Strasbourg, 15 decembrie 2005

Stimate domnule G.,

La 3 mai 2004, ați depus, în numele GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH, o plângere la Ombudsmanul European privind o cerere de acces la documente.

La 19 mai 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia și-a trimis avizul la 25 august 2004. V-am transmis-o la 30 august 2004, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 27 septembrie 2004. În aceste observații, ați prezentat o afirmație suplimentară.

La 20 octombrie 2004, am solicitat Comisiei să-mi furnizeze informații suplimentare cu privire la cazul dumneavoastră și să comenteze afirmația suplimentară pe care ați făcut-o. Comisia a trimis răspunsul său la 14 decembrie 2004. V-am transmis-o la 14 decembrie 2004, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 30 decembrie 2004.

La 18 ianuarie 2005, am solicitat Comisiei accesul la dosarul său. Inspecția documentelor relevante a fost efectuată de serviciile noastre la 22 februarie 2005. O copie a acestui raport v-a fost transmisă la 28 februarie 2005, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 9 martie 2005.

La 29 aprilie 2005, am adresat Comisiei un proiect de recomandare, solicitând ca avizul detaliat al acesteia să fie prezentat până la 31 iulie 2005.

Prin nota din 5 august 2005, Secretariatul General al Comisiei m-a informat că avizul detaliat va fi amânat.

La 31 august 2005, v-ați adresat în scris pentru a afla dacă s-a primit răspunsul Comisiei. Această scrisoare a ajuns la biroul meu la 7 septembrie 2005. Într-o conversație telefonică cu dl Grill de la serviciile mele, ați fost informat în aceeași zi că avizul detaliat al Comisiei nu a fost încă primit.

Avizul detaliat al Comisiei a fost primit de mine la 6 octombrie 2005 (original în limba engleză) și la 24 octombrie 2005 (traducere în limba germană). V-am transmis-o la 13 octombrie 2005 (original în limba engleză) și la 25 octombrie 2005 (traducere în limba germană), cu invitația de a formula observații, pe care ați trimis-o la 7 noiembrie 2005.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Introducere

Prezenta plângere se referă la o altă plângere (plângerea 402/2004/GG) care a fost depusă de același reclamant, o societate germană.

Plângerea 402/2004/GG

La 3 august 1999, Comisia a încheiat un contract de servicii cu Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, o societate germană) în calitate de lider al unui consorțiu care include reclamantul. Contractul viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un manager financiar/administrativ pentru asistență tehnică în cadrul proiectului integrat de mediu UE-China Liaoning (LIEP), lotul a: Managementul Biroului de Programe și al Proiectului de Conștientizare a Mediului. Domnul W., expert angajat de reclamant, a devenit director financiar/administrativ în septembrie 2000. În urma unui act adițional la contractul semnat în septembrie 2001, domnul W. a devenit codirector adjunct.

La 15 septembrie 2003, delegația Comisiei la Beijing a informat RRI, prin scrisoare recomandată, că a decis să rezilieze contractul în temeiul articolului 15 din acesta din urmă și pe motiv că directorul adjunct nu și-a îndeplinit sarcinile, astfel cum au fost modificate în actul adițional nr. 2. Comisia a explicat că, în două scrisori trimise la 6 iunie 2002 și la 30 ianuarie 2003, a subliniat că serviciile furnizate de reclamant nu au fost prestate într-un mod satisfăcător pentru Comisie și a avertizat că, în cazul în care codirectorul adjunct nu și-ar îndeplini sarcinile, ar considera consorțiul condus de RRI ca încălcând contractul.

Într‐o scrisoare trimisă la 22 septembrie 2003, RRI a contestat această decizie și a solicitat Comisiei informații mai precise cu privire la motivele sale. În răspunsul său din 26 septembrie 2003, delegația a subliniat că directorul adjunct are, printre altele, „responsabilitatea în materie de achiziții și contractare”. Potrivit delegației, expertul reclamantului nu și-a îndeplinit această obligație.

La 10 noiembrie 2003, RRI a adresat delegației o nouă scrisoare. În răspunsul său din 18 noiembrie 2003, delegația nu a furnizat detalii suplimentare cu privire la motivele deciziei sale de reziliere a contractului.

Ca urmare a rezilierii contractului de asistență tehnică, reclamantul a considerat necesar să rezilieze contractul său de muncă cu domnul W. Acesta din urmă a formulat apel împotriva acestei decizii la Arbeitsgericht (Tribunalul pentru Litigii de Muncă) din Bonn (Germania). Se pare că, în cursul prezentei proceduri, reclamantul a trebuit să furnizeze informații detaliate cu privire la pretinsul refuz al domnului W. de a-și exercita atribuțiile.

În plângerea 402/2004/GG, reclamantul a susținut, în esență, că Comisia nu a furnizat informații suficient de precise cu privire la motivele rezilierii contractului de asistență tehnică.

Ombudsmanul a decis că ar trebui să se desfășoare o anchetă. Prin urmare, acesta a transmis plângerea Comisiei în vederea emiterii unui aviz. Acest aviz a fost apoi transmis reclamantului pentru observații. Pe baza rezultatelor acestor anchete, Ombudsmanul a considerat că Comisia a furnizat informații suficient de precise cu privire la motivele rezilierii contractului și că, prin urmare, nu a existat o administrare defectuoasă în ceea ce privește afirmația reclamantului. Prin urmare, cauza a fost închisă prin decizia din 12 august 2004 (1).

Scrisoarea reclamantului din 19 martie 2004

În plângerea sa, reclamantul a menționat că a prezentat Comisiei, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (2) ("Regulamentul 1049/2001"), o cerere de acces la documentele privind rezilierea contractului, chiar în ziua în care a adresat o scrisoare Ombudsmanului (5 februarie 2004).

Într-o altă scrisoare din 19 martie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că această cerere a fost respinsă la 26 februarie 2004, că o cerere de confirmare a fost depusă la 4 martie 2004 și că ancheta Ombudsmanului ar trebui extinsă astfel încât să acopere refuzul Comisiei de a acorda accesul.

Având în vedere că perioada de timp în care Comisia a trebuit să trateze cererea de confirmare în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 (15 zile lucrătoare de la înregistrare) nu expirase încă la momentul în care reclamantul a scris prezenta scrisoare, Ombudsmanul l-a informat pe reclamant că nu este încă în măsură să trateze această afirmație suplimentară, dar că reclamantul ar putea prezenta din nou această chestiune de îndată ce termenul relevant a expirat, în cazul în care Comisia nu a răspuns încă.

Cu privire la prezenta critică

Într-o scrisoare din 3 mai 2004, reclamantul și-a reînnoit plângerea cu privire la problema accesului la documente, subliniind că cererea de confirmare a fost respinsă la 26 aprilie 2004. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca o nouă plângere (plângerea 1368/2004/GG).

În decizia sa, Comisia a făcut distincție între trei categorii de documente. Documentele care aparțin primelor două categorii (1: documentele contractuale; 2: Corespondența privind executarea contractului) a fost enumerată, în timp ce documentele din categoria 3 au fost menționate doar în termeni generali („diverse corespondențe, în principal prin e-mail, între diverse persoane în legătură cu executarea contractului”). Comisia a susținut că problema accesului nu putea fi luată în considerare în ceea ce privește anumiți solicitanți, având în vedere că documentele divulgate aparțineau domeniului public și, prin urmare, erau accesibile tuturor.

