[Fabricat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European (1)]

Plângerea

Contextul

În 1998, doi reprezentanți ai agenților locali ai Comisiei din Austria au depus o plângere la Ombudsman cu privire la neasigurarea suplimentară de către Comisie a personalului său local care lucrează în reprezentanța din Viena (367/98/(VK)/GG). Cazul a fost închis după ce Comisia a acceptat un proiect de recomandare formulat de Ombudsman. Reclamantul din cazul de față a fost unul dintre reclamanții din cazul respectiv.

La 10 mai 2001, Comisia a decis să o suspende pe reclamantă ca urmare a acuzațiilor grave care i-au fost aduse. În același timp, Comisia i-a oferit posibilitatea de a fi audiată cu privire la aceste acuzații. Această audiere a avut loc la 12 octombrie 2001.

Prin decizia din 31 ianuarie 2002, Comisia a respins reclamantul fără preaviz. Reclamantul a contestat această decizie în fața unei instanțe austriece în care cauza este în prezent pendinte. Având în vedere că reclamanta a susținut că, în calitate de reprezentant al personalului, nu poate fi concediată sumar de către Comisie, aceasta din urmă i-a scris la 14 iunie 2002 pentru a rezilia contractul (în cazul în care concedierea anterioară ar fi trebuit să fie ilegală).

Ulterior, reclamantul a solicitat accesul la anumite documente pe care Comisia și-a întemeiat decizia. Această cerere a dat naștere plângerii 242/2003/GG, care a fost închisă după ce Comisia a acordat reclamantului acces la părți din documentele relevante. În cursul acestei anchete, serviciile Ombudsmanului au examinat dosarul Comisiei care se afla la Bruxelles.

Cu privire la prezenta critică

În cursul anchetei Ombudsmanului cu privire la plângerea 242/2003/GG, Comisia a oferit reclamantei posibilitatea de a-și consulta dosarul personal la Viena. Reclamantul a făcut uz de această posibilitate.

La 11 martie 2004, reclamanta a depus o plângere internă la Direcția Generală („DG”) Presă și Comunicare a Comisiei, în care a invocat o încălcare a „articolelor 26 și 24 din Statutul funcționarilor și al celorlalți agenți ai Comunităților Europene”.

Articolul 24 din statut prevede că Comunitățile asistă orice funcționar, în special în procedurile împotriva oricărei persoane care comite amenințări, insulte, acte sau declarații defăimătoare sau orice atac la adresa persoanei sau a bunurilor la care acesta sau un membru al familiei sale este supus ca urmare a funcției sau atribuțiilor sale.

Articolul 26 din Statutul funcționarilor Uniunii Europene prevede:

„Dosarul personal al unui funcționar conține:

(a) toate documentele referitoare la statutul său administrativ și toate rapoartele referitoare la capacitatea, eficiența și conduita sa;

(b) orice observații ale funcționarului cu privire la astfel de documente.

Documentele se înregistrează, se numerotează și se depun în ordine de serie; documentele menționate la litera (a) nu pot fi utilizate sau citate de instituție împotriva unui funcționar decât dacă i-au fost comunicate înainte de depunerea lor. (…)

Pentru fiecare funcționar există un singur dosar personal.

Funcționarul are dreptul, chiar și după încetarea raporturilor de muncă, să ia cunoștință de toate documentele din dosarul său și să facă copii ale acestora.”

În plângerea sa adresată DG Presă și Comunicare, reclamanta a susținut că mai multe documente au fost adăugate la dosarul său personal fără știrea sa. Pe de altă parte, majoritatea observațiilor sale cu privire la documentele care au fost depuse la dosar (inclusiv cele pe care le-a marcat cu mențiunea „copie în dosarul personal”) nu au fost, în opinia sa, incluse în dosar. Reclamantul a citat două documente din dosarul său personal (marcate cu „IV/18” și „IV/19”) drept exemple. Potrivit reclamantului, documentele din dosarul său personal au oferit, în consecință, o opinie denaturată în ceea ce privește faptele obiective. Reclamantul a susținut, de asemenea, că există un dosar personal „paralel” la Bruxelles, majoritatea conținutului acestuia nefiind inclus în dosarul personal de la Viena. În cele din urmă, reclamanta a subliniat că dosarul său personal nu conținea niciun element care să justifice concedierea sa, și anume niciun document după data din mai 2001, când a fost suspendată din funcție.

