Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ (holandská mimovládna organizácia) uzavrel 24. marca 2014 s Európskou komisiou zmluvu o grante (FED/2014/325-457). Sťažovateľ mal realizovať program rozvoja (viac ako 40 mesiacov) zameraný na pomoc odvetviu drobného rybolovu v Somalilande a Puntlande. Komisia sa zaviazala poskytnúť maximálnu sumu 3 500 000 EUR. Dňa 8. apríla 2014 Komisia vyplatila sťažovateľovi 413 229 EUR (v rámci predbežného financovania).

2. Komisia 3. júla 2015 zaslala sťažovateľovi list, v ktorom oznámila svoj zámer vypovedať zmluvu do 30 dní od doručenia listu v súlade s článkom 12 ods. 2 písm. a)[1] všeobecných podmienok zmluvy o grante. Vyjadrila svoju frustráciu z nedostatočnej realizácie projektu [2], nedostatočnej odpovede na žiadosti Komisie [3] a značných odchýlok od pôvodného návrhu projektu [4]. Komisia takisto poznamenala, že miestne zastúpenie projektu navrhovateľa v Somalilande a Puntlande nebolo uspokojivé [5]. Komisia poukázala na stretnutie, ktoré sa uskutočnilo 25. júna 2015 medzi sťažovateľom a Komisiou (zastúpenou delegáciou EÚ v Somálskej federatívnej republike) a počas ktorého sa podľa jej slov „obavy potvrdili“.

3. Komisia napokon uviedla, že dostala tri sťažnosti od ministerstiev rybolovu v Somalilande a Puntlande „s odkazom na nedostatočné alebo mimoriadne pomalé tempo vykonávania“.

4. Navrhovateľ 12. júla 2015 napadol list Komisie a uviedol niekoľko dôvodov svojho stanoviska. Sťažovateľ okrem iného uviedol, že stretnutia (s cieľom diskutovať o pokroku, výzvach, prekážkach atď.) medzi projektovým tímom, zainteresovanými stranami a zástupcami EÚ boli naplánované na marec a apríl 2015. Komisia však obe stretnutia zrušila. Okrem toho činnosti, ktoré boli uvedené ako činnosti, ktoré sa ešte nezačali, sa skutočne začali a považovali sa za relevantné [6].

5. Sťažovateľ poukázal na to, že Komisia neuviedla ďalší list ministerstva rybolovu Puntlandu z 28. júna 2015 adresovaný EÚ, v ktorom sa preukázala spokojnosť ministerstva s dosiahnutými výsledkami.

6. Sťažovateľ uviedol, že by mal mať právo presvedčiť EÚ a ostatné strany, že vykonáva dôležitú a náročnú úlohu. Dodala, že „boli urobené chyby, ale vykonalo sa veľa relevantnej práce. Oneskorenie v prvom projektovom období bolo kompenzované.“

7. Sťažovateľ napokon formálne požiadal „EÚ, aby umožnila projektovému tímu zorganizovať v blízkej budúcnosti stretnutie o pokroku projektu za účasti EÚ, zástupcov ministerstva, miestnych orgánov a zástupcov projektového tímu v Puntlande a Somalilande s cieľom prediskutovať a potvrdiť obsah tohto listu, ktorý, dúfajme, poskytne konštruktívny základ pre ďalšiu realizáciu projektu... [I] V súlade s článkom 12.2 všeobecných podmienok je projektový tím oprávnený poskytnúť uspokojivé vysvetlenie do 30 dní od doručenia listu zaslaného EÚ, t. j. do 3. júla 2015. Dúfame, že tento list bude obsahovať požadované vysvetlenia.“

8. Komisia odpovedala 11. augusta 2015, pričom uviedla, že odpoveď sťažovateľa „nebola dostatočná na prehodnotenie ukončenia“projektu. Svoje stanovisko odôvodnil. Vzhľadom na tieto dôvody vyhlásila, že zmluva bola ukončená s okamžitou účinnosťou v súlade s článkom 12 ods. 2 písm. a) všeobecných podmienok [7].

9. Navrhovateľ zaslal 13. augusta 2015 Komisii ďalší list. Odvolala sa na články 12 a 13 ^[8] zmluvy o grante a uviedla, že nebola riadne konzultovaná. Nebola mu poskytnutá ani primeraná príležitosť na prediskutovanie pokroku projektu a aspektov, ktoré Komisiu znepokojovali. Sťažovateľ zopakoval, že nedostal príležitosť vyjadriť sa k obsahu listov, ktoré EÚ zaslali miestne ministerstvá.

