Contextul plângerii

1. Reclamantul a participat la o procedură de selecție organizată de Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO) pentru recrutarea de asistenți în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor - EPSO/AST/151/22 [1]. Procedura de selecție a inclus teste de raționament, care au fost efectuate prin testare la distanță [2]. EPSO a apelat la un prestator de servicii pentru a găzdui și a supraveghea aceste teste [3].

2. Reclamantul urma să susțină teste supravegheate de la distanță la 16 mai 2023. Potrivit reclamantei, după ce a citit instrucțiunile pentru studiul de caz [4], aceasta a încercat să înceapă exercițiul. Cu toate acestea, documentele justificative au fost afișate în mijlocul ecranului, fără nicio funcționalitate de editare sau instrument de luare de notițe pentru a tasta studiul de caz. În plus, cronometrul care afișează timpul rămas pentru finalizarea studiului de caz a arătat doar două minute în loc de 90, astfel cum se prevăzuse.

3. Reclamantul a informat imediat „proctorul”[5] care monitorizează testele, oral și în scris, în chat. Procurorul a solicitat reclamantului să facă clic pe butonul „Următorul”, care a fost singura opțiune afișată. Reclamantul a făcut acest lucru și a fost redirecționat către o pagină de sondaj. Reclamantul a contactat din nou procurorul, exprimându-și îngrijorarea, deoarece a înțeles că sondajul se află, de obicei, la sfârșitul testelor. Ea a solicitat procurorului să facă o înregistrare a „incidentului”.

4. Proctorul a instruit reclamantul să iasă din cerere și a distribuit un link către asistența tehnică online a furnizorului de servicii, precizând că reclamantul ar trebui să îl contacteze în cazul în care nu se mai poate reconecta la test după ieșirea din cerere. Reclamantul a făcut acest lucru și s-a reconectat la teste, dar a fost redirecționat din nou către sondaj. Ea a cerut ajutor, iar proctorul i-a cerut să completeze sondajul. Reclamantul a făcut acest lucru, iar cererea a afișat apoi mesajul că reclamantul a finalizat testul.

5. Reclamantul a contactat din nou procurorul, care, în cele din urmă, a informat-o că nu poate rezolva problema. Aceștia au solicitat reclamantului să contacteze asistența tehnică. Reclamantul a încercat să contacteze asistența tehnică de pe site-ul web al furnizorului de servicii, dar a fost pur și simplu redirecționat către secțiunea „Întrebări frecvente” (FAQ). În cele din urmă, reclamantul a utilizat un „formular de contact” pentru a depune o plângere la prestatorul de servicii. În paralel, reclamantul a trimis o plângere la EPSO.

6. EPSO a respins plângerea reclamantei pe motiv că aceasta nu a contactat asistența tehnică a furnizorului de servicii în timpul testelor și nici nu a furnizat un „număr de bilet”[6] ca dovadă că a făcut acest lucru. Reclamantul a contestat poziția EPSO, dar EPSO și-a confirmat decizia.

7. La 24 iulie 2023, reclamanta a primit un mesaj din partea EPSO, prin care a fost informată că nu a „rezervat sau susținut examenul pentru studiul de caz” și că, prin urmare, a fost descalificată din procedura de selecție. Reclamantul a solicitat EPSO să își revizuiască [7] decizia. EPSO a respins cererea pe motiv că nu putea fi formulată o cerere de reexaminare în legătură cu aspecte tehnice. EPSO a informat reclamantul că nu se va angaja într-o corespondență ulterioară cu privire la această chestiune.

8. Nemulțumită de modul în care EPSO a tratat plângerea sa, reclamanta s-a adresat Ombudsmanului European.

Ancheta

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul EPSO la cererea de informații a Ombudsmanului și, ulterior, observațiile reclamantului cu privire la răspunsul EPSO.

10. În scrisoarea sa adresată EPSO, Ombudsmanul a solicitat EPSO să verifice jurnalele tehnice legate de testele reclamantului.

11. Înainte de a primi această plângere, Ombudsmanul a efectuat mai multe anchete cu privire la modul în care EPSO a tratat plângerile referitoare la aspecte tehnice în cadrul testelor la distanță. Constatările făcute în aceste anchete sunt relevante pentru acest caz [8].

Argumente prezentate Ombudsmanului

12. În plângerea sa, reclamația a susținut, în esență, că EPSO a respins în mod eronat reclamația sa pentru că nu a urmat instrucțiunile privind depanarea problemelor tehnice. Reclamația susținea că a alertat proctorul în timpul testului și, prin urmare, a respectat atât instrucțiunile EPSO, cât și anunțul de concurs.

13. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, EPSO a reiterat faptul că reclamantul nu a contactat asistența tehnică a furnizorului său de servicii în timpul testului și nu a furnizat un număr de bilet ca dovadă a acestui lucru. EPSO a explicat că, întrucât relația sa contractuală cu prestatorul de servicii a încetat, nu mai era posibil să se acceseze jurnalele tehnice. În schimb, EPSO a furnizat extrase din propria documentație și, în special, „raportul incidentului” relevant pentru plângerea inițială depusă de reclamant.

