Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, investigatívny novinár, požiadal o prístup verejnosti[1] k dokumentom, ktoré má v držbe Európska komisiaa ktoré sa týkajú „prípravy, vykonávania a hodnotenia kampane [Vzťahys verejnosťou] ‚You are EU‘, ktorú v súčasnosti vedie Európska komisia.“ Sťažovateľ jasne uviedol, že jeho žiadosť sa týka dokumentov týkajúcich sa postupov predkladania ponúk a udeľovania cien pre spoločnosti zapojené do kampane a všetkých súvisiacich dokumentov – vrátane textových správ a e-mailov –, ktoré má kabinet predsedu Európskej komisie alebo samotný predseda.

2. Komisia identifikovala 32 dokumentov, ktoré patria do rozsahu žiadosti sťažovateľa. Umožnil úplný prístup k siedmim dokumentom a čiastočný prístup k zvyšným dokumentom. Komisia tvrdila, že niektoré časti dokumentov sa musia upraviť, aby sa chránilo súkromie osôb uvedených v dokumentoch a obchodné záujmy niektorých dodávateľov.

3. Sťažovateľ napadol rozhodnutie Komisie podaním „opakovanej žiadosti“. Tvrdil, že Komisia mala identifikovať viac dokumentov, ktoré patria do rozsahu jeho žiadosti, najmä dokumentov týkajúcich sa rozhodnutia Komisie začať kampaň „You are EU“.

4. Po oneskorení[2] Komisia odpovedala na opakovanú žiadosť sťažovateľa. Identifikovala dodatočný súbor ôsmich dokumentov týkajúcich sa rokovacieho konania na poskytovanie komunikačných služieb o reakcii EÚ na vojnu na Ukrajine. Umožnil úplný prístup k jednému dokumentu a čiastočný prístup k ostatným dokumentom. Komisia poskytla aj dodatočné informácie o kontexte, v ktorom sa kampaň začala.

5. Sťažovateľ nebol spokojný s tým, ako Komisia vybavila jeho žiadosť, najmä s počtom identifikovaných dokumentov, a v júli 2024 sa obrátil na ombudsmanku.

Vyšetrovanie

6. Ombudsmanka začala vyšetrovanie týkajúce sa vybavovania žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti zo strany Komisie. Keďže sťažovateľ jasne uviedol, že predmetom jeho sťažnosti bolo, že Komisia mala identifikovať viac dokumentov, vyšetrovanie ombudsmana sa týkalo výlučne identifikácie dokumentov, a nie úrovne prístupu k týmto dokumentom, ktorú Komisia identifikovala.

7. V priebehu vyšetrovania sa vyšetrovací tím ombudsmana stretol so zástupcami Komisie, aby dostal dodatočné vysvetlenia o tom, ako Komisia vyhľadala požadované dokumenty.[3] Ombudsman následne dostal pripomienky sťažovateľa k správe zo stretnutia.

Argumenty predložené ombudsmanovi

8. Sťažovateľ vo svojej opakovanej žiadosti Komisii uviedol, že nepovažuje za pravdepodobné, že mu Komisia predložila úplný súbor dokumentov, ktoré patria do rozsahu jeho žiadosti. Hoci 32 dokumentov, ktoré identifikovala Komisia, mu poskytlo prehľad o zmluvných postupoch a/alebo postupoch verejného obstarávania, ktoré Komisia dodržiavala v súvislosti s kampaňou „You are EU“, neidentifikovali žiadny dokument súvisiaci s rozhodnutím Komisie začať takúto komunikačnú kampaň. Poukázal napríklad na mediálne správy o tom, že Komisia vykonáva prieskum trhu a rozhovory s viacerými komunikačnými spoločnosťami predtým, ako sa rozhodla zadať zákazku dvom nemeckým komunikačným spoločnostiam. Sťažovateľ uviedol, že žiadny z identifikovaných dokumentov sa netýkal takýchto prípravných činností. 

9. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že dodatočný súbor ôsmich dokumentov, ktoré Komisia identifikovala po jeho opakovanej žiadosti, sa stále nevzťahuje na rozhodnutie Komisie ani na žiadne potenciálne právne alebo finančné úvahy týkajúce sa vyhlásenia osobitnej výzvy na predkladanie ponúk, ktorá viedla k zadaniu zákaziek vybraným komunikačným spoločnostiam. Neveril, že Komisia mohla spustiť túto kampaň „úplnez ničohonič“.

