[Fabricat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European (1)]

Plângerea

Introducere

Prezenta plângere se referă la o altă plângere (plângerea 402/2004/GG) care a fost depusă de același reclamant, o societate germană.

Plângerea 402/2004/GG

La 3 august 1999, Comisia a încheiat un contract de servicii cu RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, o societate germană) în calitate de lider al unui consorțiu care include reclamantul. Contractul viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un manager financiar/administrativ pentru asistență tehnică în cadrul proiectului integrat de mediu UE-China Liaoning (LIEP), lotul a: Managementul Biroului de Programe și al Proiectului de Conștientizare a Mediului. Domnul W., expert angajat de reclamant, a devenit director financiar/administrativ în septembrie 2000. În urma unui act adițional la contractul semnat în septembrie 2001, domnul W. a devenit codirector adjunct.

La 15 septembrie 2003, delegația Comisiei la Beijing a informat RRI, prin scrisoare recomandată, că a decis să rezilieze contractul în temeiul articolului 15 din acesta din urmă și pe motiv că directorul adjunct nu și-a îndeplinit sarcinile, astfel cum au fost modificate în actul adițional nr. 2. Comisia a explicat că, în două scrisori trimise la 6 iunie 2002 și la 30 ianuarie 2003, a subliniat că serviciile furnizate de reclamant nu au fost prestate în mod satisfăcător pentru Comisie și a avertizat că, în cazul în care codirectorul adjunct nu își îndeplinește atribuțiile, va considera consorțiul condus de RRI ca încălcând contractul.

Într‐o scrisoare trimisă la 22 septembrie 2003, RRI a contestat această decizie și a solicitat Comisiei informații mai precise cu privire la motivele sale. În răspunsul său din 26 septembrie 2003, delegația a subliniat că directorul adjunct are, printre altele, „responsabilitatea în materie de achiziții și contractare”. Potrivit delegației, expertul reclamantului nu și-a îndeplinit această obligație.

La 10 noiembrie 2003, RRI a adresat delegației o nouă scrisoare. În răspunsul său din 18 noiembrie 2003, delegația nu a furnizat detalii suplimentare cu privire la motivele deciziei sale de reziliere a contractului.

Ca urmare a rezilierii contractului de asistență tehnică, reclamantul a considerat necesar să rezilieze contractul său de muncă cu domnul W. Acesta din urmă a formulat apel împotriva acestei decizii la Arbeitsgericht (Tribunalul pentru Litigii de Muncă) din Bonn (Germania). Se pare că, în cursul prezentei proceduri, reclamantul a trebuit să furnizeze informații detaliate cu privire la presupusul refuz al domnului W. de a-și exercita atribuțiile.

În plângerea 402/2004/GG, reclamantul a susținut, în esență, că Comisia nu a furnizat informații suficient de precise cu privire la motivele rezilierii contractului de asistență tehnică.

Ombudsmanul a decis că ar trebui să se desfășoare o anchetă. Prin urmare, acesta a transmis plângerea Comisiei în vederea emiterii unui aviz. Acest aviz a fost apoi transmis reclamantului pentru observații. Pe baza rezultatelor acestor anchete, Ombudsmanul a considerat că Comisia a furnizat informații suficient de precise cu privire la motivele rezilierii contractului și că, prin urmare, nu a existat o administrare defectuoasă în ceea ce privește afirmația reclamantului. Prin urmare, cauza a fost închisă prin decizia din 12 august 2004 (2).

Scrisoarea reclamantului din 19 martie 2004

În plângerea sa, reclamantul a menționat că a prezentat Comisiei, în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001, o cerere de acces la documentele privind rezilierea contractului chiar în ziua în care s-a adresat Ombudsmanului (5 februarie 2004).

Într-o altă scrisoare din 19 martie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că această cerere a fost respinsă la 26 februarie 2004, că o cerere de confirmare a fost depusă la 4 martie 2004 și că ancheta Ombudsmanului ar trebui extinsă astfel încât să acopere refuzul Comisiei de a acorda accesul.

Având în vedere că perioada de timp în care Comisia a trebuit să trateze cererea de confirmare în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 (15 zile lucrătoare de la înregistrare) nu expirase încă la momentul în care reclamantul a scris prezenta scrisoare, Ombudsmanul l-a informat pe reclamant că nu este încă în măsură să trateze această afirmație suplimentară, dar că reclamantul ar putea prezenta din nou această chestiune de îndată ce termenul relevant a expirat.

Cu privire la prezenta critică

Într-o scrisoare din 3 mai 2004, reclamantul și-a reînnoit plângerea cu privire la problema accesului la documente, subliniind că cererea de confirmare a fost respinsă la 26 aprilie 2004. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca o nouă plângere (plângerea 1368/2004/GG).

În decizia sa, Comisia a făcut distincție între trei categorii de documente. Documentele care aparțin primelor două categorii (1: documentele contractuale; 2: Corespondența privind punerea în aplicare a contractului) a fost enumerată, în timp ce categoria 3 a fost menționată doar în termeni generali („diverse corespondențe, în principal prin e-mail, între diverse persoane în legătură cu punerea în aplicare a contractului”). Comisia a susținut că problema accesului nu putea fi luată în considerare în ceea ce privește anumiți solicitanți, având în vedere că documentele divulgate aparțineau domeniului public și, prin urmare, erau accesibile tuturor.

După ce și-a exprimat opinia că reclamantul ar trebui să fie deja în posesia documentelor care aparțin primelor două categorii, Comisia a formulat următoarele observații cu privire la ansamblul documentelor:

Documentele conțineau informații de natură comercială privind societățile, experții și persoanele implicate. Prin urmare, acordarea accesului la aceste documente a fost împiedicată de articolul 4 alineatul (2) din regulament, conform căruia accesul este refuzat în cazul în care divulgarea ar submina protecția intereselor comerciale.

Divulgarea ar submina, de asemenea, protecția vieții private și a integrității persoanelor. Acest lucru a fost valabil în special pentru documentele care conțineau numele anumitor persoane (în unele cazuri chiar și curriculum vitae al acestora). Prin urmare, excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din regulament era, de asemenea, aplicabilă.

Nu s-a putut acorda un acces parțial, având în vedere că toate informațiile pe care le conțineau aceste documente în ceea ce privește punerea în aplicare a contractului erau acoperite de necesitatea de a proteja interesele comerciale ale persoanelor în cauză. Nu a existat niciun element care să sugereze că a existat un interes public superior care să justifice divulgarea.

În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a recunoscut că se afla în posesia documentelor care aparțineau primelor două categorii, dar nu și a celor care aparțineau celei de a treia categorii. Aceasta a subliniat că nu este interesată de niciun document privind terții, ci doar de cele referitoare la rezilierea contractului său „propriu”. Reclamantul a susținut, de asemenea, că raționamentul Comisiei în ceea ce privește protecția vieții private și a integrității dlui W. a fost „grotesc”. Acesta a subliniat că Comisia a justificat rezilierea contractului prin pretinse abateri ale domnului W. și, prin urmare, a pus în pericol integritatea acestuia din urmă într-un mod mult mai grav decât orice acces la documente.

Reclamantul a susținut, de asemenea, că abordarea Comisiei ar face ca Regulamentul 1049/2001 să devină nul, având în vedere că majoritatea documentelor se referă la interesele personale sau comerciale ale terților.

Astfel, reclamantul a susținut în esență că Comisia nu a respectat Regulamentul 1049/2001 prin refuzul de a acorda accesul la documentele pe care le solicitase prin scrisorile din 5 februarie 2004 și 4 martie 2004. Acesta a susținut că Comisia ar trebui să acorde acces la documentele relevante.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Responsabilitățile modificate ale domnului W. au fost stabilite într-un act adițional la contract. Cu toate acestea, domnul W. nu și-a asumat niciodată noile responsabilități, probabil pentru că contractul său de muncă cu consorțiul nu fusese modificat pentru a reflecta noul mandat. Delegația a încercat să clarifice această chestiune, dar nu a primit niciodată un răspuns clar. Această situație a condus la plângeri din partea codirectorului nou recrutat și din partea directorului chinez. În cele din urmă, Comisia a decis să rezilieze contractul.

Cererea de acces privea schimburi, în principal prin e-mail, între alte persoane implicate în punerea în aplicare a programului, subliniind faptul că domnul W. nu și-a asumat noile responsabilități care rezultau din reclasificarea postului său în mandatul modificat. Divulgarea acestor mesaje ar fi dăunătoare pentru domnul W. ca individ. Aceasta i-ar afecta atât integritatea personală, cât și interesele comerciale în ceea ce privește poziția sa pe piața forței de muncă. Comisia a considerat că interesul comercial al domnului W. era cel pe care avea obligația să îl protejeze, iar nu cel al oricărei alte părți. Nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru faptul că noul mandat nu fusese respectat. Refuzul său de a-și asuma noile responsabilități ar fi putut fi cauzat de poziția sa contractuală cu RRI sau cu reclamantul.

Odată ce un document a fost pus la dispoziția unui solicitant, acesta a intrat în domeniul public, iar accesul ar trebui acordat oricărui alt solicitant. Era evident că documentele la care reclamantul a solicitat acces nu puteau fi puse în domeniul public. Scopul cererii a fost de a utiliza documentele în cadrul procedurilor judiciare împotriva domnului W. Acest lucru nu a avut nimic de-a face cu deschiderea și cu interesul public în divulgarea documentelor deținute de instituții.

Pe baza considerațiilor de mai sus, Comisia și-a menținut decizia de a nu divulga documentele reclamantului. Aceasta a adăugat că documentele puteau fi puse la dispoziția unei autorități judiciare numai în urma unui ordin judecătoresc de prezentare a acestora.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații suplimentare:

Presupunerile Comisiei potrivit cărora comportamentul domnului W. urma să fie explicat prin contractul său de muncă pretins nesatisfăcător cu reclamantul au fost pur speculative. Încă de la 11 aprilie 2002, aceasta (reclamantul) a informat Comisia, după ce l-a contactat pe domnul W., că acesta din urmă era pe deplin conștient de responsabilitățile sale. Cu toate acestea, cererea sa de a i se acorda acces la rapoartele de misiune privind proiectul sau cel puțin la extrase din acestea referitoare la pretinsa performanță slabă a domnului W. a fost respinsă. La 5 februarie 2003, consorțiul declarase, la cererea delegației: „Vă atragem atenția asupra faptului că acordul contractual dintre domnul [W.] și [reclamant] nu poate provoca niciun obstacol în calea proiectului.”

Reclamantul a subliniat că poziția adoptată de Comisie în ceea ce privește accesul la documente a determinat-o să considere că rezilierea contractului în cauză din cauza pretinsei inactivități a domnului W. nu era conformă cu legea. Prin urmare, a solicitat Ombudsmanului să includă această chestiune în ancheta sa. În acest context, reclamantul a susținut că este ciudat că rezilierea contractului a fost decisă după ce noul codirector și directorul chinez au depus o plângere. Reclamantul a subliniat că noul codirector era un angajat al unei societăți care concurează cu consorțiul.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Solicitarea de informații suplimentare și de aviz suplimentar

Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (1) să explice de ce intenția reclamantului de a utiliza documentele la care a solicitat acces în cadrul procedurilor judiciare ar trebui să fie relevantă pentru tratarea de către Comisie a cererilor formulate în temeiul Regulamentului 1049/2001 și (2) să îi furnizeze o listă a documentelor care se încadrează în categoria 3, împreună cu indicarea, pentru fiecare document sau categorie de documente, a excepției (excepțiilor) prevăzute în Regulamentul 1049/2001, pe baza căreia Comisia consideră că reclamantului nu i se poate acorda acces.

Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, Comisiei să emită un aviz cu privire la afirmația suplimentară a reclamantului potrivit căreia rezilierea contractului în cauză din cauza comportamentului dlui W. nu a fost în conformitate cu legea.