După ce și-a exprimat opinia că reclamantul ar trebui să fie deja în posesia documentelor care aparțin primelor două categorii, Comisia a formulat următoarele observații cu privire la ansamblul documentelor.

Documentele conțineau informații de natură comercială privind societățile, experții și persoanele implicate. Prin urmare, acordarea accesului la aceste documente a fost împiedicată de articolul 4 alineatul (2) din regulament, conform căruia accesul este refuzat în cazul în care divulgarea ar submina protecția intereselor comerciale.

Divulgarea ar submina, de asemenea, protecția vieții private și a integrității persoanelor. Acest lucru a fost valabil în special pentru documentele care conțineau numele anumitor persoane (în unele cazuri chiar și curriculum vitae al acestora). Prin urmare, excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din regulament era, de asemenea, aplicabilă.

Nu s-a putut acorda un acces parțial, având în vedere că toate informațiile pe care le conțineau aceste documente în ceea ce privește punerea în aplicare a contractului erau acoperite de necesitatea de a proteja interesele comerciale ale persoanelor în cauză. Nu a existat niciun element care să sugereze că a existat un interes public superior care să justifice divulgarea.

În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a recunoscut că se afla în posesia documentelor care aparțineau primelor două categorii, dar nu și a celor care aparțineau celei de a treia categorii. Aceasta a subliniat că nu este interesată de niciun document privind terții, ci doar de cele referitoare la rezilierea contractului său „propriu”. Reclamantul a susținut, de asemenea, că raționamentul Comisiei în ceea ce privește protecția vieții private și a integrității dlui W. a fost „grotesc”. Acesta a subliniat că Comisia a justificat rezilierea contractului prin invocarea unei pretinse abateri a domnului W. și, prin urmare, a contestat integritatea acestuia din urmă într-un mod mult mai grav decât ar fi putut să o facă orice acces la documente.

Reclamantul a susținut, de asemenea, că abordarea Comisiei ar face ca Regulamentul 1049/2001 să devină nul, având în vedere că majoritatea documentelor se referă la interesele personale sau comerciale ale terților.

Astfel, reclamantul a susținut în esență că Comisia nu a respectat Regulamentul 1049/2001 prin refuzul de a acorda accesul la documentele pe care le solicitase prin scrisorile din 5 februarie 2004 și 4 martie 2004. Acesta a susținut că Comisia ar trebui să acorde acces la documentele relevante.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații.

Responsabilitățile modificate ale domnului W. au fost stabilite într-un act adițional la contract. Cu toate acestea, domnul W. nu și-a asumat niciodată noile responsabilități, probabil pentru că contractul său de muncă cu consorțiul nu fusese modificat pentru a reflecta noul mandat. Delegația a încercat să clarifice această chestiune, dar nu a primit niciodată un răspuns clar. Această situație a condus la plângeri din partea codirectorului nou recrutat și din partea directorului chinez. În cele din urmă, Comisia a decis să rezilieze contractul.

Cererea de acces privea schimburi, în principal prin e-mail, între alte persoane implicate în punerea în aplicare a programului, subliniind faptul că domnul W. nu și-a asumat noile responsabilități care rezultau din reclasificarea postului său în mandatul modificat. Divulgarea acestor mesaje ar fi dăunătoare pentru domnul W. ca individ. Aceasta i-ar afecta atât integritatea personală, cât și interesele comerciale în ceea ce privește poziția sa pe piața forței de muncă. Comisia a considerat că trebuie să protejeze interesele comerciale ale domnului W., iar nu pe cele ale oricărei alte părți. Nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru faptul că noul mandat nu fusese respectat. Refuzul său de a-și asuma noile responsabilități ar fi putut fi cauzat de poziția sa contractuală cu RRI sau cu reclamantul.

Odată ce un document a fost pus la dispoziția unui solicitant, acesta a intrat în domeniul public, iar accesul ar trebui acordat oricărui alt solicitant. Era evident că documentele la care reclamantul a solicitat acces nu puteau fi puse în domeniul public. Scopul cererii a fost de a utiliza documentele în cadrul procedurilor judiciare împotriva domnului W. Acest lucru nu a avut nimic de-a face cu deschiderea și cu interesul public în divulgarea documentelor deținute de instituții.

Pe baza considerațiilor de mai sus, Comisia și-a menținut decizia de a nu divulga documentele reclamantului. Aceasta a adăugat că documentele puteau fi puse la dispoziția unei autorități judiciare numai în urma unui ordin judecătoresc de prezentare a acestora.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații suplimentare.

Opinia Comisiei potrivit căreia comportamentul domnului W. urma să fie explicat prin presupusul său contract de muncă nesatisfăcător cu reclamantul a fost pur speculativă. La 11 aprilie 2002, reclamantul a informat Comisia, după ce l‐a contactat pe domnul W., că acesta din urmă cunoștea foarte bine responsabilitățile sale. Cu toate acestea, cererea sa de a i se acorda acces la rapoartele de misiune privind proiectul sau cel puțin la extrase din acestea referitoare la pretinsa performanță slabă a domnului W. a fost respinsă. La 5 februarie 2003, consorțiul declarase, la cererea delegației: „Vă atragem atenția asupra faptului că acordul contractual dintre domnul [W.] și [reclamant] nu poate provoca niciun obstacol în calea proiectului.”

Reclamantul a subliniat că poziția adoptată de Comisie în ceea ce privește accesul la documente a determinat-o să considere că rezilierea contractului în cauză din cauza pretinsei inactivități a domnului W. nu era conformă cu legea. Prin urmare, a solicitat Ombudsmanului să includă această chestiune în ancheta sa. În acest context, reclamantul a susținut că este ciudat că rezilierea contractului a fost decisă după ce noul codirector și directorul chinez au depus o plângere. Reclamantul a subliniat că noul codirector era un angajat al unei societăți care concurează cu consorțiul.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Solicitarea de informații suplimentare și de aviz suplimentar

Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (1) să explice de ce intenția reclamantului de a utiliza documentele la care a solicitat acces în cadrul procedurilor judiciare ar trebui să fie relevantă pentru tratarea de către Comisie a cererilor formulate în temeiul Regulamentului 1049/2001 și (2) să îi furnizeze o listă a documentelor care se încadrează în categoria 3, împreună cu indicarea, pentru fiecare document sau categorie de documente, a excepției (excepțiilor) prevăzute în Regulamentul 1049/2001, pe baza căreia Comisia consideră că reclamantului nu i se poate acorda acces.

Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, Comisiei să emită un aviz cu privire la afirmația suplimentară a reclamantului potrivit căreia rezilierea contractului în cauză din cauza comportamentului dlui W. nu a fost în conformitate cu legea.

Răspunsul Comisiei

În răspunsul său, Comisia a formulat următoarele observații.

În ceea ce privește problema accesului la documente

În temeiul articolului 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, un solicitant nu a trebuit să prezinte motive atunci când a solicitat accesul la documente. Prin urmare, interesele solicitantului nu au fost relevante în acest context. Prin referirea la modul în care reclamantul intenționa să utilizeze documentele relevante, Comisia a înțeles că acest scop nu putea fi considerat un interes public superior care să prevaleze asupra necesității de a proteja interesele comerciale ale celeilalte părți din procedură.

Categoria 3 din documente, la care reclamantul a solicitat acces, cuprindea 16 documente (3). Divulgarea acestor documente ar submina protecția „vieții private și a integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal” [articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. Aceste date nu pot fi divulgate decât dacă sunt îndeplinite condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (4). Articolul 8 litera (b) din acest regulament impunea solicitantului să stabilească necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal și impunea instituției să se asigure că transferul nu aducea atingere intereselor legitime ale persoanei vizate.

