Cazul a vizat o cerere de acces public la documente în legătură cu procedurile disciplinare în urma unei investigații și a unei recomandări adresate Comisiei de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF). Comisia a identificat 23 de documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii și a refuzat accesul la toate documentele în întregime. Procedând astfel, Comisia s-a întemeiat pe necesitatea de a proteja datele cu caracter personal.

Atunci când reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia, Comisia a confirmat refuzul accesului, invocând o prezumție generală de confidențialitate care decurge din protecția obiectivelor investigațiilor. Comisia a susținut, de asemenea, că accesul public nu poate fi acordat pentru a proteja datele cu caracter personal conținute în documente.

Ombudsmanul a considerat că aplicarea de către Comisie a unei prezumții generale de confidențialitate, după încheierea procedurii disciplinare în cauză, nu era rezonabilă. Pe baza unei inspecții a documentelor în litigiu, Ombudsmanul a considerat că, deși ar putea fi necesară ocultarea unor părți ale documentelor pentru a împiedica identificarea persoanelor sau pentru a proteja scopul anchetelor viitoare, documentele nu conțin informații sensibile pe tot parcursul lor. Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca soluție reanalizarea de către Comisie a poziției sale cu privire la cererea de acces în vederea asigurării unui acces parțial semnificativ la documentele solicitate.

În replică, Comisia a confirmat că se întemeia pe o prezumție generală de confidențialitate și a considerat că, în orice caz, un acces parțial semnificativ nu era posibil fără a divulga date cu caracter personal și fără a pune în pericol protecția scopului investigațiilor disciplinare ale Comisiei.

Ombudsmanul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că Comisia nu a acordat acces parțial în urma propunerii sale de soluție. Ombudsmanul a constatat că tratarea de către Comisie a acestei cereri de acces a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Întrucât Comisia și-a reevaluat poziția cu privire la cererea de acces a reclamantului în urma propunerii de soluție a Ombudsmanului și a ajuns la aceeași concluzie ca în decizia sa de confirmare, Ombudsmanul nu a văzut niciun scop util în continuarea acestei anchete cu o recomandare oficială în această privință. Prin urmare, ea a închis cazul.

The case concerned the European Commission’s decision to refuse public access to final sanction decisions closing disciplinary proceedings against staff members of the Commission. The Commission applied a general presumption of confidentiality to all the documents at issue based on the need to protect the purpose of investigations. The Commission also argued that, in any event, no public access could be granted to the decisions without revealing personal data.

The Ombudsman found that the Commission was not justified in relying on a general presumption of confidentiality based on the need to protect the purpose of investigations to refuse access to the final sanction decisions. The Ombudsman inquiry team therefore inspected the documents in question. Based on the inspection, the Ombudsman considered that, while some of the final sanction decisions might require more extensive redactions than others to prevent the identification of individuals and thus to protect their privacy and integrity, the Commission’s position that no access could be granted was unreasonable. The Ombudsman also considered that the documents included only limited information that would need to be withheld to protect the purpose of investigations.

In view of this, the Ombudsman found that the Commission’s refusal to grant public access to the requested documents in their entirety constituted maladministration.

The Ombudsman already set out her above view in a proposal for a solution in a parallel inquiry concerning public access to similar documents. As the Commission had reassessed its position following this solution proposal and had come to the same conclusion as in its confirmatory decision, the Ombudsman saw no useful purpose in continuing this inquiry by making a formal recommendation on the matter. She therefore closed the case.

Cazul se referea la refuzul Parlamentului European de a acorda acces public la documente legate de o investigație a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) privind abaterile personalului. Pentru a refuza accesul, Parlamentul a invocat două excepții în temeiul legislației Uniunii privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar aduce atingere vieții private și integrității persoanelor vizate de investigația OLAF și procesului său decizional.

