Okrem toho treba poznamenať, že zastúpenie sa pokúsilo poskytnúť sťažovateľovi dobré služby tak tým, že mu vždy poskytlo to, o čo požiadal, ako aj tým, že vymazalo údaje, o ktorých uviedol, že si neželá registráciu, a to na základe vlastných pokynov sťažovateľa.

7. Napokon vzhľadom na to, že sťažnosť sťažovateľa sa týka spracúvania jeho osobných údajov v rámci inštitúcie EÚ, Komisia zastáva názor, že tento prípad by sa mal postúpiť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (EDPS).

Pripomienky sťažovateľa

Stanovisko Komisie bolo postúpené sťažovateľovi na pripomienkovanie. Dňa 31. júla 2004 zaslal ombudsmanovi oznámenie obsahujúce rôzne poznámky. V tomto oznámení sa objasnilo, že pripomienky by sa nemali posudzovať a riešiť ako pripomienky k stanovisku Komisie. Bolo však jasné, že sťažovateľ trvá na svojej sťažnosti.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Táto sťažnosť sa týka odpovede zastúpenia Komisie v Kodani na žiadosť sťažovateľa o informácie týkajúce sa spracovania údajov, ktoré sa ho týkajú, zo strany zastúpenia. Keďže sťažovateľ nebol spokojný s odpoveďou zastúpenia, pôvodne predložil sťažnosti dánskemu orgánu pre ochranu údajov. Komisia dostala odpovede od zastúpenia a zistila, že nedošlo k porušeniu príslušných právnych predpisov. Preskúmanie dánskeho úradu na ochranu údajov sa uskutočnilo na základe dánskych právnych predpisov o ochrane údajov, ktorými sa vykonáva smernica Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (9). Sťažovateľ sa vo svojej sťažnosti ombudsmanovi odvolal na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (10).

1.2 Vzhľadom na skutočnosť, že cieľom príslušných ustanovení o ochrane údajov v dánskych právnych predpisoch (vykonávacia smernica 95/46) a nariadení 45/2001 je poskytnúť dotknutým osobám rovnaký druh ochrany, ombudsman starostlivo preskúmal, či by bolo vhodné začať vyšetrovanie napriek vyšetrovaniam, ktoré uskutočnil dánsky orgán pre ochranu údajov. Ombudsman dospel k záveru, že vyšetrovanie by bolo relevantné, pretože 1) rozdiely v znení listov zastúpenia z 27. augusta 2003 adresovaných sťažovateľovi na jednej strane a dánskemu orgánu pre ochranu údajov na strane druhej spôsobili, že sťažovateľ mal dôvod spochybňovať, či mu boli poskytnuté ľahko zrozumiteľné informácie, a 2) pretože sa zdá, že dánsky orgán pre ochranu údajov sa nezaoberal otázkou, či zastúpenie nezákonne zhromaždilo a zaregistrovalo údaje o sťažovateľovi.

1.3 Pokiaľ ide o vyhlásenie Komisie, že tento prípad by sa mal postúpiť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, ombudsman sa domnieva, že na účely výmeny informácií a konzistentného výkladu je určite užitočné informovať európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS) o rozhodnutiach týkajúcich sa ochrany údajov. V tomto prípade bude preto EDPS informovaný o rozhodnutí ombudsmana (11). Za vhodných okolností, napríklad v prípadoch týkajúcich sa zložitých otázok právneho výkladu, môže ombudsman okrem toho považovať za užitočné konzultovať priamo s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov. Zdá sa však, že okolnosti prejednávanej veci si nevyžadujú takúto konzultáciu.

