Strasbourg, 15 decembrie 2003

Stimate domnule C.,

La 9 aprilie 2003, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la respingerea de către Agenția Europeană pentru Evaluarea Medicamentelor (EMEA) a candidaturilor dumneavoastră pentru două proceduri de selecție a agenților temporari.

La 28 aprilie 2003, am transmis plângerea directorului EMEA. EMEA și-a transmis avizul la 22 iulie 2003. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 22 octombrie 2003.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele sunt, pe scurt, după cum urmează:

La 24 decembrie 2002, reclamantul a depus o cerere pentru două proceduri de selecție a agenților temporari organizate de Agenția Europeană pentru Evaluarea Medicamentelor (EMEA), și anume șeful sectorului „Informații – Tehnologie” (EMEA/A/157) și administratorii principali – sectorul „Gestionarea proiectelor” (EMEA/A/159).

La 6 februarie 2003, acesta a fost informat de către șeful sectorului „Personal și buget” că candidaturile sale nu au fost admise deoarece a candidat în comun pentru două proceduri de selecție.

La 14 februarie 2003, acesta a introdus o cale de atac în cadrul procedurii de recurs menționate în anunțul de procedură de selecție. Reclamantul și-a motivat recursul prin faptul că nu există nicio dispoziție care să interzică unui candidat să candideze la mai multe proceduri de selecție. Singura limitare este scrisă cu caractere mici pe formularul de cerere și are următorul conținut: „Candidații care utilizează același formular pentru a candida la mai multe concursuri vor fi descalificați.” Reclamantul a trimis, de asemenea, un memorandum în sprijinul recursului său, în care a susținut că decizia de respingere a candidaturii sale este ilegală deoarece:

anunțul privind procedurile de selecție publicat în Jurnalul Oficial nu a fost datat și nu a fost semnat;

decizia de respingere a cererilor reclamantului nu menționează posibilele căi de atac și oferă o motivare eronată;

- nu există nicio dispoziție care să permită EMEA să respingă o cerere pe baza unei formalități administrative;

respingerea nu respectă principiul proporționalității;

reclamantul nu a fost niciodată audiat, contrar articolului 6 din Convenția europeană a drepturilor omului.

Memorandumul a susținut, de asemenea, că EMEA nu a luat în considerare următoarele circumstanțe ale cazului său:

- limitarea apare o singură dată, iar formatul formularului de cerere poate duce la erori în completarea casetelor corecte;

reclamantul ar fi putut fi invitat să furnizeze un al doilea formular de cerere;

prin adoptarea unei decizii abia la 6 februarie 2003, EMEA nu a oferit reclamantului posibilitatea de a corecta situația.

Ca răspuns la contestația sa, reclamantul a primit o scrisoare din data de 5 martie 2003, tot din partea șefului sectorului „Personal și buget”, prin care se confirma decizia anterioară.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul subliniază că decizia privind calea sa de atac a fost semnată de aceeași persoană care l-a informat că cererile sale au fost respinse și utilizează aceiași termeni ca decizia inițială. El susține că procedura de recurs, astfel cum este prevăzută în anunțul privind procedura de selecție, nu există cu adevărat și că scrisoarea din 5 martie 2003 a șefului sectorului „Personal și buget” nu respectă obligația de motivare. El susține că candidatura sa ar trebui luată în considerare, cel puțin pentru una dintre cele două proceduri de selecție, și că comisia de evaluare ar trebui să răspundă argumentelor pe care le-a prezentat în memorandumul în susținerea recursului său.

INQUIRY

Avizul EMEA

Avizul EMEA poate fi rezumat după cum urmează:

Procedura căii de atac, astfel cum este descrisă în anunțul privind procedura de selecție, a fost respectată cu strictețe. Procedura de recurs prevede că un candidat care consideră că s-a comis o eroare în ceea ce privește eligibilitatea poate solicita reexaminarea candidaturii sale în termen de 30 de zile calendaristice de la data poștei care figurează pe scrisoarea prin care se declară că nu a fost admis la procedura de selecție. Comisia de evaluare va reexamina candidatura și va informa candidatul cu privire la decizia sa în termen de 45 de zile calendaristice de la primirea scrisorii. La 6 februarie 2003, reclamantul a fost informat că cererile sale au fost respinse. La 16 februarie 2003, acesta a solicitat reexaminarea candidaturilor sale. Comisia de evaluare a reexaminat candidaturile sale, iar reclamantul a fost informat cu privire la rezultat prin decizia din 5 martie 2003, care a explicat motivele respingerii contestației.

