Contextul plângerilor

1. Reclamantul este un jurnalist de investigație, care a solicitat accesul la mai multe documente deținute de Parlamentul European în legătură cu o anchetă a Parlamentului.

2. Această anchetă a fost lansată în martie 2015 în urma acuzațiilor potrivit cărora un asistent al unui deputat în Parlamentul European lucra mai degrabă din Germania decât dintr-unul dintre locurile oficiale de desfășurare a activității Parlamentului și că unele dintre sarcinile asistentului erau incompatibile cu statutul său de „asistent acreditat”[1].

Plângerea 611/2017/TE

3. La 27 februarie 2017, reclamantul a depus o cerere de acces la „toate documentele” în legătură cu ancheta Parlamentului European.

4. La 20 martie 2017, Parlamentul a prelungit termenul pentru tratarea cererii, făcând referire la „consultările interne în curs”.

5. Reclamantul a respins prelungirea termenului de către Parlament și a depus o „cerere de confirmare” pentru documente.

6. La 31 martie 2017, Parlamentul a răspuns la cererea inițială a reclamantului. Aceasta a precizat că a identificat cinci documente. Aceasta a concluzionat că, întrucât „fiecare dintre documentele identificate conține informații strict private cu privire la persoana în cauză”, divulgarea lor ar submina viața privată și integritatea persoanei, astfel cum sunt protejate prin Regulamentul 1049/2001 [2]. Parlamentul a explicat, de asemenea, că aceste informații constituie date cu caracter personal, astfel cum sunt protejate de Regulamentul 45/2001 [3]. În plus, confidențialitatea documentelor în cauză a fost impusă de articolul 26 din Statutul funcționarilor UE [4], care prevede că dosarul personal al unui membru al personalului este confidențial. Prin urmare, Parlamentul a refuzat accesul la toate cele cinci documente.

7. La 3 aprilie 2017, reclamantul a „confirmat cererea de confirmare”, solicitând astfel o reexaminare a refuzului efectiv. El a susținut că concluzia Parlamentului potrivit căreia documentele sunt strict private contrazice o declarație de presă a Parlamentului potrivit căreia rezultatele anchetei vor fi publicate. El a susținut, de asemenea, că există un interes public superior care justifică divulgarea, având în vedere că ancheta se referă la un asistent al președintelui Parlamentului de la momentul respectiv.

8. Parlamentul a recunoscut această scrisoare ca fiind o cerere de confirmare în aceeași zi.

9. La 11 aprilie 2017, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

10. La 25 aprilie 2017, Parlamentul a prelungit „în mod excepțional” termenul pentru examinarea cererii de confirmare a reclamantului.

11. La 19 mai 2017, Parlamentul a răspuns la cererea de confirmare. Aceasta și-a confirmat concluzia potrivit căreia conținutul documentelor solicitate constituia date cu caracter personal și, prin urmare, accesul trebuia refuzat.

Plângerea 895/2017/TE

12. La 21 februarie 2017, reclamantul a formulat o cerere de acces la un document, pe care l-a identificat numai prin numărul de referință al acestuia. El a înțeles documentul solicitat referitor la aceeași chestiune, angajarea asistentului deputatului.

13. La 23 februarie 2017, Parlamentul a solicitat reclamantului să își clarifice cererea, întrucât nu a fost în măsură să identifice niciun document cu acest număr de referință.

14. În aceeași zi, reclamantul a răspuns, declarând că depune o cerere de confirmare. De asemenea, el a recomandat Parlamentului să verifice dacă documentul „ar putea avea nevoie de autorizația Secretarului General al Parlamentului European pentru a fi accesat”.

15. Parlamentul a răspuns în aceeași zi, afirmând că cererea sa de clarificare nu reprezintă o respingere a cererii reclamantului și că termenul de răspuns la cererea sa nu a expirat. Prin urmare, cererea de confirmare a reclamantului nu a putut fi considerată valabilă. Parlamentul a adăugat că își va continua cercetările pe baza clarificării furnizate de reclamant, dar că ar aprecia orice informații suplimentare din partea acestuia.

16. La 24 februarie 2017, reclamantul a informat Parlamentul că documentul este o notă, însoțită de anexe, semnată de Secretarul General al Parlamentului.

