Cauza a vizat o cerere de acces public la documente, transmisă Comisiei Europene, cu privire la implicațiile avizului consultativ al Curții Internaționale de Justiție (CIJ) din 19 iulie 2024 asupra acordului comercial UE-Israel. Comisia a identificat o „notă de prezentat” (denumită în continuare „nota”) la care a refuzat accesul în întregime, făcând trimitere la o excepție în temeiul legislației UE privind accesul public la documente. Mai precis, Comisia a susținut că s-ar putea prezuma că divulgarea notei ar aduce atingere protecției consultanței juridice. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia, susținând că există un interes public superior care justifică divulgarea. Atunci când Comisia și-a menținut refuzul de a divulga nota, adăugând că divulgarea acesteia ar submina, de asemenea, protecția datelor cu caracter personal, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentul în litigiu și s-a întâlnit cu reprezentanți ai Comisiei. Reprezentanții Comisiei au precizat în cursul reuniunii că, deși Comisia s-a întemeiat pe o prezumție generală de nedivulgare care, în opinia sa, se aplică tuturor consultanțelor juridice care nu au fost furnizate în cadrul unei proceduri legislative, aceasta a efectuat de asemenea o evaluare individuală a notei.

Ombudsmanul a constatat că, invocând o prezumție generală de nedivulgare care s-ar aplica oricărei consultanțe juridice, în orice domeniu al dreptului Uniunii, atât timp cât nu se referă la un dosar legislativ, Comisia s-a îndepărtat de jurisprudența consacrată privind protecția consultanței juridice și de raționamentul care stă la baza oricăreia dintre prezumțiile generale recunoscute de instanțele UE.

Pe baza consultării documentului și a informațiilor suplimentare furnizate în cursul reuniunii, Ombudsmanul a concluzionat totuși că era rezonabil ca, în urma unei evaluări individuale a notei, Comisia să considere că divulgarea acesteia ar putea submina interesul instituției de a solicita și de a primi consultanță juridică sinceră, obiectivă și cuprinzătoare. Ea a considerat, de asemenea, că este rezonabil ca Comisia să concluzioneze că nu există un interes public superior care să justifice divulgarea notei.

Prin urmare, Ombudsmanul a închis cazul, concluzionând că nu se justifică alte anchete. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul a regretat că a fost necesară o reuniune pentru a confirma că Comisia a efectuat o evaluare individuală a notei și pentru a obține explicații cu privire la modul în care divulgarea notei ar submina în mod specific și efectiv interesul instituției de a solicita și de a primi consultanță juridică sinceră, obiectivă și cuprinzătoare.

Cazul se referea la modul în care Comisia Europeană a tratat o cerere de acces public la o scrisoare din partea membrilor personalului UE adresată președintei Comisiei cu privire la poziția sa referitoare la conflictul israelo-palestinian. Existența scrisorii a fost raportată în mass-media în octombrie 2023.

Ca răspuns la cererea reclamantului, Comisia a declarat că nu deține niciun document care să corespundă descrierii scrisorii. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască poziția (prin depunerea unei cereri de confirmare). Mai mult de un an mai târziu, Comisia a confirmat că, la momentul cererii inițiale, nu deținea niciun document care să corespundă descrierii scrisorii. Cu toate acestea, Comisia a înregistrat din proprie inițiativă o nouă cerere de acces public în legătură cu scrisoarea în cauză. Nemulțumit de modul în care a fost tratată cererea sa, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

În opiniile sale preliminare cu privire la caz, Ombudsmanul a considerat că din decizia Comisiei nu reiese clar motivul pentru care nu a putut identifica documentul solicitat. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, chiar dacă Comisia nu deține scrisoarea solicitată, nu este clar de ce nu a informat reclamantul cu privire la acest lucru de îndată ce a primit cererea de confirmare și, în orice caz, în termenele aplicabile. Ombudsmanul a considerat, cu titlu preliminar, că modul în care Comisia a tratat cererea de confirmare a reclamantului constituie un caz de administrare defectuoasă.

În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Comisia a clarificat faptul că scrisoarea solicitată nu a fost primită niciodată de cabinetul președintelui. În schimb, Comisia a primit scrisoarea solicitată la 23 aprilie 2024 ca anexă la o scrisoare adresată comisarului pentru buget și administrație de la momentul respectiv. Întrucât data-limită pentru identificarea documentelor este înregistrarea cererii inițiale, scrisoarea solicitată nu a intrat în domeniul de aplicare temporal al cererii de acces a reclamantului. Prin urmare, Comisia a înregistrat o nouă cerere din proprie inițiativă. 

Ombudsmanul a constatat mai multe deficiențe în modul în care Comisia a tratat cererea de acces. În primul rând, Ombudsmanul a fost preocupat de modul în care Comisia a comunicat cu reclamantul, întrucât reclamantul nu a primit, timp de mai mult de un an (și anume între cererea sa inițială din octombrie 2023 și răspunsul Comisiei adresat Ombudsmanului în martie 2025), informații clare cu privire la motivele pentru care Comisia nu a putut identifica documentul pe care l-a solicitat. În al doilea rând, Ombudsmanul a arătat că, deși este cert că Comisia avea cunoștință de existența documentului solicitat la momentul adoptării deciziei sale finale, aceasta nu a evaluat scrisoarea în vederea eventualei sale divulgări. În schimb, aceasta a înregistrat o nouă cerere în legătură cu scrisoarea, făcând referire la o dată-limită pentru identificarea documentelor în regulamentul său de procedură. O astfel de abordare formalistă pare dificil de conciliat cu spiritul legislației UE privind accesul public la documente și, cu siguranță, nu este nici favorabilă cetățenilor, nici orientată spre servicii. În cele din urmă, Ombudsmanul a remarcat întârzierea semnificativă în ceea ce privește răspunsul la cererea de confirmare a reclamantului.

În ansamblu, Ombudsmanul constată că modul în care Comisia a tratat cererea de acces a reclamantului a constituit un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, întrucât Comisia a adoptat între timp o nouă decizie inițială și a oferit acces deplin la scrisoarea solicitată, Ombudsmanul nu vede niciun scop util în formularea unei recomandări formale.

Cazul a vizat o cerere de acces public la documentele deținute de Comisia Europeană referitoare la preocupările privind conduita profesională exprimate de membrii operațiunii internaționale de monitorizare din Albania. Comisia a identificat un document (o scrisoare) ca intrând în domeniul de aplicare al cererii și a acordat acces parțial la acesta. Aceasta a refuzat accesul la părți ale scrisorii pe baza necesității de a proteja viața privată și interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale ale UE.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentul și a confirmat că piesele reținute conțin date cu caracter personal și informații sensibile. Ombudsmanul a considerat că argumentele Comisiei care justifică ocultarea datelor cu caracter personal sunt rezonabile. Ea a constatat, de asemenea, că nu este vădit greșit din partea Comisiei să susțină că divulgarea anumitor părți sensibile ale scrisorii ar submina relațiile internaționale ale UE cu Albania.

Prin urmare, Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.