Cazul se referea la practica Oficiului European pentru Selecția Personalului („EPSO”) de a nu permite candidaților să candideze la mai mult de un concurs de recrutare simultan pentru funcționarii publici ai UE, chiar dacă aceștia îndeplineau criteriile. EPSO a refuzat să permită reclamantului să candideze în cadrul a două concursuri concurente pentru recrutarea de traducători pentru instituțiile UE și nu a explicat în mod convingător motivele aplicării acestei practici.

Ombudsmanul a constatat că această practică ar putea avea drept consecință împiedicarea recrutării celor mai calificate persoane și că, în consecință, EPSO ar trebui să fie în măsură să ofere o justificare convingătoare cu privire la motivele pentru care aplică această practică. Ombudsmanul a constatat că nefurnizarea de către EPSO a unui astfel de raționament reclamantului a constituit un caz de administrare defectuoasă. Ea a constatat, de asemenea, că orice continuare a practicii, în lipsa unei motivări solide, ar constitui în mod necesar și o administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul a recomandat EPSO să își revizuiască imediat politica în legătură cu această practică.

Ca răspuns, EPSO a înființat un grup intern de reflecție pentru a efectua o evaluare detaliată a impactului oricărei schimbări de politică în acest domeniu. Evaluarea va fi prezentată Consiliului de administrație al EPSO până în decembrie 2018. Consiliul trebuie să ia decizia finală. Întrucât EPSO acționează la recomandarea sa, Ombudsmanul a decis să închidă cazul.

Cauza privea evaluarea perioadei de probă a unui agent temporar în cadrul Biroului European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „EASO”). Reclamanta, care a fost concediată la sfârșitul perioadei sale de probă, a susținut că au existat o serie de deficiențe procedurale în evaluarea sa. În plus, EASO nu ar fi răspuns la plângerile sale formulate în temeiul Statutului funcționarilor Uniunii Europene.

Ombudsmanul a investigat chestiunea și a solicitat EASO să răspundă plângerilor. Ea a constatat că EASO a luat măsurile necesare pentru a asigura o evaluare imparțială a perioadei de probă a reclamantului și a respectat dreptul reclamantului de a fi audiat înainte de a lua decizia finală cu privire la angajarea sa ulterioară. Prin urmare, Ombudsmanul a închis cazul.

Funcționarii UE trebuie să demonstreze capacitatea de a lucra într-o a treia limbă înainte de prima promovare. Atunci când reclamantul, care lucrează într-o agenție a UE, nu a reușit la un examen de competență lingvistică în a treia sa limbă, acesta a solicitat EPSO să îi prezinte motivele pentru nota relativ scăzută la testul de scriere al examenului și, de asemenea, să îl informeze cu privire la posibilele mecanisme de revizuire. În opinia sa, explicațiile EPSO cu privire la gradul său păreau incoerente, în timp ce răspunsul său inițial cu privire la posibilitățile de revizuire era incorect. În urma insistențelor reclamantului, EPSO a fost de acord să își reevalueze testul scris. Al doilea evaluator a confirmat nota inițială.

Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune. Ea a examinat testul reclamantului, precum și evaluările celor doi evaluatori. Ombudsmanul nu a identificat nicio eroare vădită sau indicii de parțialitate în evaluarea testului scris al reclamantului. În ceea ce privește informațiile eronate cu privire la posibilitățile de revizuire, EPSO și-a recunoscut greșeala și și-a cerut scuze reclamantului. Ombudsmanul nu a considerat că sunt necesare anchete suplimentare și a închis cazul. Cu toate acestea, ea a făcut o sugestie de îmbunătățire în ceea ce privește informațiile oferite participanților la testele de competență lingvistică cu privire la procedură și la drepturile lor la revizuire/căi de atac.

Cauza privea decizia ECDC de a rezilia contractul unui agent temporar la sfârșitul unei perioade de probă.

