Strasbourg, 17 decembrie 2007

Stimate domnule S.,

La 17 noiembrie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la respingerea unei cereri de confirmare a accesului la documentele pe care le-ați depus la OLAF.

La 13 decembrie 2004, am transmis plângerea către OLAF.

La 26 ianuarie 2005, ați prezentat acuzații suplimentare pe care am decis să le includ în prezenta anchetă.

OLAF a transmis primul său aviz la 22 martie 2005. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați prezentat-o la 13 aprilie 2005.

La 18 aprilie 2005, OLAF a transmis un al doilea aviz. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați prezentat-o la 23 mai 2005.

La 29 mai 2006, am făcut o propunere de soluționare amiabilă a cazului dumneavoastră și v-am informat în consecință.

La 24 august 2006, am primit avizul OLAF cu privire la propunerea mea de soluție amiabilă. Din cauza unei erori în anexele anexate la avizul OLAF, a trebuit să returnez acest aviz și anexele sale pentru a fi corectate de OLAF. Răspunsul corectat a fost transmis de OLAF la 17 noiembrie 2006. V-am transmis-o pentru observațiile pe care ni le-ați transmis la 4 decembrie 2006.

Din cauza unor circumstanțe speciale legate de plângerile dumneavoastră actuale și de alte plângeri pe care le-ați depus, ancheta a fost întreruptă între 14 mai și 6 septembrie 2007.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Aș dori să îmi cer scuze pentru întârzierile care au avut loc, din partea noastră, în tratarea plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Plângerea adresată Ombudsmanului a fost depusă la 17 noiembrie 2004 de către un funcționar comunitar de cetățenie germană.

La 19 mai 2004, reclamantul a depus o cerere de acces la dosarul complet al OLAF privind investigația sa OF/2002/0356 și la toate documentele care nu figurau în dosar, dar care priveau totuși în mod direct acest dosar. Dosarul OF/2002/0356 se bazează pe informațiile furnizate de reclamant pentru a demonstra frauda sau neregulile comise de alți funcționari comunitari (plângerea „avertizor”). Reclamantul și-a prezentat cererea de acces în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (1) („Regulamentul 1049/2001”) și în temeiul obligației generale a administrației de a „asista” funcționarii săi (Fürsorgepflicht).

OLAF a răspuns la 11 iunie 2004, informând reclamantul că mai multe dintre documentele în cauză se aflau deja în posesia sa și că, în ceea ce privește alte părți ale dosarului, cererea de documente nu era suficient de precisă. OLAF a făcut trimitere la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001 (2) și a sugerat că reclamantul ar putea să își precizeze cererea făcând referire la autorul, data sau destinatarul documentelor.

Reclamantul a răspuns la 22 iunie 2004, contestând opinia OLAF potrivit căreia cererea sa nu era suficient de precisă. Acesta a arătat, pe scurt, că, întrucât a solicitat accesul la toate documentele dintr-un anumit dosar, nu putea exista nicio îndoială cu privire la documentele pe care le solicitase. În ceea ce privește documentele pe care le deținea deja, acesta a declarat că dorește în continuare să aibă acces la aceste documente, astfel cum figurau în dosar, deoarece ultima versiune ar putea conține observații sau alte informații scrise de mână. Reclamantul a afirmat, de asemenea, că, chiar dacă opinia OLAF a fost corectă și cererea sa nu a fost suficient de precisă, „obligația de a-l ajuta” să identifice documentele nu a fost respectată [articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. El a afirmat că sugestia OLAF de a se putea referi la autorii, datele și destinatarii documentelor în cauză nu are sens, întrucât astfel de informații detaliate sunt, de obicei, cunoscute numai de cei care se află efectiv în posesia documentelor. Acesta a sugerat ca OLAF să îi furnizeze o listă a documentelor din dosar. Într-o notă de subsol, reclamantul a făcut referire la 12 documente specifice pe care le-a putut identifica pe baza documentelor aflate deja în posesia sa. Printre acestea s-au numărat documente precum notele telefonice, decizia de inițiere a investigației OLAF în cauză, procesele-verbale și notele de discuție.

OLAF a răspuns la 9 iulie 2004, confirmând răspunsul său anterior. Aceasta a remarcat, în esență, că era la latitudinea reclamantului să identifice documentele exacte la care dorea să aibă acces. În special, OLAF nu a considerat că era obligat să prezinte o listă a documentelor din dosarul investigației sale OF/2002/0356. În opinia sa, prezentarea unei astfel de liste, examinarea tuturor documentelor, stabilirea documentelor care ar putea fi puse la dispoziția reclamantului și eliminarea tuturor datelor cu caracter personal din documente ar implica o sarcină administrativă excesivă. Potrivit OLAF, Regulamentul 1049/2001 nu prevedea că ar trebui să petreacă o perioadă disproporționată de timp furnizând persoanelor care solicită documente copii ale unui număr mare de documente.

OLAF a arătat de asemenea că simplul fapt că reclamantul era un funcționar comunitar nu îl obliga să coopereze mai strâns cu acesta decât cu orice alt cetățean. Răspunsul OLAF l-a informat pe reclamant că este liber să depună o cerere de confirmare la directorul său general.

Reclamantul a depus o cerere de confirmare la directorul general al OLAF la 11 iulie 2004, repetând cererea sa anterioară.

În plus, reclamantul a susținut că OLAF și-a încălcat „obligația de a-l asista” în calitatea sa de funcționar.

Întrucât nu a primit niciun răspuns, reclamantul a trimis scrisori de atenționare către OLAF. OLAF l-a informat la 6 august 2004 că va trata cererea sa cât mai curând posibil. Cu toate acestea, persoana responsabilă se afla în vacanță și, prin urmare, termenul pentru răspunsul OLAF a trebuit să fie prelungit cu 15 zile. OLAF și-a cerut scuze pentru această întârziere.

La 2 septembrie 2004, OLAF a răspuns reclamantului, respingând cererea sa de confirmare.

La 12 octombrie 2004, reclamantul a transmis OLAF o cerere suplimentară detaliată de acces la documente. Prin scrisoarea din 3 noiembrie 2004, OLAF l-a informat pe reclamant că a transferat trei părți din cererea sa către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF și că îi vor trimite răspunsuri separate la părțile relevante ale cererii sale. Cele trei părți ale cererii de acces în cauză au fost (i) textul unui contract referitor la aspectele care au incitat reclamantul să depună plângerea „avertizorului” care a condus la ancheta OLAF OF/2002/0356; (ii) o notă a Secretarului General al Comisiei către directorul OLAF referitoare la investigația OF/2002/0356; (iii) un raport al Comitetului de supraveghere a OLAF privind OF/2002/0356 și copii ale extraselor din procesele-verbale ale reuniunilor în cursul cărora Comitetul de supraveghere a discutat investigația OF/2002/0356. Prin e-mailul din 26 noiembrie 2004, reclamantul a informat OLAF cu privire la întârzierile în răspunsurile la cererea sa de acces din 12 octombrie 2004. OLAF a răspuns la 2 decembrie 2004, susținând în esență că i-a răspuns în termen de 15 zile și, prin urmare, a respectat termenele relevante.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că:

1. Ca răspuns la cererea sa din 19 mai 2004, depusă în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001, OLAF a refuzat în mod eronat să îi acorde accesul la dosarul complet OF/2002/0356 și la documentele care nu figurau în dosar, dar care priveau totuși în mod direct acest dosar.
2. OLAF a întârziat în mod eronat tratarea cererilor sale de acces la documente.
3. OLAF a refuzat în mod eronat să îi acorde accesul la dosarul OF/2002/0356, în temeiul unei „obligații de asistență” datorate funcționarilor (Fürsorgepflicht).

Acuzații suplimentare

La 26 ianuarie 2005, reclamantul a prezentat acuzații suplimentare. Acesta a susținut (i) că răspunsul OLAF la cererea sa de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001 a fost redactat în mod eronat în limba engleză, chiar dacă cererea sa de confirmare a fost redactată în limba germană; și (ii) că OLAF a refuzat în mod eronat să îi acorde acces la numele care fuseseră eliminate în nota NT/ls D (2004-AC-4577), a cărei copie o primise între timp. La 8 decembrie 2004, reclamantul a trimis un e-mail intitulat „cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001”, în care a solicitat accesul la numele care au fost eliminate din documentul menționat mai sus. În răspunsul său din 14 ianuarie 2005, OLAF a răspuns cererii de confirmare a reclamantului ca o cerere de transfer de date cu caracter personal în temeiul articolului 8 din Regulamentul 45/2001 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3) ("Regulamentul 45/2001"). Articolul 8 litera (b) din regulamentul respectiv, care reglementează transferul de date cu caracter personal către alți destinatari decât instituțiile și organele comunitare, prevede că datele cu caracter personal sunt transferate către astfel de destinatari numai dacă destinatarul stabilește necesitatea transferului de date și dacă nu există niciun motiv să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate. OLAF a concluzionat că reclamantul nu a demonstrat o astfel de necesitate și, prin urmare, i-a refuzat accesul la nume. Într-un e-mail din 23 ianuarie 2005, reclamantul a pus sub semnul întrebării decizia OLAF de a-și întemeia refuzul pe Regulamentul 45/2001 și, în plus, a susținut că, chiar dacă Regulamentul 45/2001 ar fi fost temeiul juridic adecvat pentru răspunsul OLAF, accesul la numele care au fost eliminate ar fi trebuit acordat ca o chestiune de interes public. Prin scrisoarea din 1 februarie 2005, OLAF a refuzat din nou accesul și a confirmat că reclamantul a înțeles în mod corect că scrisoarea sa din 14 ianuarie 2005 nu a reprezentat un răspuns la o cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001. OLAF a afirmat că o cerere de informații refuzată inițial în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001(4) trebuie considerată în mod necesar o cerere de acces la datele cu caracter personal în temeiul Regulamentului 45/2001. OLAF a afirmat că e-mailul reclamantului din 8 decembrie 2004, menționat mai sus, nu ar fi putut fi considerat o „cerere de confirmare” în sensul articolului 7 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001.

