Titlul cazului: Refuzul Comisiei Europene de a acorda acces public la mesajele text schimbate între președinta Comisiei și directorul general al unei companii farmaceutice cu privire la achiziționarea unui vaccin împotriva COVID-19

Data: Marți, 5 octombrie 2021

Reuniune de la distanță (Webex)

Prezent(ă)

Comisia Europeană (Secretariatul General)

Director (Transparență, eficiență și amplitudine; Resurse)

Șef de unitate adjunct (Transparență, gestionarea documentelor și accesul la documente)

Șef de unitate adjunct (Sănătate, educație și cultură)

Responsabil de politici - șef de echipă, gestionarea înregistrărilor și arhive

Responsabil juridic și de politici - Accesul la documente

Expert principal - coordonator pentru relații interinstituționale - relațiile cu Ombudsmanul European

Ombudsmanul European (Direcția anchete)

Dna HICKEY Rosita, directoare pentru anchete

Dl DYRBERG Peter, expert în anchete și procese

Dna KING Jennifer, expertă juridică

Dna GEHRING Michaela, responsabilă cu anchetele

Dna EHNERT Tanja, responsabilă cu anchetele

Scopul reuniunii

Scopul reuniunii a fost ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să obțină informații suplimentare cu privire la caz, în special (i) cu privire la politica Comisiei privind păstrarea evidenței mesajelor text (denumită în continuare și „texte”) și la modul în care această politică este pusă în aplicare în practică și (ii) dacă și, în caz afirmativ, în ce mod și unde Comisia a căutat posibile mesaje text care se încadrează în cererea reclamantului.

Introducere și informații procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat, a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru întâlnirea cu aceștia și a stabilit scopul reuniunii. Acestea au subliniat cadrul juridic care se aplică reuniunilor organizate de Ombudsman, în special faptul că Ombudsmanul nu va divulga nicio informație identificată de Comisie ca fiind confidențială, nici reclamantului, nici oricărei alte persoane din afara biroului Ombudsmanului, fără consimțământul prealabil al Comisiei ^[1].

Echipa de anchetă a explicat că va elabora un proiect de raport privind reuniunea, care va fi trimis Comisiei pentru a se asigura că acesta este exact din punct de vedere faptic și complet. Raportul reuniunii va fi apoi finalizat, inclus în dosar și furnizat reclamantului. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport și nu ar fi furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe.

Informații furnizate de Comisie

Cu privire la politica Comisiei în materie de ținere a evidențelor

Reprezentanții Comisiei au explicat că normele Comisiei privind păstrarea evidențelor sunt prevăzute în „Decizia sa privind gestionarea evidențelor și arhivele”^[2], precum și în „Orientările privind înregistrarea documentelor”^[3].

Articolul 7 alineatul (1) din decizie conține următoarea definiție a documentelor care trebuie înregistrate în sistemul Comisiei de gestionare a documentelor:

„Documentele se înregistrează în cazul în care conțin informații importante care nu sunt de scurtă durată sau în cazul în care pot implica acțiuni sau acțiuni ulterioare din partea Comisiei sau a unuia dintre departamentele acesteia.”

în timp ce orientările stabilesc următoarele criterii detaliate pentru înregistrare:

„(...) În cazul în care răspunsul la toate întrebările următoare este „da”, documentul trebuie să fie înregistrat în Ares și/sau în sistemul de gestionare a documentelor corporative relevant.

1. Documentul se referă la politicile, activitățile sau deciziile care intră în sfera de responsabilitate a instituției?

2. Informațiile conținute în document sunt importante și nu sunt de scurtă durată?

Această întrebare necesită o judecată subtilă, ținând seama de conținutul și contextul documentului în cauză.

• Un document care necesită acțiuni sau acțiuni ulterioare din partea Comisiei Europene sau a unuia dintre departamentele acesteia sau care implică responsabilitatea instituției este important și nu este de scurtă durată. De asemenea, un document care ar putea fi necesar ulterior ca dovadă în conformitate cu normele și reglementările aplicabile „procesului comercial” subiacent este considerat important și nu de scurtă durată;
• În schimb, informațiile sunt considerate neimportante și de scurtă durată dacă nepăstrarea lor nu ar avea niciun efect administrativ sau juridic negativ pentru Comisia Europeană.

