Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European ^[1]

Contextul plângerii

1. Reclamantul, o societate germană, a participat la un proiect finanțat de UE în Namibia în perioada 2010-2014. Proiectul a fost gestionat de Delegația UE în Namibia și de Secretariatul Comisiei Naționale de Planificare din Namibia (autoritatea contractantă națională), Comisia Europeană fiind responsabilă în ultimă instanță. Proiectul a urmărit să dezvolte capacitatea autorităților naționale de a gestiona fondurile UE și de a pune în aplicare programe finanțate de UE.

2. În urma unui audit, Comisia a încercat să recupereze suma de 103 911,85 EUR de la reclamant. Suma a corespuns în principal costurilor cu personalul care au fost considerate neeligibile. În special, auditorii au considerat că unii membri ai personalului ^[2] nu îndeplineau cerințele prevăzute în contract în ceea ce privește calificările și experiența minime și că unii membri ai personalului au lucrat duminica și în zilele de sărbătoare legală, încălcând astfel legislația namibiană.

3. Reclamantul a contestat decizia de recuperare a fondurilor în fața Comisiei. Întrucât nu a primit un răspuns satisfăcător, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în februarie 2018.

Ancheta

4. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la afirmațiile reclamantului potrivit cărora decizia de recuperare a fondurilor a fost inechitabilă.

5. În cursul anchetei, Comisia a transmis Ombudsmanului o copie a răspunsului pe care delegația l-a trimis reclamantului. Ulterior, Ombudsmanul a primit observațiile reclamantului ca răspuns la răspunsul respectiv.

Argumente prezentate Ombudsmanului

6. Reclamantul a susținut că personalul implicat în proiect și condițiile activității sale, cum ar fi munca în zilele de duminică și de sărbători legale, au fost aprobate de autoritățile responsabile (a se vedea punctul 8 de mai jos). Prin urmare, decizia de recuperare a fondurilor a fost inechitabilă ^[3].

7. Delegația a considerat că, prin recrutarea de persoane care nu au calificările necesare și prin nerespectarea legislației naționale a muncii, reclamantul a încălcat contractul și normele aplicabile. Cu toate acestea, delegația a recunoscut că este posibil ca autoritatea contractantă națională să fi aprobat recrutarea personalului în cauză și condițiile de lucru. Prin urmare, delegația a considerat că, în cazul în care autoritatea contractantă națională este de acord să își asume responsabilitatea, Comisia ar putea compensa suma pe care intenționează să o recupereze din plățile viitoare care urmează să fie efectuate către autoritățile namibiene în contextul altor proiecte finanțate de UE.

8. Ca răspuns, reclamantul a declarat că a efectuat lucrările necesare în cadrul proiectului și că autoritatea contractantă națională a fost mulțumită de lucrări. Reclamantul a susținut că personalul și condițiile de lucru ale acestuia au fost aprobate nu numai de autoritatea contractantă națională, ci și în numele Delegației UE și al Comisiei. Reclamantul a declarat că a informat în permanență Delegația UE și Comisia și că nu a ridicat niciodată obiecții. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, deși constatările auditului și recuperarea au fost legate de neîndeplinirea criteriilor stabilite în caietul de sarcini, acestea nu au fost cerințe obligatorii. Reclamantul a anticipat că guvernul Namibiei nu va fi de acord cu soluția sugerată de Comisie.

Evaluarea Ombudsmanului

9. Ombudsmanul recunoaște că delegația și Comisia au încercat să ajute reclamantul să găsească o soluție. Cu toate acestea, se pare că situația nu a fost încă rezolvată și nu este clar dacă calea de urmat sugerată de delegație are vreo șansă de succes. În plus, Ombudsmanul nu este convins că Comisia a abordat pe deplin și în mod adecvat toate aspectele relevante semnalate de reclamant.

10. Ombudsmanul ia act de faptul că atât auditorii, cât și delegația consideră că criteriile stabilite în caietul de sarcini ^[4] reprezintă cerințe contractuale obligatorii și că reclamantul a încălcat aceste cerințe.

11. Reclamantul susține că criteriile din caietul de sarcini sunt doar recomandări pentru profilurile profesionale relevante, cel puțin în ceea ce privește calificările și experiența minime ^[5]. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că, pe piața locală a forței de muncă din Namibia, este dificil să se recruteze persoane cu calificări profesionale care îndeplinesc criteriile.

12. Ombudsmanul observă că termenii de referință se referă la criteriile în cauză ca fiind „profiluri orientative” care „ar trebui” să fie îndeplinite. Termenii de referință stabilesc, de asemenea, alte criterii care „trebuie” să fie îndeplinite, mai degrabă decât doar „ar trebui”^[6].

13. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că poziția reclamantului potrivit căreia criteriile relevante nu erau cerințe obligatorii este rezonabilă. Este la fel de rezonabil să se concluzioneze că reclamantul a luat în considerare acest lucru la selectarea personalului relevant și se preconizează că va fi plătit integral pentru desfășurarea proiectului în conformitate cu mandatul.

14. În plus, delegația acceptă faptul că autoritatea contractantă națională a aprobat recrutarea personalului reclamantului și a fost mulțumită de activitatea sa. Reclamantul susține, de asemenea, că delegația nu a ridicat niciodată obiecții pe durata de patru ani a proiectului. Informațiile furnizate Ombudsmanului sugerează, de asemenea, că autoritatea contractantă națională a autorizat practica membrilor personalului care lucrează duminica și în zilele de sărbătoare legală.

15. În cele din urmă, auditorii și delegația nu par să fi luat în considerare unele dintre explicațiile reclamantului cu privire la membrii personalului său.

16. Prin urmare, concluzia preliminară a Ombudsmanului este că (i) reclamantul a acționat cu bună-credință în timpul desfășurării proiectului, (ii) autoritățile implicate au aprobat recrutarea personalului în cauză și condițiile activității acestuia, (iii) delegația a fost informată cu privire la proiect pe tot parcursul punerii sale în aplicare și nu a ridicat obiecții; și (iv) proiectul a fost realizat într-un mod satisfăcător pentru autoritatea contractantă națională, care a fost beneficiarul final al lucrărilor. Ca atare, se pare că obiectivul proiectului, și anume îmbunătățirea gestionării fondurilor UE de către autoritățile naționale, a fost îndeplinit. În plus, suma pe care Comisia încearcă să o recupereze este semnificativă. Având în vedere cele de mai sus, această sumă pare a fi disproporționată, iar recuperarea este, fără îndoială, inechitabilă.

17. Ca soluție, delegația a propus deja ca, în cazul în care guvernul namibian este de acord să accepte responsabilitatea financiară pentru recuperare, delegația să poată încerca să compenseze suma pe care intenționează să o recupereze din plățile viitoare datorate guvernului namibian în contextul altor programe finanțate de UE. Aceasta ar urma apoi să plătească reclamantului suma care a fost compensată.

18. Ombudsmanul nu consideră că această soluție este adecvată din următoarele motive: (i) depinde de acordul guvernului namibian, care nu este în niciun fel garantat; (ii) între timp, reclamantul este privat de fondurile în cauză, chiar dacă s-a bazat pe aprobarea pe care a obținut-o de la autoritatea contractantă națională; (iii) sugerează că Comisia și delegația nu sunt în niciun fel responsabile pentru problemele identificate în acest caz, în ciuda celor prezentate mai sus de Ombudsman; (iv) nu ține seama de faptul că scopul însuși al proiectului în cauză a fost de a dezvolta capacitatea autorităților naționale de a gestiona fondurile UE și de a pune în aplicare programele finanțate de UE.

19. În consecință, Ombudsmanul prezintă mai jos o propunere de soluție.

Propunerea de soluție

Pe baza constatărilor de mai sus, Ombudsmanul prezintă următoarea propunere de soluție:

Comisia ar trebui să abordeze aspectele semnalate în evaluarea Ombudsmanului și, pe această bază, să își revizuiască poziția cu privire la ordinul de recuperare în acest caz.

Comisia Europeană este invitată să informeze Ombudsmanul, până la 31 mai 2019, cu privire la orice acțiune întreprinsă în legătură cu propunerea de soluție sus-menționată.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 13.3.2019

[1] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (94/262/CECO, CE, Euratom), JO 1994 L 113, p. 15.

[2] Termenul specific utilizat în contract pentru a descrie membrii personalului în cauză este „alți membri ai personalului”.

[3] Avocatul reclamantului a susținut că recuperarea a încălcat „așteptările legitime” ale acestuia de a fi rambursată pentru proiectul pe care l-a realizat cu bună-credință și în conformitate cu liniile convenite.

[4] Criteriile sunt stabilite, de asemenea, în „contractul de servicii” care a fost semnat cu reclamantul pentru realizarea proiectului.

[5] Secțiunea 6.1.2 din caietul de sarcini.

[6] Acest lucru reflectă distincția dintre o acțiune sau un criteriu care este obligatoriu („trebuie”) sau dezirabil („ar trebui”).