Der Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer, ein deutscher Staatsbürger, wollte sich für das Allgemeine Auswahlverfahren EPSO/AD/177/10 für Beamte der Funktionsgruppe Administration (AD 5)[1] bewerben. Endtermin für die elektronische Anmeldung war der 15. April 2010, 12.00 MEZ. Im elektronischen Bewerbungsformular wurden die Teilnehmer unter anderem aufgefordert, Ausführungen zu ihrer Motivation für die Bewerbung zu machen. Der betreffende Abschnitt bestand aus vier Unterpunkten, bei deren Beantwortung die Teilnehmer laut Bewerbungsformular bis zu 4000 Zeichen verwenden konnten.

2. Der Beschwerdeführer entschied sich, das Bewerbungsformular auf Deutsch auszufüllen, und verfasste seine Antworten in MS Word, das eine automatische Zeichenzählung ermöglicht. Er bearbeitete seine Angaben noch bis einige Stunden vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Als er seine Bewerbung absenden wollte, erwies sich dies jedoch als unmöglich. Er konnte die Informationshotline des EPSO nicht erreichen, da die Leitungen überlastet waren.

3. Am 15. April 2010 um 12.18 Uhr schrieb der Beschwerdeführer an das EPSO und teilte ihm mit, dass er seine Bewerbung aufgrund von „Problemen mit der Datenabfrage“ nicht absenden konnte. Diese Probleme seien offenbar auf das Motivations-Feld zurückzuführen, da er die betreffenden Antworten nicht hochladen konnte, die etwa 3960 Zeichen pro Frage umfassten. Er könne nicht akzeptieren, wegen der aufgetretenen Probleme vom Auswahlverfahren ausgeschlossen zu werden.

4. Das EPSO antwortete dem Beschwerdeführer noch am 15. April 2010 und wies darauf hin, dass die Frist für die Validierung der Bewerbung auf 12.00 Uhr dieses Tages festgesetzt gewesen sei. In der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens sei darauf hingewiesen worden, dass nach dieser Frist keine Änderung und/oder Validierung einer Bewerbung mehr akzeptiert werden könne. Das EPSO verwies auf Punkt 2.1.3.1 des Leitfadens für allgemeine Auswahlverfahren („Leitfaden”)[2], der fester Bestandteil der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens ist und besagt, dass die Teilnehmer technische Probleme unverzüglich an das EPSO zu melden haben. Ferner zitierte das EPSO den folgenden Abschnitt aus der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens: „Bitte achten Sie darauf, dass Ihre elektronische Anmeldung fristgemäß abgeschlossen ist. Wir empfehlen Ihnen, mit der Anmeldung nicht bis zum letztmöglichen Zeitpunkt zu warten. Eine unvorhergesehene Überlastung der Leitungen oder eine Störung Ihrer Internet-Verbindung kann dazu führen, dass Sie die elektronische Anmeldung wiederholen müssen, was jedoch nach Anmeldeschluss nicht mehr möglich ist.“

5. Am 19. April 2010 wandte sich der Beschwerdeführer erneut an das EPSO und machte darauf aufmerksam, dass die Beschränkung auf 4000 Zeichen nur für Bewerbungen in englischer Sprache zugetroffen habe. Er kritisierte, dass das EPSO in seinem Bewerbungsformular weder die nötigen Änderungen vorgenommen noch klarere Anweisungen gegeben habe. Das EPSO erklärte in seiner Antwort vom selben Tag, dass jeder Text auf 4000 Bytes beschränkt gewesen sei, was im Deutschen knapp 3960 Zeichen entspreche.

6. Am 21. April 2010 schrieb der Beschwerdeführer erneut an das EPSO. Er betonte, dass in der deutschen Fassung des Bewerbungsformulars ausdrücklich von 4000 Zeichen die Rede gewesen sei. Dieser Hinweis, der acht Mal im Formular stehe, sei falsch und irreführend gewesen. Das EPSO antwortete, es habe am 13. April 2010 im Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ seiner Website weitere Hinweise zur Zeichenbeschränkung veröffentlicht. Der Beschwerdeführer habe das EPSO erst nach Ablauf der Frist für die Validierung der Bewerbungen kontaktiert, und die Teilnehmer seien selbst für die fristgemäße Validierung der Bewerbungen verantwortlich. Andere Bewerber, bei denen dasselbe Problem aufgetreten war, hätten sich vor Fristablauf an das EPSO gewandt, das in der Lage war, ihnen bei der Validierung ihrer Anmeldungen zu helfen.

