Strasbourg, 16 iulie 2008

Stimate domnule A.,

La 5 august 2005, acționând în numele CINAR Ltd. (denumită în continuare „CINAR”), ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene. Plângerea dumneavoastră se referea la un audit extern și la etapele ulterioare ale acestuia în cadrul a patru contracte de cercetare (1), încheiate în cadrul celui de al patrulea și al celui de al cincilea program de cercetare și dezvoltare tehnologică („CDT”) ale Comisiei. Acest audit a fost efectuat la sediul CINAR la 20-21 august 2002.

La 13 septembrie 2005, am transmis plângerea președintelui Comisiei.

Comisia și-a trimis avizul la 11 ianuarie 2006. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 4 aprilie 2006.

La 29 ianuarie 2008, ați trimis o comunicare suplimentară prin care m-ați informat cu privire la finalizarea investigației OLAF, care a inclus cele patru contracte menționate mai sus.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Îmi cer scuze pentru perioada de timp necesară pentru a-mi finaliza ancheta.

Plângerea

Reclamantul este director al unei societăți numite CINAR Ltd. (denumită în continuare „CINAR”), care este o mică societate de înaltă tehnologie cu expertiză în arderea cărbunelui și a biomasei și în controlul emisiilor. A furnizat servicii tehnice și a participat la diverse proiecte de cercetare și dezvoltare sponsorizate de Comisia Europeană. Între iunie 1998 și mai 2000, CINAR, acționând în calitate de contractant, a încheiat patru contracte de cercetare (2) cu Comisia privind șapte proiecte de cercetare întreprinse în cadrul celui de Al patrulea program-cadru ("PC4") și al celui de Al cincilea program-cadru ("PC5").

La 20-21 august 2002, un reprezentant al Unității de audit extern din cadrul Direcției Generale Cercetare a Comisiei („DG RTD”) și doi contabili au vizitat birourile CINAR pentru a audita cele patru contracte de cercetare menționate mai sus.

La 15 septembrie 2003, Comisia a aprobat raportul de audit întocmit de auditori. Aceasta a respins explicațiile și elementele de probă, inclusiv fișele de salariu, furnizate ulterior de CINAR, întrucât nu fuseseră furnizate anterior. În plus, aceasta a refuzat, de asemenea, costurile cu personalul și cheltuielile generale aferente, pe care CINAR le-a declarat drept costuri eligibile.

La 28 februarie 2005, reclamantul s-a întâlnit cu reprezentantul Comisiei pentru a clarifica concluziile auditului, dar nu a avut succes.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Comisia a tratat CINAR în mod inechitabil în ceea ce privește auditul extern din 2002 menționat mai sus și etapele ulterioare ale acestuia.

Reclamantul, în primul rând, a susținut că reprezentanții CINAR „au fost făcuți să se simtă criminali în fața auditorilor și (...) chiar a fost rostit un comentariu rasial în timpul uneia dintre sesiunile de interviu” și că „scopul auditului pare să se învecineze cu o obsesie de a ne închide”.

În al doilea rând, reclamantul a susținut nerespectarea dreptului la viață privată al CINAR, întrucât au fost solicitate detalii personale și contractuale și informații privind salariile membrilor personalului. Potrivit reclamantului, acest lucru a fost "amar tolerat".

În al treilea rând, reclamantul a susținut că CINAR i s-a solicitat să furnizeze informații necorelate și nejustificate, și anume informații privind „toate propunerile în curs”, deși numai o parte din aceste propuneri au fost finanțate de Comisie.

În al patrulea rând, reclamantul a susținut că, deși doar o parte din informațiile privind statul de plată lipseau, auditorii externi au făcut o declarație inechitabilă potrivit căreia „nu au fost obținute informații privind statul de plată de la CINAR”.

Al cincilea argument privea în esență rolul auditorului Comisiei de la finalizarea raportului de audit de către societatea de audit extern până la reuniunea cu reprezentanții CINAR din 28 februarie 2005. În special, reclamantul a criticat decizia auditorului Comisiei de a aproba raportul de audit întocmit de auditorii externi și de a respinge toate explicațiile și dovezile reclamantului pentru simplul motiv că acestea nu fuseseră furnizate anterior.

INQUIRY

Avizul Comisiei Context

CINAR a încheiat patru contracte de cercetare (3) cu Comisia.

La 6 iunie 2002, DG RTD a solicitat un audit financiar la sediul CINAR. Pentru a obține un raport de audit dintr-o sursă independentă și profesională, Comisia a decis să externalizeze această misiune de audit către o firmă de audit externă, și anume Littlejohn Frasier („LF”)(4). Un acord specific în acest sens a fost încheiat cu LF în iulie 2002, iar Comisia și-a desemnat propriul auditor din cadrul Unității de audit extern pentru a colabora cu LF.

La 6 iunie 2002, Comisia a informat CINAR, prin scrisoare recomandată, că auditul va începe la sediul său și a descris domeniul său de aplicare după cum urmează:

1. examinarea caracterului rezonabil și a responsabilității sistemelor de calcul al costurilor și de facturare operate la CINAR; și
2. verificarea cheltuielilor aferente contractelor de cercetare pentru a stabili dacă Comisia a fost facturată în conformitate cu dispozițiile contractuale pentru cheltuielile suportate pentru realizarea proiectului de cercetare.

În această scrisoare, Comisia a solicitat, de asemenea, CINAR să furnizeze auditorului Comisiei, „în termen de o lună de la primirea prezentei scrisori, următoarele documente sau informații:

(1) O copie semnată și datată a tuturor contractelor de muncă ale tuturor persoanelor acuzate de contractele menționate mai sus, împreună cu o indicație dacă aceste persoane sunt încă angajate de Cinar Ltd. în prezent.

(2) O organigramă a societății Cinar Ltd, care să menționeze numele și funcția conducerii și ale consiliului de administrație, dacă este cazul. În plus, o indicație a numărului total de angajați care lucrează pentru Cinar Ltd.

(3) Un răspuns la următoarea întrebare: conturile Cinar sunt ținute de angajații Cinar sau de contabili externi? În cazul în care aceasta din urmă se aplică, vă rugăm să ne furnizați detalii complete.”

În răspunsul său din 8 iulie 2002, CINAR a explicat că contabilitatea sa a fost ținută de contabilii săi, pe care auditorul Comisiei ar trebui să îi contacteze în cazul în care sunt necesare mai multe informații.

În urma unor acorduri suplimentare între LF și CINAR, s-a convenit efectuarea unui audit la fața locului în perioada 20-21 august 2002. Comisia a furnizat copii ale proceselor-verbale detaliate ale auditului.

La 29 mai 2003, Comisia a transmis CINAR, prin scrisoare recomandată, proiectul de raport de audit întocmit de auditorii externi în vederea formulării de observații. CINAR a răspuns mai întâi cu titlu provizoriu prin scrisoarea din 19 iunie 2003. Un răspuns mai definitiv a fost trimis la 30 iulie 2003. Cu toate acestea, Comisia nu a modificat raportul de audit în lumina observațiilor CINAR și i-a transmis raportul final de audit neschimbat la 15 septembrie 2003.

