Reuniune de la distanță prin WebEx

Prezent(ă)

Comisia Europeană

Cinci membri ai Secretariatului General (SG)

Patru membri ai DG Resurse Umane și Securitate (DG HR)

Doi membri ai DG Concurență (DG COMP)

Ombudsmanul European (Direcția de anchete)

Dna FULLER Silvia, responsabilă cu anchetele

Dl LESAUVAGE Christophe, expert juridic

Dna EHNERT Tanja, coordonatoare pentru anchete

Dna MARIN Oana, responsabilă cu anchetele

Dna KOSMOPOULOU Maria Eleni, stagiară pentru anchete

Scopul reuniunii

Scopul reuniunii a fost ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să clarifice modul în care Comisia Europeană a tratat cererea reclamantului de acces public la documentele privind mutarea unui fost membru al personalului DG COMP în sectorul privat, în special:

1) dacă, după înregistrarea cererii de acces public, Comisia a căutat și a identificat orice documente care intrau în domeniul de aplicare al cererii reclamantului; și

2) motivul pentru care Comisia nu a urmat abordarea pe care a adoptat-o atunci când a tratat cereri anterioare similare de acces public formulate de reclamant. În special, în trecut, deși a refuzat accesul în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) și al articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001, Comisia a furnizat informații generale cu privire la procesele la care se refereau cererile de acces respective. În special, Comisia (i) identificase documentele care intrau în domeniul de aplicare al cererii; (ii) a identificat numărul de cereri formulate de (fostul) membru al personalului și temeiul juridic al acestora; și (iii) a descris condițiile în care fostul membru al personalului putea desfășura noile activități.

Întrebările au fost trimise Comisiei înainte de reuniune, împreună cu solicitarea de reuniune, la 12 iunie 2023.

Înainte de reuniune și în urma solicitării Ombudsmanului, Comisia a furnizat echipei de anchetă informații relevante cu privire la cererea reclamantului.

Introducere și informații procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat, a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru întâlnirea cu aceștia și a stabilit scopul reuniunii. Acestea au subliniat cadrul juridic care se aplică reuniunilor organizate de Ombudsman, în special faptul că Ombudsmanul nu va divulga nicio informație identificată de Comisie ca fiind confidențială, nici reclamantului, nici oricărei alte persoane din afara biroului Ombudsmanului, fără consimțământul prealabil al Comisiei ^[1].

Echipa de anchetă a explicat că va elabora un proiect de raport privind reuniunea, care va fi trimis Comisiei pentru a se asigura că conținutul este exact din punct de vedere faptic și complet. Raportul reuniunii va fi apoi finalizat, inclus în dosar și furnizat reclamantului. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport și nu ar fi furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe.

Schimbul de informații

Identificarea documentelor care intră în domeniul de aplicare al cererii reclamantului

Reprezentanții Comisiei au clarificat faptul că, atunci când DG HR a tratat cererea de acces public în etapa inițială, aceasta știa dacă documentele solicitate existau sau nu, dar nu a considerat oportun să le identifice în ipoteza existenței lor. Acest lucru se datorează faptului că, în cazul în care ar exista, documentele solicitate ar conține date cu caracter personal în întregul lor și chiar dezvăluirea existenței lor ar echivala cu un transfer de date cu caracter personal. Întrucât reclamantul nu a îndeplinit cerința prevăzută la articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725 [2], și anume nu a stabilit, în cererea sa de acces public, necesitatea transferului datelor cu caracter personal într-un scop specific de interes public, Comisia a considerat că nici măcar nu putea confirma sau infirma existența documentelor solicitate.

Reprezentanții Comisiei au clarificat, de asemenea, faptul că, atunci când tratează cererile de confirmare, Secretariatul General se bazează pe contribuțiile direcției generale care este responsabilă de tratarea cererii inițiale. În acest caz specific, DG HR a fost cea care a furnizat o contribuție și informațiile necesare.