10. Takisto nepovažuje za dôveryhodné, že by kabinet predsedu Komisie alebo samotný predseda nemali žiadne e-maily ani textové správy súvisiace s touto kampaňou.

11. Komisia vo svojom opakovanom rozhodnutí poskytla niektoré podkladové informácie o kampani. Vysvetlila, že v apríli 2022 Komisia vzhľadom na naliehavosť spôsobenú nepredvídateľnými udalosťami začala rokovacie konanie[4] na poskytovanie komunikačných služieb o reakcii EÚ na dôsledky vojny na Ukrajine. Identifikovala tri komunikačné a reklamné agentúry s preukázanými skúsenosťami a po vyhodnotení sa rozhodla zadať zákazku konzorciu dvoch nemeckých spoločností. Úspešný uchádzač spustil kampaň „You are EU“ v septembri 2022. Cieľom kampane bolo zvýšiť informovanosť o opatreniach EÚ na zabezpečenie čistej energie, energie z obnoviteľných zdrojov a energie „vyrobenej v Európe“ a ukázať občanom EÚ, ako úzko sú hodnoty EÚ týkajúce sa demokracie, slobody a solidarity prepojené s energetickou nezávislosťou EÚ od ruských fosílnych palív.

12. Počas stretnutia s vyšetrovacím tímom ombudsmanky zástupcovia Komisie vysvetlili, že sťažovateľ osobitne požiadal o dokumenty týkajúce sa kampane „You are EU“,„ktorú Komisia v súčasnosti vedie“(kurzívou zvýraznil generálny advokát). Keďže kampaň je rozdelená do troch rôznych vĺn, Komisia zastávala názor, že pôvodná žiadosť sa týkala len dokumentov, ktoré sa týkali tretej vlny kampane (tá, ktorá v súčasnosti prebieha). Niektoré prípravné dokumenty sa preto považovali za dokumenty, ktoré nepatria do rozsahu pôsobnosti žiadosti.

13. V nadväznosti na opakovanú žiadosť sťažovateľa Komisia pochopila, že rozsah pôsobnosti môže byť širší, čo môže viesť k identifikácii ďalších dokumentov. Komisia poukázala na to, že jeden z dokumentov identifikovaných v potvrdzujúcej fáze[5] poskytol kľúčové informácie o dôvodoch rozhodnutia Komisie vybrať rokovacie konanie, o tom, aký právny základ sa použil a ako sa vykonala predbežná analýza trhu.

14. Komisia takisto potvrdila, že neexistuje žiadny iný dokument týkajúci sa rozhodnutia Komisie uskutočniť komunikačnú kampaň. Na rozdiel od tvrdenia sťažovateľa, že kampaň sa začala „úplnez ničohonič“, rozhodnutie Komisie začať konanie bolo založené na všeobecnej komunikačnej stratégii Komisie na obdobie 2021 – 2023[6], v ktorej sa uvádza, že príslušné útvary Komisie môžu združiť zdroje s cieľom uskutočniť celoeurópske komunikačné kampane.

15. Zástupcovia Komisie sa zhodli na tom, že ak sa to bude považovať za potrebné, Komisia by mohla prehodnotiť svoje rozhodnutie a vykonať nové vyhľadávanie dokumentov.

16. Zástupcovia Komisie takisto objasnili, ako príslušné útvary vyhľadávali dokumenty v držbe predsedu Komisie alebo jej kabinetu. Vysvetlili, že súčasťou vyhľadávania bolo v počiatočnej fáze overenie u riaditeľa Generálneho riaditeľstva Komisie pre komunikáciu, či si s predsedom alebo jeho kabinetom vymenili e-mail alebo textovú správu (riaditeľ potvrdil, že nedošlo k žiadnej výmene).

Hodnotenie ombudsmana

17. Podľa judikatúry EÚ platí, že ak inštitúcia vyhlási, že dokument neexistuje, predpokladá sa, že toto vyhlásenie je pravdivé.^[7] Žiadateľ sa však môže pokúsiť vyvrátiť túto domnienku, napríklad poukázaním na to, že konkrétny postup zvyčajne zahŕňa vytvorenie určitého typu dokumentu.

18. V tomto prípade ombudsman usúdil, že sťažovateľ predložil dôveryhodné argumenty, že Komisia mala identifikovať viac dokumentov. Ombudsmanka založila svoje rozhodnutie začať vyšetrovanie v tejto veci najmä na skutočnosti, že potvrdzujúce rozhodnutie Komisie sa nezaoberá argumentmi predloženými sťažovateľom o tom, prečo niektoré dokumenty neboli identifikované.