7. Am 30. Mai 2010 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Der Gegenstand der Untersuchung

8. In seiner Beschwerde erhob der Beschwerdeführer die folgenden Beschwerdepunkte und die folgende Forderung.

Beschwerdepunkte:

(1) Die Informationen zur maximalen Länge der Texte seien in der deutschen Fassung des elektronischen Bewerbungsformulars nicht korrekt und irreführend gewesen. Den Bewerbern sei mitgeteilt worden, dass es eine Beschränkung auf 4000 Zeichen gebe, während es tatsächlich 4000 Bytes waren.

(2) Das EPSO habe keine angemessenen Abhilfemaßnahmen ergriffen, obwohl ihm der Fehler bekannt gewesen sei.

(3) Das EPSO diskriminiere deutschsprachige Bewerber, indem es nur für englischsprachige Bewerber korrekte Anweisungen zur Verfügung stelle.

Forderung:

Das EPSO solle den Bewerbern, die durch diesen Fehler ihre Bewerbung nicht fristgemäß absenden konnten und dies auch nachweisen können, eine kurze Nachfrist zum Einreichen ihrer Bewerbung für das Auswahlverfahren 2010 geben.

Die Untersuchung

9. Die Beschwerde wurde mit der Bitte um Stellungnahme zum ersten und zweiten Beschwerdepunkt und zur Forderung des Beschwerdeführers an den Direktor des EPSO weitergeleitet. Nach Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Bürgerbeauftragten muss der Beschwerdeführer vor einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten die geeigneten administrativen Schritte bei der betroffenen Institution unternehmen. Da sich der Beschwerdeführer hinsichtlich seines dritten Beschwerdepunkts noch nicht an das EPSO gewandt hatte, als er die Beschwerde einreichte, erachtete der Bürgerbeauftragte diesen Beschwerdepunkt für unzulässig. Dies wurde dem Beschwerdeführer mitgeteilt. Daraufhin wandte sich der Beschwerdeführer in der Angelegenheit, auf die sich sein dritter Beschwerdepunkt bezog, an das EPSO. Am 2. August 2010 beschloss der Bürgerbeauftragte, diesen Beschwerdepunkt in seine Untersuchung einzubeziehen, und ersuchte das EPSO, sich in seiner Stellungnahme auch zum dritten Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers zu äußern.

10. Die Stellungnahme des EPSO wurde dem Beschwerdeführer mit dem Angebot zugeleitet, bis zum 30. November 2010 Anmerkungen dazu zu übermitteln. Bis zu diesem Termin und auch danach gingen keine Anmerkungen ein.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkungen

11. In Anbetracht des sachlichen und logischen Zusammenhangs (siehe Punkt 18) empfiehlt es sich, den ersten und den zweiten Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers und seine Forderung gemeinsam zu betrachten.

A. Die Informationen und Abhilfemaßnahmen des EPSO und die diesbezügliche Forderung

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgetragen wurden

12. Der Beschwerdeführer behauptete, dass die Informationen zur maximalen Länge der Texte in der deutschen Fassung des elektronischen Bewerbungsformulars nicht korrekt und irreführend gewesen seien. Den Bewerbern sei mitgeteilt worden, dass es eine Beschränkung auf 4000 Zeichen gebe, während es tatsächlich 4000 Bytes waren. Ferner machte er geltend, dass das EPSO keine angemessenen Abhilfemaßnahmen getroffen habe, obwohl ihm der Fehler bekannt gewesen sei. Er räumte ein, dass er seine Bewerbung früher hätte absenden sollen, erklärte jedoch, es könne nicht sein, dass die Bewerber ihre Bewerbungen nur nach Rücksprache mit dem EPSO absenden können. In Anbetracht dessen forderte er, dass das EPSO den Bewerbern, die durch diesen Fehler ihre Bewerbung nicht fristgemäß absenden konnten und dies auch nachweisen können, eine kurze Nachfrist zum Einreichen ihre Bewerbung für das Auswahlverfahren 2010 geben solle.

13. Das EPSO führte in seiner Stellungnahme aus, dass die Teilnehmer des fraglichen Auswahlverfahrens ihre Motivation für die Bewerbung darstellen mussten. Bei der Vorgabe von 4000 Zeichen für die Antworten der Bewerber seien sowohl die Notwendigkeit kurzgefasster Angaben als auch das physische Limit der verwendeten Datenbank berücksichtigt worden. Im betreffenden Abschnitt des Bewerbungsformulars sei auf diese Beschränkung hingewiesen worden, wobei man davon ausgegangen sei, dass ein Zeichen einem Byte entspricht. Da Akzente und Apostrophe ebenfalls als Zeichen gelten, habe ihre Verwendung eine Auswirkung auf die Anzahl der erlaubten Zeichen.