17. La 14 martie 2017, Parlamentul a prelungit termenul pentru examinarea cererii inițiale din cauza „consultărilor interne în curs”.

18. La 20 martie 2017, reclamantul a depus o cerere de confirmare a documentului.

19. Parlamentul a respins cererea inițială la 31 martie 2017. Aceasta a explicat că a evaluat documentul și a constatat că acesta conținea date și informații cu caracter personal protejate prin Regulamentele 1049/2001 și 45/2001. Nicio parte a documentului nu poate fi divulgată fără a compromite aceste interese protejate.

20. La 3 aprilie 2017, reclamantul a depus din nou o cerere de confirmare, solicitând astfel reexaminarea refuzului efectiv.

21. La 25 aprilie 2017, Parlamentul a prelungit termenele pentru examinarea cererii sale de confirmare.

22. La 19 mai 2017, Parlamentul și-a confirmat refuzul inițial de acces, din aceleași motive.

23. La 23 mai 2017, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

24. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele aspecte:

1) Parlamentul a prelungit în mod eronat termenele de soluționare a cererilor inițiale și de confirmare ale reclamantului.

2) Parlamentul a refuzat în mod eronat accesul la documentele solicitate.

3) Afirmația reclamantului potrivit căreia Parlamentul păstrează în mod ilegal o „clasă de documente secrete” pe care Unitatea pentru transparență a Parlamentului nu o poate găsi prin căutarea numărului de referință.

25. În cursul anchetei, echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat documentele și a primit observațiile reclamantului cu privire la raportul de inspecție. Decizia Ombudsmanului ia în considerare toate argumentele și opiniile prezentate de părți.

1. Prelungirea termenelor

Argumente prezentate Ombudsmanului

26. Reclamantul susține că Parlamentul a prelungit în mod eronat termenele de răspuns la cererile sale inițiale și de confirmare. El consideră că Parlamentul nu a motivat în mod corespunzător prelungirile.

27. Parlamentul a explicat că reclamantul a trimis mai multe cereri de acces la documente într-o perioadă scurtă de timp, dintre care unele se refereau la documente confidențiale sau foarte mari. Parlamentul a avut nevoie de timp suplimentar pentru a permite serviciilor sale să trateze cererile în conformitate cu normele și fără a le „perturba continuitatea activității”.  În ceea ce privește cererile de confirmare timpurie ale reclamantului, formulate ca răspuns la prelungirile termenelor, Parlamentul susține că o prelungire a termenului nu poate fi interpretată ca un refuz de a acorda acces la un document.

Evaluarea Ombudsmanului

28. Regulamentul 1049/2001 [5] permite o prelungire a termenului de răspuns la cererile de acces la documente „în cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente”. Normele detaliate de aplicare a Regulamentului 1049/2001 explică faptul că „aplicațiile complexe sau voluminoase” pot constitui un caz excepțional [6]. În astfel de cazuri, solicitantul trebuie notificat în prealabil și trebuie furnizate „motive detaliate” [7]. Prin urmare, Ombudsmanul a evaluat, în primul rând, dacă Parlamentul s-a confruntat aici cu un „caz excepțional” și, în al doilea rând, dacă a furnizat reclamantului „motive detaliate” pentru prelungirea termenului.

29. Ombudsmanul ia act de faptul că Parlamentul a prelungit termenul pentru a răspunde la ambele cereri inițiale prin e-mailuri identice, precizând că termenul a trebuit să fie prelungit cu încă 15 zile lucrătoare din cauza „consultărilor interne în curs”. Ulterior, Comisia a prelungit termenul de răspuns la cererile de confirmare ale reclamantului într-o singură scrisoare. În această scrisoare, Comisia a afirmat că consultările din cadrul Parlamentului și evaluarea juridică a cererilor de confirmare ale reclamantului au fost „excepțional de îndelungate”, având în vedere caracterul confidențial al unora dintre documentele implicate și faptul că unele documente au fost deosebit de mari.

