Cazul se referea la decizia Delegației Uniunii Europene în Papua-Noua Guinee de a respinge oferta reclamantului ca fiind anormal de scăzută. Reclamantul a susținut că delegația nu a solicitat clarificări specifice, nu și-a motivat decizia și și-a întemeiat respingerea pe elemente care nu au legătură cu prețul cotat în ofertă.

Ombudsmanul a constatat că delegația ar fi trebuit să fie mai specifică atunci când a solicitat clarificări din partea reclamantului cu privire la preț și ar fi trebuit să stabilească o legătură clară între preț și toate elementele luate în considerare în evaluarea sa. De asemenea, delegația nu și-a motivat suficient decizia de respingere a ofertei ca fiind anormal de scăzută, cu încălcarea obligației de motivare. Aceste deficiențe constituie administrare defectuoasă.

Deși Comisia a furnizat clarificări suplimentare în cursul anchetei, Ombudsmanul a constatat că aceste clarificări nu au remediat în mod suficient deficiențele identificate.

Ombudsmanul a considerat că nu ar fi oportun să se facă o recomandare corespunzătoare în acest caz, deoarece contractul a fost atribuit. Cu toate acestea, ea a făcut trei sugestii menite să prevină apariția unor astfel de probleme în cazuri similare viitoare.

Cauza a vizat o cerere de acces public la documente, transmisă Comisiei Europene, cu privire la implicațiile avizului consultativ al Curții Internaționale de Justiție (CIJ) din 19 iulie 2024 asupra acordului comercial UE-Israel. Comisia a identificat o „notă de prezentat” (denumită în continuare „nota”) la care a refuzat accesul în întregime, făcând trimitere la o excepție în temeiul legislației UE privind accesul public la documente. Mai precis, Comisia a susținut că s-ar putea prezuma că divulgarea notei ar aduce atingere protecției consultanței juridice. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia, susținând că există un interes public superior care justifică divulgarea. Atunci când Comisia și-a menținut refuzul de a divulga nota, adăugând că divulgarea acesteia ar submina, de asemenea, protecția datelor cu caracter personal, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentul în litigiu și s-a întâlnit cu reprezentanți ai Comisiei. Reprezentanții Comisiei au precizat în cursul reuniunii că, deși Comisia s-a întemeiat pe o prezumție generală de nedivulgare care, în opinia sa, se aplică tuturor consultanțelor juridice care nu au fost furnizate în cadrul unei proceduri legislative, aceasta a efectuat de asemenea o evaluare individuală a notei.

Ombudsmanul a constatat că, invocând o prezumție generală de nedivulgare care s-ar aplica oricărei consultanțe juridice, în orice domeniu al dreptului Uniunii, atât timp cât nu se referă la un dosar legislativ, Comisia s-a îndepărtat de jurisprudența consacrată privind protecția consultanței juridice și de raționamentul care stă la baza oricăreia dintre prezumțiile generale recunoscute de instanțele UE.

Pe baza consultării documentului și a informațiilor suplimentare furnizate în cursul reuniunii, Ombudsmanul a concluzionat totuși că era rezonabil ca, în urma unei evaluări individuale a notei, Comisia să considere că divulgarea acesteia ar putea submina interesul instituției de a solicita și de a primi consultanță juridică sinceră, obiectivă și cuprinzătoare. Ea a considerat, de asemenea, că este rezonabil ca Comisia să concluzioneze că nu există un interes public superior care să justifice divulgarea notei.

Prin urmare, Ombudsmanul a închis cazul, concluzionând că nu se justifică alte anchete. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul a regretat că a fost necesară o reuniune pentru a confirma că Comisia a efectuat o evaluare individuală a notei și pentru a obține explicații cu privire la modul în care divulgarea notei ar submina în mod specific și efectiv interesul instituției de a solicita și de a primi consultanță juridică sinceră, obiectivă și cuprinzătoare.

Cazul a vizat modul în care Comisia Europeană a tratat o cerere de acces public la o scrisoare din partea membrilor personalului UE adresată președintei Comisiei cu privire la poziția sa privind conflictul israeliano-palestinian. Existența scrisorii a fost raportată în mass-media în octombrie 2023.

Ca răspuns la cererea reclamantului, Comisia a afirmat că nu deține niciun document care să corespundă descrierii scrisorii. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască poziția (prin depunerea unei cereri de confirmare). După mai mult de un an, Comisia a confirmat că, la momentul cererii inițiale, nu deținea niciun document care să corespundă descrierii scrisorii. Cu toate acestea, Comisia a înregistrat din proprie inițiativă o nouă cerere de acces public în legătură cu scrisoarea în cauză. Nemulțumit de modul în care a tratat cererea sa, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

În opiniile sale preliminare cu privire la caz, Ombudsmanul a considerat că nu era clar din decizia Comisiei de ce nu a putut identifica documentul solicitat. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, chiar dacă Comisia nu a menținut scrisoarea solicitată, nu este clar de ce nu a informat reclamantul cu privire la acest lucru de îndată ce a primit cererea de confirmare și, în orice caz, în termenele aplicabile. Ombudsmanul a considerat, cu titlu preliminar, că modul în care Comisia a tratat cererea de confirmare a reclamantului constituie administrare defectuoasă.