Comisia a subliniat în avizul său problemele întâmpinate de auditori în obținerea informațiilor relevante de la CINAR. Potrivit Comisiei, din audit reieșea că, contrar celor declarate de CINAR în scrisoarea sa din 8 iulie 2002, contabilii CINAR nu dispuneau de nicio informație de audit relevantă.

Comisia a făcut referire la raportul de audit în care auditorii externi au declarat, în esență, că informațiile justificative furnizate de CINAR pentru a declara costurile aferente contractelor în cauză erau inadecvate, având în vedere că:

• nu a fost prezentată nicio informație privind statul de plată pentru audit;
• fișele de pontaj prezentate pentru audit nu corespundeau orelor declarate în declarațiile de cheltuieli;
• facturile pentru validarea costurilor declarate pentru deplasări și consumabile pentru TESSA, ENDASH și VISCON nu au putut fi localizate;
• nu au fost furnizate calcule care să demonstreze baza pe care au fost declarate costurile generale; și
• amortizarea permisă pentru echipamentele ENDASH a fost calculată incorect.

În plus, raportul de audit a enumerat probleme în următoarele domenii:

• gestionarea financiară a proiectului;
• descrierea principalelor controale interne;
• testarea controalelor interne asupra sistemului de evidență contabilă;
• fișe de pontaj, informații privind salariile, facturi de la furnizori și cheltuieli generale;
• stabilirea unui sistem separat de calculare a costurilor proiectelor;
• separarea costurilor asociate proiectelor finanțate de CE de costurile ocazionate de desfășurarea activității clienților privați, precum și de sarcinile personalului CINAR.

Potrivit Comisiei, pe baza sintezei raportului de audit, gestiunea financiară a contractelor nu a fost efectuată într-un mod acceptabil și nu a respectat cerințele contractului. S-a constatat că sumele supraprețate erau de aproximativ 300 000 GBP pentru cele patru contracte auditate.

Comisia a susținut că, în răspunsul CINAR din 25 septembrie 2003, nu existau dovezi relevante care să submineze constatările generale ale raportului de audit. Comisia a răspuns CINAR la 13 noiembrie 2003 și nu a mai primit nicio reacție din partea acesteia până la sfârșitul anului 2004.

Comisia a afirmat că, întrucât funcționarii sunt obligați, în temeiul normelor, să comunice OLAF neregulile și suspiciunile de fraudă, DG RTD a informat OLAF cu privire la raportul de audit al CINAR la 14 aprilie 2004. OLAF a decis să deschidă o investigație (OF/2004/0203) și a notificat CINAR, prin scrisoarea din 28 iunie 2005, cu privire la motivele investigațiilor sale.

Comisia a observat că majoritatea faptelor pe care s-a bazat plângerea au fost legate de evoluții care au avut loc fie în timpul efectuării auditului (20-21 august 2002), fie înainte de comunicarea raportului de audit către reclamant (29 mai 2003). Comisia a susținut că, în ambele cazuri, termenul de introducere a unei plângeri în fața Ombudsmanului, întemeiat pe aceste fapte, nu a fost respectat. Cu toate acestea, într-un spirit de bună cooperare cu Ombudsmanul, Comisia a abordat toate observațiile reclamantului.

Argumente privind comportamentul auditorilor

În ceea ce privește comportamentul auditorilor în timpul vizitei la sediul CINAR din 20-21 august 2002, Comisia a afirmat că, în raportul de audit care a fost trimis reclamantului la 29 mai 2003, s-a afirmat:

„[auditorul Comisiei] l-a întrebat pe [reclamant] dacă, din punctul său de vedere, consideră că procedura de audit aplicată este corectă. [Reclamantul] a răspuns că, în opinia sa, procedura de audit a fost aplicată corect pe parcursul vizitei la fața locului.”

Potrivit Comisiei, numai în scrisoarea din 25 septembrie 2003 CINAR a prezentat pentru prima dată argumentul în cauză.

În ceea ce privește presupusa „comentarie rasială”, Comisia a subliniat că reclamantul nu a precizat ce observație a fost făcută care ar putea fi clasificată drept „rasială” și nici nu a identificat cine a făcut-o. Cu toate acestea, auditorul Comisiei a negat cu fermitate că s-ar fi făcut vreo observație care ar putea fi calificată drept „rasială” în cursul vizitei la fața locului.

Comisia a susținut că formularea unei astfel de observații ar fi fost inacceptabilă, dar, în aceste condiții, nu a fost posibil să se abordeze în continuare acest argument.

În ceea ce privește presupusa „obsesie de a închide CINAR”, Comisia a susținut că a efectuat pur și simplu un audit în conformitate cu procedurile normale utilizate pentru astfel de audituri și astfel cum se prevede în contractele CE. În plus, a efectuat auditul cu respectarea tuturor garanțiilor potențiale pentru societatea auditată, cum ar fi prezența unor auditori externi independenți care să efectueze auditul și transmiterea constatărilor provizorii ale auditului către CINAR pentru observații. Cu toate acestea, CINAR nu a furnizat documentele relevante care să justifice costurile, iar constatările finale ale auditului au fost stabilite pe această bază.

Argument privind nerespectarea dreptului la viață privată

Comisia a susținut că contractele auditate conțineau următoarele dispoziții:

(a) Cele două contracte auditate reglementate de PC4:

Articolul 24 din anexa II: 24.1: „Comisia sau persoanele autorizate de aceasta au dreptul de a efectua audituri în termen de până la doi ani de la data finalizării sau a rezilierii contractului. Aceștia au acces complet la fața locului, în orice moment rezonabil, la personalul implicat în proiect și la toate documentele, înregistrările informatice și echipamentele legate de proiect sau, dacă este necesar, au dreptul de a solicita prezentarea oricăror astfel de documente justificative”.

Articolul 22 din anexa II prevede: „Fiecare contractant ține, în mod regulat și în conformitate cu convențiile contabile uzuale ale statului în care este stabilit, registre contabile și documente corespunzătoare care să susțină și să justifice costurile și orele raportate. Acestea sunt puse la dispoziție pentru audituri”.

În plus, articolele 18-21 din anexa E și modelul de declarație de cheltuieli impun menționarea numelor persoanelor care lucrează la proiect. CINAR nu a furnizat informațiile necesare în unele cazuri cu privire la astfel de denumiri.

(b) Cele două contracte auditate reglementate de PC5 conțineau dispoziții similare și chiar mai stricte în comparație cu PC4.

Potrivit Comisiei, din cele de mai sus rezultă că, pentru ca auditorii să verifice dacă CINAR a declarat în mod corect costurile cu personalul, era necesar nu numai să se verifice cine a lucrat la aceste proiecte, ci și timpul pe care fiecare angajat l-a dedicat proiectelor, la ce salariu și dacă salariile respective au fost plătite efectiv de CINAR acestor angajați.

Argument privind informațiile neînrudite și nejustificate

Comisia a subliniat că a solicitat verbal, în timpul vizitei la fața locului din 20-21 august 2002, două documente și a acordat CINAR două săptămâni pentru a furniza aceste informații. Această cerere a fost înregistrată ca parte a concluziilor operaționale în procesul-verbal al reuniunii cu reclamantul din 20 august 2002. Acestea au următorul cuprins:

„[auditorul Comisiei] a solicitat [reclamantului] să furnizeze următoarele două documente:

1) o explicație (cu o lungime de până la două pagini) a motivului pentru care CINAR a utilizat rate medii diferite pentru costurile cu personalul, pentru aceleași perioade de timp [sic], între diferite propuneri de contract;

2) Calendarul detaliat mai sus, care prezintă toate proiectele finanțate de CE la care CINAR a participat începând cu 1 ianuarie 1997, împreună cu o descriere a personalului CINAR care a lucrat la fiecare proiect.

