Dl Antonio Tajani Președinte al Parlamentului European Cc: dl Klaus Welle, Secretar General

 

Strasbourg, 28.2.2019

Re: Publicarea de informații privind foștii membri ai personalului de conducere, astfel încât să se pună în aplicare interdicția de un an privind activitățile de lobby și de promovare (SI/2/2017/NF)

Stimate domnule președinte,

Problema înalților funcționari care părăsesc funcția publică a UE pentru a ocupa posturi în afara instituțiilor UE ridică două preocupări. Primul este că foștii angajați își pot folosi rețeaua privilegiată pentru a face lobby pe lângă foștii colegi. Al doilea este că, în anumite cazuri, noul loc de muncă poate intra în conflict cu interesele legitime ale Uniunii. Prin urmare, este esențial ca aceste preocupări să fie gestionate în mod cuprinzător în temeiul cadrului juridic disponibil, și anume articolul 16 din Statutul funcționarilor.

În iunie 2017, am scris unui număr de 15 instituții și agenții ale UE ^[1] pentru a le solicita opiniile cu privire la cele mai bune modalități (i) de a pune în aplicare interdicția de un an privind activitățile de lobby și de promovare pentru înalții funcționari ai UE care au părăsit funcția publică (situații de tip „ușă turnantă”) și (ii) de a publica anual informații cu privire la cazurile evaluate în acest scop ^[2].

Răspunsurile pe care le-am primit semnalează că, deși s-au depus multe eforturi, există încă loc pentru o abordare mai ambițioasă și mai armonizată în ceea ce privește modul în care instituțiile UE își îndeplinesc obligațiile.

Principalele mele concluzii sunt că instituțiile UE ar trebui:

1. să instituie măsuri de punere în aplicare adecvate scopului, care să includă o definiție funcțională a personalului de conducere, o interdicție de lobby și de promovare pe deplin eficace și o procedură de notificare a colegilor cu privire la faptul că un membru al personalului de conducere a fost supus unei interdicții de lobby și de promovare;

2. să publice informații în temeiul articolului 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor cât mai curând posibil, dar cel puțin o dată pe an, și să includă informații cu privire la evaluarea sau nu a cazurilor;

3. să publice informații cu privire la toate cazurile care au fost prezentate de personalul de conducere în primul an de la părăsirea funcției publice a UE;

4. să publice informațiile într-o secțiune dedicată de pe site-ul instituției;

5. să publice mișcările de tip „ușă turnantă” ale membrilor personalului de conducere cu privire la înscrierea în Registrul de transparență al UE a noului angajator sau a noii întreprinderi autonome a membrului personalului de conducere și să analizeze posibilitatea de a înscrie toate aceste mișcări ale instituțiilor UE în Registrul de transparență al UE [similar cu ACOBA în funcția publică din Regatul Unit ^[3]];

6. să utilizeze o definiție largă a „activității de lobby și de promovare” care să includă orice promovare directă sau indirectă a intereselor de către un fost membru al personalului de conducere în legătură cu aspecte pentru care a fost responsabil în ultimii trei ani de serviciu;

7. să adopte o politică postangajare pentru întregul personal, inclusiv publicarea de informații anonimizate și agregate cu privire la toate mutările personalului care își încetează activitatea;

8. Să utilizeze o abordare bazată pe „date deschise” pentru publicarea unor astfel de informații, pentru a facilita utilizarea unor astfel de date publice de către părți terțe.

Includem în anexa I concluziile noastre cu privire la ceea ce ar trebui să implice o aplicare efectivă a articolului 16 alineatele (3) și (4) din Statutul funcționarilor. Acestea pot servi drept orientări pentru instituțiile care urmăresc să își îmbunătățească practicile actuale.

În general, instituțiile au încercat din greu să pună în aplicare articolul 16 alineatele (3) și (4). Aș dori, în special, să salut efortul comun al șefilor agențiilor din cadrul Rețelei agențiilor UE, care au elaborat orientări privind chestiunea postangajării și prevenirea conflictelor de interese. Având în vedere dependența lor de agenți temporari și contractuali, mulți membri ai personalului agențiilor, inclusiv cei care ocupă posturi de conducere, pot ocupa un loc de muncă în afara agențiilor UE la un moment dat. În acest context, este încurajator faptul că majoritatea agențiilor au depus eforturi pentru a încerca să pună în aplicare politici postangajare solide care să acopere toți membrii personalului lor.

O serie de instituții respondente nu au publicat nicio informație în temeiul articolului 16 alineatul (4), întrucât niciun membru al personalului de conducere nu a mai plecat din 2014. Aș încuraja aceste instituții să pună în aplicare măsurile necesare pentru publicare cât mai curând posibil, pentru a se pregăti pentru orice caz potențial.

În opinia mea, registrul de transparență al UE ar trebui să devină „centrul central de transparență” pentru toate instituțiile și agențiile ^[4]. În mod specific, informațiile privind mutarea personalului de conducere ar trebui să fie publicate în noul registru de transparență al angajatorului sau în propria societate a membrului personalului, în cazul în care acesta desfășoară o activitate independentă. Acest lucru ar oferi o imagine mai bună a practicilor de angajare ale reprezentanților grupurilor de interese. Biroul meu va da curs acestei sugestii împreună cu Secretariatul comun al Registrului de transparență ^[5], pentru a examina aspectele practice ale punerii în aplicare.