Ombudsmanul a efectuat o anchetă în această privință și a considerat că, în general, explicațiile furnizate de ECDC cu privire la decizia sa de a nu menține reclamantul în activitate la sfârșitul perioadei de probă erau rezonabile.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că ECDC nu a clarificat reclamantului, în timp util, (a) că problemele identificate în dialogul privind evaluarea nou-veniților au fost atât de grave încât să justifice rezilierea contractului reclamantului, (b) domeniile în care acesta trebuia să se îmbunătățească, printr-un plan de acțiune specific și clar. Nerespectarea acestei obligații a constituit un caz de administrare defectuoasă. În plus, Ombudsmanul consideră că, în circumstanțe în care un organism al UE nu are suficient timp pentru a evalua în mod corespunzător activitatea unui agent temporar sau în care agentul temporar nu a avut posibilitatea adecvată de a-și corecta deficiențele în activitatea sa, ar fi bine din punct de vedere administrativ să se examineze dacă există „circumstanțe excepționale” care să justifice prelungirea perioadei de probă. Întrucât nu există nicio dovadă în dosar că ECDC a examinat în mod serios opțiunea prelungirii perioadei de probă a reclamantului, Ombudsmanul a făcut o sugestie corespunzătoare de îmbunătățire pentru viitor. În cele din urmă, având în vedere că este o bună administrație să își ceară scuze pentru orice practică necorespunzătoare, Ombudsmanul consideră că ECDC ar trebui să își recunoască greșelile în tratarea acestui caz și să își ceară scuze reclamantului pentru aceste greșeli.

Cazul a vizat decizia Comisiei de a-și modifica propunerea inițială privind transferul drepturilor de pensie ale reclamantului, dobândite în sistemul de pensii din Regatul Unit, în sistemul de pensii al UE.

Comisia a susținut că era obligată să își modifice propunerea inițială, deoarece aceasta se baza pe dispozițiile generale de punere în aplicare care erau deja depășite la momentul prezentării propunerii sale. Propunerea revizuită a Comisiei, care a fost mai puțin favorabilă reclamantului, s-a bazat pe dispozițiile generale de punere în aplicare revizuite în vigoare la data propunerii inițiale. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își onoreze prima propunere pe care a acceptat-o deja.

Ombudsmanul s-a interesat de această chestiune și a constatat că Tribunalul a statuat că Comisia nu era obligată din punct de vedere juridic să facă propuneri privind transferul drepturilor de pensie dobândite în afara sistemului de pensii al Uniunii și că, de fapt, o determinare efectivă a valorii unor astfel de drepturi de pensie transferate nu putea fi făcută decât după efectuarea transferului. De fapt, aceasta a fost o practică stabilită de Comisie doar pentru a-și informa mai bine funcționarii cu privire la ceea ce se puteau aștepta odată ce au decis efectiv să solicite transferul drepturilor lor de pensie în sistemul de pensii al UE.

Prin urmare, Ombudsmanul a închis plângerea, concluzionând că nu a existat o administrare defectuoasă din partea Comisiei.

Cazul a vizat acțiunile OLAF în urma primirii unui raport de avertizare în interes public care leagă Autoritatea Europeană de Siguranță a Aviației (AESA) de presupusa manipulare a unui raport de inspecție de securitate a aviației. În urma unei evaluări preliminare, Ombudsmanul și-a exprimat îngrijorarea cu privire la ceea ce părea a fi decizia OLAF de a respinge cazul și de a retrimite cazul AESA, în pofida faptului că avertizorul a ales în mod conștient să transmită raportul său către OLAF, mai degrabă decât către AESA. Ombudsmanul a considerat, cu titlu preliminar, că o astfel de decizie ar putea avea un impact negativ asupra eficacității dispozițiilor privind avertizarea în interes public în general. Prin urmare, a decis să se intereseze de această chestiune.

În urma unei inspecții a dosarelor OLAF, Ombudsmanul a constatat că OLAF a luat în considerare în mod corespunzător oportunitatea deschiderii unei investigații. De asemenea, a reieșit că OLAF nu închisese efectiv cazul, ci solicitase AESA să examineze chestiunea și să raporteze cu privire la rezultatele investigației sale. În plus, OLAF și-a rezervat dreptul de a deschide o anchetă oficială într-o etapă ulterioară. În acest context, Ombudsmanul a constatat că OLAF a tratat în mod corespunzător raportul reclamantului privind avertizarea în interes public. Ombudsmanul a remarcat că OLAF ar fi trebuit să informeze mai explicit reclamantul că sesizarea AESA cu privire la această chestiune nu înseamnă că OLAF nu va lua nicio măsură suplimentară în această privință. Ea a făcut o observație suplimentară în această privință.