10. Sťažovateľ dodal, že vo svojom liste z 12. júla 2015 formálne požiadal Komisiu, aby v súlade s článkom 13.2 všeobecných podmienok zorganizovala stretnutie „za účasti EÚ, zástupcov ministerstva, miestnych orgánov a zástupcov projektového tímu“. Uviedla, že spolu s orgánmi Somalilandu a Puntlandu verí, že takéto stretnutie „vyrieši akékoľvek nedorozumenie v spore, rozdiely v perspektíve, ktoré vznikli od listu“ z 3. júla 2015. Sťažovateľ takisto tvrdil, že v súlade s článkom 13.2 všeobecných podmienok sú koordinátor a verejný obstarávateľ povinní stretnúť sa na žiadosť oboch strán so všetkými príslušnými zainteresovanými stranami prítomnými na navrhovanom stretnutí. Podľa sťažovateľa Komisia nemohla ignorovať žiadosť sťažovateľa o stretnutie.

11. Sťažovateľ zopakoval uvedené žiadosti listom z 13. novembra 2015.

12. Komisia odpovedala 16. decembra 2015. Zopakovala obavy, ktoré uviedla v predchádzajúcej korešpondencii, a uviedla, že odpoveď sťažovateľa na list Komisie z 11. augusta 2015 nebola dostatočná na to, aby prehodnotila ukončenie projektu.

13. Keďže sa sťažovateľ domnieval, že rozhodnutie Komisie vypovedať zmluvu o grante bolo nesprávne a že Komisia ignorovala jeho žiadosť o stretnutie, podal sťažnosť ombudsmanovi.

Vyšetrovanie

14. Ombudsmanka začala vyšetrovanie týchto aspektov sťažnosti:

Komisia porušila článok 13 ods. 2 všeobecných podmienok zmluvy o grante, keďže opakovane ignorovala žiadosti sťažovateľa o stretnutie s delegáciou EÚ v Somálskej federatívnej republike a zástupcami malého počtu subjektov s cieľom prediskutovať dosiahnutý pokrok a ďalšiu realizáciu projektu s cieľom urovnať spor.

Sťažovateľ si želá, aby jeho tím dostal príležitosť usporiadať stretnutie s delegáciou EÚ v Somálskej federatívnej republike a, ak je to možné, so zástupcami zainteresovaných strán v Somalilande a Puntlande s cieľom urovnať spor a pokračovať v projekte.

15. V priebehu vyšetrovania ombudsmanka dostala odpoveď Komisie na sťažnosť a následne pripomienky sťažovateľov v reakcii na odpoveď Komisie [9].

O údajnom porušení článku 13.2 všeobecných podmienok zmluvy o grante

Argumenty predložené ombudsmanovi

16. Sťažovateľ tvrdil, že hlavné obavy delegácie sa týkali nedostatočného pokroku. Do apríla 2015 však „sa už vykonalo obrovské množstvo základných prác a vytvoril sa pevný základ v rámci prípravy na fázu vykonávania“. Sťažovateľ uviedol príklady toho, čo projektový tím urobil do apríla 2015.

17. Sťažovateľ uviedol, že Somálsko je obohacujúcim, ale náročným regiónom, v ktorom treba pracovať, a domnieva sa, že jeho tím urobil všetko, čo bolo v jeho silách, aby splnil svoje záväzky a očakávania príjemcov, ako aj verejného obstarávateľa. Projektový tím potreboval zhromaždiť informácie z rôznych zdrojov, aby mohol vykonať presné posúdenie miestneho prostredia. Bolo to nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby jej úsilie prinieslo hmatateľnú zmenu v dlhodobom horizonte a malo trvalý a pozitívny vplyv na komunity, ktorým mala pomáhať. V dôsledku toho bol pred začatím realizačnej fázy projektu potrebný dodatočný čas na stanovenie realistického základného scenára pre oba regióny. Delegácia EÚ v Nairobi bola o tom pri viacerých príležitostiach informovaná písomne aj osobne a „bol poskytnutý podrobný logický rámec a akčný plán“.

18. Sťažovateľ tvrdil, že realizačná fáza projektu sa má začať v apríli 2015. Podľa sťažovateľa sa s ministrami rybolovu Somalilandu a Puntlandu podrobne prerokoval a neskôr schválil dokument, v ktorom sa uvádzajú navrhované vykonávacie činnosti pre každý región. Bola podpísaná 16. marca 2015. Žiadosť bola 7. apríla 2015 predložená koordinátorovi projektu a kontaktnej osobe delegácie EÚ v Nairobi na schválenie. Ten však neodpovedal. Podľa sťažovateľa sa bez povolenia na pokračovanie nemohli začať činnosti plánované na prvé obdobie realizačnej fázy.