În plus, reclamanta a susținut că Comisia ar fi trebuit să îi acorde acces la conținutul complet al dosarului de la Bruxelles. Ea a declarat, de asemenea, că a formulat o cale de atac împotriva deciziei de concediere, rezervându-și toate drepturile suplimentare.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă în iunie 2004, reclamanta a făcut trimitere la plângerea sa adresată Comisiei la 11 martie 2004, subliniind că Comisia nu a răspuns la această plângere. Prin urmare, reclamanta a susținut, în esență, că Comisia nu și-a respectat obligațiile privind dosarul său personal.

INQUIRY

Abordarea Ombudsmanului

Plângerea a fost trimisă Comisiei pentru aviz. Pentru a evita confuzia, Ombudsmanul a informat Comisia și reclamantul că ancheta sa se referea numai la aspectele legate de dosarul personal al reclamantului și, prin urmare, nu ar acoperi celelalte aspecte menționate de reclamant în scrisoarea sa către Comisie din 11 martie 2004 (cum ar fi problema accesului la dosarul de la Bruxelles și decizia Comisiei de a-l respinge pe reclamant).

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia s-a referit la decizia din 21 iunie 2004 prin care a răspuns la scrisoarea reclamantului din 11 martie 2004. Comisia și-a exprimat regretul cu privire la întârzierea acestui răspuns.

În scrisoarea sa din 21 iunie 2004, Comisia a respins plângerea reclamantului din 11 martie 2004. Comisia a susținut că articolele 24 și 26 din statut nu erau aplicabile agenților locali și că așa-numitul „dosar personal” din cadrul Reprezentanței de la Viena nu era, prin urmare, un dosar de tipul celui menționat la articolul 26 din statut.

Comisia a adăugat că, chiar dacă aceste articole ar fi aplicabile în cazul de față, nu ar fi corect să se compare dosarul care a fost prezentat serviciilor Ombudsmanului cu „dosarul personal” referitor la un funcționar. Dosarul prezentat serviciilor Ombudsmanului a fost doar un dosar de lucru legat exclusiv de audierea disciplinară care a fost inițiată împotriva reclamantului. În plus, în cadrul acestor proceduri, reclamantul ar fi avut, potrivit Comisiei, acces la toate documentele menționate în „notificarea plângerilor” din 8 mai 2001 pe care s-a bazat Comisia. Comisia a considerat că acest lucru era exact ceea ce articolul 26 din statut trebuia să asigure în cazul funcționarilor (și anume, că deciziile nu au fost luate pe baza unor informații necunoscute acestora).

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamanta și-a menținut plângerea. Ea a formulat, de asemenea, observații suplimentare cu privire la articolul 24 din Statutul funcționarilor. Potrivit reclamantei, aceasta a fost condamnată în public de către Comisie cu mult înainte ca audierea să aibă loc. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în cadrul ședinței, i s-au adresat întrebări care nu au nicio legătură cu nemulțumirile care i-au fost adresate.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Solicitare de informații suplimentare

Prin urmare, la 12 octombrie 2004, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (1) să își explice opinia potrivit căreia așa-numitul „dosar personal” din cadrul Reprezentanței de la Viena nu este un dosar de tipul celui menționat la articolul 26 din Statutul funcționarilor, având în vedere (a) că, în răspunsul său din 25 septembrie 2003 la o solicitare de informații suplimentare formulată de Ombudsman în cadrul anchetei Ombudsmanului privind plângerea 242/2003/GG, Comisia a subliniat că reclamantul ar putea face uz de dreptul său de a-și consulta dosarul personal la sediul Reprezentanței de la Viena și (b) că documentele Comisiei prezentate de reclamant (marcate ca „IV/18” și „IV/19”) au indicat în mod clar că acestea erau menite să fie incluse în „dosarul personal” al reclamantului, (2) să explice natura și scopul „dosarului personal” al reclamantului în cadrul Reprezentanței sale de la Viena și să precizeze temeiul juridic pe care a fost păstrat acest dosar, (3) să explice dacă consideră că „dosarul personal” al reclamantului în cadrul Reprezentanței sale de la Viena nu era necesar să conțină (a) toate documentele privind statutul reclamantului și toate rapoartele administrative referitoare la capacitatea sa, eficiența și conduita și (b) eventualele observații ale reclamantului cu privire la astfel de documente și (4) explicarea motivului pentru care „dosarul personal” al reclamantului din cadrul Reprezentanței sale la Viena nu conținea observațiile reclamantului cu privire la documentele marcate cu „IV/18” și „IV/19” și niciun document întocmit după data din mai 2001, când reclamantul fusese suspendat.

