Vážený pán W.,
dňa 12. júla 1998 ste podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi v mene Institut für Europäische Partnerschaften und Internationale Zusammenarbeit e.V. (IPZ) týkajúcu sa financovania "Europawoche der Jugend" v roku 1997 (zmluva 97/0074-97/006).
Dňa 8. októbra 1998 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Európska komisia zaslala svoje stanovisko 1. februára 1999 a v prípade záujmu som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Vaše pripomienky mi boli doručené 11. februára 1999.
Dňa 5. marca 1999 som požiadal Komisiu o ďalšie spresnenia v súvislosti s tvrdeniami, ktoré ste uviedli vo svojich pripomienkach. Odpoveď Komisie na moje doplňujúce otázky zo 7. mája 1999 Vám bola zaslaná 26. mája 1999 a vo svojich doplňujúcich pripomienkach ste ju predložili 30. júna 1999.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

V máji 1997 sťažovateľ v mene Institut für Europäische Partnerschaften und Internationale Zusammenarbeit e.V. (IPZ) predložil Európskej komisii žiadosť o financovanie podujatia s názvom „Europawoche der Jugend“, ktoré sa malo uskutočniť v Nemecku od 9. do 15. augusta 1997. Cieľom tohto týždňa bolo zhromaždiť sto mladých ľudí pochádzajúcich najmä z 8 členských štátov Európskej únie. Cieľom konferencie bolo informovať mladých ľudí o význame partnerstiev miest a podporiť diskusie o európskych otázkach.
Po uskutočnení konferencie Komisia skontrolovala podporné dokumenty, ktoré predložila spoločnosť IPZ. Komisia zistila, že výdavky aj počet účastníkov boli nižšie, ako sa predpokladalo, a preto sa rozhodla znížiť subvencie, ktoré sa majú vyplatiť, na 7 000 ECU namiesto 12 000 ECU poskytnutých na základe žiadosti.
Sťažovateľ odmietol toto zníženie vzhľadom na to, že Komisia nesprávne posúdila podporné dokumenty a že nižší počet účastníkov, ako aj znížené výdavky pochádzali zo správania Komisie. Sťažovateľ preto požiadal ombudsmana, aby záležitosť vyšetril. Požiadal o vyplatenie chýbajúcich 5 000 ECU, pričom uviedol štyri hlavné argumenty:
i) Celkový počet účastníkov bol skutočne nižší, ako sa predpokladalo (66 namiesto 100). Vyplynulo to z neskorého oznámenia o financovaní, ktoré bolo sťažovateľovi doručené 29. júla 1999, len desať dní pred skutočným začiatkom konferencie. Mnohí zahraniční účastníci preto verili, že konferencia sa už nebude konať, a pripravili ďalšie plány na svoju letnú dovolenku.
ii) Pôvodne poskytnutá suma (12 000 ECU) bola okrem toho nižšia ako suma požadovaná spoločnosťou IPZ v jej žiadosti (15 798 ECU). IPZ preto čelila veľkým problémom pri organizovaní konferencie a musela zodpovedajúcim spôsobom znížiť výdavky, okrem iného znížením počtu účastníkov. Tento aspekt problému sa prehĺbil údajným oneskoreným oznámením, ktoré neumožnilo prijať žiadne iné finančné opatrenia.
iii) Komisia chybne posúdila zoznam účastníkov. Zabudla vziať do úvahy jednu z dvoch strán tohto zoznamu, a preto počítala len 37 namiesto 66 účastníkov. Napriek niekoľkým žiadostiam navrhovateľa a napriek tomu, že úradník Komisie ústne uznal chybu a ubezpečil spoločnosť IPZ, že zmení subvenciu, Komisia neustále odmietala zvýšiť sumu, ktorá sa má skutočne vyplatiť.
iv) Sťažovateľ napokon uviedol, že pridelená suma nesúvisela ani s celkovým rozpočtom organizovaného podujatia, ani s počtom účastníkov.

