Der Hintergrund der Beschwerde

1. Die Beschwerdeführerin nahm am Auswahlverfahren EPSO/AD/177/10 im Fachgebiet Wirtschaft teil, das vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) durchgeführt wurde. Sie wählte Deutsch als ihre zweite Sprache für das Auswahlverfahren und bestand die Zulassungsprüfungen. Am 4. August 2010 wurde sie eingeladen, an einer Prüfung teilzunehmen, die am 7. Dezember 2010 in einem Testcenter in Brüssel stattfinden sollte.

2. In ihrer Antwort vom 16. August 2010 teilte die Beschwerdeführerin dem EPSO mit, sie sei schwanger. Als voraussichtlicher Entbindungstermin sei der 12. November 2010 ermittelt worden. Sie wies darauf hin, dass ihr Prüfungstermin zu nahe am voraussichtlichen Entbindungstermin liege und bat das EPSO, ihre Prüfung zu verlegen. Die Beschwerdeführerin erklärte, sie würde die Prüfung gern im September 2010 ablegen; ein alternativer Termin sei ein Zeitpunkt möglichst lange nach der Entbindung.

3. Am 17. August 2010 teilte das EPSO ihr mit, eine Terminverlegung sei bei außergewöhnlichen Umständen möglich. Alle Prüfungen für Bewerber im Fachgebiet Wirtschaft mit Deutsch als zweiter Sprache fänden jedoch in der ersten Woche im Dezember 2010 statt. Das EPSO informierte sie daher, dass es nicht möglich sei, die Prüfung auf einen Termin außerhalb dieses Zeitfensters zu verlegen.

4. In einer Reihe weiterer Mitteilungen hielt die Beschwerdeführerin an ihrer Forderung fest. Sie wies vor allem darauf hin, sie habe bei der Anmeldung für das Auswahlverfahren keine besonderen Bedürfnisse angegeben, da sie zu diesem Zeitpunkt nicht gewusst habe, dass sie schwanger sei. Sie gab ferner an, sie habe nicht vorausgesehen, dass das Auswahlverfahren ein ganzes Jahr dauern würde. Die Beschwerdeführerin erläuterte, sie würde die Prüfung gern im September oder Anfang Oktober 2010 ablegen und erklärte ihre Bereitschaft, ihre zweite Sprache von Deutsch auf Englisch zu ändern, falls dies die Verlegung ihres Prüfungstermins erleichtern sollte.

5. In seinen Mitteilungen an die Beschwerdeführerin wiederholte das EPSO, dass es aus „logistischen Gründen“ nicht möglich sei, den Prüfungstermin auf einen Zeitpunkt außerhalb des bereits angegebenen Zeitfensters zu verlegen. Was die vorgeschlagene Änderung der zweiten Sprache der Beschwerdeführerin angehe, so könnten Daten gemäß Ziffer 2.1.3.1 des „Leitfadens für allgemeine Auswahlverfahren“ („Leitfaden“)[1] nach ihrer Validierung nicht mehr verändert werden.

6. Am 7. September 2010 wandte sich die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten.

Der Gegenstand der Untersuchung

7. In ihrer Beschwerde erhob die Beschwerdeführerin den folgenden Beschwerdepunkt und die folgende Forderung:

Das EPSO habe es unterlassen, den Termin für ihre Prüfung im Testcenter zu verlegen und damit die besondere Lage der Beschwerdeführerin nicht berücksichtigt sowie den Grundsatz der Gleichbehandlung nicht gewahrt.

Das EPSO solle die besondere Lage der Beschwerdeführerin berücksichtigen und den Termin für die Prüfung im Testcenter verlegen.

8. Die Beschwerdeführerin rügte ferner, das EPSO habe es unterlassen, den Zeitplan der Prüfungen im Testcenter Brüssel im Voraus zu veröffentlichen und die Bewerber über den Zeitplan für die Prüfungen im Testcenter vor der Einladung zur Teilnahme an den Prüfungen zu unterrichten. Nach Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Bürgerbeauftragten müssen einer Beschwerde geeignete administrative Schritte bei dem betroffenen Organ oder der betroffenen Institution vorausgegangen sein. Da die Beschwerdeführerin beim EPSO keine derartigen Schritte hinsichtlich dieser weiteren Beschwerdepunkte unternommen zu haben scheint, hat sie der Bürgerbeauftragte als nicht zulässig erachtet.