[Reclamantul] a fost de acord să furnizeze aceste documente,

[Auditorul Comisiei] a solicitat apoi ca echipei de audit să i se permită să intervieveze angajații CINAR care au fost însărcinați cu contractele auditate și care au lucrat la acestea. [Reclamantul] nu a avut nicio obiecție cu privire la această cerere.”

Deși reclamantul a fost de acord, fără a formula rezerve, să furnizeze aceste documente, Comisia a confirmat că nu le-a primit pe niciuna dintre ele.

Auditorii externi și-au reiterat solicitarea privind documentele menționate mai sus (1) și (2) în e-mailul din 5 septembrie 2002. În plus, acestea au solicitat o indicare anuală a procentului cifrei de afaceri care a rezultat din contribuțiile CE; copii ale anumitor contracte de muncă, certificate de diplomă, fișe de pontaj și facturi; precum și o declarație care să explice diferențele dintre ratele medii utilizate pentru diferitele contracte executate în același timp.

La 19 septembrie 2002, auditorul Comisiei a trimis un e-mail în care solicita declarații cu privire la doi angajați ai CINAR, pentru a confirma existența contractelor lor de muncă, care nu puteau fi localizate în cadrul auditului la fața locului.

Deoarece niciuna dintre informațiile solicitate mai sus nu a fost primită, reclamantului i-a fost trimis un alt e-mail la 24 septembrie 2002 cu privire la această chestiune.

La 25 septembrie 2002, auditorii externi au primit anumite informații de la reclamant prin poștă. Cu toate acestea, nu au fost furnizate informații privind statele de plată pentru toți cercetătorii implicați în proiecte.

La 8 octombrie 2002, auditorii externi au trimis din nou un e-mail reclamantului, întrebând când vor fi abordate elementele rămase și au confirmat că toate aceste informații erau necesare pentru a justifica pe deplin costurile declarate Comisiei.

La 9 octombrie 2002, reclamantul a răspuns prin e-mail afirmând că „a fost foarte ocupat după o vară liniștită și totuși va fi până la sfârșitul lunii și mă străduiesc să găsesc timp pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră. Voi fi în Italia săptămâna viitoare, unde organizăm un curs de ardere." El a furnizat informațiile procentuale solicitate cu privire la contribuțiile CE.

La 14 octombrie 2002, auditorul Comisiei a trimis din nou e-mailul său din 19 septembrie 2002.

La 30 octombrie 2002, auditorii externi au trimis reclamantului un e-mail prin care solicitau informațiile pe care le solicitaseră deja în e-mailul din 5 septembrie 2002, dar pe care nu le primiseră încă. Auditorii au explicat, de asemenea, că informațiile privind statul de plată care arată remunerația efectivă plătită cercetătorilor implicați în proiecte au reprezentat cea mai importantă informație remarcabilă.

La 8 noiembrie 2002, auditorii externi au trimis un e-mail reclamantului, impunând termenul de 30 noiembrie 2002 pentru furnizarea tuturor informațiilor restante.

La 11 noiembrie 2002, reclamantul a răspuns cerându-și scuze pentru întârziere, informându-i că nu se va afla la biroul său timp de două săptămâni și că va încerca să trimită mai multe informații după această perioadă.

La 27 noiembrie 2002, auditorii externi au trimis o scrisoare oficială reclamantului, confirmând că termenul de 30 noiembrie 2002 pentru furnizarea informațiilor restante se aplică în continuare. Auditorii au explicat, de asemenea, că, în cazul în care aceste informații nu ar fi furnizate, raportul de audit s-ar baza pe informații care au fost furnizate efectiv, iar costurile nu ar fi permise în consecință. Această scrisoare a reiterat informațiile rămase nesoluționate.

La 27 noiembrie 2002, auditorul Comisiei a trimis un e-mail reclamantului, reiterând termenul stabilit în scrisoarea menționată anterior a auditorilor externi.

La 4 decembrie 2002, reclamantul a trimis un e-mail auditorilor externi, ca răspuns la scrisoarea de mai sus, refuzând practic să furnizeze restul informațiilor, deoarece acestea „depășeau în prezent resursele noastre umane”. În ceea ce privește informațiile lipsă privind statul de plată, reclamantul a declarat că acest lucru se afla în mâinile „(...) contabilului său anterior, care, din păcate, [nu] putea fi contactat”.

La 13 ianuarie 2003, întrucât termenul a expirat, societatea de audit extern a solicitat să se stabilească dacă ar fi posibil ca un membru al personalului său să viziteze contabilii CINAR pentru a obține informațiile necesare privind statul de plată.

La 14 ianuarie 2003, reclamantul a declarat că a autorizat societatea de audit extern să contacteze contabilii CINAR.

La 30 ianuarie 2003, auditorii externi au trimis contabililor CINAR o scrisoare prin care solicitau informații privind salariile înainte de orice vizită la sediile lor.

Întrucât nu s-a primit niciun răspuns cu privire la furnizarea de informații privind statul de plată, auditorii externi au telefonat contabililor de două ori, de fiecare dată pentru a li se comunica că contabilul în cauză se afla în afara biroului.

La 4 martie 2003, din cauza lipsei unui răspuns, o a doua scrisoare a fost trimisă contabililor CINAR. Auditorii externi au trimis un e-mail reclamantului, solicitându-i să se asigure că va primi un răspuns din partea contabililor CINAR în vederea completării raportului de audit. Auditorii externi au subliniat că „în cazul în care aceste informații nu sunt primite, vom fi obligați să concluzionăm în consecință.”

La 5 martie 2003, contabilii CINAR au răspuns că statul de plată a fost întocmit de CINAR și că nu au păstrat copii ale evidențelor privind statul de plată.

Între 5 martie și 28 mai 2003, reclamantul nu a furnizat informații suplimentare. Astfel, auditorii nu au avut altă opțiune decât să completeze raportul pe baza informațiilor disponibile.

La 29 mai 2003, o copie a raportului a fost trimisă prin scrisoare recomandată către CINAR pentru a obține observațiile acestora.

La 19 iunie 2003, reclamantul a trimis un răspuns provizoriu la raport.

La 24 iulie 2003, auditorii au trimis un e-mail reclamantului, confirmând primirea răspunsului său provizoriu și precizând că CINAR avea termen până la 28 august 2003 pentru a furniza fie un răspuns mai detaliat la raport, fie documentația necesară.

La 30 iulie 2003, reclamantul a răspuns printr-o scurtă scrisoare subliniind că auditul rămâne contestat și că CINAR nu poate accepta versiunea trimisă de auditori. Reclamantul a anexat 34 de copii ale informațiilor din fișa de salariu referitoare la plățile efectuate către cercetătorii implicați în patru contracte. El a afirmat că auditorilor li s-au dat copii ale acestor fișe de salariu.