Požiadavku

Stanovisko Komisie Stanovisko
Európskej komisie k sťažnosti je zhrnuté takto:
i) Pokiaľ ide o údajné oneskorené oznámenie grantu, Komisia vysvetlila, že 7. mája 1997 sťažovateľ podal neformálnu žiadosť. Úplná žiadosť IPZ bola zaslaná 10. júna 1997. Komisia sa rozhodla poskytnúť dotáciu do jedného mesiaca a zaslala oznámenie 15. júla 1997. Domnieva sa, že sa žiadosťou zaoberala čo najrýchlejšie.
ii) Pokiaľ ide o pridelenú sumu, Komisia uvádza, že automaticky nezodpovedá sume požadovanej v žiadosti a že vzhľadom na jeho dlhoročné skúsenosti s programom družobného partnerstva miest mal sťažovateľ o nej vedieť. V roku 1997 granty pokrývali približne jednu tretinu nákladov na podobné podujatia.
iii) Pokiaľ ide o kontrolu podporných dokumentov, Komisia zopakovala, že počet účastníkov bol 37 (vrátane len 15 z iných európskych krajín) namiesto 100 (vrátane 70 z iných krajín), ako sa predpokladá v žiadosti. Komisia usúdila, že vzhľadom na veľmi malý počet účastníkov mohla ešte viac znížiť príspevok a že skutočne vyplatené dotácie predstavovali takmer 40 % skutočných výdavkov, ako to bolo v prípade pôvodného grantu v júli 1997. Komisia konštatovala, že „zníženie grantu nebolo v žiadnom prípade výsledkom nedorozumenia“. Komisia tiež uviedla, že nie je možné zistiť, čo bolo spoločnosti IPZ ústne povedané v súvislosti s touto otázkou.
iv) Komisia napokon poukázala na to, že v ročnom informačnom formulári o grantoch sa stanovuje, že granty sa udeľujú na základe kvalitatívnych a kvantitatívnych kritérií vrátane počtu účastníkov a odhadovaných nákladov. Komisia sa preto domnieva, že to implicitne znamená, že zníženie počtu účastníkov znamená zníženie grantu. Táto politika je všeobecne akceptovaná všetkými žiadateľmi a jej cieľom je zabezpečiť, aby sa so všetkými zaobchádzalo rovnako a aby sa neobchádzali usmernenia tým, že sa v ich žiadostiach uvedú nepresné informácie.
Komisia odmietla vyplatiť spoločnosti IPZ celú pôvodne poskytnutú sumu grantu.
Pripomienky sťažovateľa Sťažovateľ
trval na svojich tvrdeniach a stručne uviedol tieto konkrétne pripomienky k stanovisku Komisie:
i) Spoločnosť IPZ podala 7. mája 1997 úplnú žiadosť v kategórii "Inovačné podujatia", pre ktorú nebol k dispozícii žiadny osobitný formulár. Po jednom mesiaci Komisia usúdila, že žiadosť nebola podaná v rámci vhodnej kategórie, a požiadala sťažovateľa, aby obnovil svoju žiadosť na príslušnom formulári pre „odbornú prípravu a informačné semináre“. IPZ nesúhlasila so závermi Komisie, napriek tomu však 10. júna 1997 zaslala presne tie isté informácie na správnom formulári. IPZ uviedla, že notifikačný list z 15. júla 1997 bol doručený až 29. júla 1997, t. j. 10 dní pred podujatím.
ii) Sťažovateľ tvrdil, že spĺňa všetky kritériá stanovené v oznámení, a domnieval sa, že existuje právny rozdiel medzi záväznosťou tohto oznámenia a informačným formulárom, ktorý Komisia uviedla vo svojom stanovisku.
(iii) Sťažovateľ vyjadril poľutovanie nad tým, že aj v rámci vyšetrovania európskeho ombudsmana Komisia opäť urobila rovnakú chybu, pokiaľ ide o počet účastníkov, to znamená, že pri preskúmaní zoznamu účastníkov zabudla otočiť stránku.
iv) IPZ napokon vyjadrila poľutovanie nad tým, že keď sa ukáže, že financovanie je nižšie, ako sa očakávalo, nie je možné znížiť výdavky na financované podujatie.