14. Die Bewerber seien auf der Website des EPSO darauf aufmerksam gemacht worden, dass das Formular vor Ende der Bewerbungsfrist zu validieren war. Im Leitfaden sei auch angeführt, dass technische Probleme schnellstmöglich mit Hilfe des auf der Website veröffentlichten Kontaktformulars zu melden sind. Überdies seien die Bewerber darauf hingewiesen worden, dass sie bei auftretenden Problemen den Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ der Website des EPSO konsultieren oder im Bedarfsfall den Helpdesk des EPSO kontaktieren sollten.

15. Nachdem das EPSO die ersten Nachrichten von Bewerbern erhalten hatte, die Schwierigkeiten beim Ausfüllen des Feldes zur Motivation hatten, habe es im Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ entsprechende Hinweise veröffentlicht um zu vermeiden, dass Bewerber ihre Bewerbungen nicht validieren konnten. Es war daher der Ansicht, angemessene Maßnahmen zur Lösung des Problems ergriffen zu haben. Das EPSO habe alle innerhalb der Bewerbungsfrist gemeldeten Probleme individuell lösen können, indem beispielsweise die Bewerber aufgefordert wurden, ihre Antworten kürzer zu fassen oder sie ihm auf andere Art zu übermitteln.

16. Der Beschwerdeführer habe vor dem Ende der Frist für die Validierung der Bewerbungen keinen Kontakt zum EPSO aufgenommen. Nach dem Anlegen seiner Bewerbung am 17. März 2010 habe er am 10. April 2010 eine Änderung vorgenommen. Danach habe er sich am 15. April 2010 noch zweimal in das System eingeloggt, nämlich um 11.20 Uhr und um 12.20 Uhr. Hätte der Beschwerdeführer dem EPSO das Problem vor Ende der Bewerbungsfrist über das Kontaktformular oder den Helpdesk gemeldet, dann hätten die EPSO-Dienststellen den Sachverhalt prüfen und ihm die Möglichkeit geben können, seine Anmeldung auch noch nach Ablauf der Frist zu validieren. Auch als sich der Beschwerdeführer um 11.20 einloggte, hätte er das Problem noch melden können. Da er es aber erst nach Ende der Bewerbungsfrist meldete, könne das EPSO seine Bewerbung unter Berücksichtigung der in der Bekanntmachung veröffentlichten Bestimmungen nicht mehr in Betracht ziehen.

17. Der Beschwerdeführer übermittelte keine Anmerkungen.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten

18. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten sollten die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU entsprechend den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis dafür Sorge tragen, dass ihre für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen richtig und nicht irreführend sind, und etwaige darin enthaltene Fehler unverzüglich berichtigen.[3] Vor diesem Hintergrund muss der Bürgerbeauftragte bei der Untersuchung des ersten und des zweiten Beschwerdepunktes des Beschwerdeführers beurteilen, ob (a) die in der deutschen Fassung des Bewerbungsformulars enthaltene Information über die maximale Textlänge nicht korrekt und irreführend war, und ob (b) das EPSO angemessene Abhilfemaßnahmen ergriff.

19. Was die erste Frage betrifft, bestritt das EPSO nicht, dass in den Hinweisen für Bewerber, die das deutsche Bewerbungsformular nutzten, von einer Beschränkung auf 4000 Zeichen die Rede war. Zugleich erklärte es in seinen Schreiben an den Beschwerdeführer, dass die Länge jedes Textes auf 4000 Bytes begrenzt sei, was im Deutschen weniger als 3960 Zeichen entspreche. Folglich war die Information in der deutschen Fassung des Bewerbungsformulars tatsächlich unrichtig und geeignet, Bewerber bezüglich der Höchstzahl der verfügbaren Zeichen irrezuführen.

20. Die zweite Frage betrifft, nämlich, ob das EPSO angemessene Abhilfemaßnahmen ergriff, kann nicht isoliert betrachtet werden. Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Maßnahmen des EPSO muss der Bürgerbeauftragte vielmehr auch gebührend berücksichtigen, welche allgemeinen Maßnahmen der Leitfaden hinsichtlich der Lösung gemeldeter Probleme vorsieht.