Răspunsul Comisiei

În răspunsul său, Comisia a formulat următoarele observații:

În ceea ce privește problema accesului la documente

În temeiul articolului 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, un solicitant nu a trebuit să prezinte motive atunci când a solicitat accesul la documente. Prin urmare, interesul solicitantului nu a fost relevant în acest context. Prin referirea la modul în care reclamantul intenționa să utilizeze documentele relevante, Comisia s-a referit la faptul că acest scop nu poate fi considerat un interes public superior care ar prevala asupra necesității de a proteja interesele comerciale ale celeilalte părți din procedură.

Categoria 3 din documentele la care reclamantul a solicitat acces cuprindea 16 documente (3). Divulgarea acestor documente ar submina protecția „vieții private și a integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal” [articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. Aceste date nu pot fi divulgate decât dacă sunt îndeplinite condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (4). Articolul 8 litera (b) din acest regulament impunea solicitantului să stabilească necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal și impunea instituției să se asigure că transferul nu aducea atingere intereselor legitime ale persoanei vizate.

În ceea ce privește afirmația suplimentară a reclamantului

Contractul de servicii, care viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE (un codirector și un administrator financiar/administrativ), fusese semnat la 3 august 1999. La 8 septembrie 2000, RRI a anunțat că, din motive familiale, expertul financiar/administrativ a trebuit să demisioneze la sfârșitul lunii octombrie 2000 și l-a propus pe domnul W. ca înlocuitor al său. Comisia a fost de acord cu acest lucru.

Ca urmare a înlocuirii codirectorului, Comisia a propus RRI, printr-o scrisoare din 10 august 2001, ca statutul și responsabilitățile domnului W. să fie îmbunătățite. RRI a acceptat acest lucru. Acest lucru a condus la semnarea unui act adițional (actul adițional nr. 2) la contractul de servicii la 3 septembrie 2001. În acest act adițional, responsabilitățile administratorului financiar/administrativ au fost sporite într-un mod foarte detaliat, inclusiv prin prevederea (la articolul 1.2.2 din mandat) că „acesta va împărți responsabilitatea semnării (în ceea ce privește, de exemplu, aspectele legate de achiziții publice, cererile de transfer, gestionarea conturilor și a contractelor) cu directorul chinez”. Printre responsabilitățile și funcțiile care i-au fost încredințate s-au numărat „responsabilitatea în materie de achiziții publice și de contractare”. O altă funcție importantă a fost aceea de „înlocuire, ad interim, a codirectorului CE, a șefului de echipă” [articolul 4 alineatul (1) din mandat]. Administratorul financiar/administrativ (domnul W.) devenise astfel codirector adjunct, iar nivelul onorariului său fusese majorat.

La 2 aprilie 2002, Comisia se adresase în scris RRI pentru a-i reproșa domnului W. că nu își îndeplinea noile responsabilități și funcții. Potrivit articolului 6 din contract, RRI era singurul punct de contact în ceea ce privește comunicările referitoare la contract. La 6 iunie 2002, aceste preocupări au fost exprimate din nou. Cu toate acestea, situația nu s-a schimbat.

La 30 ianuarie 2003, Comisia a avertizat din nou RRI că va fi reținută cu încălcarea contractului în cazul în care această situație nu se schimbă. În răspunsul său din 5 februarie 2003, RRI a promis să clarifice problema de îndată ce domnul W. se va fi întors din concediul său. Cu toate acestea, situația nu s-a schimbat, iar domnul W. a continuat să amâne asumarea tuturor noilor responsabilități. Plângerile în acest sens au ajuns în continuare la delegație din partea tuturor părților implicate (codirector chinez și codirector UE), care au fost obligate să preia acest volum de muncă suplimentar.

La 15 septembrie 2003, delegația a reziliat contractul în conformitate cu articolul 15 din acesta.

Comisia a concluzionat afirmând că a considerat că a acționat în conformitate cu dispozițiile contractului pe care l-a încheiat cu consorțiul condus de RRI.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că șase dintre cele opt documente care se încadrează în categoria 3 și datează din 2003 proveneau de la codirectorul UE, un angajat al unei societăți concurente. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care documentele relevante ar trebui să conțină într-adevăr date private, Comisia este liberă să completeze aceste părți ale documentelor. Aceasta a susținut însă că, în ceea ce îl privește pe domnul W., acesta din urmă nu a acționat în calitate de persoană privată în cadrul contractului în cauză, ci în calitate de angajat al reclamantului.

Cu privire la examinarea dosarului Comisiei

La 22 februarie 2005, serviciile Ombudsmanului au examinat dosarul Comisiei. Cu această ocazie, personalul Ombudsmanului a subliniat că Comisia a identificat documentele din dosar ca fiind confidențiale și că, prin urmare, nu se vor face copii ale acestora. Ca răspuns la o întrebare în acest sens adresată de personalul Ombudsmanului, reprezentanții Comisiei prezenți la inspecție au explicat că Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia accesul la documentele relevante trebuie refuzat atât în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b), cât și în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, în pofida faptului că numai prima dintre aceste excepții a fost menționată în scrisoarea Comisiei din 2 decembrie 2004.

Observațiile reclamantului

O copie a raportului privind inspecția a fost trimisă reclamantului pentru observații.

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că poziția sa a rămas neschimbată. Având în vedere că, în prezent, Ombudsmanul a văzut documentele relevante, reclamantul l-a întrebat (1) dacă aceste documente conțineau suficiente elemente care să justifice rezilierea contractului, (2) dacă acuzațiile care ar fi putut fi incluse în aceste documente ar fi putut primi un răspuns și ar fi putut fi respinse în cazul în care Comisia ar fi acordat accesul la aceste documente în timp util, (3) dacă documentele conțineau date cu caracter personal privind persoane terțe și dacă Comisia a considerat în mod suficient că dl W. a acționat în calitate de angajat al său (al reclamantului), (4) dacă existau motive sau justificări pentru a considera documentele ca fiind confidențiale, (5) dacă Comisia a luat în considerare faptul că, în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, luarea în considerare a documentelor ca fiind confidențiale stă în calea acordării accesului numai în cazul în care aceste documente se refereau la chestiuni de securitate publică, apărare sau militare și (6) dacă existau indicii care sugerau că Comisia încerca să acopere administrarea defectuoasă sau o influență negativă din partea concurenților.

DECIZIA

1 Observații introductive

1.1 Prezenta plângere a fost formulată de o societate germană. În 1999, Comisia a încheiat un contract de servicii cu RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, o societate germană) în calitate de lider al unui consorțiu care include reclamantul. Contractul viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un manager financiar/administrativ pentru un proiect în China. Domnul W., expert angajat de reclamant, a fost numit director financiar/administrativ în septembrie 2000. În urma unui act adițional (actul adițional nr. 2) la contractul semnat în septembrie 2001, domnul W. a devenit efectiv codirector adjunct. La 15 septembrie 2003, Delegația Comisiei la Beijing a informat RRI că a decis să rezilieze contractul pe motiv că directorul adjunct nu și-a îndeplinit sarcinile, astfel cum au fost modificate în actul adițional nr. 2. Ulterior, reclamantul a solicitat Comisiei accesul la documentele pe care s-a bazat această reziliere. Această cerere a fost respinsă de Comisie.

1.2 În plângerea adresată Ombudsmanului în mai 2004, reclamantul a susținut, în esență, că Comisia nu a respectat Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (5) prin refuzul de a acorda accesul la documentele relevante.

1.3 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei referitor la această plângere, reclamantul a prezentat o afirmație suplimentară potrivit căreia rezilierea contractului în cauză din cauza comportamentului domnului W. nu a fost în conformitate cu legea. Ombudsmanul a decis să includă această afirmație în ancheta sa și a solicitat Comisiei un aviz suplimentar.

1.4 Ulterior, Ombudsmanul a procedat la o examinare a dosarului Comisiei. În observațiile sale cu privire la raportul referitor la această inspecție, reclamantul a întrebat Ombudsmanul (1) dacă aceste documente conțineau suficiente elemente care să justifice rezilierea contractului, (2) dacă acuzațiile care ar fi putut fi incluse în aceste documente ar fi putut primi un răspuns și ar fi putut fi respinse în cazul în care Comisia ar fi acordat accesul la aceste documente în timp util, (3) dacă documentele conțineau date cu caracter personal privind persoane terțe și dacă Comisia a considerat în mod suficient că dl W. a acționat în calitate de angajat al său (al reclamantului), (4) dacă existau motive sau justificări pentru a considera documentele ca fiind confidențiale, (5) dacă Comisia a luat în considerare faptul că, în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, luarea în considerare a documentelor ca fiind confidențiale a stat doar în calea acordării accesului, în cazul în care aceste documente se refereau la chestiuni de securitate publică, apărare sau militare și (6) dacă existau indicii care sugerau că Comisia încerca să acopere administrarea defectuoasă sau o influență negativă din partea concurenților.

1.5 Trebuie remarcat faptul că rolul Ombudsmanului este de a examina acuzațiile de administrare defectuoasă, fără a răspunde însă la întrebările specifice care i-au fost adresate de reclamanți. În orice caz, Ombudsmanul nu ar fi în măsură să răspundă la întrebări ipotetice precum cea de a doua dintre întrebările adresate de reclamant. Cu toate acestea, se pare că majoritatea celorlalte întrebări sunt legate de afirmațiile care fac obiectul prezentei anchete. Prin urmare, examinarea de către Ombudsman a acestor acuzații va răspunde, de asemenea, la aceste întrebări.

1.6 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră oportun să adauge o clarificare cu privire la faptele pe care par să se bazeze a patra și a cincea întrebare a reclamantului. Trimiterea la caracterul „confidențial” al documentelor în cauză în raportul de inspecție a dosarului a fost menită să indice faptul că Ombudsmanul a luat act de poziția Comisiei potrivit căreia documentele relevante nu ar trebui divulgate reclamantului. Utilizarea acestei expresii de către Ombudsman nu înseamnă că Comisia a prezentat argumente suplimentare pentru a-și susține opinia potrivit căreia documentele nu ar trebui divulgate. În ceea ce privește trimiterea reclamantului la articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, ar trebui remarcat faptul că această dispoziție se referă la documentele „sensibile” (și nu la documentele „confidențiale”).

2 Pretinsă reziliere nelegală a contractului

2.1 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a rezilia contractul din cauza comportamentului domnului W. nu a fost conformă cu legea.

2.2 Comisia a explicat că contractul de servicii prevedea punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un administrator financiar/administrativ, și că, în 2000, dl W. a fost numit administrator financiar/administrativ. Un act adițional la contract a fost semnat în septembrie 2001. Potrivit Comisiei, acest act adițional a sporit considerabil responsabilitățile administratorului financiar/administrativ, inclusiv stipularea (la articolul 1.2.2 din mandat) că „acesta va împărți responsabilitatea semnării (în ceea ce privește, de exemplu, aspectele legate de achiziții publice, cererile de transfer, gestionarea conturilor și a contractelor) cu directorul chinez”. Comisia a susținut că printre responsabilitățile și funcțiile încredințate dlui W. se numără „responsabilitatea în materie de achiziții și contractare” și obligația de a „înlocui, ad interim, codirectorul CE, șeful echipei” [articolul 4 alineatul (1) din mandat].

La 2 aprilie 2002, Comisia se adresase în scris RRI pentru a-i reproșa domnului W. că nu își îndeplinea noile responsabilități și funcții. La 6 iunie 2002, aceste preocupări au fost exprimate din nou. Cu toate acestea, potrivit Comisiei, situația nu s-a schimbat.

La 30 ianuarie 2003, Comisia a avertizat din nou RRI că va fi reținută cu încălcarea contractului în cazul în care această situație nu se schimbă. În răspunsul său din 5 februarie 2003, RRI a promis să clarifice problema de îndată ce domnul W. se va fi întors din concediul său. Potrivit Comisiei, situația nu se schimbase însă, iar domnul W. continuase să amâne asumarea tuturor noilor responsabilități. Comisia a susținut că plângerile în acest sens au continuat să ajungă la delegație din partea tuturor părților interesate (codirector chinez și codirector UE), care au fost obligate să preia acest volum de muncă suplimentar.

Comisia a susținut că decizia sa de a rezilia contractul în conformitate cu articolul 15 din acesta din urmă a fost, prin urmare, corectă.