La 17 februarie 2005, Ombudsmanul a solicitat OLAF să prezinte un aviz cu privire la cele două acuzații suplimentare menționate mai sus.

INQUIRY

Opinia OLAF

OLAF a trimis avizul său Ombudsmanului cu puțin timp înainte de a primi cererea Ombudsmanului din 26 ianuarie 2005 pentru un aviz cu privire la acuzațiile suplimentare ale reclamantului. Prin urmare, primul său aviz a abordat doar afirmațiile inițiale.

În primul său aviz, OLAF a formulat, pe scurt, următoarele observații.

În ceea ce privește prima afirmație a reclamantului, OLAF a confirmat, în esență, refuzul său cu privire la cererile reclamantului, rezumate mai sus (în cadrul „plângerii”).

În ceea ce privește a doua afirmație, și anume că OLAF a întârziat în mod nejustificat tratarea cererii sale de acces la documente, OLAF a prezentat modul în care tratează cererile după cum urmează.

Prin scrisoarea din 11 iunie 2004, OLAF a răspuns la cererea inițială de acces la documente a reclamantului (din 19 mai 2004), solicitând clarificări cu privire la documentele pe care acesta le solicita. Scrisoarea preciza că reclamantul deținea deja numeroase documente din dosar, inclusiv toate documentele pe care le furnizase OLAF, procesul-verbal al interviului său cu un funcționar al OLAF și o versiune revizuită a raportului final de caz pe care OLAF i-l furnizase ca răspuns la o cerere anterioară de acces la documente. Cu toate acestea, scrisoarea preciza că, în ceea ce privește celelalte documente din dosar, cererea sa nu era suficient de precisă și că, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 și cu articolul 2 al treilea paragraf din Decizia 2001/937 a Comisiei, OLAF solicita informații suplimentare pentru a permite identificarea documentelor exacte pe care le solicita (de exemplu, data, autorul, destinatarul etc.).

Prin e-mailul din 22 iunie 2004 (înregistrat de OLAF la 30 iunie 2004, ceea ce înseamnă că termenul limită pentru răspunsul instituției a fost 22 iulie 2004), reclamantul a răspuns la cererea de clarificare. El a reiterat că dorește acces la toate documentele din dosar și la toate documentele aferente. De asemenea, acesta a inclus într-o notă de subsol o listă de trimiteri la documente pe care le-a obținut din alte documente aflate în posesia sa, dar a insistat asupra faptului că solicită accesul la toate documentele din dosar.

Prin scrisoarea din 9 iulie 2004, OLAF a respins cererea inițială a reclamantului pe motiv că aceasta era lipsită de precizie. Aceasta a remarcat că cererea de depunere a dosarului se referea la un număr mare de documente și că ar genera o sarcină administrativă nejustificată pentru a trece prin fiecare dintre documente pentru a stabili dacă este într-adevăr relevant pentru cererea reclamantului, dacă se aplică excepții și pentru a elimina părțile din document care pot face obiectul unei excepții.

Prin scrisoarea din 6 august 2004, OLAF a prelungit termenul de răspuns cu 15 zile lucrătoare, în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001. Prin scrisoarea din 2 septembrie 2004, OLAF a răspuns la cererea de confirmare, oferind reclamantului acces total sau parțial la o serie de documente de pe lista pe care a furnizat-o.

Astfel cum s-a demonstrat mai sus, termenele cadrului de reglementare au fost respectate de OLAF, cu excepția răspunsului la cererea de confirmare, care a înregistrat o întârziere de câteva zile.

Mai precis, în ceea ce privește întârzierile legate de cererea reclamantului din 12 octombrie 2004, OLAF a declarat că, în conformitate cu articolul 3 din normele detaliate ale Comisiei de aplicare a Regulamentului 1049/2001 (5), a transferat în mod corect trei părți din cererea sa către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF.

În ceea ce privește a treia afirmație, și anume că OLAF a refuzat în mod eronat să acorde reclamantului acces la dosarul OF/2002/0356 în temeiul unei „obligații de asistență” datorate funcționarilor (Fürsorgepflicht), OLAF a susținut în esență că, în cazul de față, „obligația de a acorda asistență” funcționarilor săi nu i-a acordat reclamantului niciun drept de acces la documente în plus față de dreptul de care beneficia în temeiul Regulamentului 1049/2001.

Observațiile reclamantului

Avizul OLAF a fost transmis reclamantului, care și-a menținut plângerea. În ceea ce privește presupusele întârzieri, reclamantul a susținut că orice necesitate de a transfera o cerere de acces în cadrul Comisiei nu trebuie să conducă la răspunsuri întârziate la aceasta.

Opinia OLAF cu privire la acuzațiile suplimentare

La 29 martie 2005, OLAF și-a prezentat avizul cu privire la acuzațiile suplimentare ale reclamantului potrivit cărora (i) răspunsul OLAF la cererea sa de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001 a fost redactat în mod eronat în limba engleză, chiar dacă cererea sa de confirmare a fost redactată în limba germană; și (ii) OLAF refuzase în mod eronat să îi acorde acces la numele care fuseseră eliminate în nota NT/ls D (2004-AC-4577), a cărei copie o primise între timp.

OLAF a formulat, pe scurt, următoarele observații.

În ceea ce privește prima afirmație suplimentară, OLAF a recunoscut că alineatul (4) din Codul bunei conduite administrative al Comisiei și articolul 13 din Codul european al bunei conduite administrative impun ca un membru al publicului care scrie unei instituții într-o limbă oficială a Comunității să primească un răspuns în aceeași limbă. Cu toate acestea, reclamantul nu a fost doar un membru al publicului, ci și un funcționar al Comisiei. Instituțiile au obligația de a comunica unui funcționar o decizie care îl privește în mod individual, într-o limbă pe care acesta o stăpânea [cauza T-197/98 R/Comisia (6)]. Reclamantul și-a demonstrat pe larg stăpânirea limbii engleze; a adresat în repetate rânduri o scrisoare în limba engleză Comisiei și Ombudsmanului; a comunicat oral cu funcționarii OLAF în limba engleză; și a acceptat, cu alte ocazii, corespondența oficială a OLAF cu privire la cererile sale de acces la documente în limba engleză, fără obiecții. Astfel, nu exista nicio îndoială că reclamantul era pe deplin capabil să citească, să vorbească și să înțeleagă limba engleză. Întrucât nu s-a opus niciodată comunicării în limba engleză, afirmația sa în această privință este frivolă. Cu toate acestea, pentru a îndeplini cerințele formale ale codurilor de bună conduită administrativă, OLAF a prezentat traduceri în limba germană ale corespondenței în cauză.

În ceea ce privește a doua afirmație suplimentară, OLAF a arătat că a acordat reclamantului un acces parțial la documentul în cauză după ce a eliminat numele din acesta, în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul nr. 1049/2001. Această excepție prevede că instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar aduce atingere protecției „confidențialității și integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal”.

Reclamantul a depus o nouă cerere pentru numele care au fost eliminate. Întrucât cererea sa privea în mod clar și exclusiv divulgarea numelor persoanelor care fuseseră eliminate din documentul în cauză, OLAF a interpretat-o ca fiind o cerere de transfer de date cu caracter personal în temeiul articolului 8 din Regulamentul 45/2001. Articolul 8 litera (b) din regulamentul respectiv, care reglementează transferul de date cu caracter personal către destinatari, alții decât instituțiile și organele comunitare, sub rezerva Directivei 95/46/CE, prevede că datele cu caracter personal se transferă acestor destinatari numai dacă destinatarul stabilește necesitatea transferului de date și dacă nu există niciun motiv să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate.

Într-un e-mail ulterior adresat OLAF, datat 23 ianuarie 2005, reclamantul a susținut că articolul 255 din Tratatul CE și Regulamentul 1049/2001 au stabilit necesitatea de a-i transfera aceste date cu caracter personal. În scrisoarea sa din 2 februarie 2005, OLAF a explicat că acest argument este eronat, întrucât aceste dispoziții stabilesc principiile, condițiile și limitele care reglementează dreptul de acces la documente. Una dintre condiții a fost excepțiile (inclusiv excepția privind viața privată) stabilite la articolul 4 alineatul (1) litera (b).

