Istoricul plângerii

1. Reclamantul este un angajat al Parlamentului European.

2. În 2007, Parlamentul European a achiziționat un nou sistem de telefonie. În 2010, Parlamentul a solicitat serviciilor sale să efectueze o analiză tehnică care să conducă la o concepere la nivel înalt a programului său de comunicare unificată. Raportul care a urmat acestei analize tehnice a recomandat ca Parlamentul să achiziționeze dispozitive telefonice care să funcționeze pe baza sistemului telefonic din 2007.

3. În 2011, Parlamentului i s-au pus la dispoziție telefoanele unui furnizor din afara UE pentru o etapă-pilot de evaluare menită să selecteze telefonul care s-ar potrivi cel mai bine nevoilor Parlamentului. Ulterior, Parlamentul a comandat peste 5 500 de astfel de dispozitive de la furnizorul din afara UE.

4. Reclamantul a contestat verbal și în scris decizia Parlamentului de a comanda telefoanele menționate mai sus. Ea a ridicat mai întâi problema în fața ierarhiei sale prin e-mailul din 21 noiembrie 2011, în care a afirmat că o procedură care vizează identificarea criteriilor de selecție pentru viitoarele achiziții telefonice nu se poate transforma în mod valabil într-o procedură de achiziție fără o etapă concurențială anterioară care să implice alți producători. Ulterior, reclamantul a exprimat aceleași preocupări, pe lângă cele tehnice. Ea a făcut acest lucru oral în cadrul unei reuniuni a grupului din 24 noiembrie 2011 și, la 6 decembrie 2011, în scris, împreună cu șeful său de unitate. La 8 decembrie, șeful de unitate a solicitat reclamantei să își completeze explicațiile cu privire la faptele pe care dorea să le denunțe; a făcut acest lucru la 19 decembrie 2011.

5. Între timp, la 2 decembrie 2011, reclamanta a comunicat preocupările sale auditorului intern al Parlamentului European. Ea a solicitat o întâlnire cu acesta din urmă, care a avut loc la 6 decembrie 2011.

6. La 25 ianuarie 2012, reclamanta s-a adresat în scris directorului Direcției Tehnologii Informaționale a Parlamentului European, rezumându-și preocupările. Ea consideră că Parlamentul nu poate fi altceva decât exemplar în ceea ce privește normele în materie de concurență.

7. Directorul a răspuns în aceeași zi, precizând că serviciul de audit intern se ocupă de această chestiune și că orice alte inițiative ar trebui să aștepte până când auditorii ajung la concluziile lor.

8. La 15 martie 2012, reclamantul a luat cunoștință de faptul că Parlamentul European va plasa o comandă de cumpărare pentru 5 666 de telefoane la furnizorul din afara UE.

9. La 30 mai 2012, reclamantul a depus prezenta plângere la Ombudsmanul European[1].

Obiectul anchetei

10. Ombudsmanul a efectuat o anchetă cu privire la următoarele afirmații și revendicări.

Acuzații:

Parlamentul European a ales în mod arbitrar să achiziționeze dispozitivele telefonice ale unui anumit producător pentru deputații săi și asistenții acestora.

Revendicare (astfel cum a fost modificată):

Parlamentul European ar trebui să explice în mod corespunzător modul său de acțiune. În cazul în care nu poate face acest lucru, Comisia ar trebui să se asigure că normele existente sunt respectate în viitor, verificând, înainte de a comanda materiale sau dispozitive în afara UE, dacă există produse echivalente pe piața UE.

Ancheta

11. La 4 iulie 2012, Ombudsmanul a invitat Președintele Parlamentului European să prezinte un aviz cu privire la plângere până la 30 septembrie 2012.

12. La 18 septembrie 2012, reclamanta a informat biroul Ombudsmanului că dorește să reformuleze cererea sa. În consecință, domeniul de aplicare al anchetei a fost modificat prin înlocuirea creanței inițiale cu cea menționată la punctul 10[2].

13. Ombudsmanul a informat Parlamentul European în consecință și a prelungit cu două luni termenul inițial pentru prezentarea avizului său. În plus, în urma cererii reclamantului, plângerea, care a fost inițial clasificată drept confidențială, a devenit publică.