Sper că veți găsi acest material util și relevant din punct de vedere practic.^[6] Vă mulțumesc pentru colaborarea cu mine în această chestiune importantă.

 

Cu stimă,

 

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 28.2.2019

 

Anexe:

• Anexa I - Raport, Concluziile Ombudsmanului privind aplicarea articolului 16 alineatele (3) și (4) din Statutul funcționarilor
• Anexa II – Prezentare generală a practicilor instituțiilor pe baza răspunsurilor acestora la prezenta inițiativă strategică și a informațiilor puse la dispoziția publicului

 

Anexa I - Raport Concluziile
Ombudsmanului privind aplicarea articolului 16 alineatele (3) și (4) din Statutul funcționarilor

Introducere

Problema părăsirii funcției publice a UE pentru a ocupa posturi în sectorul privat este, de regulă, asociată cu două preocupări, și anume faptul că foștii membri ai personalului pot dispune de informații care pot fi utilizate la noul lor loc de muncă într-un mod care ar intra în conflict cu interesele legitime ale Uniunii și că își pot utiliza contactele privilegiate pentru a-și face lobby pe lângă foștii colegi. Riscurile sunt exacerbate atunci când membrul personalului în cauză a deținut o funcție de conducere în cadrul funcției publice a UE și, ca atare, este posibil să fi avut responsabilități operaționale importante și acces la informații sensibile ^[7]. Prin urmare, este esențial să existe norme solide pentru gestionarea unor astfel de mișcări.

Articolul 16 din Statutul funcționarilor servește drept temei juridic în această privință. Desigur, în practică, normele sunt doar la fel de bune pe cât este de eficientă aplicarea lor. Acesta este motivul pentru care este importantă decizia legiuitorului Uniunii de a include o cerință de transparență în articolul 16, care impune instituțiilor Uniunii să publice informații cu privire la interdicția de lobby și de promovare. Publicarea informațiilor permite publicului larg să verifice dacă un fost membru de rang înalt al personalului UE face obiectul unei interdicții temporare de lobby și de promovare. Acest lucru contribuie la asigurarea faptului că foștii membri ai personalului de conducere își onorează obligațiile în materie de etică.

Inițiativa strategică a Ombudsmanului

Pentru a evalua modul în care sunt puse în aplicare articolul 16 alineatele (3) și (4) și, pe această bază, pentru a identifica cele mai bune practici, Ombudsmanul a solicitat feedback cu privire la următoarele aspecte:

(i) Instituția dumneavoastră publică deja sau intenționează să publice informațiile anuale prevăzute la articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor? Dacă da, îmi puteți furniza o copie a ultimului raport sau un proiect preliminar? Îmi puteți furniza adresa de internet a raportului?

(ii) Care este formatul, domeniul de aplicare și conținutul efectiv sau propus al acestor informații? În special, lista include sau va include toate cazurile evaluate sau numai acele cazuri despre care instituția dumneavoastră a considerat că ar putea implica activități de lobby sau de promovare?

(iii) Cum definește sau intenționează instituția dumneavoastră să definească „înalții funcționari”? Instituția dumneavoastră menționează sau intenționează să menționeze numele funcționarilor în cauză în raportul pus la dispoziția publicului?

(iv) Când și cum evaluează sau intenționează instituția dumneavoastră să evalueze noțiunile de „lobby” și „promovare”?

(v) Care sunt detaliile și calendarul publicării necesare? Au existat cazuri în care motive excepționale și imperioase legate de protecția vieții private au împiedicat publicarea unei decizii individuale?

Pe lângă analizarea răspunsurilor primite, Ombudsmanul a analizat informațiile publicate de instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE care au fost invitate să răspundă (denumite în continuare „instituții”) în ceea ce privește ocuparea forței de muncă de către foști membri ai personalului de conducere în 2017. Ombudsmanul a ținut seama, de asemenea, de discuțiile care au avut loc în cadrul Comitetului de pregătire pentru chestiuni legate de Statutul funcționarilor (denumit în continuare „CPQS”), care, printre altele, au indicat că instituțiile sunt deschise ideii de a publica informațiile prevăzute la articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor pe o platformă centrală.

Considerații de fond în legătură cu interdicția de a desfășura activități de lobby și de promovare pentru foștii membri ai personalului de conducere - articolul 16 alineatul (3):

Măsuri de punere în aplicare semnificative

Articolul 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor prevede o interdicție de lobby și de promovare pentru „foștii înalți funcționari, astfel cum sunt definiți în măsurile de punere în aplicare”. Prin urmare, instituțiile ar trebui să se asigure că dispun de măsuri specifice de punere în aplicare care definesc „personalul de conducere”. Astfel de măsuri de punere în aplicare pot fi o decizie administrativă de sine stătătoare sau pot fi integrate într-o politică mai amplă de prevenire a conflictelor de interese sau de gestionare a activităților externe sau a aspectelor postangajare.