Die Untersuchung

9. Die Beschwerde wurde dem Direktor des EPSO am 15. September 2010 zur Stellungnahme übermittelt. Die Beschwerdeführerin hatte in ihrer Beschwerde die besondere Dringlichkeit ihres Falls hervorgehoben, da sie an den Prüfungen im Testcenter lediglich vor dem 6. Oktober 2010, am 6. Oktober 2010 und danach erst ab Januar 2011 teilnehmen könne. Angesichts des außergewöhnlichen Charakters des Falls ersuchte der Bürgerbeauftragte das EPSO, seine Stellungnahme wegen der Dringlichkeit der Angelegenheit bis zum 30. September 2010 vorzulegen. Die Stellungnahme des EPSO ging am 28. September 2010 ein. Sie wurde der Beschwerdeführerin mit der Einladung zur Abgabe von Anmerkungen übersendet, die die Beschwerdeführerin am 3. Oktober 2010 übermittelte.

10. Am 21. Oktober 2010 legte der Bürgerbeauftragte dem EPSO einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vor. Das EPSO antwortete am 12. November 2010 auf diesen Vorschlag. Die Antwort wurde der Beschwerdeführerin zusammen mit der Einladung zur Abgabe von Anmerkungen bis zum 15. Dezember 2010 übermittelt. Die Beschwerdeführerin gab bis zu diesem Zeitpunkt und auch danach keine Anmerkungen ab.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkungen

11. Angesichts ihres faktischen Zusammenhangs ist es angezeigt, den Vorwurf und die Forderung der Beschwerdeführerin gemeinsam zu prüfen.

A. Vorwurf und Forderung der Beschwerdeführerin

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

12. Zur Stützung ihres Vorwurfs und ihrer Forderung gab die Beschwerdeführerin an, sie habe während eines Vorbereitungskurses Mitbewerber kennengelernt, die ihr von einer schwangeren Bewerberin berichteten, deren Prüfungstermin verlegt wurde, als festgestellt wurde, dass ihr ursprünglicher Prüfungstermin zu nahe am voraussichtlichen Entbindungstermin liegen würde. Infolgedessen wurde die Prüfung dieser Bewerberin auf fünf Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin verlegt. Daher habe das EPSO durch seine Weigerung, den Prüfungstermin der Beschwerdeführerin zu verlegen, gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen. Die Beschwerdeführerin verwies auch auf Punkt 2.1.3.2. b des Leitfadens[2] und erklärte, sie habe das EPSO über ihre Situation unterrichtet, sobald ihr der Termin ihrer Prüfung mitgeteilt wurde.

13. Das EPSO fasste in seiner Stellungnahme seinen Schriftwechsel mit der Beschwerdeführerin zusammen und erläuterte, wie die Prüfungen im Rahmen des Auswahlverfahrens EPSO/AD/177/10 organisiert sind. Es erklärte, aufgrund der zu prüfenden Fähigkeiten und des Einsatzes von Gruppenübungen bei den Prüfungen im Testcenter sei es notwendig, die Bewerber nicht nur hinsichtlich ihres Fachgebiets, sondern auch entsprechend ihrer zweiten Sprache zu Gruppen zusammenzufassen. Der Termin der Prüfungen im Testcenter für Bewerber im Fachgebiet Wirtschaft mit Deutsch als zweiter Sprache sei auf den Zeitraum zwischen dem 6. und 9. Dezember 2010 festgelegt worden.

14. Das EPSO unterstrich, dass höchstens sechs Bewerber an der Gruppenübung teilnehmen dürfen, die im Rahmen der Prüfung im Testcenter stattfindet. Die Verlegung des Prüfungstermins für einen Bewerber würde sich daher auf die anderen Bewerber auswirken, die am gleichen Tag zur gleichen Zeit eingeladen sind, und die bei einem verlegten Prüfungstermin ihrerseits Terminschwierigkeiten haben könnten. Wie in den „Frequently asked questions“ erläutert, könnte der Termin für die Prüfung im Testcenter daher nur innerhalb des für das jeweilige Auswahlverfahren/das jeweilige Gebiet vorgesehenen Zeitfensters und nur in Ausnahmefällen geändert werden, vorbehaltlich von Ausweichmöglichkeiten auf andere Termine. Das EPSO könnte deshalb den Prüfungstermin der Beschwerdeführerin lediglich in dem Zeitfenster verlegen, das für die Prüfung von Bewerbern im Fachgebiet Wirtschaft mit Deutsch als zweiter Sprache vorgesehen ist.