19. Navrhovateľ tvrdil, že jeho opakované pokusy požiadať o povolenie pokračovať v projektových činnostiach zostali nezodpovedané. Po viac ako troch mesiacoch dostal tím konečne príležitosť stretnúť sa s Komisiou 25. júna 2015. Sťažovateľ uviedol, že „po dlhom a frustrujúcom čakaní náš tím dúfal, že dostane podnet na začatie realizačnej fázy projektu, ale namiesto toho bol jediný zástupca nášho tímu prítomný na tomto stretnutí informovaný úplne neočakávane ... zmluva mala byť ukončená z dôvodu nedostatočného pokroku.“Sťažovateľ uviedol, že jeho žiadosti o stretnutie na prediskutovanie rozhodnutia delegácie boli ignorované.

20. Komisia vo svojich podaniach ombudsmanovi uviedla, že návšteva programového manažéra EÚ v Somalilande v septembri 2014 odhalila problémy nedostatočnej koordinácie, prítomnosti a oneskoreného vykonávania, o ktorých sa diskutovalo na prvom stretnutí so sťažovateľom 17. septembra 2014 v kancelárii Komisie v Hargeisa. Komisia sa týmito otázkami zaoberala v liste zaslanom sťažovateľovi 17. októbra 2014. Podľa Komisie sa snažila rôznymi spôsobmi, prostredníctvom stretnutí [10], telefonických rozhovorov a e-mailových výmen, najmä prinútením sťažovateľa, aby zabezpečil primeranú koordináciu a zastúpenie na štátnej úrovni. Komisia dodala, že problémy týkajúce sa koordinácie a vykonávania projektov sa ešte zhoršili v dôsledku nedostatočného podávania správ napriek niekoľkým upomienkam delegácie EÚ [11] a znepokojujúcim listom ministerstiev rybolovu Somalilandu a Puntlandu, s ktorými bola Komisia v úzkom kontakte.

21. Podľa Komisie počas stretnutia sťažovateľa a Komisie 25. júna 2015 „tím prešiel počiatočným pracovným plánom na prvý rok, bod po bode, a dospel k záveru, že: - počas prvých šiestich mesiacov neboli vykonané žiadne činnosti (ani výber zamestnancov z partnerských mimovládnych organizácií alebo vytvorenie mechanizmov riadenia) a hoci prvá priebežná správa bola zamietnutá s lehotou na opätovné predloženie, nikdy nebola vypracovaná žiadna revidovaná správa; – počas druhého šesťmesačného obdobia nedošlo k veľkému pokroku a väčšina plánovaných činností sa nevykonala, a to buď preto, že už neboli relevantné, alebo ich komunity alebo ministerstvo nechceli.“

22. Komisia uviedla, že vzhľadom na mimoriadne slabú výkonnosť musela ukončiť zmluvu a opätovne uzavrieť zmluvu (zmluva č. FED/2016/374-769) s inou organizáciou, ktorá podľa Komisie odvtedy dosiahla v dotknutom odvetví značný pokrok.

23. Komisia sa domnievala, že konala v súlade so stanovenými pravidlami a postupmi a postupovala tak, ako sa považovalo za potrebné na zabezpečenie riadneho vykonávania opatrenia v prospech cieľových skupín a na ochranu finančných záujmov EÚ.

24. Podľa Komisie jej naliehanie na to, aby od sťažovateľa dostala správnu správu, nie je len formalitou alebo procesnou záležitosťou: ide o posúdenie toho, či príjemca správne vynakladá verejné finančné prostriedky, ktoré boli (predbežne) financované. Neposkytnutie takýchto správ spochybňuje opodstatnenosť vyplatených súm a spúšťa, ako sa stalo, postup, v rámci ktorého Komisia v záujme ochrany finančných záujmov EÚ musí všetkými dostupnými prostriedkami vymáhať neoprávnené sumy. Komisia uviedla, že doteraz nebola doručená žiadna (priebežná alebo konečná) finančná správa ani správa o overení výdavkov [12].

25. Komisia spochybnila vyhlásenie sťažovateľa, že obdobie realizácie projektu sa má začať v apríli 2015. Uviedla, že v súlade so zmluvou o grante sa obdobie vykonávania začalo 25. marca 2014 [13]. Komisia uviedla, že sťažovateľ predložil spolu so svojím návrhom podrobný pracovný plán, ktorý Komisia zohľadnila pri zadávaní zákazky (a teda s ňou súhlasila) a ktorý určoval realizáciu projektu. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že 7. apríla 2015 predložil dokument, v ktorom sa uvádzajú navrhované vykonávacie činnosti, na schválenie Komisiou, Komisia poukázala na to, že dokument bol poskytnutý len na informačné účely a nepredstavoval právnu povinnosť dodávateľa pozastaviť realizáciu projektu až do získania súhlasu Komisie [14].