Reclamantul a susținut, de asemenea, că ar trebui să primească datele în temeiul articolului 8 litera (a) din Regulamentul 45/2001, pe motiv că are nevoie de acestea pentru a verifica dacă OLAF a acționat în mod independent în desfășurarea investigației sale. OLAF a explicat că, astfel cum se prevede la articolul 5 litera (a) privind legalitatea prelucrării [care a fost legat de cerința privind necesitatea prevăzută la articolul 8 litera (a)], articolul 8 litera (a) se aplică numai organismelor publice responsabile cu îndeplinirea sarcinilor „în interes public, în temeiul tratatelor de instituire a Comunităților Europene sau al altor instrumente juridice adoptate în temeiul acestora”. OLAF a explicat, de asemenea, că argumentul privind necesitatea de a primi datele, pe care reclamantul l-a prezentat în temeiul articolului 8 litera (a), nu poate fi interpretat ca îndeplinind cerința privind necesitatea prevăzută la articolul 8 litera (b). Acest lucru s-a datorat faptului că nu exista nicio dispoziție a tratatelor sau a altor instrumente juridice comunitare care să stabilească faptul că un cetățean european sau un funcționar al Comisiei care a furnizat informații către OLAF avea dreptul să primească date cu caracter personal pentru a verifica dacă OLAF a acționat în mod independent în desfășurarea unei investigații. Legiuitorul a încredințat această sarcină Comitetului de supraveghere a OLAF.

Astfel, prima condiție prevăzută la articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 nu a fost îndeplinită și, prin urmare, OLAF i s-a interzis, în temeiul Regulamentului privind protecția datelor, să comunice numele autorului plângerii.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale cu privire la avizul OLAF, reclamantul a formulat, pe scurt, următoarele observații.

În ceea ce privește prima afirmație, reclamantul a afirmat că OLAF ar trebui să decidă dacă ar trebui sau nu să fie tratat ca orice alt cetățean în ceea ce privește cererea sa de acces public în temeiul Regulamentului 1049/2001. Acesta a adăugat că corespondența și comunicările menționate de OLAF priveau cazuri diferite și, prin urmare, erau lipsite de pertinență. Acesta a susținut că OLAF ar trebui să prezinte scuze pentru presupusa sa lipsă de răspuns la cererea sa de confirmare în limba germană.

În ceea ce privește a doua afirmație, reclamantul a depus între timp o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor („AEPD”). La 19 mai 2005, AEPD a respins plângerea ca inadmisibilă, pentru motivul că Regulamentul 45/2001 nu era aplicabil. Prin urmare, era evident că OLAF aplicase un temei juridic lipsit de pertinență pentru decizia sa de a nu divulga informațiile în cauză.

În decizia sa din 19 mai 2005 privind admisibilitatea plângerii reclamantului, AEPD a constatat că reclamantul a depus o plângere privind „o notă în atenția dlui David O'Sullivan, trimisă de dl Bruener la 13 aprilie 2004. Ați solicitat accesul nerestricționat la notă, făcând trimitere la Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, și contestați faptul că OLAF a acordat doar un acces parțial, prin înnegrirea numelor.„AEPD a subliniat că, după cum știți, domeniul de aplicare al Regulamentului (CE) nr. 45/2001 este prevăzut la articolul 3, care stabilește două condiții care trebuie respectate de ambele părți. Articolul are următorul conținut:

„1. Prezentul regulament se aplică prelucrării datelor cu caracter personal de către toate instituțiile și organele comunitare, în măsura în care această prelucrare este efectuată în exercitarea unor activități care intră, integral sau parțial, în domeniul de aplicare al dreptului comunitar.

2. Prezentul regulament se aplică prelucrării automate, totale sau parțiale, și prelucrării neautomate a datelor cu caracter personal care fac parte dintr-un sistem de evidență a datelor sau care sunt destinate să facă parte dintr-un sistem de evidență a datelor.

În ceea ce privește articolul 3 alineatul (2), trebuie să se facă distincția între datele cu caracter personal dintr-un sistem de evidență sau care sunt destinate să facă parte dintr-un astfel de sistem și datele cu caracter personal care sunt doar o parte a textului dintr-un document pe suport de hârtie. Niciuna dintre plângerile dumneavoastră nu îndeplinește criteriile prevăzute la articolul 3 alineatul (2). Prin urmare, Regulamentul 45/2001 nu se aplică, iar plângerile nu intră în sfera de competență a AEPD.”

Efortul ombudsmanului de a obține o soluție prietenoasă

După o analiză atentă a argumentelor părților, la 12 mai 2006, Ombudsmanul a propus OLAF o soluție amiabilă referitoare la prima și a doua afirmație a reclamantului. Pe baza analizei sale cu privire la aspectele relevante, Ombudsmanul a propus OLAF următoarea propunere (7):

1. OLAF ar putea lua în considerare reexaminarea refuzului său de a acorda reclamantului acces la documentele din dosarul OF/2002/0356.
2. OLAF ar putea lua în considerare adoptarea măsurilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001 în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la toate celelalte documente care, deși nu figurează în dosarul de anchetă OF/2002/0356, privesc totuși în mod direct acest dosar.
3. OLAF ar putea lua în considerare examinarea e-mailului reclamantului din 8 decembrie 2004 ca cerere de confirmare, în temeiul Regulamentului 1049/2001, și acordarea accesului reclamantului la părțile documentului în cauză, cu excepția cazului în care invocă, în conformitate cu prezentul regulament, motive valabile și adecvate pentru a nu face acest lucru.
4. OLAF ar putea lua în considerare posibilitatea de a-i cere scuze reclamantului pentru faptul că nu a tratat prompt cererea sa de acces public din 19 mai 2004.
5. OLAF ar putea lua în considerare posibilitatea de a-i cere scuze reclamantului pentru întârzierea în tratarea cererii sale de acces public din 12 octombrie 2004, cu excepția cazului în care îi oferă acestuia motive valabile și adecvate pentru decizia sa de a transfera trei părți ale cererii sale către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF.

OLAF și-a prezentat avizul cu privire la propunerea de soluție amiabilă la 21 iulie 2006, anexând un număr mare de documente la care a acordat acces parțial prin eliminarea unor informații diverse. Cu toate acestea, ștergerea a fost efectuată astfel încât să se poată vedea efectiv o mare parte din informațiile pe care cerneala neagră ar fi trebuit să le ascundă. Prin urmare, Ombudsmanul a returnat aceste documente către OLAF, solicitându-i să corecteze această eroare. La 13 noiembrie 2006, OLAF a prezentat din nou documentele, de această dată necompletate, astfel încât informațiile acoperite de cerneala neagră nu mai erau vizibile.

În ceea ce privește propunerile specifice formulate în scrisoarea Ombudsmanului din 12 mai 2006, OLAF, pe scurt, (a) a concluzionat că, de fapt, s-ar putea acorda un acces mai larg, (b) a afirmat că nu există documente relevante în plus față de cele conținute în dosarul propriu-zis, (c) a recunoscut că cererea de confirmare a reclamantului ar fi trebuit, de fapt, să primească un răspuns în temeiul Regulamentului 1049/2001, și nu al Regulamentului 45/2001 privind protecția datelor, dar că preocupările legate de protecția datelor împiedică în continuare divulgarea, (d) a recunoscut că a avut loc o întârziere și și și-a cerut scuze pentru acest lucru, (e) a susținut că a acționat în mod legal prin transferarea celor trei cereri de acces ale reclamantului menționate mai sus către alte servicii ale Comisiei. În observațiile sale din 4 decembrie 2006, reclamantul a susținut că răspunsul OLAF a fost inadecvat și neconform cu jurisprudența menționată în propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului.

DECIZIA

1 Acuzația de refuz eronat al accesului la dosarul complet al investigației interne a OLAF OF/2002/0356

1.1 Reclamantul a susținut că OLAF a refuzat în mod eronat să îi acorde acces la dosarul complet al investigației interne a OLAF OF/2002/0356, care s-a bazat pe o plângere de tip "whistle blowing" depusă chiar de reclamant. Cererea de acces a reclamantului a fost depusă sub forma unei cereri în temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului, ale Consiliului și ale Comisiei.

1.2 OLAF a susținut, în esență, că revenea reclamantului sarcina de a identifica documentele exacte la care dorea să aibă acces și că Regulamentul 1049/2001 nu prevedea că OLAF ar trebui să petreacă o perioadă disproporționată de timp furnizând unui solicitant copii ale unui număr mare de documente.

1.3 În partea relevantă a propunerii sale de soluție amiabilă, Ombudsmanul nu a acceptat argumentele prezentate mai sus de OLAF. Acesta a considerat că (a) OLAF știa în mod clar la ce dosar de investigație face referire reclamantul și, prin urmare, cererea reclamantului a fost depusă într-un „mod suficient de precis” în sensul articolului 6 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001; (b) condițiile pentru demonstrarea unei „sarcini administrative” excesive, astfel cum sunt prevăzute în hotărârea VIK a Tribunalului de Primă Instanță (8), nu au fost respectate. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul a concluzionat că refuzul OLAF în cauză nu a fost întemeiat. El a sugerat că OLAF ar putea lua în considerare reexaminarea refuzului său de a acorda reclamantului acces la documentele din dosarul OF/2002/0356.