3. Documentul este întocmit sau primit de Comisia Europeană?

• Un document este considerat „elaborat” numai dacă este „stabil”, și anume dacă a fost aprobat ca fiind gata de transmitere de către persoana împuternicită să își asume responsabilitatea pentru conținutul său în conformitate cu normele și reglementările aplicabile „procesului operațional” subiacent;
• Această persoană nu trebuie să fie persoana însărcinată cu sarcina practică de redactare sau dactilografiere, ci mai degrabă persoana sau entitatea administrativă responsabilă de conținut în conformitate cu cerințele procedurale și cu normele interne ale Comisiei Europene pentru procesul comercial în cauză;
• Un document este considerat „primit” dacă a fost transmis în mod intenționat Comisiei Europene de către expeditorul (extern).”

Reprezentanții Comisiei au considerat că textele și mesajele similare sunt de scurtă durată și efemere, astfel încât nu îndeplinesc criteriile menționate mai sus pentru înregistrarea lor în sistemul Comisiei de gestionare a documentelor. Cu toate acestea, reprezentanții Comisiei au afirmat că aspectul relevant pentru a stabili dacă informațiile sunt înregistrate nu este suportul acestora, ci conținutul lor. Prin urmare, în cazul în care conținutul unui text ar fi de natură să reflecte o decizie a Comisiei sau să angajeze Comisia în vreun fel, acesta ar trebui să fie înregistrat ca și alte documente, de exemplu, prin înregistrarea informațiilor sub forma unei note la dosarul relevant.

Până în prezent, Comisia nu a înregistrat niciun mesaj text în sistemul său de gestionare a documentelor. Acest lucru este logic, având în vedere că textele sunt, de obicei, de scurtă durată și nu sunt utilizate în procesul decizional oficial al Comisiei și nu angajează instituția.

Întrucât se consideră că textele nu îndeplinesc criteriile de înregistrare, Comisia nu dispune de un mecanism tehnic în acest scop. În schimb, există un mecanism pentru e-mailuri care pot fi înregistrate destul de ușor în sistemul Comisiei de gestionare a documentelor, făcând clic pe un singur buton (dacă îndeplinesc cele trei criterii prevăzute în orientări, astfel cum s-a menționat mai sus). Având în vedere că nu sunt înregistrate, textele nu fac ulterior obiectul calendarului de păstrare al Comisiei.

Pentru a asigura sensibilizarea personalului cu privire la ceea ce trebuie înregistrat, Comisia oferă cursuri periodice de formare privind gestionarea documentelor la toate nivelurile, inclusiv pentru ofițerii de birou, șefii de unitate și membrii cabinetului. Deși această formare se bazează pe orientările Comisiei, tratarea textelor și a mesajelor instantanee nu este menționată în mod specific în timpul formării. Deoarece mesajele text nu sunt înregistrate, participanții nu primesc instrucțiuni cu privire la modul în care ar trebui înregistrat un text. Cu toate acestea, orientările disponibile în cadrul Comisiei subliniază că, în cazul în care informațiile conținute într-un text au fost considerate importante, de lungă durată și pentru a îndeplini criteriile de înregistrare stabilite mai sus, acestea ar trebui înregistrate și păstrate ca o înregistrare într-un format diferit, cum ar fi, de exemplu, o notă la dosar.

În plus, fiecare direcție generală (DG) are un expert în etică și transparență care beneficiază periodic de formare specifică privind păstrarea evidențelor. Acești experți se reunesc lunar pentru a discuta evoluțiile din domeniu. Aceștia, la rândul lor, își formează colegii din cadrul direcției generale și servesc drept punct de contact în caz de întrebări.

În ceea ce privește cabinetele comisarilor, fiecare dintre aceștia are un responsabil cu gestionarea documentelor (DMO), care beneficiază de formare privind gestionarea documentelor la începutul fiecărui nou mandat. Ulterior, cabinetelor le revine sarcina de a-și institui procesele pentru a asigura respectarea normelor Comisiei privind păstrarea evidențelor.

În ceea ce privește identificarea documentelor care trebuie înregistrate, reprezentanții Comisiei au afirmat că este responsabilitatea fiecărui autor/beneficiar al unui document să efectueze o evaluare și să decidă dacă acesta îndeplinește criteriile.