19. Vysvetlenia, ktoré poskytli zástupcovia Komisie počas stretnutia, sú v tejto súvislosti veľmi užitočné. Ombudsmanka sa domnieva, že hoci Komisia vyložila rozsah žiadosti reštriktívne (so zameraním na slová „vsúčasnosti prebieha“),nebolo to zjavne nesprávne. Komisia rozšírila rozsah žiadosti po prijatí opakovanej žiadosti sťažovateľa a identifikovala dodatočné dokumenty.

20. Komisia počas stretnutia tiež súhlasila s tým, že môže opätovne vyhľadávať dokumenty. Ombudsman sa domnieva, že týmto návrhom sa sťažnosť rieši. Sťažovateľ je s týmto prístupom spokojný. Ombudsmanka verí, že Komisia bezodkladne kontaktuje sťažovateľa v súvislosti s týmto aspektom.

21. Komisia takisto poskytla primerané vysvetlenia, ako vykonala vyhľadávanie dokumentov v držbe predsedu Komisie alebo členov jej kabinetu. Pri vyhľadávaní sa vedúci pracovník Generálneho riaditeľstva pre komunikáciu pýtal, či si s kabinetom vymenil nejaké e-maily alebo textové správy. Keďže táto osoba bola tiež verejným obstarávateľom, t. j. osobou oprávnenou podpisovať zmluvy v mene Komisie, bolo dôvodné predpokladať, že akákoľvek komunikácia, ak by sa uskutočnila, by bola s ňou.

22. Ombudsman však poznamenáva, že sťažovateľ jasne spochybnil spôsob, akým Komisia vo svojej opakovanej žiadosti vyhľadávala dokumenty. Komisia sa v potvrdzujúcom rozhodnutí nezaoberala jeho argumentmi a namiesto toho odkázala na dodatočný súbor identifikovaných dokumentov. Až po tom, ako ombudsmanka začala vyšetrovanie, Komisia vysvetlila, ako vykonala vyhľadávanie dokumentov. Ombudsmanka verí, že v budúcnosti a v súlade s osvedčenými administratívnymi postupmi Komisia vo svojich potvrdzujúcich rozhodnutiach podrobnejšie vysvetlí, ako sa vyhľadávajú dokumenty, a to aj v prípadoch, keď nie sú identifikované žiadne dokumenty.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsman uzatvára tento prípad s týmto záverom[8]:

Komisia tým, že súhlasila s opätovným vyhľadávaním dokumentov, sťažnosť vyriešila.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Rosita Hickey
riaditeľka vyšetrovania

Štrasburg 20. novembra 2024

[1] Podľa pravidiel stanovených v nariadení č. 1049/2001: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Predmet ďalšieho vyšetrovania ombudsmana: 1077/2024/NH.

[3] Správa zo zasadnutia je k dispozícii na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/195788

[4] „Rokovacie konanie“ je metóda verejného obstarávania, na základe ktorej môže verejný obstarávateľ rokovať s predbežne kvalifikovanými uchádzačmi. V praxi môže o účasť požiadať ktokoľvek, ale len tí, ktorí sú predbežne vybraní, budú vyzvaní, aby predložili počiatočné ponuky a rokovali. Na úrovni EÚ sa rokovacie konania môžu začať bez predchádzajúceho uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania [pozri článok 164 ods. 1 písm. d) nariadenia o rozpočtových pravidlách EÚ, k dispozícii na adrese: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046).

[5]„Poznámkao rokovacom konaní na poskytovanie komunikačných služieb o reakcii EÚ na dôsledky vojny na Ukrajine – COMM-2022-NP-000329“,Ref. Ares(2022)3066266, zo 7. apríla 2022. Komisia poskytla široký čiastočný prístup k tomuto dokumentu, pričom upravila len niektoré osobné údaje a mená neúspešných uchádzačov.

[6] Oznámenie o opatreniach inštitucionálnej komunikácie v rokoch 2021 – 2023 v rámci viacročného finančného rámca na roky 2021 – 2027 s názvomKomunikovanie o ambicióznejšej Únii,k dispozícii na adrese: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=en

[7] Rozsudok Všeobecného súdu z 19. januára 2010 v spojených veciach T‐355/04 a T‐446/04, Co‐Frutta Soc. coop./Európska komisia, bod 155, k dispozícii na adrese: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-355/04

[8] Táto sťažnosť bola vyriešená v rámci delegovaného riešenia prípadu v súlade s rozhodnutím európskeho ombudsmana, ktorým sa prijímajú vykonávacie ustanovenia: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en