Ďalšie požiadavky

Európsky ombudsman požiadal Komisiu o niektoré dodatočné informácie o podobnosti medzi neformálnou a formálnou žiadosťou (1) a o údajnej chybe, ktorej sa dopustili útvary Komisie pri počítaní počtu účastníkov, a o jej vplyve na dotácie (2). Nakoniec sa spýtal Komisie, do akej miery mal žiadateľ možnosť znížiť svoje výdavky v prípade nižšieho grantu (3).
1. Komisia informovala ombudsmana, že nevykonala žiadne porovnanie medzi prvou a druhou žiadosťou, keďže spoločnosti IPZ bolo dostatočne jasné, že žiadosť musí byť predložená na príslušnom formulári.
2. Pokiaľ ide o počet účastníkov, Komisia uviedla, že zníženie podpory bolo založené na nižšom počte účastníkov pochádzajúcich z krajín mimo Nemecka bez ohľadu na celkový počet účastníkov, ktorí väčšinou pochádzali z Nemecka, a preto neboli oprávnení na dotáciu Komisie. Komisia zopakovala, že celkový rozpočet, počet účastníkov a miesto, odkiaľ pochádzajú, sú dôležitými kritériami na hodnotenie dotácie.
3. Pokiaľ ide o zníženie grantu, Komisia uviedla, že žiadateľ má vždy možnosť znížiť svoje náklady, ale Komisia si vyhradzuje právo znížiť grant, ak podrobnosti nezodpovedajú informáciám uvedeným vo formulári žiadosti. Komisia v tejto súvislosti pripomenula, že grant nesmie v žiadnom prípade presiahnuť dve tretiny celkových nákladov.
Ombudsmanka požiadala sťažovateľa, aby sa vyjadril k najnovším informáciám Komisie. Zopakoval svoje obvinenia a domnieval sa, že Komisia odmietla diskutovať o otázkach, ktoré nastolil.
Okrem informácií o tomto prípade sťažovateľ riešil niekoľko otázok, ako napríklad nedostatočné personálne obsadenie útvaru Komisie pre partnerstvá miest a oneskorenia pri vyplácaní dotácií, ktoré neboli súčasťou pôvodnej sťažnosti, preto sú mimo rozsahu súčasného vyšetrovania ombudsmana, a preto sa nebudú riešiť v následnom rozhodnutí.