Având în vedere că cererea de acces public nu a stabilit nicio necesitate de a transfera datele cu caracter personal reclamantului, Comisia și-a confirmat concluzia anterioară potrivit căreia nu este necesar să se identifice documente și să se efectueze evaluarea individuală a acestora.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a solicitat clarificări cu privire la motivele pentru care Comisia a considerat că nu poate proceda la identificarea documentelor, având în vedere că articolele 12B, 16 și 40 din Statutul funcționarilor UE prevăd anumite proceduri și, prin urmare, ar putea constitui baza pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Reprezentanții Comisiei au clarificat faptul că, în temeiul Regulamentului 2018/1725, persoana vizată are dreptul de a fi informată cu privire la fiecare prelucrare a datelor sale cu caracter personal. Aceasta include identificarea și orice trimitere la documentele legate de procedurile prevăzute la articolele 12B, 16 și 40 din Statutul funcționarilor UE. Întrucât cererea de acces public nu îndeplinea condițiile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725, continuarea identificării și a trimiterii la eventualele documente relevante ar constitui o încălcare a securității datelor, pentru care Comisia ar trebui să informeze persoana vizată. Având în vedere toate cele de mai sus, Comisia nu a întreprins astfel de acțiuni.

În urma unei întrebări adresate de echipa de anchetă a Ombudsmanului, reprezentanții Comisiei au remarcat că nu au informat persoana vizată cu privire la cererea de acces și nici nu i-au solicitat consimțământul pentru a-și divulga datele cu caracter personal. Astfel de acțiuni nu au fost luate în considerare, întrucât reclamantul nu a prezentat niciun argument care să stabilească necesitatea transferului datelor cu caracter personal. Reprezentanții Comisiei au clarificat faptul că articolul 9 din Regulamentul 2018/1725 nu prevede că instituția solicită consimțământul persoanei vizate. Reprezentanții Comisiei au declarat, de asemenea, că nu au contactat persoana vizată nici în etapa de confirmare.

Abordarea urmată în prezenta cerere de acces public

Reprezentanții Comisiei au afirmat că Comisia aplică niveluri diferite de transparență atunci când tratează cererile de acces public referitoare la membrii personalului Comisiei, în funcție de faptul dacă cererea se referă la membri ai personalului aflați în funcții de conducere de nivel superior sau inferior.

Reprezentanții Comisiei au remarcat, de asemenea, că cererile anterioare de acces menționate de reclamant se refereau la personalul Comisiei care deținea funcții de conducere de nivel superior sau care făcea parte din cabinetul unui comisar. Dimpotrivă, cererea actuală de acces public formulată de reclamant se referea la un fost membru al personalului care, înainte de a părăsi Comisia, nu deținea o funcție de conducere de nivel superior sau o funcție într-un birou privat.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a întrebat dacă Comisia a luat în considerare, în evaluarea sa, faptul că persoana vizată și-a făcut publică mutarea de la Comisie la sectorul privat.

Reprezentanții Comisiei au răspuns că, în cursul prelucrării cererii, fie nu aveau cunoștință de nicio informație relevantă făcută publică de persoana vizată, fie considerau că aceste informații sunt insuficiente pentru a conduce la o concluzie diferită, având în vedere politica Comisiei de tratare a acestor cereri.

În sfârșit, echipa de anchetă a Ombudsmanului a arătat că abordarea strictă urmată de Comisie în speță putea genera impresia că procedurile statutare nu au fost urmate, întrucât niciun document nu a fost identificat în răspunsul Comisiei la cererea reclamantului.

Reprezentanții Comisiei au răspuns că formularea utilizată în astfel de cazuri se axează pe lipsa unor temeiuri juridice pentru a proceda la identificarea documentelor solicitate. Ca atare, Comisia nu consideră că dă impresia că documentele nu există sau că procedurile nu sunt urmate. În schimb, aceasta se concentrează pe faptul că nu poate confirma sau infirma existența acestor documente, întrucât Regulamentul 2018/1725 nu permite identificarea lor, întrucât acest lucru ar constitui o prelucrare ilegală a datelor cu caracter personal.

Încheierea reuniunii

Echipa de anchetă a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru timpul acordat și pentru explicațiile furnizate, iar reuniunea s-a încheiat.

În urma reuniunii, reprezentanții Comisiei au furnizat echipei de anchetă a Ombudsmanului politica Comisiei privind prelucrarea cererilor de acces public referitoare la membrii personalului care nu ocupă posturi de conducere.

Bruxelles, 24 august 2023

Silvia Fuller Christophe Lesauvage

Responsabil cu anchetele Expert juridic

[1] Articolul 4.8 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European.

[2] Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (Regulamentul 2018/1725).