1.4 Pokiaľ ide o tri tvrdenia sťažovateľa (citované vyššie na konci zhrnutia sťažnosti), ombudsman sa domnieval, že obavy obsiahnuté v prvom a druhom tvrdení by mohli byť primerane zodpovedané v jeho preskúmaní tvrdení zhrnutých vyššie v časti "Sťažnosť". Komisia preto nebola požiadaná, aby sa týmito tvrdeniami zaoberala priamo vo svojom stanovisku. Pokiaľ ide o tretie tvrdenie, odráža obavy týkajúce sa nezávislosti ombudsmana, ktoré už sťažovateľ vzniesol v súvislosti so svojou sťažnosťou č. 5/2003/(PB)BB. Ombudsmanka sa domnieva, že na tieto obavy sa v rámci tohto vyšetrovania primerane reagovalo. V tomto vyšetrovaní sa v liste informujúcom sťažovateľa o začatí vyšetrovania zopakovalo, že európsky ombudsman koná úplne nezávisle.

2 Údajné porušenie nariadenia č. 45/2001

2.1 Sťažovateľ tvrdil, že zastúpenie porušilo nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (12). Domnieval sa, že zastúpenie porušilo článok 12 nariadenia tým, že zhromaždilo informácie o ňom z iných zdrojov, než je on sám, a že porušilo článok 13 tým, že mu neposkytlo zrozumiteľné informácie o tom, ako zastúpenie spracúva jeho osobné údaje.

2.2 Komisia vo svojom stanovisku tvrdenie sťažovateľa zamietla.

2.3 Pokiaľ ide o názor sťažovateľa, že zastúpenie Komisie porušilo článok 12 nariadenia č. 45/2001 tým, že o ňom zhromaždilo informácie z iných zdrojov, než je ,, ombudsman poznamenáva, že tento článok stanovuje:

1. Ak sa údaje nezískali od dotknutej osoby, prevádzkovateľ v čase zaznamenania osobných údajov alebo, ak sa predpokladá ich sprístupnenie tretej strane, najneskôr v čase prvého poskytnutia údajov poskytne dotknutej osobe aspoň tieto informácie s výnimkou prípadov, keď ich už má k dispozícii:

a) totožnosť prevádzkovateľa;
b) účely spracovateľskej operácie;
c) kategórie dotknutých údajov;
d) príjemcovia alebo kategórie príjemcov;
e) existencia práva na prístup k údajom, ktoré sa jej týkajú, a práva na ich opravu;
f) akékoľvek ďalšie informácie, ako napríklad:
i) právny základ spracovateľskej operácie, pre ktorú sú údaje určené,
ii) lehoty na uchovávanie údajov,
iii) právo kedykoľvek sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov,
iv) pôvod údajov s výnimkou prípadov, keď prevádzkovateľ nemôže zverejniť tieto informácie z dôvodu služobného tajomstva,
pokiaľ sú takéto ďalšie informácie potrebné so zreteľom na osobitné okolnosti, za ktorých sa údaje spracúvajú, aby sa zaručilo spravodlivé spracovanie vo vzťahu k dotknutej osobe.

2. Odsek 1 sa neuplatňuje, ak sa najmä na účely spracovania na štatistické účely alebo na účely historického alebo vedeckého výskumu ukáže, že poskytnutie takýchto informácií je nemožné alebo by si vyžadovalo neprimerané úsilie, alebo ak je zaznamenanie alebo zverejnenie výslovne ustanovené právom Spoločenstva. V týchto prípadoch inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytne primerané záruky po konzultácii s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov.