26. Komisia sa takisto domnievala, že v plnej miere dodržala postup vypovedania stanovený vo všeobecných podmienkach. Vo svojom liste z 3. júla 2015 uviedla svoj zámer ukončiť projekt a v súlade s článkom 12 ods. 2 písm. a) všeobecných podmienok poskytla sťažovateľovi potrebný čas na reakciu. Keďže reakcia sťažovateľa sa považovala za nedostatočnú, 11. augusta 2015 zaslal sťažovateľovi list o ukončení. Komisia uviedla, že vynaložila maximálne úsilie na pokračovanie realizácie projektu so sťažovateľom. Bola však povinná nájsť správnu rovnováhu medzi záujmom sťažovateľa na jednej strane a záujmom cieľovej populácie a európskych daňovníkov na strane druhej [15]. Podľa Komisie by účasť na stretnutiach po 15 mesiacoch oneskorenia a nedostatočnej realizácie a opätovného otvorenia projektu, ako navrhoval sťažovateľ, viedla k predlžovaniu nerealizácie projektu na úkor cieľov projektu a čo je najdôležitejšie, pripravila by cieľové somálske obyvateľstvo o možnosť dosiahnuť výrazné zlepšenie svojho života.

27. Komisia tvrdila, že sa rozhodla pre ukončenie zmluvy po vyčerpaní všetkých prostriedkov komunikácie so sťažovateľom a po tom, ako mu poskytla dostatok príležitostí na nápravu oneskoreného vykonania pri rôznych príležitostiach. Namiesto včasnej a účinnej spolupráce v počiatočných fázach realizácie projektu sťažovateľ ignoroval pokusy Komisie riešiť zjavné nedostatky pri plnení zmluvy „a bol mobilizovaný až neskôr, keď sa dozvedel o zámere Komisie ukončiť projekt“.

28. Pokiaľ ide o konanie o urovnaní sporu formou zmieru stanovené v článku 13.2 všeobecných podmienok [16], Komisia uviedla, že toto konanie podnecuje strany k tomu, aby riešili spory, ktoré medzi nimi vzniknú počas plnenia zmluvy. „V tomto prípade by to súviselo s účinkami vyplývajúcimi z ukončenia zmluvy. Ako už bolo preukázané ..., Komisia pred ukončením v plnej miere dodržala požiadavky na konzultácie.“

29. Podľa Komisie sa predmet a účel, ako aj rozsah pôsobnosti článku 13.2 druhej vety všeobecných podmienok (na ktorých je sťažnosť založená) musia posudzovať v kontexte ustanovenia ako celku, a najmä vo vzťahu k prvej vete tohto odseku. Komisia uviedla, že cieľom vloženia spornej vety je zúžiť požiadavky prvej vety a rozsah slovného spojenia „všetko možné“. Jeho cieľom je tiež poskytnúť konkrétne príklady spôsobov, akými sa strany môžu zapojiť do urovnania sporu zmierom. Komisia sa odvolala na žiadosť sťažovateľa o zorganizovanie „plenárneho stretnutia“ s tímom sťažovateľa, jeho miestnymi partnermi a príjemcami. Uviedla, že jej úlohou nie je pôsobiť ako sprostredkovateľ medzi príslušnými zainteresovanými stranami, ale jej úlohou je zabezpečiť riadnu realizáciu projektov pri plnom dodržiavaní zásady správneho finančného riadenia.

30. Komisia uviedla, že v rozsiahlej miere odpovedala na každý z listov sťažovateľa, v ktorých spochybnila zákonnosť výpovede. Komisia v odpovedi na tieto listy sťažovateľovi opäť vysvetlila, že „nemala žiadny priestor na to, aby prehodnotila ukončenie zmluvy“ a že „nepovažovala za vhodné zvolať „plenárne“ stretnutie“. Komisia tvrdila, že tak dodržala postup urovnania sporu zmierom. Takisto uviedla, že nebránila ani neodrádzala sťažovateľa od podania žaloby na bruselské súdy, ako sa uvádza v článku 13.4 všeobecných podmienok [17].

31. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie tvrdil, že mu nebola poskytnutá spravodlivá a primeraná príležitosť urobiť to, čo zamýšľal urobiť vo svojom pôvodnom návrhu. Počas 12 mesiacov projektový tím vykonal viac ako 20 návštev týkajúcich sa projektov vo vybraných regiónoch, aby splnil svoje ciele [18]. Napriek počiatočnému oneskoreniu a dodatočnému pracovnému zaťaženiu, ktoré bolo potrebné v dôsledku začlenenia ďalších pobrežných regiónov [19] (s cieľom zabezpečiť, aby z projektových činností mohlo mať prospech aj viac komunít v najchudobnejších pobrežných oblastiach), projektový tím do konca decembra 2014 predložil miestnym orgánom na schválenie konečné návrhy základného posúdenia a posúdenia potrieb (dva kľúčové výsledky v prvej fáze projektových činností)[20]. Do marca 2015 bol projektový tím takisto v procese urýchlenia fázy verejného obstarávania v oboch regiónoch, ktorá mala začať pred harmonogramom v apríli 2015 a prebiehať súbežne s budovaním kapacít a odbornou prípravou, čo umožnilo dokončiť všetky činnosti v lehote stanovenej v pôvodnom návrhu projektu.