Răspunsul Comisiei

În răspunsul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Articolul 26 din statut se aplica numai funcționarilor, iar nu agenților locali precum reclamantul. Normele relevante pentru agenții locali nu au făcut referire la această dispoziție. Articolul 11 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene, în noua sa versiune (și anume după modificările intrate în vigoare la 1 mai 2004), care prevedea că articolul 26 din statut era aplicabil prin analogie agenților temporari, era în prezent aplicabil agenților contractuali prin analogie în temeiul articolului 81 din regim. Cu toate acestea, noile norme nu reglementau situații care au avut loc în trecut.

Dosarul personal al Reprezentanței Comisiei în Austria a fost singurul dosar personal pe care Comisia l-a deschis în calitate de angajator al reclamantului în scopul gestionării personalului. Dreptul Comisiei de a proceda astfel era reglementat, în speță, de dreptul austriac. Normele care reglementează modul de păstrare a dosarelor personale ale personalului local al Comisiei au fost stabilite în „Nota administrativă nr. 119” din 13 februarie 1985 (2). Reprezentanțelor Comisiei li s-a reamintit, de asemenea, cerința de a păstra dosare personale, de exemplu printr-o scrisoare trimisă de DG Presă și Comunicare la 26 octombrie 2000 (3).

Legislația austriacă nu impunea angajatorilor să păstreze dosare personale. Prin urmare, Comisia nu era obligată din punct de vedere juridic să includă în dosarul personal toate documentele referitoare la statutul reclamantului și la capacitatea, performanța și comportamentul acestuia. De asemenea, dreptul austriac nu impunea Comisiei să includă în dosarul personal declarații ale reclamantului cu privire la evenimente individuale.

Nota prezentată de reclamant cu privire la documentul „IV/19” nu a trebuit să fie păstrată în dosarul reclamantului. Documentul „IV/19” a fost depus la dosar ca urmare a instrucțiunii adresate reclamantului de a notifica absențele verbal cu o zi înainte. Cu toate acestea, documentele prezentate de reclamantă se refereau doar la motivele medicale ale absenței sale parțiale la 3 octombrie 2000. Prin urmare, aceste documente trebuiau depuse în dosarul medical al reclamantului, și nu în dosarul său personal.

Comisia a recunoscut că nota la care s-a referit reclamantul în legătură cu documentul „IV/18” nu a fost depusă împreună cu acest document în dosarul său personal. Întrucât această omisiune a avut loc în urmă cu peste patru ani, nu mai era posibil să se stabilească modul în care aceasta s-a produs. Cu toate acestea, contrar celor afirmate de reclamantă în scrisoarea sa din 11 martie 2004, majoritatea opiniilor și răspunsurilor sale nu lipseau din dosarul său personal. Atunci când reclamanta a prezentat avize și răspunsuri cu privire la evenimente care au fost înregistrate în dosarul său personal, acestea au fost anexate la dosar. Reclamantul a fost în măsură să își susțină afirmațiile în doar două cazuri, dintre care unul nu a fost în mod clar relevant în acest caz.

Dosarul personal al reclamantei s-a încheiat în mai 2001, deoarece fusese eliberată din funcție la 10 mai 2001. Procedura disciplinară a fost desfășurată de DG Presă și Comunicare. Întrucât aceasta din urmă avea sediul la Bruxelles, ea a păstrat în mod corespunzător un dosar la Bruxelles cu privire la procedura disciplinară.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamanta și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații suplimentare:

Potrivit unei note interne privind vizita controlorului financiar la reprezentanță, datată 2 iulie 1999 și întocmită de domnul P., conducerii i s-a solicitat să respecte anumite orientări în ceea ce privește păstrarea dosarelor personale, de exemplu principiul potrivit căruia orice document care trebuie inclus într-un dosar personal trebuie să fie contrasemnat de agentul local în cauză.

Documentele din 13 noiembrie 1985 și din 26 octombrie 2000 la care s‐a referit Comisia arătau în mod clar că dosarele personale ale agenților locali trebuiau tratate prin analogie cu cele ale funcționarilor. Din nota din 26 octombrie 2000 a reieșit că dosarul personal urma să fie păstrat exclusiv la reprezentanță.

