Contextul plângerii

1. În octombrie 2022, reclamantul, o organizație a societății civile (Drepturile digitale europene sau „EDRi”)[1], a depus o cerere de acces public [2] la documentele deținute de Comisia Europeană. Documentele solicitate au fost chestionare trimise de Comisie statelor membre pe tema criptării în 2021, răspunsurile statelor membre la aceste chestionare și orice material de prezentare sau compilație pregătită de Comisie pe baza răspunsurilor.

2. Comisia a identificat șase documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii. Aceasta a acordat acces deplin la un document (o ordine de zi a reuniunii), dar a refuzat accesul integral la celelalte cinci documente, susținând că divulgarea acestor documente ar submina protecția interesului public în ceea ce privește siguranța publică, precum și procesul decizional al Comisiei în ceea ce privește criptarea în contextul asigurării respectării legii. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia (prin formularea unei „cereri de confirmare”).

3. Comisia a confirmat primirea cererii de confirmare și a declarat că va răspunde în termenele aplicabile, înainte de 15 februarie 2023. Comisia a informat apoi reclamantul că, din cauza necesității de a desfășura consultări, nu va fi în măsură să răspundă la timp. După ce a trimis două atenționări, la care Comisia nu a răspuns, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în aprilie 2023.

Ancheta

4. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la lipsa unui răspuns din partea Comisiei la cererea de confirmare depusă de reclamant.

5. În cursul anchetei și având în vedere întârzierea persistentă, echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat documentele în litigiu. În urma unei examinări a documentelor, Ombudsmanul a propus o soluție prin care Comisia să acorde un acces cât mai larg posibil la cele cinci documente în cauză.

6. Comisia a răspuns, după o întârziere foarte mare, la cererea de confirmare și, câteva săptămâni mai târziu, la propunerea de soluție a Ombudsmanului. Ombudsmanul a primit observațiile reclamantului cu privire la răspunsul Comisiei.

Propunerea Ombudsmanului pentru o soluție

7. În urma inspecției documentelor de către echipa sa de anchetă, Ombudsmanul a considerat că Comisia ar fi trebuit să acorde un acces parțial la documente.

8. Cele cinci documente în cauză sunt:

• Documentul 1, care conține 27 de chestionare pe care Comisia le-a trimis autorităților statelor membre pentru a colecta răspunsurile acestora în ceea ce privește legislația națională aplicabilă și jurisprudența privind criptarea („chestionarul A”) și practicile și nevoile operaționale din fiecare stat membru, inclusiv date cantitative, dacă sunt disponibile („chestionarul B”).
• Documentul 2, care conține aceleași 27 de chestionare cu răspunsurile statelor membre.
• Documentele 3, 4 și 6 [3] sunt rezumate ale răspunsurilor, diapozitive de prezentare și un document de reflecție care prezintă principalele concluzii ale răspunsurilor statelor membre la chestionare.

9. Ombudsmanul a considerat că o mare parte a documentelor ar putea fi divulgate publicului, în special părțile care descriu legislația sau jurisprudența națională aplicabilă („chestionarul A”). Aceste părți nu par să intre sub incidența niciuneia dintre excepțiile invocate de Comisie.

10. Ea a subliniat că există un interes public puternic pentru divulgarea documentelor, nu numai din cauza importanței subiectului criptării și a modului în care aceasta se referă la dreptul fundamental la viață privată, ci și pentru că organizațiile societății civile, cum ar fi reclamantul, se bazează pe documentele divulgate ca răspuns la cererile de acces public pentru a-și exercita rolul de „câini de pază”.

11. Prin urmare, Ombudsmanul a propus Comisiei să își reconsidere poziția cu privire la cererea de acces public în vederea acordării unui acces cât mai larg posibil la cele cinci documente în cauză [4].