15. Das EPSO wies ferner darauf hin, dass es gemäß Ziffer 2.1.3.2 des Leitfadens spezifische und an den Einzelfall angepasste Maßnahmen ergreifen könnte, um als gerechtfertigt angesehenen Anfragen so weit wie möglich zu entsprechen. Diese Maßnahmen bezögen sich im Allgemeinen sowohl auf behinderte Personen als auch auf Personen, die sich in einer besonderen Situation befinden, welche den Ablauf der Prüfungen erschweren könnte. Die besonderen Maßnahmen bezweckten, den betroffenen Kandidaten ihre Teilnahme an den verschiedenen Tests und Prüfungen zu erleichtern. So sei das EPSO in Bezug auf das Auswahlverfahren der Beschwerdeführerin von einigen Kandidaten in Zusammenhang mit notwendigen Änderungen aufgrund einer Behinderung oder bestimmten Maßnahmen kontaktiert worden, die jungen Müttern das Stillen ihrer Kinder in den Prüfungspausen ermöglichen.

16. Das EPSO erklärte, es könne die Situation und die Bedenken der Beschwerdeführerin sehr gut nachvollziehen. Unter Berücksichtigung der Möglichkeiten, die ihm zur Verfügung stehen, um jungen Müttern die Teilnahme an einem Auswahlverfahren zu erleichtern, teilte das EPSO mit, es könne folgende Maßnahmen ergreifen:

• der Beschwerdeführerin einen Raum bereitstellen, in dem sie ihr Kind während der Pausen in aller Ruhe stillen kann;
• die Reisekosten für eine Person übernehmen, die die Beschwerdeführerin zur Prüfung nach Brüssel begleitet;
• es der Beschwerdeführerin ermöglichen, die Prüfungen im Laufe von zwei Tagen statt an einem Tag zu absolvieren, um den Stress zu verringern und es ihr zu ermöglichen, mehr Zeit für die Betreuung des Kindes aufzuwenden.

17. Die Beschwerdeführerin stellte in ihren Anmerkungen fest, das EPSO scheine die Bedürfnisse ihrer besonderen Situation anerkannt zu haben. Sie begrüßte die von EPSO vorgeschlagenen Maßnahmen und fügte hinzu, diese würden es ihr ermöglichen, die Prüfung im Testcenter im Dezember 2010 zu absolvieren, sofern die Entbindung im Oktober 2010 stattfinde. Sollte sie jedoch im November 2010 entbinden, sei es ihr aus medizinischen Gründen nicht möglich, die Prüfung im Dezember 2010 abzulegen. Die Beschwerdeführerin bedauerte, dass die Stellungnahme des EPSO keine Vorschläge in Hinblick darauf enthielt, wie es ihrer Situation in diesem Fall Rechnung tragen würde. Insbesondere gehe das EPSO nicht auf die Möglichkeit ein, einen Prüfungstermin im Falle begründeter Umstände zu ändern.

18. Die Beschwerdeführerin betonte, sie habe von Anfang an versucht, eine Lösungsfindung zu erleichtern, indem sie angeboten habe, ihre zweite Sprache auf Englisch zu ändern, wenngleich dies zu ihrem Nachteil gewesen wäre. Sie nahm in diesem Zusammenhang den Verweis von EPSO auf Ziffer 2.1.3.1 des Leitfadens und seinen Standpunkt zur Kenntnis, gemäß dieser Bestimmung sei eine solche Änderung nicht möglich. Die Beschwerdeführerin wies darauf hin, in den genannten Bestimmungen heiße es, Bewerber könnten ihre Daten nicht mehr verändern, sobald diese validiert seien. Dies scheine das EPSO bzw. den Prüfungsausschuss jedoch nicht daran zu hindern, Änderungen in Ausnahmefällen vorzunehmen. Vor diesem Hintergrund wiederholte die Beschwerdeführerin, sie sei bereit, ihre zweite Sprache auf Englisch zu ändern.