2.3 Înainte de a aborda prezenta acuzație, Ombudsmanul consideră util să sublinieze că nu are niciun mandat pentru a examina comportamentul domnului W. Prin urmare, ancheta sa se limitează la a verifica dacă decizia Comisiei de a rezilia contractul ca urmare a comportamentului domnului W. a fost sau nu a fost conformă cu legea.

2.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că reclamantul nu contestă faptul că responsabilitățile dlui W. au fost sporite prin actul adițional la contract menționat mai sus și că aceste atribuții au inclus o responsabilitate în domeniul "achizițiilor și contractării".

2.5 Ombudsmanul a examinat dosarul Comisiei în acest caz. Documentele inspectate cu această ocazie au arătat că domnul W. părea într-adevăr să presupună că nu avea nicio responsabilitate în domeniul „achizițiilor publice și al contractelor” și că mai multe elemente care se încadrează în acest domeniu trebuiau, prin urmare, să fie tratate de alte persoane implicate în punerea în aplicare a proiectului. Este adevărat că reclamantul a subliniat că unele dintre documentele relevante proveneau de la codirectorul UE, un angajat al unei societăți concurente. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că documentele relevante includ, de asemenea, mesaje din partea domnului W. însuși și că conținutul acestor mesaje susține, de asemenea, poziția Comisiei.

2.6 În aceste condiții și ținând seama de eforturile Comisiei de a rezolva problema, poziția Comisiei pare rezonabilă. Prin urmare, nu se poate constata nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește decizia Comisiei de a rezilia contractul.

3 Presupusa neacordare a accesului la documente

3.1 În februarie 2004, reclamantul a solicitat Comisiei accesul la documentele privind rezilierea contractului. Această cerere a fost respinsă de Comisie. În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că, procedând astfel, Comisia nu a respectat Regulamentul 1049/2001. Reclamantul a precizat că plângerea sa se referea doar la a treia dintre cele trei categorii de documente identificate de Comisie în acest context. Această categorie a fost descrisă de Comisie ca incluzând „diferite corespondențe, în principal prin e-mail, între diverse persoane în legătură cu executarea contractului”.

3.2 În avizul său, Comisia a considerat că divulgarea acestor mesaje ar fi dăunătoare pentru domnul W. ca individ, având în vedere că ar afecta atât integritatea sa personală, cât și interesele sale comerciale în ceea ce privește poziția sa pe piața forței de muncă. Comisia a subliniat că nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru nerespectarea noului mandat. Refuzul său de a-și asuma noile responsabilități ar fi putut fi cauzat de poziția sa contractuală cu RRI sau cu reclamantul.

3.3 În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că categoria relevantă de documente cuprinde 16 documente. Comisia a susținut că divulgarea acestor documente ar submina protecția „vieții private și a integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal” [articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. Aceasta a susținut, de asemenea, că divulgarea unor astfel de date ar putea avea loc numai dacă sunt îndeplinite condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (6). Comisia a observat că articolul 8 litera (b) din acest regulament impune solicitantului să stabilească necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal și impune instituției să se asigure că transferul nu aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. Cu ocazia consultării dosarului, Comisia a precizat că a continuat să considere că decizia sa era justificată și în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001.

3.4 Ombudsmanul nu poate fi de acord cu poziția adoptată de Comisie în ceea ce privește articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001. În primul rând, trebuie remarcat faptul că documentele relevante se referă la punerea în aplicare a unui proiect finanțat de UE. Domnul W. era una dintre persoanele care fuseseră recrutate în acest scop. Prin urmare, este dificil de înțeles modul în care divulgarea documentelor privind punerea în aplicare a acestui proiect ar putea submina protecția „confidențialității” sau a „integrității” dlui W. Ombudsmanul observă, de asemenea, că - astfel cum s-a constatat mai sus (a se vedea punctul 2.4) - documentele relevante nu fac decât să confirme argumentul Comisiei potrivit căruia dl W. nu și-a îndeplinit toate responsabilitățile care i-au fost încredințate prin contract. Având în vedere că Comisia și-a prezentat argumentul în avizul său, un document accesibil publicului, este dificil de văzut ce alte prejudicii ar putea aduce divulgarea documentelor relevante dreptului domnului W. la viață privată și la integritate. Cu toate acestea, chiar presupunând că viața privată sau integritatea domnului W. ar putea fi afectată de divulgarea documentelor, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a luat în considerare în mod adecvat posibilitatea de a acorda un acces parțial, de exemplu prin acordarea accesului la versiunile documentelor în care numele domnului W. a fost șters.