Faptul că articolul 16 alineatul (3) impune adoptarea unor măsuri de punere în aplicare și nu face trimitere la articolul 29 alineatul (2) din statut permite instituțiilor Uniunii să își adapteze definiția personalului de conducere. Pentru a asigura efectul deplin al obligației de transparență în ceea ce privește foștii membri ai personalului de conducere, este esențială o definiție funcțională a personalului de conducere. Prin urmare, „personalul de rang superior” ar trebui definit pe baza nivelului său de responsabilități și a accesului său la informații critice, având în vedere structura organizațională unică a unei instituții și sarcinile pe care aceasta trebuie să le îndeplinească. Deși ar putea fi oportun ca unele instituții să utilizeze definiția personalului de conducere de nivel superior prevăzută la articolul 29 alineatul (2) din Statutul funcționarilor și în sensul articolului 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor, instituțiile, în special cele mai mici, ar trebui să reflecteze cu atenție asupra tipurilor de posturi care ar trebui incluse în mod rezonabil în definiția personalului de conducere în ceea ce privește interdicția de lobby și de promovare. O definiție adecvată a personalului de conducere poate include - pe lângă directorii executivi, directorii generali, directorii, adjuncții și consilierii acestora - șefi de cabinete sau de cabinete private, administratori de cabinete sau de cabinete private, șefi de departament, șefi de unitate, șefi de echipă și funcții echivalente [8].

Instituțiile pot dori, de asemenea, să își publice măsurile de punere în aplicare sau, alternativ, să stabilească principalele puncte și definiții în partea introductivă a publicării articolului 16 alineatul (4) [a se vedea mai jos „Practici privind publicarea informațiilor referitoare la interdicția de lobby și de promovare pentru foștii membri ai personalului de conducere – articolul 16 alineatul (4)”].

O interdicție pe deplin eficace a activităților de lobby și de promovare

Articolul 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor prevede că instituțiile impun „în principiu” o interdicție de lobby și de promovare a foștilor membri ai personalului de conducere. Întrucât domeniul de aplicare al interdicției privind activitățile de lobby și de promovare este deja limitat ^[9] în ceea ce privește destinatarii și obiectul activităților de lobby și de promovare, precum și în ceea ce privește durata (12 luni), instituțiile ar trebui să opteze pentru o aplicare riguroasă a interdicției.

O interdicție pe deplin eficace privind activitățile de lobby și de promovare ar necesita, de asemenea, informarea colegilor în cauză cu privire la faptul că un fost membru al personalului de conducere a fost supus unei interdicții privind activitățile de lobby și de promovare pentru o anumită perioadă de timp. În mod ideal, instituțiile ar trebui să stabilească în măsurile lor de punere în aplicare o procedură specifică de informare și de asigurare a respectării legislației ^[10].

Înțelegerea pe scară largă a activităților de lobby și advocacy

Articolul 16 alineatul (3) din statut nu definește termenii „activități de lobby și de promovare”. Cu toate acestea, eficacitatea acestei obligații etice depinde de semnificația acestor termeni. În loc să urmărească o definiție exhaustivă a ceea ce constituie activități de lobby și de promovare, instituțiile ar trebui să lucreze cu o definiție a „activității de lobby și de promovare” cât mai largă posibil.

O astfel de definiție s-ar putea referi la „promovarea directă sau indirectă a intereselor de către foști membri ai personalului de conducere pentru afacerea, clienții sau angajatorii lor în legătură cu aspectele pentru care au fost responsabili în ultimii trei ani de serviciu”.

„Promovarea intereselor” ar acoperi orice tip de interes, fie că este vorba de un interes corporativ sau de un interes al societății civile.

Termenul „avocat” se poate referi, de asemenea, la activitatea unui avocat [și anume, a unui „avocat”^[11]]. În acest sens, reprezentarea juridică de către un fost membru al personalului de conducere ar trebui, fără îndoială, să facă obiectul interdicției privind activitățile de lobby și de promovare.

În ceea ce privește modul direct sau indirect de desfășurare a activităților de lobby și de promovare, instituțiile UE ar putea dori să se bazeze - dar nu să se limiteze la - pe exemplele de activități prevăzute la punctul 7 din acordul interinstituțional ^[12] privind actualul registru de transparență.

Evaluarea unei activități profesionale notificate nu ar trebui să se limiteze la a stabili dacă aceasta va implica activități de lobby sau de promovare, ci ar trebui să se extindă la a stabili dacă aceasta ar putea, având în vedere natura activității profesionale, să implice activități de lobby sau de promovare în termen de 12 luni de la încetarea raporturilor de muncă de către fostul membru al personalului de conducere. Aceasta pare să fie evaluarea efectuată de majoritatea instituțiilor și organismelor care au răspuns la această inițiativă.

În cazul în care o activitate notificată a unui fost membru al personalului de conducere este evaluată pe baza considerațiilor de mai sus, s-ar aștepta ca practic toate activitățile profesionale din sectorul privat să justifice impunerea cel puțin a unei interdicții de lobby și de promovare.