32. Okrem argumentov uvedených v iných častiach tohto rozhodnutia sťažovateľ tvrdil, že Komisia 12. mája 2015, päť týždňov po tom, ako zaslala koordinátorovi projektu EÚ (2. apríla 2015) niekoľko kľúčových dokumentov a revidovaný plán vykonávania (na ktorý sťažovateľ nedostal odpoveď), informovala sťažovateľa, že koordinátor projektu opustil delegáciu EÚ vo februári 2015. Podľa sťažovateľa to viedlo k oneskoreniam „v kľúčovom období v projektových konaniach, ktoré viedli k vážnej frustrácii miestnych orgánov v Somalilande a Puntlande“a k listom so sťažnosťami, ktoré miestne orgány zaslali Komisii [21]. Sťažovateľ tvrdil, že ak by Komisia včas preskúmala a schválila revidované vykonávacie dokumenty (ako sa dohodlo s koordinátorom projektu EÚ v decembri 2014), činnosti by sa začali podľa harmonogramu koncom apríla 2015 [22].

33. Podľa sťažovateľa Komisia v čase, keď boli vznesené obavy, neprejavila ochotu spolupracovať s projektovým tímom na hľadaní riešení [23]. Sťažovateľ tvrdil, že „zlá komunikácia a neefektívna koordinácia v mene zamestnancov delegácie EÚ tiež zohrali dôležitú úlohu pri rozpustení projektu.“

34. Sťažovateľ sa odvolal na plánovanú návštevu na mieste, ktorú Komisia zrušila. Uviedla, že bez návštevy regiónu, stretnutia s príjemcami projektu alebo členmi projektového tímu (okrem holandského vedúceho projektu)[24] by bolo pre Komisiu ťažké jasne pochopiť miestny kontext a dospieť k realistickému alebo rozumnému záveru o budúcnosti projektu.

35. Navrhovateľ dospel k záveru, že došlo k oneskoreniam a všetky zúčastnené strany sa dopustili chýb. Uvádza sa v ňom, že „v takom veľkom, multiregionálnom a komplexnom projekte existuje v jednom z najchudobnejších a najnebezpečnejších regiónov sveta obrovské množstvo premenných. Pri realizácii projektu za takýchto podmienok je potrebný veľký čas, energia, trpezlivosť, odhodlanie, tvorivosť a flexibilita.“Projektový tím mal tieto vlastnosti a bol motivovaný túžbou mať trvalý pozitívny vplyv na komunity drobného rybolovu v Puntlande a Somalilande.

Hodnotenie ombudsmana

36. Predmetom tejto veci nie je správnosť rozhodnutia Komisie vypovedať zmluvu o grante, ale údajné nereagovanie Komisie na žiadosti sťažovateľa o usporiadanie stretnutia s cieľom urovnať spor v súlade s článkom 13.2 všeobecných podmienok zmluvy (ako je uvedené v bode 14 vyššie).  

37. Sťažovateľ vo svojom liste z 12. júla 2015 požiadal Komisiu, aby mu umožnila zorganizovať „stretnutie o pokroku projektu“medzi ním, Komisiou a viacerými zainteresovanými stranami. Hoci sťažovateľ v tomto liste neodkázal na článok 13.2 všeobecných podmienok zmluvy o grante, vo svojom liste uviedol, že žiada o stretnutie, aby bolo možné potvrdiť „obsah tohto listu“(v ktorom sa sťažovateľ pokúsil vysvetliť dosiahnutý pokrok a pokúsil sa odôvodniť, prečo by Komisia nemala vypovedať dohodu o grante)[25]. Zmluva o grante bola ukončená 11. augusta 2015. Žiadosť o stretnutie bola preto podaná pred ukončením zmluvy a týkala sa sporu, ktorý vznikol „počas vykonávania“zmluvy (t. j. sporu týkajúceho sa plánovaného ukončenia zmluvy o grante Komisiou).

38. V článku 13.2 všeobecných podmienok sa stanovuje, že ‚na tento účel‘, t. j. na urovnanie sporu zmierom, sa strany ‚stretnú... na žiadosť jednej alebo druhej strany‘. Článok 13.2 tiež ukladá stranám povinnosť ‚odpovedať na žiadosť o urovnanie sporu zmierom do 30 dní.‘Ďalej sa v ňom uvádza, že ‚po uplynutí tejto lehoty... koordinátor alebo verejný obstarávateľ môže druhej strane oznámiť, že postup považuje za neúspešný.‘

39. Je zrejmé, že všeobecné podmienky ukladajú Komisii povinnosť odpovedať na žiadosť o urovnanie sporu zmierom (do 30 dní). Komisia preto mala odpovedať na žiadosti sťažovateľa o stretnutie. Ak by sa nedomnievala, že stretnutie by prispelo k urovnaniu sporu zmierom, mala svoje stanovisko odôvodniť. Komisia tak neurobila predtým, ako sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana.  Ombudsmanka však v súvislosti s týmto zlyhaním a súvisiacim odporúčaním nezistí nesprávny úradný postup, pretože sa domnieva, že hoci Komisia neodpovedala na žiadosti sťažovateľa o stretnutie pred začatím tohto vyšetrovania, možno povedať, že Komisia teraz s veľkým oneskorením odpovedala na žiadosť. V priebehu tohto vyšetrovania totiž Komisia uviedla dôvody, pre ktoré sa domnieva, že uskutočnenie stretnutia by nebolo užitočné (pozri najmä body 26 až 30 tohto rozhodnutia).

40. Na druhej strane ombudsmanka súhlasí s Komisiou, že všeobecné podmienky jej neukladajú povinnosť usporiadať stretnutie so zainteresovanými stranami. Ombudsmanka však považuje za poľutovaniahodné, že Komisia tak neurobila. Vzhľadom na zložitý kontext a prostredie, v ktorom sa projekt vykonával, by bolo spravodlivejšie, keby Komisia vyvinula ďalšie úsilie s cieľom pochopiť ťažkosti, s ktorými sa sťažovateľ stretol, a vypočuť si vyjadrenia zainteresovaných strán. Komisia mohla takisto lepšie porozumieť, keďže sťažovateľ bol „slabšou“ stranou zmluvy o grante (ktorej všeobecné podmienky vypracovala Komisia).  Je nepochybne mimoriadne dôležité, aby sa zmluvné strany grantových zmlúv pokúsili vyriešiť svoje spory prostredníctvom postupov urovnávania sporov zmierom, aby sa problémy nedostali k ombudsmanovi alebo súdom.

41. Vzhľadom na to, že i) Komisia teraz odpovedala na žiadosť o stretnutie a vysvetlila, prečo sa domnieva, že stretnutie nie je opodstatnené, ii) Komisia a sťažovateľ sa stretli 25. júna 2015, tesne predtým, ako Komisia zaslala svoj list z 3. júla 2015, v ktorom uviedla svoj zámer ukončiť projekt, a iii) Komisia uzavrela zmluvu o grante s iným príjemcom, s ktorého výkonnosťou sa Komisia zdá byť spokojná, ombudsmanka sa domnieva, že ďalšie riešenie tejto záležitosti by nemalo žiadny užitočný účel. Predloží však návrh na zlepšenie do budúcnosti.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsman uzatvára tento prípad s týmto záverom [26]:

Sťažovanú vec teraz vyriešila Európska komisia.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Návrh na zlepšenie

V budúcnosti by Komisia mala urobiť všetko, čo je v jej silách, aby zmierom urovnala všetky spory, ktoré vzniknú medzi ňou a príjemcami grantovej zmluvy, a to aj prostredníctvom stretnutí s príjemcami, ak o to požiadajú. Komisia by mala odpovedať aj na žiadosti o stretnutia predložené s cieľom urýchlene urovnať spory.

 

Emily O'Reilly

Európsky ombudsman

Štrasburg 11. októbra 2018

 

[1] Článok 12.2 všeobecných podmienok stanovuje:

„12.2. ... Zadávateľ môže po riadnej konzultácii s koordinátorom vypovedať túto zmluvu... bez akejkoľvek náhrady z jeho strany, ak:

a) príjemca (príjemcovia) si bez odôvodnenia nesplní (nesplnia) žiadnu podstatnú povinnosť, ktorá mu (im) vyplýva z tejto zmluvy, či už individuálne alebo kolektívne, a po tom, ako bol (mu) listom upovedomený (upovedomení) o splnení týchto povinností, stále tak neurobí (neposkytnú) alebo neposkytne (poskytnú) uspokojivé vysvetlenie do 30 dní od doručenia listu; ...“

[2] Komisia uviedla, že 15 mesiacov po začatí projektu sa urobilo príliš málo. Uvádzajú sa v ňom činnosti, ktoré boli ukončené, činnosti, ktoré mali byť ukončené (a neboli ukončené) a činnosti, ktoré sa mali začať, ale ešte sa nezačali.

[3] Komisia 17. októbra 2014 zaslala sťažovateľovi list, v ktorom ho požiadala, aby do prvej šesťmesačnej opisnej správy zahrnul konkrétne informácie. Podľa Komisie správa, ktorú nakoniec dostala, neobsahovala tieto informácie a bola zamietnutá z viacerých iných dôvodov. V e-maile z 28. novembra 2014 Komisia požiadala sťažovateľa, aby do 30 dní opätovne predložil revidovanú šesťmesačnú opisnú správu. Podľa Komisie nebola zaslaná žiadna revidovaná správa (aspoň do 3. júla 2015).

[4] Komisia vo svojom liste uviedla, že na stretnutí 25. júna 2015 zástupca sťažovateľa informoval delegáciu, že takmer všetky činnosti, ktoré sa nezačali, už nie sú relevantné. Podľa Komisie to spochybnilo výber návrhu sťažovateľa na financovanie.

[5] Delegácia uviedla zoznam vedúcich tímov a expertov, ktorých sťažovateľ a jeho partneri navrhli uviesť vo svojom návrhu. Uviedla, že má dojem, že tieto osoby buď vôbec nepracujú na projekte, alebo na ňom netrávia požadovaný čas, alebo neplnia očakávania.

[6] Sťažovateľ takisto tvrdil, že mal dostať príležitosť i) dostať kópie listov so sťažnosťou od ministerstiev a ii) reagovať na tieto listy predtým, ako sa použijú ako jeden z hlavných dôvodov ukončenia zmluvy.

[7] Komisia požiadala sťažovateľa, aby predložil správu o overení výdavkov (do 15. novembra 2015) s cieľom posúdiť už vynaložené sumy v súlade s článkom 12.7 všeobecných podmienok.

[8] Článok 13.2 všeobecných podmienok stanovuje:

Zmluvné strany tejto zmluvy urobia všetko, čo je v ich silách, aby zmierom vyriešili akýkoľvek spor, ktorý medzi nimi vznikne počas plnenia tejto zmluvy. Na tento účel písomne oznámia svoje stanoviská a akékoľvek riešenie, ktoré považujú za možné, a na žiadosť ktoréhokoľvek z nich sa stretnú. Koordinátor a verejný obstarávateľ odpovedajú na žiadosť o urovnanie sporu zmierom do 30 dní. Po uplynutí tejto lehoty alebo ak pokus o dosiahnutie zmieru nepriniesol dohodu do 120 dní od prvej žiadosti, koordinátor alebo verejný obstarávateľ môže oznámiť druhej strane, že postup považuje za neúspešný“(zvýraznenie doplnené).

[9] Tvrdenia Komisie aj sťažovateľa sú veľmi rozsiahle.

[10] Komisia poukázala na stretnutia, ktoré sa uskutočnili medzi Komisiou a sťažovateľom 17. septembra 2014, 29. januára 2015 a 25. júna 2015.

[11] Pozri poznámku pod čiarou č. 3 týkajúcu sa toho, že sťažovateľ nezaslal Komisii revidovanú prvú predbežnú opisnú správu. Okrem toho podľa Komisie bola druhá predbežná opisná správa sťažovateľa veľmi vágna a ukázala, že v praxi nedošlo k žiadnemu podstatnému vykonávaniu.

[12] Okrem toho podľa Komisie „napriek tvrdeniu sťažovateľa, že vytvorili dve opisné správy, je potrebné objasniť, že prvá predbežná správa bola zamietnutá... a aktualizovaná

verzia obsahujúca konkrétne informácie, ktoré uviedla Komisia, nebola zaslaná včas, ako sa niekoľkokrát požadovalo.“Komisia takisto uviedla, že sťažovateľ mal k dispozícii predbežné financovanie vo výške 413 229 EUR, pre ktoré nebolo poskytnuté žiadne odôvodnenie prostredníctvom finančného výkazníctva, čo je v rozpore s povinnosťou sťažovateľa výslovne stanovenou v bode 4.2 osobitných podmienok zmluvy o grante.

[13] Komisia uviedla, že podľa orientačného akčného plánu uvedeného v opise akcie (ktorý tvorí neoddeliteľnú súčasť zmluvy) sa niekoľko činností plánovalo začať už počas prvých šiestich mesiacov projektu.

[14] Podľa Komisie sa v tomto dokumente v skutočnosti uvádza, že "sa predloží Európskej komisii, delegácii EÚ v Keni a môže podliehať schváleniu"(zvýraznenie doplnené). Komisia tvrdila, že zo znenia tejto doložky vyplýva, že schválenie

Komisia nebola podmienkou na vykonávanie činností, ktoré sú v ňom uvedené.

[15] Komisia uviedla, že jej výsadou je zabezpečiť čo najlepšie využívanie finančných prostriedkov EÚ a dosiahnutie hmatateľných výsledkov vonkajšej činnosti Únie. Okrem toho pri zvažovaní svojho postupu venovala maximálnu pozornosť vykonávaniu činností stanovených v projekte s cieľom uspokojiť potreby konečných príjemcov.