2.4 Zo skutkových okolností veci vyplýva, že zastúpenie Komisie vykonalo vyhľadávanie v online databáze s cieľom telefonicky kontaktovať sťažovateľa, aby získal objasnenie žiadosti o prístup k dokumentom, ktorú podal 29. mája 2003. Telefónne číslo, ktoré našiel, bolo zapísané v registri zastúpenia pod menom sťažovateľa. Telefónne číslo sa však ukázalo ako nesprávne. Zastúpenie potom zistilo správne číslo v sťažnosti sťažovateľa, ktorú európska ombudsmanka postúpila Európskej komisii. Po zistení správneho čísla zatelefonovalo zastúpenie sťažovateľovi 10. júna 2003. Po rozhovore so sťažovateľom, ktorý zrejme vyjadril želanie, aby nebol kontaktovaný telefonicky, zastúpenie vymazalo nesprávne telefónne číslo zo svojho registra. Pokiaľ ide o správne telefónne číslo, s ktorým zastúpenie kontaktovalo sťažovateľa 10. júna 2003, zdá sa, že toto číslo nebolo nikdy zapísané do registra zastúpenia. Táto časť prejednávanej veci sa preto týka len spracovania nesprávneho telefónneho čísla zo strany zastúpenia.

2.5 Je zrejmé, že v zmysle nariadenia č. 45/2001 zastúpenie získalo údaje (nesprávne telefónne číslo) z iného zdroja ako od sťažovateľa (online databáza) a spracovalo ich (registráciou). Zdá sa, že skutočnosť, že telefónne číslo sa následne ukázalo ako nesprávne, neodstraňuje jeho postavenie ako údajov týkajúcich sa sťažovateľa, keďže bolo nájdené a zaregistrované pod jeho menom. Z formálneho hľadiska sa teda zdá, že bolo nezlučiteľné s nariadením č. 45/2001 neinformovať sťažovateľa v súlade s článkom 12 tohto nariadenia. Zo stanoviska Komisie však vyplýva, že jej zastúpenie zatelefonovalo sťažovateľovi vo vlastnom záujme, aby získal objasnenie žiadosti o dokumenty, ktorú podal krátko predtým. Keď sťažovateľ informoval zastúpenie, že si neželá byť kontaktovaný telefonicky, zastúpenie riadne odstránilo nesprávne telefónne číslo zo svojho registra. Zdá sa preto, že zastúpenie podniklo primerané kroky na ochranu záujmov sťažovateľa. Za týchto okolností sa ombudsman domnieva, že nie je potrebné ďalej skúmať tento aspekt sťažnosti. Sťažovateľ sa však môže obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov, ak chce získať jeho posúdenie (13).

2.6 Pokiaľ ide o názor sťažovateľa, že zastúpenie Komisie porušilo článok 13 nariadenia 45/2001, ombudsman poznamenáva, že tento článok stanovuje:

„Právo na prístup Dotknutá
osoba má právo kedykoľvek do troch mesiacov od doručenia žiadosti bezplatne získať od prevádzkovateľa:
a) potvrdenie o tom, či sa spracúvajú údaje, ktoré sa ho týkajú;
b) informácie aspoň o účeloch spracovateľskej operácie, kategóriách dotknutých údajov a príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým sa údaje poskytujú;
c) zrozumiteľné oznamovanie údajov, ktoré sa spracúvajú, a akýchkoľvek dostupných informácií, pokiaľ ide o ich zdroj;
d) znalosť logiky každého automatizovaného rozhodovacieho procesu, ktorý sa jej týka.“

2.7 Podľa sťažovateľa mu zastúpenie neposkytlo ľahko zrozumiteľné informácie, čím porušilo článok 13 nariadenia č. 45/2001. V tomto ustanovení sa stanovujú kategórie informácií, ktoré sa musia poskytnúť dotknutej osobe, ako napríklad aké údaje sa spracúvajú, ich zdroj a potenciálni príjemcovia. Ombudsmanka sa domnieva, že je osvedčeným administratívnym postupom zabezpečiť, aby takto poskytnuté informácie boli správne a ľahko zrozumiteľné.

2.8 Na účely preskúmania tvrdenia sťažovateľa sa ombudsman domnieva, že je vhodné preskúmať úplnú korešpondenciu medzi sťažovateľom a zastúpením.

