Contextul plângerii

1. Reclamantul este un angajat al Parlamentului European.

2. În 2007, Parlamentul European a achiziționat un nou sistem de telefonie. În 2010, Parlamentul a solicitat serviciilor sale să efectueze o analiză tehnică care să conducă la elaborarea la nivel înalt a programului său de comunicare unificată. Raportul care a urmat acestei analize tehnice a recomandat Parlamentului să achiziționeze dispozitive telefonice care să funcționeze pe baza sistemului telefonic din 2007.

3. În 2011, Parlamentului i s-au pus la dispoziție telefoane ale unui furnizor din afara UE pentru o etapă-pilot de evaluare menită să selecteze telefonul care ar corespunde cel mai bine nevoilor Parlamentului. Ulterior, Parlamentul a comandat peste 5 500 de astfel de dispozitive de la furnizorul din afara UE.

4. Reclamantul a contestat, oral și în scris, decizia Parlamentului de a comanda telefoanele menționate mai sus. Ea a ridicat mai întâi problema ierarhiei sale prin e-mailul din 21 noiembrie 2011, în care a afirmat că o procedură care vizează identificarea criteriilor de selecție pentru viitoarele achiziții de telefoane nu se poate transforma în mod valabil într-o procedură de achiziție fără o etapă concurențială anterioară care să implice alți producători. Ulterior, reclamantul a exprimat aceleași preocupări, pe lângă cele tehnice. Ea a făcut acest lucru oral în cadrul unei reuniuni a grupului din 24 noiembrie 2011 și, la 6 decembrie 2011, în scris, împreună cu șeful său de unitate. La 8 decembrie, șeful de unitate a solicitat reclamantului să își completeze explicațiile cu privire la faptele de care dorește să se plângă; a făcut acest lucru la 19 decembrie 2011.

5. Între timp, la 2 decembrie 2011, reclamantul și-a împărtășit preocupările cu auditorul intern al Parlamentului European. Ea a solicitat o reuniune cu acesta din urmă, care a avut loc la 6 decembrie 2011.

6. La 25 ianuarie 2012, reclamanta s-a adresat în scris directorului Direcției pentru tehnologiile informației din cadrul Parlamentului European, rezumându-și preocupările. Ea consideră că Parlamentul nu poate fi altceva decât exemplar în ceea ce privește normele în materie de concurență.

7. Directorul a răspuns în aceeași zi, declarând că serviciul de audit intern se ocupă de această chestiune și că orice alte inițiative ar trebui să aștepte până când auditorii ajung la concluziile lor.

8. La 15 martie 2012, reclamantul a luat cunoștință de faptul că Parlamentul European va plasa o comandă de cumpărare pentru 5 666 de telefoane la furnizorul din afara UE.

9. La 30 mai 2012, reclamantul a depus prezenta plângere la Ombudsmanul European [1].

Obiectul anchetei

10. Ombudsmanul a efectuat o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri.

Afirmație:

Parlamentul European a ales în mod arbitrar să achiziționeze dispozitivele telefonice ale unui anumit producător pentru deputații săi și asistenții acestora.

Mențiune (astfel cum a fost modificată):

Parlamentul European ar trebui să explice în mod corespunzător modul său de acțiune. În cazul în care nu poate face acest lucru, Comisia ar trebui să se asigure că normele existente sunt respectate în viitor, verificând, înainte de a comanda materiale sau dispozitive în afara UE, dacă există produse echivalente pe piața UE.

Ancheta

11. La 4 iulie 2012, Ombudsmanul l-a invitat pe Președintele Parlamentului European să prezinte un aviz cu privire la plângere până la 30 septembrie 2012.

12. La 18 septembrie 2012, reclamanta a informat biroul Ombudsmanului că dorește să reformuleze cererea sa. Prin urmare, domeniul de aplicare al anchetei a fost modificat prin înlocuirea cererii inițiale cu cea menționată la punctul 10 [2].

13. Ombudsmanul a informat Parlamentul European în consecință și a prelungit cu două luni termenul inițial pentru prezentarea avizului său. În plus, ca urmare a cererii reclamantului, plângerea, care a fost clasificată inițial ca fiind confidențială, a devenit publică.