19. Die Beschwerdeführerin äußerte auch ein gewisses Verständnis für die Schwierigkeit von EPSO, eine Lösung für ihr Problem zu finden. Sie fügte hinzu, dass, könne das EPSO keine annehmbare Lösung finden, das EPSO sie zum Testcenter während des nächsten von ihm durchgeführten Auswahlverfahren einladen sollte, ohne dass sie die Zulassungsprüfung wiederholen müsse.

Die vorläufige Beurteilung des Bürgerbeauftragten, die zu einem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung führte

20. Bevor der Bürgerbeauftragte die Einlassungen des EPSO im Einzelnen beurteilte, begrüßte er den konstruktiven Ansatz des Amtes im vorliegenden Fall und dankte ihm dafür. In seiner Stellungnahme legte das EPSO eine Reihe konkreter Vorschläge vor, wie der besonderen Situation der Beschwerdeführerin Rechnung getragen werden könne. Ferner gab das EPSO trotz der außergewöhnlich kurzen Frist des Bürgerbeauftragten (siehe Ziffer 9) seine Stellungnahme sogar noch vor Ablauf dieser Frist ab.

21. Wie die Beschwerdeführerin in ihren Anmerkungen betonte, könnten ihr die von EPSO vorgeschlagenen Maßnahmen die Teilnahme an der Prüfung im Testcenter am 7. Dezember 2010 ermöglichen, wenn sie im Oktober 2010 entbinden würde. Sie würden der besonderen Situation der Beschwerdeführerin, sollte sie zu einem späteren Zeitpunkt entbinden, jedoch nicht angemessen gerecht, da sie dann eine weite Reise unternehmen und eine Prüfung in der Zeit nach der Geburt ablegen müsse. In diesem Zusammenhang erinnerte der Bürgerbeauftragte daran, dass die Beschwerdeführerin in ihrem Schriftwechsel mit dem EPSO darauf hingewiesen hatte, ihr voraussichtlicher Entbindungstermin sei der 12. November 2010.

22. Infolge dessen vertrat der Bürgerbeauftragte die Ansicht, dass der besonderen Lage der Beschwerdeführerin nur dann vollständig Rechnung getragen werde, wenn der Termin ihrer Prüfung auf einen Zeitpunkt außerhalb des Zeitfensters zwischen dem 6. und 9. Dezember 2010 verlegt würde.

23. Hierzu erklärte das EPSO, die Verlegung des Prüfungstermins der Beschwerdeführerin hätte unweigerlich auch die Verlegung der Prüfungstermine der Bewerber zur Folge, die mit ihr an der Gruppenübung teilnehmen. Für diese Bewerber bringe ein neuer Prüfungstermin möglicherweise auch terminliche Schwierigkeiten mit sich. Der Bürgerbeauftragte nahm die Erläuterungen des EPSO zur Organisation der Prüfungen im Testcenter zur Kenntnis. Da das EPSO bereits alle Bewerber, die zur gleichen Zeit wie die Beschwerdeführerin eingeladen waren, über ihren Prüfungstermin unterrichtet zu haben schien, vertrat er die Ansicht, der Prüfungstermin dieser Bewerber könne nicht ohne deren vorherige Zustimmung im Sinne der Beschwerdeführerin verlegt werden. Auch wenn das EPSO daher den Prüfungstermin der Beschwerdeführerin nur mit der Zustimmung der anderen Bewerber verlegen könne, spreche nichts dagegen, dass das EPSO sie befragte, um festzustellen, ob sie bereit seien, einen neuen Prüfungstermin zu akzeptieren, um die besondere Lage der Beschwerdeführerin zu berücksichtigen. Der Bürgerbeauftragte fügte hinzu, dass lediglich eine sehr kleine Zahl von Kandidaten zum selben Zeitpunkt wie die Beschwerdeführerin zur Prüfung im Testcenter eingeladen sei. Den Angaben von EPSO zufolge müssten höchstens drei weitere Kandidaten befragt werden.