Raționamentul Comisiei în ceea ce privește documentul „IV/19” a fost neinteligibil. În documentul relevant, ea (reclamanta) a fost acuzată că a absentat de la locul de muncă fără permisiune. În răspunsul său, ea s-a apărat împotriva acestei acuzații. Prin urmare, acest răspuns nu se referea doar la motivele medicale ale absenței sale, ci constituia reacția sa la o acuzație complet nefondată. Acest incident a oferit un exemplu foarte bun al modului în care conducerea reprezentanței de la momentul respectiv, prin includerea doar a unor documente selectate în dosar, a încercat să creeze impresia că aceasta nu și-a îndeplinit atribuțiile sau că s-a făcut vinovată de fapte ilegale.

După cum a subliniat în scrisoarea sa din 11 martie 2004, trimiterile la documentele „IV/18” și „IV/19” au constituit doar exemple ilustrative.

Reclamantul a inclus o listă detaliată a documentelor care au fost incluse în dosarul personal fără știrea sa și a observațiilor care nu au fost incluse, deși le-a marcat pentru a fi incluse în dosarul său personal. Potrivit reclamantei, cel puțin 12 dintre notele sale pe care le marcase pentru a fi incluse în dosarul său personal nu fuseseră incluse, în timp ce aproape 30 de scrisori ale administrației fuseseră incluse fără știrea sa. Reclamanta a prezentat, de asemenea, o copie a unui e-mail din 29 septembrie 2000, în care informase conducerea reprezentanței că trebuia să meargă la un medic în dimineața zilei de 3 octombrie 2000.

DECIZIA

1 Observații introductive

1.1 Plângerea inițială depusă în iunie 2004 se referea la modul în care Comisia tratează dosarul personal al reclamantului, dar menționa și alte aspecte. În scrisorile sale de deschidere a anchetei și pentru a evita confuzia, Ombudsmanul a informat Comisia și reclamantul că ancheta sa se referea numai la aspectele legate de dosarul personal al reclamantului și, prin urmare, nu ar acoperi celelalte aspecte menționate de reclamant în scrisoarea sa către Comisie din 11 martie 2004 (cum ar fi chestiunea accesului la dosarul de la Bruxelles și decizia Comisiei de a-l respinge pe reclamant).

1.2 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamanta a formulat observații suplimentare cu privire la articolul 24 din Statutul funcționarilor, la care a făcut deja referire în plângerea sa. Potrivit reclamantei, aceasta a fost condamnată în public de către Comisie cu mult înainte ca audierea să aibă loc. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în cadrul ședinței, i s-au adresat întrebări care nu au nicio legătură cu nemulțumirile care i-au fost adresate. Ombudsmanul consideră că nu ar fi oportun să se extindă prezenta anchetă pentru a acoperi aceste aspecte suplimentare. Acest lucru ar întârzia în mod inevitabil ancheta Ombudsmanului cu privire la afirmația inițială a reclamantului. Ombudsmanul consideră că acest lucru nu ar fi în interesul reclamantului. Cu toate acestea, reclamantul are în continuare libertatea de a depune o nouă plângere cu privire la aceste aspecte.

2 Presupusa neîndeplinire de către Comisie a obligațiilor care îi revin în ceea ce privește dosarul personal al reclamantului

2.1 Reclamantul a lucrat ca agent local al Reprezentanței Comisiei la Viena. La 10 mai 2001, Comisia a decis să o suspende pe reclamantă ca urmare a acuzațiilor grave care i-au fost aduse. Prin decizia din 31 ianuarie 2002, Comisia a respins reclamantul fără preaviz. Reclamantul a contestat această decizie în fața unei instanțe austriece în care cauza este în prezent pendinte. Ulterior, reclamantul a solicitat accesul la anumite documente pe care Comisia și-a întemeiat decizia. Această cerere a dat naștere plângerii 242/2003/GG, care a fost închisă după ce Comisia a acordat reclamantului acces la părți din documentele relevante. În cursul acestei anchete, serviciile Ombudsmanului au examinat dosarul Comisiei care se afla la Bruxelles.