1.4 În memoriul său în răspuns, OLAF a reexaminat decizia atacată după cum urmează.

În primul rând, OLAF a identificat următoarele categorii de documente în dosarul OF/2002/0356 (în total 256 de pagini):

1. Note la dosar: 39
2. Corespondența internă (Comisia/OLAF sau în cadrul OLAF) 147
3. Corespondența externă dintre OLAF și reclamantul 27
4. Corespondența externă dintre OLAF și Ombudsman 14
5. Corespondență externă, altele 17
6. Dosare oficiale (9) 8
7. Proiecte de documente de caz 1
8. Casetele interviului cu reclamantul 1
9. Hotărâre judecătorească 1
10. Documentația CCAM 1

Ulterior, OLAF a ajuns la următoarele concluzii cu privire la posibilitatea de a acorda accesul:

Reclamantul se afla în mod evident în posesia tuturor documentelor din categoria 3 (pe care fie le trimisese la OLAF, fie le primise de la OLAF). OLAF a examinat documentele din toate celelalte categorii și a constatat că reclamantul se afla deja în posesia multora dintre aceste documente, inclusiv:

• trei dintre notele din categoria 1 (furnizate de OLAF ca răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 11 iulie 2004);
• unele sau toate documentele din categoria 4 (furnizate de Ombudsman în cursul acestui caz) și
• patru dintre documentele din categoria 6 (inclusiv evaluarea informațiilor inițiale, decizia de inițiere a investigației interne, numirea investigatorului și o versiune editată a raportului final de caz, furnizat de OLAF ca răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 11 iulie 2004).

OLAF a concluzionat că, în temeiul Regulamentului 1049/2001, poate acorda acces la toate documentele din categoriile 5 și 9, precum și la restul documentelor din categoriile 4 și 6. Cu toate acestea, numele persoanelor fizice și ale societăților ar trebui eliminate, în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) și, respectiv, cu articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001.

În plus, în efortul de a ajunge la o soluție amiabilă, OLAF ar fi dispus să divulge reclamantului, pentru uzul său personal, casetele din categoria 8. Întrucât OLAF nu dispunea de mijloace tehnice pentru reproducerea acestor casete, reclamantului i s-ar fi permis să asculte casetele la sediul OLAF.

Cu toate acestea, OLAF a concluzionat că fiecare dintre documentele din categoriile 1, 2 și 7 intră sub incidența uneia sau a mai multora dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001. În special:

• Documentele din categoria 1 sunt note la dosarul întocmit de anchetatorul responsabil cu ancheta OF/2002/0356. Aceste documente nu au putut fi divulgate deoarece fac obiectul excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. Divulgarea acestor documente ar dezvălui procesele de reflecție și deciziile investigatorului și ale altor funcționari responsabili cu privire la dezvoltarea și conducerea investigației, atât în ceea ce privește aspectele de fond, cât și cele administrative. Acest lucru ar submina grav procesul decizional al OLAF. Reclamantul nu a specificat niciun interes public superior în divulgarea unor astfel de documente, iar OLAF nu avea cunoștință de existența unui astfel de interes.
• Documentele din categoria 2 sunt corespondența dintre sau dintre personalul OLAF sau dintre OLAF și Comisie cu privire la investigația OF/2002/0356. Aceste documente nu au putut fi divulgate deoarece făceau obiectul excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. Divulgarea acestor documente ar dezvălui reflecțiile OLAF și ale serviciilor în cauză ale Comisiei cu privire la această investigație, conducând la decizii interne luate cu privire la aceasta. Acest lucru ar submina grav procesul decizional al OLAF. Reclamantul nu a specificat niciun interes public superior în divulgarea unor astfel de documente, iar OLAF nu avea cunoștință de existența unui astfel de interes.
• Documentul din categoria 7 a fost un proiect al raportului final de caz. Acest document nu a putut fi divulgat deoarece făcea obiectul excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. Divulgarea acestui document ar dezvălui reflecțiile interne ale OLAF cu privire la constatările și concluziile care ar trebui să se reflecte în versiunea finală a prezentului document. Acest lucru ar submina grav procesul decizional al OLAF. Reclamantul nu a specificat niciun interes public superior în divulgarea acestui document, iar OLAF nu avea cunoștință de existența unui astfel de interes.

În plus, unele sau toate documentele din fiecare dintre aceste trei categorii sau părți ale unor astfel de documente au făcut obiectul excepțiilor pentru:

• protecția vieții private și a integrității individului, în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal [articolul 4 alineatul (1) litera (b)];
• Interesele comerciale ale persoanelor fizice sau juridice [articolul 4 alineatul (2) prima liniuță].

1.5 În observațiile sale, reclamantul a susținut, în esență, (a) că răspunsul OLAF nu a respectat standardele de motivare prevăzute în jurisprudență; (b) faptul că se afla deja în posesia unei versiuni a unora dintre documente era irelevant, având în vedere că versiunile deținute de OLAF ar putea conține informații suplimentare, cum ar fi note scrise de mână; (c) că există interese publice superioare în ceea ce privește un acces mai larg și că acestea constau într-un interes de a ști dacă OLAF și-a desfășurat investigația în mod corespunzător și dacă OLAF a acționat pe deplin independent de Comisie; (d) că, în special, observația OLAF potrivit căreia, din punct de vedere tehnic, nu era în măsură să copieze o casetă nu era deloc credibilă; și (e) că ștergerea din documentele furnizate de OLAF a fost în mare parte complet incoerentă și de neînțeles.

1.6 În primul rând, Ombudsmanul constată că OLAF a acceptat în esență propunerea sa relevantă de soluție amiabilă, întrucât a efectuat o reexaminare a refuzului său de a acorda reclamantului acces la documentele din dosarul OF/2002/0356 și a acordat acces la un număr considerabil de documente cuprinse în acest dosar.

În urma reexaminării deciziei atacate, OLAF a decis totuși, pe baza unor motive noi, să refuze accesul la mai multe documente sau părți de documente. În acest sens, OLAF a încercat astfel să remedieze, în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, deficiențele identificate în motivarea refuzului său contestat. Ombudsmanul examinează în continuare dacă această încercare a avut succes.

1.7 Este cert că examinarea necesară pentru soluționarea unei cereri de acces la documente trebuie să aibă un caracter specific. Astfel, pe de o parte, simplul fapt că un document privește un interes protejat de o excepție nu poate justifica aplicarea acesteia. O astfel de aplicare nu poate, în principiu, să fie justificată decât dacă instituția a apreciat în prealabil, pe de o parte, dacă accesul la document ar aduce atingere în mod concret și efectiv interesului protejat și, pe de altă parte, în împrejurările prevăzute la articolul 4 alineatele (2) și (3) din Regulamentul nr. 1049/2001, dacă nu exista un interes public superior care să justifice divulgarea. În plus, riscul unei atingeri aduse unui interes protejat trebuie să fie previzibil în mod rezonabil, iar nu pur ipotetic. În consecință, examinarea pe care instituția trebuie să o efectueze pentru a aplica o excepție trebuie efectuată în mod concret și trebuie să reiasă din motivarea deciziei(10). O apreciere a documentelor în funcție de categorii, iar nu pe baza informațiilor concrete conținute în aceste documente, este, în principiu, insuficientă, întrucât examinarea impusă unei instituții trebuie să îi permită acesteia să aprecieze în mod concret dacă o excepție invocată se aplică efectiv tuturor informațiilor conținute în aceste documente(11).

În plus, excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul nr. 1049/2001 trebuie interpretate și aplicate în mod strict(12).

Deținerea de către reclamant a anumitor documente

1.8 În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, OLAF a remarcat că reclamantul se afla deja în posesia anumitor documente găsite în dosarul OF/2002/0356. Din acest motiv, Comisia nu a aprobat cererea de acces a reclamantului, în partea relevantă. Prin urmare, OLAF avea obligația de a prezenta motive valabile și adecvate pentru acest refuz, inclusiv o trimitere la un temei juridic relevant. Cu toate acestea, OLAF s-a limitat să facă referire la circumstanța de fapt de mai sus (așa cum a considerat-o), și anume că reclamantul se afla în posesia acestor documente. Aceasta nu a făcut nicio trimitere la temeiul juridic al refuzului său menționat mai sus, iar articolul 4 din regulament nu conține nicio excepție de tipul celei sugerate de abordarea OLAF. În plus, reclamantul, care nu era obligat să demonstreze un interes deosebit pentru a avea acces la documentele solicitate (13), a contestat, în observațiile sale, abordarea OLAF de mai sus și a declarat că dorește în continuare accesul la aceste documente. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că încercarea OLAF, în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, de a remedia deficiențele în motivarea refuzului contestat nu a avut succes, în măsura în care s-a bazat pe faptul că reclamantul se pare că se afla deja în posesia anumitor documente cuprinse în dosarul OF/2002/0356.

Aplicarea articolului 4 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001 (protecția datelor)

1.9 În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, OLAF a declarat că unele sau toate documentele din trei categorii de documente pe care le-a identificat în dosarul OF/2002/0356 sau părți ale unor astfel de documente intră sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (b) sau alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001. Aceasta a precizat de asemenea că, în conformitate cu dispozițiile de mai sus, a eliminat numele persoanelor fizice și ale societăților care figurau în anumite documente aparținând altor categorii, la care a acordat acces.