14. Parlamentul European și-a dat avizul la 18 decembrie 2012. Avizul a fost trimis reclamantei, împreună cu invitația de a-și prezenta observațiile cu privire la acesta. Ea a făcut acest lucru la 24 februarie 2013. În martie, iunie și iulie 2013, reclamanta a trimis o corespondență suplimentară Biroului Ombudsmanului cu privire la plângerea sa.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa alegere arbitrară a dispozitivelor telefonice ale unui anumit producător și afirmația conexă

Argumentele prezentate Ombudsmanului

15. În plângerea sa , reclamanta a susținut, în esență, că, înainte de a emite ordinul atacat, Parlamentul European nu a organizat nicio procedură competitivă de atribuire care să implice mai mulți producători de telefoane. În plus, ea a arătat că dispozitivele alese erau inadecvate pentru scopurile pe care trebuiau să le servească. În opinia reclamantului, Parlamentul European ar fi trebuit cel puțin să aștepte rezultatele auditului său intern înainte de a alege orice dispozitiv. În plus, Parlamentul nu a răspuns niciodată preocupărilor repetate ale reclamantei în această privință, în pofida faptului că aceasta le-a discutat cu mai mulți membri ai ierarhiei sale.

16. În avizul său , Parlamentul European a explicat că, din cauza faptului că echipamentele și serviciile de telecomunicații sunt complexe și se schimbă rapid, nu le achiziționează prin licitații separate. În schimb, în conformitate cu normele prevăzute în Regulamentul financiar[3], Parlamentul organizează o procedură de licitație pentru a semna un contract-cadru cu un integrator de echipamente de telecomunicații.

17. În ofertele lor, societățile participante la procedura de licitație prezintă, pentru fiecare tip de echipamente și servicii, unul sau mai mulți producători sau furnizori de servicii. Pe această bază, Parlamentul stabilește care dintre oferte prezintă cel mai bun raport calitate-preț, luând în considerare toate echipamentele și serviciile necesare. Aceasta semnează un acord-cadru cu ofertantul câștigător, care devine integratorul de echipamente și servicii de telecomunicații (denumit în continuare "integratorul de telecomunicații"). Acordul durează, în principiu, patru ani. În acest cadru, Parlamentul European poate achiziționa echipamente și servicii de telecomunicații prin intermediul unor contracte specifice, în funcție de necesități. Producătorul specific pentru fiecare produs este ales dintre producătorii din oferta integratorului de telecomunicații, pe baza unei analize interne efectuate de serviciile Parlamentului.

18. Parlamentul European a afirmat că astfel de contracte-cadru sunt utilizate pe scară largă de instituțiile UE și prezintă avantaje clare. În primul rând, acestea permit Parlamentului să acopere o gamă largă de produse și servicii printr-o singură procedură de achiziții publice. În al doilea rând, este de datoria integratorului de telecomunicații, în locul serviciilor Parlamentului, să asigure integrarea și funcționarea corectă a echipamentelor de la diferiți producători. În al treilea rând, integratorul oferă o gamă de instalații de la diferiți producători, inclusiv întreprinderi din UE și din afara UE, iar instalațiile respective progresează automat pe durata acordului-cadru, în conformitate cu evoluția rapidă a produselor. De fapt, prin intermediul integratorului de telecomunicații, piața este deschisă unui număr relativ mare de producători. În al patrulea rând, acordul-cadru permite Parlamentului să achiziționeze, în orice moment, tipul de echipament care se potrivește cel mai bine nevoilor sale, dacă este necesar, în urma unui studiu comparativ comandat de integratorul de telecomunicații sau a unui studiu independent efectuat de un terț.

19. Anunțul de participare pentru actualul contract-cadru intitulat „Furnizareade echipamente pentru infrastructura și sistemele de telecomunicații ale Parlamentului European și serviciile conexe”a fost publicat la 9 aprilie 2011 de către Parlament în nume propriu, precum și în numele Ombudsmanului European și al Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Contractul-cadru a fost semnat la 14 noiembrie 2011 cu integratorul de telecomunicații relevant. Un contract specific de punere în aplicare a contractului-cadru privind furnizarea de telefoane ToIP[4] pentru Parlament a fost semnat la 15 decembrie 2011 pentru o sumă maximă de 1 003 362,02 EUR.

20. Contractul menționat nu includea nicio comandă fermă pentru telefoanele ToIP, dar prevedea o procedură în trei etape, conform căreia furnizorul din afara UE urma să livreze inițial un număr de telefoane ToIP (două modele diferite) pentru o fază-pilot de testare în cadrul Parlamentului. Etapa-pilot de testare a fost finalizată mai întâi de tehnicieni calificați, iar apoi de un mic grup de utilizatori care acoperă un eșantion reprezentativ de utilizatori ai Parlamentului, inclusiv birourile a treisprezece deputați în Parlamentul European și utilizatorii vizați ai serviciilor informatice ale Parlamentului. Această fază-pilot s-a încheiat în mai 2012.

21. Ulterior, Parlamentul a avut dreptul să decidă dacă să achiziționeze sau nu telefoanele ToIP rămase și/sau să solicite o modificare a numărului și a tipului de unități rămase. Pe baza rezultatelor etapei-pilot și după examinarea de către comitetul director competent la 15 mai 2012, Parlamentul a decis să achiziționeze doar unul dintre cele două modele testate.