În cursul anchetei Ombudsmanului cu privire la plângerea 242/2003/GG, Comisia a oferit reclamantei posibilitatea de a-și consulta dosarul personal la Viena. Reclamantul a făcut uz de această posibilitate. Ulterior, aceasta s-a plâns Direcției Generale („DG”) Presă și Comunicare a Comisiei, susținând că mai multe documente au fost adăugate la dosarul său personal fără știrea sa și că majoritatea observațiilor sale cu privire la documentele care au fost depuse la dosar (inclusiv cele pe care le-a marcat cu mențiunea „copie la dosarul personal”) nu au fost incluse în dosar. Reclamantul a citat două documente din dosarul său personal (marcate cu „IV/18” și „IV/19”) drept exemple. Potrivit reclamantului, documentele din dosarul său personal au oferit, în consecință, o opinie denaturată în ceea ce privește faptele obiective. Reclamantul a susținut, de asemenea, că există un dosar personal „paralel” la Bruxelles, majoritatea conținutului acestuia nefiind inclus în dosarul personal de la Viena. În cele din urmă, reclamanta a subliniat că dosarul său personal nu conținea niciun element care să justifice concedierea sa, și anume niciun document după data din mai 2001, când a fost suspendată din funcție.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă în iunie 2004, reclamanta a făcut trimitere la plângerea sa adresată Comisiei la 11 martie 2004, subliniind că Comisia nu a răspuns la această plângere. Prin urmare, reclamanta a susținut, în esență, că Comisia nu și-a respectat obligațiile privind dosarul său personal.

În plângerea sa, reclamanta a făcut referire la articolul 26 din Statutul funcționarilor Uniunii Europene, care prevede următoarele:

„Dosarul personal al unui funcționar conține:

(a) toate documentele referitoare la statutul său administrativ și toate rapoartele referitoare la capacitatea, eficiența și conduita sa;

(b) orice observații ale funcționarului cu privire la astfel de documente.

Documentele se înregistrează, se numerotează și se depun în ordine de serie; documentele menționate la litera (a) nu pot fi utilizate sau citate de instituție împotriva unui funcționar decât dacă i-au fost comunicate înainte de depunerea lor. (…)

Pentru fiecare funcționar există un singur dosar personal.

Funcționarul are dreptul, chiar și după încetarea raporturilor de muncă, să ia cunoștință de toate documentele din dosarul său și să facă copii ale acestora.”

2.2 În avizul său, Comisia a susținut că articolul 26 din Statutul funcționarilor nu era aplicabil agenților locali și că așa-numitul "dosar personal" din cadrul Reprezentanței de la Viena nu era, prin urmare, un dosar de tipul celui menționat la articolul 26 din Statutul funcționarilor. În plus, Comisia a susținut că, în cursul procedurii disciplinare inițiate împotriva reclamantei, aceasta din urmă ar fi avut acces la toate documentele pe care s-a întemeiat împotriva sa. Potrivit Comisiei, acest lucru era exact ceea ce articolul 26 din statut trebuia să asigure în cazul funcționarilor (și anume, că deciziile nu au fost luate pe baza unor informații necunoscute acestora).

În răspunsul său la o solicitare de informații suplimentare formulată de Ombudsman, Comisia a susținut că dosarul personal păstrat la Reprezentanța sa de la Viena a fost singurul dosar personal pe care l-a deschis în calitate de angajator al reclamantului în scopul gestionării personalului. Comisia a considerat că dreptul său de a face acest lucru era reglementat în speță de dreptul austriac. Normele care reglementează modul de păstrare a dosarelor personale ale personalului local al Comisiei au fost stabilite în „Nota administrativă nr. 119” din 13 februarie 1985. Reprezentanțelor Comisiei li s-a reamintit, de asemenea, cerința de a păstra dosare personale, de exemplu printr-o scrisoare trimisă de DG Presă și Comunicare la 26 octombrie 2000. Comisia a susținut că dreptul austriac nu impunea angajatorilor să păstreze dosare personale și că, prin urmare, nu era obligată din punct de vedere juridic să includă în dosarul personal toate documentele referitoare la statutul reclamantului și la capacitatea, performanța și comportamentul acestuia. Aceasta a susținut, de asemenea, că nici legislația austriacă nu impune Comisiei să includă în dosarul personal declarații ale reclamantului cu privire la evenimente individuale.

Potrivit Comisiei, nota prezentată de reclamant cu privire la documentul „IV/19” nu trebuia păstrată în dosarul personal al reclamantului, ci în dosarul său medical. Comisia a recunoscut că nota la care s-a referit reclamantul în legătură cu documentul „IV/18” nu a fost depusă împreună cu acest document în dosarul său personal. Cu toate acestea, potrivit Comisiei, majoritatea opiniilor și răspunsurilor reclamantului nu lipseau din dosarul său personal. Comisia a susținut că reclamanta a fost în măsură să își susțină afirmațiile în doar două cazuri, dintre care unul nu a fost în mod clar relevant în acest caz.