La 3 septembrie 2003, auditorii externi au răspuns că informațiile din fișa de salariu anexată se refereau numai la proiectul VISCON. Aceștia au negat că ar fi primit copii ale fișelor de salariu fie în timpul vizitei, fie în urma mai multor solicitări de informații. Într-adevăr, atunci când au fost solicitate fișele de salariu, auditorilor li s-a spus că nu este posibil să acceseze aceste informații din sistemul de salarizare și că ar fi necesar să se adreseze contabililor reclamantului. Acestea au explicat, de asemenea, că ar fi necesară o cantitate considerabilă de muncă suplimentară la fața locului în cadrul CINAR și că, având în vedere (a) caracterul prelungit al corespondenței pentru a obține dovezile necesare; (b) faptul că LF și-a finalizat raportul până într-o etapă finală; și (c) că orice dovezi suplimentare colectate ar conduce la reformularea raportului, costul acestei activități de audit suplimentare și elaborarea raportului ar trebui să fie suportate de CINAR la costul estimat de aproximativ 2 900 GBP, fără TVA.

Comisia a susținut în avizul său că, din următoarele motive, documentele și informațiile solicitate nu erau independente sau disproporționate, astfel cum sugera plângerea:

(i) CINAR a utilizat, în propunerile sale de contracte, rate medii diferite pentru „ingineri seniori” și „ingineri” în același an, iar variația procentelor cheltuielilor generale pentru contractele PC4 a fost foarte ridicată (de la 40 % la 100 %);

(ii) CINAR nu menționase, în unele cazuri, numele personalului-cheie care lucra pentru proiecte. În schimb, uneori erau indicate doar gradele personalului. Întrucât 55% din veniturile CINAR provin din consultanță privată, a fost imposibil să se reconcilieze activitatea desfășurată de personalul CINAR în cadrul proiectelor finanțate de CE cu cea desfășurată în cadrul altor activități. Auditorii au dorit să obțină o imagine clară a modului în care o companie destul de mică, cum ar fi CINAR, a reușit să lucreze atât de multe ore pentru proiectele CE, pe lângă consultanța non-CE sau alte activități. Raportul de audit precizează: „[...] în cazul în care nu a fost posibil să se testeze cât de eficient este contractantul în măsură să separe costurile asociate proiectelor finanțate de CE de costurile suportate pentru desfășurarea activității clienților privați”(5);

(iii) Întrucât CINAR a avut, de asemenea, contracte cu alte direcții generale ale Comisiei decât DG RTD, a fost justificat să se obțină o imagine completă a contractelor respective. Numărul proiectelor UE finanțate de DG RTD, în cadrul PC4 și PC5, a fost mai mic de 20;

(iv) În imaginea de ansamblu a ceea ce s-a solicitat cu adevărat în timpul vizitei la fața locului, CINAR s-a axat pe un element de importanță minoră, și anume propunerile care erau pendinte la momentul vizitei de audit. Comisia a recunoscut că nu a luat act de faptul că domnul W., unul dintre auditorii externi, a inclus acest punct în scrisoarea sa din 29 noiembrie 2002 și și-a cerut scuze în acest sens. Cu toate acestea, Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia această solicitare specială era justificată în contextul obținerii unei imagini globale cu privire la modul și la angajații CINAR care urmau să fie implicați în proiectele UE, având în vedere că aproape toți angajații CINAR păreau să fie deja implicați în alte proiecte finanțate de UE.

Argumentul că lipsea doar o parte din informațiile privind statul de plată

În ceea ce privește argumentul CINAR potrivit căruia „au fost prezentate informații sumare privind salariile”, acesta a fost contrazis în mod clar de raportul de audit. Comisia nu a văzut niciun motiv pentru care auditorii ar declara că nu au primit anumite informații dacă ar fi adevărat contrariul. Într-adevăr, dacă informațiile ar fi fost primite, acestea ar fi fost menționate în raportul de audit - fie pozitiv, fie negativ. Auditorul Comisiei a confirmat că, în cursul vizitei la fața locului, nu a fost primită nicio informație privind statul de plată și că auditorii au fost îndrumați direct de CINAR către contabilii CINAR.

Cu toate acestea, în cele din urmă a reieșit că contabilii nu au păstrat informațiile privind salariile. Contabilul CINAR a declarat într-o scrisoare din 5 martie 2003:

„Vă mulțumim pentru scrisori și ne cerem scuze pentru întârzierea cu care vă răspundem. Statul de plată a fost întocmit de CINAR Limited și nu de noi înșine și nu am făcut copii ale evidențelor statului de plată atunci când am vizitat birourile companiei pentru a pregăti conturile (...)".

Argument referitor la rolul auditorului Comisiei

Al cincilea argument privea în esență rolul auditorului Comisiei de la finalizarea raportului de audit de către societatea de audit extern până la reuniunea cu reprezentanții CINAR din 28 februarie 2005.

În martie 2003, Comisia a constatat că auditorii nu vor obține informațiile solicitate de la contabilii CINAR. Faptul că Comisia nu a putut să o obțină de la CINAR a reieșit deja în mod clar din auditul la fața locului efectuat la sediul CINAR în august 2002. Comisia a reamintit, de asemenea, că CINAR nu a furnizat nicio informație cu privire la calculele sale privind cheltuielile generale. În aceste condiții, auditorul Comisiei a solicitat auditorilor externi să transmită CINAR proiectul de raport de audit, ținând seama de faptul că procedura de audit a fost explicată în mod clar CINAR în timpul vizitei la fața locului și descrisă în raportul de audit după cum urmează:

„În cele din urmă, [auditorul Comisiei] a informat [reclamantul] cu privire la procedurile care trebuie urmate în ceea ce privește raportul de audit întocmit, citând din articolul 26 alineatul (3) din al cincilea contract-cadru: Pe baza constatărilor făcute în cursul auditului financiar, se întocmește un raport provizoriu. Acesta este trimis de Comisie contractantului în cauză, care poate formula observații cu privire la acesta în termen de o lună de la primirea sa.

Raportul final se trimite contractantului în cauză. Acesta din urmă poate comunica Comisiei observațiile sale în termen de o lună de la primirea acestora. Comisia poate decide să nu ia în considerare observațiile transmise după acest termen.

Pe baza concluziilor auditului, Comisia ia toate măsurile adecvate pe care le consideră necesare, inclusiv emiterea unui ordin de recuperare privind toate sau o parte din plățile pe care le-a efectuat.”

Astfel, proiectul de raport de audit a fost prezentat prin scrisoarea recomandată din 29 mai 2003, astfel încât CINAR a fost pe deplin informată cu privire la faptele și constatările cuprinse în acesta la scurt timp după 29 mai 2003. CINAR a răspuns prin scrisoarea din 19 iunie 2003, al cărei ultim paragraf are următorul cuprins: „În aceste condiții, am fost obligați [sic] să consultăm contabilul nostru, precum și un cabinet de avocatură pentru a pregăti un răspuns mai definitiv la raportul dumneavoastră, care vă va fi transmis cât mai curând posibil”.

Prin scrisoarea din 30 iulie 2003, CINAR a furnizat unele informații. Auditorii externi l-au analizat și au transmis observațiile sale către CINAR printr-o scrisoare datată 3 septembrie 2003. În scrisoarea respectivă, aceștia au contestat declarația reclamantului potrivit căreia, în timpul vizitei lor la sediu, „au primit copii ale fișelor de salariu pentru cercetătorii implicați în toate cele patru proiecte auditate”.