În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Comisia a clarificat faptul că scrisoarea solicitată nu a fost primită niciodată de cabinetul președintelui. În schimb, Comisia a primit scrisoarea solicitată la 23 aprilie 2024 ca anexă la o scrisoare adresată comisarului pentru buget și administrație de atunci. Întrucât data-limită pentru identificarea documentelor este înregistrarea cererii inițiale, scrisoarea solicitată nu a intrat în domeniul de aplicare temporal al cererii de acces a reclamantului. Prin urmare, Comisia a înregistrat o nouă cerere din proprie inițiativă. 

Ombudsmanul a constatat mai multe deficiențe în modul în care Comisia a tratat cererea de acces. În primul rând, Ombudsmanul și-a exprimat îngrijorarea cu privire la modul în care Comisia a comunicat cu reclamantul, întrucât reclamantul nu a primit, timp de mai mult de un an (și anume între cererea sa inițială din octombrie 2023 și răspunsul Comisiei adresat Ombudsmanului în martie 2025), informații clare cu privire la motivul pentru care Comisia nu a putut identifica documentul pe care l-a solicitat. În al doilea rând, Ombudsmanul a arătat că, deși este cert că Comisia avea cunoștință de existența documentului solicitat la momentul adoptării deciziei sale finale, aceasta nu a evaluat scrisoarea în vederea unei eventuale divulgări. În schimb, aceasta a înregistrat o nouă cerere în legătură cu scrisoarea, referindu-se la o dată-limită pentru identificarea documentelor în regulamentul său de procedură. O astfel de abordare formalistă pare dificil de conciliat cu spiritul legislației UE privind accesul public la documente și, cu siguranță, nu este nici favorabilă cetățenilor, nici orientată către servicii. În cele din urmă, Ombudsmanul a remarcat întârzierea semnificativă în a răspunde la cererea de confirmare a reclamantului.

În ansamblu, Ombudsmanul constată că modul în care Comisia a tratat cererea de acces a reclamantului a constituit administrare defectuoasă. Cu toate acestea, întrucât Comisia a adoptat între timp o nouă decizie inițială și a oferit acces deplin la scrisoarea solicitată, Ombudsmanul nu vede niciun scop util în formularea unei recomandări oficiale.

Cazul a vizat o cerere de acces public la documentele deținute de Comisia Europeană referitoare la preocupările privind conduita profesională exprimate de membrii operațiunii internaționale de monitorizare din Albania. Comisia a identificat un document (o scrisoare) ca intrând în domeniul de aplicare al cererii și a acordat acces parțial la acesta. Aceasta a refuzat accesul la părți ale scrisorii pe baza necesității de a proteja viața privată și interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale ale UE.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentul și a confirmat că piesele reținute conțin date cu caracter personal și informații sensibile. Ombudsmanul a considerat că argumentele Comisiei care justifică ocultarea datelor cu caracter personal sunt rezonabile. Ea a constatat, de asemenea, că nu este vădit greșit din partea Comisiei să susțină că divulgarea anumitor părți sensibile ale scrisorii ar submina relațiile internaționale ale UE cu Albania.

Prin urmare, Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

Cazul a vizat Fondul european de apărare, prin intermediul căruia aproximativ 8 miliarde EUR vor fi plătite în perioada 2021-2027 pentru cercetare și dezvoltare în domeniul securității și apărării. În special, ancheta a evaluat modul în care Comisia Europeană, care este responsabilă de gestionarea fondului, se asigură că nu există conflicte de interese cu experții externi, care evaluează și efectuează evaluări etice ale propunerilor, împreună cu estimări ale costurilor.

Ombudsmanul a constatat că, pentru a evalua riscurile de conflicte (potențiale) de interese, Comisia se bazează în mare măsură pe informațiile prezentate de experții candidați. Deși Comisia a declarat că verifică, de asemenea, informațiile aflate la dispoziția publicului pentru a verifica dacă există legături între părțile terțe care prezintă propuneri și experți, se pare că face acest lucru doar într-un mod limitat. Ombudsmanul a considerat că Comisia nu ar trebui să se limiteze la informațiile transmise de experți și a încurajat Comisia să fie diligentă în căutarea proactivă de informații suplimentare care ar putea indica riscuri de conflict de interese.

Ancheta a arătat, de asemenea, că nu există o revizuire sistematică a intereselor financiare ale experților, de exemplu a investițiilor și a participațiilor, precum și a intereselor familiale. Întrucât aceste informații sunt esențiale pentru evaluarea riscurilor de conflicte de interese, Ombudsmanul a sugerat Comisiei să solicite experților candidați să completeze o declarație de interese detaliată, care să includă categoriile de interese personale care lipsesc în prezent, cum ar fi interesele financiare și familiale.

Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că, în cazurile în care experții au declarat potențiale conflicte de interese, experții în cauză au fost recuzați cel puțin din propunerile în cauză, pentru a atenua orice riscuri. Cu toate acestea, Ombudsmanul a identificat unele probleme legate de modul în care Comisia a înregistrat evaluarea sa cu privire la aceste potențiale conflicte de interese și a făcut o sugestie de îmbunătățire pentru a le aborda.

Ombudsmanul a închis cazul, considerând că nu se justifică alte anchete. Ombudsmanul se așteaptă ca Comisia să țină seama de sugestiile de îmbunătățire pentru evaluarea la jumătatea perioadei a fondului.