Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľom je portugalská spoločnosť. Zúčastnila sa na výzve na predkladanie ponúk, ktorú zorganizovala delegácia EÚ v Gabone (ďalej len „delegácia“) s cieľom poskytovať poradenské služby v oblasti zraniteľnosti voči zmene klímy [1].

2. Delegácia zamietla ponuku sťažovateľa, pretože jeden z jeho kľúčových expertov nemal 10-ročnú odbornú prax v príslušnej oblasti. Sťažovateľ napadol rozhodnutie, ale delegácia ho potvrdila. Sťažovateľ sa potom obrátil na Komisiu, ktorá tiež potvrdila rozhodnutie delegácie.

3. Sťažovateľ, ktorý nebol spokojný s odpoveďou Komisie, sa 27. decembra 2017 obrátil na ombudsmanku.

Vyšetrovanie

4. Ombudsmanka začala vyšetrovanie sťažnosti, že Komisia nesprávne zamietla ponuku sťažovateľa.

5. V priebehu vyšetrovania sa ombudsmanka zaoberala korešpondenciou medzi sťažovateľom, delegáciou a Komisiou. Vyšetrovací tím ombudsmanky sa stretol aj so zástupcami Komisie. Sťažovateľ predložil pripomienky k správe z tohto stretnutia.

Argumenty predložené ombudsmanovi

6. Sťažovateľka vysvetlila, že kľúčový odborník uviedol vo svojom životopise len najrelevantnejšie pracovné skúsenosti, pretože boli obmedzené na tri strany [2]. Sťažovateľ preto zaslal aj referenčný list, v ktorom podrobne opísal ďalšie pracovné skúsenosti odborníka. Delegácia však tieto dodatočné pracovné skúsenosti nezohľadnila. Sťažovateľ poznamenal, že ani v platných pravidlách [„Praktická príručka k finančným a zmluvným postupom“ (PRAG)][3], ani v „Pokynoch pre uchádzačov“[4] nič nenasvedčuje tomu, že by sa „hodnotiaca komisia“ zaoberala výlučne informáciami v životopise.

7. Sťažovateľ sa domnieva, že ak mala delegácia pochybnosti o dodatočných pracovných skúsenostiach, mala namiesto zamietnutia svojej ponuky požiadať o objasnenie. Sťažovateľ sa napokon odvolal na vyhlásenie Komisie, že osvedčenia poskytujúce dôkaz o zamestnaní (ako napríklad uvedený referenčný list) by nemali byť staršie ako jeden rok odo dňa predloženia. Poukázala na to, že táto požiadavka [5] sa vzťahuje len na vyhlásenia spoločností, a nie na osvedčenia poskytujúce dôkaz o zamestnaní.

8. Komisia uviedla, že životopis je súčasťou technickej ponuky uchádzača, že delegácia môže zohľadniť len pracovné skúsenosti uvedené v životopise a že podporné dokumenty nemôžu slúžiť ako dôkaz o pracovných skúsenostiach, ktoré nie sú uvedené v životopise.

9. Hodnotiaci výbor môže požiadať o dodatočné informácie alebo objasnenia týkajúce sa podporných dokumentov, ak takéto informácie alebo objasnenia podstatne nezmenia návrh [6]. Informácie o dodatočných pracovných skúsenostiach, ktoré nie sú uvedené v životopise, by však zmenili predložený životopis, a teda aj samotný návrh. Bolo by to v rozpore so zásadami transparentnosti a rovnakého zaobchádzania s uchádzačmi, ktoré sa musia prísne uplatňovať. Sťažovateľ uznal, že znalec nepredložil úplný životopis, ale vybral len najrelevantnejšiu pracovnú skúsenosť. Podľa názoru Komisie bol sťažovateľ oboznámený s platnými pravidlami, keďže v minulosti podpísal niekoľko zmlúv s Komisiou.

10. V priebehu vyšetrovania ombudsmanky Komisia preskúmala svoje stanovisko k predmetnej požiadavke na jeden rok a súhlasila s tým, že sa nevzťahuje na osvedčenia poskytujúce dôkaz o zamestnaní. Táto otázka však nemala vplyv na zamietnutie ponuky sťažovateľa.

Hodnotenie ombudsmana

11. Hlavnou otázkou je, či sú podporné dokumenty poskytujúce dôkaz o odbornej praxi, ktoré nie sú uvedené v životopise, súčasťou technickej ponuky ponuky. Je pravda, ako uviedol sťažovateľ, že neexistuje žiadne výslovné pravidlo, ktoré by stanovovalo, že sa zohľadnia len informácie uvedené v životopise kľúčových odborníkov.

12. Na základe platných pravidiel [7] a dokumentov poskytnutých uchádzačom [8] však ombudsman súhlasí so stanoviskom Komisie, že na účely posúdenia ponuky možno zohľadniť len pracovné skúsenosti uvedené v životopise a podporné dokumenty súvisiace s týmito pracovnými skúsenosťami. Ombudsmanka sa domnieva, že informácie, ktoré mali uchádzači k dispozícii, boli dostatočne jasné na to, aby mohli dospieť k tomuto záveru.

