ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1. Reclamantul a acționat în numele unei societăți italiene, SO.GI.N., care a condus un consorțiu format din (a) el însuși; (b) societatea italiană CESI; (c) societățile franceze Sofregaz și Petrostrategie; (d) societatea spaniolă Mercados Energéticos; și (e) compania britanică Le Boeuf, Lamb, Greene & MacRae.

2. La 11 februarie 2005, SO.GI.N., acționând în numele consorțiului, a prezentat o ofertă ca răspuns la cererea de oferte a Comisiei pentru proiectul intitulat „Armonizarea politicilor energetice ale Rusiei și UE” (EuropeAid/115584/C/SV/RU). Bugetul proiectului în cauză a fost de 4 000 000 EUR. Durata proiectului a fost de 21 de luni, reînnoibilă pentru o perioadă de aceeași durată.

3. Prin scrisoarea din 22 aprilie 2005, șeful secției de contracte și finanțe a Delegației Comisiei Europene în Rusia (denumită în continuare „delegația”) a informat SO.GI.N. că oferta sa a fost respinsă. Scrisoarea preciza că, în urma corecțiilor aritmetice efectuate de comisia de evaluare, s-a constatat că oferta SO.GI.N. depășea bugetul maxim disponibil, și anume suma de 4 000 000 de euro. În plus, aceasta a informat SO.GI.N. cu privire la punctajul global pe care îl obținuse și cu privire la punctajul obținut de câștigătorul licitației, și anume BCEOM French Engineering Consultants.

4. După un schimb intens de corespondență între SO.GI.N., pe de o parte, și delegația și biroul de cooperare EuropeAid al Comisiei Europene, pe de altă parte, reclamantul a înaintat prezenta plângere Ombudsmanului la 28 septembrie 2005.

Obiectul cererii

5. Ombudsmanul a înțeles că reclamantul susține că decizia Comisiei de a nu selecta SO.GI.N., pe motiv că oferta sa depășea bugetul maxim permis în cadrul licitației, era nefondată.

6. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să reexamineze propunerea SO.GI.N.

INQUIRY

7. După primirea plângerii la 6 octombrie 2005, Ombudsmanul a deschis o anchetă la 23 ianuarie 2006. Comisia a transmis traducerea în limba italiană a avizului său la 30 iunie 2006, care a fost transmis reclamantului, care a transmis apoi observațiile sale. După analizarea avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, Ombudsmanul nu a fost mulțumit de faptul că Comisia a răspuns în mod adecvat la afirmațiile și afirmațiile reclamantului. Prin urmare, la 17 decembrie 2007, Ombudsmanul a prezentat Comisiei o propunere de soluție amiabilă.

8. La 20 mai 2008, Comisia a trimis Ombudsmanului răspunsul său, declarând că nu poate accepta propunerea de soluție amiabilă. Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului, care a transmis apoi observațiile sale cu privire la acesta.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

A. Afirmația reclamantului potrivit căreia decizia Comisiei de a nu selecta SO.GI.N., pe motiv că oferta sa a depășit bugetul maxim permis în cadrul licitației, a fost nefondată

Argumente prezentate Ombudsmanului

9. În plângerea sa, reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a nu accepta oferta societății SO.GI.N., pe motiv că aceasta a depășit bugetul permis de ofertă, a fost nefondată. Reclamantul a susținut că nu au existat erori aritmetice care să fie corectate în oferta SO.GI.N. Decizia în cauză era, așadar, afectată de un abuz de putere și încălca capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți.

Avizul Comisiei

10. În avizul său privind plângerea, Comisia a afirmat că SO.GI.N. a participat la o procedură de licitație restrânsă în urma cererii de oferte lansate de Comisie pentru proiectul intitulat Armonizarea politicilor energetice ale Rusiei și ale UE (EuropeAid/115584/C/SV/RU) și finanțat în cadrul programului de acțiune Tacis 2002. Bugetul maxim alocat acestui contract de servicii a fost de 4 000 000 EUR. Durata inițială a contractului a fost de 21 de luni. Sub rezerva disponibilității finanțării, acesta ar putea fi extins până la o valoare maximă care să nu depășească durata și valoarea sa inițială.

11. Comisia a primit douăzeci și una de oferte până la termenul limită de 24 noiembrie 2004. După o primă selecție, opt candidați au fost preselecționați.

12. Capitolul 4 din Instrucțiunile pentru ofertanți („Instrucțiunile”) prevede că fiecare ofertă ar trebui să constea într-o ofertă tehnică și o ofertă financiară. În ceea ce privește prezentarea ofertei financiare, ofertanții au fost instruiți să utilizeze modelele electronice specifice de foi de calcul disponibile pe site-ul web al Comisiei. Foaia de calcul a fost formatată pentru a rotunji numerele introduse ca zile lucrătoare. Comisia a afirmat că, în conformitate cu articolul 28 alineatul (6) din Condițiile generale pentru contractele de achiziții de servicii pentru acțiunile externe ale Comunităților Europene („Condițiile generale”), nu se acceptă numere zecimale în scopul facturării. Ofertanților li s-a solicitat să prezinte atât o versiune originală tipărită, cât și o versiune electronică a ofertei lor. În cazul unor discrepanțe între cele două versiuni, versiunea tipărită ar prevala.

13. În urma evaluării sale tehnice, comitetul de evaluare a considerat că oferta depusă de SO.GI.N. era una dintre cele două oferte care respectau cerințele tehnice.

14. Comitetul de evaluare a observat că totalul specificat pentru fiecare linie bugetară în oferta SO.GI.N. nu corespundea numărului de zile lucrătoare înmulțit cu nivelul taxei respective indicat în ofertă. Prin urmare, comitetul de evaluare a corectat erorile aritmetice aparente prin înmulțirea ratei taxei cu numărul corespunzător de zile lucrătoare. După corecții, s-a constatat că oferta SO.GI.N. s-a ridicat la 4 000 021 EUR. Întrucât a depășit bugetul maxim disponibil de 4 000 000 de euro, comitetul de evaluare a fost obligat să respingă oferta.

15. Comitetul de evaluare a sugerat atribuirea contractului celuilalt consorțiu care a depus o ofertă conformă din punct de vedere tehnic, și anume BCEOM French Engineering Consultants. Contractul a fost semnat de Comisie la 24 martie 2005 și contrasemnat de BCEOM French Engineering Consultants la 4 aprilie 2005. La 22 aprilie 2005, delegația Comisiei în Rusia a informat SO.GI.N. cu privire la motivele excluderii ofertei sale. La 2 mai 2005, SO.GI.N. a contestat corecția aritmetică efectuată de comitetul de evaluare, susținând că oferta sa nu conținea nicio eroare. Aceasta a arătat că discrepanța aparentă dintre totalul indicat în oferta sa și calculele efectuate de comitetul de evaluare rezulta din faptul că foile de calcul electronice utilizate de ofertanți „rotunjeau” cifrele introduse ca zile lucrătoare la numere întregi în momentul tipăririi foilor de calcul electronice. Cu toate acestea, programul software a utilizat în continuare numere cu valori zecimale pentru calcularea totalurilor.

16. Prin scrisoarea din 11 mai 2005, delegația a informat SO.GI.N. că membrii comisiei de evaluare și-au întemeiat evaluarea numai pe informațiile conținute în exemplarul original pe suport de hârtie al fiecărei oferte, care, în caz de discrepanțe, prevalează asupra versiunii electronice. Erorile aritmetice constatate în exemplarul original pe suport de hârtie al ofertei depuse de SO.GI.N au făcut necesară corectarea ofertei de către comisia de evaluare.