În ceea ce privește afirmația suplimentară a reclamantului

Contractul de servicii, care viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE (un codirector și un administrator financiar/administrativ), fusese semnat la 3 august 1999. La 8 septembrie 2000, RRI anunțase că, din motive familiale, expertul financiar/administrativ trebuia să demisioneze la sfârșitul lunii octombrie 2000 și îl propusese ca înlocuitor pe domnul W. Comisia a fost de acord cu acest lucru.

Ca urmare a înlocuirii codirectorului, Comisia a propus RRI, printr-o scrisoare din 10 august 2001, ca statutul și responsabilitățile domnului W. să fie îmbunătățite. RRI a acceptat acest lucru. Acest lucru a condus la semnarea unui act adițional (actul adițional nr. 2) la contractul de servicii la 3 septembrie 2001. În acest act adițional, responsabilitățile administratorului financiar/administrativ au fost sporite într-un mod foarte detaliat, inclusiv prin prevederea (la articolul 1.2.2 din mandat) că „acesta va împărți responsabilitatea semnării (în ceea ce privește, de exemplu, aspectele legate de achiziții, cererile de transfer, gestionarea conturilor și a contractelor) cu directorul chinez”. Printre responsabilitățile și funcțiile care i-au fost încredințate s-au numărat „responsabilitatea în materie de achiziții publice și de contractare”. O altă funcție importantă a fost aceea de „înlocuire, ad interim, a codirectorului CE, a șefului de echipă” [articolul 4 alineatul (1) din mandat]. Administratorul financiar/administrativ (domnul W.) devenise astfel codirector adjunct, iar nivelul onorariului său fusese majorat.

La 2 aprilie 2002, Comisia se adresase în scris RRI pentru a-i reproșa domnului W. că nu își îndeplinea noile responsabilități și funcții. Potrivit articolului 6 din contract, RRI era singurul punct de contact în ceea ce privește comunicările referitoare la contract. La 6 iunie 2002, aceste preocupări au fost exprimate din nou. Cu toate acestea, situația nu s-a schimbat.

La 30 ianuarie 2003, Comisia a avertizat din nou RRI că va fi reținută cu încălcarea contractului în cazul în care această situație nu se schimbă. În răspunsul său din 5 februarie 2003, RRI a promis să clarifice problema de îndată ce domnul W. se va fi întors din concediul său. Cu toate acestea, situația nu s-a schimbat, iar domnul W. a continuat să amâne asumarea tuturor noilor responsabilități. Plângerile în acest sens au ajuns în continuare la delegație din partea tuturor părților implicate (codirector chinez și codirector UE), care au fost obligate să preia acest volum de muncă suplimentar.

La 15 septembrie 2003, delegația a reziliat contractul în conformitate cu articolul 15 din acesta.

Comisia a concluzionat afirmând că a considerat că a acționat în conformitate cu dispozițiile contractului pe care l-a încheiat cu consorțiul condus de RRI.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că șase dintre cele opt documente care se încadrează în categoria 3 și datează din 2003 proveneau de la codirectorul UE, un angajat al unei societăți concurente. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care documentele relevante ar trebui să conțină într-adevăr date private, Comisia este liberă să completeze aceste părți ale documentelor. Aceasta a susținut însă că, în ceea ce îl privește pe domnul W., acesta din urmă nu a acționat în calitate de persoană privată în cadrul contractului în cauză, ci în calitate de angajat al reclamantului.

Cu privire la examinarea dosarului Comisiei

La 22 februarie 2005, serviciile Ombudsmanului au examinat dosarul Comisiei. Cu această ocazie, personalul Ombudsmanului a subliniat că Comisia a identificat documentele din dosar ca fiind confidențiale și că, prin urmare, nu se vor face copii ale acestora. Ca răspuns la o întrebare în acest sens adresată de personalul Ombudsmanului, reprezentanții Comisiei prezenți la inspecție au explicat că Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia accesul la documentele relevante trebuie refuzat atât în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b), cât și în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, în pofida faptului că numai prima dintre aceste excepții a fost menționată în scrisoarea Comisiei din 2 decembrie 2004.

Observațiile reclamantului

O copie a raportului privind inspecția a fost trimisă reclamantului pentru observații.

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că poziția sa a rămas neschimbată. Având în vedere că Ombudsmanul a văzut acum documentele relevante, reclamantul l-a întrebat (1) dacă aceste documente conțin suficiente elemente care să justifice rezilierea contractului; (2) dacă acuzațiile conținute eventual în aceste documente ar fi putut primi un răspuns și ar fi putut fi respinse în cazul în care Comisia ar fi acordat accesul la aceste documente în timp util; (3) dacă documentele conțineau date cu caracter personal privind persoane terțe și dacă Comisia a considerat în mod suficient că domnul W. a acționat în calitate de angajat al său (al reclamantului); (4) dacă au existat motive sau justificări pentru a considera documentele ca fiind confidențiale; (5) dacă Comisia a luat în considerare faptul că, în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, luarea în considerare a documentelor ca fiind confidențiale stă în calea acordării accesului numai în cazul în care aceste documente se referă la chestiuni legate de siguranța publică, apărare sau chestiuni militare; și (6) dacă au existat indicii care să sugereze că Comisia a încercat să acopere administrarea defectuoasă sau o influență nedorită din partea concurenților.

PROIECT DE RECOMANDARE A OMBUDSMANULUI

Proiectul de recomandare

După ce a examinat toate probele care i-au fost prezentate sau care au fost colectate de serviciile sale, Ombudsmanul a ajuns la concluzia că, deși nu a existat o administrare defectuoasă în ceea ce privește rezilierea contractului, Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a acorda accesul la documentele relevante. În opinia Ombudsmanului, acest lucru a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Această concluzie s-a bazat pe următoarele considerații:

1 Ombudsmanul nu este în măsură să fie de acord cu poziția adoptată de Comisie în ceea ce privește articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001. În primul rând, trebuie remarcat faptul că documentele relevante se referă la punerea în aplicare a unui proiect finanțat de UE. Domnul W. era una dintre persoanele care fuseseră recrutate în acest scop. Prin urmare, este dificil de înțeles modul în care divulgarea documentelor privind punerea în aplicare a acestui proiect ar putea submina protecția „confidențialității” sau a „integrității” dlui W. Ombudsmanul observă, de asemenea, că documentele relevante nu fac decât să confirme argumentul Comisiei potrivit căruia dl W. nu și-a îndeplinit toate responsabilitățile care i-au fost încredințate prin contract. Având în vedere că Comisia și-a prezentat argumentul în avizul său, un document accesibil publicului, este dificil de văzut ce alte prejudicii ar putea aduce divulgarea documentelor relevante dreptului domnului W. la viață privată și la integritate. Cu toate acestea, chiar presupunând că viața privată sau integritatea domnului W. ar putea fi afectată de divulgarea documentelor, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a luat în considerare în mod adecvat posibilitatea de a acorda un acces parțial, de exemplu prin acordarea accesului la versiunile documentelor în care numele domnului W. a fost șters.