24. Aus dem Vorbringen des EPSO ging hervor, dass die Prüfungen für Bewerber mit Deutsch als zweiter Sprache zwischen dem 6. und 9. Dezember 2010 stattfinden würden. Der Bürgerbeauftragte vertrat daher die Ansicht, dass, wäre es der Beschwerdeführerin gestattet worden, ihre zweite Sprache zu ändern, der Prüfungstermin der Beschwerdeführerin im Prinzip ebenfalls auf einen Zeitpunkt außerhalb dieses Zeitfensters hätte verlegt werden können. Die Beschwerdeführerin hatte wiederholt erklärt, sie sei bereit, ihre zweite Sprache von Deutsch auf Englisch zu ändern. Aus dem Schriftwechsel des EPSO mit der Beschwerdeführerin geht hervor, dass das EPSO angesichts von Ziffer 2.1.3.1 des Leitfadens der Auffassung war, es sei nicht möglich, die Auswahl der zweiten Sprache zu ändern, sobald die Daten eines Bewerbers validiert sind. Der entsprechende Teil von Ziffer 2.1.3.1 des Leitfadens lautet: „Nachdem Sie ihre Anmeldung validiert haben, können Sie die eingegebenen Daten nicht mehr verändern. Diese werden von EPSO im Rahmen der Auswahlverfahren unverzüglich verarbeitet.“ Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten ging aus der Bestimmung eindeutig hervor, dass Bewerber, sobald das EPSO eine Anmeldung, einschließlich der Auswahl der zweiten Sprache, validiert hat, ihre Anmeldungen nicht mehr verändern können. Er stellte fest, der Zweck dieser Bestimmung, namentlich, EPSO die ordnungsgemäße Organisation eines Auswahlverfahrens zu ermöglichen, ohne mit Anfragen von Bewerbern wegen einer Änderung ihrer validierten Daten konfrontiert zu sein, könne klar aus dem Wortlaut von Ziffer 2.1.3.1 des Leitfadens selbst geschlossen werden. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass sich die Lage der Beschwerdeführerin von der in dieser Bestimmung behandelten Situation unterscheide. Die Beschwerdeführerin bat nicht darum, ihre validierten Daten zu ändern, sondern schlug vielmehr vor, dass EPSO selbst ihre zweite Sprache ändern sollte, um die Lösung ihres Problems zu erleichtern. Unter Berücksichtigung des Zwecks der entsprechenden Bestimmungen hätte EPSO nach Ansicht des Bürgerbeauftragten die Auswahl der zweiten Sprache eines Bewerbers ohne Weiteres ändern können, wenn außergewöhnliche und hinreichend begründete Umstände vorliegen und die betreffende Person einer solchen Änderung zustimmt. Infolgedessen vertrat der Bürgerbeauftragter die Auffassung, die Forderung der Beschwerdeführerin könne erfüllt werden, wenn das EPSO einverstanden sei, ihre zweite Sprache von Deutsch auf Englisch zu ändern, sofern es der Prüfungszeitraum für Bewerber mit Englisch als zweiter Sprache der Bewerberin ermöglichen würde, die entsprechenden Prüfungen zu einem Zeitpunkt abzulegen, der mit der bevorstehenden Geburt ihres Kindes vereinbar ist. Was den Vorschlag der Beschwerdeführerin angeht, das EPSO könnte sie zur Prüfung im Testcenter während des nächsten Auswahlverfahrens einladen, ohne dass sie die Zulassungsprüfungen wiederholen müsse, stand nach Ansicht des Bürgerbeauftragten außer Frage, dass im Interesse der Gleichbehandlung der Bewerber Prüfungsergebnisse eines Auswahlverfahrens nur im Rahmen dieses Auswahlverfahrens berücksichtigt werden können.

25. In Anbetracht dieser Sachlage vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass es für das EPSO andere Optionen neben den bereits von ihm erwogenen Möglichkeiten gebe, um einen angemessenen Termin für eine Prüfung im Testcenter zu finden, der der Lage der Beschwerdeführerin Rechnung trägt. Seines Erachtens entspräche es den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis, dass EPSO diese zusätzlichen Möglichkeiten in Erwägung ziehe. Er unterbreitete daher folgenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts für den Europäischen Bürgerbeauftragten:

„In Anbetracht der Feststellungen des Bürgerbeauftragten könnte das EPSO erwägen, Kontakt zu den Bewerbern aufzunehmen, die zum selben Termin wie die Beschwerdeführerin zur Teilnahme an der Prüfung im Testcenter eingeladen sind, um ihre Zustimmung zur Verlegung ihres Prüfungstermins auf Januar 2011 oder einen späteren Zeitpunkt einzuholen, der mit der besonderen Situation der Beschwerdeführerin vereinbar ist, oder die zweite Sprache der Beschwerdeführerin auf Englisch ändern, sofern der Prüfungszeitraum für Bewerber mit Englisch als zweiter Sprache es der Beschwerdeführerin angesichts ihrer besonderen Situation ermöglicht, während dieses Zeitraums an der Prüfung im Testcenter teilzunehmen.“

Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vorgelegt wurden

26. In Beantwortung des Vorschlags des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung gab das EPSO an, das fragliche Auswahlverfahren sei Teil einer neuen Generation von Auswahlverfahren, bei denen zwischen ihrer Bekanntmachung bis zur Erstellung der Reservelisten nicht mehr als neun Monate liegen. Das EPSO sei diesbezüglich eine politische Verpflichtung eingegangen und habe alles Mögliche unternommen, um sie einzuhalten. Da das Auswahlverfahren EPSO/AD/177/10 am 16. März 2010 bekannt gemacht wurde, müssten die entsprechenden Reservelisten den Institutionen daher vor Mitte Dezember 2010 zur Verfügung stehen.

27. Vor diesem Hintergrund erklärte das EPSO, durch ein Verschieben der Prüfung der Beschwerdeführerin im Testcenter um einen oder zwei Monate würde sich die Bereitstellung der Reservelisten für die Institutionen entsprechend verzögern. Dies würde die tatsächliche Einstellung erfolgreicher Bewerber durch die Institutionen im Verhältnis zu den angekündigten Fristen verzögern, was wiederum negative Auswirkungen für alle Bewerber hätte. Das EPSO betonte, es müsse die legitimen Interessen der Bewerber wahren, aber auch den Erwartungen der Institutionen hinsichtlich des termingerechten Vorliegens der Reservelisten entsprechen. EPSO sei es daher nicht möglich, den ersten Teil der vom Europäischen Bürgerbeauftragten vorgeschlagenen einvernehmlichen Lösung zu akzeptieren. Das Amt fügte hinzu, es halte die in seiner Stellungnahme vorgeschlagenen Maßnahmen aufrecht, die seines Erachtens angemessen seien und es der Beschwerdeführerin ermöglichen würden, die Prüfung im Testcenter unter den bestmöglichen Bedingungen zu absolvieren, sofern sie bis Ende Oktober 2010 entbinden würde.

28. Zum zweiten Teil des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung erklärte das EPSO, entsprechend der ständigen Rechtsprechung seien das EPSO und der Prüfungsausschuss verpflichtet, die Bestimmungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und die Bestimmungen des Leitfadens einzuhalten, die den Rechtsrahmen eines Auswahlverfahrens bildeten. Das EPSO versicherte, dass weder in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens noch im Leitfaden die Möglichkeit für EPSO vorgesehen sei, selbst mit Zustimmung eines Bewerbers die zum Zeitpunkt seiner Anmeldung gewählte zweite Sprache zu ändern. Durch die Änderung der zweiten Sprache der Beschwerdeführerin auf Englisch würde das EPSO daher gegen die für das Auswahlverfahren geltenden Bestimmungen verstoßen. Das Amt erklärte daher, es sei auch nicht in der Lage, den zweiten Teil des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung des Bürgerbeauftragten anzunehmen.

29. Das EPSO erläuterte ferner, Prüfungen in Testcentern fänden von Anfang Oktober bis Anfang Dezember 2010 statt, beginnend mit den Bewerbern, die Englisch als zweite Sprache gewählt hatten. Den Abschluss bildeten Bewerber, deren Wahl auf Deutsch als zweite Sprache fiel. Die Bereitstellung der Reservelisten sei für Ende 2010 vorgesehen, womit das Auswahlverfahren abgeschlossen würde.

30. Die Beschwerdeführerin gab keine Anmerkungen ab. In Antwort auf eine Anfrage der Dienststellen des Bürgerbeauftragten teilte EPSO mit, die Beschwerdeführerin habe nicht an der Prüfung im Testcenter am 7. Dezember 2010 teilgenommen.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung

31. Aus dem Vorstehenden ergibt sich, dass das EPSO den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung nicht angenommen hat und der Vorschlag daher bedauerlicherweise nicht erfolgreich war. Im Folgenden wird der Bürgerbeauftragte im Lichte der Antwort des EPSO prüfen, inwieweit er den in seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung aufgestellten vorläufigen Befund schlechter Verwaltungspraxis aufrecht erhalten kann. Dabei hält er es für angemessen, den Standpunkt des EPSO im Verhältnis zu den beiden Teilen des Vorschlags zu beurteilen.