17. La 12 mai 2005, SO.GI.N. a scris din nou delegației pentru a-și reitera argumentul. Delegația a trimis un răspuns suplimentar la 29 iulie 2005. În această scrisoare, Comisia a afirmat că:

„oferta financiară prezentată de SO.GI.N. conținea erori care nu au fost verificate suficient, după cum o demonstrează cifrele eronate prezentate în versiunea predominantă pe suport de hârtie. Prin urmare, corecția aritmetică a fost efectuată de comitetul de evaluare în urma versiunii pe suport de hârtie pentru a ajusta calculul final.”

18. În ceea ce privește afirmațiile reclamantului și afirmația potrivit căreia decizia Comisiei a fost nefondată deoarece nu au existat erori aritmetice care să fie corectate în oferta financiară a SO.GI.N., Comisia a afirmat următoarele.

19. Comisia nu a împărtășit opinia reclamantului potrivit căreia cifrele prezentate în versiunea originală pe suport de hârtie a ofertei nu conțineau nicio eroare aritmetică. Dimpotrivă, totalul obținut prin înmulțirea ratelor taxei cu numărul corespunzător de zile lucrătoare a dat totaluri diferite de totalurile indicate de SO.GI.N. în oferta sa. Prin urmare, comitetul de evaluare era obligat să efectueze corecții aritmetice. Pe baza acestor corecții aritmetice, Comisia a exclus oferta SO.GI.N.. Acest lucru a fost în conformitate cu dispozițiile prevăzute în capitolul 12.2 din instrucțiuni.

20. Comisia a observat că, deși SO.GI.N. a prezentat Comisiei o cerere de clarificare înainte de a-și prezenta oferta, niciuna dintre întrebările adresate nu se referea la metodologia foii de calcul electronice care urma să fie utilizată pentru defalcarea bugetului. După ce a oferit posibilitatea unor clarificări cu privire la dosarul de licitație, autoritatea contractantă a presupus că procesul de evaluare a ofertelor a fost clar pentru toate părțile. Comisia a observat că ofertanții aveau responsabilitatea de a respecta normele procedurii relevante.

21. În ceea ce privește faptul dacă decizia Comisiei a fost afectată de un abuz de putere, Comisia a observat că, potrivit reclamantului, comitetul de evaluare ar fi trebuit să prezinte o cerere de clarificare către SO.GI.N, dacă ar fi avut „îndoieli” sau dacă ar fi identificat „simple erori materiale” în ceea ce privește oferta sa. Cu toate acestea, Comisia a considerat că, deși secțiunile 3.3.9.3 și 3.3.10.2 din Ghidul practic aplicabil ofertei în cauză prevedeau că comitetul de evaluare ar putea recurge la cereri de clarificare, aceste secțiuni nu impuneau comitetului de evaluare obligația de a face acest lucru. În plus, același ghid practic prevedea că „orice astfel de cerere de clarificare nu trebuie să urmărească corectarea erorilor formale sau a restricțiilor majore care afectează executarea contractului sau care denaturează concurența”. În cazul în care Comisia ar fi adresat SO.GI.N. o cerere de clarificare la momentul evaluării ofertei, acest lucru ar fi condus efectiv la o modificare a ofertei în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare și/sau nivelul taxei și, prin urmare, ar fi condus la o încălcare a principiului concurenței loiale.

22. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia nu a respectat Directiva 17/2004 și Directiva 18/2004 (care se referă la procedurile de achiziții publice ale entităților care își desfășoară activitatea în sectoarele apei, energiei, transporturilor și serviciilor poștale), Comisia a observat că aceste directive au fost adresate statelor membre și că aceste directive nu sunt obligatorii pentru Comisie. Comisia a observat că normele privind achizițiile publice care îi sunt obligatorii în contextul relațiilor externe au fost cele prevăzute în Regulamentul financiar. În conformitate cu articolul 167 din Regulamentul financiar

„(...) Dispozițiile articolului 56 și ale părții I titlul V capitolul 1 referitoare la dispozițiile generale privind achizițiile publice se aplică contractelor reglementate de prezentul titlu sub rezerva dispozițiilor speciale privind pragurile și modalitățile de atribuire a contractelor externe prevăzute în normele de aplicare. În sensul prezentului capitol, autoritățile contractante sunt:

(a) Comisia, în numele și în contul unuia sau mai multor beneficiari;

(b) beneficiarul sau beneficiarii;

(c) un organism național sau internațional din sectorul public sau persoane fizice sau juridice care au semnat cu Comisia un acord de finanțare sau un acord de grant pentru punerea în aplicare a acțiunii externe.”

23. Comisia a observat că normele aplicabile achizițiilor publice în contextul relațiilor externe prevăd principiul transparenței și necesitatea de a asigura o participare cât mai largă la procedurile competitive de atribuire. Comisia a declarat că a respectat pe deplin aceste principii.

24. Comisia a subliniat, de asemenea, că foile de calcul electronice utilizate de ofertanți au fost publicate pe site-ul web al Comisiei Europene din 2003 și nu au mai fost modificate de atunci. În plus, acest dosar nu a fost elaborat în scopul calculării caracterului adecvat al ofertelor, ci a fost destinat ofertanților, astfel încât aceștia să poată evita neconcordanțele dintre cifrele introduse în trei anexe diferite la ofertă, și anume defalcarea bugetului, previziunile privind fluxul de numerar și defalcarea zilelor lucrătoare pe luni. Cu toate acestea, comitetul de evaluare a verificat manual ofertele primite.

25. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia nu a respectat capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți, Comisia a observat că respectivul capitol are următorul conținut:

„(...)Orice erori aritmetice sunt corectate fără a aduce atingere ofertei [1], astfel încât, în cazul în care există o discrepanță între o rată a taxei și suma totală rezultată din înmulțirea ratei taxei cu numărul corespunzător de zile lucrătoare, rata taxei astfel cum este cotată să prevaleze, cu excepția cazului în care, în opinia comitetului de evaluare, există o eroare evidentă în rata taxei, caz în care valoarea totală astfel cum este cotată prevalează, iar rata taxei este corectată.”

26. Comisia a observat că, în cazul SO.GI.N., nu au existat erori evidente în ceea ce privește nivelul taxei. Prin urmare, rata taxei a prevalat asupra valorii totale cotate. În conformitate cu normele aplicabile, comitetul de evaluare a corectat astfel erorile din oferta SO.GI.N. prin înmulțirea ratei taxei cu numărul de zile lucrătoare menționate în ofertă.

27. Comisia a arătat că, pentru a evita posibilitatea ca viitorii ofertanți să comită aceleași erori, documentele cererii de ofertă fuseseră modificate. Pe lângă documentele existente, a fost introdusă următoarea notă: „Rețineți că contribuția experților trebuie să fie furnizată în zile lucrătoare complete”.

28. În cele din urmă, Comisia a subliniat că întreprinderile care depun o ofertă trebuie să își asume întreaga responsabilitate pentru conținutul și prezentarea ofertelor lor.

Observațiile reclamantului

29. Reclamantul a subliniat că corecțiile aritmetice ale ofertei depuse de SO.GI.N. au fost efectuate de comitetul de evaluare în mod unilateral și s-au bazat pe ipoteza că a existat o eroare în oferta depusă de SO.GI.N. Cu toate acestea, nu a existat o astfel de eroare. Suma indicată în exemplarul original pe suport de hârtie corespundea exact celei indicate în versiunea electronică a ofertei. Calculul a fost efectuat prin utilizarea programului informatic menționat în invitația de participare la licitație. Era posibil să se introducă numere zecimale în acest program informatic, chiar dacă zecimalele nu apăreau în versiunea tipărită, unde numerele erau rotunjite în sus sau în jos.