3.5 Într-o notă mai generală, poziția adoptată de Comisie în prezenta cauză ar putea fi înțeleasă în sensul că, ori de câte ori numele unei persoane (care constituie date cu caracter personal) este menționat într-un document deținut de Comisie, acest document poate fi divulgat numai dacă persoana care solicită accesul stabilește necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal, în conformitate cu articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001. Având în vedere că majoritatea documentelor conțin nume, această interpretare ar priva dreptul de acces public la documente - un drept fundamental recunoscut la articolul 42 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene - de cea mai mare parte a semnificației sale. În acest context, ar trebui remarcat în special faptul că articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că solicitantul care solicită accesul la documentele aflate în posesia unei instituții comunitare nu trebuie să prezinte niciun motiv. Opinia Comisiei potrivit căreia o persoană care solicită accesul la un document trebuie să stabilească necesitatea de a i se da un nume, ori de câte ori documentul relevant conține un astfel de nume, este dificil de conciliat cu această dispoziție.

3.6 Pentru a evita orice îndoială, Ombudsmanul dorește să sublinieze că este de acord că necesitatea de a proteja viața privată a unei persoane poate impune ca o instituție comunitară să nu divulge numele acestei persoane atunci când i se solicită accesul la un document care conține numele persoanei respective. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că o astfel de decizie trebuie să se bazeze pe faptele fiecărui caz în parte și că trebuie luată ținând seama în mod corespunzător de faptul că excepțiile de la dreptul de acces trebuie interpretate în mod restrictiv. El consideră, de asemenea, că posibilitatea de a acorda un acces parțial trebuie analizată cu deosebită atenție în astfel de cazuri.

3.7 De asemenea, Comisia a invocat articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001, conform căruia accesul poate fi refuzat în cazul în care divulgarea ar aduce atingere intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice. În acest context, trebuie arătat că Comisia a subliniat că interesul comercial al domnului W. și al niciunei alte persoane nu a fost avut în vedere de aceasta. Cu toate acestea, este dificil de înțeles care ar putea fi interesele comerciale ale domnului W. pe care Comisia pretinde că le apără. Astfel cum s-a menționat mai sus, documentele relevante nu fac decât să susțină argumentul Comisiei potrivit căruia domnul W. nu și-a îndeplinit toate responsabilitățile care îi fuseseră încredințate prin contract. Având în vedere că Comisia și-a prezentat argumentația în avizul său, care este un document accesibil publicului, este dificil să se înțeleagă ce prejudiciu suplimentar ar putea aduce divulgarea documentelor relevante intereselor comerciale prezumate ale domnului W. În plus, trebuie arătat că Comisia a subliniat că nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru nerespectarea noului mandat. Având în vedere cele de mai sus, este și mai dificil de înțeles modul în care divulgarea documentelor ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale domnului W.

3.8 Având în vedere considerațiile de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a acorda acces la documentele relevante. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

4 Concluzie

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul adresează Comisiei următorul proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului:

Proiectul de recomandare

Comisia ar trebui să reexamineze cererea reclamantului de acces la documente.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la acest proiect de recomandare. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului, Comisia trimite un aviz detaliat până la 31 iulie 2005. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea deciziei Ombudsmanului și o descriere a măsurilor luate pentru punerea în aplicare a proiectului de recomandare.

Strasbourg, 29 aprilie 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO 1994, L 113, p. 15.

(2) Disponibil pe site-ul Ombudsmanului (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Comisia a furnizat o listă a acestor documente.

(4) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.

(5) JO 2001, L 145, p. 43.

(6) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.