30. În cadrul reuniunii de inspecție, Parlamentul a clarificat faptul că reclamantul a depus, în termen de o săptămână, cinci cereri de acces la documente. Primirea acestora a coincis cu un volum de muncă global semnificativ în această perioadă. Aceasta a afirmat, de asemenea, că cererile reclamantului necesitau cantități neobișnuite de resurse. Documentația furnizată Ombudsmanului de către Parlament confirmă faptul că consultările interne complexe erau încă în curs de desfășurare în cadrul Parlamentului la expirarea termenelor.

31. Având în vedere aceste clarificări, Ombudsmanul consideră că administrația Parlamentului s-a confruntat într-adevăr cu un „caz excepțional” și că a fost justificată prelungirea termenelor pentru a trata în mod corespunzător cererile reclamantului [8]. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Regulamentul 1049/2001 enumeră doar exemple de cazuri excepționale. Lista nu este exhaustivă.

32. Ombudsmanul recunoaște că este eficient ca Parlamentul să standardizeze anumite aspecte ale tratării cererilor. Aceasta ar putea include e-mailuri standardizate atunci când se prelungesc termenele pentru tratarea unor cereri excepționale similare. De asemenea, poate fi eficient să se grupeze prelungirea termenelor pentru a răspunde mai multor cereri într-un singur e-mail, în special în cazul în care cererile provin de la aceeași persoană, sunt efectuate aproximativ în același timp și se referă la aceeași chestiune. Cu toate acestea, solicitantul trebuie să fie întotdeauna în măsură să înțeleagă motivele specifice ale prelungirii în fiecare caz [9]. În acest caz, Ombudsmanul consideră că Parlamentul ar fi trebuit să fie mai explicit cu privire la motivul pentru care a trebuit să prelungească termenele pentru cererile individuale ale reclamantului. Ea va face o sugestie corespunzătoare pentru îmbunătățire.

2. Refuzul accesului la documente

Argumente prezentate Ombudsmanului

33. Parlamentul a refuzat accesul la toate documentele solicitate de reclamant în cauzele 611/2017/TE și 895/2017/TE pe motiv că acestea conțineau date cu caracter personal și informații cu privire la un membru al personalului care sunt strict private. În plus, documentele solicitate în cauza 611/2017/TE au fost, de asemenea, protejate de cerințele de confidențialitate prevăzute la articolul 26 din Statutul funcționarilor UE, care se aplică dosarului personal al membrilor personalului. Parlamentul a adăugat că accesul parțial semnificativ la documente nu este posibil fără a compromite interesele protejate.

34. Reclamantul susține că Parlamentul a refuzat în mod eronat accesul la documente. El afirmă că refuzul Parlamentului de a divulga documentele a contrazis declarațiile din presă potrivit cărora rezultatele anchetei vor fi publicate. În plus, el a susținut că există un interes public superior care justifică divulgarea, având în vedere că ancheta Parlamentului a vizat un asistent al președintelui său de atunci.

Evaluarea Ombudsmanului

35. Regulamentul 1049/2001 [10] protejează viața privată și integritatea unei persoane, în conformitate cu Regulamentul 45/2001 privind protecția datelor [11].  Regulamentul respectiv [12] prevede că, pentru ca datele cu caracter personal să fie transferate în mod legal unei părți terțe, destinatarul trebuie să demonstreze necesitatea transferului de date. În cazul în care se demonstrează necesitatea, instituția UE trebuie apoi să analizeze dacă divulgarea ar aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. În acest caz, persoana vizată este asistentul deputatului. Este necesară o evaluare comparativă a diferitelor interese implicate [13].

36. Datele cu caracter personal se referă la orice informații referitoare la o persoană identificată sau identificabilă. Aceasta include informații referitoare la situația profesională a unei persoane. Informațiile referitoare la o anchetă privind o persoană identificată sunt date cu caracter personal ale persoanei respective. În cadrul inspecției, echipa de anchetă a Ombudsmanului a confirmat că întregul conținut al documentelor în cauză este reprezentat de datele cu caracter personal ale asistentului deputatului.

37. În ceea ce privește necesitatea de a transfera aceste date cu caracter personal reclamantului, Parlamentul a susținut că reclamantul nu a stabilit „nicio justificare expresă sau niciun argument care să demonstreze necesitatea ca datele cu caracter personal din documentele care urmează să fie transferate să îi fie transferate”, astfel cum se prevede în Regulamentul 45/2001. Parlamentul a constatat, de asemenea, că divulgarea documentelor ar aduce atingere interesului legitim al persoanei vizate în ceea ce privește protecția vieții private și a integrității.

38. Ombudsmanul ia act de faptul că reclamantul a prezentat, de fapt, argumente specifice cu privire la motivul pentru care a considerat că datele cu caracter personal ale asistentului trebuie să îi fie transferate. Reclamantul a explicat că, întrucât documentele se referă la baza pe care președintele de atunci al Parlamentului, o persoană care deținea o funcție publică înaltă, a angajat un asistent, era necesar ca publicul să fie informat cu privire la rezultatele anchetei.

39. Ombudsmanul recunoaște că un deputat în Parlamentul European, în special un fost președinte al Parlamentului, ar trebui să beneficieze doar de o protecție limitată a datelor cu caracter personal care se referă la rolul său de reprezentant public. Astfel cum a afirmat Tribunalul, „persoanele publice au acceptat deja, în general, că unele dintre datele lor cu caracter personal vor fi divulgate publicului și este posibil chiar să fi încurajat sau să fi făcut ele însele o astfel de divulgare” [14].

40. Cu toate acestea, cererea se referă la datele cu caracter personal ale unui asistent al Președintelui Parlamentului de atunci, și nu la datele cu caracter personal ale fostului Președinte însuși. Este probabil ca viața privată și integritatea unui asistent să fie grav afectate de divulgarea documentelor referitoare la o anchetă privind condițiile sale de încadrare în muncă [15]. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul consideră rezonabilă concluzia Parlamentului potrivit căreia divulgarea documentelor solicitate ar aduce atingere interesului legitim al fostului asistent de a-i proteja viața privată și integritatea. Ombudsmanul constată, de asemenea, că testele privind „necesitatea” și „interesele legitime” nu au fost îndeplinite în acest caz.

41. Ombudsmanul recunoaște că reclamantul a pledat în favoarea unui interes public superior pentru divulgare în circumstanțele acestui caz. Cu toate acestea, în temeiul regulamentelor relevante, excepția pentru protecția vieții private și a integrității persoanei nu face obiectul unui test de interes public superior.

3. Neidentificarea unui document specificat

Argumente prezentate Ombudsmanului

42. Reclamantul susține că incapacitatea Parlamentului de a identifica documentul pe care l-a solicitat în cauza 895/2017/TE nu a fost sinceră și a fost menită să îl inducă în eroare.

43. Parlamentul „contestă cu fermitate” că declarația sa potrivit căreia nu a putut identifica documentul solicitat a fost făcută cu rea-credință. Aceasta a explicat că a solicitat reclamantului să își clarifice cererea, în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 [16]. După ce reclamantul a făcut unele „clarificări și specificații”, Parlamentul a reluat prelucrarea cererii și, în cele din urmă, a găsit documentul.

Evaluarea Ombudsmanului

44. Regulamentul 1049/2001 impune instituțiilor UE să solicite unui solicitant să clarifice cererile care nu sunt „suficient de precise”[17]. Prin urmare, se ridică problema dacă cererea nu era suficient de precisă sau dacă Parlamentul ar fi trebuit să poată identifica documentul numai prin numărul său de referință. 

45. În cadrul inspecției, Parlamentul a explicat că documentele pe care le deține au niveluri diferite de sensibilitate. Acest lucru se reflectă în sistemul intern de gestionare a documentelor administrative al Parlamentului. Documentul solicitat a fost calificat pe plan intern drept „foarte confidențial” și, prin urmare, a fost vizibil numai pentru serviciile care au fost autorizate să aibă acces la acesta. Acesta este motivul pentru care Unitatea pentru transparență nu a putut găsi documentul imediat printr-o căutare în baza de date a Parlamentului.

46. Parlamentul a explicat, de asemenea, că, întrucât Unitatea pentru transparență nu a putut identifica imediat documentul, se întreabă dacă a existat o eroare în numărul de referință. Prin urmare, Comisia a solicitat reclamantului să își clarifice cererea. Parlamentul a declarat că, în cazul în care reclamantul ar fi confirmat că nu există nicio greșeală și nu ar putea furniza detalii suplimentare, ar exista proceduri pentru găsirea oricărui document deținut. În plus, proiectele de decizii ale Unității pentru transparență sunt verificate de Serviciul Juridic și de Secretarul General, care are acces la toate documentele sensibile. Biroul său ar fi putut identifica dacă ar fi existat un document pe care Unitatea pentru transparență nu l-ar fi putut localiza.

47. Având în vedere aceste explicații, Ombudsmanul acceptă că invitația Parlamentului de a clarifica cererea reclamantului a fost făcută cu bună-credință. Aceasta nu a fost menită să inducă în eroare reclamantul. Mai degrabă, scopul său a fost de a contribui la identificarea documentului, pentru a răspunde cererii reclamantului.

48. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că ar facilita în mare măsură activitatea Unității pentru transparență dacă ar putea localiza (dar nu ar putea accesa) documente extrem de confidențiale în sistemul intern de gestionare a documentelor al Parlamentului. În acest scop, Parlamentul ar trebui să examineze posibilitățile din cadrul sistemului de a indica Unității pentru transparență existența tuturor documentelor deținute. Ulterior, aceasta ar putea lua legătura cu serviciul competent cu privire la accesul la un document care a fost solicitat. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens.

Concluzie

Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea constatare:

Nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă din partea Parlamentului European.

Reclamantul și Parlamentul European vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestii de îmbunătățire

1. Parlamentul ar trebui să se asigure că furnizează motive detaliate cu privire la fiecare cerere individuală atunci când notifică deciziile sale de prelungire a termenelor pentru tratarea cererilor de acces public la documente.

2. Parlamentul ar trebui să examineze posibilitățile Unității pentru transparență de a localiza toate documentele, inclusiv documentele extrem de sensibile, în sistemul său intern de gestionare a documentelor.

 

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 06/06/2018

 

[1] Un „asistent acreditat” este un asistent al unui deputat în Parlamentul European cu sediul la Bruxelles (sau Luxemburg/Strasbourg), care este administrat direct de administrația Parlamentului, în condițiile de angajare a personalului nepermanent al UE. În schimb, asistenții locali își au sediul în statele membre ale deputaților în Parlamentul European și sunt administrați de agenți de plată calificați pentru a se asigura că cerințele fiscale și de securitate socială sunt îndeplinite în mod corespunzător, a se vedea http://www.europarl.europa.eu/news/en/press-room/faq/20/staffing-arrangements-parliamentary-assistants

[2] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, JO L 145, 31.5.2001, p. 43-48 („Regulamentul 1049/2001”).

[3] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date, JO L 8, 12.1.2001, p. 1-22.

[4] Regulamentul nr. 31 (CEE), nr. 11 (CEEA) de stabilire a Statutului funcționarilor și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice.

[5] Articolul 7 alineatul (3) și articolul 8 alineatul (2).

[6] Articolul 2 din anexa „Norme detaliate de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei” la Decizia 2001/937/CE, CECO, Euratom a Comisiei din 5 decembrie 2001 de modificare a regulamentului său de procedură, JO L 345/94.

[7] Articolul 7 alineatul (3) și articolul 8 alineatul (2).

[8] A se vedea, de asemenea, hotărârea Tribunalului în cauzele T-494/08-T-500/08 și T-509/08, Ryanair Ltd/Comisia Europeană [2010], punctele 34-37, în care Tribunalul a constatat că depunerea aproape simultană a opt cereri de acces la documente care implicau un număr mare de documente justifica prelungirea de către Comisie a termenului de răspuns.

[9] Cauzele T-494/08-T-500/08 și T-509/08, Ryanair Ltd/Comisia Europeană, 2010, ECLI:EU:T:2010:511, punctul 35.

[10] Articolul 4 alineatul (1) litera (b).

[11] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date, JO L 8, 12.1.2001, p. 1-22.

[12] Articolul 8.

[13] Cauza T-115/13, Dennekamp/Comisia [2015], punctul 127.

[14] Cauza T-115/13, Dennekamp/Comisia [2015], punctul 119.

[15] Cauza T-115/13, Dennekamp/Comisia [2015], punctul 117.

[16] Articolul 6 alineatul (2).

[17] Articolul 6 alineatul (2).