Toate cazurile evaluate

Cerința de transparență prevăzută la articolul 16 alineatul (4) se referă la cazurile evaluate în temeiul articolului 16 alineatul (3). Cazurile trebuie evaluate în raport cu impunerea unei interdicții de lobby și de promovare dacă au fost notificate de un (fost) membru al personalului de conducere în termen de 12 luni de la încetarea raporturilor de muncă. În consecință și indiferent dacă s-a constatat că respectivele cazuri justifică o interdicție de lobby și de promovare, informațiile cu privire la toate aceste „cazuri evaluate” ar trebui publicate în conformitate cu aspectele practice legate de transparență prevăzute la articolul 16 alineatul (4).

Politica postangajare pentru întregul personal

În vederea gestionării plecărilor tuturor membrilor personalului, indiferent dacă sunt sau nu membri ai personalului de conducere, toate instituțiile ar trebui să aibă în vedere instituirea unei politici generale postangajare. Pe lângă stabilirea unor proceduri pentru a reaminti personalului obligațiile care le revin în temeiul articolului 16 și pentru a notifica activitățile profesionale, o politică generală postangajare ar putea stabili criteriile care trebuie îndeplinite pentru (i) o autorizație generală a unei activități profesionale, (ii) o autorizație condiționată de măsuri de atenuare și, respectiv, (iii) un refuz. În special, poate fi util să se stabilească un set standard de măsuri de atenuare, pe care o instituție le poate impune unui (fost) membru al personalului pentru a preveni conflictele cu interesele sale legitime.

Deși articolul 16 alineatul (3) prevede în mod expres o interdicție de lobby și de promovare pentru personalul de conducere, instituțiile au libertatea de a impune o interdicție de lobby și de promovare sau, la un nivel mai general, o interdicție de contact în ceea ce privește contactele profesionale cu foștii colegi, ca măsură atenuantă pentru orice membru al personalului în temeiul articolului 16 alineatul (2) din Statutul funcționarilor.^[13] Având în vedere sarcinile lor de reglementare, multe agenții impun un anumit tip de interdicție de contact ^[14] și personalului care nu este de conducere atunci când trece prin „ușa turnantă” pentru a lucra în sectorul privat.

În vederea creșterii standardelor de responsabilitate, o politică generală postangajare ar trebui să includă în mod util compilarea și publicarea de date agregate și anonimizate privind toate plecările de personal din cursul unui anumit an. Aceasta ar putea pune la dispoziție următoarele informații:

• i. numărul total de membri ai personalului (înalți și neînalți) care au părăsit serviciul în cursul anului, printre care numărul celor care au părăsit serviciul pentru a se alătura sectorului privat, care s-au întors în administrația unui stat membru și care s-au alăturat unei alte instituții a UE ^[15];
• numărul de membri ai personalului de conducere care au părăsit serviciul în cursul anului, precizând numărul celor care nu și-au declarat intenția de a desfășura o activitate profesională și numărul celor care s-au alăturat unei alte instituții a UE sau s-au întors într-o administrație a unui stat membru;
• iii. numărul total de cereri depuse de (fostul) personal pentru a se angaja într-o activitate profesională după încetarea raporturilor de muncă, numărul de autorizații generale, numărul de autorizații cu măsuri de atenuare și numărul de decizii de refuz.

Practici privind publicarea informațiilor referitoare la interdicția de lobby și de promovare pentru foștii membri ai personalului de conducere - articolul 16 alineatul (4):

Publicarea anuală

Articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor prevede că instituțiile „publică anual informații cu privire la punerea în aplicare” a interdicției de lobby și de promovare impuse personalului de conducere care a trecut prin ușa turnantă. Pentru a elimina orice îndoială cu privire la faptul că o instituție a evaluat cazuri în legătură cu impunerea unei interdicții de lobby și de promovare într-un anumit an, instituțiile ar trebui să publice cât mai curând posibil, dar cel mult în fiecare an, informații privind punerea în aplicare a articolului 16 alineatul (3).

În cazul în care niciun membru al personalului de conducere nu a părăsit instituția în cursul anului relevant sau în cazul în care persoanele care au părăsit instituția nu și-au notificat intenția de a desfășura o activitate profesională, instituția în cauză ar trebui să menționeze acest lucru în publicația sa de la articolul 16 alineatul (4). Instituțiile ar putea dori să utilizeze o formulare similară cu următoarea: „N o membru al personalului de conducere a părăsit [instituția] în [anul în cauză]”. „În [anul în cauză], [instituția] nu a primit nicio cerere de autorizare a exercitării unei activități profesionale din partea foștilor membri ai personalului de conducere”.

În cazul în care personalul de conducere a trecut prin „ușa turnantă” și și-a notificat intenția de a se angaja într-o activitate profesională, instituțiile ar trebui să publice informații concludente cu privire la fiecare caz în parte (a se vedea mai jos).

Informații concludente privind toate cazurile evaluate, inclusiv un link către registrul de transparență

Astfel cum s-a arătat mai sus, instituțiile ar trebui să publice informații cu privire la toate cazurile evaluate în legătură cu impunerea unei interdicții de lobby și de promovare, și anume toate cazurile în care un (fost) membru al personalului de conducere a notificat intenția de a se angaja într-o activitate profesională în termen de 12 luni de la încetarea raporturilor de muncă.