Comisia a afirmat, de asemenea, că dosarul personal al reclamantei s-a încheiat în mai 2001, deoarece aceasta a fost eliberată din funcție la 10 mai 2001. Procedura disciplinară a fost desfășurată de DG Presă și Comunicare. Întrucât aceasta din urmă avea sediul la Bruxelles, Comisia a susținut că a păstrat în mod corespunzător un dosar la Bruxelles cu privire la procedura disciplinară.

2.3 Înainte de a aborda afirmația reclamantului, pare util să se examineze o chestiune preliminară. În opinia sa, Comisia a susținut că dreptul său de a păstra dosarele personale ale membrilor personalului său din cadrul Reprezentanței de la Viena era reglementat de dreptul austriac și că acesta din urmă nu impunea angajatorilor să păstreze astfel de dosare. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia nu a susținut că legislația austriacă ar împiedica-o să păstreze astfel de dosare personale. În plus, reiese în mod clar din dovezile aflate la dispoziția Ombudsmanului că Comisia a decis să păstreze dosare personale cu privire la agenții săi locali și că a emis instrucțiuni interne cu privire la modul în care acest lucru ar trebui realizat în „Nota administrativă nr. 119” din 13 februarie 1985. În aceste condiții, nimic nu împiedică Ombudsmanul să examineze modul în care Comisia a tratat dosarul personal referitor la reclamant.

2.4 Este o bună practică administrativă să se asigure că un dosar personal al unui membru al personalului unei instituții sau al unui organism comunitar conține (1) toate documentele referitoare la statutul său administrativ și toate rapoartele referitoare la capacitatea, eficiența și conduita sa, precum și (2) orice observații ale funcționarului cu privire la aceste documente. Această obligație este prevăzută la articolul 26 din statut în ceea ce privește funcționarii. Este adevărat că, înainte de adoptarea modificărilor intrate în vigoare la 1 mai 2004, Condițiile de angajare a agenților locali nu prevedeau în mod expres că articolul 26 din Statutul funcționarilor Comunităților Europene se aplică și agenților locali. Cu toate acestea, ar trebui remarcat faptul că „Nota administrativă nr. 119” din 13 februarie 1985 prevede în mod expres că „prin analogie cu rapoartele de evaluare ale funcționarilor”, dosarele personale ale agenților locali ar trebui să conțină numai documentele menționate într-o listă anexată la prezentele instrucțiuni. În nota sa din 26 octombrie 2000, reamintind responsabililor de normele care reglementează dosarele personale ale agenților locali, DG Presă și Informare a repetat aceeași formulă („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires”). De asemenea, ar trebui remarcat faptul că lista anexată instrucțiunilor emise în 1985 se referă în mod explicit (la punctul G) la necesitatea de a adăuga la dosarul personal orice comentarii pe care agentul le-ar putea avea cu privire la rapoartele privind capacitatea, performanța și conduita sa („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet”). În cele din urmă, Comisia însăși a acceptat că observațiile reclamantului cu privire la documentul „IV/18” ar fi trebuit să fie incluse în dosarul său personal în cazul de față. Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul consideră că articolul 26 din Statutul funcționarilor este o codificare a obligațiilor care decurg din principiul bunei administrări și că, prin urmare, aceste obligații îi reveneau Comisiei în ceea ce privește agenții locali chiar înainte de intrarea în vigoare a unei norme care prevede în mod expres aplicarea articolului 26 din Statutul funcționarilor agenților locali prin analogie.