- Dňa 10. júna 2003 zatelefonovalo zastúpenie sťažovateľovi v súvislosti so žiadosťou o prístup verejnosti k dokumentom. V ten istý deň sťažovateľ požiadal zastúpenie, aby ho informovalo o tom, ako získalo jeho telefónne číslo. Zastúpenie ho 13. júna 2003 informovalo, že jeho telefónne číslo ste „uviedli vo Vašej sťažnosti európskemu ombudsmanovi“.

- Dňa 14. júna 2003 sťažovateľ požiadal zastúpenie o úplné informácie o spracovaní jeho osobných údajov. Jeho žiadosť bola podaná na základe dánskych právnych predpisov o ochrane údajov, ktorými sa vykonáva smernica 95/46/ES a ktoré obsahujú v podstate rovnaké požiadavky ako požiadavky stanovené v článku 13 uvedeného nariadenia 45/2001. Dňa 1. júla 2003 zastúpenie informovalo sťažovateľa o týchto skutočnostiach: „Ako dodatok k môjmu listu z 13. júna 2003, referenčné číslo 150603, prikladám výtlačok z nášho registra prichádzajúcich a odchádzajúcich zásielok. Ako môžete vidieť, boli ste zaregistrovaný ako „súkromná osoba z [mesta] v Dánsku“ s adresou „[adresa]“. Vaše meno je zaregistrované ako „[meno]“. Posledná aktualizácia je dnešný dátum (01/07/2003), kedy bol vyhotovený výtlačok. Zastúpenie Komisie v Dánsku predtým nezaznamenalo iné osobné údaje pod vaším menom.“(zvýraznenie doplnené.)

V nadväznosti na sťažnosť sťažovateľa adresovanú dánskemu úradu na ochranu údajov následne zastúpenie informovalo sťažovateľa listom z 27. augusta 2003, že „údaje v našom registri pochádzajú od vás. Aby sme vás však mohli kontaktovať, vyhľadali sme telefónne číslo v internetovej službe spoločnosti TDC. Toto číslo, ktoré sa ukázalo ako nesprávne, bolo zahrnuté do nášho registra, ale následne bolo vymazané." (Zvýraznenie doplnené.)

2.9 Z uvedeného vyplýva, že zastúpenie Komisie vo svojom liste z 13. júna 2003 neinformovalo sťažovateľa o tom, či telefónne číslo, na ktoré ho kontaktovala 10. júna 2003, bolo alebo nebolo skutočne zaregistrované. Až vo svojom stanovisku predloženom v rámci tohto vyšetrovania Komisia spresnila, že k registrácii tohto telefónneho čísla nedošlo. Ďalej sa ukazuje, že keď zastúpenie 27. augusta 2003 informovalo sťažovateľa o nesprávnom telefónnom čísle, ktoré bolo zaregistrované pod jeho menom a ktoré bolo následne vymazané, neposkytlo žiadne informácie o tom, kedy bolo toto číslo zaregistrované alebo kedy bolo vymazané. Okrem toho z listu zastúpenia z 27. augusta 2003 vyplýva, že jeho list z 1. júla 2003, v ktorom uviedol, že „zastúpenie Komisie v Dánsku predtým nezaznamenalo iné osobné údaje pod vaším menom“, bol nesprávny, keďže v tomto liste nebolo uvedené nesprávne telefónne číslo, ktoré bolo zaregistrované. Na základe týchto zistení sa ombudsman domnieva, že zastúpenie neposkytlo správne a ľahko zrozumiteľné informácie v súlade s článkom 13 nariadenia 45/2001. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu a ombudsman uvádza kritickú poznámku uvedenú nižšie.

2.10 Pokiaľ ide o pripomienky sťažovateľa týkajúce sa možného nesúladu medzi listami, ktoré zastúpenie zaslalo 27. augusta 2003 jemu a dánskemu úradu na ochranu údajov, ombudsman sa domnieva, že vzhľadom na uvedené zistenia nie sú potrebné ďalšie vyšetrovania v tejto veci.