Potrivit Comisiei, Unitatea de audit extern a considerat că CINAR a avut suficient timp și suficiente posibilități de a prezenta informații relevante (inclusiv în ceea ce privește calcularea cheltuielilor generale, cu privire la care CINAR a păstrat tăcerea totală) și a decis că, în acest stadiu, era timpul ca Comisia să adopte o poziție. Comisia a procedat astfel prin scrisoarea recomandată din 15 septembrie 2003, reamintind istoricul general și abordând observațiile CINAR cuprinse în scrisorile acesteia din urmă din 19 iunie și din 30 iulie 2003. Ultimul paragraf din scrisoarea Comisiei către CINAR menționată mai sus are următorul cuprins:

„Cu toate acestea, pentru a respecta pe deplin dreptul la apărare și dreptul de a fi ascultat, puteți [a se vedea articolul 26 alineatul (3) din anexa II la contractele Viscon și Corrosion] să comunicați orice observații cu privire la raportul final anexat în termen de o lună de la data primirii prezentei scrisori. Trebuie să știți că Comisia nu este obligată să ia în considerare observațiile primite după acest termen. Sub rezerva acestui aspect, Curtea va considera acest audit ca fiind închis, iar serviciile relevante ale Comisiei vor pune în aplicare rezultatele auditului.”

CINAR a răspuns prin scrisoarea din 25 septembrie 2003, iar Comisia a răspuns la 13 noiembrie 2003, precizând la ultimul paragraf:

„În concluzie, considerăm că scrisoarea dumneavoastră din 25 septembrie 2003 nu conține niciun element nou și niciun argument relevant care să pună sub semnul întrebării constatarea raportului de audit. În consecință, nu suntem în măsură să revizuim sau să modificăm nicio parte a raportului de audit sau poziția noastră, astfel cum figurează în scrisoarea noastră din 15 septembrie 2003. Întrucât CINAR a avut suficient timp pentru a furniza informațiile solicitate și a avut oportunități adecvate de a comunica observații, Curtea consideră în prezent că acest audit este închis definitiv.”

Reuniunea ulterioară din 28 februarie 2005

Comisia a subliniat că CINAR a păstrat tăcerea între noiembrie 2003 și decembrie 2004. În urma unor schimburi de e-mailuri, Comisia a acceptat să se întâlnească cu reprezentanții CINAR la 28 februarie 2005, în pofida faptului că CINAR nu a indicat obiectul precis al reuniunii și că a fost informată în mod clar (deja în scrisoarea Comisiei din 15 septembrie 2003) că alte servicii de CDT decât Unitatea de audit extern erau responsabile de punerea în aplicare a constatărilor auditului, care erau în prezent definitive. În plus, în e-mailul său din 3 februarie 2005, CINAR a menționat următoarea afirmație (refuzată în ziua următoare de către Comisie):

„Am o întrebare. Auditorii britanici au fost, în opinia noastră, draconici din toate punctele de vedere. Se zvonește că li se plătește un comision pentru fondurile recuperate. Acest lucru mi se pare destul de incredibil. Poți să negi acest zvon, te rog?

Procesul-verbal intern al reuniunii, întocmit de un reprezentant al auditorilor Unității de audit extern, contrazice în mod clar aspectele menționate la punctul 2 de la pagina 3 din plângerea CINAR adresată Ombudsmanului cu privire la aprobarea raportului de audit și respingerea explicațiilor și a probelor reclamantului, pe motiv că acestea nu au fost trimise mai devreme. Aceste procese-verbale prevăd, printre altele:

„1. [Auditorul Comisiei] a reamintit atât [auditorul DG RTD], cât și [reclamantul] istoricul auditului, în care:

• Scrisoarea prin care se anunța auditul (care urma să fie efectuat de societatea de audit [LF]) preciza în mod clar ce documentație ar fi necesară pentru a fi considerată o dovadă a costurilor declarate; aceasta a adresat, de asemenea, întrebarea specifică cu privire la locul în care au fost păstrate conturile CINAR. Răspunsul dat la aceasta a fost că [firma contabilă a CINAR] ținea registrele pentru CINAR.
• La contactarea contabilului CINAR, auditorilor li s-a spus că, de fapt, contabilul nu are nimic. Prin urmare, nu au putut fi evidențiate informații privind statul de plată.
• CINAR nu a putut produce cea mai mare parte a fișelor de salariu ale personalului care face obiectul contractelor CE.
• Nu s-a putut dovedi că au fost plătiți.
• Formularele de fluturaș de salariu nu le-a putut arăta.
• Facturile de la subcontractanți nu păreau a fi legitime din cauza [ ] lipsei codului de înregistrare în scopuri de TVA și, în plus, CINAR nu a putut dovedi că acestea au fost plătite.
• Rezultatele auditului au fost comunicate CINAR prin scrisoarea de încheiere [15 septembrie 2003]. Răspunsurile primite de la CINAR au fost foarte vagi și nu au răspuns la niciuna dintre probleme.
• acesta ar trebui să recunoască faptul că contractul semnat de CINAR cu CE impunea CINAR să dovedească costurile suportate pentru contract, iar CINAR nu a făcut acest lucru. Prin urmare, auditul a fost închis, iar rezultatele au fost transmise direcțiilor în cauză în vederea punerii în aplicare.

2. [Reclamantul] și LF au recunoscut că au existat unele probleme legate de administrarea lor, deoarece toți erau oameni tehnici și nu [personal] financiar. Prin urmare, au externalizat contabilitatea, dar au existat probleme de comunicare; Cu toate acestea,[reclamantul] susține că informațiile privind statul de plată au fost trimise CE pentru întregul personal, cu excepția unuia. [Auditorul Comisiei] nu deține astfel de informații și nu le-a văzut niciodată. [Reclamantul] și FL susțin că facturile subcontractanților erau legitime și îndeplineau cerințele legislației Regatului Unit.

3. [Auditorul Comisiei] i-a informat cu privire la separarea foarte strictă a sarcinilor care funcționează în cadrul CE/DG RTD. Unitatea de audit efectuează auditul și transmite concluzia rezultatului direcției în cauză în vederea punerii în aplicare. Unității de audit nu i se permite în niciun fel să influențeze punerea în aplicare a rezultatelor. Numai ordonatorul de credite din cadrul direcției este autorizat să ia decizii cu privire la nepunerea în aplicare sau la punerea în aplicare parțială a rezultatelor auditului. CINAR ar trebui să se adreseze direcțiilor în cauză și să le convingă de argumentele lor [legate, de exemplu, de activitatea tehnică desfășurată]. [Auditorul Comisiei] este dispus să furnizeze CINAR datele de contact.

4. [Auditorul Comisiei] a informat, de asemenea, CINAR că, în cazul în care direcțiile în cauză solicită acest lucru, unitatea de audit extern este dispusă să efectueze un alt audit, dar a declarat că, în cazul în care a avut loc un astfel de audit, CINAR trebuie să se asigure că toate costurile sunt înregistrate și justificate în mod corespunzător, împreună cu dovada plății, și că nu vor fi acceptate excepții. [Reclamantul] a fost de acord cu acest lucru.”