În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia EMEA nu și-a respectat obligația de a-și motiva decizia, EMEA nu a avut loc pentru interpretare. Formularul de cerere prevede: „Bifați o singură casetă. Candidații care utilizează același formular pentru a candida la mai multe concursuri vor fi descalificați.” Respingerea a fost, prin urmare, o consecință a utilizării unui formular de candidatură pentru a candida la două proceduri de selecție. În scrisoarea sa din 5 martie 2003, EMEA a oferit precizări cu privire la nulitatea formularului de cerere și a dispoziției relevante. Astfel, EMEA a oferit o explicație completă a motivelor pentru care cererile reclamantului au fost respinse.

EMEA consideră nefondată afirmația reclamantului potrivit căreia EMEA ar trebui să ia în considerare cel puțin una dintre cererile sale. Niciuna dintre candidaturile reclamantului nu a putut fi acceptată, deoarece reclamantul nu a depus un dosar de candidatură complet pentru o singură procedură de selecție. EMEA nu a putut decide, în numele reclamantului, pentru ce procedură de selecție candida acesta. Orice contact cu reclamantul după depunerea candidaturilor sale ar fi fost contrar principiului egalității de tratament a candidaților.

În plus, acceptarea unui formular de candidatură cu două căsuțe bifate ar fi fost în detrimentul altor candidați care au depus formulare de candidatură corecte. În sfârșit, EMEA nu și-ar fi îndeplinit obligația de a institui o procedură transparentă, neglijând normele care figurează în mod clar în formularul de cerere.

EMEA respinge argumentul reclamantului potrivit căruia anunțul de recrutare nu este datat și semnat și consideră că este evident că EMEA este autorul acestor proceduri de selecție. Numele EMEA este clar specificat și inconfundabil în text și în formularul de candidatură.

În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia EMEA ar fi trebuit să identifice eroarea sa și să îl contacteze înainte de încheierea procedurii pentru ca acesta să o corecteze, acest lucru ar fi fost contrar principiului egalității de tratament menționat mai sus. În plus, validitatea și admisibilitatea candidaturilor sunt examinate de comisiile de evaluare după încheierea procedurii.

În ceea ce privește principiul proporționalității, EMEA nu a avut altă opțiune decât să respingă cererile reclamantului, deoarece acesta nu a prezentat un dosar de cerere valabil. Orice altă decizie ar fi fost în detrimentul altor candidați. Întrucât a existat o singură posibilitate, decizia respectă principiul proporționalității. EMEA consideră că dispoziția conform căreia trebuie bifată o singură căsuță este necesară și adecvată. Având în vedere numărul mare de cereri primite de EMEA, aceasta trebuie să stabilească norme pentru a asigura o gestionare în timp util a cererilor, în conformitate cu principiul egalității. Această dispoziție este necesară pentru a permite identificarea clară a procedurii de selecție alese și a documentației furnizate. În plus, această dispoziție apare în mod clar în formularul de candidatură și nu înseamnă prea multă muncă pentru candidați.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a subliniat, pe scurt, următoarele aspecte.

Reclamantul solicită procesul-verbal al reuniunii în cadrul căreia a fost examinată cererea sa de reexaminare, precum și numele participanților. Aceste documente ar dovedi dacă procedura de recurs există cu adevărat.

Reclamantul dorește să știe dacă deciziile EMEA nu sunt nici semnate, nici datate și cine a luat decizia cu privire la cererile sale.

Este împotriva bunei administrări limitarea numărului de candidați prin impunerea unui proces birocratic greoi de selecție. El solicită să fie informat cu privire la numărul de cereri multiple respinse.

DECIZIA

1 Observații preliminare

1.1 În observațiile sale cu privire la avizul emis de Agenția Europeană pentru Evaluarea Medicamentelor (EMEA), reclamantul solicită accesul la documente și informații care nu fac parte din plângerea inițială.

1.2 Ombudsmanul consideră că deține toate informațiile de care are nevoie pentru a trata plângerea inițială. Se pare, de asemenea, că reclamantul nu a abordat în prealabil EMEA cu privire la noile sale cereri. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu ar fi oportun să se extindă domeniul de aplicare al prezentei anchete pentru a include aceste noi cereri.

1.3 Ombudsmanul subliniază că reclamantul este liber să adreseze EMEA cererile sale de acces la documente și informații și să depună o nouă plângere la Ombudsman în cazul în care consideră că EMEA nu a furnizat un răspuns satisfăcător.