30. În cazul în care comitetul de evaluare ar fi identificat erori aritmetice în oferta depusă de SO.GI.N., acesta ar fi trebuit, a susținut reclamantul, să o considere doar o „eroare materială”, iar suma totală finală, astfel cum este stabilită în oferta SO.GI.N., ar fi trebuit să prevaleze. În plus, în cazul în care, în opinia comisiei de evaluare, ar fi fost necesară o corecție pentru a corecta discrepanța aparentă dintre exemplarul electronic și exemplarul pe suport de hârtie, aceasta ar fi putut înlocui, în exemplarul pe suport de hârtie al ofertei, numărul întreg cu zecimalele (astfel cum au fost introduse de reclamant în foaia de calcul electronică), fără a modifica valoarea totală a ofertei depuse de SO.GI.N.

31. În orice caz, SO.GI.N. nu ar putea fi considerată responsabilă pentru o astfel de discrepanță.

32. Faptul că, potrivit Comisiei, documentele de licitație disponibile pe site-ul internet al Comisiei fuseseră modificate în prezent și, în special, faptul că a fost adăugată o notă care preciza că „contribuțiile experților trebuie furnizate în zile lucrătoare complete” a arătat că, la momentul în care SO.GI.N. și-a prezentat oferta, utilizarea numerelor zecimale era permisă. În plus, având în vedere faptul că, după intervenția comisiei de evaluare, bugetul a fost depășit cu doar 21 EUR, ceea ce corespunde sumei de 0,0005 % din suma permisă, ar fi fost o bună practică să se solicite clarificări din partea SO.GI.N.

33. Atunci când, în avizul său, Comisia s-a referit la punctul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți și a afirmat că „orice eroare aritmetică este corectată fără a aduce atingere ofertei”, aceasta s-a referit în mod eronat la textul original, care are următorul conținut: „Orice erori aritmetice sunt corectate fără a aduce atingere ofertantului”. Prin introducerea modificărilor relevante care au condus la excluderea ofertei prezentate de SO.GI.N., comisia de evaluare a acționat contrar dispoziției menționate mai sus, deoarece corecția introdusă a cauzat un prejudiciu ofertantului, și anume excluderea acestuia din procedura de cerere de ofertă.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

34. Ombudsmanul a remarcat că articolul 28 din Condițiile generale se referă la plăți și dobânzi de întârziere. Articolul 28 alineatul (6) din Condițiile generale prevede că „pentru toți experții, timpul lor de introducere trebuie rotunjit la cel mai apropiat număr întreg de zile lucrate în scopul facturării.” Această formulare implică faptul că rotunjirea timpului de introducere la cel mai apropiat număr întreg este o excepție care se aplică „în scopul facturării”. Formularea articolului 28 din Condițiile generale nu implică faptul că rotunjirea la cel mai apropiat număr întreg este obligatorie în orice alt scop, cum ar fi în scopul depunerii unei oferte. Într-adevăr, din articolul 28 alineatul (6) din Condițiile generale se poate deduce că timpul de introducere este înregistrat în mod normal în conturi cu ajutorul numerelor zecimale. În caz contrar, nu ar fi necesar să se includă în condițiile generale o dispoziție specifică în ceea ce privește rotunjirea acestor zecimale în scopul facturării .

35. Ombudsmanul nu a constatat nicio interdicție generală privind utilizarea numerelor zecimale în ceea ce privește adnotarea zilelor lucrate. Dimpotrivă, articolul 21 și articolul 24 alineatul (2) din Condițiile generale fac referire în mod explicit la numărul de ore lucrate.

36. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, faptul că Comisia a modificat instrucțiunile și solicită acum ca timpul lucrat de experți să fie acordat, în cadrul unei oferte, în zile lucrătoare complete. Ombudsmanul a considerat că această modificare a instrucțiunilor reprezintă o indicație suplimentară a faptului că, înainte de adoptarea sa, nu era obligatoriu ca timpul lucrat de experți să fie acordat în zile lucrătoare complete, atunci când se depune o ofertă.

37. În ceea ce privește modul în care a fost prezentată oferta SO.GI.N., Ombudsmanul a observat că, în conformitate cu capitolul 4 din instrucțiuni, ofertanții au fost instruiți să utilizeze modelele electronice specifice de foi de calcul disponibile pe site-ul web al Comisiei. SO.GI.N. a utilizat modelul electronic de foaie de calcul, în conformitate cu instrucțiunile. Modelele de foi de calcul electronice au permis ofertanților să introducă numere zecimale. Șabloanele electronice de foi de calcul, pe care SO.GI.N. nu avea voie să le modifice la depunerea ofertei, au rotunjit automat aceste numere zecimale la numere întregi în scopul prezentării. Cu toate acestea, în pofida acestei caracteristici de prezentare impuse de Comisie, datele, exprimate cu zecimale, au rămas în foaia de calcul electronică care a fost transmisă Comisiei de către SO.GI.N.

38. Deși Comisia a subliniat, în opinia sa, că societățile care prezintă o ofertă trebuie să își asume întreaga responsabilitate pentru conținutul și prezentarea ofertelor, Ombudsmanul nu a considerat că o astfel de obligație se poate extinde la modificarea modului în care sunt prezentate informațiile, deși acest lucru ar fi impus societăților în cauză să ignore o instrucțiune explicită din partea Comisiei.

39. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că nu s-a contestat faptul că foaia de calcul electronică a fost prezentată de SO.GI.N. comisiei de evaluare în același timp cu prezentarea de către SO.GI.N. a versiunii pe suport de hârtie a ofertei sale.

40. Ombudsmanul a observat că Comisia a considerat că comisia de evaluare nu avea obligația de a solicita ofertanților să își clarifice ofertele. În plus, ghidul practic prevedea că „orice astfel de cerere de clarificare nu trebuie să vizeze corectarea erorilor formale sau a restricțiilor majore care afectează executarea contractului sau care denaturează concurența”. Astfel, potrivit Comisiei, dacă comitetul de evaluare ar fi adresat SO.GI.N. o cerere de clarificare în cursul evaluării ofertelor, acest lucru ar fi condus efectiv la o modificare a ofertei în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare și/sau nivelul taxei și, prin urmare, ar fi condus la o încălcare a principiului concurenței loiale.

41. Ombudsmanul a fost de acord că este important, pentru a asigura (a) respectarea principiilor concurenței loiale și (b) buna funcționare a unei proceduri de licitație, ca ofertanților să nu li se permită să „modifice” ofertele după expirarea termenului relevant. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a fost convins că o cerere de clarificare ar fi condus la o modificare a ofertei și ar fi încălcat principiile concurenței loiale. El a menționat că, în cazul în care comitetul de evaluare ar fi adresat o cerere de clarificare către SO.GI.N., SO.GI.N. ar fi putut dovedi, făcând trimitere la foaia de calcul electronică depusă în același timp cu depunerea ofertei pe suport de hârtie, exact ceea ce au oferit. "clarificarea" nu ar fi dus la nicio "modificare" a ofertei SO.GI.N. Prin urmare, aceasta nu ar fi fost contrară principiilor concurenței loiale și nici nu ar fi afectat buna funcționare a procedurii de licitație.