3 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku:

V článku 13 nariadenia č. 45/2001 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva sa stanovujú kategórie informácií, ktoré sa musia poskytnúť dotknutej osobe, ako napríklad údaje, ktoré sa spracúvajú, ich zdroj a prípadní príjemcovia. Ombudsmanka sa domnieva, že je osvedčeným administratívnym postupom zabezpečiť, aby takto poskytnuté informácie boli správne a ľahko zrozumiteľné.

V prejednávanej veci zastúpenie Komisie vo svojom liste z 13. júna 2003 neinformovalo sťažovateľa o tom, či telefónne číslo, ktoré použilo na kontaktovanie sťažovateľa 10. júna 2003, bolo skutočne zaregistrované alebo nie. Až vo svojom stanovisku predloženom v rámci tohto vyšetrovania Komisia spresnila, že k registrácii tohto telefónneho čísla nedošlo. Ďalej sa ukazuje, že keď zastúpenie 27. augusta 2003 informovalo sťažovateľa o nesprávnom telefónnom čísle, ktoré bolo zaregistrované pod jeho menom a ktoré bolo následne vymazané, neposkytlo žiadne informácie o tom, kedy bolo toto číslo zaregistrované alebo kedy bolo vymazané. Okrem toho z listu zastúpenia z 27. augusta 2003 vyplýva, že jeho list z 1. júla 2003, v ktorom uviedol, že „zastúpenie Komisie v Dánsku predtým nezaznamenalo iné osobné údaje pod vaším menom“, bol nesprávny, keďže v tomto liste nebolo uvedené nesprávne telefónne číslo, ktoré bolo zaregistrované. Na základe týchto zistení sa ombudsman domnieva, že zastúpenie neposkytlo správne a ľahko zrozumiteľné informácie v súlade s článkom 13 nariadenia 45/2001. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu.

Pokiaľ ide o možnosť navrhnúť priateľské riešenie (14), ombudsman sa domnieva, že hoci Komisia neposkytla správne a ľahko zrozumiteľné informácie, ako sa predpokladá v článku 13 nariadenia 45/2001, keď sťažovateľ požiadal o takéto informácie v roku 2003, zdá sa, že Komisia predložila tieto informácie vo svojom stanovisku k tejto sťažnosti. Ďalej poznamenáva, že Komisia vysvetlila, že z technických dôvodov nie je možné poskytnúť sťažovateľovi kópiu údajov, ktoré boli pôvodne zaregistrované a následne vymazané. Za týchto okolností sa ombudsman domnieva, že nie je vhodné usilovať sa o priateľské urovnanie veci.

Pokiaľ ide o vyšetrovanie ombudsmana v súvislosti s tvrdením sťažovateľa, že došlo k porušeniu článku 12 nariadenia 45/2001, ombudsman sa domnieva, že ďalšie vyšetrovanie nie je potrebné.

Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie a európsky dozorný úradník pre ochranu údajov.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Úradný vestník 1995 L 281, s. 31.

(2) Článok 12 písm. a) stanovuje:
Právo na prístup
Členské štáty zaručia každej dotknutej osobe právo získať od prevádzkovateľa:
a) bez obmedzenia v primeraných intervaloch a bez nadmerného zdržania alebo výdavkov:
potvrdenie o tom, či sa spracúvajú údaje, ktoré sa ho týkajú, a informácie aspoň o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých údajov a príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým sa údaje poskytujú,
- oznámenie zrozumiteľnou formou údajov, ktoré sa spracúvajú, a akýchkoľvek dostupných informácií o ich zdroji,
- znalosť logiky automatického spracúvania údajov, ktoré sa ho týkajú, aspoň v prípade automatizovaných rozhodnutí uvedených v článku 15 ods. 1.

(3) Zo stanoviska Komisie (zhrnutého nižšie) vyplýva, že sťažovateľ bol kontaktovaný s cieľom získať objasnenie žiadosti o prístup k dokumentom, ktorú Komisii predložil krátko predtým.