2 Într-o notă mai generală, poziția adoptată de Comisie în prezenta cauză ar putea fi înțeleasă în sensul că, ori de câte ori numele unei persoane (care constituie date cu caracter personal) este menționat într-un document deținut de Comisie, acest document poate fi divulgat numai dacă persoana care solicită accesul stabilește necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal, în conformitate cu articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001. Având în vedere că majoritatea documentelor conțin nume, această interpretare ar priva dreptul de acces public la documente de cea mai mare parte a semnificației sale, deși este un drept fundamental recunoscut de articolul 42 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene. În acest context, ar trebui remarcat în special faptul că articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că solicitantul care solicită accesul la documentele aflate în posesia unei instituții comunitare nu trebuie să prezinte niciun motiv. Opinia Comisiei potrivit căreia o persoană care solicită accesul la un document trebuie să stabilească necesitatea de a i se da un nume, ori de câte ori documentul relevant conține un astfel de nume, este dificil de conciliat cu această dispoziție.

3 Pentru a evita orice îndoială, Ombudsmanul dorește să sublinieze că este de acord că necesitatea de a proteja viața privată a unei persoane poate face necesar ca o instituție comunitară să nu divulge numele acestei persoane atunci când i se solicită accesul la un document care conține numele persoanei respective. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că o astfel de decizie trebuie să se bazeze pe faptele fiecărui caz în parte și că trebuie luată ținând seama în mod corespunzător de faptul că excepțiile de la dreptul de acces trebuie interpretate în mod restrictiv. El consideră, de asemenea, că posibilitatea de a acorda un acces parțial trebuie analizată cu deosebită atenție în astfel de cazuri.

4 Comisia a invocat, de asemenea, articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001, potrivit căruia accesul poate fi refuzat în cazul în care divulgarea ar aduce atingere intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice. În acest context, trebuie arătat că Comisia a subliniat că interesele comerciale ale domnului W. și ale niciunei alte persoane nu au fost avute în vedere de aceasta. Cu toate acestea, este dificil de înțeles care ar putea fi interesele comerciale ale domnului W. pe care Comisia pretinde că le apără. Astfel cum s-a menționat mai sus, documentele relevante nu fac decât să susțină argumentul Comisiei potrivit căruia domnul W. nu și-a îndeplinit toate responsabilitățile care îi fuseseră încredințate prin contract. Având în vedere că Comisia și-a prezentat argumentul în avizul său, care este un document accesibil publicului, este dificil să se înțeleagă ce alte prejudicii ar putea aduce divulgarea documentelor relevante intereselor comerciale prezumate ale domnului W. În plus, trebuie arătat că Comisia a subliniat că nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru nerespectarea noului mandat. Având în vedere cele de mai sus, este și mai dificil de înțeles modul în care divulgarea documentelor ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale domnului W.

Prin urmare, la 29 aprilie 2005, Ombudsmanul a adresat Comisiei, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statutul său, următorul proiect de recomandare (5):

Comisia ar trebui să reexamineze cererea reclamantului de acces la documente.

Avizul detaliat

În avizul său detaliat privind proiectul de recomandare, Comisia a formulat următoarele observații.

Comisia a fost convinsă că a tratat în mod corespunzător cererea reclamantului de acces la documente și că și-a motivat în mod corespunzător decizia de a nu divulga cele 16 documente în cauză (o listă pe care a furnizat-o). Cu toate acestea, Comisia a reexaminat cererea reclamantului, într-un spirit de bună cooperare.

Comisia nu a considerat că, ori de câte ori un document conținea numele unei persoane, acesta nu trebuia divulgat. Aceasta a considerat că informațiile referitoare la o persoană identificată sau identificabilă trebuie să nu fie divulgate, în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul nr. 1049/2001, în cazul în care divulgarea ar afecta viața privată sau integritatea persoanei sau ar constitui în alt mod o prelucrare ilegală a datelor cu caracter personal în temeiul Regulamentului nr. 45/2001. În conformitate cu articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul 1049/2001, accesul parțial ar putea fi acordat prin ștergerea datelor cu caracter personal.

În cazul în care accesul la datele cu caracter personal nu a putut fi acordat în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, posibilitatea de a transfera datele către un anumit destinatar pentru un anumit scop ar trebui luată în considerare în temeiul Regulamentului (CE) nr. 45/2001. În temeiul acestui regulament, a trebuit să se stabilească necesitatea transferului de date.

Întrucât o cerere de acces la documente nu trebuia să fie justificată, un document care fusese divulgat unui solicitant trebuia, în consecință, să fie divulgat oricărui alt solicitant. Prin urmare, atunci când a evaluat prejudiciul care ar putea fi cauzat de aprobarea unei cereri de acces, Comisia a trebuit să ia în considerare consecințele divulgării publice.

Comisia a considerat că, în speță, divulgarea documentelor ar aduce atingere reputației expertului. Acest lucru ar submina protecția integrității sale și a intereselor sale comerciale, deoarece l-ar putea pune într-o poziție nefavorabilă pe piața forței de muncă.

Cu excepția documentului nr. 13 de pe listă, toate documentele conțineau părți care fuseseră redactate de persoane din afara Comisiei. Întrucât Comisia a considerat că nu era clar dacă documentele trebuiau sau nu trebuiau divulgate, autorii trebuiau consultați în temeiul articolului 4 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001. Cu toate acestea, întrucât Comisia nu a putut contacta acești autori, aceasta a trebuit să țină seama de interesele lor legitime pe baza informațiilor de care dispunea.

După reexaminarea fiecăruia dintre documentele în cauză, Comisia și-a menținut convingerea că divulgarea integrală ar submina protecția integrității expertului reclamantului, precum și interesele sale comerciale. Cu toate acestea, atunci când a examinat documentele, Comisia a luat în considerare posibilitatea de a acorda un acces parțial.

Comisia a declarat în repetate rânduri că expertul reclamantului nu și-a îndeplinit noile sarcini, care au fost incluse în mandatul revizuit. În măsura în care documentele reflectau această stare de fapt, conținutul lor putea fi divulgat. Cu toate acestea, divulgarea documentelor care conțin afirmații referitoare la expertul reclamantului, care au depășit declarația de mai sus, ar afecta în mod clar reputația acestei persoane.

Comisia a considerat, de asemenea, că divulgarea identității codirectorului UE ar aduce atingere protecției integrității acestuia, întrucât numele său apare în legătură cu acuzații privind executarea necorespunzătoare a obligațiilor contractuale. În plus, în ceea ce privește documentele nr. 1, nr. 2 și nr. 6, Comisia a considerat că numele persoanelor care doar execută transferul de documente în numele altor persoane le compromiteau reputația.

Din toate motivele de mai sus, Comisia a considerat că nu poate divulga identitatea următoarelor persoane: a) expertul; (2) codirectorul UE; (3) persoana de contact din biroul angajatorului codirectorului; și (4) o persoană care a corespondat cu expertul în numele unui contractant.

Pe această bază, Comisia a adoptat următoarea poziție:

(1) Conținutul documentelor nr. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 și 13 a putut fi divulgat într-o versiune eliminată, din care au fost eliminate numele unor persoane.

(2) Documentele nr. 4, 5, 7 și 8 conțineau pasaje care nu aveau legătură cu cererea de acces a reclamantului. Aceste mesaje au fost omise din documente. Conținutul părților rămase ar putea fi divulgat într-o versiune eliminată, din care au fost șterse numele unor persoane.

(3) În documentele nr. 3, 4 și 5, numele unei societăți contractante a fost șters pentru a proteja interesele sale comerciale, întrucât această societate a fost menționată în legătură cu o problemă administrativă. În plus, cuantumurile plăților în avans către reclamant și către o altă societate au fost, de asemenea, anulate, din același motiv.