Informațiile care urmează să fie publicate ar trebui să fie concludente și să includă ^[16]:

• numele membrului personalului de conducere în cauză;
• data plecării membrului personalului de conducere;
• tipul de post deținut de membrul personalului de conducere și o descriere a atribuțiilor îndeplinite în ultimii trei ani în cadrul funcției publice a UE;
• numele viitorului angajator (preconizat) și o descriere a tipului de sarcini care urmează să fie îndeplinite în cadrul noii activități profesionale; în mod alternativ, o descriere a activităților independente preconizate;
• în cazul în care viitorul angajator (preconizat) sau întreprinderea autonomă este înregistrată în Registrul de transparență al UE, linkul către rubrica relevantă din registru;
• evaluarea detaliată a cazului de către instituție, inclusiv concluzia acesteia cu privire la autorizarea sa – cu sau fără măsuri de atenuare – și o declarație din care să reiasă dacă activitatea preconizată poate implica activități de lobby și de promovare și, prin urmare, justifică impunerea unei interdicții privind activitățile de lobby și de promovare.

Informațiile de mai sus ar trebui publicate pentru toate cazurile evaluate, indiferent dacă instituția a considerat că activitatea profesională notificată ar putea sau ar implica activități de lobby și de promovare. Acest lucru este necesar pentru a asigura o aplicare eficace și semnificativă a articolului 16 alineatele (3) și (4). Limitarea publicării informațiilor la cazurile despre care s-a constatat că implică (potențial) activități de lobby și de promovare ar priva cerința de transparență de o mare parte din sensul său.

În cazul în care apar motive excepționale și imperioase legate de protecția vieții private care împiedică publicarea informațiilor de mai sus, instituțiile pot, dacă doresc, să se adreseze Ombudsmanului European pentru o examinare a cazului. Ombudsmanul urma apoi să examineze și să evalueze dosarul privind decizia luată în legătură cu cererea de autorizare a exercitării unei activități profesionale în afara funcției publice a UE, în vederea validării deciziei instituției de a nu publica nicio informație cu privire la caz ^[17].

Formatul publicației individuale a unei instituții

Instituțiile UE ar trebui să publice în timp util informațiile privind punerea în aplicare a articolului 16 alineatul (3) în fiecare caz evaluat într-o secțiune dedicată de pe site-ul unei instituții. Angajatorii, publicul larg și foștii colegi au astfel posibilitatea de a verifica dacă o interdicție de lobby și de promovare a fost impusă unui fost membru al personalului de conducere și de a contribui la respectarea interdicției în practică.

Având în vedere dreptul unui agent de a depune o reclamație administrativă în temeiul articolului 90 alineatul (2) din statut împotriva deciziei unei instituții privind autorizarea (condiționată) sau refuzul unei activități profesionale notificate, ar fi totuși rezonabil să se amâne publicarea acesteia până la expirarea termenului de introducere a reclamației administrative sau, după caz, până la epuizarea procedurii de reclamație. Publicarea online ar trebui să aibă loc cât mai curând posibil.

Pe lângă publicarea online în timp util a cazurilor individuale evaluate în vederea unei potențiale interdicții de lobby și de promovare, poate fi util, de asemenea, să se prezinte informațiile privind toate cazurile evaluate într-un anumit an într-un raport anual sau într-o anexă la un raport anual [acesta poate fi fie un raport dedicat punerii în aplicare a articolului 16 alineatul (3), fie o parte a unui raport anual cu un domeniu de aplicare mai general, cum ar fi un raport anual de activitate sau de resurse umane]. Informațiile pot fi, de asemenea, luate în considerare într-un context mai formal, cum ar fi procedura de descărcare de gestiune bugetară, și, la un nivel mai general, pot fi analizate de un public potențial diferit de cel care urmează publicării online. În plus, o compilare anuală a informațiilor prevăzute la articolul 16 alineatul (3) în format de raport ar putea fi integrată în mod util în publicarea de informații anonimizate și agregate cu privire la toate mutările de personal dintr-un anumit an (a se vedea mai sus cu privire la o politică generală postangajare).

Instituțiile care optează pentru publicarea informațiilor anuale cu privire la articolul 16 alineatul (3) într-un raport specific ar trebui să se asigure că acest raport apare în registrul său de documente publice.

Indiferent de formatul publicării, instituțiile ar trebui să furnizeze publicului informații contextuale cu privire la articolul 16 alineatul (3), astfel încât informațiile privind cazurile individuale să fie mai semnificative și mai ușor de înțeles. Prin urmare, ar fi logic să se explice, într-o notă introductivă, (i) normele juridice aplicabile (Statutul funcționarilor și măsurile de punere în aplicare) și (ii) metoda și criteriile instituției de evaluare a cauzelor.

Publicație centrală în Registrul de transparență

Codul de conduită pentru reprezentanții de interese înregistrați în Registrul de transparență al UE prevede la litera (h) că reprezentanții de interese „în cazul în care angajează foști funcționari sau alți agenți ai Uniunii Europene sau asistenți sau stagiari ai membrilor instituțiilor UE, respectă obligația acestor angajați de a respecta normele și cerințele de confidențialitate care li se aplică”.