(4) Sťažovateľ bol v minulosti v kontakte so zastúpením Komisie, pokiaľ ide o možnosť získať poradenstvo v oblasti práva Spoločenstva. Tento kontakt viedol k sťažnosti 5/2003/(PB)BB európskemu ombudsmanovi.

(5) Z referenčného čísla vyplýva, že uvedený list je listom zaslaným sťažovateľovi 1. júla 2003 (pozri vyššie).

(6) Úradný vestník 2001 L 8, s. 1.

(7) Článok 12
Informácie, ktoré sa majú poskytnúť, ak údaje neboli získané od dotknutej osoby
1. Ak sa údaje nezískali od dotknutej osoby, prevádzkovateľ v čase zaznamenania osobných údajov alebo, ak sa predpokladá ich sprístupnenie tretej strane, najneskôr v čase prvého poskytnutia údajov poskytne dotknutej osobe aspoň tieto informácie s výnimkou prípadov, keď ich už má k dispozícii:
a) totožnosť prevádzkovateľa;
b) účely spracovateľskej operácie;
c) kategórie dotknutých údajov;
d) príjemcovia alebo kategórie príjemcov;
e) existencia práva na prístup k údajom, ktoré sa jej týkajú, a práva na ich opravu;
f) akékoľvek ďalšie informácie, ako napríklad:
i) právny základ spracovateľskej operácie, pre ktorú sú údaje určené,
ii) lehoty na uchovávanie údajov,
iii) právo kedykoľvek sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov,
iv) pôvod údajov s výnimkou prípadov, keď prevádzkovateľ nemôže zverejniť tieto informácie z dôvodu služobného tajomstva,
pokiaľ sú takéto ďalšie informácie potrebné so zreteľom na osobitné okolnosti, za ktorých sa údaje spracúvajú, aby sa zaručilo spravodlivé spracovanie vo vzťahu k dotknutej osobe.
2. Odsek 1 sa neuplatňuje, ak sa najmä na účely spracovania na štatistické účely alebo na účely historického alebo vedeckého výskumu ukáže, že poskytnutie takýchto informácií je nemožné alebo by si vyžadovalo neprimerané úsilie, alebo ak je zaznamenanie alebo zverejnenie výslovne ustanovené právom Spoločenstva. V týchto prípadoch inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytne primerané záruky po konzultácii s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov.

(8) Právo
na prístup k osobným údajom
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez obmedzenia a bezplatne do troch mesiacov od doručenia žiadosti:
a) potvrdenie o tom, či sa spracúvajú údaje, ktoré sa ho týkajú;
b) informácie aspoň o účeloch spracovateľskej operácie, kategóriách dotknutých údajov a príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým sa údaje poskytujú;
c) zrozumiteľné oznamovanie údajov, ktoré sa spracúvajú, a akýchkoľvek dostupných informácií, pokiaľ ide o ich zdroj;
d) znalosť logiky každého automatizovaného rozhodovacieho procesu, ktorý sa jej týka.

(9) Úradný vestník 1995 L 281, s. 31.

(10) Úradný vestník 2001 L 8, s. 1.

(11) Keďže sťažnosť je dôverná, európsky dozorný úradník pre ochranu údajov dostane anonymizovanú verziu rozhodnutia ombudsmana. Táto verzia bude uverejnená aj na domovskej stránke ombudsmana.

(12) Úradný vestník 2001 L 8, s. 1.

(13) Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov, rue Wiertz 60, B-1047 Brusel, edps@edps.eu.int.

(14) V článku 3 ods. 5 štatútu ombudsmana sa stanovuje, že "Ak je to možné, ombudsman hľadá spolu s príslušnou inštitúciou alebo orgánom riešenie s cieľom odstrániť prípad nesprávneho úradného postupu a vyhovieť sťažnosti."