42. De asemenea, Ombudsmanul nu a fost convins că o cerere de clarificare ar fi constituit o „corectare a erorilor formale”. Corectarea unei erori presupune modificarea unui element al unei oferte. Cu toate acestea, acest lucru nu s-a întâmplat în ceea ce privește oferta SO.GI.N., întrucât orice cerere de clarificare ar fi determinat numai SO.GI.N. să informeze comitetul de evaluare cu privire la oferta exactă pe care o depusese deja. SO.GI.N. nu ar fi modificat nicio parte din această ofertă. În plus, SO.GI.N. ar fi putut dovedi cu ușurință că „clarificarea” ofertei sale nu constituia o „modificare” a ofertei menționate, făcând trimitere la foaia de calcul electronică pe care a prezentat-o în același timp cu prezentarea versiunii pe suport de hârtie a ofertei.

43. În al treilea rând, deși Ombudsmanul a fost de acord că comitetul de evaluare nu este obligat să solicite clarificări cu privire la fiecare aspect care poate fi neclar într-o ofertă, ar fi cu siguranță un abuz de putere de apreciere și, prin urmare, un caz de administrare defectuoasă, în cazul în care comitetul de evaluare nu a solicitat clarificări cu privire la o chestiune care era în mod evident neclară și care s-ar putea dovedi decisivă pentru acceptarea sau respingerea unei oferte. Ombudsmanul a remarcat, în acest sens, că Comisia de evaluare a considerat că bugetul excesiv al ofertei SO.GI.N. a fost motivul decisiv pentru respingerea ofertei.

44. În plus, simplul fapt că oferta SO.GI.N. a depășit bugetul maxim de 4 000 000 EUR cu numai 21 EUR ar fi trebuit, în sine, să determine comisia de evaluare să ia în considerare necesitatea de a clarifica oferta cu SO.GI.N.

45. În aceste condiții, Ombudsmanul a considerat că, în cazul de față, comitetul de evaluare ar fi trebuit să își exercite puterea discreționară de a solicita SO.GI.N. clarificări cu privire la oferta SO.GI.N. sau ar fi trebuit să furnizeze o explicație convingătoare cu privire la motivele pentru care nu a făcut acest lucru. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că Comisia nu a furnizat nicio explicație cu privire la motivul pentru care nu și-a exercitat puterea discreționară de a solicita clarificări.

46. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, în opinia sa, Comisia a afirmat că normele aplicabile achizițiilor publice în contextul relațiilor externe prevăd necesitatea de a asigura o participare cât mai largă la procedurile competitive de atribuire. În acest context, Ombudsmanul a remarcat cu îngrijorare că, prin faptul că nu și-a exercitat puterea discreționară de a clarifica oferta SO.GI.N., în contextul unei proceduri de licitație care implică o sumă semnificativă de bani (până la 4 000 000 EUR), comisia de evaluare a exclus una dintre singurele două oferte care erau conforme din punct de vedere tehnic. Astfel, oferta a fost atribuită în mod automat singurului ofertant rămas, fără nicio altă deliberare. Deși este adevărat că celălalt ofertant poate, în orice caz, să fi câștigat în cele din urmă oferta, chiar dacă oferta SO.GI.N. nu a fost respinsă [2], Ombudsmanul nu a exclus faptul că respingerea ofertei SO.GI.N., în această etapă, a creat un risc serios ca interesele Comisiei și, într-un sens mai larg, interesele de protejare a fondurilor comunitare să fie compromise.

47. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat că comisia de evaluare s-a înșelat în mod vădit atunci când nu și-a exercitat puterea discreționară de a solicita clarificări în ceea ce privește oferta SO.GI.N. Acest eșec a dus la excluderea ofertei SO.GI.N. Acesta a concluzionat că acest lucru ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă.

48. În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia comitetul de evaluare a încălcat capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți, Ombudsmanul a observat că Comisia a susținut că, având în vedere că nu au fost observate erori evidente în rata taxei, comitetul de evaluare a fost obligat, în conformitate cu capitolul 12.2 din Instrucțiuni, să „corecteze” suma totală rezultată din înmulțirea ratei taxei cu numărul corespunzător de zile lucrătoare, mai degrabă decât să „corecteze” rata taxei. Capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți are următorul cuprins:

„(...) Orice erori aritmetice sunt corectate fără a aduce atingere ofertantului, astfel încât, în cazul în care există o discrepanță între o rată a comisionului și valoarea totală rezultată din înmulțirea ratei comisionului cu numărul corespunzător de zile lucrătoare, rata comisionului astfel cum este cotată să prevaleze, cu excepția cazului în care, în opinia comitetului de evaluare, există o eroare evidentă în rata comisionului, caz în care valoarea totală astfel cum este cotată prevalează, iar rata comisionului este corectată.”

49. Ombudsmanul a considerat că regula de mai sus constituie o excepție care permite comisiei de evaluare să rețină și să evalueze o ofertă, chiar dacă s-a verificat că oferta conține o eroare aritmetică. În astfel de cazuri, atunci când nu este clar dacă eroarea se referă la ratele taxei, la zilele lucrătoare sau la sumele totale stabilite în ofertă, comitetul de evaluare trebuie să considere că ratele taxei sunt corecte. Numai în cazul în care există o "eroare evidentă" în rata taxei, ratele taxei vor fi modificate.

50. O astfel de normă pare să fie în interesul instituției și în interesul fondurilor comunitare, întrucât permite menținerea unei oferte în care a fost verificată existența unei erori.

51. Cu toate acestea, faptul că instrucțiunile conțin o normă care permite menținerea unei oferte, în pofida faptului că existența unei astfel de erori a fost verificată, nu exclude în niciun fel posibilitatea și, în anumite împrejurări, precum cele descrise la punctele 48 și 49 de mai sus, obligația de a solicita clarificări cu privire la oferte. În cazul în care s-ar fi solicitat astfel de clarificări din partea SO.GI.N., comisia de evaluare ar fi verificat că, în circumstanțele actuale, nu a existat nicio eroare aritmetică care să fie „corectată”.

52. În acest sens, Ombudsmanul a subliniat că normele prevăzute în capitolul 12.2 din instrucțiuni se referă la o „corecție” fie a ratelor comisioanelor, fie a sumelor totale cotate într-o ofertă, mai degrabă decât la o „clarificare” a ratelor comisioanelor sau a sumelor totale cotate într-o ofertă. SO.GI.N. nu a solicitat în niciun moment modificarea ofertei sale. Mai degrabă, SO.GI.N. a solicitat ca oferta sa, astfel cum a fost prezentată [3], să fie luată în considerare.

53. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți permite modificarea fie a ratei taxei, fie a sumei totale obținute prin înmulțirea ratei taxei cu numărul corespunzător de zile lucrătoare. Cu toate acestea, problema care a necesitat clarificări în ceea ce privește oferta SO.GI.N. nu s-a referit la rata taxei sau la valoarea totală a fiecărei linii bugetare, ambele fiind prezentate în mod corect în versiunea pe suport de hârtie a ofertei SO.GI.N., ci mai degrabă la durata exactă de lucru (având în vedere că timpul a fost rotunjit prin foaia de calcul electronică pe care Comisia a obligat ofertanții să o utilizeze). Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că, în orice caz, capitolul 12.2 din instrucțiuni nu era aplicabil în cazul de față. În acest sens, nu au fost necesare investigații suplimentare în ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia respingerea ofertei sale a încălcat capitolul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți.