[16] Článok 13.2 všeobecných podmienok: Zmluvné strany urobia všetko, čo je v ich silách, aby zmierom vyriešili akýkoľvek spor, ktorý medzi nimi vznikne počas plnenia tejto zmluvy. Na tento účel písomne oznámia svoje stanoviská a akékoľvek riešenie, ktoré považujú za možné, a na žiadosť ktoréhokoľvek z nich sa stretnú. Koordinátor a verejný obstarávateľ odpovedajú na žiadosť o urovnanie sporu zmierom do 30 dní. Po uplynutí tejto lehoty alebo ak pokus o dosiahnutie zmieru nepriniesol dohodu do 120 dní od prvej žiadosti, koordinátor alebo verejný obstarávateľ môže oznámiť druhej strane, že postup považuje za neúspešný“(zvýraznenie doplnila Komisia).

[17] Komisia dodala, že vzhľadom na príkaz na vymáhanie si Komisia vyhradzuje právo začať konanie na bruselských súdoch proti sťažovateľovi, ak by sa príkaz na vymáhanie „nemal inkasovať inými prostriedkami“.

[18] Sťažovateľ tvrdil, že vyhlásenie Komisie, že orgány Somalilandu a Puntlandu „vyvrátili akúkoľvek vedomosť o neustálej prítomnosti alebo práci sťažovateľa počas vykazovaného obdobia“, sa zakladalo skôr na dohadoch, ako aj na subjektívnych a neoveriteľných pripomienkach, než na nestrannom posúdení skutočností. Sťažovateľ uviedol, že sa viackrát stretol s pracovníkmi ministerstva rybného hospodárstva z oboch regiónov a že pracovníci ministerstva boli prítomní počas návštev na mieste v pobrežných regiónoch. Sťažovateľ poukázal napríklad na návštevy na mieste, ktoré sa uskutočnili v novembri 2014 a na ktorých sa zúčastnili ministerskí a prezidentskí zamestnanci. Sťažovateľ takisto uviedol, že jeho miestni projektoví partneri sa zúčastnili na všetkých návštevách na mieste vo svojich príslušných regiónoch a vykonali aj svoje vlastné návštevy na mieste.

[19] Sťažovateľ tvrdil, že orgány Somalilandu aj Puntlandu trvali na tom, aby sa projekt zameral na ďalšie cieľové regióny, ktoré neboli zahrnuté do návrhu projektu. Okrem toho úradníci Puntlandu aj Somalilandu trvali na tom, že projektové činnosti sa menej zameriavajú na Berberu (Somaliland) a Bosaso (Puntland), ako sa plánovalo, keďže v týchto dvoch regiónoch už pôsobí mnoho agentúr poskytujúcich pomoc.

[20] Sťažovateľ uviedol, že napriek niekoľkým žiadostiam trvalo miestnym orgánom viac ako dva mesiace, kým poskytli spätnú väzbu a podnety. V dôsledku toho bola východisková správa aj správa o posúdení potrieb oficiálne dokončená v marci 2015. Táto skutočnosť bola oznámená Komisii. Navrhovateľ uviedol, že 7. apríla 2015 zaslal Komisii východiskovú správu (činnosť 1.1) a správu o posúdení potrieb (činnosť 2.1), ale nedostal od Komisie žiadnu spätnú väzbu.

[21] Sťažovateľ tvrdil, že v marci 2015 povedal úradníkom Somalilandu, že EÚ rýchlo schváli plán vykonávania. Oneskorenia spôsobené delegáciou EÚ viedli k napätiu medzi miestnymi orgánmi a projektovým tímom.

[22] Podľa sťažovateľa „[b]ohľadom na článok 9.1 všeobecných podmienok bol tím povinný poskytnúť revidované vykonávacie dokumenty EÚ, keďže vykonané zmeny si vyžadovali súhlas delegácie.“

[23] Sťažovateľ napríklad tvrdil, že Komisia nezohľadnila pozitívny list, ktorý jej 28. júna 2015 zaslal minister pre rybárstvo a morské zdroje Somálskeho štátu Puntland a ktorý podľa sťažovateľa predstavoval ospravedlnenie za predchádzajúci list so sťažnosťou, ktorý zaslalo toto ministerstvo, a bol príležitosťou pochváliť projektový tím za jeho usilovnú prácu a žiadosť o pokračovanie spolupráce a projektových činností.

[24] Sťažovateľ uviedol, že zamestnanci delegácie EÚ sa stretli len trikrát v Nairobi a raz v Hargeisa len s jedným zamestnancom projektového tímu napriek tomu, že je tu 10 členov tímu a početné zainteresované strany súvisiace s projektom.

[25] Žiadosť o stretnutie bola zopakovaná v liste z 13. augusta 2018. V tomto liste sťažovateľ odkázal na článok 13.2 všeobecných podmienok.