2.5 Ombudsmanul nu a consultat el însuși dosarul personal al reclamantului, care este păstrat la Viena. Cu toate acestea, din informațiile furnizate atât de reclamantă, cât și de Comisie reiese că acest dosar nu conține niciun document privind procedurile disciplinare desfășurate împotriva reclamantei după data din mai 2001, când aceasta a fost suspendată din funcție. În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Comisia a susținut că documentele privind procedurile disciplinare au fost păstrate într-un dosar la Bruxelles, având în vedere că aceste proceduri au fost desfășurate de DG Presă și Comunicare, cu sediul la Bruxelles. Ombudsmanul consideră că această explicație nu este acceptabilă. Lista anexată instrucțiunilor interne ale Comisiei din 13 februarie 1985 privind modul de păstrare a dosarelor personale ale agenților locali cuprinde o secțiune H intitulată „Chestiuni disciplinare” („Întrebări disciplinare”). Prin urmare, este evident că documentele privind procedurile disciplinare trebuie să fie incluse în dosarul personal al unui agent local. În plus, trebuie remarcat că articolul 26 din statut (obligațiile care decurg din acesta, astfel cum s-a menționat mai sus, sunt aplicabile agenților locali) prevede că se păstrează un singur dosar personal pentru fiecare membru al personalului. Același principiu pare să fie amintit la punctul 3 din nota Comisiei din 26 octombrie 2000, potrivit căruia dosarul personal trebuie păstrat „exclusiv” la reprezentanță. Ombudsmanul acceptă că ar putea avea sens, în condițiile descrise de Comisie, să păstreze o copie de lucru a documentelor referitoare la procedurile disciplinare în cadrul serviciului care se ocupă de aceste proceduri (4). Cu toate acestea, acest lucru nu afectează necesitatea de a adăuga documentele în sine la dosarul personal al reclamantului, care este păstrat la Viena. Nerespectarea acestei obligații de către Comisie în cazul de față constituie, prin urmare, un caz de administrare defectuoasă.

2.6 În ceea ce privește documentul "IV/19", Ombudsmanul remarcă faptul că acest document este un e-mail pe care dl K., superiorul reclamantului, l-a adresat reclamantului la 3 octombrie 2000 și care a fost copiat unui număr de alte persoane, inclusiv șefului reprezentanței. În acest e-mail, domnul K. a susținut că reclamanta a indicat că va fi absentă până la ora 9.30, dar că, de fapt, a ajuns la locul de muncă în acea zi doar în jurul prânzului, fără să își fi informat în prealabil superiorul ierarhic, biroul de recepție sau administrația. Potrivit domnului K., acesta nu ar fi avut cunoștință nici de o explicație ulterioară. Domnul K. a concluzionat că, prin urmare, reclamantul a fost absent de la locul de muncă fără permisiune. În răspunsul său din aceeași zi, reclamanta a subliniat că l-a informat pe domnul K. prin e-mailul din 29 septembrie 2000 că va trebui să consulte un medic la spital „marți dimineața” (adică în dimineața zilei de 3 octombrie 2000) și că nu a fost în măsură să indice exact cât timp va dura acest lucru. Reclamantul a explicat, de asemenea, că a prezentat administrației o atestare. Potrivit acestui document, reclamantul a fost la spital până la ora 11 dimineața în acea zi. Ombudsmanul consideră că, într-adevăr, un alt document prezentat de reclamant (o atestare din partea unui medic din 27 septembrie 2000) nu trebuia păstrat în dosarul personal al reclamantului, ci în dosarul său medical. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că trebuie să se tragă o concluzie diferită în ceea ce privește e-mailul reclamantului adresat domnului K. la 3 octombrie 2000 și atestarea timpului petrecut de aceasta în spital. În e-mailul său, reclamanta a răspuns la acuzația domnului K. că a lipsit de la locul de muncă fără permisiune. Ombudsmanul consideră că, având în vedere faptul că e-mailul dlui K. din 3 octombrie 2000 a fost inclus în dosarul personal al reclamantului, trebuia inclus cel puțin răspunsul reclamantului din aceeași dată. Ca urmare a faptului că Comisia nu a făcut acest lucru, dosarul personal al reclamantului pare, într-adevăr, să ofere o imagine denaturată în ceea ce privește faptele obiective (5). Prin urmare, Ombudsmanul consideră că neincluderea de către Comisie (cel puțin) a e-mailului reclamantului din 3 octombrie 2000 în dosarul său personal constituie, de asemenea, un caz de administrare defectuoasă.

2.7 Din cele de mai sus rezultă că Comisia nu a inclus observațiile reclamantului cu privire la documentele "IV/18" și "IV/19" în dosarul său personal. Ombudsmanul ia act de faptul că reclamanta a menționat aceste documente ca exemple ilustrative de documente care ar fi trebuit să fie incluse în dosarul său personal. În observațiile sale privind răspunsul Comisiei la cererea de informații suplimentare, reclamanta a prezentat o listă detaliată a documentelor care au fost incluse în dosarul personal fără știrea sa și a observațiilor care nu au fost incluse, deși le-a marcat pentru a fi incluse în dosarul său personal. Contrar celor presupuse de Comisie, nu există, așadar, niciun element care să sugereze că reclamanta este în măsură să își susțină afirmațiile doar în două cazuri. Cu toate acestea, chiar dacă, la o examinare mai atentă, ar trebui să dovedească faptul că niciuna dintre observațiile suplimentare la care face referire reclamanta nu a trebuit să fie inclusă în dosarul său personal, acest lucru nu ar afecta concluzia potrivit căreia observațiile sale cu privire la documentele „IV/18” și „IV/19” au trebuit să fie incluse în dosarul său personal. În acest context, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a recunoscut că observațiile privind documentul „IV/18” ar fi trebuit incluse, fără a indica însă dacă acest lucru a fost realizat între timp.