14. Concluzia EPSO a fost că, pe baza acestui document, nu există niciun motiv pentru a pune sub semnul întrebării evaluarea efectuată la momentul respectiv.

Evaluarea Ombudsmanului

15. Ombudsmanul a efectuat anterior mai multe anchete în cazurile în care EPSO a respins plângeri cu privire la aspecte tehnice pe motiv că reclamanții nu au furnizat un număr de legitimație de transport emis de sprijinul tehnic al prestatorului de servicii. Într-o serie de decizii, Ombudsmanul a constatat că, în conformitate cu anunțul de concurs și cu instrucțiunile pentru testarea la distanță, candidații care se confruntă cu probleme tehnice ar putea apela la supraveghetor sau la asistența tehnică online pentru a raporta o problemă. Prin urmare, EPSO nu a putut respinge plângerile doar pentru că reclamantul nu a furnizat un număr de legitimație de transport.

16. În acest caz, Ombudsmanul consideră, de asemenea, că EPSO a respins în mod eronat plângerea pentru simplul motiv că reclamantul nu a furnizat un număr de legitimație de transport.

17. În contextul anchetelor menționate mai sus, Ombudsmanul a subliniat că, ori de câte ori reclamanții afirmă că au urmat instrucțiunile proctorilor și au solicitat înregistrarea în scris a unei plângeri, EPSO ar trebui să dea dovadă de flexibilitate și să evalueze în continuare orice plângere conexă ulterioară.

18. În acest caz, documentele furnizate de EPSO, împreună cu răspunsul său la această anchetă, arată că, după primirea reclamației, EPSO a verificat jurnalele tehnice [9]. Aceste înregistrări au demonstrat că reclamantul a fost într-adevăr redirecționat către pagina sondajului după începerea studiului de caz. Jurnalele au arătat, de asemenea, că reclamantul a fost deconectat de la platforma de testare timp de 20 de minute înainte de a fi reconectat. Raportul privind incidentul arată, de asemenea, că, pe baza acestor informații, EPSO a luat în considerare posibilitatea de a solicita furnizorului de servicii mai multe detalii cu privire la incident.

19. În opinia Ombudsmanului, acest lucru arată că EPSO a avut suficiente indicii că a apărut o problemă tehnică, astfel cum a raportat reclamantul. De asemenea, este clar că este posibil ca această chestiune să fi avut un „caracter substanțial”, având în vedere că reclamanta nu a putut efectua deloc testul, compromițând astfel capacitatea sa de a reuși în procedura de selecție.  Cu toate acestea, EPSO a decis că, în lipsa unui număr de legitimație de transport, reclamația nu putea fi admisă. Este deosebit de regretabil faptul că EPSO nu a dat curs sugestiei formulate în raportul privind incidentul de a investiga în continuare.

20. Având în vedere cele de mai sus și în conformitate cu constatările anchetelor anterioare menționate mai sus, Ombudsmanul constată că EPSO a respins în mod eronat plângerea. Aceasta a constituit administrare defectuoasă.

21. În răspunsurile sale la constatările și sugestiile din anchetele Ombudsmanului menționate mai sus, EPSO a informat Ombudsmanul cu privire la intenția sa de a oferi reclamanților posibilitatea de a repeta testele în mai multe cazuri [10]. Prin urmare, Ombudsmanul sugerează EPSO să inițieze un dialog cu reclamantul în vederea găsirii unei soluții adecvate și echitabile în acest caz, cum ar fi oferirea posibilității reclamantului de a relua testele.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie [11]:

A existat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește modul în care EPSO a tratat plângerea reclamantului fără investigații suplimentare.

Sugestie

EPSO ar trebui să intre în dialog cu reclamantul în vederea găsirii unei soluții adecvate și echitabile, cum ar fi oferirea posibilității reclamantului de a susține din nou testele.

Reclamantul și EPSO vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 13.2.2025

[1] Asistenți – Locul de muncă digital, automatizarea birourilor și calculul mobil https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Testele sunt susținute de candidați de la distanță, printr-o aplicație dedicată.

[3] Între timp, EPSO a reziliat contractul cu furnizorul de servicii în cauză.

[4] Studiul de caz a fost un examen scris în cursul căruia candidații au trebuit să analizeze documente și să redacteze un răspuns scris la întrebarea (întrebările) problematică (problematice).

[5] Proctorii erau angajați ai furnizorului de servicii al EPSO, însărcinați cu monitorizarea testelor și cu acordarea de asistență candidaților care s-au confruntat cu probleme în timpul testelor.

[6] Potrivit EPSO, acest număr îi permite să acceseze o înregistrare scrisă a unui incident.

[7] În cazul în care consideră că a existat o eroare materială sau o încălcare a normelor procedurii de selecție, candidații pot solicita reexaminarea oricărei decizii a comisiei de evaluare sau a EPSO care le afectează progresul în orice etapă a procedurii de selecție: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] A se vedea, de exemplu, cazul 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094.

[9] Astfel, demonstrarea faptului că un număr de legitimație de transport nu este o cerință întemeiată pe o justificare tehnică, ci o simplă cerință procedurală.

[10] A se vedea, de exemplu, cauza 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774.

[11] Această plângere a fost tratată în cadrul tratării cazurilor delegate, în conformitate cu Decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare