Contextul plângerii

1. Reclamantul, o asociație germană, a realizat un proiect în cadrul programului PRINCE, finanțat de Comisie, un program de informare menit să sensibilizeze publicul cu privire la principalele priorități politice ale Uniunii Europene, cum ar fi moneda euro sau extinderea. Elementul central al proiectului a fost o expoziție mobilă intitulată "Via Regia - ceea ce suntem, suntem și prin alții". Acesta a subliniat istoria și statutul actual a 28 de regiuni europene de-a lungul "Drumului Regal" de la Bordeaux la Kiev. În conformitate cu termenii acordului de grant, Comisia a convenit să contribuie cu 71,61 % din costuri, în valoare de maximum 291 183,06 EUR, și anume maximum 208 520,27 EUR [1].

2. Acordul de grant (denumit în continuare „acordul”) dintre reclamant și Comisie conținea două dispoziții pe care s-ar putea baza modificarea condițiilor contribuției comunitare:

(i) Articolul II.13 din condițiile generale anexate la acord prevede că modificările aduse condițiilor contribuției comunitare necesită semnarea de către părți a unei modificări scrise a acordului.

(ii) Articolul I.3.4 din Condițiile speciale prevede că, prin derogare de la articolul II.13, realocările de până la 10 % pentru fiecare rubrică bugetară pot fi efectuate de la o rubrică bugetară la alta, cu condiția informării în prealabil a Comisiei în acest sens.

3. Articolul II.13 din Condițiile generale prevede că o cerere de modificare trebuie prezentată Comisiei cu cel puțin o lună înainte de încheierea proiectului. Acesta prevede, de asemenea, că nu sunt permise modificări care ar pune sub semnul întrebării decizia Comunității de a acorda finanțare pentru proiectul în cauză sau care nu ar fi în conformitate cu obligația de a trata solicitanții în mod egal. Articolul I.3.4 prevede că realocările relevante nu trebuie să aibă ca rezultat o valoare totală a costurilor care să depășească valoarea maximă prevăzută în acord.

4. La 25 august 2005, reclamantul a solicitat o rectificare a bugetului în conformitate cu articolul II.13. Potrivit reclamantului, această modificare a fost necesară din cauza succesului neașteptat al expoziției menționate mai sus, care a fost prezentată în 50 de locații în loc de cele cinci prevăzute inițial.

5. La 26 septembrie 2005, reclamantul și-a reiterat cererea de modificare a bugetului. De asemenea, acesta a informat Comisia că anumite ajustări ale cheltuielilor suportate în cadrul turneului expozițional în curs vor trebui efectuate într-o etapă ulterioară. Se preconiza că proiectul va putea fi finalizat cu succes pe baza modificărilor aduse liniilor bugetare în conformitate cu articolul I.3.4 din Condițiile speciale [2]. În răspunsul său din 24 octombrie 2005, domnul A., șeful adjunct al unității B.3 din cadrul Direcției Generale Extindere (DG Extindere) a Comisiei, care era responsabilul operațional cu sarcinile acordului, a fost de acord cu modificările aduse planului bugetar prezentat de reclamant. Comisia a observat că aceste modificări nu au afectat valoarea totală a costurilor prevăzute în acord și a enumerat modificările pentru fiecare rubrică bugetară.

6. La 10 iulie 2006, reclamantul a depus o cerere de plată a sumei care, în opinia sa, îi era încă datorată, și anume 62 556,00 EUR [3]. La 12 decembrie 2006, domnul B., funcționar în cadrul Unității de execuție financiară E.3 din cadrul DG Extindere, a informat reclamantul că i se va plăti suma de 52 035,24 EUR. Dl B. a sugerat că reclamantul ar putea apela la un alt funcționar, dl C., agentul financiar inițiator, în cazul în care are întrebări. Plata sumei acceptate, și anume 52 035,24 euro, a fost efectuată la 15 decembrie 2006.

7. Într-o scrisoare din 18 ianuarie 2007, reclamantul a susținut că Comisia a fost de acord cu un buget modificat, dar și-a bazat calculele pe bugetul inițial. Prin urmare, acesta a solicitat Comisiei să își revizuiască poziția și să plătească restul de 10 520,76 EUR. Reclamantul a întrebat, de asemenea, Comisia cum să solicite dobânzi pentru întârzierea efectuării plăților.

8. La 6 februarie 2007, dl D., șeful unității E.3 din cadrul DG Extindere, a răspuns acceptând cererea reclamantului privind dobânzile, deși numai în legătură cu suma pe care Comisia a acceptat-o (52 035,24 EUR). În ceea ce privește cererea reclamantului de reexaminare a cererii ulterioare, dl D. a explicat că articolul I.3.4 din Condițiile speciale prevede posibilitatea realocării cheltuielilor între rubricile bugetare de până la 10 % din suma inițială pentru fiecare rubrică bugetară. Dl D. subliniază că o realocare mai mare de 10 % pentru fiecare rubrică bugetară este posibilă numai după ce părțile contractante au convenit asupra unei modificări formale. În cazul de față, în opinia dlui D., nu s-a convenit asupra unui astfel de amendament. Prin urmare, Comisia a trebuit să respingă orice modificări care depășeau pragul de 10 %. Domnul D. a adăugat că reclamantul ar trebui să îl contacteze pe domnul B. în cazul în care are întrebări sau observații.

9. La 18 februarie 2007, reclamantul a atras atenția domnului D. asupra faptului că aceasta a solicitat o modificare și că, la 24 octombrie 2005, domnul A. a aprobat-o.

10. La 29 martie 2007, domnul B. a informat reclamantul că Comisia a decis să îi plătească o sumă suplimentară de 4 495,26 EUR. Acesta a afirmat că Comisia consideră că nu este obligată să plătească întreaga sumă solicitată din cauza „lipsei de informații prealabile privind excedentul bugetar (a se vedea articolul I.3.4)”. În plus, domnul B. a considerat că reclamantul nu avea dreptul la nicio dobândă pentru întârzierea efectuării plăților, întrucât suspendarea plății timp de 85 de zile s-a datorat faptului că reclamantul și-a schimbat numerele de cont fără a informa Comisia. Reclamantului i s-a recomandat să se adreseze domnului C. în cazul în care are întrebări sau observații.

11. La 23 aprilie 2007, reclamantul a subliniat că, după cunoștințele sale, atunci când a solicitat o modificare a acordului, a invocat, de asemenea, articolul I.3.4 din Condițiile speciale. La 14 mai 2007, domnul B. a răspuns că nu există nicio dovadă care să demonstreze că, după aprobarea noului buget, reclamantul a informat Comisia că va exista o depășire a unei linii bugetare înainte de efectuarea unei astfel de modificări. Funcționarul a declarat, de asemenea, că unitatea financiară nu mai poate face nimic pentru reclamant. Cu toate acestea, el o sfătuiește să discute chestiunea cu unitatea operațională pentru a vedea dacă va accepta excedentul drept cheltuieli eligibile. Domnul B. l-a sfătuit pe reclamant să se adreseze domnului F. în această privință.

12. Reclamantul l-a sunat pe domnul F. la 23 mai 2007 și i s-a spus să se adreseze doamnei E. Doamna E. a informat ulterior reclamantul că a părăsit unitatea și a sugerat ca reclamantul să se adreseze doamnei G. Cu toate acestea, într-o conversație telefonică cu reclamantul la 29 mai 2007, doamna G., șefa Unității de comunicații din cadrul DG Extindere, a declarat că nu se poate ocupa de această chestiune. Astfel, aceasta l-a retrimis pe reclamant domnului B. din cadrul unității financiare. Cu toate acestea, într-un e-mail din 7 iunie 2007, dl B. a reiterat faptul că unitatea financiară nu mai poate face nimic pentru reclamant și că ar trebui să se adreseze șefului unității operaționale, dna G. El a explicat că, în cazul în care această unitate este de acord în scris să considere excedentul drept cheltuieli eligibile, unitatea financiară ar putea avea motive să își reconsidere poziția.

13. În acest e-mail din 7 iunie 2007, dl B. a explicat, de asemenea, abordarea urmată de Comisie în această privință. Inițial, aceasta a interpretat scrisoarea reclamantului prin care se solicita o modificare a bugetului ca fiind informațiile necesare pentru realocarea sumelor care nu depășesc 10 % pe linie bugetară între diferite linii bugetare în temeiul articolului I.3.4 din Condițiile speciale. Prin urmare, Comisia a acceptat numai modificări de până la 10 % în ceea ce privește fiecare rubrică bugetară, întrucât, în opinia sa, nu a existat nicio modificare formală a bugetului în conformitate cu articolul II.13 din Condițiile generale. Cu toate acestea, ulterior, atunci când reclamantul s-a opus acestei interpretări și a atras atenția Comisiei asupra scrisorii trimise de domnul A., s-a constatat că domnul A. acceptase, de asemenea, modificări care depășeau 10 % pentru fiecare rubrică bugetară. Dl B. observă că, în consecință, Comisia a decis să trateze această scrisoare ca „un amendament valabil la contract” și consideră că bugetul, astfel cum este prevăzut în scrisoarea respectivă, a devenit „noul buget”.

14. Cu toate acestea, dl B. subliniază că cheltuielile declarate în cele din urmă de reclamant diferă de acest „nou buget”. În conformitate cu articolul I.3.4 din Condițiile speciale, diferențele de până la 10 % pe linie bugetară erau permise numai în cazul în care Comisia era informată în prealabil. Cu toate acestea, având în vedere că Comisia nu a avut nicio dovadă că reclamantul a informat-o în prealabil, aceasta nu a putut accepta cheltuieli decât în limita sumelor prevăzute în noul buget. Funcționarul a explicat, de asemenea, că nu este suficient ca un beneficiar să menționeze pur și simplu că ar putea fi nevoit să efectueze transferuri între rubricile bugetare. În schimb, trebuiau furnizate cifre clare pentru transferurile și liniile bugetare implicate.

15. La 20 iunie 2007, doamna G., care a fost contactată de reclamantă, a declarat într-un e-mail intern adresat domnului B. și altor persoane că nu a avut timp să se ocupe de această chestiune și, prin urmare, a solicitat un aviz unității financiare. Doamna G. a declarat că, în cazul în care domnul B. consideră că acesta este un "caz destul de clasic"și că cererea de plată suplimentară ar putea fi îndeplinită "fără a prezenta un risc mare", atunci ar trebui să aștepte întoarcerea doamnei E., care se afla în vacanță la momentul respectiv, înainte de a lua o decizie. În cazul în care, pe de altă parte, domnul B. ar recomanda să nu se efectueze această plată, reclamantul ar trebui informat cu promptitudine, iar dosarul ar trebui închis. E-mailul doamnei G. din 20 iunie 2007 a fost, de asemenea, trimis reclamantului, probabil din greșeală.

16. La 10 septembrie 2007, un alt funcționar, dl H., a explicat reclamantului că Comisia nu putea plăti mai mult decât era prevăzut în (noul) buget. Conform planului financiar inițial, linia bugetară A6 s-a ridicat la 163 470 EUR. Conform noului buget, acesta s-a ridicat la 171 906,40 EUR. Cu toate acestea, în cererea finală de plată a reclamantului, această rubrică s-a ridicat la 180 254,04 EUR [4], sumă mai mare decât cea convenită.

17. Potrivit domnului H., reclamantul a aplicat regula de 10 % prevăzută la articolul I.3.4 în momentul în care a solicitat o modificare a bugetului. Comisia a acceptat aceste modificări și a efectuat plata în consecință. Cu toate acestea, Comisia nu a putut accepta alte afirmații, deoarece acest lucru ar implica efectuarea unei modificări retroactive care nu a fost posibilă. Dl H. a subliniat că reclamantul nu se poate baza de două ori pe articolul I.3.4. În ceea ce privește problema dobânzilor pentru întârzierea efectuării plăților, domnul H. a afirmat că acestea vor fi plătite numai pentru sumele care au fost plătite efectiv și a reamintit reclamantului că are la dispoziție două luni pentru a depune o cerere în acest sens. El l-a invitat pe reclamant să se adreseze șefului său de unitate (dl D.) în cazul în care nu este mulțumit de acest răspuns.

18. La 17 septembrie 2007, reclamantul a declarat că nu înțelege motivul pentru care Comisia nu a făcut distincție între modificarea formală a bugetului și recurgerea la articolul I.3.4, ci a considerat, în schimb, că acesta, și anume reclamantul, s-a bazat de două ori pe această din urmă dispoziție. Într-un e-mail din 1 octombrie 2007 trimis de domnul D., Comisia a precizat că poziția sa, astfel cum a fost exprimată în corespondența anterioară, a rămas neschimbată.

Obiectul anchetei

19. În acest context, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului și a făcut următoarele afirmații:

1) Contrar acordului, Comisia a redus plata finală aferentă proiectului cu 6 396,19 euro. În special, aceasta nu și-a motivat decizia de a nu accepta invocarea de către reclamant a articolului I.3.4 din Condițiile speciale, pe care anterior o acceptase în scris.

2) Comisia nu a reușit să corespondeze în mod corespunzător cu reclamantul, indicând în mod repetat diferite persoane de contact care i-au furnizat informații contradictorii.

20. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să îi plătească suma restantă de 6 396,19 EUR, plus dobânda.

Ancheta

21. Plângerea a fost depusă la 19 decembrie 2008. La 22 decembrie 2008, Ombudsmanul a deschis o anchetă și a solicitat Comisiei un aviz cu privire la aceasta.

22. Comisia și-a trimis avizul la 4 mai 2009. La 12 mai 2009, avizul Comisiei a fost transmis reclamantului pentru observații. Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

23. La 12 martie 2010, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție amiabilă. Comisia a răspuns la această propunere la 23 iulie 2010. Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului pentru observații, pe care acesta le-a prezentat la 5 august 2010.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa reducere nejustificată a plății finale, pretinsa lipsă a motivării și cererea conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

24. Reclamantul a susținut că, atunci când și-a dat seama că unele elemente ale proiectului ar necesita mai multe fonduri decât se prevăzuse inițial, a prezentat funcționarului competent al Comisiei o cerere motivată de modificare a acordului. Aceasta a făcut acest lucru în termenele relevante, iar Comisia a acceptat aceste modificări, în scris, înainte de încheierea proiectului. Reclamantul a susținut că această acceptare a dus la intrarea în vigoare a unui nou buget.

25. Până la momentul în care a prezentat cererea sa finală de plată, au fost aduse modificări suplimentare noului buget. În opinia sa, aceste modificări au rămas sub pragul de 10 % permis de articolul I.3.4 din Condițiile speciale. Reclamantul a subliniat că a anunțat aceste modificări și că dorește să se bazeze pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale, la 26 septembrie 2005, cu alte cuvinte, în timp util în sensul dispoziției menționate.

26. Reclamantul a atras atenția asupra faptului că Comisia a declarat inițial că a aplicat articolul I.3.4 din Condițiile speciale atunci când a evaluat cererea de plată a reclamantului. Cu toate acestea, atunci când Comisia a acceptat în cele din urmă că un nou buget a fost convenit în 2005, s-a distanțat de această analiză și, în schimb, a concluzionat că reclamantul nu se putea baza pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale. Referindu-se la scrisoarea Comisiei din 10 septembrie 2007, reclamantul a declarat că nu înțelege de ce Comisia a ales să nu separe cele două modificări ale bugetului care au fost efectuate, ci, în schimb, a interpretat cele două modificări ca fiind bazate pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale.

27. În avizul său, Comisia a susținut că reclamantul, în e-mailul său din 26 septembrie 2005, s-a limitat să o informeze cu privire la intenția sa de a realoca anumite sume între subrubrici fără a modifica cheltuielile totale planificate. Această intenție a fost, în principiu, acceptată de Comisie în scrisoarea sa din 24 octombrie 2005. Cu toate acestea, această propunere de modificare nu a fost niciodată urmată de o cerere oficială de modificare. Prin urmare, Comisia nu a modificat niciodată în mod formal acordul.

28. Astfel, la examinarea cererii finale de plată pe care reclamantul a prezentat-o la 10 iulie 2006, bugetul inițial a fost cel care a servit drept bază pentru calculele sale. Cu toate acestea, Comisia a susținut că a acceptat transferuri între diferite rubrici bugetare de până la 10 % pe rubrică, fără a insista asupra cerinței de notificare prealabilă pentru astfel de transferuri, astfel cum se prevede la articolul I.3.4 din Condițiile speciale.

29. Comisia a adăugat că, atunci când reclamantul a atras atenția asupra „noului buget”, „a decis ex gratia să aplice noul buget propus” și, prin urmare, a analizat din nou situația. Cu toate acestea, în cursul acestei noi analize, Comisia a aplicat, de asemenea, regula prevăzută la articolul I.3.4 din Condițiile speciale, și anume că reclamantul trebuie să informeze în prealabil Comisia cu privire la orice transferuri între rubricile bugetare efectuate în conformitate cu dispoziția respectivă. Comisia a susținut că, între 24 octombrie 2005 și 10 iulie 2006 (când reclamantul a trimis cererea finală de plată), reclamantul nu l-a informat cu privire la astfel de transferuri. Prin urmare, reclamantul nu avea dreptul să se bazeze pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale pentru a justifica aceste modificări. Prin urmare, Comisia a aplicat cifrele prevăzute în „noul” buget fără a permite nicio modificare suplimentară și, în consecință, a plătit reclamantului o sumă suplimentară de 4 495,26 EUR.

30. Comisia a susținut că a tratat scrisoarea din 24 octombrie 2005 ca pe o modificare a acordului și, prin urmare, „a exercitat atâta flexibilitate cât a fost acceptabilă din punct de vedere juridic”. În opinia sa, nu a existat „o marjă de manevră suplimentară”.

31. În ceea ce privește cererea reclamantului privind dobânda pentru întârzierea efectuării plăților, Comisia a recunoscut inițial cererea reclamantului, deși numai în legătură cu suma pe care a considerat-o datorată reclamantului, și anume 52 035,24 EUR. Cu toate acestea, s-a dovedit ulterior că reclamantul a închis contul bancar menționat în acord, dar nu a informat Comisia cu privire la acest fapt până la 14 septembrie 2006 [5]. Prin urmare, plata a fost suspendată. Prin urmare, s-a constatat că reclamantul nu avea dreptul de a primi dobânzi pentru întârzierea efectuării plăților.

32. Cu toate acestea, Comisia a adăugat că a reexaminat acest punct atunci când și-a pregătit avizul cu privire la prezenta plângere și a concluzionat că reclamantul avea dreptul la dobânzi din cauza întârzierii efectuării plăților. Aceasta a primit cererea de plată finală la 14 iulie 2006 și a efectuat plata finală către reclamant la 15 decembrie 2006, care a durat în total 154 de zile. Termenele maxime de revizuire și plată au fost de 45 de zile pentru fiecare categorie, iar plata a fost suspendată timp de 40 de zile, din cauza modificării numărului de cont al reclamantului. În consecință, dobânzile de întârziere erau datorate pentru o perioadă de 24 de zile. Comisia a declarat că a efectuat o plată corespunzătoare.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

Observații introductive

33. Prezenta cauză privea un litigiu referitor la obligațiile de plată care decurg dintr-un contract.

34. Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al controlului pe care îl poate efectua în cauzele privind interpretarea obligațiilor contractuale asumate de o instituție este în mod necesar limitat. În special, Ombudsmanul este de părere că nu ar trebui să încerce să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legislația națională relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate.

35. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca anchetele sale să se limiteze la a examina dacă instituția i-a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și de ce consideră că punctul său de vedere cu privire la situația contractuală este justificat. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și examina și soluționa cu autoritate litigiul contractual de către o instanță competentă.

În ceea ce privește plata finală datorată în temeiul acordului

36. În avizul său, Comisia a afirmat că, la început, a rambursat reclamantului pe baza bugetului inițial (deoarece nu avea înregistrări ale unei modificări a acordului), dar a permis realocări între rubricile bugetare de până la 10 %. Cu toate acestea, la o examinare mai atentă, s-a constatat că această descriere nu era pe deplin corectă. Acest lucru poate fi observat în tabelul 1 de mai jos, care prezintă: (i) sumele indicate în acord („vechiul buget”); (ii) cifrele revizuite acceptate de dl A. în scrisoarea sa din 24 octombrie 2005 ("noul buget"); (iii) costurile declarate de reclamant la 10 iulie 2006 („costurile reale”); și (iv) cifrele pe care Comisia și-a bazat calculele pe sumele datorate în scrisoarea sa din 12 decembrie 2006 („primul calcul”).

Tabelul 1: Primul calcul [6]

Linie bugetară	Bugetul vechi	Noul buget	Costuri reale	Calculul 1
A1	74 137.70	72 316.92	65 948.46	65 948.46
A2	11 316.00	19 062.00	18 314.36	12 447.60
A3	23 210.00	8 850.00	8 105.83	8 105.83
A4	0.00	0.00	0.00	0.00
A5	0.00	0.00	0.00	0.00
A6	163 470.00	171 906.41	182 654.04	171 906.41
subtotal	272 133.70	272 135.33	275 022.69	258 408.30
A7	1 9 049.36	19 049.47	19 083.59	18 088.58
subtotal	291 183.06	291 184.80	294 106.28	276 496.88
71.61%	208 516.19	208 517.44	210 609.51	197 999.42
prefinanțare	145 964.18	145 964.18	145 64.18	145 964.18
Totală	62 552.01	62 553.26	64 645.33	52 035.24

37. Cifrele de mai sus arată că Comisia a acceptat costurile reale declarate de reclamant în ceea ce privește rubricile bugetare A1 și A3, care nu au depășit sumele corespunzătoare stabilite fie în bugetul vechi, fie în cel nou. Reclamantul nu a pretins niciun cost în ceea ce privește rubricile bugetare A4 și A5. Prin urmare, aceste linii bugetare nu au trebuit să fie luate în considerare în cadrul anchetei. Rubrica bugetară A7 reprezintă așa-numitele „costuri indirecte”. În conformitate cu articolul I.3.2 din Condițiile generale, contribuția Comisiei a fost limitată la 7 % din totalul costurilor eligibile în cadrul rubricilor bugetare A1-A6. Faptul că Comisia nu a acceptat sumele totale ale costurilor declarate de reclamant pentru aceste rubrici bugetare a explicat de ce suma pe care a calculat-o în cadrul rubricii bugetare A7 era diferită de cea prezentată de reclamant. Cu toate acestea, având în vedere că costurile pe care reclamantul le-ar putea pretinde de la Comisie în cadrul acestei linii bugetare au fost un rezultat direct al costurilor care au fost acceptate în cadrul liniilor bugetare A1-A6, chestiunea liniei bugetare A7 ar putea fi anulată mai întâi.

38. În ceea ce privește linia bugetară A2, Comisia a acceptat, într-adevăr, costuri cu 10 % mai mari decât cele prevăzute în vechiul buget. Cu toate acestea, Comisia nu a utilizat aceeași abordare în ceea ce privește linia bugetară A6. În cazul în care Comisia ar fi calculat suma pentru această linie bugetară în același mod ca pentru linia bugetară A2, aceasta ar fi trebuit să accepte costuri de 179 817,00 EUR. Suma pe care Comisia a acceptat-o efectiv în cadrul acestei linii bugetare (171 906,41 EUR) corespundea, în schimb, cifrei relevante prevăzute în noul buget.

39. Pe baza calculului prezentat în scrisoarea sa din 12 decembrie 2006, Comisia a acceptat un total de 276 496,88 EUR drept costuri eligibile. Întrucât contribuția sa la aceste costuri a fost stabilită prin acord la 71,61 %, aceasta a considerat, prin urmare, că reclamantul avea dreptul să primească o sumă totală de 197 999,42 EUR. Prin urmare, scăzând suma de 145 964,18 EUR deja plătită cu titlu de prefinanțare, Comisia a calculat că suma încă datorată se ridica la 52 035,24 EUR.

40. Ombudsmanul a remarcat că, în urma obiecțiilor reclamantului, Comisia a decis să își revizuiască abordarea. Astfel, la 29 martie 2007, Comisia a decis, „ex gratia”, să accepte noul buget convenit între reclamant și dl A. Tabelul 2 prezintă rezultatul acestui calcul. Din motive de comoditate, aceasta include, de asemenea, cifrele deja prezentate în tabelul 1.

Tabelul 2: Al doilea calcul [7]

Linie bugetară	Bugetul vechi	Noul buget	Costuri reale	Calculul 1	Al doilea calcul
A1	74 137.70	72 316.92	65 948.46	65 948.46	65 948.46
A2	11 316.00	19 062.00	18 314.36	12 447.60	18 314.36
A3	23 210.00	8 850.00	8 105.83	8 105.83	8 105.83
A4	0.00	0.00	0.00	0.00	0.00
A5	0.00	0.00	0.00	0.00	0.00
A6	163 470.00	171 906.41	182 654.04	171 906.41	171 906.41
subtotal	272 133.70	272 135.33	275 022.69	258 408.30	264 275.06
A7	19 049.36	19 049.47	19 083.59	18 088.58	18 499.25
subtotal	291 183.06	291 184.80	294 106.28	276 496.88	282 774.31
71.61%	208 516.19	208 517.44	210 609.51	197 999.42	202 494.68
prefinanțare	145 964.18	145 964.18	145 964.18	145 964.18	145 964.18
Totală	62 552.01	62 553.26	64 645.33	52 035.24	56 530.50
Plătit deja					52 035.24
Lăsat să plătească					4 495.26

41. Astfel cum s-a menționat mai sus, Ombudsmanul a trebuit să examineze dacă Comisia i-a furnizat o expunere rezonabilă și coerentă a temeiului juridic al acțiunilor sale și motivele pentru care a considerat că opinia sa cu privire la poziția contractuală era justificată.