(4) A trebuit să se refuze accesul la documentele nr. 14, 15 și 16, întrucât divulgarea acestora ar submina protecția unei persoane identificate, precum și interesele sale comerciale. Întrucât aceste scrisori nu conțineau alte elemente decât afirmații referitoare la o persoană identificabilă, nu s-a putut acorda acces parțial.

Comisia a anexat versiuni editate ale documentelor la care s-a acordat acces parțial.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că a salutat concesiile făcute de Comisie, dar a subliniat că acestea nu au mers suficient de departe.

Reclamantul a formulat următoarele observații specifice cu privire la avizul detaliat.

Nu a fost posibil să se vadă cum divulgarea numelui codirectorului UE ar putea amenința integritatea acestuia din urmă. Reclamațiile formulate de această persoană par să fi jucat un rol important în ceea ce privește decizia Comisiei de a rezilia contractul. Trebuie să se presupună că Comisia consideră în continuare că aceste reproșuri sunt întemeiate.

În ceea ce privește consultarea terților, trebuie să se țină seama de faptul că cererea de acces fusese deja formulată în februarie 2004. Nu se putea crede că Comisia nu ar fi putut obține acordul acestor terți în ceea ce privește divulgarea documentelor relevante, cu atât mai mult cu cât autorul multora dintre aceste documente era codirectorul UE care părea să fi lucrat la LIEP până în august 2004. Cu toate acestea, în cazul în care Comisia s-ar asigura cel puțin că documentele care emană de la codirectorul UE indică cel puțin titlul acestuia din urmă, reclamantul nu ar insista asupra divulgării numelui.

Nu a existat nicio obiecție cu privire la ștergerea numelui persoanei de contact din biroul angajatorului codirectorului și al unei persoane care a corespondat cu expertul în numele unui contractant sau cu privire la ștergerea detaliilor contractuale.

Cu toate acestea, nu a existat niciun motiv care să justifice ștergerea numelui domnului W., expertul reclamantului. Documentele relevante descriau aspecte pur factuale, și anume faptul că anumite servicii nu fuseseră prestate. Cu toate acestea, pe această bază, Comisia nu putea decât să reproșeze partenerului său contractual neîndeplinirea contractului. Comisia nu a fost în măsură să răspundă la întrebarea dacă vina pentru această omisiune aparține reclamantului sau expertului reclamantului. Instanțele germane pentru litigii de muncă au avut competența exclusivă de a răspunde la această întrebare, iar procedurile pendinte în fața acestor instanțe au fost singurul forum în care integritatea expertului reclamantului, care a fost pusă la îndoială de decizia Comisiei de a rezilia contractul, a putut fi restabilită.

În ceea ce privește documentele nr. 14-16, Comisia a susținut că divulgarea documentelor care conțin afirmații referitoare la expert, care depășesc afirmația potrivit căreia acesta nu și-a îndeplinit sarcinile care decurg din noul mandat, ar aduce în mod clar prejudicii acestei persoane. Acest lucru a fost surprinzător. Cererea sa de acces urmărea exclusiv obținerea accesului la documentele pe care se întemeiase decizia de reziliere a contractului. Comisia a fost cea care a făcut referire la documentele nr. 1-16 ca fiind relevante în acest context. Faptul că, în prezent, Comisia a făcut referire la alte acuzații împotriva expertului reclamantului a sugerat că Comisia a reziliat contractul (și) din alte motive decât cel prezentat în scrisoarea pe care Comisia a trimis-o la momentul respectiv. Nu a existat niciun temei pentru a refuza accesul la documentele relevante. Prin urmare, Ombudsmanul ar trebui să încerce să oblige Comisia să acorde acces la documentele nr. 14-16.

DECIZIA

1 Observații introductive

1.1 Prezenta plângere a fost formulată de o societate germană. În 1999, Comisia a încheiat un contract de servicii cu Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, o societate germană) în calitate de lider al unui consorțiu care include reclamantul. Contractul viza punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un manager financiar/administrativ pentru un proiect în China. Domnul W., expert angajat de reclamant, a fost numit director financiar/administrativ în septembrie 2000. În urma unui act adițional (actul adițional nr. 2) la contractul semnat în septembrie 2001, domnul W. a devenit efectiv codirector adjunct. La 15 septembrie 2003, delegația Comisiei la Beijing a informat RRI că a decis să rezilieze contractul pe motiv că directorul adjunct nu și-a îndeplinit sarcinile, astfel cum au fost modificate în actul adițional nr. 2. Ulterior, reclamantul a solicitat Comisiei accesul la documentele pe care s-a bazat această reziliere. Această cerere a fost respinsă de Comisie.

1.2 În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă în mai 2004, reclamantul a susținut, în esență, că Comisia nu a respectat Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (6) ("Regulamentul 1049/2001"), refuzând accesul la documentele relevante.

1.3 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei referitor la această plângere, reclamantul a prezentat o afirmație suplimentară potrivit căreia rezilierea contractului în cauză din cauza comportamentului domnului W. nu a fost în conformitate cu legea. Ombudsmanul a decis să includă această afirmație în ancheta sa și a solicitat Comisiei un aviz suplimentar.

1.4 Ulterior, Ombudsmanul a procedat la o examinare a dosarului Comisiei. În observațiile sale cu privire la raportul referitor la această inspecție, reclamantul a întrebat Ombudsmanul (1) dacă aceste documente conțin suficiente elemente care să justifice rezilierea contractului; (2) dacă acuzațiile conținute eventual în aceste documente ar fi putut primi un răspuns și ar fi putut fi respinse în cazul în care Comisia ar fi acordat accesul la aceste documente în timp util; (3) dacă documentele conțineau date cu caracter personal privind persoane terțe și dacă Comisia a considerat în mod suficient că domnul W. a acționat în calitate de angajat al său (al reclamantului); (4) dacă au existat motive sau justificări pentru a considera documentele ca fiind confidențiale; (5) dacă Comisia a luat în considerare faptul că, în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, luarea în considerare a documentelor ca fiind confidențiale stă în calea acordării accesului numai în cazul în care aceste documente se referă la chestiuni legate de siguranța publică, apărare sau chestiuni militare; și (6) dacă au existat indicii care să sugereze că Comisia a încercat să acopere administrarea defectuoasă sau o influență nedorită din partea concurenților.

1.5 Trebuie remarcat faptul că rolul Ombudsmanului este de a examina acuzațiile de administrare defectuoasă, fără a răspunde însă la întrebările specifice care i-au fost adresate de reclamanți. În orice caz, Ombudsmanul nu ar fi în măsură să răspundă la întrebări ipotetice precum cea de a doua dintre întrebările adresate de reclamant. Cu toate acestea, se pare că majoritatea celorlalte întrebări sunt legate de afirmațiile care fac obiectul prezentei anchete. Prin urmare, examinarea de către Ombudsman a acestor acuzații va răspunde, de asemenea, la aceste întrebări.

1.6 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră oportun să adauge o clarificare cu privire la faptele pe care par să se bazeze a patra și a cincea întrebare a reclamantului. Trimiterea la caracterul „confidențial” al documentelor în cauză în raportul de inspecție a dosarului a fost menită să indice faptul că Ombudsmanul a luat act de poziția Comisiei potrivit căreia documentele relevante nu ar trebui divulgate reclamantului. Utilizarea acestei expresii de către Ombudsman nu înseamnă că Comisia a prezentat argumente suplimentare pentru a-și susține opinia potrivit căreia documentele nu ar trebui divulgate. În ceea ce privește trimiterea reclamantului la articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, ar trebui remarcat faptul că această dispoziție se referă la documentele „sensibile” (și nu la documentele „confidențiale”).