În plus, Comisia nu a putut negocia cu o societate auditată pentru a ajunge la o anumită constatare de audit cu privire la aceasta. Orice constatare de audit poate fi luată în considerare numai pe baza unor informații și documente clare, substanțiale și reciproce.

În jurul lunii iunie 2005, Unitatea de audit extern a luat cunoștință de un e-mail trimis de reclamant unui funcționar financiar din cadrul Direcției J a DG RTD, în care se preciza că „[auditorul Comisiei] a fost de acord să reexamineze rezultatul auditului și ne-a promis un răspuns la cazul nostru la încheierea reuniunii”. La 10 iunie 2005, auditorul Comisiei a răspuns după cum urmează:

„În cursul acestei reuniuni [28 februarie 2005] am explicat în mod clar că rolul unității de audit extern (DG RTD R4) a fost «epuizat», auditul Comisiei privind CINAR fiind încheiat în 2003. În plus, am subliniat că nu am fost în măsură (în sensul că „nu am competența”, având în vedere separarea sarcinilor în cadrul Comisiei) să revizuiesc constatările auditului și să mă implic în punerea în aplicare a acestuia, deoarece aceasta era responsabilitatea exclusivă a ordonatorilor de credite din direcțiile operaționale relevante ale DG RTD.”

Concluziile Comisiei

Comisia a concluzionat din toate cele de mai sus că (i) și-a exercitat în mod corect drepturile contractuale de a efectua un audit cu privire la patru dintre contractele sale cu CINAR; (ii) consideră că auditorii s-au comportat corect în orice moment; (iii) CINAR a fost informată cu privire la constatări, i s-a oferit suficient timp și oportunități pentru a se apăra și pentru a furniza informațiile solicitate; (iv) natura solicitărilor de informații respective a fost clară; și (v) nu a existat nicio administrare defectuoasă și niciun tratament inechitabil.

Observațiile reclamantului

Reclamantul și-a menținut plângerea și a susținut că a furnizat Comisiei și LF informațiile lipsă atunci când raportul lor se afla încă doar în stadiul de proiect. Cu toate acestea, concluziile Comisiei s-au bazat exclusiv pe proiectul de raport, chiar dacă, la momentul respectiv, Comisia observase informațiile privind statul de plată și fișa de pontaj referitoare la costurile cu personalul și cheltuielile generale.

Întrucât CINAR a fost vizitat de trei membri ai Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) care, la momentul respectiv, investigau în detaliu toate proiectele CINAR din perioada 1996-2006, inclusiv cele care fuseseră deja auditate, a fost dincolo de resursele limitate ale CINAR să ofere un răspuns amplu și liniar la avizul Comisiei.

Făcând referire la constatările neconcludente ale proiectului de raport privind cele patru contracte auditate care erau, la momentul respectiv, examinate de OLAF, reclamantul a sugerat Ombudsmanului să suspende orice acțiune ulterioară cu privire la prezenta plângere.

La 29 ianuarie 2008, reclamantul a trimis o comunicare suplimentară prin care informa Ombudsmanul cu privire la finalizarea investigației OLAF, care includea cele patru contracte menționate mai sus.

DECIZIA

1 Observații preliminare

1.1 Ombudsmanul European ia notă de faptul că, în cursul anchetei, Comisia Europeană și-a exprimat îngrijorarea cu privire la admisibilitatea prezentei plângeri din data de 5 august 2005. Aceasta a susținut că condiția de admisibilitate a termenului de doi ani pentru introducerea unei plângeri în fața Ombudsmanului nu a fost respectată, având în vedere că faptele pe care s-a întemeiat plângerea au avut loc la 20-21 august 2002 (data auditului) și la 29 mai 2003 (data trimiterii proiectului de raport de audit).

1.2 Din declarațiile de mai sus, Ombudsmanul nu înțelege că Comisia a dorit să conteste competența Ombudsmanului de a trata cazul de față. El subliniază, în acest sens, că plângerea a vizat nu numai auditul, care a avut loc, într-adevăr, cu mai mult de doi ani înainte ca plângerea să îi fie prezentată, ci și evenimentele care au rezultat în urma auditului și, prin urmare, au avut loc după acesta. Aceste evenimente au inclus solicitarea Comisiei din 15 septembrie 2003 ca reclamantul să prezinte observații în termen de o lună cu privire la proiectul de raport de audit pentru a respecta pe deplin dreptul la apărare al reclamantului și dreptul de a fi audiat.

Cu toate acestea, Ombudsmanul salută declarația Comisiei potrivit căreia, într-un spirit de bună cooperare cu Ombudsmanul, a decis să abordeze toate observațiile reclamantului.

1.3 În plus, Ombudsmanul observă că reclamantul a menționat în observațiile sale investigația OLAF. Cu toate acestea, el subliniază că prezenta plângere a fost depusă inițial împotriva Comisiei și, prin urmare, aspectele legate de investigațiile OLAF nu sunt abordate în prezenta decizie a Ombudsmanului.

1.4 În cele din urmă, Ombudsmanul observă că, în observațiile sale, reclamantul i-a cerut să aplice măsuri provizorii și să suspende executarea concluziilor auditului. Prin urmare, Ombudsmanul clarifică faptul că, spre deosebire de instanțe, nu are competența de a dispune măsuri provizorii.

2 Presupusul tratament inechitabil

2.1 Reclamantul, o mică întreprindere de consultanță cu expertiză în domeniul arderii cărbunelui și a biomasei și al controlului emisiilor, a încheiat cu Comisia patru contracte de cercetare în cadrul celui de-al patrulea Program-cadru ("PC4") și al celui de-al cincilea Program-cadru ("PC5") privind programul de cercetare și dezvoltare tehnologică ("CDT"). Aceste contracte au vizat cercetarea în domeniul biomasei, al metalelor toxice și al emisiilor de compuși clorurați selectați, precum și coroziunea și controlul optimizat al performanței arzătoarelor și creșterea duratei de viață a instalației (proiecte/contracte VISCON, TESSA, CORROSION și ENDASH).

Pe baza dispozițiilor relevante ale acestor contracte, Comisia a decis să efectueze un audit al conturilor reclamantului legate de executarea contractelor menționate. Comisia a atribuit auditul unei firme de audit externe, dar a fost implicată și propria sa unitate de audit.

La 20-21 august 2002, auditorii externi au verificat documentele la sediul reclamantului și au intervievat angajații acestuia.

Ulterior, pe lângă reuniunile dintre reclamant și Comisie, a avut loc un schimb de corespondență între (i) reclamant și auditorii externi; (ii) auditorii externi și contabilii reclamantului; și (iii) reclamantul și Comisia.

Reclamantul a invocat, în esență, un tratament inechitabil din partea Comisiei în ceea ce privește un audit extern și etapele ulterioare ale acestuia. Reclamantul a prezentat cinci argumente specifice în sprijinul afirmației sale [„argumentele (i)-(v)”].