54. În plus, Ombudsmanul a analizat dacă decizia comisiei de evaluare de a nu-și exercita puterea discreționară de a solicita clarificări în ceea ce privește oferta SO.GI.N., care a dus la excluderea ofertei SO.GI.N. și, în opinia Ombudsmanului, a constituit un caz de administrare defectuoasă, a avut ca efect suplimentar pierderea de către SO.GI.N. a unei „șanse serioase” de a câștiga licitația. În această privință, Ombudsmanul a considerat că este relevant să se țină seama de faptul că doar două propuneri au fost considerate conforme cu cerințele tehnice. În acest sens, Ombudsmanul a remarcat că este conștient de faptul că obținerea celui mai mare punctaj tehnic nu constituie o garanție că o ofertă va câștiga o ofertă. Cu toate acestea, el a subliniat în continuare că, atunci când a încercat să evalueze dacă SO.GI.N. a pierdut o „șansă serioasă” de a câștiga oferta, a considerat relevant faptul că punctajul tehnic atribuit propunerii depuse de SO.GI.N. a fost de 100 de puncte și că acest punctaj a fost mai mare decât punctajul tehnic atribuit societății căreia i s-a atribuit contractul (95,48 puncte).

55. Prin urmare, Ombudsmanul a ajuns la concluzia preliminară că, din cauza excluderii sale nejustificate de la licitație, SO.GI.N. a pierdut o „șansă serioasă” de a câștiga licitația. În consecință, el a prezentat Comisiei următoarea propunere de soluție amiabilă:

Comisia ar trebui să intre în contact direct cu SO.GI.N pentru a conveni asupra unei compensații adecvate pentru pierderea de oportunitate suferită de SO.GI.N. ca urmare a excluderii nejustificate a ofertei sale din licitație.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

Răspunsul Comisiei la scrisoarea de soluționare amiabilă

56. Comisia a informat Ombudsmanul că nu poate accepta propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă din următoarele motive.

57. Ca observație preliminară, Comisia a observat că SO.GI.N. a utilizat, în general, numere zecimale atunci când se referă la numărul de zile lucrate de experți pe termen scurt și pe termen lung. De fiecare dată când SO.GI.N. a utilizat zecimale atunci când a introdus numărul de zile lucrătoare pe lună în foaia de calcul, rotunjirea cifrei relevante a fost afișată pe ecran.

58. Ca prim argument, Comisia a subliniat că modul în care a fost cuantificat numărul de zile lucrătoare ridica în mod inevitabil problema caracterului practic al datelor. Comisia a dat două exemple. În luna 2, șeful de echipă urma să lucreze 16 62292 de zile (aceasta a fost rotunjită la 17 zile pe foaia de calcul). Expertul senior local pe termen lung urma să lucreze 37,24792 de zile (aceasta a fost rotunjită la 37 de zile pe foaia de calcul).

59. Ca al doilea argument, Comisia a subliniat că utilizarea generalizată a zecimalelor de către SO.GI.N nu a fost lipsită de scop. Comisia a susținut că SO.GI.N a calculat numărul de zile lucrătoare și ratele taxelor astfel încât să se apropie cât mai mult posibil de bugetul maxim permis. Comisia a subliniat că, chiar dacă un ofertant are dreptul de a încerca să maximizeze valoarea contractului, opinia SO.GI.N. potrivit căreia comitetul de evaluare ar fi trebuit să corecteze versiunea tipărită prin înlocuirea numărului rotunjit de zile lucrătoare cu numere cu zecimale, astfel cum figurează în foaia de calcul, nu poate fi acceptată.

60. Ca al treilea argument, Comisia nu a fost de acord nici cu interpretarea dată de Ombudsman articolului 28 alineatul (6) din Condițiile generale ale contractelor de achiziții de servicii pentru acțiunile externe ale Comunității Europene. Comisia nu a fost de acord că scopul articolului 28 alineatul (6) este doar „în scopul facturării”, ceea ce pare să implice faptul că facturarea efectuată după atribuirea unui contract ar putea fi disociată de prețul unei oferte. În opinia Comisiei, ofertanții nu pot prezenta, în contextul unei oferte, prețuri pe care nu le vor putea percepe în cazul în care li se atribuie contractul.

61. Ca al patrulea argument, Comisia și-a reiterat, de asemenea, opinia potrivit căreia, în cazul în care comitetul de evaluare ar fi adresat o cerere de clarificare societății SO.GI.N. la momentul evaluării ofertei, acest lucru ar fi condus efectiv la o modificare a ofertei în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare și/sau nivelul taxei și, prin urmare, ar fi condus la o încălcare a principiului concurenței loiale. Modificările care decurg dintr-o eventuală cerere de clarificare ar fi condus, pe de o parte, la o modificare semnificativă a ofertei. Pe de altă parte, deși trebuie respectat principiul celei mai largi proceduri concurențiale posibile, trebuie găsit, de asemenea, un echilibru cu principiile transparenței, egalității de tratament a ofertanților și concurenței. Faptul că oferta SOGIN depășea doar plafonul de 4 000 000 EUR cu 21 EUR era irelevant.

62. Ca al cincilea argument, Comisia a subliniat că, atunci când și-a prezentat oferta, SO.GI.N. avea posibilitatea, ,, să evidențieze erorile aritmetice care apar în versiunea tipărită a "Defalcării bugetului". Întrucât fișa de lucru a „defalcării bugetare” și „zilele lucrătoare” sunt interconectate, modificarea numărului total de zile lucrătoare din defalcarea bugetară ar fi implicat modificarea fișei de lucru „zile lucrătoare” anexate ofertei financiare pentru a asigura coerența între cele două. Comisia a subliniat, de asemenea, că SO.GI.N. era pe deplin conștientă de faptul că, deși datele rotunjite erau afișate în foaia de calcul, aceasta calcula rata totală a taxei utilizând valoarea subiacentă.

63. Ca al șaselea argument, Comisia a subliniat că, atunci când comitetul de evaluare verifică ofertele financiare, acesta verifică manual calculul "defalcării bugetare". În mod normal, nu se referă la versiunea electronică. Astfel cum se indică în mod clar în Instrucțiunile pentru ofertanți, prevalează versiunea pe suport de hârtie. În mod normal, comisia de evaluare compară defalcarea bugetului cu tabelul din secțiunea „Numărul și numărul estimat de zile lucrătoare anexate ofertei tehnice” din secțiunea „Organizații și metodologie”. În cazul SO.GI.N., comisia de evaluare a verificat dacă numărul de zile lucrătoare care apar în versiunea tipărită a ambelor documente coincide și dacă nu există discrepanțe între acestea în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare.

64. Comisia a susținut, de asemenea, că, chiar dacă s-ar admite că zecimalele sunt acceptabile, nicio instrucțiune din partea Comisiei nu ar fi fost ignorată dacă ofertantul ar fi introdus în versiunea pe suport de hârtie modificări pentru a reflecta numărul planificat de zile lucrătoare. Întrucât instrucțiunile pentru ofertanți au indicat în mod clar că, în caz de discrepanță, versiunea pe suport de hârtie a ofertei relevante era cea care prevala, nimic nu a împiedicat SO.GI.N. să introducă corecțiile necesare.

65. Ca al șaptelea argument, Comisia a afirmat că nu împărtășește interpretarea dată de Ombudsman articolului 21 și articolului 24 alineatul (2) din condițiile generale.

66. Trimiterea făcută la articolul 21 se referă la numărul de ore pe zi/pe lună în care pot lucra experții. Acestea sunt „stabilite pe baza actelor cu putere de lege, a normelor administrative și a uzanțelor din țara beneficiară, precum și pe baza cerințelor serviciilor”. Prin urmare, nu se poate trage nicio concluzie în ceea ce privește facturarea prețurilor. Scopul acestei dispoziții se limitează la a reaminti contractantului obligația sa de a respecta, în ceea ce privește programul de lucru și legislația muncii din țara beneficiară în care sunt prestate serviciile.

67. Potrivit articolului 24 alineatul (2):

„[Pentru] un contract pe bază de onorariu, consultantul trebuie să țină o fișă de pontaj care să înregistreze zilele lucrate de personalul consultantului. Sumele facturate de Consultant trebuie să corespundă acestor fișe de pontaj. În cazul experților pe termen lung, aceste fișe de pontaj trebuie să înregistreze numărul de zile lucrate. În cazul experților cu program redus, aceste fișe de pontaj trebuie să înregistreze numărul de ore lucrate (...)”.

În consecință, utilizarea orelor de lucru pentru fișele de pontaj este, în orice caz, prevăzută exclusiv pentru experții pe termen scurt, chiar dacă, în scopul facturării, acestea nu sunt nici măcar utilizate, deoarece șapte ore lucrate de experții pe termen scurt reprezintă o zi lucrată.

68. După ce a analizat, de asemenea, restul documentelor contractuale trimise ofertanților în scopul depunerii ofertei lor, Comisia a considerat că sunt luate în considerare numai zilele lucrătoare complete. De fapt, în ceea ce privește aportul de timp al experților, punctul 6.1 din caietul de sarcini prevede că:

„(...) se recomandă ca timpul precis de contribuție al experților să fie lăsat la latitudinea ofertanților. Cu toate acestea, ar putea fi util să se identifice unele minime absolute pentru ca contribuția experților-cheie să fie considerată adecvată (...) Executarea contractului (și, prin urmare, plata) se bazează numai pe zile lucrătoare. Consultantul va fi plătit numai pentru zilele lucrate efectiv pe baza tarifului zilnic cuprins în defalcarea bugetară (...)”.

69. În plus, punctul 4.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți se referă la chestiunea zilelor lucrătoare și îi instruiește pe ofertanți să „introducă numărul estimat de zile lucrătoare pentru fiecare expert din categoria bou în perioada de executare a contractului în a treia foaie de lucru („zile lucrătoare”)”. Această instrucțiune este completată cu un alt comentariu care este afișat chiar în foaia de calcul, indicând faptul că ofertantul trebuie să introducă „numărul estimat de zile lucrătoare pentru fiecare lună din perioada de executare pentru fiecare categorie de experți”.

70. În opinia Comisiei, dispozițiile de mai sus arată că zilele lucrătoare complete sunt luate în considerare exclusiv. În plus, această poziție este consolidată de faptul că, în mai mult de trei ani de utilizare a foii de calcul relevante în defalcarea bugetului pentru licitație, Comisia a fost informată pentru prima dată cu privire la existența unor probleme, atunci când reclamantul a făcut acest lucru.

Faptul că, în urma prezentei plângeri, Comisia a decis să facă o trimitere explicită la necesitatea de a utiliza numere complete atunci când exprimă zile lucrătoare nu însemna o recunoaștere a responsabilității de către Comisie. Acest lucru a avut ca scop exclusiv evitarea repetării problemei întâlnite în prezenta cauză.

Observațiile reclamantului cu privire la răspunsul Comisiei

71. Într-un mesaj din 16 octombrie 2008, reclamantul a menținut toate aspectele menționate în plângerea inițială și în observațiile privind avizul Comisiei.

72. Reclamantul a subliniat că SO.GI.N. a prezentat o versiune electronică și pe suport de hârtie a ofertei sale financiare. Versiunea pe suport de hârtie a fost obținută prin tipărirea versiunii electronice a ofertei financiare și, prin urmare, a fost aceeași. Inconsecvența aparentă dintre cele două versiuni ale aceleiași oferte s-a datorat faptului că coloana „Numărul estimat de zile lucrătoare” din foaia de calcul Excel permitea vizualizarea doar a cifrelor rotunjite. Cu toate acestea, algoritmul relevant, care a fost utilizat pentru a calcula sumele introduse în foaia de calcul Excel, a ținut seama de cifrele zecimale. În plus, pentru a evita orice neînțelegere, trebuie remarcat faptul că foaia de calcul Excel protejată conține o notă conform căreia: „Această fișă de lucru este protejată. În această coloană trebuie introduse numai următoarele date: Vă rugăm să introduceți tariful pentru fiecare categorie de experți. (...)” Cu ocazia verificării ofertei prezentate de SO.GI.N., comitetul de evaluare a înmulțit manual cifrele cuprinse în tabelul relevant, fără a ține seama de faptul că foaia de calcul Excel prezintă numai cifre care au fost rotunjite automat de programul impus de Comisie.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

73. Ombudsmanul va analiza împreună primul și al doilea argument prezentate de Comisie ca răspuns la propunerea sa de soluție amiabilă. Aceste argumente sunt următoarele: (i) modul în care numărul SO.GI.N. cuantificat în zile lucrătoare nu era practic și (ii) SO.GI.N a utilizat zecimale pentru a se apropia cât mai mult posibil de bugetul maxim permis (a se vedea punctele 58 și 59 de mai sus).

74. În primul rând, Ombudsmanul subliniază că nu se poate presupune că motivul pentru care SO.GI.N. a utilizat fracțiuni de zile pentru anumite sarcini descrise în oferta sa a fost doar abordarea, pe cât posibil, a bugetului maxim permis. De fapt, Ombudsmanul consideră că este rezonabil să se presupună că anumite sarcini ale experților (de exemplu, participarea la reuniuni) nu ar putea fi împărțite în mod eficient în unități de zile întregi [4]. În orice caz, Ombudsmanul observă că, în principiu, ofertanții au dreptul deplin de a structura ofertele astfel încât să se apropie cât mai mult posibil de bugetul maxim permis. În plus, Ombudsmanul observă că argumentul Comisiei implică, în esență, speculații din partea Comisiei în ceea ce privește caracterul practic al anumitor aspecte ale ofertei SO.GI.N. [Comisia citează exemplul unui șef de echipă care urma să lucreze 16 62292 de zile (rotunjit la 17 zile pe foaia de calcul) și exemplul unui expert local senior pe termen lung care urma să lucreze 37 24792 de zile (rotunjit la 37 de zile pe foaia de calcul)]. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că posibilul caz de administrare defectuoasă identificat de Ombudsman în propunerea sa de soluție amiabilă a vizat neexercitarea de către comisia de evaluare a puterii sale discreționare de a solicita clarificări din partea SO.GI.N. în ceea ce privește oferta sa. Nereușind să facă acest lucru, comitetul a făcut presupuneri (eronate) în ceea ce privește adevărata natură a ofertei SO.GI.N. (a presupus în mod eronat că a fost făcută o eroare aritmetică). Argumentul invocat de Comisie, și anume că există îndoieli cu privire la caracterul practic al anumitor aspecte ale ofertei SO.GI.N., nu implică în niciun fel faptul că comitetul nu ar fi trebuit să solicite clarificări din partea SO.GI.N. Într-adevăr, Ombudsmanul observă că argumentul că există îndoieli cu privire la caracterul practic al anumitor aspecte ale ofertei SO.GI.N. întărește argumentul potrivit căruia comitetul ar fi trebuit să solicite clarificări din partea SO.GI.N. în ceea ce privește sensul ofertei sale. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că argumentele Comisiei sunt fie irelevante, fie nefondate.

75. În ceea ce privește al treilea argument invocat de Comisie (a se vedea punctul 60 de mai sus), și anume că ofertanții nu pot prezenta, în cadrul unei oferte, prețuri pe care nu le vor putea percepe în cazul în care li se atribuie contractul (și anume facturi în fracțiuni de euro), Ombudsmanul este de acord că facturarea după atribuirea unui contract nu poate fi disociată de prețurile indicate într-o ofertă. În concluzie, ofertanții nu pot depune oferte care le-ar impune, ulterior, să prezinte facturi în fracțiuni de euro. Ombudsmanul a examinat cu atenție întregul dosar. El nu a găsit nicio dovadă a vreunui preț cotat în fracțiuni de euro. În concluzie, Ombudsmanul observă că utilizarea fracțiunilor de zi de către reclamant la depunerea ofertei sale nu a condus, în niciun caz, la stabilirea prețurilor în fracțiuni de euro. Mai degrabă, utilizarea fracțiunilor de zi de către reclamant a condus întotdeauna la calcularea prețului în euro întregi. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că argumentul Comisiei este bine fundamentat.

76. În ceea ce privește al patrulea argument invocat de Comisie (a se vedea punctul 61 de mai sus), și anume că o cerere de clarificare ar fi condus la o modificare a ofertei în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare și/sau nivelul taxei SO.GI.N., încălcând astfel principiul concurenței loiale între ofertanți, Ombudsmanul este de acord, în primul rând, că este o caracteristică centrală a unei proceduri de licitație faptul că o ofertă nu poate fi „modificată” după depunerea ofertei. Scopul acestei norme este de a asigura o concurență adecvată între ofertanți (concurența adecvată nu ar putea avea loc dacă ofertanții și-ar putea reduce ofertele pentru a ține seama de cunoștințele pe care le dobândesc cu privire la ofertele altor ofertanți). Cu toate acestea, Ombudsmanul subliniază că SO.GI.N. nu ar fi putut profita de ocazia de a-și clarifica oferta pentru a-și modifica oferta, având în vedere că SO.GI.N. prezentase, la momentul depunerii ofertei sale pe suport de hârtie, și versiunea electronică a ofertei. Versiunea electronică a ofertei conținea exact zilele lucrătoare prezentate de SO.GI.N. (dintre care unele erau exprimate în fracțiuni de zi). Prin urmare, nu ar fi putut exista nicio modificare a ofertei SO.GI.N. în cazul în care comisia de evaluare ar fi formulat o cerere de clarificare. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că argumentul Comisiei este bine fundamentat.

77. În cadrul celui de al cincilea argument (a se vedea punctul 62 de mai sus), Comisia arată că SO.GI.N. a avut posibilitatea, atunci când și-a prezentat oferta, să evidențieze "erori aritmetice" care apar în versiunea tipărită a "defalcării bugetului".

78. În primul rând, Ombudsmanul consideră că este util să se clarifice faptul că versiunea tipărită a ofertei SO.GI.N. nu conținea „erori aritmetice” ca atare [5]. Mai degrabă, dificultățile care au apărut cu versiunea tipărită a ofertei SO.GI.N. au fost de prezentare (și anume, numărul de zile lucrătoare a fost prezentat ca numere întregi pe versiunea tipărită, în timp ce acestea au fost introduse în programul informatic sub formă de fracțiuni de către SO.GI.N.)[6].

79. În plus, Ombudsmanul observă că obligația unui comitet de evaluare de a solicita clarificări cu privire la o ofertă nu poate face obiectul unei norme conform căreia clarificările sunt necesare numai atunci când o parte interesată aduce necesitatea clarificării în atenția comitetului de evaluare. Mai degrabă, Ombudsmanul este de părere că o comisie de evaluare ar trebui să solicite clarificarea unei oferte ori de câte ori, indiferent de motiv, devine evident că este necesară o clarificare. În acest context, este cu siguranță adevărat că SO.GI.N. ar fi putut atrage în mod specific atenția Comisiei asupra problemei prezentării atunci când și-a prezentat oferta. Acest lucru ar fi facilitat cu siguranță identificarea de către comisia de evaluare a problemei legate de prezentare și, ulterior, clarificarea ofertei SO.GI.N. împreună cu SO.GI.N. Cu toate acestea, chiar dacă SO.GI.N. nu a atras atenția Comisiei asupra problemei legate de prezentare, acest lucru nu înseamnă că nu a fost posibil ca comisia de evaluare să ajungă singură la concluzia că era necesară o clarificare. În ceea ce privește aspectul dacă comisia de evaluare dispunea de suficiente informații pentru a identifica faptul că era nevoie de clarificări, ceea ce ar fi trebuit să o determine să solicite clarificări din partea SO.GI.N., Ombudsmanul observă că comisia de evaluare a identificat anomalii în versiunea tipărită a SO.GI.N (după identificarea acestor anomalii, aceasta a procedat apoi la modificarea a ceea ce a considerat a fi erori aritmetice în calculele din ofertă). Acest lucru dovedește că, într-adevăr, comitetul de evaluare avea cunoștință de anomalii în versiunea tipărită a ofertei SO.GI.N., chiar dacă SO.GI.N. nu a atras în mod specific atenția Comisiei asupra problemei prezentării atunci când și-a prezentat oferta. Ca atare, comisia de evaluare a avut suficiente motive pentru a solicita clarificări din partea SO.GI.N. Cu toate acestea, în loc să solicite clarificări din partea SO.GI.N., aceasta a procedat, fără a se consulta cu SO.GI.N., la o presupunere în ceea ce privește natura anomaliei (a presupus că oferta SO.GI.N. conținea erori aritmetice). Pe această bază, Comisia a modificat în mod unilateral oferta SO.GI.N.. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că argumentul Comisiei este bine fundamentat.

80. În ceea ce privește al șaselea argument (a se vedea punctul 63 de mai sus), potrivit căruia Instrucțiunile pentru ofertanți indică în mod clar că versiunea pe suport de hârtie este cea care prevalează în cazul unei discrepanțe între versiunea pe suport de hârtie și cea electronică, Ombudsmanul subliniază din nou că nu pune la îndoială faptul că, în cazul unei discrepanțe între versiunea pe suport de hârtie și cea electronică, prevalează versiunea pe suport de hârtie. Într-adevăr, Ombudsmanul nu a solicitat Comisiei să considere că versiunea electronică a ofertei SO.GI.N. prevalează asupra versiunii pe suport de hârtie a ofertei. Mai degrabă, Ombudsmanul este de părere că comisia de evaluare a recunoscut că a existat o anomalie în versiunea pe suport de hârtie a ofertei SO.GI.N., și anume că numărul de zile lucrătoare din versiunea tipărită a ofertei SO.GI.N., înmulțit cu rata taxei, nu corespundea sumei totale înregistrate în oferta SO.GI.N. În fața acestei anomalii, comisia de evaluare a ales, în mod unilateral, să facă o presupunere în ceea ce privește natura anomaliei. S-a presupus că a existat o eroare aritmetică și s-a procedat la "corectarea" acesteia. Ombudsmanul consideră că, odată ce a recunoscut anomalia, comitetul de evaluare ar fi trebuit, în conformitate cu sesiunile 3.3.9.3. și 3.3.10.2 din Ghidul practic, să solicite clarificări din partea SO.GI.N. Singurul rol al versiunii electronice a ofertei SO.GI.N. în astfel de circumstanțe ar fi coroborarea clarificărilor SO.GI.N. în ceea ce privește numărul de zile lucrătoare din oferta sa.

81. În ceea ce privește al șaptelea argument, și anume că Comisia nu împărtășește interpretarea dată de Ombudsman articolului 21 și articolului 24 alineatul (2) din condițiile generale, Ombudsmanul observă că Comisia nu a prezentat niciun raționament valabil în sprijinul poziției sale. Ombudsmanul reamintește că nu a găsit nicio interdicție generală privind utilizarea punctelor zecimale în ceea ce privește înregistrarea zilelor lucrate. Într-adevăr, deși articolul 24 alineatul (2) prevede că „[î]n cazul experților pe termen lung, aceste fișe de pontaj trebuie să înregistreze numărul de zile lucrate”, acest lucru nu înseamnă neapărat zile lucrătoare complete. De asemenea, poate însemna, de exemplu, jumătate de zi. În plus, articolul 21 se referă la numărul de ore lucrate, iar articolul 24 alineatul (2) din Condițiile generale se referă în mod explicit la numărul de ore lucrate în cazul experților cu program redus. Acest lucru implică în mod necesar posibilitatea ca ofertanții să depună oferte în fracțiuni de zi. Faptul că este posibil ca unii ofertanți să nu fi utilizat această posibilitate nu înseamnă în niciun caz că această posibilitate nu există.

82. Ombudsmanul subliniază din nou că, pentru a asigura (a) respectarea principiilor concurenței loiale și (b) buna funcționare a unei proceduri de licitație, ofertanților nu li se poate permite să „modifice” ofertele după expirarea termenului relevant. Cu toate acestea, el subliniază din nou că, dacă i s-ar fi solicitat acest lucru de către comisia de evaluare, SO.GI.N. ar fi putut dovedi, făcând trimitere la foaia de calcul electronică, care a fost prezentată în același timp cu oferta pe suport de hârtie, exact ceea ce a oferit.

83. Ombudsmanul își menține punctul de vedere potrivit căruia orice solicitare de clarificare adresată SO.GI.N. ar fi determinat numai SO.GI.N. să informeze comisia de evaluare cu privire la oferta exactă pe care a prezentat-o deja. SO.GI.N. nu ar fi putut „modifica” nicio parte a ofertei care fusese deja depusă. SO.GI.N. și comitetul de evaluare ar fi putut dovedi cu ușurință că „clarificarea” ofertei SO.GI.N. nu constituia o „modificare” a ofertei SO.GI.N. Acestea ar fi putut face acest lucru prin verificarea încrucișată a clarificării cu foaia de calcul electronică transmisă de SO.GI.N. în același timp cu prezentarea de către SO.GI.N. a versiunii pe suport de hârtie a ofertei.

84. Ombudsmanul consideră că Comisia nu a prezentat niciun argument convingător potrivit căruia „clarificarea” pe care comisia de evaluare ar fi putut să o solicite societății SO.GI.N. ar fi condus la o „modificare” a ofertei societății SO.GI.N. Prin urmare, nu există nicio dovadă că o astfel de „clarificare” ar fi fost contrară principiilor concurenței loiale.

85. Ombudsmanul consideră că, având în vedere puterea discreționară de care dispunea la evaluarea propunerii în cauză, comisia de evaluare nu era strict obligată să solicite clarificări din partea SO.GI.N în ceea ce privește anomaliile pe care le considera prezente în versiunea pe suport de hârtie a ofertei. Cu toate acestea, Ombudsmanul a susținut în mod constant că o „putere discreționară” nu este aceeași cu o putere arbitrară. O autoritate publică trebuie să aibă întotdeauna motive întemeiate pentru a alege o direcție de acțiune mai degrabă decât alta. O parte normală a exercitării unei puteri discreționare este explicarea motivelor pentru care a fost aleasă o anumită direcție de acțiune [7].

86. Astfel cum se menționează în propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul își menține opinia potrivit căreia a fost un abuz de putere de apreciere și un caz de administrare defectuoasă ca comisia de evaluare să nu solicite clarificări cu privire la o chestiune care era în mod evident neclară și care s-a dovedit decisivă pentru acceptarea sau respingerea unei oferte.

87. Articolul 3 alineatele (5) și (6) din Statutul Ombudsmanului European:[8]

„5. În măsura posibilului, Ombudsmanul caută o soluție împreună cu instituția sau organul în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă și pentru a da curs plângerii.

6. În cazul în care Ombudsmanul constată un caz de administrare defectuoasă, acesta informează instituția sau organismul în cauză, formulând, după caz, proiecte de recomandări. Instituția sau organismul astfel informat transmite Ombudsmanului un aviz detaliat în termen de trei luni.”

88. În speță, Ombudsmanul a făcut o propunere de soluție amiabilă pe care Comisia a respins-o. Având în vedere poziția Comisiei, pe care o înțelege ca fiind poziția definitivă a instituției, Ombudsmanul nu consideră oportun să formuleze un proiect de recomandare. Prin urmare, Ombudsmanul va închide cazul cu o observație critică.

B. Pretenția reclamantului

89. Contractul, a cărui atribuire făcea obiectul litigiului dintre reclamantă și Comisie, fusese deja atribuit unei alte oferte, BCEOM French Engineering Consultants, chiar înainte ca SO.GI.N. să fie informată că oferta sa fusese respinsă. Având în vedere acest lucru și ținând seama de faptul că atribuirea contractului societății menționate mai sus nu a făcut parte din prezenta anchetă, Ombudsmanul a considerat că cererea reclamantului a fost înlocuită de evenimente și a devenit imposibil de pus în aplicare.

C. Concluzii

Pe baza anchetelor sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul face următoarea observație critică:

Ombudsmanul consideră că comisia de evaluare a săvârșit o eroare vădită atunci când nu și-a exercitat puterea discreționară de a solicita clarificări în ceea ce privește oferta SO.GI.N. Acest eșec a dus la excluderea SO.GI.N. din licitație, privând-o astfel de o „șansă serioasă” de a câștiga licitația. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 28 mai 2009.

---

[1] Ombudsmanul ia act de faptul că, în avizul său, Comisia a afirmat că punctul 12.2 din Instrucțiunile pentru ofertanți prevede că „orice eroare aritmetică este corectată fără a aduce atingere ofertei”. Cu toate acestea, această referință a fost greșită, deoarece textul original are următorul conținut: „Orice erori aritmetice sunt corectate fără a aduce atingere ofertantului”. (sublinierea noastră)

[2] Cu toate acestea, în scrisoarea trimisă de Comisie reclamantului la 22 aprilie 2005 se afirmă că punctajul tehnic atribuit propunerii prezentate de SO.GI.N. (100 de puncte) a fost mai mare decât punctajul tehnic atribuit societății căreia i s-a atribuit contractul (95,48 puncte). Cu toate acestea, Ombudsmanul este conștient de faptul că obținerea celui mai mare punctaj tehnic nu constituie o garanție a câștigării ofertei.

[3] SO.GI.N. ar putea dovedi cu ușurință orice afirmație făcută ca răspuns la o cerere de clarificare, făcând trimitere la foaia de calcul electronică pe care a prezentat-o în același timp cu prezentarea versiunii pe suport de hârtie a ofertei.

[4] Într-adevăr, Ombudsmanul pune sub semnul întrebării caracterul practic al impunerii unei norme care ar impune utilizarea numai a zilelor întregi în cadrul ofertelor, având în vedere că acest lucru i-ar constrânge pe ofertanți să utilizeze o zi întreagă pentru sarcini care, având în vedere natura lor specifică, nu pot sau nu trebuie neapărat să fie efectuate în unități de zile întregi.

[5] A se vedea punctul 53 de mai sus.

[6] Pe baza versiunii tipărite a ofertei, Comisia a ajuns la concluzia că există „erori aritmetice” în „Defalcarea bugetului” și a procedat la recalcularea ofertei SO.GI.N.

[7] A se vedea Decizia Ombudsmanului European privind plângerea 995/98/OV împotriva Comisiei Europene din 30 ianuarie 2001, punctul 1.7 (disponibilă pe site-ul Ombudsmanului).

[8] Adoptat de Parlament la 9 martie și modificat prin deciziile sale din 14 martie 2002 (JO L 92, 9.4.2002, p. 13) și 18 iunie 2008 (JO L 189, 17.7.2008, p. 25).