ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1. La 31 iulie 2009, reclamantul a solicitat Comisiei accesul, în temeiul Regulamentului 1049/2001 [1], la următorul document: „Comunicarea Comisiei privind activitățile de informare din cadrul programului PRINCE SEC (95)1672”. Ea a utilizat formularul electronic pentru cererea sa, disponibil pe site-ul web al Comisiei.

2. În aceeași zi, reclamanta a primit o confirmare de primire că cererea sa a fost înregistrată și că va fi tratată în următoarele 15 zile.

3. La 31 august 2009, Comisia a informat reclamantul că, din cauza perioadei vacanței de vară, „echipa responsabilă cu accesul la documente va putea trata cererea [sa] numai săptămâna viitoare”.

4. Cu toate acestea, Comisia nu a trimis niciun răspuns în „săptămâna viitoare” și, la 8 septembrie 2009, reclamanta a îndemnat Comisia să ia o decizie cu privire la cererea sa.

5. La 9 septembrie 2009, funcționarul Comisiei responsabil de cererea sa a răspuns că: (i) documentul în cauză a fost clasificat inițial ca fiind secret; (ii) înainte de a putea fi pusă la dispoziția reclamantului, aceasta trebuia să fie declasificată, iar acest lucru putea fi realizat numai de către directorul general; (iii) funcționarul responsabil a trimis astfel o cerere directorului său general în această privință și aștepta răspunsul acestuia din urmă; (iv) funcționarul ar contacta reclamantul de îndată ce declasificarea este finalizată.

6. La 2 octombrie 2009, reclamanta a informat Comisia că, întrucât așteptase fără rezultat decizia privind cererea sa timp de două luni, va depune o plângere la OE.

7. Ea a făcut acest lucru la 27 octombrie 2009. Până la această dată, ea nu primise nicio veste din partea Comisiei.

Obiectul cererii

8. Reclamantul a susținut că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa de acces.

9. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să divulge documentul în cauză sau să o informeze cu privire la motivele pentru care accesul nu poate fi acordat.

INQUIRY

10. La 12 noiembrie 2009, Ombudsmanul a trimis Comisiei o plângere prin e-mail și i-a solicitat avizul până la 31 ianuarie 2010. La 25 noiembrie 2009, reclamantul a contactat Ombudsmanul prin e-mail.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

Observații introductive privind admisibilitatea plângerii

11. Articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „[o] cerere de acces la un document este tratată cu promptitudine. În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie acordă accesul la documentul solicitat și oferă acces în conformitate cu articolul 10 în termenul respectiv, fie, printr-un răspuns scris, precizează motivele (...) refuzului și informează solicitantul cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare.”

12. Articolul 7 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „[d]acă instituția nu răspunde în termenul stabilit, solicitantul are dreptul să depună o cerere de confirmare”.

13. Articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „[s]olicitantul are acces la documente fie consultându-le la fața locului, fie primind o copie, inclusiv, dacă este disponibilă, o copie electronică, în funcție de preferința solicitantului (...)”.

14. În contextul juridic de mai sus, Ombudsmanul a luat act de următoarele. Având în vedere că termenul de 15 zile menționat la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 ar trebui să înceapă să curgă de la data la care Comisia a informat-o pe reclamantă prin e-mail că, din cauza vacanțelor de vară, are nevoie de mai mult timp pentru a-și prelucra cererea, reclamanta ar fi trebuit să primească o decizie cu privire la cererea sa de acces în termen de 15 zile de la data e-mailului Comisiei, și anume înainte de 15 septembrie 2009. Întrucât nu i-a fost comunicată nicio decizie înainte de 15 septembrie 2009, aceasta avea dreptul să depună o cerere de confirmare, astfel cum se prevede la articolul 7 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001.

15. La 9 septembrie 2009, reclamantul a primit o comunicare din partea Comisiei (descrisă în detaliu la punctul 5 de mai sus).

16. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, formularea acestei comunicări nu i-a permis să înțeleagă cărei etape procedurale îi corespunde și ce măsuri ar fi putut lua reclamantul în mod rezonabil la primirea acesteia.

17. Cu siguranță, această comunicare nu a fost o decizie negativă. Aceasta ar putea fi considerată mai degrabă o decizie pozitivă, dar condiționată de „declasificarea” generală de către director a documentului în cauză.

18. Prin urmare, ar fi fost rezonabil ca reclamantul să considere că nu era necesar să depună o cerere de confirmare, deoarece decizia nu a fost, cu siguranță, negativă. Ea ar fi putut mai degrabă să considere că se poate baza în mod legitim pe articolul 10 menționat anterior din Regulamentul 1049/2001 și să aștepte accesul efectiv. Cu toate acestea, după ce a așteptat aproape două luni, reclamantul nu a primit acces la documentul în cauză.

19. Ombudsmanul a considerat că formularea confuză a comunicării din 9 septembrie 2009 a privat de fapt reclamanta de dreptul său de a depune o cerere de confirmare, deoarece aceasta a creat așteptări legitime în ceea ce privește acordarea accesului la documentul solicitat.

20. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a decis că nu ar trebui să respingă plângerea pe motiv că reclamantul nu a depus o cerere de confirmare și, prin urmare, nu a respectat articolul 2.4 din statutul său, care prevede că reclamanții ar trebui să facă demersuri administrative prealabile înainte ca plângerea lor să poată fi acceptată de Ombudsman [2]. Prin urmare, ancheta a fost deschisă.

A. Acuzații privind accesul la un document

Argumente prezentate Ombudsmanului

21. Reclamantul a susținut că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa de acces. În sprijinul afirmației sale de mai sus, reclamantul a prezentat următoarele argumente.

22. În primul rând, Comisia nu a acordat reclamantului acces la documentul în cauză. În al doilea rând, Comisia nu i-a furnizat motivarea refuzului accesului. În al treilea rând, Comisia a creat o situație confuză, în care reclamanta nu a fost în măsură să înțeleagă care erau drepturile sale procedurale, și anume dacă avea sau nu avea dreptul să depună o cerere de confirmare.

23. Prin e-mailul din 25 noiembrie 2009, reclamanta a informat Ombudsmanul că, la 19 noiembrie 2009, Comisia i-a furnizat documentul solicitat. Din acest motiv, ea a considerat că plângerea sa putea fi retrasă.

24. Ea și-a exprimat, de asemenea, convingerea că divulgarea acestui document s-a datorat anchetei Ombudsmanului și i-a mulțumit acestuia.

Evaluarea Ombudsmanului

25. Ombudsmanul consideră că, în urma intervenției sale, Comisia a soluționat cererea reclamantului. Prin urmare, acesta decide să închidă cazul.

26. Ombudsmanul consideră că este util să atragă atenția Comisiei asupra importanței de a da instrucțiuni precise personalului său cu privire la necesitatea de a formula cu atenție și precizie comunicările pe care le fac cu solicitanții de acces la documente. Acest lucru este esențial pentru a permite solicitanților să înțeleagă drepturile procedurale pe care se pot baza, în etapa relevantă a procesului decizional al Comisiei.

27. Având în vedere cele de mai sus, nu este necesar ca Comisia să își trimită avizul cu privire la plângere.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Comisia a soluționat plângerea.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 16 decembrie 2009.

[1] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO 2001, L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[2] Decizia Parlamentului European privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului, adoptată de Parlament la 9 martie 1994 (JO 1994, L 113, p. 15, Ediție specială, 19/vol. 6, p. 3) și modificată prin deciziile sale din 14 martie 2002 (JO 2002, L 92, p. 13, Ediție specială, 19/vol. 6, p. 3) și din 18 iunie 2008 (JO 2008, L 189, p. 25). Articolul 4 are următorul cuprins: „O plângere (...) trebuie să fie precedată de demersurile administrative corespunzătoare pe lângă instituțiile și organismele în cauză.”