2.8 În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia documentele au fost incluse fără a fi informat în acest sens, Ombudsmanul observă că Comisia pare să susțină că, în orice caz, nu s-a putut baza pe niciunul dintre documente fără a oferi reclamantului posibilitatea de a prezenta observații cu privire la acestea. Ombudsmanul ia act de faptul că articolul 26 din Statutul funcționarilor prevede că „documentele menționate la litera (a) nu pot fi utilizate sau citate de instituție împotriva unui funcționar decât dacă i-au fost comunicate înainte de depunerea lor.” Această dispoziție protejează astfel funcționarii (sau, în cazul în care obligațiile care decurg din aceasta se aplică agenților locali, agentului) împotriva utilizării documentelor care au fost depuse la dosarul personal fără informarea funcționarului (sau agentului). Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că bunele practici administrative impun ca această protecție negativă să fie completată de o obligație pozitivă de a oferi persoanei în cauză posibilitatea de a prezenta observații cu privire la un document înainte ca acesta să fie inclus în dosarul personal (6). Este evident că un funcționar sau un agent nu poate formula observații (și solicita ca aceste observații să fie incluse în dosarul său personal) cu privire la documente care nu i-au fost aduse la cunoștință. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că, între timp, reclamanta a consultat dosarul său personal și, prin urmare, a descoperit toate documentele care au fost incluse în acesta. El observă, de asemenea, că, în plângerea sa, în observațiile sale cu privire la avizul Comisiei și, în special, în observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei la solicitarea de informații suplimentare, reclamanta a prezentat în detaliu documentele și observațiile care ar trebui incluse în continuare în dosarul său personal. Având în vedere că Ombudsmanul face un proiect de recomandare prin care invită Comisia să reexamineze aceste documente și observații în vederea includerii lor în dosarul personal al reclamantului (a se vedea mai jos), nu pare a fi necesar să se efectueze anchete suplimentare cu privire la faptul că Comisia nu a consultat reclamantul cu privire la documentele pe care le-a inclus în dosarul său personal.

2.9 În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia nu și-a îndeplinit obligațiile privind dosarul personal al reclamantului prin faptul că nu a inclus în acesta toate documentele relevante.

3 Concluzie

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul adresează Comisiei următorul proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului:

Proiectul de recomandare

Comisia ar trebui să revizuiască documentele la care face referire reclamantul pentru a le include în dosarul său personal și pentru a-i acorda acces la dosarul reconstituit în mod corespunzător.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la acest proiect de recomandare. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului, Comisia trimite un aviz detaliat până la 31 mai 2005. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea deciziei Ombudsmanului și o descriere a măsurilor luate pentru punerea în aplicare a proiectului de recomandare.

Strasbourg, 28 februarie 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO 1994, L 113, p. 15.

(2) O copie a acestei note a fost transmisă de către Comisie.

(3) O copie a acestui document a fost, de asemenea, furnizată de Comisie.

(4) Punctul 3 din nota Comisiei din 26 octombrie 2000 prevede că copiile documentelor din dosarul personal pot fi transmise la Bruxelles, la cerere.

(5) Trebuie remarcat faptul că atestarea prezentată de reclamant pare să dovedească faptul că acesta din urmă a părăsit spitalul abia la 3 octombrie 2000, ora 11:00. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, împreună cu observațiile sale privind răspunsul Comisiei la solicitarea de informații suplimentare, reclamanta a prezentat o copie a e-mailului său din 29 septembrie 2000 prin care îl informa pe dl K. cu privire la absența sa viitoare la 3 octombrie 2000.

(6) În cazul în care nota dlui P. la care reclamantul s-a referit în observațiile sale privind răspunsul Comisiei la cererea de informații suplimentare are într-adevăr conținutul pe care reclamantul susține că îl are, Comisia însăși pare să împărtășească acest punct de vedere.