În mod similar, este suficient să se constate că aceste afirmații nu îndeplinesc în mod evident cerința unei examinări motivate menționată la punctul 1.7 de mai sus. Se reamintește, de asemenea, că simplul fapt că un document conține date cu caracter personal, cum ar fi numele persoanelor, nu înseamnă că dispoziția de la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 este aplicabilă (14). Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că încercarea OLAF, în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, de a remedia deficiențele în motivarea refuzului contestat nu a avut succes, în măsura în care s-a bazat pe dispozițiile articolului 4 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001.

Aplicarea articolului 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001

1.10 În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, OLAF a declarat că fiecare dintre documentele din trei categorii de documente pe care le-a identificat în dosarul OF/2002/0356 [(a) note la dosarul pregătit de investigator, (b) corespondența dintre personalul OLAF sau dintre OLAF și Comisie și (c) proiectul raportului final de caz] intră sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. În sprijinul acestei poziții, OLAF a susținut că divulgarea ar dezvălui procesul de reflecție și deciziile investigatorului și ale altor funcționari responsabili, precum și reflecțiile interne ale OLAF sau reflecțiile serviciilor în cauză ale Comisiei și că o astfel de dezvăluire ar submina grav procesele decizionale relevante.

1.11 Independent de problema dacă documentele în cauză conțin "avize", în sensul articolului 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001, și de insuficiența raționamentului Comisiei în această privință, argumentul de mai sus prezentat de Comisie nu îndeplinește cerința unei examinări motivate menționată la punctul 1.7 de mai sus. Susținerea unui astfel de argument larg ar conduce efectiv la concluzia că administrația poate, în general, să refuze divulgarea documentelor care conțin avize pentru uz intern, chiar și după luarea deciziei relevante, pe motiv că divulgarea ar afecta în mod negativ interesul său de a nu dezvălui „reflecțiile sale interne” și „procesele de reflecție”. Această abordare nu poate fi în mod clar compatibilă cu principiul interpretării stricte a excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf și nu ține seama de intenția legiuitorului comunitar care a adoptat Regulamentul 1049/2001. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că încercarea OLAF, în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, de a remedia deficiențele în motivarea refuzului contestat nu a avut succes, în măsura în care s-a bazat pe dispoziția de la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001.

1.12 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că OLAF nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda reclamantului acces la o serie de documente sau la părți ale documentelor din dosarul OF/2002/0356. Acesta este un caz de administrare defectuoasă.

2 Cu privire la pretinsul refuz eronat de a acorda accesul la toate documentele care nu figurau în dosar, dar care priveau totuși în mod direct acest dosar

2.1 Reclamantul a susținut că OLAF i-a refuzat în mod eronat accesul la dosarul complet OF/2002/0356 și la toate documentele care nu figurau în dosar, dar care priveau totuși în mod direct acest dosar.

2.2 În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a considerat că OLAF a concluzionat în mod rezonabil că această parte a cererii de acces nu era suficient de precisă, având în vedere că toate documentele care privesc în mod direct acest dosar ar fi probabil incluse în același dosar. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat, de asemenea, că OLAF ar fi trebuit să solicite ulterior reclamantului să își clarifice cererea în această privință și a asistat reclamantul în acest sens, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001. Un astfel de demers ar fi oferit reclamantului posibilitatea de a clarifica ceea ce înțelegea prin documente „care privesc în mod direct” dosarul și ar fi oferit OLAF posibilitatea de a asista reclamantul în acest sens, informându-l cu privire la existența oricăror documente relevante pentru investigația OF/2002/0356, dar care nu au fost incluse în dosarul prezentei investigații. În consecință, Ombudsmanul a constatat că neadoptarea de către OLAF a măsurilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la toate celelalte documente care, deși nu figurează în dosarul anchetei OF/2002/0356, priveau totuși în mod direct acest dosar, ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta a propus ca OLAF să poată lua în considerare luarea măsurilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la toate celelalte documente care, deși nu figurează în dosarul anchetei OF/2002/0356, privesc totuși în mod direct acest dosar.

2.3 În răspunsul său, OLAF a remarcat că singura asistență pe care ar putea să o ofere reclamantului în această privință ar fi să îi spună că politica OLAF este de a include toate documentele legate de o investigație în dosarul investigației, astfel cum se explică în secțiunile 3.1.4 și 4.2 din Manualul OLAF. Astfel, OLAF nu avea cunoștință de alte documente referitoare la investigația OF/2002/0356 decât cele cuprinse în dosarul acestei investigații.

2.4 În observațiile sale, reclamantul a contestat argumentele OLAF de mai sus. El a afirmat că dovezile specifice și anumite evenimente indică faptul că trebuie să existe alte documente decât cele din dosar. De exemplu, acesta avea cunoștință de o altă corespondență (aparent neinclusă în dosar) între OLAF și Comisie referitoare la investigația OLAF în cauză, precum și de faptul că directorul OLAF a fost convocat la o audiere de către Parlamentul European cu privire la investigația respectivă, care, probabil, a condus la crearea de documente. O observație similară s-a aplicat, de exemplu, întrebărilor adresate de deputați în Parlamentul European.

2.5 Ombudsmanul reiterează faptul că sintagma "[documente] care privesc în mod direct" dosarul OF/2002/0356 ,, care a fost utilizată în cererea de acces a reclamantului, nu a fost suficient de precisă. Acesta este motivul pentru care, în propunerea sa de soluție amiabilă, a sugerat OLAF să contacteze reclamantul și să se achite de sarcinile care îi revin în temeiul articolului 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001. În loc să ia aceste măsuri, OLAF a răspuns afirmând că nu avea cunoștință de alte documente referitoare la investigația OF/2002/0356 decât cele cuprinse în dosarul acestei investigații. În observațiile sale, reclamantul a precizat că astfel de documente ar fi, în special, cele referitoare la audierea directorului OLAF organizată de Parlamentul European cu privire la investigația în cauză. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că neadoptarea de către OLAF a măsurilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la toate celelalte documente care, deși nu figurează în dosarul anchetei OF/2002/0356, privesc totuși în mod direct acest dosar, constituie un caz de administrare defectuoasă.

3 Afirmația potrivit căreia OLAF a refuzat în mod eronat să acorde acces la numele care fuseseră eliminate în nota NT/ls D (2004-AC-4577)

3.1 În temeiul Regulamentului 1049/2001, OLAF a acordat reclamantului acces parțial la o notă intitulată NT/ls D (2004-AC-4577), după ce a eliminat anumite nume din notă. La 8 decembrie 2004, reclamantul a trimis un e-mail intitulat „cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001”, în care a solicitat accesul la numele care au fost eliminate din documentul menționat mai sus. OLAF a decis să trateze cererea în temeiul Regulamentului 45/2001 privind protecția datelor. OLAF a motivat că, întrucât documentul în cauză a fost parțial divulgat și întrucât părțile necompletate erau nume de persoane, cererea de confirmare cu privire la acest aspect era, în esență, o cerere de date cu caracter personal și, prin urmare, se aplica Regulamentul 45/2001 privind protecția datelor.

3.2 În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul nu a acceptat abordarea de mai sus adoptată de OLAF. El a menționat mai întâi că, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, o cerere de confirmare poate fi depusă în cazul în care instituția în cauză a acordat doar un acces parțial la un document solicitat. În plus, trebuie subliniat că Regulamentul nr. 1049/2001 nu prevede nicăieri că o cerere de acces la documente sau o cerere de confirmare relevantă ar trebui (sau poate) să fie tratată ca o simplă cerere de acces la date cu caracter personal, în măsura în care se referă la documente care conțin astfel de date și, prin urmare, examinată nu în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001, ci mai degrabă în lumina Regulamentului nr. 45/2001. În mod similar, Regulamentul 45/2001, adoptat în temeiul articolului 286 din Tratatul CE, clarifică faptul că „accesul la documente, inclusiv condițiile de acces la documentele care conțin date cu caracter personal, este reglementat de normele adoptate în temeiul articolului 255 din Tratatul CE [...]”(15), și anume, pe baza normelor privind accesul la documente, în special a Regulamentului 1049/2001. Având în vedere cele de mai sus, Regulamentul 1049/2001 trebuie considerat lex specialis în raport cu Regulamentul 45/2001, în ceea ce privește cererile de acces la documente referitoare la „date cu caracter personal”, în sensul articolului 2 litera (a) din acest din urmă regulament. Rezultă că e-mailul reclamantului din 8 decembrie 2004, menționat mai sus, intitulat „cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001”, ar fi trebuit tratat ca atare și examinat de OLAF în temeiul Regulamentului 1049/2001. Prin urmare, faptul că OLAF nu a tratat acest e-mail ca o cerere de confirmare și, în plus, nu a evaluat temeinicia acestuia în temeiul Regulamentului 1049/2001 a părut să constituie un caz de administrare defectuoasă. Astfel, s-a făcut o propunere pertinentă pentru o soluție amiabilă. Mai precis, Ombudsmanul a propus ca OLAF să poată lua în considerare examinarea e-mailului reclamantului din 8 decembrie 2004 ca cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001, precum și acordarea accesului reclamantului la părțile documentului în cauză, cu excepția cazului în care, în conformitate cu prezentul regulament, ar invoca motive valabile și adecvate pentru a nu face acest lucru.