12. În urma propunerii de soluție a Ombudsmanului, Comisia a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului (în ianuarie 2024). Comisia a acordat acces deplin la documentele 1 și 6 (chestionarele „necompletate” și un document de referință). Aceasta a acordat un acces parțial larg la documentul 2, care conține răspunsurile statelor membre la chestionarele A și B [5], precum și un acces parțial la documentele 3 și 4, care reprezintă un rezumat al răspunsurilor primite și o prezentare generală a răspunsurilor respective. Comisia a explicat că a refuzat să divulge anumite părți ale documentelor, deoarece divulgarea lor ar aduce atingere protecției interesului public în ceea ce privește siguranța publică.

13. În special, Comisia a declarat că a consultat statele membre cu privire la o posibilă divulgare. Unele state membre s-au opus divulgării răspunsurilor lor, deoarece acestea conțin informații sensibile legate, de exemplu, de modalitățile tehnice sau de protocoalele operaționale în vigoare, precum și informații privind capacitățile de decriptare și posibilele limite ale acestora. Comisia a adăugat că divulgarea publică a oricărui element legat de vulnerabilitățile de criptare ar putea servi la informarea potențialilor infractori și ar putea prezenta riscuri în materie de securitate la nivel național și la nivelul UE.

14. Ulterior, Comisia a răspuns la propunerea de soluție a Ombudsmanului în februarie 2024.[6] Pe lângă argumentele prezentate ca răspuns la cererea de confirmare, Comisia a explicat că a decis să protejeze părți din documentele 3 și 4, deoarece divulgarea lor ar dezvălui în mod direct sau indirect (prin corelarea informațiilor cu răspunsurile la chestionare pe care statele membre au fost de acord să le divulge) conținutul răspunsurilor furnizate de statele membre individuale care nu au fost de acord să divulge integral sau parțial răspunsurile lor. Comisia a adăugat că marea majoritate a statelor membre au indicat, ca răspuns la o întrebare din chestionarul B, că se vor opune divulgării răspunsurilor sensibile în cazul unei cereri de acces public.[7] Comisia a subliniat că decizia de confirmare a acordat un acces suplimentar substanțial în comparație cu propunerea Ombudsmanului în ceea ce privește răspunsurile la chestionarul B. Comisia a considerat că s-a acordat cel mai larg acces posibil la documente.

15. Reclamantul a salutat soluția propusă de Ombudsman și a acceptat poziția Comisiei potrivit căreia conținutul sensibil nu poate fi divulgat. Cu toate acestea, reclamantul a pus sub semnul întrebării ocultările din documentul 4 (diapozitivele de prezentare), care se refereau la numărul de state membre care au răspuns în același mod la anumite întrebări (de exemplu, statele membre „X” au declarat că au instituit o legislație specifică privind criptarea). Reclamantul nu a putut înțelege de ce aceste cifre sunt sensibile și a remarcat că ele ar putea fi calculate cu ușurință pe baza răspunsurilor comunicate de statele membre în chestionare (documentul 2). Reclamantul a susținut că documentul 4 nu atribuie niciun răspuns unui anumit stat membru și nu prezintă niciun risc de subminare a securității publice. Ocultările din document, a spus reclamantul, au făcut ca divulgarea sa să fie inutilă.

16. Reclamantul a observat, de asemenea, discrepanța dintre răspunsul inițial al Comisiei, prin care se refuză accesul integral la toate documentele, și decizia sa de confirmare prin care se acordă un acces parțial larg (după o așteptare foarte lungă). Reclamantul a considerat că Comisia ar fi trebuit să acorde deja un acces parțial cel puțin limitat în etapa inițială, în loc să „împingă” solicitanții să utilizeze mecanismele de recurs, cum ar fi Ombudsmanul European sau Curtea de Justiție a UE.

Evaluarea Ombudsmanului după propunerea de soluție

17. Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei la propunerea sa de soluție și accesul parțial larg pe care Comisia l-a acordat acum la documentele în cauză. Răspunsurile statelor membre la chestionarul A, referitoare la legislația națională aplicabilă și la jurisprudența privind criptarea, au fost divulgate cu câteva excepții care par justificate având în vedere preocupările în materie de securitate explicate de Comisie. Răspunsurile la chestionarul B, care conțin practici operaționale ce pot fi considerate sensibile, au fost divulgate parțial (aproximativ jumătate din răspunsurile statelor membre au fost puse parțial la dispoziție). Explicațiile Comisiei cu privire la posibilele riscuri de securitate ale divulgării nu sunt vădit eronate.

18. Ombudsmanul ia act de preocupările reclamantului în ceea ce privește ocultările aplicate de Comisie documentului 4. Cu toate acestea, ea înțelege că Comisia a decis să oculteze numărul agregat de state membre din documentul respectiv pentru a preveni corelarea informațiilor care ar permite publicului, deși indirect, să atribuie anumite răspunsuri anumitor state membre. Comisia a furnizat explicații în acest sens și a făcut trimitere la o întrebare specifică din chestionarul B privind obiecțiile statelor membre față de comunicarea informațiilor. Ombudsmanul consideră că explicațiile Comisiei pentru ocultări nu sunt vădit nerezonabile.

19. Prin urmare, Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei la propunerea sa de soluție și consideră că aceasta soluționează plângerea.

20. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de întârzierea flagrantă în acest caz. În conformitate cu Regulamentul 1049/2001, o instituție a UE ar trebui, în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare, fie să acorde acces la documentul solicitat, fie să indice, într-un răspuns scris, motivele refuzului total sau parțial. Termenul de 15 zile lucrătoare poate fi prelungit cu încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale.[8]

21. În acest caz, Comisia a luat aproape un an pentru a lua o decizie cu privire la cererea de confirmare a reclamantului. Într-o constatare recentă a administrării defectuoase în ceea ce privește întârzierile sistemice înregistrate de Comisie în tratarea cererilor de acces public la documente [9], Ombudsmanul a prezentat o recomandare și mai multe sugestii de îmbunătățire și a îndemnat Comisia să abordeze problema majoră a întârzierilor. Parlamentul European a aprobat un raport special trimis de Ombudsman cu privire la această chestiune în cadrul unui vot unanim în sesiunea sa plenară din 14 martie 2024. Ca atare, Ombudsmanul va continua să monitorizeze chestiunea, dar nu va repeta aceste elemente în prezenta decizie.

Concluzii

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarele concluzii:

Acceptând să ofere un acces parțial mai larg la documentele solicitate, Comisia a soluționat plângerea.

Ombudsmanul regretă profund întârzierea cu care Comisia a răspuns la cererea reclamantului. Ea insistă asupra faptului că nerespectarea termenelor stabilite de legiuitor în Regulamentul 1049/2001 nu poate fi o bună administrare. Ea îndeamnă din nou Comisia să îmbunătățească modul în care tratează cu prioritate cererile de acces public și face trimitere la recomandarea din ancheta sa strategică OI/2/2022/OAM.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informate cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 17.4.2024

[1] European Digital Rights (EDRi) este o asociație de organizații civile și de apărare a drepturilor omului din întreaga Europă, care apără drepturile și libertățile în mediul digital. Pentru mai multe informații, vizitați https://edri.org/

[2] Cuprins În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[3] În cazul în care Documentul 5 este ordinea de zi a reuniunii la care Comisia a acordat acces public deplin în etapa inițială.

[4] Textul integral al propunerii de soluție a Ombudsmanului este disponibil la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/solution/185085

[5] În cazul în care Comisia a acordat acces deplin la răspunsurile a 16 state membre, acces parțial la răspunsurile a 5 state membre și niciun acces la răspunsurile a 6 state membre în ceea ce privește chestionarul A; a acordat acces parțial la răspunsurile a 14 state membre și niciun acces la răspunsurile a 13 state membre în ceea ce privește chestionarul B.

[6] Răspunsul Comisiei este disponibil la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/185086

[7] Întrebarea 30 din chestionarul B: „Sunteți de acord cu propunerea ca, în cazul în care Comisia primește o cerere de acces la documentele referitoare la aceste chestionare, răspunsurile la întrebările marcate ca sensibile să nu fie divulgate?”

[8] Articolul 8 din Regulamentul 1049/2001.

[9] A se vedea Recomandarea privind timpul necesar Comisiei Europene pentru a trata cererile de acces public la documente (ancheta strategică OI/2/2022/OAM), disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661