Ombudsmanul a constatat că reclamantul nu a stabilit necesitatea divulgării datelor cu caracter personal în interes public, astfel cum prevede legislația UE privind protecția datelor. Prin urmare, Parlamentul a refuzat în mod întemeiat să divulge orice date cu caracter personal conținute în documentele în litigiu. Cu toate acestea, examinarea documentelor a arătat, de asemenea, că acestea nu conțin date cu caracter personal în ansamblul lor și că anumite părți ale documentelor ar putea fi divulgate, protejând în același timp viața privată și integritatea persoanelor în cauză. Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca Parlamentul să își reexamineze poziția potrivit căreia accesul la documente trebuie refuzat în totalitate.

Ca răspuns, Parlamentul și-a menținut poziția potrivit căreia nu s-ar putea acorda acces public, deoarece a considerat că nu este posibil să se oculteze toate datele cu caracter personal, lăsând în același timp un anumit conținut semnificativ. Ombudsmanul a regretat refuzul continuu al Parlamentului de a acorda orice formă de acces la documentele solicitate. Având în vedere că Parlamentul și-a confirmat poziția ca răspuns la propunerea sa de soluție, Ombudsmanul a considerat că urmărirea chestiunii în contextul acestui caz nu ar servi niciunui scop. Cu toate acestea, Ombudsmanul se așteaptă ca Parlamentul să țină seama de evaluarea sa atunci când se va ocupa de viitoarele cereri de acces public la documente similare.

Cazul a vizat refuzul Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) de a acorda publicului un acces suficient de larg la rapoartele finale și la recomandările OLAF legate de două investigații privind abaterile comise de membrii personalului UE. Pentru a refuza accesul la părți ale acestor documente, OLAF a invocat două excepții în temeiul legislației Uniunii privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar aduce atingere necesității de a proteja viața privată și integritatea persoanelor menționate în documente, inclusiv a persoanelor vizate de investigațiile OLAF, precum și necesității de a proteja interesele comerciale ale societăților și ale persoanelor juridice menționate în documente.

Ombudsmanul a constatat că reclamantul nu a stabilit necesitatea divulgării datelor cu caracter personal în cauză în interes public, astfel cum prevede legislația UE privind protecția datelor. În urma unei inspecții a documentelor în litigiu, Ombudsmanul a considerat de asemenea că ocultările informațiilor comerciale erau rezonabile și că nu exista un interes public superior care să justifice divulgarea în această privință. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că decizia OLAF de a refuza accesul public la părți din documentele în litigiu era justificată. Salutând decizia OLAF de a divulga detalii semnificative cu privire la cele două investigații în cauză, Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

Cazul a vizat decizia Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) de a refuza accesul public la rapoartele finale și la recomandările aferente în cadrul a 44 de investigații, precum și la un dosar într-un caz disciplinar specific închis. OLAF a aplicat o prezumție generală de nedivulgare tuturor documentelor în litigiu, ceea ce înseamnă că a refuzat accesul public la orice document fără să fi efectuat o evaluare individuală.

Ombudsmanul a constatat că OLAF nu era îndreptățit să se bazeze pe o prezumție generală de nedivulgare bazată pe necesitatea de a proteja scopul investigațiilor sale, de a refuza accesul la cele 37 de rapoarte finale și recomandări în legătură cu care investigațiile și activitățile subsecvente fuseseră închise. În ceea ce privește rapoartele finale și recomandările în cazul cărora OLAF a considerat că activitățile subsecvente erau încă în desfășurare, Ombudsmanul a considerat că nu era clar dacă și, în caz afirmativ, modul în care OLAF a apreciat că această perioadă subsecventă era încă rezonabilă înainte de a aplica prezumția generală de nedivulgare.

Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca soluție ca OLAF (i) să efectueze o evaluare individuală a rapoartelor finale și a recomandărilor legate de investigațiile în cazul cărora activitățile de monitorizare au fost închise, ocultând, după caz, datele cu caracter personal, în vederea acordării unui acces public cât mai larg posibil; și (ii) să ofere explicații cu privire la motivele pentru care consideră că perioada rezonabilă pentru finalizarea activităților de monitorizare nu s-a scurs încă, după caz.