32. Der Bürgerbeauftragte geht zunächst auf den Grund ein, den das EPSO für die Ablehnung des zweiten Teils des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung angibt, und weist darauf hin, dass er das EPSO eingeladen hatte, die Änderung der zweiten Sprache der Beschwerdeführerin auf Englisch zu erwägen, „sofern der Prüfungszeitraum für Bewerber mit Englisch als zweiter Sprache es der Beschwerdeführerin angesichts ihrer besonderen Situation ermöglicht, während dieses Zeitraums an der Prüfung im Testcenter teilzunehmen.“ In seiner Antwort erklärte das EPSO, Prüfungen im Testcenter für Bewerber mit Englisch als zweiter Sprache fänden vor den Prüfungen für Bewerber mit Deutsch als zweiter Sprache statt, nämlich im Oktober und/oder November 2010. Es sei darauf hingewiesen, dass die Beschwerdeführerin angegeben hatte, sie würde die Prüfung gern im September 2010, Anfang Oktober 2010 oder ansonsten so lange wie möglich nach der Entbindung ablegen. Da der Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung am 21. Oktober 2010 vorgelegt wurde, wäre nur die letzte Möglichkeit in Frage gekommen, um der Beschwerdeführerin entgegenzukommen. Den Angaben von EPSO zufolge fanden Prüfungen für Bewerber mit Englisch als zweiter Sprache jedoch nicht vor Oktober und November 2010 statt. Der Bürgerbeauftragte folgert daher, dass die Änderung der zweiten Sprache der Beschwerdeführerin auf Englisch es ihr nicht ermöglicht hätte, die Prüfung im Testcenter abzulegen, wenn sie im November 2010 entbunden hätte.

33. Der Bürgerbeauftragte ist weiterhin der Ansicht, dass aus dem Leitfaden nicht zwangsläufig folgt, dass das EPSO die zweite Sprache eines Bewerbers nicht ändern könne, wenn außergewöhnliche und hinreichend begründete Umstände vorliegen und die betroffene Person der Änderung zugestimmt hat. Er versteht und respektiert jedoch den Standpunkt von EPSO, dass eine solche Änderung nur möglich ist, wenn sie ausdrücklich entweder in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens oder im Leitfaden vorgesehen ist. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten könnte die untenstehende weitere Anmerkung EPSO die Möglichkeit bieten, diese Frage in Hinblick auf künftige Auswahlverfahren zu überprüfen.

34. Bei der Ablehnung des ersten Teils des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung wies das EPSO vor allem darauf hin, es sei eine, von ihm so bezeichnete, politische Verpflichtung gegenüber den Institutionen eingegangen, betonte jedoch auch, es müsse die Interessen anderer Bewerber berücksichtigen, die an dem Auswahlverfahren teilnehmen. Der Bürgerbeauftragte stellt zu Beginn fest, dass das EPSO keine Nachweise vorgelegt hat, die genauere Auskünfte über die genannte Verpflichtung geben. Die Antwort von EPSO ist in Hinblick auf den Inhalt einer solchen Verpflichtung keineswegs klar, da das EPSO zunächst erklärte, es müsse Reservelisten vor Mitte Dezember 2010 zur Verfügung stellen, weiter unten in seiner Antwort jedoch Ende Dezember 2010 als Frist nennt.

35. Weiterhin sei darauf hingewiesen, dass nach Kenntnis des Bürgerbeauftragten die entsprechenden Reservelisten den Institutionen erst am 9. Februar 2011 vorlagen. Es muss jedoch bedacht werden, dass das EPSO bei seiner Antwort auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung am 12. November 2010 möglicherweise davon ausgegangen war, es sei möglich, das Auswahlverfahren bis Dezember 2010 abzuschließen und die Reservelisten den Institutionen zu diesem Zeitpunkt vorzulegen.

