Strasbourg, 9 decembrie 2005

Stimate domnule J.,

La 14 aprilie 2005, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la o procedură de recrutare a Comisiei Europene pentru postul de „Director General Informatică”.

La 4 mai 2005, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia și-a trimis avizul la 26 iulie 2005 și vi l-am transmis împreună cu o invitație de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul a declarat că a participat la o procedură de recrutare pentru funcția de „director general pentru informatică în cadrul Comisiei Europene”. El a fost invitat la un interviu în octombrie 2004, iar numele său a fost inclus pe o listă scurtă de cinci candidați.

În urma testelor psihologice efectuate de o agenție externă, au fost efectuate interviuri suplimentare cu Comisia la începutul lunii noiembrie 2004.

Potrivit reclamantului, acesta a fost informat telefonic, la 2 decembrie 2004, că a fost exclus de la participarea ulterioară la procedura de recrutare. Ulterior, acesta a formulat mai multe cereri scrise de informații cu privire la motivele pentru care nu a fost acceptat. Acesta a anexat copii ale e-mailurilor pe care le trimisese unui funcționar al Comisiei, doamna MM., la 6 decembrie 2004, la 16 ianuarie și la 3 martie 2005. În aceste e-mailuri, el a solicitat clarificări cu privire la stadiul cererii sale.

Reclamantul a susținut că Comisia (1) nu a tratat în mod corespunzător cererea sa și (2) nu a răspuns solicitărilor sale ulterioare de informații cu privire la cerere.

Reclamantul a susținut că ar trebui să primească informații cu privire la tratarea și la rezultatul cererii sale.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat, pe scurt, următoarele observații:

În urma extinderii Uniunii Europene în 2004, Comisia a publicat următoarele posturi vacante de conducere de nivel superior pentru cetățenii din noile state membre: 8 directori generali și directori generali adjuncți, precum și 22 de directori și consilieri principali. În 2005 urmau să fie publicate mai multe posturi vacante pentru funcții de conducere de nivel superior.

Procedurile de recrutare a înalților funcționari pentru cele zece noi state membre au urmat procedurile standard de recrutare ale Comisiei:

1. Direcția Generală Personal și Administrație a Comisiei Europene („DG ADMIN”) a primit candidaturi din partea candidaților.
2. Serviciile de recrutare au desfășurat o etapă de preselecție (verificarea eligibilității, verificarea criteriilor de selecție, interviuri de preselecție).
3. Interviurile au fost organizate de Comitetul consultativ privind numirile („CCN”) al Comisiei după ce candidații au fost supuși unor teste psihologice într-un centru de evaluare.
4. Colegiul a făcut numirile în urma interviurilor cu comisarul (comisarii) relevant (relevanți).

Un raportor independent, care avea cel puțin același grad și ocupa un post de cel puțin același nivel cu cel al postului vacant, a fost personal responsabil de numirea sa de la publicarea sa inițială până la decizia finală a Comisiei. Raportorul a participat și a acționat în calitate de membru cu drepturi depline al ACC.

Avansând prin procedura de recrutare, candidații selectați au primit invitații scrise la interviuri de preselecție la nivel de direcție generală, la teste psihologice în centrele de evaluare, precum și la interviuri cu CCN. Candidații ale căror candidaturi nu îndeplineau criteriile de eligibilitate sau nu reprezentaseră o combinație adecvată de competențe în raport cu criteriile de selecție (și, prin urmare, nu fuseseră invitați la interviurile de preselecție) primiseră scrisori prin care erau informați cu privire la stadiul candidaturii lor. Toți candidații care au fost intervievați de CCN au fost informați cu privire la rezultat prin telefon, de obicei în aceeași zi sau în ziua următoare. După ce colegiul a adoptat o decizie de numire, toți reclamanții au fost informați în scris cu privire la încheierea procedurii de recrutare. Reclamantul a solicitat postul vacant COM/070/04: Director general al DG Informatică, publicat la 14 mai 2004, pentru care au fost primite 134 de candidaturi. La 2 martie 2005, Comisia a decis să închidă procedura fără a numi pe nimeni în acest post.