Ca răspuns, OLAF a efectuat o evaluare individuală a 41 de rapoarte finale și recomandări în legătură cu toate investigațiile în cazul cărora s-a confirmat că acțiunile subsecvente au fost închise. OLAF a acordat acces parțial la toate aceste documente. OLAF a descris, de asemenea, modul în care evaluează, în general, dacă a trecut un termen rezonabil pentru ca autoritatea competentă să decidă cu privire la măsurile adecvate luate ca urmare a recomandărilor sale.

Ombudsmanul a concluzionat că OLAF a acceptat propunerea sa de soluție care acordă un acces public parțial larg la 41 de rapoarte finale și recomandări conexe. Ea salută, de asemenea, clarificările furnizate cu privire la procedurile subsecvente în curs. Acestea fiind spuse, ea a arătat că, în cadrul anchetelor în cauză, activitățile de monitorizare se desfășurau de mult mai mult timp decât ceea ce instanțele Uniunii au recunoscut ca fiind rezonabil până în prezent. Prin urmare, ea a făcut sugestii de îmbunătățire a OLAF în legătură cu această chestiune.

În ceea ce privește refuzul accesului la restul documentelor din dosarul de investigație al OLAF în cauză, Ombudsmanul nu era convins nici că OLAF se putea întemeia pe o prezumție generală de nedivulgare, având în vedere că investigația și procedura sa de monitorizare erau închise. După inspectarea documentelor, Ombudsmanul a considerat, de asemenea, că accesul parțial părea posibil, ocultând în special datele cu caracter personal. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul a observat că numărul de documente incluse în dosarul cazului este semnificativ, că reclamantul a obținut în prezent un acces parțial semnificativ la raportul final în legătură cu această anchetă și nu este clar dacă restul documentelor la care poate fi posibil accesul parțial conțin informații suplimentare de interes pentru reclamant. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că nu sunt justificate anchete suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii. Ea s-a referit în această privință la sugestia de îmbunătățire adresată OLAF într-o anchetă recentă privind tratarea de către acesta a cererilor de acces public la dosare întregi.

Cazul a vizat refuzul Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) de a acorda acces public deplin la documentele legate de investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) cu privire la abaterile comise de membrii personalului UE. Pentru a refuza accesul, SEAE s-a întemeiat pe o excepție în temeiul legislației Uniunii privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar submina necesitatea de a proteja viața privată și integritatea persoanelor menționate în documente, inclusiv a persoanelor vizate de investigațiile OLAF. În plus, SEAE a ocultat numele persoanelor juridice menționate în documente pentru a le proteja reputația.

Ombudsmanul a constatat că reclamantul nu a stabilit necesitatea divulgării datelor cu caracter personal în interes public, astfel cum prevede legislația UE privind protecția datelor. În urma unei inspecții a documentelor în litigiu, Ombudsmanul a considerat de asemenea că ocultările limitate ale informațiilor comerciale erau rezonabile și nu putea identifica niciun interes public superior în această privință. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că decizia SEAE de a refuza divulgarea integrală a documentelor în litigiu era justificată. Astfel, Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

Cazul a vizat o firmă de consultanță care a fost investigată de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) pentru presupuse nereguli în proiecte finanțate de UE. OLAF a informat firma că a închis investigația și a prezentat Comisiei recomandări financiare și administrative. Deși OLAF a informat firma că se poate adresa inspectorului OLAF pentru garanții procedurale, OLAF nu a furnizat informații clare cu privire la termenul aplicabil pentru depunerea unei plângeri. Aceasta a însemnat că firma a depus plângerea după expirarea termenului, iar inspectorul a respins plângerea.

Ombudsmanul a constatat că, prin faptul că nu a furnizat reclamantului informații clare, în special în ceea ce privește data de încheiere a investigației, OLAF a acționat cu administrare defectuoasă. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că nu există nicio recomandare adecvată pentru a aborda acest aspect în cazul reclamantului. Cu toate acestea, ea a făcut o sugestie menită să prevină apariția unei astfel de probleme în cazuri similare viitoare.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.