3.3 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, OLAF a recunoscut că cererea de confirmare a reclamantului ar fi trebuit, de fapt, să fie tratată în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, și nu în temeiul Regulamentului (CE) nr. 45/2001. Acesta și-a cerut scuze pentru această eroare.

3.4 Cu toate acestea, OLAF a refuzat să acorde accesul solicitat, care privea accesul deplin la documentul în cauză, inclusiv numele persoanelor menționate în acesta. Acesta a afirmat că nu împărtășește opinia Ombudsmanului potrivit căreia „Regulamentul 1049/2001 trebuie considerat lex specialis în raport cu Regulamentul 45/2001, în ceea ce privește cererile de acces la documente privind «datele cu caracter personal» în sensul articolului 2 litera (a) din acest din urmă regulament.” În continuare, acesta a remarcat că, dimpotrivă, dreptul de acces la documente și dreptul la viață privată și la protecția datelor sunt de aceeași natură, importanță și grad și, prin urmare, trebuie aplicate împreună; trebuie găsit un echilibru în fiecare caz în parte cu privire la o cerere de acces la un document oficial care conține date cu caracter personal. Pe de o parte, dreptul de acces public la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001 este, în general, nerestricționat și automat și nu depinde de demonstrarea vreunui interes special pentru persoana care solicită accesul. Persoana care formulează această cerere nu este, în mod normal, obligată să își motiveze cererea. Pe de altă parte, datele cu caracter personal pot fi divulgate în mod legal și legitim numai în conformitate cu principiile de bază care reglementează dreptul la viață privată și cu dispozițiile specifice care reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal. Dispozițiile Regulamentului 45/2001 precizează că persoana care formulează o cerere de date cu caracter personal trebuie să stabilească necesitatea divulgării acestor date, iar OLAF trebuie să se asigure că interesele persoanei în cauză nu vor fi prejudiciate. Mijloacele specifice de conciliere a drepturilor de acces public la documente și a dreptului la viață privată și la protecția datelor sunt consacrate la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001, care ar trebui interpretat în lumina considerentului (11) din preambulul regulamentului respectiv, potrivit căruia „la evaluarea excepțiilor, instituțiile ar trebui să țină seama de principiile din legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal, în toate domeniile de activitate ale Uniunii.” Articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 stabilește două condiții pentru transferul de date cu caracter personal: (a) că „destinatarul stabilește necesitatea transferului de date” și (b) că „nu există motive să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate”. OLAF a subliniat că reclamantul nu și-a demonstrat necesitatea de a primi datele respective. În plus, chiar dacă reclamantul ar putea stabili necesitatea, OLAF a fost de părere că, în acest caz, transferul ar putea aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. Astfel, OLAF ar fi obligat să refuze accesul din acest motiv. Divulgarea acestor date cu caracter personal, care apar într-un context profesional, ar putea submina viața privată a persoanei în cauză. În mod similar, OLAF a observat că interacțiunea dintre Regulamentul 45/2001 și Regulamentul 1049/2001 era în joc în trei cauze pendinte în fața Tribunalului de Primă Instanță (inclusiv cauza T-194/04, The Bavarian Lager Co. Ltd./Comisia) și a solicitat Ombudsmanului să aștepte hotărârile relevante înainte de a adopta orice decizie finală cu privire la acestea.

În observațiile sale, reclamantul a respins argumentele OLAF de mai sus.

3.5 Ombudsmanul observă că hotărârea Tribunalului de Primă Instanță în cauza Bavarian Lager (16) conține o serie de elemente care, pe de o parte, confirmă corectitudinea analizei sale relevante în propunerea sa de soluție amiabilă și, pe de altă parte, conduc la respingerea elementelor centrale ale argumentației OLAF prezentate mai sus. Mai precis, Tribunalul de Primă Instanță a reținut, printre altele, următoarele: (a) accesul la documentele care conțin date cu caracter personal este reglementat de Regulamentul 1049/2001, ceea ce implică faptul că, în cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate pentru a pune în aplicare articolul 2 din prezentul regulament, care prevede dreptul de acces la documente pentru toți cetățenii Uniunii, situația intră sub incidența regulamentului respectiv și, prin urmare, solicitantul nu trebuie să dovedească necesitatea divulgării în sensul articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 (17); (b) excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din regulamentul respectiv se referă numai la divulgarea datelor cu caracter personal care ar submina protecția vieții private și a integrității persoanei (18); (c) faptul că, în conformitate cu jurisprudența Curții Europene a Drepturilor Omului, noțiunea de „viață privată” este una largă și că dreptul la protecția datelor cu caracter personal poate constitui unul dintre aspectele dreptului la respectarea vieții private nu înseamnă că toate datele cu caracter personal intră în mod necesar sub incidența noțiunii de „viață privată”(19); (d) a fortiori, nu orice divulgare de date cu caracter personal este de natură să submineze viața privată a persoanei în cauză (20); (e) simplul fapt că un document conține date cu caracter personal nu înseamnă neapărat că este afectată viața privată sau integritatea persoanelor în cauză (21); (f) pentru a putea stabili dacă excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul nr. 1049/2001 se aplica în cazul concret, care privea ștergerea numelor persoanelor din procesul-verbal al unei reuniuni între funcționari ai Comisiei, funcționari britanici și reprezentanți ai Confederației Brasseurs du Marche Commun, era necesar să se examineze dacă accesul public la numele participanților la această reuniune era de natură să aducă atingere în mod concret și efectiv protecției vieții private și integrității persoanelor în cauză(22); (g) nu orice activitate profesională este acoperită în întregime și în mod necesar de protecția dreptului la respectarea vieții private (23); (h) divulgarea numelor în cauză nu a condus la o ingerință în viața privată a persoanelor care au participat la reuniune și nu ar aduce atingere protecției vieții lor private și integrității persoanei lor (24).

3.6 Având în vedere cele menționate la punctul 3.2 de mai sus și ținând seama de deținerile de mai sus ale TPI și de cerințele generale ale unei evaluări motivate menționate la punctul 1.7 de mai sus, Ombudsmanul constată că este evident că OLAF nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda acces deplin la documentul în cauză. Aceasta echivalează cu un caz de administrare defectuoasă.

4 Cu privire la pretinsa încălcare a "obligației de solicitudine"

4.1 Reclamantul a susținut că refuzul OLAF de a acorda acces la documente a reprezentat, de asemenea, o încălcare a obligației sale de a avea în vedere interesele sale în calitate de funcționar ("obligația"/"obligația în cauză").

4.2 Ombudsmanul ia notă de faptul că această obligație, astfel cum a fost interpretată de jurisprudență, se referă la "echilibru între drepturile și obligațiile reciproce stabilite prin Statutul funcționarilor în relația dintre autoritatea publică și funcționarii publici"(25) Prezenta cauză se referă la dreptul reclamantului de a avea acces la documente, astfel cum se prevede în Regulamentul 1049/2001, și nu în Statutul funcționarilor. Această obligație nu pare să impună administrației, în împrejurări precum cele din prezenta cauză, obligații suplimentare de acordare a accesului la documente. Astfel, Ombudsmanul concluzionează că nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă care să corespundă afirmației de mai sus a reclamantului.

5 Afirmația potrivit căreia un răspuns a fost formulat în mod eronat în limba engleză

5.1 Reclamantul a invocat administrarea defectuoasă din partea OLAF pentru că a răspuns la cererea sa de confirmare în limba engleză, deși această cerere fusese redactată în limba germană.

5.2 Ombudsmanul înțelege opinia OLAF de a recunoaște că exista o obligație legală, în temeiul Regulamentului 1049/2001, de a furniza reclamantului un răspuns în limba germană. În plus, Ombudsmanul ia act de faptul că OLAF, ca răspuns la afirmația reclamantului, a furnizat în cele din urmă o traducere în limba germană a răspunsului său relevant. Având în vedere cele de mai sus, această parte a cauzei a fost, în esență, soluționată și, prin urmare, nu este necesar să fie examinată în continuare.

6 Presupusa întârziere în tratarea cererilor de acces

6.1 Ombudsmanul a examinat două probleme de întârziere în propunerea sa pentru o soluție amiabilă: (1) modul în care OLAF a tratat cererea de acces a reclamantului din 19 mai 2004; (2) transferul de către OLAF a trei părți din cererea de acces a reclamantului către alte servicii ale Comisiei.

Întârzieri în tratarea cererii de acces din 19 mai 2004

6.2 În speță, reclamantul a transmis prin fax cererea sa inițială de acces adresată OLAF la 19 mai 2004 (înregistrată de OLAF la 26 mai 2004).

La 11 iunie 2004, adică la 12 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, OLAF, făcând trimitere la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001(26), a solicitat reclamantului să își clarifice cererea cu privire la documentele conținute în dosarul propriu-zis,

Reclamantul a răspuns la această cerere în dimineața zilei de 22 iunie 2004 (înregistrată de OLAF la 30 iunie 2004).

OLAF a refuzat cererea reclamantului din 19 mai la 9 iulie 2004, adică la 13 zile lucrătoare de la răspunsul reclamantului menționat mai sus.