În timp ce articolul 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor este obligatoriu din punct de vedere juridic numai pentru (fostul) membru al personalului de conducere în cauză, Codul de conduită al registrului de transparență atribuie angajatorilor un rol informal în asigurarea respectării obligațiilor etice ale foștilor membri ai personalului UE, printre care interdicția de lobby și de promovare pentru personalul de conducere. Acest rol informal este complementar logicii cerinței de transparență prevăzute la articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor, care, prin publicarea informațiilor privind mișcările de tip „ușă turnantă” ale personalului de conducere, permite angajatorilor să verifice dacă un fost membru al personalului de conducere al UE a obținut într-adevăr autorizația pentru o nouă activitate profesională.

În vederea dezvoltării registrului de transparență al UE ca centru central de transparență pentru toate instituțiile UE, informațiile privind cazurile individuale evaluate în vederea impunerii unei interdicții de lobby și de promovare în temeiul articolului 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor ar trebui, de asemenea, să fie publicate în registrul de transparență al angajatorului (intenționat) sau al întreprinderii independente în cazul activităților profesionale independente. O listă centrală a tuturor acestor măsuri în instituțiile și agențiile UE ar putea fi, de asemenea, găzduită de site-ul Registrului de transparență al UE, similar cu cel al ACOBA în funcția publică din Regatul Unit.

Publicarea informațiilor prevăzute la articolul 16 alineatul (4) direct în registrul de transparență (atât o listă completă, cât și informațiile specifice din înscrierea unui reprezentant de interese) ar facilita, de asemenea, verificarea de către membrii personalului instituțiilor, înainte de o reuniune cu un reprezentant de interese ^[18], a faptului dacă reprezentantul de interese respectiv a recrutat recent un fost coleg de rang înalt (sau reprezentantul de interese care desfășoară o activitate independentă a părăsit recent funcția publică a UE) și dacă, din acest motiv, trebuie luate măsuri în vederea respectării unei interdicții impuse privind activitățile de lobby și de promovare.

În plus, publicarea centralizată a informațiilor prevăzute la articolul 16 alineatul (4) ar oferi o imagine mai bună a practicilor de angajare ale reprezentanților de interese prin afișarea, direct în registrul de transparență, a cazurilor în care foști membri de rang înalt ai personalului UE își continuă cariera după ce au părăsit funcția publică a UE.

În practică, instituțiile, agențiile și organismele care nu sunt părți la acordul interinstituțional privind registrul de transparență ar putea transmite Secretariatului comun al registrului de transparență informațiile lor cu privire la cazurile evaluate în temeiul articolului 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor, în vederea publicării în registrul de transparență ^[19].

Cu toate acestea, Comisia Europeană, împreună cu Parlamentul European, ar trebui să stabilească modalitățile practice specifice pentru publicarea în registrul de transparență a informațiilor prevăzute la articolul 16 alineatul (4) din Statutul funcționarilor.

Centralizarea publicării informațiilor privind activitățile profesionale ale personalului de conducere care a părăsit funcția publică a UE în vederea aplicării interdicției de un an privind activitățile de lobby și de promovare ar fi un pas important în direcția creșterii transparenței și a responsabilității.

Date deschise

Instituțiile și agențiile UE ar putea acționa în direcția unei abordări bazate pe „date deschise” atunci când publică astfel de informații în temeiul articolului 16 alineatul (4), pentru a facilita utilizarea acestor date publice de către instrumente și site-uri web ale unor părți terțe.

Protecția datelor cu caracter personal

Regulamentul 2018/1725 ^[20] privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii a intrat recent în vigoare.^[21] Instituțiile vor trebui să își actualizeze normele interne pentru a se conforma noului regulament. Prin urmare, este oportun să se analizeze dacă o trimitere la articolul 16 și publicarea informațiilor privind mutarea personalului de conducere aflat la sfârșit de mandat ar putea fi incluse în mod util în normele interne, în cazul în care acest lucru nu se întâmplă deja.

 

Anexa II – Prezentare generală a practicilor instituțiilor UE pe baza răspunsurilor acestora la prezenta inițiativă strategică și a informațiilor puse la dispoziția publicului

Instituție	Informații publicate	Publicat ultima dată	Ani	Formatul publicării	Legătura
Parlamentul European (PE)	Da	2018	2016 (acoperind și 2015) 2017	Site web, raport anual dedicat	http://europarl.europa.eu/atyourservice/en/20150201PVL00050/Etică și transparență
Consiliul	Da	2018	2015 (acoperind și 2014) 2016 2017	Raportul anual dedicat	https://www.consilium.europa.eu/en/general-secretariat/personal-buget/rapoarte anuale/
Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE)	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică
Curtea de Conturi Europeană (CCE)	Da	2018	2014 2015 2016 2017 2018	Site-ul web, raport anual dedicat	http://www.eca.europa.eu/en/Pages/Transparency-ethics.aspx (în limba engleză) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/ART_16_3_AND_4_PAR_OF_STAFF_REGULATIONS/Article%2016_3_and_4_puncts_the%20Staff%20Regulations_EN.pdf https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/ART_16_3_AND_4_PAR_OF_STAFF_REGULATIONS_2018/Article%2016_3_and_4_puncts_the%20Staff%20Regulations_2018_EN.pdf
Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE)	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Numărul total de cereri în temeiul articolului 16 din Statutul funcționarilor prevăzute în raportul anual privind resursele umane
Comitetul Economic și Social European (CESE)	Da	2018	2014 2015 2016 2017	Site-ul web, raport anual dedicat	https://www.eesc.europa.eu/en/ocupational-activities-fost-senior-officials-eesc-after-leaving-service (în limba engleză)
Comitetul Regiunilor (CoR)	Da	2018	2015 (acoperind și 2014) 2016 2017	Site web, raport anual dedicat	https://cor.europa.eu/en/about/secretary-general/Pages/secretary-general.aspx (în limba engleză)
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică	Nu se aplică
Autoritatea Bancară Europeană (ABE)	Da	2019	2018	Site web, raport anual dedicat	http://www.eba.europa.eu/about-us/organisation/management-board/declaration-of-interests https://eba.europa.eu/documents/10180/2590106/Annual+Report+2018+on+Art+16(3)%20SR_Final.pdf/634db05c-6f15-474f-a6ba-bab8251ac36d
Agenția Europeană pentru Produse Chimice (ECHA)	Da	2018	2014 2015 2016 2017 2018	Site-ul web, raportul anual de activitate	https://echa.europa.eu/documents/10162/13559/post-employment_senior_managers_en.pdf/8567fc1f-1631-05fe-eceb-8817a0e110d1 https://echa.europa.eu/documents/10162/23133404/mb_03_2017_caar_2016_en.pdf/eea4a86c-e115-0361-6436-bd258787da2e https://echa.europa.eu/documents/10162/3048539/FINAL_MB_03_2018_%282%29_General_Report_2017_MB49.pdf/d6c665cc-8c84-d33f-2f82-fa148e366f5d (pagina 52) https://echa.europa.eu/documents/10162/23865279/FINAL_MB_04_2018_CAAR_2017_MB49.pdf/775fa348-4874-efa6-727e-1e08798e9282
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară (EFSA)	N/A anunțat pentru 2017	Nu se aplică	Nu se aplică	Destinat raportului anual de activitate	http://www.efsa.europa.eu/en/corporate/pub/ar16 http://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/ar2017.pdf
Autoritatea Europeană de Asigurări și Pensii Ocupaționale (EIOPA)	Da	2016	2011 2012 2013 2014 2015 2016	Site-ul web	https://eiopa.europa.eu/Pages/About-EIOPA/Report-on-fost-senior-managers.aspx
Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA)	Da	2017	2012 2013 2014 2015 2016	Raport anual specific + anexă la raportul anual de activitate	https://www.ema.europa.eu/en/about-us/how-we-work/handling-competing-interests (în limba engleză)
Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe (ESMA)	Da	Nu se aplică	Se presupune că acoperă toți anii	Site-ul web	https://www.esma.europa.eu/about-esma/governance/ethics-and-conflict-interests (în limba engleză)
Agenția Uniunii Europene pentru Siguranța Aviației (AESA)	Da	2018	2014 2015 2016 2017	Raportul anual de activitate	https://www.easa.europa.eu/document-library/general-publications?publication_type%5B%5D=143

 

 

N.B. Același raport a fost adresat, de asemenea, următoarelor instituții și agenții:

• Consiliului
• Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE)
• Curtea de Conturi Europeană (CCE)
• Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE)
• Comitetul Economic și Social European (CESE)
• Comitetul Regiunilor (CoR)
• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
• Autoritatea Bancară Europeană (ABE)
• Agenția Europeană pentru Produse Chimice (ECHA)
• Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară (EFSA)
• Autoritatea Europeană de Asigurări și Pensii Ocupaționale (EIOPA)
• Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA)
• Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe (ESMA)
• Agenția Uniunii Europene pentru Siguranța Aviației (AESA)

 

 

[1] Fără a include Comisia Europeană, care a făcut obiectul unei anchete separate a Ombudsmanului (OI/3/2017/NF).

[2] Articolul 16 alineatul (3) din statut prevede că autoritatea împuternicită să facă numiri interzice, în principiu, foștilor înalți funcționari, în termen de 12 luni de la încetarea raporturilor de muncă, să se implice în activități de lobby sau de reprezentare față de personalul fostei lor instituții pentru afacerile, clienții sau angajatorii lor cu privire la aspecte pentru care au fost responsabili în cursul ultimilor trei ani de serviciu. Articolul 16 alineatul (4) prevede ca fiecare instituție să publice anual informații privind punerea în aplicare a acestei obligații, inclusiv o listă a cazurilor evaluate.

[3] https://www.gov.uk/Government/collections/appointments-taken-up-by-fost-coroană-servants

[4] A se vedea, de exemplu, inițiativa mea strategică SI/7/2016/KR privind eforturile de îmbunătățire a Registrului de transparență al UE: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/67708

[5] Punctul 24. Acordul interinstituțional dintre Parlamentul European și Comisia Europeană privind registrul de transparență pentru organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor UE, JO 2014, L 277, p. 11.