21. Bezüglich dieser allgemeinen Maßnahmen verweist der Bürgerbeauftragte auf Punkt 2.1.3.1 des Leitfadens, in dem den Teilnehmern empfohlen wird, „nicht bis zum letztmöglichen Zeitpunkt zu warten. Eine unvorhergesehene Überlastung der Leitungen oder eine Störung Ihrer Internet-Verbindung kann dazu führen, dass Sie die elektronische Anmeldung wiederholen müssen, was jedoch nach Anmeldeschluss nicht mehr möglich ist.” Diese Bestimmung könnte so aufgefasst werden, als beziehe sie sich nur auf technische Probleme, die sich dem Einfluss des EPSO entziehen. Da das technische Problem des Beschwerdeführers direkt auf eine falsche Information des EPSO zurückging, erscheint diese Bestimmung für den vorliegenden Fall nicht von Bedeutung. Im selben Punkt des Leitfadens heißt es aber auch: „Bitte melden Sie alle technischen Probleme unverzüglich über das Kontaktformular auf der EPSO-Website.” Schließlich besagt Punkt 3.2. des Leitfadens Folgendes: „Der gesamte Schriftverkehr mit EPSO ist über das Kontaktformular auf der EPSO-Website abzuwickeln. Bitte vergewissern Sie sich jedoch zuvor, dass sich die gewünschte Information nicht in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens, im vorliegenden Dokument oder auf der EPSO-Website (‚Häufig gestellte Fragen‘) befindet.“ Demnach waren allgemeine Maßnahmen getroffen worden, damit das EPSO (a) über auftretende Probleme informiert werden konnte und (b) entsprechend reagieren konnte. Laut Punkt 2.1.3.1 des Leitfadens können die Teilnehmer nach Anmeldeschluss keine elektronische Anmeldung mehr einreichen. Den vorgenannten Bestimmungen zufolge müssen die Teilnehmer dem EPSO technische Probleme über das Kontaktformular auf dessen Website melden, ehe die Bewerbungsfrist abgelaufen ist.

22. Zu den spezifischen Maßnahmen, die bei Bekanntwerden des Problems ergriffen wurden, führte das EPSO aus, dass es am 13. April 2010 in der Rubrik „Häufig gestellte Fragen“ (FAQ) entsprechende Hinweise veröffentlicht habe. Wie der Bürgerbeauftragte feststellt, wird unter der FAQ auf der EPSO-Website tatsächlich der Hinweis gegeben, dass für die Textfelder normalerweise eine Beschränkung auf 4000 Bytes gilt. Das EPSO erklärt dazu weiter, dass dies weniger als 4000 Zeichen sind. Außerdem wird im betreffenden Teilabschnitt der FAQ erläutert, wie die Bewerber im Falle von Fehlermeldungen verfahren sollen. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass das EPSO angemessene Maßnahmen zur Berichtigung seines Fehlers ergriff, indem es diese Erläuterung in der Rubrik FAQ veröffentlichte. Darüber hinaus stellt er fest, dass der Beschwerdeführer keine Einwände gegen die Aussage des EPSO vorbrachte, es habe diese Maßnahme sofort bei Bekanntwerden des Problems ergriffen, nämlich zwei Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Das EPSO hatte die Bewerber in Punkt 3.2 des Leitfadens aufgefordert, bei technischen Problemen im FAQ-Bereich nachzulesen. Indem es dort am 13. April 2010 entsprechende Hinweise veröffentlichte, gab es Bewerbern, bei denen Probleme mit der Anzahl der Zeichen auftraten, die Möglichkeit, ihre Bewerbungen dennoch rechtzeitig zu validieren. Jedoch wäre es nach Ansicht des Bürgerbeauftragten zweckmäßig und angebracht gewesen, wenn das EPSO die Höchstzahl der Zeichen, die die Bewerber für jeden der vier Unterpunkte verwenden konnten, richtig angegeben hätte. Doch selbst wenn der Beschwerdeführer hinsichtlich der richtigen Höchstzahl unsicher war oder die veröffentlichten Hinweise übersah, hätte er sich vor Ablauf der Frist über das Kontaktformular beim EPSO melden können und so – wie das EPSO erklärte – die Möglichkeit erhalten, seine Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt zu validieren.

23. Dem Bürgerbeauftragte ist nicht bekannt, ob das EPSO die berichtigte Information über die Beschränkung der Zeichenzahl bereits in die Bewerbungsformulare für künftige öffentliche Auswahlverfahren aufgenommen hat. Soweit dies noch nicht geschehen ist, könnte das EPSO in Erwägung ziehen, in die deutsche Fassung und gegebenenfalls in die anderen Sprachfassungen des Bewerbungsformulars entsprechende Hinweise auf die Höchstzahl der Zeichen aufzunehmen. Daher wird der Bürgerbeauftragte im Folgenden eine entsprechende weitere Anmerkung anbringen.