Cazul se referea la concedierea reclamantului ca membru al personalului Misiunii de Poliție a Uniunii Europene și la cererea ulterioară a acestuia de a avea acces la documentele conținute în dosarul său personal.

Ombudsmanul a investigat problema și a constatat că concedierea reclamantului a fost legală. Cu toate acestea, ea a constatat, de asemenea, că misiunea ar fi trebuit să aștepte finalizarea procesului de reexaminare internă, care a abordat efectiv situația reclamantului, înainte de a-l demite pe reclamant. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat oportun să solicite Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE), într-o propunere de soluție, să ofere reclamantului o plată ex gratia ca recunoaștere a erorilor comise de misiune. SEAE a acceptat propunerea și s-a oferit să efectueze o plată ex gratia în valoare de 2000 EUR. Reclamantul nu a acceptat oferta. Ombudsmanul a considerat că suma oferită de SEAE este adecvată și că, prin urmare, nu există motive pentru investigații suplimentare cu privire la acest aspect al cazului.

În ceea ce privește accesul reclamantului la dosarul său personal, Ombudsmanul a constatat că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea SEAE.

Începând cu 1 ianuarie 2014, instituțiile UE au obligația de a introduce norme interne privind avertizarea în interes public, care să acopere protecția avertizorilor, furnizarea de informații către aceștia și procedura de tratare a plângerilor formulate de avertizori cu privire la modul în care au fost tratați. Pentru a se asigura că administrația UE face tot ce îi stă în putință pentru a încuraja persoanele care iau cunoștință de abateri grave sau de fapte ilegale să ia cuvântul, Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă adresată Parlamentului European, Comisiei Europene, Consiliului Uniunii Europene, Curții de Justiție a Uniunii Europene, Curții de Conturi Europene, Serviciului European de Acțiune Externă, Comitetului Economic și Social European, Comitetului Regiunilor și Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Ombudsmanul este dezamăgit să afle din anchetele sale că, până în prezent, doar două dintre cele nouă instituții în cauză au adoptat norme de tipul celor necesare. Răspunsurile instituțiilor arată că trebuie depuse mult mai multe eforturi pentru a demonstra publicului și potențialilor avertizori că instituțiile UE salută avertizarea în interes public și încurajează avertizorii să facă un pas înainte, că avertizorii vor fi protejați împotriva acțiunilor negative ale instituției pentru care lucrează și că raportarea lor va conduce la o investigație adecvată. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul cu orientări pentru îmbunătățiri suplimentare, încurajând instituțiile să încerce să își finalizeze discuțiile la nivel interinstituțional cât mai curând posibil și, în acest proces, să se bazeze pe exemplul normelor interne ale Ombudsmanului privind avertizarea în interes public. Ombudsmanul felicită, de asemenea, Comisia și Curtea de Conturi pentru progresele înregistrate până în prezent în această privință.

Plângerea a fost depusă de o organizație neguvernamentală și se referă la gestionarea de către EFSA a unui potențial conflict de interese care decurge dintr-o situație denumită „uși turnante”.

Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la afirmația potrivit căreia EFSA nu a reușit să abordeze în mod adecvat problema unui potențial conflict de interese în ceea ce privește mutarea unui fost membru al personalului său în sectorul privat și plângerile conexe.

În urma anchetei sale privind plângerea, Ombudsmanul a adresat EFSA trei proiecte de recomandări. În avizul său detaliat, EFSA a susținut că a respectat proiectele de recomandări ale Ombudsmanului.

În decizia sa de închidere a cazului, Ombudsmanul a constatat că:

(i) EFSA a luat măsuri pentru a-și consolida normele și procedurile în ceea ce privește negocierile prin deservirea membrilor personalului cu privire la viitoarele locuri de muncă de tipul „ușilor turnante” și pentru a solicita membrilor personalului aflați în serviciu să le divulge în timp util. Cu toate acestea, deoarece EFSA a restrâns în mod nejustificat domeniul de aplicare a ceea ce ar putea constitui un posibil conflict de interese în astfel de circumstanțe, Ombudsmanul a concluzionat că EFSA a acceptat doar parțial primul proiect de recomandare al Ombudsmanului.