[6] Anexa II conține o prezentare generală a tipului de informații pe care, după cunoștințele oficiului meu, instituțiile enumerate le publică în prezent în temeiul articolului 16 alineatul (4).

[7] Întrucât articolul 16 din Statutul funcționarilor se aplică agenților temporari și contractuali prin intermediul articolelor 11 și 81 din Regimul aplicabil celorlalți agenți, termenul generic „personal de rang superior” este utilizat în prezentul raport pentru a acoperi toate tipurile de personal statutar de rang superior care intră sub incidența articolului 16 din Statutul funcționarilor.

[8] Ombudsmanul European a decis să extindă definiția personalului de conducere la șeful de cabinet și la administratorii din cadrul cabinetului.

[9] O interdicție atotcuprinzătoare a activităților de lobby și de promovare nu s-ar limita la colegii din fosta instituție a personalului de conducere, ci s-ar extinde la instituțiile UE în general (deoarece alte instituții pot fi implicate în tratarea acelorași dosare sau a unor chestiuni conexe) și ar acoperi nu numai aspectele pentru care a fost responsabil membrul personalului de conducere, ci și orice chestiune în care a fost implicat sau de care a avut cunoștință în alt mod.

[10] A se vedea, de exemplu, orientările Rețelei juridice inter-agenții (ILAN) privind aspectele postangajării în legătură cu gestionarea și prevenirea conflictelor de interese, punctul „10. Recomandări - rezumat”, pagina 10: „În cazurile în care se impun restricții în ceea ce privește contactele cu foștii colegi, aceștia din urmă ar trebui informați și ar trebui luate măsuri la nivel intern pentru a pune în aplicare aceste restricții”.

[11] A se vedea, de exemplu, definiția advocacy din dicționarul Oxford: https://en.oxforddictionaries.com/definition/advocacy

[12] Acordul interinstituțional dintre Parlamentul European și Comisia Europeană privind registrul de transparență pentru organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor UE, JO 2014, L 277, p. 11.

[13] A se vedea, de exemplu, Decizia Comisiei din 29.6.2018 privind activitățile și misiunile externe și activitățile profesionale după încetarea raporturilor de muncă, C(2018) 4048 final, articolul 21 alineatul (3) litera (b) și alineatul (6).

[14] Tipul de interdicție și durata acesteia ar trebui să fie adaptate la rolul și vechimea în muncă a fostului membru al personalului.

[15] Deși membrii personalului care se alătură unei alte instituții a UE nu părăsesc funcția publică a UE și, prin urmare, nu intră sub incidența articolului 16 din Statutul funcționarilor, ar fi totuși în interesul instituției și al publicului să se compileze aceste cifre. În ceea ce privește semnificația noțiunii „renunțare la serviciu” în sensul articolului 16, a se vedea, de exemplu, Decizia Ombudsmanului European privind normele interne referitoare la exercitarea unei activități profesionale după încetarea raporturilor de muncă în Uniunea Europeană (articolul 16 din Statutul funcționarilor), 7 martie 2016, articolul 1 și Decizia C(2018) 4048 final a Comisiei, articolul 20 alineatul (2).

[16] A se vedea Orientările AEPD privind prelucrarea datelor cu caracter personal în ceea ce privește gestionarea conflictelor de interese în instituțiile și organele UE, potrivit cărora „echilibrarea intereselor ar putea fi în favoarea publicării declarației de interese, a declarației de interese sau a deciziilor [inclusiv pe baza articolului 16 alineatul (3) din Statutul funcționarilor] bazate pe acestea pentru unele posturi cu putere de decizie, de exemplu în ceea ce privește foștii membri ai personalului de conducere care ocupă posturi în sectorul privat sau persoanele din sectorul privat care ocupă un post de conducere în instituții („uși turnante”). Pentru funcționarii și administratorii obișnuiți și personalul care nu are nicio influență asupra procesului decizional sau asupra consultanței (științifice) pentru instituția UE, cum ar fi personalul de sprijin administrativ, ofițerii de resurse umane și alte sarcini administrative fără funcții operaționale, publicarea declarațiilor nu pare să fie proporțională.”

[17] A se vedea sugestia (iv) din decizia Ombudsmanului de închidere a anchetei sale pe baza plângerilor 2077/2012/TN și 1853/2013/TN privind gestionarea de către Comisia Europeană a fenomenului „ușilor turnante”, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/71136

[18] A se vedea recomandările practice ale Ombudsmanului European privind interacțiunea funcționarilor publici cu reprezentanții grupurilor de interese, disponibile la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/79435

[19] A se vedea punctul 35 din Acordul interinstituțional privind registrul de transparență (rubrica „VIII. Implicarea altor instituții și organisme”), care prevede că „[] Alte instituții, organisme și agenții ale UE sunt încurajate să utilizeze ele însele cadrul creat de prezentul acord ca instrument de referință pentru propria lor interacțiune cu organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în elaborarea și punerea în aplicare a politicilor UE.”

[20] Regulamentul 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE, JO 2018, L 295, p. 39.

[21] Noul regulament a fost publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la 21 noiembrie 2018 și a intrat în vigoare la 11 decembrie 2018.