6.3 În analiza care a condus la propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a remarcat, în primul rând, că articolul 7 alineatul (1) din prezentul regulament prevede că "[î]n termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie acordă accesul la documentul solicitat [...], fie, într-un răspuns scris, precizează motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare în conformitate cu alineatul (2) din prezentul articol."

În consecință, Ombudsmanul a constatat că o cerere de clarificare a unei cereri în temeiul articolului 6 alineatul (2) din regulament constituie, în esență, o decizie a instituției potrivit căreia cererea nu poate fi acceptată, deoarece nu a fost formulată „într-un mod suficient de precis pentru a permite instituției să identifice documentul”, astfel cum se prevede la articolul 6 alineatul (1) din regulament. Prin urmare, o astfel de cerere implică în mod necesar un refuz de admitere a cererii, astfel cum a fost formulată inițial. Prin urmare, o cerere de clarificare, formulată în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 (și în conformitate cu „obligația” instituției de a asista solicitantul în clarificarea cererii sale), trebuie, în principiu, să fie formulată în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, și anume în termenul prevăzut la articolul 7 alineatul (1) din regulament.

În plus, o astfel de cerere trebuie, în conformitate cu dispozițiile menționate anterior ale articolului 7 alineatul (1) din regulament, să informeze solicitantul cu privire la motivele specifice pentru care cererea sa nu este „suficient de precisă” și cu privire la dreptul său de a formula o cerere de confirmare împotriva deciziei instituției de a trata cererea ca atare. În cazul în care solicitantul, ca răspuns la o astfel de cerere formulată de Comisie (sau OLAF), furnizează instituției informații destinate să clarifice cererea sa, instituția ar trebui, în conformitate cu dispozițiile articolului 2 din anexa la Decizia Comisiei din 5 decembrie 2001 menționată anterior (27), să ia o decizie cu privire la cerere (care, în esență, a fost reformulată, pe baza informațiilor furnizate) în termen de 15 zile lucrătoare de la data la care a primit informațiile suplimentare.

În cazul de față, OLAF a solicitat clarificări la 11 iunie 2004, adică la 12 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de acces public a reclamantului și, prin urmare, în termenul de 15 zile lucrătoare menționat mai sus. Totuși, această solicitare nu a fost justificată în ceea ce privește documentele cuprinse în dosarul OF/2002/0356 (a se vedea punctul 1.3 de mai sus). În plus, OLAF nu ar fi informat reclamantul cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare împotriva deciziei sale de a considera că cererea sa nu era suficient de precisă. Ulterior, răspunsul reclamantului din 22 iunie 2004, care a contestat în mod explicit caracterul adecvat al acestei decizii, nu a fost tratat de OLAF ca o cerere de confirmare. În cele din urmă, OLAF a respins în mod expres cererea de acces a reclamantului, din cauza caracterului său vag, la 9 iulie 2004, adică la mai mult de 30 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii reclamantului. În aceste condiții, se pare că OLAF nu și-a respectat obligația, prevăzută la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, de a trata cu promptitudine cererea de acces a reclamantului din 19 mai 2004. Aceasta a constituit un caz de administrare defectuoasă. Astfel, Ombudsmanul a propus ca OLAF să ia în considerare posibilitatea de a-i cere scuze reclamantului pentru faptul că nu a tratat prompt cererea sa de acces din 19 mai 2004.

6.4 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, OLAF a susținut că a respectat dispozițiile relevante din Regulamentul 1049/2001, cu excepția faptului că răspunsul la cererea de confirmare a reclamantului a fost amânat cu patru zile. OLAF și-a cerut scuze pentru această întârziere de patru zile.

6.5 În observațiile sale, reclamantul a afirmat că scuzele OLAF ar putea fi acceptate în ceea ce privește termenul de patru zile menționat mai sus, dar a remarcat, de asemenea, că Ombudsmanul a identificat, de fapt, alte întârzieri. În plus, având în vedere comportamentul OLAF față de acesta, reclamantul a declarat că se îndoiește de sinceritatea scuzelor OLAF.

6.6 Ombudsmanul ia act de poziția OLAF de a-și menține opinia conform căreia a respectat dispozițiile relevante din Regulamentul 1049/2001. Cu toate acestea, el regretă că OLAF s-a abținut complet de la abordarea efectivă a întârzierilor specifice și concrete identificate de Ombudsman (a se vedea punctul 6.3 de mai sus).

6.7 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că OLAF nu și-a respectat obligația, prevăzută la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, de a trata cu promptitudine cererea de acces a reclamantului din 19 mai 2004. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă. Ombudsmanul va face o observație critică relevantă mai jos.

Transferul de către OLAF a trei părți din cererea de acces a reclamantului

6.8 În ceea ce privește cererea de acces a reclamantului din 12 octombrie 2004, OLAF a declarat că, în conformitate cu articolul 3 din normele detaliate ale Comisiei de aplicare a Regulamentului 1049/2001(28), a decis în mod corect să transmită trei părți ale cererii sale către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF. Reclamantul contestă această decizie, ceea ce a cauzat întârzieri în tratarea cererii sale.

6.9 În cadrul examinării care a condus la propunerea sa pentru o soluție amiabilă, Ombudsmanul a remarcat următoarele.

Regulamentul 1049/2001 se aplică în cazul a trei instituții comunitare, și anume Parlamentul, Consiliul și Comisia. OLAF face parte din Comisie, dar are datoria de a-și îndeplini funcțiile de investigare în deplină independență (29). Normele detaliate ale Comisiei de aplicare a Regulamentului 1049/2001 stabilesc astfel norme specifice privind tratarea cererilor de acces referitoare la activitățile OLAF. Dispoziția la care face referire OLAF, articolul 3 din Decizia 2001/937 a Comisiei, prevede următoarele (sublinierea noastră):

„Reclamantul este informat cu privire la răspunsul la cererea sa fie de către directorul general sau șeful de departament în cauză, fie de către un director desemnat în acest scop în cadrul Secretariatului General sau de către un director desemnat în cadrul OLAF, în cazul în care cererea se referă la documente privind activitățile OLAF menționate la articolul 2 alineatele (1) și (2) din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom a Comisiei de instituire a OLAF, sau de către un membru al personalului pe care l-a desemnat în acest scop.”

Articolul 2 alineatele (1) și (2) din Decizia 1999/352 a Comisiei prevede:

"Articolul 2

Sarcinile oficiului [și anume, OLAF]

1. Oficiul exercită competențele Comisiei de a efectua investigații administrative externe în scopul consolidării luptei împotriva fraudei, a corupției și a oricărei alte activități ilegale care aduce atingere intereselor financiare ale Comunității, precum și împotriva oricărei alte acțiuni sau activități a operatorilor care încalcă dispozițiile comunitare.

Oficiul este responsabil de efectuarea investigațiilor administrative interne destinate:

(a) să combată frauda, corupția și orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Comunității;

(b) să investigheze fapte grave legate de desfășurarea activităților profesionale care pot constitui o încălcare a obligațiilor de către funcționarii și agenții Comunităților care poate conduce la proceduri disciplinare și, după caz, penale sau o încălcare similară a obligațiilor de către membrii instituțiilor și organismelor, șefii organismelor sau membrii personalului instituțiilor și organismelor care nu intră sub incidența Statutului funcționarilor Comunităților Europene și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților.

Oficiul exercită competențele Comisiei astfel cum sunt definite în dispozițiile stabilite în cadrul tratatelor și în limitele și condițiile prevăzute de acestea.

Comisia sau celelalte instituții sau organisme pot încredința Oficiului investigații în alte domenii.

2. Oficiul este responsabil de furnizarea sprijinului Comisiei în cooperarea cu statele membre în domeniul luptei împotriva fraudei.”

Cele trei părți ale cererii de acces transferate de OLAF se refereau la (i) textul unui contract referitor la aspectele care au incitat reclamantul să depună plângerea „avertizorului” care a condus la ancheta OLAF OF/2002/0356; (ii) o notă a Secretarului General al Comisiei adresată directorului OLAF în legătură cu investigația OF/2002/0356; și (iii) un raport al Comitetului de supraveghere a OLAF privind OF/2002/0356 și copii ale extraselor din procesele-verbale ale reuniunilor în cursul cărora Comitetul de supraveghere a discutat investigația OF/2002/0356. Nu se contestă că aceste documente priveau una dintre activitățile prevăzute la articolul 2 alineatul (1) din Decizia 1999/352 a Comisiei, și anume "anchetele administrative interne". Având în vedere formularea largă a Deciziei 2001/937 a Comisiei - „în cazul în care cererea se referă la documente privind activitățile OLAF menționate la articolul 2 alineatele (1) și (2)”- Ombudsmanul a considerat, prin urmare, că simpla trimitere a OLAF la articolul 3 din Decizia 2001/937 a Comisiei nu a explicat în mod adecvat, în sine, decizia OLAF de a efectua transferul în cauză. Prin urmare, această decizie, care nu părea să fie motivată în mod corespunzător, a implicat un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul a propus OLAF să ia în considerare prezentarea de scuze reclamantului pentru întârzierea în tratarea cererii sale de acces public din 12 octombrie 2004, cu excepția cazului în care i-ar oferi acestuia motive valabile și adecvate pentru decizia sa de a transfera trei părți ale cererii sale către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF.