14. Parlamentul European și-a dat avizul la 18 decembrie 2012. Avizul a fost trimis reclamantului cu invitația de a-și prezenta observațiile cu privire la acesta. Ea a făcut acest lucru la 24 februarie 2013. În martie, iunie și iulie 2013, reclamanta a trimis o corespondență suplimentară Biroului Ombudsmanului cu privire la plângerea sa.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa alegere arbitrară a dispozitivelor telefonice ale unui anumit producător și pretenția conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

15. În plângerea sa , reclamanta a susținut, în esență, că, înainte de a introduce comanda atacată, Parlamentul European nu a organizat nicio procedură competitivă de atribuire care să implice mai mulți producători de telefoane. În plus, ea a afirmat că dispozitivele alese erau inadecvate pentru scopurile pe care trebuiau să le servească. În opinia reclamantului, Parlamentul European ar fi trebuit cel puțin să aștepte rezultatele auditului său intern înainte de a alege orice dispozitiv. În plus, Parlamentul nu a răspuns niciodată preocupărilor repetate ale reclamantei în această privință, în ciuda faptului că le-a discutat cu mai mulți membri ai ierarhiei sale.

16. În avizul său, Parlamentul European a explicat că, din cauza faptului că echipamentele și serviciile de telecomunicații sunt complexe și se schimbă rapid, nu le achiziționează prin proceduri de ofertare separate. În schimb, în conformitate cu normele prevăzute în Regulamentul financiar [3], Parlamentul organizează o procedură de licitație în vederea semnării unui contract-cadru cu un integrator de echipamente de telecomunicații.

17. În ofertele lor, societățile care participă la procedura de licitație prezintă, pentru fiecare tip de echipament și serviciu, unul sau mai mulți producători sau prestatori de servicii. Pe această bază, Parlamentul stabilește care ofertă oferă cel mai bun raport calitate-preț, luând în considerare toate echipamentele și serviciile necesare. Aceasta semnează un acord-cadru cu ofertantul câștigător, care devine integrator de echipamente și servicii de telecomunicații (denumit în continuare "integrator de telecomunicații"). Acordul durează, în principiu, patru ani. În acest cadru, Parlamentul European poate achiziționa echipamente și servicii de telecomunicații prin contracte specifice, în funcție de necesități. Producătorul specific pentru fiecare produs este ales dintre producătorii din oferta integratorului de telecomunicații, pe baza unei analize interne efectuate de serviciile Parlamentului.

18. Parlamentul European a afirmat că astfel de contracte-cadru sunt utilizate pe scară largă de instituțiile UE și prezintă avantaje clare. În primul rând, acestea permit Parlamentului să acopere o gamă largă de produse și servicii printr-o singură procedură de achiziții publice. În al doilea rând, integratorul de telecomunicații, în locul serviciilor Parlamentului, trebuie să asigure integrarea și funcționarea corectă a echipamentelor provenite de la diferiți producători. În al treilea rând, integratorul oferă o serie de instalații de la diferiți producători, inclusiv întreprinderi din UE și din afara UE, iar aceste instalații progresează automat pe durata acordului-cadru, în conformitate cu evoluția rapidă a produselor. De fapt, prin intermediul integratorului de telecomunicații, piața este deschisă unui număr relativ mare de producători. În al patrulea rând, acordul-cadru permite Parlamentului să cumpere, în orice moment, tipul de echipament care se potrivește cel mai bine nevoilor sale, dacă este necesar, în urma unui studiu comparativ comandat de integratorul de telecomunicații sau a unui studiu independent efectuat de un terț.

19. Anunțul de participare pentru actualul contract-cadru intitulat „Furnizarea de echipamente pentru infrastructura și sistemele de telecomunicații ale Parlamentului European și serviciile conexe” a fost publicat la 9 aprilie 2011 de Parlament în nume propriu, precum și în numele Ombudsmanului European și al Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Contractul-cadru a fost semnat la 14 noiembrie 2011 cu integratorul de telecomunicații relevant. Un contract specific de punere în aplicare a contractului-cadru în ceea ce privește furnizarea de telefoane ToIP [4] pentru Parlament a fost semnat la 15 decembrie 2011 pentru o sumă maximă de 1 003 362,02 EUR.

20. Contractul menționat nu includea nicio comandă fermă pentru telefoanele ToIP, dar prevedea o procedură în trei etape, în cadrul căreia furnizorul din afara UE urma să livreze inițial un număr de telefoane ToIP (două modele diferite) pentru o fază-pilot de testare în cadrul Parlamentului. Etapa-pilot de testare a fost finalizată mai întâi de tehnicieni calificați și, ulterior, de un mic grup de utilizatori care acoperă un eșantion reprezentativ de utilizatori ai Parlamentului, inclusiv birourile a treisprezece deputați în Parlament și utilizatorii vizați ai serviciilor informatice ale Parlamentului. Această fază-pilot s-a încheiat în mai 2012.

21. Ulterior, Parlamentul avea dreptul să decidă dacă să achiziționeze sau nu telefoanele ToIP rămase și/sau să solicite o modificare a numărului și a tipului de unități rămase. Pe baza rezultatelor etapei-pilot și după examinarea de către comitetul director competent la 15 mai 2012, Parlamentul a decis să achiziționeze doar unul dintre cele două modele testate.