2 Pretinsa lipsă a unei căi de atac

2.1 Candidaturile reclamantului pentru două proceduri de selecție a agenților temporari organizate de EMEA au fost respinse. Reclamantul susține că procedura de recurs, astfel cum este prevăzută în anunțul privind procedura de selecție, nu există cu adevărat. El susține că decizia în urma căii sale de atac este semnată de aceeași persoană care l-a informat că cererile sale au fost respinse și utilizează aceiași termeni ca decizia inițială.

2.2 EMEA susține că procedura căii de atac, astfel cum este descrisă în anunțul procedurii de selecție, a fost respectată cu scrupulozitate.

2.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că scrisorile EMEA adresate reclamantului la 6 februarie 2003 și 5 martie 2003 au fost semnate de șeful sectorului "Personal și buget". Ombudsmanul ia act, de asemenea, de faptul că, în conformitate cu dispozițiile privind procedura căii de atac, cererile de reexaminare trebuie examinate de comisia de evaluare. Ombudsmanul consideră că scrisorile adresate reclamantului de către EMEA ar fi putut indica mai clar faptul că șeful sectorului „Personal și buget” îl informa pe reclamant cu privire la deciziile comisiei de selecție. Cu toate acestea, EMEA a explicat în mod clar în avizul său privind plângerea că comisia de evaluare a reexaminat candidaturile reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare investigații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

3 Cu privire la pretinsa lipsă de motivare

3.1 Reclamantul susține că scrisoarea din 5 martie 2003 a șefului de sector "Personal și buget" nu respectă obligația de motivare.

3.2 Potrivit EMEA, scrisoarea sa din 5 martie 2003 a oferit o explicație completă a motivelor pentru care cererile reclamantului au fost respinse.

3.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că EMEA, în scrisoarea sa din 5 martie 2003, a explicat că în formularul de cerere se menționa: "Se bifează o singură căsuță. Candidații care utilizează același formular pentru a candida la mai multe concursuri vor fi descalificați.” EMEA a declarat, de asemenea, că candidații trebuie să trimită formulare de candidatură complete, însoțite de documente justificative pentru fiecare procedură de selecție și că depunerea unui formular de candidatură pentru două proceduri de selecție a condus la excluderea candidaturii. Ombudsmanul consideră că EMEA i-a oferit reclamantului o explicație clară și neechivocă, care i-a permis să înțeleagă de ce cererile sale au fost respinse. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

4 Afirmația că cel puțin una dintre cererile reclamantului ar trebui acceptată

4.1 Reclamantul susține că candidaturile sale ar trebui luate în considerare pentru cel puțin una dintre cele două proceduri de selecție.

4.2 EMEA susține că nu putea decide, în numele reclamantului, procedura de selecție pentru care candida. Orice contact cu reclamantul după depunerea candidaturilor sale ar fi fost contrar principiului egalității de tratament a candidaților. În plus, acceptarea unui formular de candidatură cu două căsuțe bifate ar fi fost în detrimentul altor candidați care au depus formulare de candidatură corecte. În sfârșit, prin faptul că nu a respectat normele care figurează în mod clar în formularul de cerere, EMEA nu și-ar fi îndeplinit obligația de a institui o procedură transparentă.

4.3 Ombudsmanul subliniază că asigurarea respectării principiului egalității de tratament reprezintă o bună conduită administrativă. Curtea de Justiție a statuat în repetate rânduri că acest principiu are o importanță fundamentală în ceea ce privește ocuparea forței de muncă (1). Ombudsmanul ia act de faptul că formularul de candidatură prevede în mod clar că trebuie bifată o singură căsuță și că candidații care utilizează același formular pentru a candida la mai multe concursuri vor fi descalificați. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că explicația EMEA cu privire la refuzul său de a accepta cererea reclamantului pare rezonabilă. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

5 Cu privire la afirmația potrivit căreia comisia de evaluare ar trebui să răspundă argumentelor reclamantului

5.1 Reclamantul susține că comisia de evaluare ar trebui să răspundă argumentelor sale, astfel cum au fost dezvoltate în memorandumul său trimis EMEA.

5.2 Ombudsmanul ia act de faptul că EMEA a profitat de ocazia oferită de prezenta anchetă pentru a-și explica raționamentul și pentru a răspunde în detaliu argumentelor reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare investigații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

6 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea EMEA. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Directorul EMEA va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Cauza 119/83 Appelbaum/Comisia, Rec., 1985, p. 2423.