2.2 Comisia a adoptat o poziție separată cu privire la fiecare dintre argumentele specifice ale reclamantului. Pe scurt, aceasta a considerat în general că și-a exercitat în mod corect drepturile contractuale de a efectua un audit cu privire la patru dintre contractele sale cu CINAR. Aceasta a considerat că auditorii s-au comportat corect în orice moment. CINAR a fost informată cu privire la constatările auditorilor și i s-a oferit suficient timp și oportunități pentru a se apăra și pentru a furniza informațiile solicitate. Natura solicitărilor de informații era clară. Comisia a concluzionat că auditorii săi externi și ea însăși au tratat reclamantul în mod echitabil. Comisia a susținut, de asemenea, că reclamantul a declarat în timpul vizitei la fața locului la sediul CINAR „că el consideră că procedura de audit a fost aplicată corect pe parcursul vizitei la fața locului.”

2.3 Ombudsmanul va trata această afirmație făcând trimitere la fiecare dintre argumentele specifice (i)-(v) pe care reclamantul le-a prezentat în sprijinul unei astfel de afirmații.

Argumentul (i) privind comportamentul auditorilor

2.4 Reclamantul a susținut că reprezentanții CINAR "au fost făcuți să se simtă ca niște criminali în fața auditorilor, și (...) chiar și un comentariu rasial a fost rostit în timpul uneia dintre sesiunile de interviu". În plus, reclamantul a susținut că „scopul auditului pare să se învecineze cu obsesia de a ne închide”.

2.5 În ceea ce privește declarația privind "obsesia de a închide CINAR", Comisia a contraargumentat faptul că a efectuat pur și simplu un audit în conformitate cu procedurile normale prevăzute de contractele CE și respectând toate garanțiile potențiale pentru societatea auditată. În ceea ce privește observația „rasială”, Comisia a subliniat că reclamantul nu a specificat ce observație a fost făcută care ar putea fi clasificată drept „rasială” și nici nu a identificat cine a făcut o astfel de observație.

2.6 În acest sens, Ombudsmanul subliniază că, potrivit Comisiei, aceasta avea dreptul, în temeiul dispozițiilor relevante de la articolul 24 alineatul (1) din anexa II la contractele în cauză, să efectueze auditul timp de până la doi ani de la finalizarea contractului. În plus, procedura referitoare la audit a fost prevăzută la articolul 26 („Auditul”) din anexa II la contracte.

2.7 Pe baza probelor disponibile, se pare că auditorii externi ai Comisiei și auditorul Comisiei au solicitat informații reclamantului în mai multe rânduri, prin scrisori și e-mailuri (5 septembrie, 19 septembrie, 24 septembrie, 8 octombrie, 14 octombrie, 30 octombrie, 8 noiembrie și 27 noiembrie 2002, precum și la 13 ianuarie și 4 martie 2003), pentru a completa documentația în cauză. În plus, aceștia s-au întâlnit cu reclamantul la 28 februarie 2005 pentru a-i asculta argumentele.

2.8 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că reclamantul nu a prezentat nicio dovadă întemeiată în sprijinul argumentului său potrivit căruia auditul a fost conceput pentru a închide CINAR sau "a fost expresia unui efort obsesiv"de a închide CINAR.

2.9 În plus, Ombudsmanul observă că (i) Comisia a negat cu fermitate în opinia sa că funcționarii săi sau auditorii săi externi au făcut comentarii "rasiale" sau orice alte comentarii care au determinat personalul societății auditate să se simtă ca și cum ar fi infractori și (ii) reclamantul nu a dezvoltat acest argument special în observațiile sale ulterioare. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră utilă efectuarea unor anchete suplimentare cu privire la aceste două argumente referitoare la comportamentul auditorilor.

Argumentul (ii) privind nerespectarea dreptului la viață privată

2.10 Reclamantul a susținut că dreptul la viață privată al CINAR nu a fost respectat deoarece au fost solicitate detalii personale și contractuale, inclusiv cuantumul salariilor plătite cercetătorilor individuali.

2.11 Comisia s-a bazat pe dispozițiile cuprinse în contractele auditate, prevăzând pe scurt că reclamantul avea obligația (i) de a ține registre și de a le pune la dispoziție în timpul unui audit, împreună cu toate informațiile detaliate incluse în acestea, în conformitate cu legislația națională aplicabilă contabilității. În conformitate cu aceste dispoziții, reclamantului i s-a solicitat, de asemenea, (ii) să furnizeze numele persoanelor care lucrează în cadrul celor patru contracte și, în plus, în ceea ce privește două dintre contracte; timpul dedicat proiectelor de către anumite persoane; pentru ce salariu; și dacă acest salariu a fost efectiv plătit de CINAR. Comisia a explicat, de asemenea, că astfel de informații erau necesare pentru a verifica dacă suma solicitată de CINAR pentru costurile sale cu personalul era corectă.

2.12 Ombudsmanul consideră că explicația Comisiei este rezonabilă și nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește argumentul reclamantului (ii).

Argumentul (iii) privind informațiile necorelate și nejustificate

2.13 Reclamantul a susținut că Comisia a solicitat informații necorelate și nejustificate, cum ar fi "o listă completă a tuturor propunerilor, precum și a proiectelor, care (...) trebuie să fie în afara domeniului de aplicare al unui audit, deoarece doar o mică parte din propunerile [CINAR] au fost acceptate și finanțate de Comisie."

2.14 În opinia sa, Comisia și-a justificat necesitatea de a consulta aceste documente, deoarece, pe scurt, CINAR era deja implicată, la momentul auditului, într-o serie de alte proiecte pendinte finanțate de UE, la care lucrau aproape toți angajații CINAR. Prin urmare, auditorii au considerat justificat să evalueze dacă mai existau resurse umane disponibile a căror activitate putea fi separată de alte proiecte derulate de CINAR, permițându-le să fie angajate pentru executarea contractelor în cauză. Comisia a afirmat, de asemenea, că CINAR a utilizat variații foarte mari ale procentajelor cheltuielilor generale pentru contractele din cadrul PC4 (de la 40 % la 100 %) și nu a menționat numele personalului-cheie care lucrează pentru proiecte.

2.15 Având în vedere explicațiile de mai sus, solicitarea Comisiei privind o listă completă a tuturor propunerilor, precum și a proiectelor, pare a fi rezonabilă. În plus, astfel cum a susținut Comisia, iar reclamantul nu a contestat, reclamantul a fost de acord să furnizeze informații cu privire la toate propunerile în cursul vizitei la fața locului din 20-21 august 2002, iar acest acord a fost consemnat în procesul-verbal al vizitei. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește argumentul reclamantului (iii).

Argumentul (iv) potrivit căruia lipsea doar o parte din informațiile privind statul de plată și argumentul (v) privind rolul auditorului Comisiei

2.16 Reclamantul a susținut că, în raportul de audit (proiect și final), auditorii externi au făcut o declarație falsă conform căreia "nu au fost obținute informații privind statul de plată de la CINAR". Acesta a susținut că a furnizat o parte din informațiile privind statul de plată.

2.17 Comisia a susținut că auditorul său a confirmat că în cursul vizitei la fața locului nu a fost primită nicio informație privind statul de plată și că auditorii au fost îndrumați către contabilii CINAR, care, la rândul lor, au negat că dețineau astfel de documente.