24. Da das EPSO angemessene Maßnahmen zur Berichtigung des Fehlers ergriff, besteht nach Ansicht des Bürgerbeauftragten kein Anlass für weitere Untersuchungen zum ersten Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers. In Anbetracht der Darlegungen in den Punkten 21 und 22 liegt kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor, was seinen zweiten Beschwerdepunkt angeht. Daher kann auch der Forderung des Beschwerdeführers nicht gefolgt werden.

B. Der Vorwurf der Diskriminierung

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgetragen wurden

25. Der Beschwerdeführer trug vor, dass das EPSO deutschsprachige Bewerber diskriminiere, indem es nur für englischsprachige Bewerber korrekte Anweisungen zur Verfügung stelle.

26. Das EPSO führte in seiner Stellungnahme aus, dass es wie jede andere Dienststelle der EU die gesetzlichen Bestimmungen zu respektieren habe, die jede Form der Diskriminierung verbieten, und dass es keineswegs die Absicht gehabt habe, eine Sprache gegenüber einer anderen zu bevorzugen. Nach der Kenntnisnahme der Probleme der Bewerber habe das EPSO die einzige Maßnahme ergriffen, die während der Anmeldephase für dieses erste modernisierte und vereinfachte Auswahlverfahren sicherstellte, dass die Bestimmungen des Auswahlverfahrens, die technischen Vorgaben und die Fristen für die verschiedenen Stufen des Auswahlverfahrens eingehalten würden. Das EPSO messe den Bemerkungen der Bewerber große Bedeutung bei und analysiere diese Bemerkungen, um seine Verfahren zu verbessern. Es habe beschlossen, die im Formular angegebene Beschränkung während der Anmeldephase nicht zu ändern, um auszuschließen, dass Bewerber unterschiedlich behandelt werden. Das EPSO habe jedes während der Anmeldephase gemeldete Problem individuell lösen können.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten

27. Der Bürgerbeauftragte versteht den Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers so, dass angeblich eine Diskriminierung deutschsprachiger Bewerber gegenüber Bewerbern vorliegt, die andere Sprachfassungen des Bewerbungsformulars verwenden. Folglich muss er nicht prüfen, ob das EPSO, indem es von einer Änderung der Hinweise zur Zeichenbeschränkung im deutschen Bewerbungsformular absah, die Gleichbehandlung der Bewerber sicherstellte, die dieses Formular nutzten.

28. Wie aus den Darlegungen des Beschwerdeführers hervorgeht, ist die angebliche Diskriminierung seiner Meinung nach darauf zurückzuführen, dass Bewerber, die die englische Fassung des Bewerbungsformulars ausfüllten, keine vergleichbaren Probleme mit der Validierung ihrer Bewerbung hatten. Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass das EPSO die Hinweise für die Benutzer des deutschen Bewerbungsbogens korrigierte und eine Klarstellung vornahm (siehe Punkt 22). Bewerber, die dieses Formular verwendeten und auf ähnliche Probleme stießen wie der Beschwerdeführer, konnten also ihre Bewerbungen grundsätzlich rechtzeitig validieren. Ferner nimmt der Bürgerbeauftragte die Aussage des EPSO zur Kenntnis, dass es jedes während der Anmeldephase gemeldete Problem individuell lösen konnte. Folglich liegt kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor, was den dritten Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers angeht.

C. Schlussfolgerungen

Ausgehend von der Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit den folgenden Schlussfolgerungen ab:

Es liegen keine Gründe für weitere Untersuchungen zum ersten Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers vor. Im Hinblick auf seinen zweiten und dritten Beschwerdepunkt liegt kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor. Daher kann auch der Forderung des Beschwerdeführers nicht gefolgt werden.

Der Beschwerdeführer und das EPSO werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Weitere Anmerkung

Soweit dies noch nicht geschehen ist, könnte das EPSO in Erwägung ziehen, in die deutsche Fassung der Bewerbungsformulare entsprechende Hinweise auf die Höchstzahl der verfügbaren Zeichen aufzunehmen. Soweit erforderlich, könnte EPSO in Bezug auf die anderen Sprachfassungen der Bewerbungsformulare erwägen, dieselben Schritte zu ergreifen.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 13. Juli 2011

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[1] Die Bekanntmachung des Auswahlverfahrens wurde am 16. März 2010 im Amtsblatt veröffentlicht (ABl. 2010 C 64 A, S. 1).

[2] ABl. 2010 C 57 A, S. 1.

[3] Siehe Entscheidung des Bürgerbeauftragten zum Abschluss seiner Untersuchung zur Beschwerde 1301/2010/GG, Punkt 42.