ROZHODNUTIE

1 Neskoré oznámenie o udelenom grante
1.1 Sťažovateľ, organizátor projektu financovaného Európskou komisiou, tvrdí, že oznámenie o grante mu bolo doručené len desať dní pred začiatkom podujatia a že to malo významný vplyv na počet účastníkov. Komisia sa domnieva, že sa prípadom rýchlo zaoberala, keďže grant bol udelený do jedného mesiaca od prijatia úplnej žiadosti.
1.2 Komisia usúdila, že prvá žiadosť podaná 7. mája 1997, dva dni pred konečným termínom (1), bola sťažovateľom chybne klasifikovaná ako "inovačná udalosť". Ombudsman preskúmal dokumenty zaslané sťažovateľom a zdá sa, že v súvislosti so závermi Komisie v tomto bode nedošlo k žiadnej chybe.
1.3 Sťažovateľ bol o mesiac neskôr informovaný, že jeho žiadosť nebola predložená v rámci vhodnej kategórie. Dostal príležitosť zaslať druhú prihlášku v príslušnej kategórii „Odborná príprava a informačné semináre“ na formulári, ktorý sa výslovne požaduje v informačnom formulári (2). Formálna žiadosť bola zaslaná 10. júna 1997 a Komisia rozhodla o financovaní projektu do jedného mesiaca, t. j. 24 dní pred podujatím.
1.4 Je správnou administratívnou praxou, že inštitúcia dodržiava usmernenia, ktoré prijala pre svoje interné postupy, najmä ak boli tieto usmernenia zverejnené v informačnom formulári. V prejednávanej veci Komisia správne trvala na formálnych požiadavkách konania, ktoré sa z dôvodu rovnosti zaobchádzania uplatňuje na všetkých žalobcov. Lehota jedného mesiaca na posúdenie žiadosti a prijatie rozhodnutia sa zdá byť primeraná. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že neexistujú dôkazy o nesprávnom úradnom postupe, pokiaľ ide o tento aspekt prípadu.
2 Výška subvencií
2.1 Navrhovateľ tvrdí, že pôvodne priznaná suma bola nižšia ako suma požadovaná v žiadosti, čo malo organizačné dôsledky. Komisia uviedla, že priznaná suma automaticky nezodpovedá žiadosti žalobkýň a že priemerné dotácie na projekty v rámci programu družobných partnerstiev miest doteraz predstavovali jednu tretinu rozpočtu financovaných projektov.
2.2 Sťažovateľ neuviedol žiadne dôvody na podozrenie z nezrovnalostí pri hodnotení dotácií Európskou komisiou. Okrem toho rozdiely medzi finančnými prostriedkami požadovanými žiadateľom a skutočne pridelenými sumami sú vlastné každému programu financovania, ktorý má obmedzené zdroje a je založený na výbere najvhodnejších projektov. Ombudsman sa preto domnieva, že Komisia konala v rámci svojej zákonnej právomoci, keď poskytla subvencie, aj keď nesplnili všetky očakávania sťažovateľa. Vyšetrovania týkajúce sa tohto aspektu prípadu neodhalili žiadny prípad nesprávneho úradného postupu.
3 Nesprávna kontrola podporných dokumentov
Sťažovateľ tvrdil, že Komisia urobila chybu, keď počítala skutočný počet účastníkov po podujatí. Preto sa mylne rozhodla znížiť svoje dotácie. Komisia neposkytla žiadne spoľahlivé vysvetlenia k tomuto tvrdeniu.
3.2 Sťažovateľ poznamenal, že Komisia zopakovala chybu v počítaní vo svojom prvom stanovisku. Hoci Komisia dostala dvakrát príležitosť odpovedať od ombudsmana, upustila od jasného vysvetlenia tejto otázky. Preto sa zdá byť zrejmé, že tvrdenie sťažovateľa je správne. Nezdá sa však, že by táto poľutovaniahodná chyba mala významný vplyv na rozhodnutie Komisie.
4 Zníženie dotácií
4.1 Navrhovateľ tvrdil, že dotácie neboli spojené ani s rozpočtom organizovaného podujatia, ani s počtom účastníkov, a preto nemali byť znížené. Ako sa uvádza v informačnom formulári (3), Komisia uviedla, že výška grantu úzko súvisí s rozpočtom, počtom a pôvodom účastníkov.
4.2 Ombudsman berie na vedomie, že stanovisko Komisie bolo sťažovateľovi vysvetlené v liste z 24. septembra 1997 potvrdzujúcom zníženie dotácií oznámených 18. septembra 1997 a v oboch stanoviskách, ktoré mu Komisia zaslala. Dôvodom tohto zníženia je zníženie rozpočtu a výrazné zníženie počtu zahraničných účastníkov (4). Zdá sa, že počítanie zahraničných účastníkov nebolo ovplyvnené uvedenou chybou počítania, ktorá je preto pre tento aspekt prípadu irelevantná.
4.3 Ombudsman sa domnieva, že vysvetlenie Komisie týkajúce sa zníženia grantu z dôvodu nízkej účasti zahraničných účastníkov a zníženia rozpočtu je v súlade s cieľmi programu stanovenými v informačnom liste a je v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia.
4.4 Okrem toho sa nezdá, že by oznámenie zaslané sťažovateľovi 15. júla 1997 bolo v rozpore s informáciami obsiahnutými v informačnom liste, ktorý stanovuje kritériá, ktoré Komisia uplatňuje pri poskytovaní finančnej pomoci. Ombudsmanka preto nezistila žiadny prípad nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o zníženie grantu.
5 Záver
Vzhľadom na to, že sa zistilo, že chyba pri počítaní nie je relevantná pre skutočné obavy sťažovateľa, konkrétne zníženie grantu, ombudsmanka sa rozhodla nepokračovať vo vyšetrovaní, a preto prípad uzavrela.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.
Úprimne,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) t. j. tri mesiace pred dátumom konania podujatia.

(2) Informačný hárok, Finančná pomoc Európskej komisie pre partnerstvá miest – 1997: III C. : „Všetky žiadosti o granty na vzdelávacie a informačné semináre pre organizátorov projektov družobného partnerstva miest sa musia podávať na osobitnom formulári.“

(3) Informačný hárok, Finančná pomoc Európskej komisie pre partnerstvá miest – 1997: III B. : „( ) Výška grantu bude závisieť od počtu účastníkov, krajiny, z ktorej pochádzajú, pozície, ktorú zastávajú, plánovaných cieľov a očakávaných výsledkov seminára, rozpočtu na podujatie a obsahu programu“.

(4) 15 zahraničných účastníkov zo 66, namiesto 70 zo 100.