În ceea ce privește cererile de acces public la documente, reprezentanții Comisiei au explicat că, în etapa inițială de prelucrare, cererea este atribuită serviciului competent, de la care (ar putea) proveni documentele, ținând seama de obiectul cererii. DG relevantă și Cabinetul ^[4] (în cazul în care cererea se referă la documente ale Cabinetului) efectuează apoi o căutare inițială a unor posibile documente. În cazul în care nu există documente, iar solicitantul își exprimă îndoiala cu privire la acest lucru (prin depunerea unei „cereri de confirmare”), unitatea C1 „Transparență, gestionarea documentelor & accesul la documente” a SG contactează din nou direcția generală relevantă în cauză și solicită ca aceasta să efectueze din nou căutări. În cazul în care direcția generală confirmă că nu există documente suplimentare, unitatea C1 „Transparență, gestionarea documentelor & accesul la documente” necesită o notă semnată din partea directorului general, care să confirme această declarație. 

În ceea ce privește utilizarea telefoanelor inteligente profesionale, reprezentanții Comisiei au afirmat că Comisia are o politică privind persoanele eligibile pentru a primi un telefon inteligent, care include toate cadrele de conducere, și anume toți șefii de unitate adjuncți și superiori. Cu toate acestea, Comisia are, de asemenea, o abordare de tipul „aduceți-vă propriul smartphone”, ceea ce înseamnă că personalul poate instala software relevant pe telefoanele inteligente personale pentru a-și putea accesa conturile de e-mail ale Comisiei. În acest caz, obligațiile personalului sunt stabilite în „Private Mobile Device – User’s Charter” (Dispozitiv mobil privat – Carta utilizatorului). Reprezentanții Comisiei au declarat că vor verifica dacă această politică este stabilită în scris și, în cazul în care există documente relevante, vor furniza Ombudsmanului o copie a acesteia.

Cu privire la cazul de față

În ceea ce privește cererea de acces a reclamantului, reprezentanții Comisiei au explicat că, după primirea cererii inițiale, unitatea din cadrul Secretariatului General (SG) care se ocupă de cerere a consultat cabinetul președintelui. Cabinetul a identificat trei documente care se încadrează în domeniul de aplicare al cererii. Unitatea E.4 „Sănătate, educație și amprentă; cultură” a SG responsabilă cu tratarea cererii în etapa inițială a evaluat apoi aceste trei documente și a decis să acorde reclamantului un acces parțial larg.

Atunci când reclamantul a depus o cerere de confirmare susținând că ar trebui să existe documente suplimentare, și anume texte, unitatea C1 „Transparență, gestionarea documentelor & accesul la documente” a SG, în conformitate cu procedura internă, a consultat din nou cabinetul președintelui. Cabinetul președintelui a confirmat că nu există documente suplimentare care să îndeplinească criteriile de înregistrare. SG a luat apoi în considerare această evaluare atunci când a răspuns reclamantului.

Schimburile cu cabinetul președintelui au fost înregistrate în dosarul de acces și vor fi comunicate Ombudsmanului.

Încheierea reuniunii

Echipa de anchetă a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru timpul acordat și pentru explicațiile furnizate, iar reuniunea s-a încheiat.

În urma reuniunii, Comisia a furnizat Ombudsmanului copii ale următoarelor documente pe care le-a indicat ca fiind confidențiale:

• schimburi cu cabinetul președintelui cu privire la cererea de acces a reclamantului;
• Dispozitiv mobil privat – Carta utilizatorului
• Corporate Mobile Device – User’s Charter (Dispozitiv mobil instituțional – Carta utilizatorului) și
• Două documente privind politica Comisiei de alocare a echipamentelor informatice.

Bruxelles, 8 decembrie 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Director de anchete Ofițer de anchete

[1] Articolul 4.8 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European.

[2] Decizia Comisiei din 6.7.2020 privind gestionarea evidențelor și arhivele, disponibilă la adresa: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Comisia a confirmat că acest document poate fi comunicat reclamantului. Acesta va fi anexat la prezentul raport.

[4] Este important să se sublinieze faptul că cabinetele nu răspund direct la cererile de acces la documente. Cererile, care se referă la documente emise de cabinete, sunt tratate de direcțiile generale/serviciile relevante care deservesc comisarul respectiv (inclusiv președintele și vicepreședinții Comisiei). În conformitate cu practica administrativă a Comisiei, documentele sunt, de regulă, identificate de cabinete, iar răspunsurile sunt pregătite de serviciul competent, după consultarea cabinetului în cauză cu privire la posibila divulgare.