2.18 Cu toate acestea, Ombudsmanul subliniază că, în înțelegerea argumentului reclamantului, acesta din urmă s-a referit la informațiile parțiale privind salariile referitoare la proiectul VISCON care au fost anexate la scrisoarea sa adresată auditorilor externi din 30 iulie 2003, și anume datată după (a) efectuarea vizitei la fața locului, (b) consultarea contabililor reclamantului și (c) proiectul de raport de audit care i-a fost prezentat la 29 mai 2003.

În acest sens, reclamantul și-a prezentat, de asemenea, argumentul (v) potrivit căruia, deși a furnizat efectiv aceste informații (indiferent de dată), auditorul Comisiei a acționat în mod inechitabil, deoarece nu a modificat raportul de audit astfel cum a fost întocmit de auditorii externi, ci l-a acceptat ca fiind definitiv.

Prin urmare, reclamantul s-a concentrat asupra rolului auditorului Comisiei din momentul finalizării raportului de audit de către firma de audit externă până la reuniunea cu reprezentanții CINAR din 28 februarie 2005. În special, reclamantul a criticat decizia auditorului Comisiei de a aproba raportul de audit întocmit de auditorii externi și de a respinge toate explicațiile și elementele de probă ale reclamantului pentru simplul motiv că acestea nu fuseseră furnizate anterior.

2.19 De la bun început, Ombudsmanul observă că, în răspunsul său din 3 septembrie 2003 la scrisoarea reclamantului din 30 iunie 2003 care conținea informații parțiale privind salariile, auditorii externi au explicat că raportul de audit fusese deja finalizat până la 29 mai 2003. De asemenea, acestea au explicat că, în cazul în care, pe baza informațiilor parțiale privind salariile furnizate în prezent, ar modifica raportul de audit, acest lucru ar necesita un volum considerabil de muncă suplimentară, iar costul acestei activități suplimentare ar trebui să fie suportat de CINAR. Valoarea acestor lucrări suplimentare a fost de aproximativ 2 900 GBP, fără TVA. Se pare că reclamantul nu a efectuat o astfel de plată.

2.20 Fără a lua poziție cu privire la cererea auditorilor externi de efectuare a unei astfel de plăți, se pune, prin urmare, întrebarea dacă auditorul Comisiei ar putea lua măsuri pentru a modifica raportul final de audit din 15 septembrie 2003 și pentru a se abate de la proiectul de raport din 29 mai 2003, pentru a ține seama de informațiile parțiale privind salariile care fuseseră furnizate între timp.

2.21 Având în vedere informațiile furnizate de ambele părți, Ombudsmanul constată, prin urmare, că, prin corespondența (6) din partea Comisiei adresată atât reclamantului, cât și contabililor CINAR, reclamantului i s-au oferit mai multe posibilități, în urma vizitei la fața locului din 20-21 august 2002, de a furniza dovezi justificative adecvate, în special informații complete privind statul de plată după audit.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia a subliniat în repetate rânduri, inclusiv în e-mailul său din 5 septembrie 2002, importanța furnizării de informații complete privind salariile, subliniind că aceasta este cea mai importantă informație nesoluționată.

În plus, Comisia a precizat în mod clar reclamantului că, în cazul în care aceste informații nu ar fi primite, auditorii ar fi obligați să își încheie raportul în absența acestora. Aceasta a acordat reclamantului un termen final de 30 noiembrie 2002 până la care să furnizeze informații complete privind statul de plată.

Cu toate acestea, se pare că reclamantul nu a furnizat informațiile complete, ci doar parțiale privind statul de plată și a făcut acest lucru la numai opt luni după expirarea termenului final de mai sus. În plus, Comisia nu a explicat de ce nu a putut respecta termenul.

2.22 Având în vedere cele de mai sus, nu reiese că auditorul Comisiei a acționat în mod inechitabil față de reclamant prin faptul că nu a modificat raportul final pe baza informațiilor parțiale privind statul de plată. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a inclus în raportul de audit copii atât ale scrisorii reclamantului din 30 iulie 2003, cât și ale răspunsului auditorilor externi din 3 septembrie 2003 prin care îi mulțumește reclamantului pentru informațiile parțiale privind fișa de remunerație (7). Astfel, Comisia pare să se fi referit în mod corect, în raportul său de audit, la furnizarea parțială de informații privind salariile. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește argumentul reclamantului (iv).

2.23 În ceea ce privește rolul auditorului Comisiei în general, Ombudsmanul ia notă de (i) informațiile care i-au fost prezentate în contextul prezentei anchete; (ii) în special, dispozițiile relevante care reglementează contractele auditate JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 și ENK5-CT99-0025; (iii) constatările pertinente din raportul de audit potrivit cărora gestiunea financiară a acestor contracte nu a fost efectuată într-un mod acceptabil și că raportul nu a fost în conformitate cu cerințele contractului; și (iv) explicațiile elaborate oferite de Comisie în avizul său. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu s-a stabilit că nici auditorul Comisiei, nici Comisia au tratat în mod inechitabil reclamantul în ceea ce privește auditul extern și etapele ulterioare ale acestuia.

Explicația Comisiei furnizată în avizul său indică, în schimb, faptul că auditorul său a aplicat dispozițiile contractelor relevante. În plus, se pare că reclamantului i s-a oferit posibilitatea de a-și apăra drepturile înainte de aprobarea auditului final.

Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește argumentul reclamantului (v).

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește argumentele reclamantului în sprijinul afirmației sale privind caracterul inechitabil. În ceea ce privește argumentul referitor la formularea unor presupuse observații „rasiale” sau a oricăror altor observații care au determinat personalul societății auditate să se simtă ca infractori sau la faptul că auditul a fost expresia unui efort obsesiv de a închide CINAR, din motivele explicate la punctul 2.9 de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu sunt justificate anchete suplimentare.

Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Auditul a vizat următoarele contracte de cercetare încheiate între Comisie și CINAR în calitate de contractant: (i) JOR3-CT98-0285 privind aplicarea utilizării și emisiilor de reziduuri de biomasă provenite de la combustorii industriali - ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 privind cuantificarea și controlul particulelor de sub-microni îmbogățite cu metale toxice și al emisiilor de compuși clorurați selectați din cuptoarele de ciment alimentate cu combustibili alternativi - TESSA; (iii) ENK5-CT99-0002 privind coroziunea la marginea focului în cazanele utilitare pe bază de cărbune - CORROSION; și (iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) Perioadele contractelor au fost următoarele: ENDASH de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2001; TESSA de la 1 iunie 1998 până la 30 noiembrie 2000; CORROZIE de la 1 mai 2000 până la 30 aprilie 2003; și VISCON de la 1 aprilie până la 31 martie 2003.

(3) A se vedea nota de subsol 1.

(4) LF era membru al rețelei internaționale de audit I/A cu care Comisia avea un contract-cadru la momentul respectiv. Un acord specific în acest sens a fost încheiat cu întreprinderea respectivă în iulie 2002.

(5) Raportul de audit, p. 7 (secțiunea 4.1).

(6) În special, e-mailurile din 5 septembrie, 24 septembrie, 8 octombrie și 27 noiembrie 2002, precum și scrisorile din 27 noiembrie 2002 și 13 ianuarie, 30 ianuarie și 4 martie 2003.

(7) A se vedea raportul de audit, paginile 71-73 (scrisoarea reclamantului din 30 iulie 2003) și pagina 74 (răspunsul lui Littlejohn Frasier din 3 septembrie 2003).