Pentru postul în cauză, reclamantul a fost invitat la un interviu de preselecție în octombrie 2004. În noiembrie 2004, a participat la sesiunile centrului de evaluare și a fost intervievat de ACC. Imediat după aceea, ACC, în conformitate cu practica obișnuită și cu indicațiile orale ale președintelui din timpul reuniunii, reclamantul a fost informat prin telefon că ACC a decis să nu îl preselecționeze pentru interviuri cu comisarii. În urma interviurilor comisarilor cu candidații preselectați, Comisia a decis în cele din urmă să nu facă nicio numire și să închidă procedura.

Se pare că reclamantul a încercat în mai multe rânduri să ia legătura cu raportorul permanent al ACC de atunci, dna MM. Pe parcursul procedurii, reclamantul a fost în contact cu secretarul comitetului de preselecție, dl D., și cu colaboratoarea sa, dna M., în legătură cu întrebări referitoare la rambursarea cheltuielilor de călătorie. Scrisoarea domnului D. adresată reclamantului la 13 septembrie 2004 se referea la o altă persoană de contact și îi indicase numărul de telefon și adresa de e-mail. Scrisoarea Comisiei către reclamant din 8 noiembrie 2004, prin care reclamantul a fost invitat la interviul ACC, s-a referit la doamna U. ca persoană de contact suplimentară și a furnizat numerele de telefon și de fax ale acestei persoane, precum și adresa sa de e-mail.

Comisia nu informase încă toți candidații cu privire la decizia colegiului de a închide procedura, întrucât intenția Comisiei era de a informa candidații cu privire la o posibilă decizie a colegiului de a republica postul vacant. Cu toate acestea, având în vedere că o decizie privind viitorul postului ar putea fi amânată până mai târziu în 2005, toți candidații vor fi informați că procedura a fost închisă.

În ceea ce privește afirmațiile reclamantului în acest caz, Comisia nu a avut niciun indiciu că cererea depusă de reclamant nu a fost tratată în conformitate cu normele și procedurile existente. După cum a anunțat președintele ACC în timpul interviului, reclamantului i s-a oferit fără întârziere feedback oral prin telefon după interviul ACC.

În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia Comisia nu a răspuns solicitărilor sale de informații, ar trebui remarcat faptul că niciunul dintre e-mailurile reclamantului nu a ajuns la dna MM., deoarece reclamantul a utilizat, din păcate, o adresă de e-mail incorectă.

Deși doamna MM. ar fi fost o posibilă sursă de feedback, reclamantul a fost, de asemenea, informat, în timpul șederii sale la centrul de evaluare, cu privire la posibilitatea de a obține feedback cu privire la performanța sa în timpul evaluării de către consultanții externi în materie de resurse umane. Se pare că plângerea nu a solicitat un astfel de feedback.

În concluzie, Comisia a asigurat reclamantul că cererea sa a fost tratată în conformitate cu procedurile standard. Într-adevăr, acesta a fost informat prin telefon că ACC a decis să nu îl preselecționeze pentru interviuri cu comisarii. În plus, Comisia nu a omis să răspundă la e-mailurile reclamantului, având în vedere că destinatarul vizat, doamna MM., nu primise niciodată aceste e-mailuri.

Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că reclamantul nu și-a continuat întrebarea adresată doamnei MM. prin telefon și că nu l-a contactat pe unul dintre ceilalți funcționari ai Comisiei cu care a fost în contact anterior sau pe ceilalți funcționari ale căror date de contact i-au fost comunicate.

Cu toate acestea, Comisia era conștientă de faptul că trimiterea scrisorilor finale către candidați era întârziată și a confirmat că aceste scrisori vor fi trimise fără întârziere.

Observațiile reclamantului

Avizul Comisiei a fost transmis reclamantului, de la care Ombudsmanul nu a primit observații.

DECIZIA

1 Presupusa nefuncționare corespunzătoare a aplicației

1.1 Reclamantul a participat la o procedură de recrutare pentru funcția de "Director General Informatică în cadrul Comisiei Europene". El a fost invitat la un interviu în octombrie 2004, iar numele său a fost inclus pe o listă scurtă de cinci candidați. În urma testelor psihologice efectuate de o agenție externă, au fost efectuate interviuri suplimentare cu Comisia la începutul lunii noiembrie 2004. La 2 decembrie 2004, reclamantul a fost informat telefonic că a fost exclus de la participarea ulterioară la procedura de recrutare. Ulterior, acesta a formulat mai multe cereri scrise de informații cu privire la motivele pentru care nu a fost acceptat. Acesta a anexat copii ale e-mailurilor pe care le-a trimis unui funcționar al Comisiei, doamna MM., la 6 decembrie 2004, la 16 ianuarie și la 3 martie 2005. În aceste e-mailuri, el a solicitat clarificări cu privire la stadiul cererii sale. Reclamantul a susținut că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa.

1.2 În opinia sa, Comisia a explicat în detaliu procedurile aplicate în ceea ce privește postul pentru care a solicitat reclamantul. Aceasta a afirmat că reclamantul a fost invitat la un interviu de preselecție în octombrie 2004. În noiembrie 2004, a participat la testele psihologice de la un centru de evaluare și a fost intervievat de Comitetul consultativ privind numirile („CCN”). Imediat după interviul cu ACC și în conformitate cu practica obișnuită și cu indicațiile orale ale președintelui din timpul reuniunii, acesta a fost informat prin telefon că ACC a decis să nu îl preselecționeze pentru interviuri cu comisarii. În urma interviurilor comisarilor cu candidații preselectați, Comisia a decis în cele din urmă să nu facă nicio numire și să închidă procedura. În avizul său, Comisia a concluzionat că nu are niciun indiciu că cererea depusă de reclamant nu a fost tratată în conformitate cu normele și procedurile existente.

1.3 Ombudsmanul nu a primit nicio observație din partea reclamantului cu privire la avizul Comisiei.

1.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că Comisia s-a bucurat de o largă marjă de apreciere în evaluarea calificărilor reclamantului . Prin urmare, controlul Ombudsmanului în acest context se limitează la a stabili dacă evaluarea efectuată de Comisie este afectată de o eroare vădită de apreciere (1). În cazul de față, reclamantul nu a invocat și nici nu a furnizat elemente de probă cu privire la erori vădite în evaluarea cererii sale. Prin urmare, Ombudsmanul nu poate constata niciun caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește evaluarea de fond efectuată de Comisie cu privire la cererea respectivă.

1.5 În ceea ce privește procedura de tratare a cererii reclamantului, se pare că, la 2 decembrie 2004, Comisia l-a informat telefonic pe acesta că a fost exclus de la participarea ulterioară la procedura de recrutare. De asemenea, se pare că, la momentul plângerii, și anume la 14 aprilie 2005, reclamantul nu primise nicio confirmare scrisă a excluderii sale din procedura de recrutare. În plus, din avizul Comisiei reiese că nicio astfel de confirmare scrisă nu a fost trimisă reclamantului la momentul avizului respectiv, și anume la 27 iulie 2005.

1.6 În conformitate cu principiile bunei administrări, consacrate în Codul european al bunei conduite administrative, deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor individuale sunt comunicate în scris persoanei sau persoanelor în cauză de îndată ce decizia a fost luată (2). Această cerință urmărește în primul rând să asigure că persoana în cauză este informată în mod oficial cu privire la decizia luată și primește dovada existenței și a conținutului integral al acesteia. Prin urmare, în principiu, deciziile care afectează drepturile sau interesele unei persoane trebuie comunicate în scris, fără întârzieri nejustificate, persoanei în cauză, chiar și în cazul în care conținutul deciziei a fost transmis oral acestei persoane de către un funcționar competent.

1.7 În speță, reclamantul a fost informat telefonic la 2 decembrie 2004 că a fost exclus de la procedura de recrutare în cauză. Nici la momentul plângerii adresate Ombudsmanului, nici la momentul avizului Comisiei cu privire la plângerea respectivă (27 iulie 2005), o astfel de decizie scrisă nu a fost comunicată reclamantului. Comisia nu a oferit nicio justificare pentru această omisiune în avizul său.

1.8 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că necomunicarea în scris de către Comisie a deciziei de excludere a reclamantului din procedura de recrutare constituie un caz de administrare defectuoasă și se face o observație critică în cele ce urmează.