22. Modelele achiziționate, la fel ca cele achiziționate în perioada 2006-2007 în cadrul procedurii de ofertare anterioare, proveneau de la același furnizor din afara UE. Cu toate acestea, Parlamentul a explicat că această alegere a fost motivată de o serie de factori. Prima a fost o revizuire independentă a integratorilor de telecomunicații anteriori și actuali, care a fost efectuată în februarie 2011 de două entități independente și a acoperit întreaga infrastructură de telecomunicații a Parlamentului în cadrul sistemului de comunicare unificată. Următorul a fost studiul specific actual al integratorului de telecomunicații privind alternativele la telefoanele producătorului din afara UE, care a fost realizat în ianuarie 2012, împreună cu un studiu suplimentar pe care l-a prezentat la 7 septembrie 2012, care a vizat stadiul actual al tehnologiei ToIP în Parlament și a confirmat alegerea Parlamentului. În cele din urmă, alegerea a fost motivată, de asemenea, de motive tehnice legate de arhitectura telefoanelor existente ale Parlamentului, cu scopul de a reduce la minimum riscul de neconcordanțe cu infrastructura de telecomunicații existentă atunci când se instalează noi telefoane ToIP.

23. În plus față de cele de mai sus, Parlamentul European a explicat, de asemenea, că, pe baza preocupărilor reclamantului, auditorul său intern a examinat cazul în detaliu, cu cooperarea deplină a serviciilor informatice ale Parlamentului. Auditul s-a axat pe întregul istoric al programului de modernizare a telefoanelor, începând din 2005-2006. Raportul de audit, a cărui copie a fost furnizată reclamantului, a concluzionat că abordarea din prezenta procedură a fost corectă din punct de vedere juridic. Cu toate acestea, auditorul intern a considerat, de asemenea, că este de dorit, pentru viitor, ca telefoanele ToIP care respectă standardul protocolului de inițiere a sesiunii (SIP) de la alți producători să fie, de asemenea, incluse în procesul de selecție. Serviciile informatice ale Parlamentului au luat măsurile necesare pentru a pune în aplicare recomandările auditorului intern.

24. În observațiile sale , reclamanta a mulțumit Parlamentului European pentru că a explicat acordul-cadru aplicabil.

25. În ceea ce privește declarația Parlamentului potrivit căreia alegerea telefoanelor ToIP a fost susținută de un studiu realizat de cele două entități independente, reclamantul s-a opus faptului că niciunul dintre cei doi nu a fost sau nu a fost integrator de telecomunicații al Parlamentului. Ea s-a îndoit, de asemenea, că studiul a fost într-adevăr reprezentativ. În orice caz, reclamanta a declarat că nu poate înțelege modul în care un studiu efectuat în 2012 ar putea justifica un ordin din 15 decembrie 2011.

26. În cele din urmă, reclamantul a sperat că Parlamentul: (i) în viitor, să asigure prioritatea producătorilor din UE în contractele specifice de punere în aplicare a acordului-cadru și (ii) în proiectele viitoare de înlocuire a telefoanelor, să studieze soluții alternative, ținând seama de toate elementele care trebuie înlocuite [5].

Evaluarea Ombudsmanului

27. Ombudsmanul consideră că, în opinia sa, Parlamentul a explicat că livrarea efectivă a dispozitivelor de testare și decizia sa ulterioară de a le comanda au fost precedate de un exercițiu adecvat de achiziții publice și au avut loc în cadrul unui acord cuprinzător care a respectat normele aplicabile.

28. Într-adevăr, articolul 88 alineatul (2) din Regulamentul financiar prevede în mod specific posibilitatea ca instituțiile UE să încheie acorduri-cadru, definite ca „contracte încheiate între una sau mai multe autorități contractante și unul sau mai mulți operatori economici, al căror scop este de a stabili condițiile care reglementează contractele care urmează să fie atribuite într-o anumită perioadă, în special în ceea ce privește prețul și, după caz, cantitatea avută în vedere”. În temeiul articolului 89, toate contractele de achiziții publice finanțate, integral sau parțial, de la bugetul UE, cum ar fi cel care face obiectul evaluării în cazul de față, trebuie să respecte principiile transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării. În sfârșit, articolul 106 prevede că „[p]riciparea în cadrul procedurilor de licitație este deschisă în condiții egale tuturor persoanelor fizice și juridice care intră în domeniul de aplicare al tratatelor, precum și tuturor persoanelor fizice și juridice dintr-o țară terță care a încheiat cu Comunitățile Europene un acord special în domeniul achizițiilor publice [...]”.