2 Pretinsă reziliere nelegală a contractului

2.1 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a rezilia contractul din cauza comportamentului domnului W. nu a fost conformă cu legea.

2.2 Comisia a explicat că contractul de servicii prevedea punerea la dispoziție a doi experți ai UE, un codirector și un administrator financiar/administrativ, și că, în 2000, dl W. a fost numit administrator financiar/administrativ. Un act adițional la contract a fost semnat în septembrie 2001. Potrivit Comisiei, acest act adițional a sporit considerabil responsabilitățile administratorului financiar/administrativ, inclusiv stipularea (la articolul 1.2.2 din mandat) că „acesta va împărți responsabilitatea semnării (în ceea ce privește, de exemplu, aspectele legate de achiziții, cererile de transfer, gestionarea conturilor și a contractelor) cu directorul chinez”. Comisia a susținut că printre responsabilitățile și funcțiile încredințate dlui W. se numără „responsabilitatea în materie de achiziții și contractare” și obligația de a „înlocui, ad interim, codirectorul CE, șeful echipei” [articolul 4 alineatul (1) din mandat].

La 2 aprilie 2002, Comisia se adresase în scris RRI pentru a-i reproșa domnului W. că nu își îndeplinea noile responsabilități și funcții. La 6 iunie 2002, aceste preocupări au fost exprimate din nou. Cu toate acestea, potrivit Comisiei, situația nu s-a schimbat.

La 30 ianuarie 2003, Comisia a avertizat din nou RRI că va fi reținută cu încălcarea contractului în cazul în care această situație nu se schimbă. În răspunsul său din 5 februarie 2003, RRI a promis să clarifice problema de îndată ce domnul W. se va fi întors din concediul său. Potrivit Comisiei, situația nu s-a schimbat însă, iar domnul W. a continuat să amâne asumarea tuturor noilor responsabilități. Comisia a susținut că plângerile în acest sens au continuat să ajungă la delegație din partea tuturor părților interesate (codirector chinez și codirector UE), care au fost obligate să preia acest volum de muncă suplimentar.

Comisia a susținut că decizia sa de a rezilia contractul în conformitate cu articolul 15 din acesta din urmă a fost, prin urmare, corectă.

2.3 Înainte de a aborda prezenta acuzație, Ombudsmanul consideră util să sublinieze că nu are niciun mandat pentru a examina comportamentul domnului W. Prin urmare, ancheta sa se limitează la a verifica dacă decizia Comisiei de a rezilia contractul ca urmare a comportamentului domnului W. a fost conformă cu legea.

2.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că reclamantul nu contestă faptul că responsabilitățile dlui W. au fost sporite prin actul adițional la contract menționat mai sus și că aceste atribuții au inclus o responsabilitate în domeniul "achizițiilor și contractării".

2.5 Ombudsmanul a examinat dosarul Comisiei în acest caz. Documentele inspectate cu această ocazie au arătat că domnul W. părea într-adevăr să presupună că nu avea nicio responsabilitate în domeniul „achizițiilor publice și al contractelor” și că mai multe elemente care se încadrează în acest domeniu trebuiau, prin urmare, să fie tratate de alte persoane implicate în punerea în aplicare a proiectului. Este adevărat că reclamantul a subliniat că unele dintre documentele relevante proveneau de la codirectorul UE, un angajat al unei societăți concurente. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că documentele relevante includ, de asemenea, mesaje din partea domnului W. însuși și că conținutul acestor mesaje susține, de asemenea, poziția Comisiei.

2.6 În observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul a presupus că Comisia ar fi putut avea motive suplimentare pentru rezilierea contractului. Ombudsmanul, ale cărui servicii au examinat dosarul Comisiei, nu are cunoștință de astfel de motive suplimentare. În plus, acesta consideră că faptul că domnul W. nu și-a asumat toate responsabilitățile care i-au fost atribuite prin mandatul modificat ar fi fost, în orice caz, suficient pentru a îndreptăți Comisia să rezilieze contractul în speță.

2.7 În aceste condiții și ținând seama de eforturile Comisiei de a rezolva problema, poziția Comisiei pare rezonabilă. Prin urmare, nu se poate constata nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește decizia Comisiei de a rezilia contractul.

3 Presupusa neacordare a accesului la documente

3.1 În februarie 2004, reclamantul a solicitat Comisiei accesul la documentele privind rezilierea contractului. Această cerere a fost respinsă de Comisie. În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că, procedând astfel, Comisia nu a respectat Regulamentul 1049/2001. Reclamantul a precizat că plângerea sa se referea doar la a treia dintre cele trei categorii de documente identificate de Comisie în acest context. Această categorie a fost descrisă de Comisie ca incluzând „diferite corespondențe, în principal prin e-mail, între diverse persoane în legătură cu executarea contractului”.

3.2 În avizul său, Comisia a considerat că divulgarea acestor mesaje ar fi dăunătoare pentru domnul W. ca individ, având în vedere că ar afecta atât integritatea sa personală, cât și interesele sale comerciale în ceea ce privește poziția sa pe piața forței de muncă. Comisia a subliniat că nu exista niciun motiv să se presupună că domnul W. era personal responsabil pentru nerespectarea noului mandat. Refuzul său de a-și asuma noile responsabilități ar fi putut fi cauzat de poziția sa contractuală cu RRI sau cu reclamantul.

3.3 În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că categoria relevantă de documente cuprinde 16 documente. Comisia a susținut că divulgarea acestor documente ar submina protecția „vieții private și a integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal” [articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. Aceasta a susținut, de asemenea, că divulgarea unor astfel de date ar putea avea loc numai dacă sunt îndeplinite condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (7). Comisia a observat că articolul 8 litera (b) din acest regulament impune solicitantului să stabilească necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal și impune instituției să se asigure că transferul nu aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. Cu ocazia consultării dosarului, Comisia a precizat că a continuat să considere că decizia sa era justificată și în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001.

3.4 La 29 aprilie 2005, Ombudsmanul a adresat Comisiei un proiect de recomandare în care recomanda ca aceasta din urmă să reexamineze cererea reclamantului de acces la documente. Această propunere s-a bazat pe opinia potrivit căreia Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a acorda acces la documentele relevante.

3.5 În avizul său detaliat, Comisia a explicat că, deși era convinsă că a tratat în mod corespunzător cererea reclamantului de acces la documente și că și-a motivat în mod corespunzător decizia de a nu divulga cele 16 documente în cauză (listă pe care a furnizat-o), a reexaminat totuși cererea reclamantului, într-un spirit de bună cooperare. Prin urmare, Comisia a decis să acorde acces parțial la documentele nr. 1-13.

Comisia a subliniat că a trebuit să ia în considerare consecințele divulgării publice. În opinia sa, divulgarea documentelor în discuție în prezenta cauză ar aduce atingere reputației expertului. Acest lucru ar submina protecția integrității sale și a intereselor sale comerciale, deoarece l-ar putea pune într-o poziție nefavorabilă pe piața forței de muncă. Cu toate acestea, Comisia a luat în considerare posibilitatea de a acorda un acces parțial.