22. Modelele achiziționate, precum cele achiziționate în perioada 2006-2007 în cadrul procedurii de ofertare anterioare, proveneau de la același furnizor din afara UE. Cu toate acestea, Parlamentul a explicat că această alegere a fost motivată de o serie de factori. Prima a fost o analiză independentă a integratorilor de telecomunicații anteriori și actuali, care a fost efectuată în februarie 2011 de două entități independente și a acoperit întreaga infrastructură de telecomunicații a Parlamentului în cadrul sistemului de comunicare unificată. Următorul a fost studiul specific al actualului integrator de telecomunicații privind alternativele la telefoanele producătorilor din afara UE, care a fost realizat în ianuarie 2012, împreună cu un studiu suplimentar pe care l-a prezentat la 7 septembrie 2012, care a vizat stadiul actual al tehnologiei ToIP în Parlament și a confirmat alegerea Parlamentului. În cele din urmă, alegerea a fost motivată și de motive tehnice legate de arhitectura telefoanelor existente ale Parlamentului, cu scopul de a reduce la minimum riscul de neconcordanțe cu infrastructura de telecomunicații existentă atunci când se instalează noi telefoane ToIP.

23. În plus față de cele de mai sus, Parlamentul European a explicat, de asemenea, că, pe baza preocupărilor reclamantului, auditorul său intern a examinat cazul în detaliu, cu cooperarea deplină a serviciilor informatice ale Parlamentului. Auditul s-a axat pe întreaga istorie a programului de modernizare a telefoanelor, începând cu perioada 2005-2006. Raportul de audit, a cărui copie a fost furnizată reclamantului, a concluzionat că abordarea din prezenta procedură a fost corectă din punct de vedere juridic. Cu toate acestea, auditorul intern a considerat, de asemenea, că este de dorit, pentru viitor, ca telefoanele ToIP care îndeplinesc standardul protocolului de inițiere a sesiunilor (SIP) de la alți producători să fie, de asemenea, incluse în procesul de selecție. Serviciile informatice ale Parlamentului au luat măsurile necesare pentru a pune în aplicare recomandările auditorului intern.

24. În observațiile sale , reclamanta a mulțumit Parlamentului European pentru explicarea acordului-cadru aplicabil.

25. În ceea ce privește declarația Parlamentului potrivit căreia alegerea telefoanelor ToIP a fost susținută de un studiu realizat de cele două entități independente, reclamantul s-a opus faptului că niciunul dintre cei doi nu a fost sau nu a fost integrator de telecomunicații al Parlamentului. De asemenea, ea s-a îndoit că studiul a fost într-adevăr reprezentativ. În orice caz, reclamanta a declarat că nu poate înțelege modul în care un studiu efectuat în 2012 ar putea justifica un ordin din 15 decembrie 2011.

26. În cele din urmă, reclamantul a sperat că Parlamentul: (i) în viitor, să asigure prioritatea producătorilor din UE în contractele specifice de punere în aplicare a acordului-cadru și (ii) în proiectele viitoare de înlocuire a telefoanelor, să studieze soluții alternative, ținând seama de toate elementele care trebuie înlocuite[5].

Evaluarea Ombudsmanului

27. Ombudsmanul consideră că, în avizul său, Parlamentul a explicat că livrarea efectivă a dispozitivelor telefonice de testare și decizia sa ulterioară de a le comanda au fost precedate de un exercițiu de achiziții adecvat și au avut loc în cadrul unui acord cuprinzător care a respectat normele aplicabile.

28. Astfel, articolul 88 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede în mod expres posibilitatea instituțiilor Uniunii de a încheia acorduri-cadru, definite ca „contracteîncheiate între una sau mai multe autorități contractante și unul sau mai mulți operatori economici, al căror scop este de a stabili condițiile contractelor care urmează să fie atribuite într-o anumită perioadă, în special în ceea ce privește prețul și, după caz, cantitatea avută în vedere.”În temeiul articolului 89, toate contractele de achiziții publice finanțate, integral sau parțial, de la bugetul Uniunii, precum cel care face obiectul evaluării în speță, trebuie să respecte principiile transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării. În sfârșit, articolul 106 prevede că „participareala procedurile de licitație este deschisă în condiții egale tuturor persoanelor fizice și juridice care intră în domeniul de aplicare al tratatelor și tuturor persoanelor fizice și juridice dintr-o țară terță care a încheiat cu Comunitățile Europene un acord special în domeniul achizițiilor publice [...]”.