29. Din informațiile furnizate de Parlamentul European reiese că integratorul de telecomunicații pe care Parlamentul l-a selectat în urma licitației din 2011 este o persoană juridică belgiană care intră în mod clar „în domeniul de aplicare al tratatelor”, în sensul articolului 106 din Regulamentul financiar. Faptul că unele dintre produsele sau serviciile incluse în oferta sa sunt fabricate sau furnizate de întreprinderi din afara UE nu modifică natura UE a ofertantului câștigător. În plus, procedura ulterioară care a determinat Parlamentul să comande dispozitivele telefonice relevante pare să fie pe deplin conformă cu natura și domeniul de aplicare al acordului-cadru, în sensul articolului 89 din Regulamentul financiar.

30. Prin urmare, se pare că, din punct de vedere juridic, acțiunea Parlamentului a fost justificată. Potrivit declarațiilor Parlamentului, aceasta a fost și concluzia auditorului intern.

31. În plus, Ombudsmanul observă că decizia efectivă de a comanda dispozitivele telefonice contestate a fost încadrată într-o serie de etape procedurale și de evaluări tehnice care par să conducă în mod logic la aceasta și să o susțină.

32. În primul rând, Parlamentul a efectuat o fază-pilot de testare care a implicat serviciile sale informatice și unii dintre utilizatorii potențiali ai telefoanelor. Această fază de testare a avut ca rezultat alegerea doar a unuia dintre dispozitivele testate recomandate.

33. În al doilea rând, o examinare externă a fost efectuată înainte de ordinul ferm de cumpărare a dispozitivelor contestate. În acest sens, Ombudsmanul subliniază că, contrar obiecțiilor reclamantei din observațiile sale, cele două entități care efectuează revizuirea nu au putut și nu ar trebui să fie un integrator de telecomunicații actual sau fost al Parlamentului European, în măsura în care revizuirea a fost menită să fie externă și independentă.

34. În plus, Ombudsmanul nu împărtășește opinia reclamantului potrivit căreia revizuirea a avut loc prea târziu, deoarece a avut loc după semnarea contractului-cadru. Ceea ce contează este că examinarea externă a fost finalizată înainte de emiterea ordinului de cumpărare contestat, la sfârșitul fazei-pilot de testare; cu alte cuvinte, în mai 2012, după revizuirea externă.

35. În al treilea rând, alegerea Parlamentului a fost confirmată ulterior de studiul integratorului de telecomunicații privind stadiul actual al tehnologiei în domeniu și posibilele alternative la dispozitivele comandate.

36. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră, prin urmare, că Parlamentul a explicat în mod adecvat temeiul juridic și tehnic al deciziei sale de a achiziționa dispozitivele telefonice contestate, răspunzând astfel în mod corespunzător afirmației și cererii reclamantului. Ulterior, Ombudsmanul nu poate decât să concluzioneze că în cazul de față nu a avut loc niciun caz de administrare defectuoasă.

37. Ombudsmanul felicită reclamanta pentru preocuparea sa sinceră cu privire la faptul că instituțiile UE acordă un tratament echitabil produselor și producătorilor din UE în cadrul procedurilor lor de achiziții publice. În acest sens, el observă că una dintre recomandările făcute de auditorul intern al Parlamentului ar putea răspunde într-o anumită măsură acestei preocupări, încurajând Parlamentul să includă telefoanele ToIP de la alți producători în viitoarele sale procese de selecție. În plus, Parlamentul și-a exprimat disponibilitatea de a da curs acestei recomandări. Prin urmare, Ombudsmanul are încredere că reclamantul este mulțumit de acest rezultat.

B. Concluzie

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

În prezenta cauză nu a avut loc niciun caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Parlamentul European vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 23 septembrie 2013.

[1] Reclamantul s-a adresat inițial Ombudsmanului la 10 mai 2012. Cu toate acestea, în temeiul articolului 2 alineatul (4) din Statutul Ombudsmanului European, Ombudsmanul a refuzat să deschidă o anchetă în etapa respectivă, întrucât reclamanta nu a acordat Parlamentului European suficient timp pentru a reacționa la demersurile sale administrative anterioare.

[2] Afirmația inițială a fost că Parlamentul ar trebui să explice în mod corespunzător modul său de acțiune sau, în caz contrar, să anuleze cererea de cumpărare a dispozitivelor telefonice în cauză.

[3] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (JO 2002, L 248, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 198), astfel cum a fost modificat ulterior și aplicabil la data faptelor.

[4] ToIP este acronimul pentru "Telephony on Internet Protocol".

[5] Reclamantul a prezentat o serie de alte argumente privind comanda de telefoane din 2006 pentru nevoile Parlamentului și modul în care ofertele potențialilor integratori de telecomunicații ar putea fi evaluate în mod corespunzător. Întrucât prezenta cauză nu privește această perioadă sau oferta ca atare, aceste argumente nu sunt relevante pentru analiză și nu vor fi menționate.