2 Lipsa unui răspuns la solicitările de informații

2.1 Reclamantul a susținut că Comisia nu a răspuns solicitărilor sale de informații cu privire la cerere.

2.2 În avizul său, Comisia a explicat că niciunul dintre e-mailurile reclamantului nu a ajuns la funcționarul în cauză, deoarece reclamantul a utilizat, din păcate, o adresă de e-mail incorectă.

2.3 După cum s-a menționat mai sus, Ombudsmanul nu a primit observații din partea reclamantului.

2.4 Având în vedere explicațiile Comisiei potrivit cărora aceasta nu a primit niciunul dintre e-mailurile reclamantului, deoarece reclamantul a utilizat o adresă de e-mail incorectă, și în absența oricăror declarații din partea reclamantului care să conteste acest lucru, Ombudsmanul constată că nu pare să fi existat o administrare defectuoasă din partea Comisiei.

3 Solicitarea de informații privind tratarea și rezultatul cererii sale

3.1 Reclamantul a susținut că ar trebui să primească informații cu privire la tratarea și la rezultatul cererii sale.

3.2 În opinia sa, Comisia a oferit informații cu privire la tratarea și rezultatul cererii reclamantului. Aceasta a afirmat, de asemenea, că era pe punctul de a trimite o scrisoare de închidere tuturor solicitanților, inclusiv reclamantului.

3.3 După cum s-a menționat mai sus, Ombudsmanul nu a primit observații din partea reclamantului.

3.4 Având în vedere explicațiile și informațiile furnizate de Comisie în avizul său, precum și declarația sa conform căreia era pe punctul de a trimite o scrisoare de închidere tuturor reclamanților (lucru pe care Ombudsmanul are încredere că Comisia l-a făcut), Comisia pare să fi abordat în mod adecvat afirmația reclamantului.

4 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la prima afirmație a reclamantului, este necesar să se facă următoarea observație critică:

În conformitate cu principiile bunei administrări, consacrate în Codul european al bunei conduite administrative, deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor fizice se comunică în scris, de îndată ce decizia a fost luată, persoanei sau persoanelor în cauză (3). Această cerință urmărește în primul rând să asigure că persoana în cauză este informată în mod oficial cu privire la decizia luată și primește dovada existenței și a conținutului integral al acesteia. Prin urmare, în principiu, deciziile care afectează drepturile sau interesele unei persoane trebuie comunicate în scris, fără întârzieri nejustificate, persoanei în cauză, chiar și în cazul în care conținutul deciziei a fost prezentat oral acestei persoane de către un funcționar competent.

În speță, reclamantul a fost informat telefonic la 2 decembrie 2004 că a fost exclus de la procedura de recrutare în cauză. Nici la momentul plângerii adresate Ombudsmanului, nici la momentul avizului Comisiei cu privire la plângerea respectivă (27 iulie 2005), o astfel de decizie scrisă nu a fost comunicată reclamantului. Comisia nu a oferit nicio justificare pentru această omisiune în avizul său.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că neinformarea în scris de către Comisie a reclamantului cu privire la decizia de a-l exclude din procedura de recrutare a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Având în vedere că acest aspect al cauzei se referă la proceduri referitoare la evenimente specifice din trecut și având în vedere observațiile de la punctul 3 de mai sus, nu este oportun să se urmărească o soluționare amiabilă a chestiunii. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului, Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă.

În ceea ce privește afirmația reclamantului, Ombudsmanul consideră că aceasta a fost abordată în mod adecvat de către Comisie.

Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) A se vedea Decizia Ombudsmanului privind plângerea 446/2001/(BB)MF (punctul 1.11) . În ceea ce privește controlul instanțelor comunitare, a se vedea cauza 589/93 Susan Ryan-Sheridan/Fundația Europeană pentru Îmbunătățirea Condițiilor de Viață și de Muncă, RecFP, 1996, p. IA-27, punctul 75.

(2) Articolul 20 din Codul european de bune practici administrative (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm): „Funcționarul se asigură că deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor fizice sunt notificate în scris, de îndată ce decizia a fost luată, persoanei sau persoanelor în cauză.”

(3) Articolul 20 din Codul european de bune practici administrative (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm): „Funcționarul se asigură că deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor fizice sunt notificate în scris, de îndată ce decizia a fost luată, persoanei sau persoanelor în cauză.”