Comisia a declarat în repetate rânduri că expertul reclamantului nu și-a îndeplinit noile sarcini, care au fost incluse în mandatul revizuit. În măsura în care documentele reflectau această stare de fapt, conținutul lor putea fi divulgat. Cu toate acestea, divulgarea documentelor care conțin afirmații referitoare la expertul reclamantului, care au depășit declarația de mai sus, ar afecta în mod clar reputația acestei persoane.

Comisia a considerat, de asemenea, că divulgarea identității codirectorului UE ar aduce atingere protecției integrității acestuia, întrucât numele său apare în legătură cu acuzații privind executarea necorespunzătoare a obligațiilor contractuale. În plus, în ceea ce privește documentele nr. 1, nr. 2 și nr. 6, Comisia a considerat că numele persoanelor care doar executau transferul de documente în numele altora le compromiteau reputația.

3.6 Din toate motivele de mai sus, Comisia a considerat că nu poate divulga identitatea următoarelor persoane: a) expertul; (2) codirectorul UE; (3) persoana de contact din biroul angajatorului codirectorului; și (4) o persoană care a corespondat cu expertul în numele unui contractant.

Pe această bază, Comisia a adoptat următoarea poziție:

(1) Conținutul documentelor nr. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 și 13 a putut fi divulgat într-o versiune eliminată, din care au fost eliminate numele unor persoane.

(2) Documentele nr. 4, 5, 7 și 8 conțineau pasaje care nu aveau legătură cu cererea de acces a reclamantului. Aceste mesaje au fost omise din documente. Conținutul părților rămase ar putea fi divulgat într-o versiune eliminată, din care au fost șterse numele unor persoane.

(3) În documentele nr. 3, 4 și 5, numele unei societăți contractante a fost șters pentru a proteja interesele sale comerciale, întrucât această societate a fost menționată în legătură cu o problemă administrativă. În plus, cuantumurile plăților în avans către reclamant și către o altă societate au fost, de asemenea, anulate, din același motiv.

(4) A trebuit să se refuze accesul la documentele nr. 14, 15 și 16, întrucât divulgarea acestora ar submina protecția unei persoane identificate, precum și interesele sale comerciale. Întrucât aceste scrisori nu conțineau alte elemente decât afirmații referitoare la o persoană identificabilă, nu s-a putut acorda acces parțial.

Comisia a anexat versiuni editate ale documentelor la care s-a acordat acces parțial.

3.7 În observațiile sale, reclamantul a subliniat că salută concesiile făcute de Comisie, dar a subliniat că acestea nu merg suficient de departe. Reclamantul a subliniat că nu există nicio obiecție cu privire la ștergerea numelor persoanei de contact din biroul angajatorului codirectorului și ale unei persoane care a corespondat cu expertul în numele unui contractant sau cu privire la ștergerea detaliilor contractuale.

Cu toate acestea, reclamantul a considerat că nu este posibil să se vadă modul în care divulgarea numelui codirectorului UE ar putea amenința integritatea acestuia din urmă. În opinia reclamantului, nu a existat niciun motiv care să justifice ștergerea numelui domnului W.

În ceea ce privește documentele nr. 14-16, reclamantul a susținut că Comisia a susținut că divulgarea documentelor care conțin acuzații referitoare la expert, care depășesc afirmația potrivit căreia acesta nu și-a îndeplinit sarcinile care decurg din noul mandat, ar aduce în mod clar prejudicii acestei persoane. Reclamantul a considerat că acest lucru este surprinzător. Aceasta a subliniat că cererea sa de acces urmărea exclusiv să obțină accesul la documentele pe care se întemeiase decizia de reziliere a contractului. Comisia a fost cea care a făcut referire la documentele nr. 1-16 ca fiind relevante în acest context. În opinia reclamantului, faptul că, în prezent, Comisia s-a referit la acuzații suplimentare împotriva dlui W. a sugerat că Comisia a reziliat contractul (și) din alte motive decât cel prezentat în scrisoarea pe care Comisia a trimis-o la momentul respectiv. Nu a existat niciun temei pentru a refuza accesul la documentele relevante. Prin urmare, Ombudsmanul ar trebui să încerce să oblige Comisia să acorde acces la documentele nr. 14-16.

3.8 Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a reexaminat cererea reclamantului de acces la documente și, prin urmare, s-a conformat proiectului său de recomandare. Prin urmare, rămâne să se examineze dacă măsurile luate de Comisie în acest context sunt satisfăcătoare.

3.9 Din Regulamentul 1049/2001 rezultă că accesul la documente trebuie acordat, cu excepția cazului în care se poate demonstra că se aplică una dintre excepțiile prevăzute în regulament. Prin urmare, buna practică administrativă impune ca o administrație care dorește să invoce o astfel de excepție să prezinte explicații rezonabile pentru a demonstra că această excepție este într-adevăr aplicabilă.

3.10 Ombudsmanul observă că, în avizul său detaliat, Comisia a prezentat explicații detaliate pentru a-și justifica opinia potrivit căreia divulgarea integrală a documentelor relevante ar submina protecția integrității expertului reclamantului, precum și interesele sale comerciale și, prin urmare, ar fi contrară articolului 4 alineatul (1) litera (b) și articolului 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001. Prin urmare, Comisia a considerat că nu se putea acorda decât un acces parțial și a furnizat copii ale versiunilor eliminate la care, în opinia sa, se putea acorda accesul. În observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul a subliniat că nu se opune ștergerii numelui persoanei de contact din biroul angajatorului codirectorului și al unei persoane care a corespondat cu expertul în numele unui contractant sau ștergerii detaliilor contractuale. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că examinarea sa trebuie să se limiteze la a evalua dacă Comisia a acționat în mod corespunzător (1) prin ștergerea numelui dlui W., expertul reclamantului, (2) prin ștergerea numelui codirectorului european și (3) prin refuzul accesului la documentele nr. 14-16.

3.11 În ceea ce privește primul dintre aceste aspecte, Ombudsmanul observă că, pentru a-și justifica opinia potrivit căreia nu există niciun motiv pentru a justifica ștergerea numelui expertului, reclamantul s-a bazat pe faptul că documentele relevante descriu aspecte pur factuale, și anume faptul că anumite servicii nu au fost furnizate în cazul de față. În opinia reclamantului, Comisia nu a fost în măsură, pe această bază, să răspundă la întrebarea dacă vina pentru această omisiune aparține reclamantului sau expertului reclamantului. Ombudsmanul este de acord că conținutul documentelor relevante nu răspunde la această întrebare. Cu toate acestea, ar trebui să se țină seama de faptul că aceste documente clarifică faptul că expertul reclamantului - indiferent de motiv - nu și-a îndeplinit obligațiile prevăzute în mandatul revizuit. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că opinia Comisiei potrivit căreia divulgarea integrală a acestor documente ar submina protecția integrității expertului reclamantului, precum și interesele sale comerciale nu pare a fi nerezonabilă. În plus, trebuie să se țină seama de faptul că, astfel cum a arătat în mod întemeiat Comisia, un document care este pus la dispoziția unui solicitant în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001 trebuie să fie pus ulterior la dispoziția oricărui alt solicitant. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia a acționat în mod corespunzător prin decizia de a acorda doar un acces parțial, și anume prin divulgarea documentelor relevante, eliminând în același timp numele expertului reclamantului.