(ii) EFSA nu a recunoscut în mod corespunzător nerespectarea normelor procedurale relevante și nu a efectuat o evaluare suficient de aprofundată a conflictului de interese potențial care apare în cazul de față și, în consecință, nu a pus în aplicare al doilea proiect de recomandare al Ombudsmanului.

(iii) EFSA a luat măsuri pentru a se asigura că, în cazul în care un caz similar apare în viitor, (a) obține informații suficiente, inclusiv, cel puțin, o descriere adecvată a sarcinilor îndeplinite în cadrul EFSA, o descriere exactă a noului loc de muncă propus și informații privind posibilele legături dintre noul loc de muncă și cel anterior, (b) efectuează o evaluare cât mai aprofundată posibil și (c) înregistrează în mod corespunzător rezultatele evaluării sale. Prin urmare, EFSA a acceptat și a pus în aplicare al treilea proiect de recomandare al Ombudsmanului.

În plus, pentru a îmbunătăți punerea în aplicare a primului proiect de recomandare, Ombudsmanul a făcut patru observații suplimentare, solicitând EFSA să ia în considerare efectuarea unor modificări suplimentare ale procedurilor și formularelor sale.

În 2001, șeful unei delegații a UE a autorizat trei agenți locali să lucreze cu fracțiune de normă. În 2009, cei trei agenți locali în cauză au solicitat șefului delegației o prelungire a autorizației de a lucra cu fracțiune de normă. Cererea lor a fost respinsă. În mod excepțional, o prelungire a fost acordată numai până la sfârșitul anului 2010. În plângerea adresată Ombudsmanului European, aceștia au susținut, în principal, că Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) nu a furnizat motive convingătoare pentru decizia sa de a le refuza autorizația de a lucra cu fracțiune de normă.

Ancheta Ombudsmanului a fost inițial deschisă împotriva Comisiei Europene. Începând cu 1 ianuarie 2011, în urma unui transfer de competențe, Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) a devenit organismul competent să se ocupe de toate deciziile privind personalul din delegațiile UE. Astfel, SEAE a înlocuit Comisia în scopul prezentei anchete.

În avizul său, SEAE a explicat că nu poate prelungi autorizația pe care a acordat-o celor trei agenți locali de a lucra cu fracțiune de normă din următoarele motive: (i) legislația locală nu prevede o practică comună de acordare a muncii cu fracțiune de normă și nu există „dispoziții obligatorii” în acest sens; (ii) normele specifice ale UE privind agenții locali nu includ nicio dispoziție privind acordarea de locuri de muncă cu fracțiune de normă; și (iii) nu există niciun „interes al serviciului” care să permită munca cu fracțiune de normă.

Ombudsmanul a considerat nejustificat refuzul SEAE de a prelungi autorizația de a lucra cu fracțiune de normă pentru cei trei agenți locali. În opinia sa, munca pe fracțiune de normă era, cel puțin, o opțiune comună permisă de dreptul local. Chiar dacă nu există dispoziții generale „obligatorii” în legislația locală care să prevadă că munca cu fracțiune de normă ar trebui acordată în mod obligatoriu la cerere, părțile la acordurile de muncă sunt libere să negocieze și să permită o astfel de posibilitate. În plus, chiar dacă normele specifice ale Uniunii privind agenții locali nu prevăd nimic în ceea ce privește munca pe fracțiune de normă, acestea nu interzic totuși ca un astfel de acord să fie convenit. În cele din urmă, Ombudsmanul a reamintit normele relevante ale Organizației Internaționale a Muncii, care recunosc munca cu fracțiune de normă ca o formă adecvată de ocupare a forței de muncă pentru lucrătorii cu responsabilități familiale.

Ombudsmanul a adresat inițial SEAE o propunere de soluție amiabilă și, ulterior, un proiect de recomandare. În urma proiectului său de recomandare, SEAE a explicat de ce este în interesul serviciului să refuze cererile reclamanților. În plus, SEAE a informat Ombudsmanul că a redeschis discuțiile cu Comisia cu privire la posibilitatea de a acorda autorizații pentru munca cu fracțiune de normă agenților locali. Ombudsmanul a acceptat această explicație și a considerat că SEAE a luat măsuri adecvate pentru a pune în aplicare proiectul său de recomandare. Prin urmare, acesta a închis cazul.