42. Din motivele prezentate mai jos, Ombudsmanul a considerat că, în cazul de față, Comisia nu a respectat acest standard.

43. După cum s-a menționat deja, Comisia a susținut că, atunci când domnul A. a acceptat cifrele prezentate de reclamant la 25 august și 26 septembrie 2005, modificările efectuate s-au bazat pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale. Acest lucru ar fi însemnat însă că modificările relevante nu au depășit 10 % pentru fiecare rubrică bugetară. Deși această condiție a fost îndeplinită pentru rubricile bugetare A1 și A6, în mod clar nu a fost cazul pentru rubricile bugetare A2 (care au crescut de la 11 316,00 EUR la 19 062,00 EUR) și A3 (care au scăzut de la 23 210,00 EUR la 8 8 850,00 EUR). Prin urmare, aceste modificări s-ar fi putut baza numai pe articolul II.13 din Condițiile generale. De asemenea, trebuie remarcat faptul că noul buget a condus la o creștere a valorii totale maxime a costurilor eligibile prevăzute în acord (de la 291 183,06 EUR la 291 184,80 EUR). Chiar dacă această creștere a fost foarte mică, părea clar că se putea întemeia numai pe articolul II.13 din Condițiile generale.

44. Rezultă astfel că modificările care au condus la noul buget nu se întemeiau numai pe articolul I.3.4 din Condițiile speciale, ci și pe articolul I.3.4 și pe articolul II.13. Reclamantul s-a referit la ambele dispoziții în e-mailurile sale din 25 august și 26 septembrie 2005.

45. Ombudsmanul a remarcat că, în cazul de față, nu este necesar ca acesta să examineze dacă cerințele formale prevăzute la articolul II.13 din Condițiile generale au fost respectate cu această ocazie. Părea adevărat că nu a fost elaborată nicio modificare formală în momentul acceptării noului buget. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că funcționarul Comisiei care se ocupa de această chestiune la momentul respectiv nu a constatat nicio problemă în ceea ce privește acceptarea noului buget.

46. Cu toate acestea, atunci când a calculat mai întâi suma finală datorată reclamantului, Comisia nu a luat în considerare cifrele prevăzute în noul buget, cu excepția sumei prevăzute pentru linia bugetară A6. Faptul că această cifră a apărut în calculul Comisiei a arătat că cifrele stabilite în noul buget trebuie să fi fost cunoscute de Comisie la momentul respectiv. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că este evident că abordarea adoptată de Comisie în timpul primului calcul nu a fost coerentă cu cea adoptată atunci când a fost de acord cu noul buget. În plus, în această etapă a procedurii, reclamantul s-a confruntat cu opinii divergente cu privire la temeiul juridic al noului buget prezentat de diferiții funcționari ai Comisiei pe care i-a contactat.

47. Ombudsmanul a observat că, atunci când a calculat a doua oară suma finală datorată reclamantului, Comisia a încercat să remedieze eroarea sau erorile pe care le-a comis anterior. Cu această ocazie, Comisia a acceptat într-adevăr ca fiind relevante toate sumele pe care le acceptase deja atunci când a fost de acord cu noul buget.

48. Cu toate acestea, cu ocazia celui de al doilea calcul, Comisia a considerat că articolul I.3.4 din Condițiile speciale nu putea fi aplicat decât dacă reclamantul informase în prealabil Comisia cu privire la eventualele transferuri între liniile bugetare efectuate în conformitate cu această dispoziție. Comisia a susținut că acest lucru nu s-a întâmplat și că, prin urmare, dispoziția menționată nu poate fi aplicată.

49. Ombudsmanul a considerat că insistența Comisiei asupra cerinței formale de notificare prealabilă prevăzute la articolul I.3.4 din Condițiile speciale nu poate fi criticată ca atare. Cu toate acestea, în avizul său, Comisia a afirmat, de asemenea, că, atunci când a calculat pentru prima dată suma finală datorată reclamantului, a acceptat transferuri între diferite rubrici bugetare de până la 10 % pe rubrică, fără a insista asupra cerinței de notificare prealabilă pentru astfel de transferuri prevăzute la articolul I.3.4 din Condițiile speciale. Ombudsmanul nu a înțeles modul în care o cerință pe care Comisia, astfel cum a confirmat avizul său, s-a simțit în măsură să o ignore atunci când a calculat pentru prima dată suma relevantă ar putea deveni brusc de o importanță decisivă atunci când a calculat această sumă a doua oară. Astfel cum s-a menționat mai sus, în cazul în care Comisia ar fi aplicat abordarea pe care a susținut că a adoptat-o pentru primul calcul la toate liniile bugetare, aceasta ar fi acceptat costuri pentru linia bugetară A6 de până la 179 817,00 EUR (în loc de 171 906,41 EUR pe care le-a acceptat).