3.12 Din motive de exhaustivitate, Ombudsmanul consideră util să adauge că evaluarea de mai sus se concentrează asupra modului în care Comisia a tratat cererea de acces a reclamantului, care se baza pe Regulamentul 1049/2001. În observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul s-a referit la un proces între el și expertul său, care pare să fie încă pendinte în fața instanțelor germane pentru litigii de muncă. În acest context, ar trebui remarcat faptul că, în avizul său inițial privind plângerea, Comisia a afirmat că documentele relevante ar putea fi puse la dispoziția unei autorități judiciare în urma unui ordin judecătoresc de a le prezenta.

3.13 În ceea ce privește al doilea dintre aspectele menționate mai sus, Ombudsmanul observă că Comisia și-a justificat decizia de a șterge numele codirectorului UE, considerând că divulgarea identității acestei persoane ar submina protecția integrității sale, deoarece numele său a apărut în legătură cu acuzațiile privind executarea necorespunzătoare a obligațiilor contractuale. Cu toate acestea, este foarte clar că aceste acuzații au fost adresate expertului reclamantului sau reclamantului însuși, dar nu și codirectorului UE. În plus, după cum a observat în mod corect reclamantul, Comisia consideră în mod clar că afirmațiile făcute sau transmise de această persoană au fost corecte. În aceste condiții, Ombudsmanul nu înțelege modul în care necesitatea de a proteja integritatea acestei persoane în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 ar putea îndreptăți Comisia să șteargă numele codirectorului UE din documentele în cauză.

În plus, ar trebui să se țină seama de faptul că Comisia și-a justificat decizia din 26 aprilie 2004 de a refuza accesul în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) și al articolului 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001 numai în ceea ce privește expertul reclamantului. Acceptarea argumentului Comisiei potrivit căruia ar trebui să se țină seama și de necesitatea de a proteja interesele codirectorului UE ar echivala, așadar, cu a permite Comisiei să se întemeieze pe un motiv care nu fusese invocat în decizia inițială. Ombudsmanul consideră că acest lucru nu ar fi acceptabil.

3.14 În ceea ce privește a treia dintre chestiunile menționate mai sus, trebuie remarcat mai întâi că, în răspunsul la o solicitare de informații suplimentare formulată de Ombudsman, Comisia a enumerat documentele care aparțineau celei de-a treia categorii de documente la care s-a refuzat accesul. Această listă cuprinde documentele nr. 14-16. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia nu ar fi în măsură să susțină că aceste documente nu fac obiectul cererii de acces. Ombudsmanul consideră că poziția pe care Comisia a adoptat-o efectiv cu privire la aceste documente în avizul său detaliat nu este pe deplin clară. În observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul părea să presupună că Comisia a refuzat accesul la aceste documente pe motiv că acestea conțineau (potrivit Comisiei) acuzații împotriva expertului reclamantului care o depășeau pe cea pe care Comisia a făcut-o în mod repetat (și anume că acesta nu îndeplinise noile sarcini, care fuseseră incluse în mandatul revizuit). Ombudsmanul consideră că această interpretare a avizului detaliat pare a fi rezonabilă.

În ceea ce privește fondul poziției Comisiei, este adevărat că, în proiectul său de recomandare, Ombudsmanul a subliniat că Comisia și-a prezentat argumentul potrivit căruia domnul W. nu și-a îndeplinit atribuțiile în avizul său, un document accesibil publicului. Ombudsmanul a concluzionat că, prin urmare, era dificil de văzut ce daune suplimentare ar putea aduce divulgarea documentelor relevante dreptului domnului W. la viață privată și integritate sau intereselor sale comerciale. În mod evident, acest raționament nu s-ar aplica în cazul altor acuzații împotriva domnului W. care este posibil să nu fi fost încă făcute publice. Cu toate acestea, trebuie să se țină seama de faptul că, în proiectul său de recomandare, Ombudsmanul a considerat de asemenea că, chiar presupunând că viața privată, integritatea sau interesele comerciale ale domnului W. ar putea fi afectate de divulgarea documentelor, Comisia nu a luat în considerare în mod adecvat posibilitatea de a acorda un acces parțial, de exemplu prin acordarea accesului la versiunile documentelor în care numele domnului W. a fost șters. Ombudsmanul consideră că acest argument continuă să fie valabil și că s-ar aplica și în situația pe care Comisia pare să o fi avut în vedere la elaborarea avizului său detaliat. Prin urmare, este dificil de înțeles motivul pentru care Comisia nu ar putea acorda un acces parțial la documentele nr. 14-16 în același mod în care a acordat accesul la toate celelalte documente, și anume după ce a șters numele domnului W.

3.15 În aceste condiții și recunoscând că, în avizul său detaliat, Comisia a parcurs un drum lung pentru a răspunde preocupărilor sale, Ombudsmanul continuă să creadă că Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a acorda acces la documentele relevante în ceea ce privește numele codirectorului UE și documentele nr. 14-16. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

4 Concluzie

4.1 Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică:

Din Regulamentul 1049/2001 rezultă că accesul la documente trebuie acordat, cu excepția cazului în care se poate demonstra că se aplică una dintre excepțiile prevăzute în regulament. Prin urmare, buna practică administrativă impune ca o administrație care dorește să invoce o astfel de excepție să prezinte o explicație rezonabilă pentru a demonstra că această excepție este într-adevăr aplicabilă. În speță, Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a acorda accesul la documentele relevante în ceea ce privește numele codirectorului UE și documentele nr. 14-16. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

4.2 În observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul a sugerat că Ombudsmanul ar trebui să încerce să determine Comisia să acorde acces la documentele nr. 14-16. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că Ombudsmanul a prezentat deja un proiect de recomandare în cazul de față. Ar trebui remarcat faptul că articolul 3 alineatul (7) din Statutul Ombudsmanului European prevede că, după ce a formulat un proiect de recomandare și după ce a primit avizul detaliat al instituției sau organului în cauză, Ombudsmanul trimite un raport Parlamentului European și instituției sau organului în cauză. Prin urmare, este clar că Ombudsmanul nu are posibilitatea de a emite un nou proiect de recomandare în cazul în care consideră că proiectul de recomandare pe care l-a formulat nu a fost pus în aplicare în mod corespunzător.

4.3 În raportul său anual pentru 1998, Ombudsmanul a subliniat că posibilitatea de a prezenta Parlamentului European un raport special este de o valoare inestimabilă pentru activitatea sa. El a adăugat că, prin urmare, rapoartele speciale nu ar trebui prezentate prea frecvent, ci numai în legătură cu aspecte deosebit de importante în cazul cărora Parlamentul a fost în măsură să ia măsuri pentru a asista Ombudsmanul (8). Raportul anual pentru 1998 a fost prezentat Parlamentului European și aprobat de acesta.

4.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că prezenta cauză se referă la tratarea de către Comisie a unei cereri de acces la documente referitoare la un contract specific. El observă, de asemenea, că nu este clar ce măsuri ar putea lua Parlamentul pentru a asista Ombudsmanul și reclamantul în cazul de față. Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul concluzionează că nu este oportun să prezinte Parlamentului un raport special.

4.5 Prin urmare, Ombudsmanul va trimite Comisiei o copie a acestei decizii și va include un scurt rezumat în raportul anual pentru 2005, care va fi prezentat Parlamentului. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Disponibil pe site-ul Ombudsmanului (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) JO 2001, L 145, p. 43.

(3) Comisia a furnizat o listă a acestor documente.

(4) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.

(5) Proiectul de recomandare este disponibil pe site-ul Ombudsmanului (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) JO 2001, L 145, p. 43.

(7) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.

(8) Raportul anual pentru 1998, p. 27-28.