29. Din informațiile furnizate de Parlamentul European reiese că integratorul de telecomunicații pe care Parlamentul l-a selectat în urma licitației din 2011 este o persoană juridică belgiană care intrăîn mod clar „în domeniul de aplicare al tratatelor”,în sensul articolului 106 din Regulamentul financiar. Faptul că unele dintre produsele sau serviciile incluse în oferta sa sunt fabricate sau furnizate de întreprinderi din afara UE nu modifică natura UE a ofertantului câștigător. În plus, procedura ulterioară care a determinat Parlamentul să comande dispozitivele telefonice relevante pare să fie în deplină conformitate cu natura și domeniul de aplicare al acordului-cadru, în sensul articolului 89 din Regulamentul financiar.

30. Prin urmare, se pare că, din punct de vedere juridic, modul de acțiune al Parlamentului a fost justificat. Potrivit declarațiilor Parlamentului, aceasta a fost și concluzia auditorului intern.

31. În plus, Ombudsmanul arată că decizia propriu-zisă de a comanda dispozitivele telefonice contestate a fost încadrată într-o serie de etape procedurale și de aprecieri tehnice care par să conducă în mod logic la aceasta și să o susțină.

32. În primul rând, Parlamentul a efectuat o fază-pilot de testare care a implicat serviciile sale informatice și o parte dintre utilizatorii vizați ai telefoanelor. Această fază de testare a avut ca rezultat alegerea doar a unuia dintre dispozitivele testate recomandate.

33. În al doilea rând, a fost efectuată o examinare externă înainte de comanda fermă de achiziționare a dispozitivelor contestate. În această privință, Ombudsmanul subliniază că, contrar obiecțiilor formulate de reclamantă în observațiile sale, cele două entități care efectuează revizuirea nu ar putea și nu ar trebui să fie un integrator actual sau fost integrator de telecomunicații al Parlamentului European, în măsura în care revizuirea a fost menită să fie externă și independentă.

34. În plus, Ombudsmanul nu împărtășește opinia reclamantului potrivit căreia reexaminarea a avut loc prea târziu, deoarece a avut loc după semnarea contractului-cadru. Ceea ce contează este că examinarea externă a fost finalizată înainte de plasarea comenzii de achiziție contestate, la sfârșitul etapei-pilot de testare; și anume, în mai 2012, după revizuirea externă.

35. În al treilea rând, alegerea Parlamentului a fost confirmată ulterior de studiul integratorului de telecomunicații privind stadiul actual al tehnologiei în domeniu și posibilele alternative la dispozitivele comandate.

36. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră, prin urmare, că Parlamentul a explicat în mod adecvat temeiul juridic și tehnic al deciziei sale de a achiziționa dispozitivele telefonice contestate, răspunzând astfel în mod corespunzător afirmației și afirmației reclamantului. Ulterior, Ombudsmanul nu poate decât să concluzioneze că nu a avut loc niciun caz de administrare defectuoasă în cazul de față.

37. Ombudsmanul o felicită pe reclamantă pentru preocuparea sa sinceră cu privire la faptul că instituțiile UE acordă un tratament echitabil produselor și producătorilor din UE în cadrul procedurilor lor de achiziții publice. În acest sens, el observă că una dintre recomandările formulate de auditorul intern al Parlamentului ar putea răspunde acestei preocupări într-o anumită măsură, încurajând Parlamentul să includă telefoanele ToIP de la alți producători în viitoarele sale procese de selecție. În plus, Parlamentul și-a exprimat disponibilitatea de a da curs acestei recomandări. Prin urmare, Ombudsmanul are încredere că reclamantul este mulțumit de acest rezultat.

B. Concluzie

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

În prezenta cauză nu a avut loc niciun caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Parlamentul European vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 23 septembrie 2013

[1] Inițial, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 10 mai 2012. Cu toate acestea, în temeiul articolului 2 alineatul (4) din Statutul Ombudsmanului European, Ombudsmanul a refuzat să deschidă o anchetă în această etapă, întrucât reclamanta nu a acordat Parlamentului European suficient timp pentru a reacționa la demersurile sale administrative anterioare.

[2] Cererea inițială era ca Parlamentul să explice în mod corespunzător modul său de acțiune sau, în caz contrar, să anuleze cererea de achiziționare a dispozitivelor telefonice în cauză.

[3] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (JO 2002, L 248, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 197), cu modificările ulterioare și aplicabil la data faptelor.

[4] ToIP este abrevierea folosită pentru "Telephonyon Internet Protocol".

[5] Reclamantul a prezentat o serie de alte argumente privind ordinea telefoanelor din 2006 pentru nevoile Parlamentului și modul în care ofertele potențialilor integratori de telecomunicații ar putea fi evaluate în mod corespunzător. Întrucât prezenta cauză nu privește acest termen sau oferta ca atare, aceste argumente nu sunt relevante pentru analiză și nu vor fi menționate.