13. Ombudsmanka takisto súhlasí s Komisiou, že žiadosť o objasnenie dodatočných skúseností, ktoré nie sú uvedené v životopise, by zmenila ponuku sťažovateľa. V platných pravidlách sa jasne uvádza, že ponuka sa zamietne ako neprípustná, ak kľúčoví experti nespĺňajú minimálne požiadavky [9]. Hoci komisia pre vyhodnotenie ponúk môže kontaktovať uchádzačov, ktorých ponuky si vyžadujú objasnenie, nemôže požiadať o objasnenie, ktorým by sa opravila alebo doplnila inak neúplná ponuka. Ako uviedla Komisia, bolo by to v rozpore nielen so zásadou transparentnosti, ale najmä so zásadou rovnosti zaobchádzania s uchádzačmi. Je tiež dôležité mať na pamäti, že zodpovednosť za predloženie úplnej ponuky nesú uchádzači. Pred predložením svojich ponúk môžu takisto požiadať Komisiu o objasnenie.

14. Ombudsmanka sa preto domnieva, že delegácia a Komisia konali v súlade s platnými pravidlami a že rozhodnutie zamietnuť ponuku sťažovateľa bolo správne. Komisia takisto objasnila, že požiadavka jedného roka sa nevzťahuje na osvedčenia poskytujúce dôkaz o zamestnaní.

15. Ombudsmanka preto konštatuje, že v tomto prípade nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu Komisie.

16. Aby sa však v budúcnosti predišlo podobným problémom, Komisia by mala do súťažných podkladov zahrnúť výslovné ustanovenie, že sa zohľadnia len informácie uvedené v životopise kľúčových odborníkov. Ombudsman preto predloží nižšie uvedený návrh na zlepšenie.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Európska komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Návrh na zlepšenie

Komisia by mala do dokumentov dostupných žiadateľom, ktorí sa zúčastňujú na výzvach na predkladanie ponúk, zahrnúť výslovné ustanovenie, že pri hodnotení ponúk sa zohľadnia len pracovné skúsenosti uvedené v životopise.

Emily O'Reilly

Európsky ombudsman

Štrasburg, 19. 12. 2018

[1] Verejné obstarávanie EuropeAid /138507/DH/SER/ST „Dlhodobá technická pomoc pri znižovaní klimatickej zraniteľnosti Svätého Tomáša a Princovho ostrova“.

[2] Podľa pokynov pre uchádzačov.

[3] Praktická príručka pre finančné a zmluvné postupy (PRAG) poskytuje verejným obstarávateľom na jednej strane a uchádzačom, záujemcom, žiadateľom a dodávateľom na strane druhej praktickú pomoc pri príprave a vykonávaní zmlúv o verejnom obstarávaní a grantoch v oblasti vonkajšej činnosti EÚ.

[4] Pozri poznámku pod čiarou č. 2.

[5] Článok 4.1.5 pokynov pre uchádzačov.

[6] Pozri článok 204 ods. 3 delegovaného nariadenia Komisie (EÚ) č. 1268/2012 z 29. októbra 2012 o pravidlách uplatňovania nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie.

[7] V oddiele 3.4.4 príručky PRAG („Kritériá na vyhodnotenie ponúk“) sa stanovuje, že „Dvoma hlavnými typmi technických kritérií sú metodika a v prípade zmlúv založených na poplatkoch životopisy navrhovaných kľúčových odborníkov“[zvýraznenie doplnené]. Podobne sa v oddiele 3.4.10.3 príručky PRAG („Hodnotenie ponúk“) stanovuje, že „Uchádzači musia predložiť písomný dôkaz o kľúčových navrhnutých expertoch. Patria sem kópie diplomov uvedených v životopise a osvedčenia zamestnávateľov alebo referencie preukazujúce odbornú prax uvedenú v životopise“ [zvýraznenie doplnené].

[8] V pokynoch pre uchádzačov sa stanovuje, že „uchádzači musia predložiť... kópiu osvedčení zamestnávateľa alebo referencií preukazujúcich odbornú prax uvedenú v ich životopise [znalcov]“ [zvýraznenie doplnené]. Formulár na predloženie ponuky obsahuje vyhlásenie, ktoré znie takto: „Ponúkame, že v prípade potreby poskytneme služby požadované v súťažných podkladoch na základe týchto dokumentov, ktoré zahŕňajú našu technickú ponuku...kľúčových odborníkov (vrátane zoznamu kľúčových odborníkov a ich životopisov)“ [zvýraznenie doplnené]. (Pozri vzory dostupné v oddiele 3.7 príručky PRAG, dokument „B8h: Návrh zmluvy: zoznam a životopisy kľúčových odborníkov“ a dokument „B8n: Formulár na predloženie ponuky“).

[9] Oddiel 3.4.10.3 príručky PRAG („Hodnotenie ponúk“).