36. Auf jeden Fall erinnert der Bürgerbeauftragte daran, dass der erste Teil seines Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung von der Bereitschaft der anderen Bewerber, die die Prüfung im Testcenter zum selben Zeitpunkt wie die Beschwerdeführerin ablegen sollten, abhängig war, einen neuen, späteren Prüfungstermin zu akzeptieren. Da das EPSO diese Bewerber nicht kontaktierte, ist weiterhin nicht sicher, ob sie zugestimmt hätten, den Termin für ihre Prüfung im Testcenter zu verlegen. Daher liegen nach Ansicht des Bürgerbeauftragten auch in Anbetracht der konstruktiven Haltung des EPSO während seiner Untersuchung (siehe insbesondere Ziffern 16 und 20 oben) keine Gründe für weitere Untersuchungen in diesem Fall vor.

37. In seiner Antwort auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung unterstrich das EPSO auch, dass die in seiner Stellungnahme vorgeschlagenen Maßnahmen es ermöglicht hätten, den besonderen Bedürfnissen der Beschwerdeführerin Rechnung zu tragen, sollte die Geburt Ende Oktober 2010 stattgefunden haben. Das EPSO scheint daher einzuräumen, dass die von ihm vorgeschlagenen Maßnahmen der besonderen Situation der Beschwerdeführerin nicht ausreichend Rechnung tragen, falls sie zu einem späteren Zeitpunkt entbinden sollte. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten zeigt dieser Fall, dass es sinnvoll wäre, wenn das EPSO über die in seiner Stellungnahme vorgeschlagenen Maßnahmen hinaus weitere Möglichkeiten in Betracht ziehen würde, den Bedürfnissen werdender Mütter Rechnung zu tragen, die sich in einer ähnlichen Situation wie die Beschwerdeführerin befinden. Eine diesbezügliche weitere Anmerkung wird daher nachstehend abgegeben.

B. Schlussfolgerungen

Ausgehend von der Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Es liegen keine Gründe für weitere Untersuchungen vor.

Die Beschwerdeführerin und das EPSO werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden.

Weitere Anmerkung

Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten wäre es sinnvoll, wenn das EPSO über die in seiner Stellungnahme vorgeschlagenen Maßnahmen hinaus weitere Möglichkeiten in Betracht ziehen würde, um den Bedürfnissen werdender Mütter Rechnung zu tragen, die sich in einer ähnlichen Situation wie die Beschwerdeführerin befinden.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 11. Mai 2011

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[1] Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren, ABl. 2010 C 57 A, S. 1. In dieser Bestimmung heißt es, nach Validierung der Anmeldung könne ein Bewerber keine Änderungen mehr vornehmen (siehe auch Ziffer 24 unten).

[2] Die entsprechenden Teile von Ziffer 2.1.3.2. des „Leitfadens für allgemeine Ausschreibungen“ lauten:

„SONDERREGELUNGEN

(a) Zum Zeitpunkt der Anmeldung

Falls Sie eine Behinderung haben oder sich in einer besonderen Situation befinden, die möglicherweise zu Schwierigkeiten beim Prüfungsverlauf führt, so kreuzen Sie bitte das entsprechende Kästchen im elektronischen Bewerbungsbogen an und teilen Sie mit, welche Vorkehrungen Ihrer Ansicht nach zu treffen sind, um Ihnen die Teilnahme an den einzelnen Tests und Prüfungen zu erleichtern.

Bitte reichen Sie möglichst rasch nach Ihrer elektronischen Anmeldung ein ärztliches Attest oder eine Bescheinigung der Stelle, die Ihre Behinderung bestätigt, ein: ...

Nach Prüfung der Nachweise können angemessene, auf den jeweiligen Fall abgestimmte Vorkehrungen getroffen werden, um den Anträgen in berechtigten Fällen soweit möglich Rechnung zu tragen.

(b) Nach der Anmeldung

Treten die unter Ziffer 2.1.3.2 Punkt a genannten Umstände nach Ablauf der Frist für die elektronische Anmeldung ein, ist EPSO unverzüglich darüber zu unterrichten. Bitte teilen Sie die von Ihnen für notwendig erachteten Vorkehrungen schriftlich mit und reichen Sie die entsprechenden Nachweise per E-Mail, Fax oder Post ein (Adressen siehe Ziffer 2.1.3.2 Punkt a))."