Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. V pravidlách EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom ^[1] sa vyžaduje, aby inštitúcie EÚ viedli register verejne prístupných dokumentov [2].

2. Sťažovateľ, nezisková organizácia, sa domnieva, že Europol si neplní povinnosti vyplývajúce z týchto pravidiel. Obrátila sa na Europol a požiadala ho o vytvorenie komplexného verejného registra dokumentov.

3. Europol odpovedal sťažovateľovi s odkazom na svoju osobitnú webovú stránku ^[3], na ktorej proaktívne sprístupňuje mnoho dokumentov.

4. Sťažovateľ tvrdil, že register dokumentov Europolu nie je v súlade s platnými pravidlami, a v decembri 2019 sa obrátil na ombudsmanku.

5. V priebehu vyšetrovania sa vyšetrovací tím ombudsmanky stretol so zástupcami Europolu, aby prediskutoval otázky nastolené sťažovateľom. Ombudsman potom predložil návrh riešenia.

Návrh ombudsmana na riešenie

6. Ombudsmanka vzala na vedomie minulé úsilie Europolu o vytvorenie registra dokumentov, ako aj odlišné charakteristiky agentúry. Domnieva sa však, že inštitúcie EÚ by mali uplatňovať určité zásady na svoje registre dokumentov, aby sa zabezpečili osvedčené administratívne postupy a aby bol ich register primeraný.

7. Po prvé, ombudsmanka zastávala názor, že register by mal byť používateľsky ústretový. Pre jednotlivcov by malo byť čo najjednoduchšie prechádzať registrom a identifikovať konkrétne dokumenty, ku ktorým by mali mať prístup. To zahŕňa vytvorenie osobitnej webovej stránky pre register.

8. Po druhé, ombudsmanka sa domnievala, že register by mal byť úplný, čo znamená, že všetky dokumenty týkajúce sa hlavných činností inštitúcie by sa mali zaznamenávať individuálne. Okrem toho by register mal prinajmenšom odkazovať na existenciu iných druhov dokumentov, ktoré nie sú uvedené v zozname. To tiež znamená, že žiadne dokumenty by sa nemali automaticky vylúčiť z registra.

9. Po tretie, ombudsmanka zistila, že register by sa mal viesť včas, čo si vyžaduje veľmi pravidelné aktualizácie.

10. Ombudsmanka preto predložila tento návrh riešenia:

11. Europol by mal aktualizovať svoj register dokumentov, pričom by mal zohľadniť zásady správnej administratívnej praxe stanovené v návrhu riešenia ^[4].

12. Vzhľadom na návrh ombudsmanky sa Europol zaviazal prijať konkrétne kroky na aktualizáciu svojho registra dokumentov v krátkodobom a strednodobom horizonte, pričom niektoré z nich už implementoval ^[5].

13. Aby bol verejný register používateľsky ústretovejší, Europol zlepšil prístupnosť registra a zaviedol vyhľadávací nástroj.

14. Europol okrem toho poskytne zoznam všetkých dokumentov, ktorými sa riadia jeho činnosti, a v budúcnosti proaktívne uverejní viac dokumentov vrátane takých dokumentov, ktoré sprístupní žiadateľom v odpovedi na žiadosti o prístup verejnosti.

15. Dokumenty, ktoré Europol zverejnil na základe žiadostí o prístup v minulosti, sa budú postupne pridávať do registra, počnúc najnovšími zverejnenými dokumentmi.

16. Europol očakáva, že aktualizáciu svojho registra dokumentov dokončí na jeseň 2021.

17. Sťažovateľ uvítal návrh ombudsmanky, ako aj odpoveď Europolu a zdôraznil význam úplného registra dokumentov vzhľadom na jeho účel uľahčiť právo verejnosti na prístup k dokumentom.

Posúdenie ombudsmana po návrhu riešenia

18. Ombudsmanka sa domnieva, že Europol sa riadil jej návrhom riešenia tým, že prijal uvedené opatrenia a stanovil ďalšie kroky, ktoré podnikne na vytvorenie komplexného registra dokumentov.

19. Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu Europolu na jej riešenie a domnieva sa, že sťažnosť bola vyriešená.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Agentúra Európskej únie pre spoluprácu v oblasti presadzovania práva prijala návrh ombudsmanky na riešenie aktualizácie jej verejného registra dokumentov.

Sťažovateľ a Europol budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly
európska ombudsmanka

Štrasburg 4. februára 2021

[1] Nariadenie č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie

dokumenty: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN,

ktoré sa vzťahujú na Europol podľa článku 65 nariadenia 2016/794 o Europole: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[2] Podľa článku 11 nariadenia č. 1049/2001.

[3] Pozri: https://www.europol.europa.eu/publications-documents.

[4] Úplné znenie návrhu riešenia, ktorý predložila ombudsmanka, je k dispozícii na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/136602.

[5] Úplné znenie odpovede Europolu na návrh riešenia ombudsmanky je k dispozícii na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/136603.