50. Din motive de exhaustivitate, Ombudsmanul a considerat util să abordeze un argument suplimentar care a fost menționat de unul dintre funcționarii contactați de reclamant. Chiar dacă acest argument nu a fost utilizat de Comisie în avizul său, Ombudsmanul a considerat că confuzia cauzată de gestionarea de către Comisie ar fi atenuată dacă s-ar clarifica mai mult această chestiune. El a reamintit că, în e-mailul său din 10 septembrie 2007, dl H. a subliniat că reclamantul nu se poate baza de două ori pe articolul I.3.4. Dispoziția menționată nu abordează în mod explicit această chestiune. Cu toate acestea, în cazul în care articolul I.3.4 permite realocări de până la 10 % pentru fiecare rubrică bugetară, pare logic să se presupună că numărul realocărilor este irelevant, atât timp cât suma totală care este realocată nu depășește 10 % din suma stabilită inițial pentru fiecare rubrică bugetară.

51. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu a putut decât să concluzioneze că Comisia nu a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a modului în care a tratat cererea de plată a reclamantului.

52. Ombudsmanul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că concluzia de mai sus a fost întărită de modul în care Comisia a tratat cererea reclamantului privind dobânzile. Chiar dacă rezultatul final obținut de Comisie în această privință părea să fie, în cea mai mare parte (deși nu în întregime), rezonabil (a se vedea punctul 57 de mai jos), faptul că Comisia și-a schimbat de două ori opinia cu privire la caracterul datorat sau nu al unui astfel de interes a însemnat că abordarea sa nu putea fi considerată coerentă.

53. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a făcut o constatare preliminară potrivit căreia modul în care Comisia a calculat plata datorată reclamantului în cazul de față ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European, acesta a făcut o propunere de soluție amiabilă, invitând-o să reexamineze cererea de plată a reclamantului.

54. Ombudsmanul a considerat util să adauge că această propunere s-a axat pe afirmația reclamantului în ceea ce privește linia bugetară A6. După cum s-a menționat mai sus (a se vedea punctul 38), Ombudsmanul a considerat că, în cazul în care Comisia ar fi acceptat modificări de până la 10 % per rubrică bugetară în ceea ce privește rubrica A6 în același mod ca și în ceea ce privește celelalte rubrici bugetare, ar fi putut accepta costuri pentru această rubrică bugetară de până la 179 817,00 EUR (în loc de 171 906,41 EUR pe care le-a acceptat). Orice modificare adusă acestei linii bugetare ar fi avut, în mod evident, un impact redus și asupra liniei bugetare A7.

55. Trebuie subliniat faptul că orice realocare în temeiul articolului I.3.4 din Condițiile speciale nu ar putea avea ca efect creșterea valorii totale maxime a costurilor pe care Comisia le-a acceptat ca fiind eligibile în noul buget. Ombudsmanul a observat că valoarea costurilor declarate de reclamant pare să depășească ușor acest prag și că, în mod clar, Comisia ar avea dreptul să nu ia în considerare astfel de costuri suplimentare.

56. Ombudsmanul a adunat din informațiile care i-au fost transmise că reclamantul a realizat proiectul cu succes. De fapt, succesul neașteptat al expoziției care a făcut parte din proiect pare să fi fost principalul motiv care a stat la baza realocărilor reclamantului între rubricile bugetare. Ombudsmanul a considerat că succesul proiectului ar putea fi luat în considerare în mod util de către Comisie atunci când decide cu privire la modul de abordare a propunerii sale pentru o soluție amiabilă.

În ceea ce privește dobânzile de întârziere

57. Ombudsmanul a observat că 154 de zile s-au scurs între 14 iulie 2006, când Comisia a primit cererea de plată a reclamantului, și 15 decembrie 2006, când Comisia a efectuat o plată de 52 035,24 EUR. Comisia a declarat că are la dispoziție 45 de zile pentru a examina cererea de plată și 45 de zile pentru a efectua plata. Prin urmare, aceste 90 de zile nu ar trebui luate în considerare. Acest lucru părea să fie în conformitate cu dispozițiile acordului.

58. Comisia a susținut, de asemenea, că o întârziere de 40 de zile s-a datorat faptului că reclamantul și-a schimbat numerele de cont. Aceasta a subliniat că această perioadă ar trebui, prin urmare, să fie, de asemenea, ignorată. În consecință, a existat o întârziere efectivă de 24 de zile, pentru care erau datorate dobânzi și pe care aceasta le plătise în mod corespunzător.

59. Din documentele prezentate Ombudsmanului a reieșit că reclamantul și-a schimbat într-adevăr conturile bancare fără a informa Comisia. Comisia nu a putut fi învinovățită pentru nicio întârziere a plății sale care s-a datorat problemelor cauzate de reclamant. Nu a existat nicio dovadă clară că întârzierea cauzată de reclamant s-a ridicat, de fapt, la 40 de zile. Cu toate acestea, reclamantul nu a contestat explicațiile Comisiei cu privire la acest aspect al cazului. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că examinarea sa ar trebui să se bazeze pe informațiile necontestate furnizate de Comisie. Pe baza acestor informații, întârzierea pentru care se datorau dobânzi s-a ridicat, într-adevăr, la 24 de zile.

60. Prin urmare, Ombudsmanul a ajuns la concluzia că nu a existat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește calcularea de către Comisie a dobânzilor de întârziere aferente sumei de 52 035,24 EUR.

61. Cu toate acestea, situația era diferită în ceea ce privește plata suplimentară de 4 495,26 euro efectuată la 29 martie 2007. Astfel cum s-a arătat mai sus, Comisia a efectuat această plată în vederea corectării erorii sau a erorilor pe care le-a comis la calcularea inițială a sumei datorate reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul nu a împărtășit opinia Comisiei potrivit căreia plata suplimentară constituie o plată ex gratia. În cazul în care Comisia ar fi respectat, așa cum ar fi trebuit să facă, noul buget atunci când a calculat pentru prima dată suma datorată reclamantului, acesta ar fi trebuit să primească plata suplimentară în același timp cu plata sumei de 52 035,24 EUR. Prin urmare, ar fi fost datorate dobânzi de întârziere și în ceea ce privește plata suplimentară de 4 495,26 euro. În ceea ce privește această plată suplimentară, s-ar fi acumulat dobânzi suplimentare între 15 decembrie 2006 și 29 martie 2007.

62. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că valoarea dobânzii rezultate ar fi relativ mică. Acesta a considerat că acest aspect al cazului nu ar mai trebui urmărit în cazul în care Comisia ar accepta propunerea sa pentru o soluție amiabilă.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

63. În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă, Comisia a informat Ombudsmanul că a acceptat propunerea sa. Prin urmare, Comisia a decis să accepte costurile declarate de reclamant în raportul său final prezentat la 14 iulie 2006, până la suma maximă prevăzută în acordul de finanțare, și anume 6 025,59 EUR. În plus, Comisia a acceptat că a doua plată (efectuată la 29 martie 2007), precum și a treia (pe care a efectuat-o ca răspuns la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului) erau datorate în același timp cu prima plată și că, prin urmare, dobânda pentru întârzierea efectuării plăților era datorată, astfel cum a solicitat reclamantul.

64. Reclamantul a informat Ombudsmanul că a primit două plăți în valoare de 6 025,59 EUR și, respectiv, 1 568,47 EUR și a mulțumit Ombudsmanului pentru asistența acordată în această privință.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

65. Având în vedere observațiile părților, Ombudsmanul concluzionează că s-a ajuns la o soluție amiabilă. Ombudsmanul salută disponibilitatea Comisiei de a efectua o analiză aprofundată a chestiunii și acceptarea de către aceasta a propunerii sale de soluție amiabilă.

B. Prezumția de necorespondență cu reclamantul în mod corespunzător și consecvent

Argumente prezentate Ombudsmanului

66. Reclamantul a susținut că, pe parcursul celor cinci luni în care a comunicat cu Comisia în vederea soluționării dezacordului privind suma finală care trebuie plătită, aceasta a fost direcționată către șapte persoane de contact diferite din unități diferite. Unii dintre oficialii în cauză nu erau familiarizați cu problema, iar unii au oferit informații sau sfaturi care contrazic declarațiile făcute anterior.

67. În avizul său, Comisia a reamintit că serviciul responsabil cu aspectele legate de acord este DG Extindere. Comisia a susținut că informațiile furnizate reclamantului reflectă poziția Comisiei la momentul respectiv și nu au nicio legătură cu persoana care a furnizat informațiile respective.

Evaluarea Ombudsmanului

68. Ombudsmanul a considerat că este evident că o administrație ar trebui să ofere cetățenilor consiliere clară și consecventă.

69. În speță, în mod evident, nu aceasta era situația. Având în vedere că lipsa de coerență a poziției Comisiei a fost discutată mai sus, nu este necesar să se detalieze mai mult această chestiune.

70. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că acest aspect al cazului are o importanță secundară pentru reclamant. Având în vedere că Comisia a acceptat propunerea sa pentru o soluție amiabilă, acesta consideră că acest aspect al cazului nu mai trebuie urmărit.

C. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

În acest caz s-a ajuns la o soluție amiabilă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 22 noiembrie 2010.

---

[1] În conformitate cu articolul I.3.2 din Condițiile speciale anexate la acord. De fapt, 71,61% din 291,183.06 este 208,516.19.

[2] În germana originală: „Da es in der gegenwärtigen Ausstellungstournee zu akuten Änderungen von Ausgaben kommen muss, werden wir mit den geänderten Kostenstellen im Rahmen des Artikels I.3.4 das Projekt erfolgreich abschließen können.”

[3] Comisia efectuase deja unele plăți pentru prefinanțarea proiectului înainte de încheierea acestuia.

[4] Această cifră s-a bazat pe calcule efectuate de domnul H., care pare să fi comis o eroare tipografică. Suma solicitată de reclamant a fost, de fapt, de 182 654,04 EUR.

[5] Avizul Comisiei se referă în mod eronat la această scrisoare ca fiind trimisă la 14 septembrie 2007.

[6] Sume în EUR.

[7] Sume în EUR.