6.10 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, OLAF a susținut că a respectat dispozițiile relevante, însă fără a aborda punctele specifice din analiza Ombudsmanului de mai sus.

6.11 Ombudsmanul ia act de poziția OLAF de a-și menține opinia conform căreia a respectat dispozițiile relevante. Cu toate acestea, el regretă că OLAF s-a abținut să abordeze efectiv aspectele specifice din analiza sa de mai sus.

6.12 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că decizia OLAF de a transfera trei părți din cererea de acces a reclamantului către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF nu a fost justificată în mod corespunzător și, prin urmare, a constituit un caz de administrare defectuoasă. Ombudsmanul va face o observație critică relevantă mai jos.

7 Concluzie

Pe baza anchetelor sale cu privire la această plângere și în urma răspunsului OLAF la propunerea sa relevantă de soluție amiabilă, Ombudsmanul constată

1. niciun caz de administrare defectuoasă care să corespundă celei de a patra afirmații a reclamantului;
2. că problema a fost soluționată în ceea ce privește a cincea afirmație a reclamantului;
3. că problema a fost soluționată, în ceea ce privește prima afirmație a reclamantului, în măsura în care OLAF a acordat reclamantului acces la o serie de documente din dosarul OF/2002/0356;
4. cazurile de administrare defectuoasă, identificate la punctele 1.12, 2.5, 3.6, 6.7 și 6.12 din prezenta decizie.

Ombudsmanul nu consideră oportun să continue examinarea cazului prin elaborarea unui proiect de recomandare cu privire la aceste cazuri de administrare defectuoasă. El observă că a tratat un număr considerabil de plângeri depuse de reclamant împotriva Comisiei (inclusiv OLAF, care face parte din Comisie). Aceste cauze demonstrează un litigiu mai general și mai intens între ele, în contextul căruia instituția a susținut cu fermitate și a insistat de cele mai multe ori asupra pozițiilor sale (adesea principiale), chiar și în cazul în care Ombudsmanul, pe baza unei analize motivate, nu le-a considerat justificate. El reamintește că a făcut deja o propunere motivată de soluție amiabilă în ceea ce privește cazurile de administrare defectuoasă menționate mai sus, fără un rezultat pozitiv, în principal din cauza tendinței OLAF de a insista asupra pozițiilor sale, mai degrabă decât să răspundă în mod corespunzător punctelor și constatărilor făcute de Ombudsman și să respecte cerințele relevante ale Regulamentului 1049/2001, astfel cum a fost interpretat de instanțele comunitare. În plus, în cursul prezentei anchete, au avut loc evoluții semnificative, având în vedere pozițiile Tribunalului de Primă Instanță în Hotărârea Bavarian Lager, care sunt relevante pentru aspectele esențiale ale cauzei de față. În mod similar, o nouă cerere de acces la OLAF, în temeiul Regulamentului 1049/2001, ar fi probabil mult mai economică, din punct de vedere procedural, decât un proiect de recomandare al Ombudsmanului. De asemenea, se remarcă faptul că comisarul Kallas a solicitat recent Ombudsmanului European să îi trimită copii ale întregii sale corespondențe cu OLAF, care se aplică și prezentei decizii.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul închide cazul cu următoarele observații critice (5):

1. OLAF nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda reclamantului acces la o serie de documente sau la părți ale documentelor din dosarul OF/2002/0356. Acesta este un caz de administrare defectuoasă.
2. Neadoptarea de către OLAF a măsurilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001, în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la toate celelalte documente care, deși nu figurează în dosarul anchetei OF/2002/0356, privesc totuși în mod direct acest dosar, constituie un caz de administrare defectuoasă.
3. OLAF nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda acces deplin la nota NT/ls D (2004-AC-4577. Aceasta echivalează cu un caz de administrare defectuoasă.
4. OLAF nu și-a îndeplinit obligația, prevăzută la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001, de a trata cu promptitudine cererea de acces a reclamantului din 19 mai 2004. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
5. Decizia OLAF de a transfera trei părți din cererea de acces a reclamantului către OPOCE, Secretariatul General al Comisiei și, respectiv, Comitetul de supraveghere al OLAF nu a fost justificată în mod corespunzător și, prin urmare, a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) JO 2001, L 145, p. 43.

(2) "În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest sens, de exemplu prin furnizarea de informații privind utilizarea registrelor publice de documente."

(3) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.

(4) "1. Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar submina protecția:
(...)
(b) viața privată și integritatea persoanei, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal”.

(5) 2001/937/CE, CECO, Euratom: Decizia Comisiei din 5 decembrie 2001 de modificare a regulamentului său de procedură [notificată cu numărul C(2001) 3714], JO 2001, L 345, p. 94.

(6) Cauza T-197/98 R/Comisia, RecFP, 2000, p. I-A-55 și II-241, punctul 46.

(7) În plus, Ombudsmanul a subliniat că, în conformitate cu articolul 6 din dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului, propunerea de soluție amiabilă nu se referă la cea de a treia afirmație inițială a reclamantului (privind presupusa încălcare a „obligației de a acorda asistență”) și la prima afirmație suplimentară (privind limba răspunsului la cererea de confirmare a reclamantului), a cărei evaluare va fi prezentată în decizia sa de închidere a prezentei anchete.

(8) Cauza T-2/03, Verein für Konsumenteninformation, Rec., 2005, p. II-1121, punctele 112-115. Hotărârea a fost publicată la 13 aprilie 2005, și anume după decizia atacată a OLAF și avizul său în prezenta cauză.

(9) Secțiunea 3.4 din manualul OLAF stabilește un set de documente oficiale care trebuie pregătite în cursul unei investigații, pe baza formularelor din manual, inclusiv deschiderea investigației, autoritatea responsabilă de investigații, raportul final de caz și nota de închidere a cazului.

(10) A se vedea Hotărârea Tribunalului din 12 septembrie 2007, API/Comisia (T-36/04, nepublicată încă în Repertoriu), punctul 54 (cauzele citate). Caracterul general al motivării pe care se întemeiază un refuz al accesului, precum și concizia sau caracterul său formulat pot indica lipsa unei examinări concrete numai atunci când este posibil în mod obiectiv să se indice motivele care justifică refuzul accesului la fiecare document, fără a divulga conținutul documentului sau un aspect esențial al acestuia și privând astfel excepția de însuși obiectul său. A se vedea cauza T-36/04, citată mai sus, punctul 67.

(11) A se vedea cauza T-36/04, op. cit., punctul 56.

(12) A se vedea cauza T-36/04, API/Comisia, hotărârea din 12 septembrie 2007 [nepublicată încă în Recueil], punctul 54 (cauzele citate).

(13) A se vedea cauza T-110/03, Sison/Consiliul, Rec., 2005, p. II-1429, punctele 51 și 53.

(14) Cauza T-194/04 Bavaria Lager/Comisia, hotărârea din 8 noiembrie 2007 (nepublicată încă în Recueil), punctul 123.

(15) A se vedea considerentul 15 din preambul.

(16) Cauza T-194/04 Bavaria Lager/Comisia, hotărârea din 8 noiembrie 2007 (nepublicată încă în Repertoriu).

(17) A se vedea punctele 100, 107 și 138 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(18) A se vedea punctul 128 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(19) A se vedea punctul 118 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(20) A se vedea punctul 119 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(21) A se vedea punctul 123 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(22) A se vedea punctul 120 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(23) A se vedea punctul 131 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(24) A se vedea punctul 131 din cauza T-194/04 Bavarian Lager/Comisia, citată mai sus.

(25) A se vedea, de exemplu, cauza 298/93 P, K/Curtea de Justiție, Rec., 1994, p. I-3009, punctul 38: „Îndatorirea administrației de a respecta bunăstarea funcționarilor […] reflectă echilibrul drepturilor și obligațiilor reciproce stabilit de statut în relația dintre autoritatea publică și funcționari. O consecință specială a acestui echilibru este că, atunci când autoritatea ia o decizie cu privire la situația unui funcționar, aceasta ar trebui să ia în considerare toți factorii care pot afecta decizia sa și că, procedând astfel, ar trebui să ia în considerare nu numai interesele serviciului, ci și pe cele ale persoanei în cauză.”

(26) "1. Cererile de acces la un document se depun în orice formă scrisă, inclusiv în format electronic, într-una dintre limbile menționate la articolul 314 din Tratatul CE și într-un mod suficient de precis pentru a permite instituției să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să își motiveze cererea.

2. În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția îi cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest sens, de exemplu prin furnizarea de informații privind utilizarea registrelor publice de documente.

3. „În cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, instituția în cauză poate discuta informal cu solicitantul, în vederea găsirii unei soluții echitabile.”

(27) A se vedea nota de subsol 5.

(28) 2001/937/CE, CECO, Euratom: Decizia Comisiei din 5 decembrie 2001 de modificare a regulamentului său de procedură [notificată cu numărul C(2001) 3714], JO L 345, p. 94.

(29) Decizia 1999/352 a Comisiei din 28 aprilie 1999 de instituire a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF), JO 1999, L 136, p. 20, articolul 3.