Stimate domnule L.,

La 25 octombrie 2002, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei, în numele Intercom Consulting s.r.l., cu privire la respingerea propunerii pe care ați prezentat-o în urma cererii de decernare a premiilor de explorare în cadrul celui de-al cincilea program-cadru (1998-2002).

La 13 noiembrie 2002, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 21 ianuarie 2003 și vi l-am transmis împreună cu invitația de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante au fost următoarele:

Reclamantul, care se plânge în calitate de director al Intercom Consulting s.r.l., a prezentat o propunere în urma cererii de decernare a premiilor de explorare din cadrul celui de-al 5-lea Program-cadru (1998-2002), gestionat de DG Cercetare a Comisiei Europene. La 5 iulie 2002, DG Cercetare a Comisiei a respins propunerea reclamantului, afirmând că cererea de propuneri a fost închisă la 18 aprilie 2001, în timp ce propunerea reclamantului a fost primită abia la 8 aprilie 2002.

Cu toate acestea, reclamantul are o scrisoare de confirmare din partea Comisiei prin care recunoaște că a primit propunerea reclamantului la 15 martie 2002. În plus, pe site-ul internet al Cordis s-a menționat în mod clar că data-limită pentru primirea propunerilor era 15 martie 2002. Prin urmare, reclamantul consideră că propunerea sa a fost valabilă și ar fi trebuit să fie examinată.

La 15 iulie și 2 august 2002, reclamantul a scris Comisiei scrisori în care afirma că propunerea sa a fost făcută ca urmare a cererii de propuneri publicate la 15 decembrie 2001 pe site-ul internet al Cordis. Prin urmare, era în mod evident imposibil să se respecte termenul de 18 aprilie 2001. La 20 august 2002, reclamantul a primit un e-mail din partea dnei B. din partea Comisiei în care se preciza că „am dori să vă informăm în mod informal că, în urma unei evaluări aprofundate efectuate de serviciile Comisiei cu ajutorul unor experți independenți, propunerea nu a putut fi selectată pentru contribuție financiară. Prin urmare, proiectul nu a fost reținut pentru finanțare. O scrisoare oficială cuprinzând rezultatele evaluării vă va fi trimisă în curând”.

Două luni mai târziu, la 20 octombrie 2002, reclamantul a trimis un alt e-mail doamnei B., declarând că nu primise încă o scrisoare oficială.

La 25 octombrie 2002, reclamantul a depus prezenta plângere la Ombudsmanul European, susținând că propunerea sa a fost respinsă din greșeală și nu a fost evaluată în mod corespunzător.

INQUIRY

În avizul său, Comisia a prezentat o cronologie detaliată a faptelor de la 15 decembrie 2001 până la 5 noiembrie 2002. Comisia a observat că, în urma publicării celei de-a treia cereri de propuneri pentru proiecte de inovare în Jurnalul Oficial C 358/13 din 15 decembrie 2001 (data limită 15 martie 2002), Direcția Generală Întreprinderi a primit 158 de propuneri. Propunerea reclamantului „Connecting Worlds”, introdusă împreună cu Protext Translations B.V., a fost primită înainte de termenul-limită și a primit numărul de înregistrare IPS-2001-42089 în conformitate cu procedurile interne. Serviciile competente ale Comisiei, și anume DG Întreprinderi, au confirmat primirea propunerii reclamantului la 26 martie 2002.

Toate propunerile au fost evaluate în conformitate cu normele prevăzute în „Manualul procedurilor de evaluare a propunerilor”. Pe baza criteriilor de eligibilitate publicate, 15 propuneri au fost respinse, inclusiv propunerea introdusă de reclamant, deoarece nici forma (1), nici conținutul prezentei propuneri nu erau conforme cu obiectivele generale (2) ale celei de a treia cereri de propuneri pentru proiecte de inovare. Acest apel nu este un apel pentru premii de explorare. Criteriile de eligibilitate, conținutul și formatul de prezentare sunt diferite pentru fiecare procedură de achiziție. Propunerea elaborată de reclamant a vizat în mod clar premiile exploratorii prin forma și conținutul său.

Având în vedere potențialul și formatul de prezentare al propunerii „Conectarea lumilor” și în urma verificării administrative a eligibilității, o copie a propunerii IPS-2001-42089 a fost trimisă la 4 aprilie 2002 DG Cercetare, unde ar fi putut fi disponibilă finanțare prin linia de acțiune „Premii exploratorii”. Propunerea a fost înregistrată la 8 aprilie 2002 cu numărul de referință EXAW-1999-02724.

Cu toate acestea, având în vedere că procedura deschisă de atribuire a premiilor exploratorii, care fusese lansată la 1 aprilie 1999, s-a încheiat la 18 aprilie 2001, reclamantul a fost informat prin scrisoarea DG Cercetare din 5 iulie 2002 că cererea sa nu a putut fi luată în considerare și că o copie a propunerii sale a fost returnată.

Comisia a observat că procedurile aplicabile au fost urmate și că confuzia pe care reclamantul ar fi putut să o facă între cele două linii de acțiune diferite a fost corectată. În corespondența sa ulterioară cu DG Cercetare, solicitând mai multe explicații cu privire la refuzul proiectului, reclamantul nu s-a referit la numărul de referință corespunzător EXAW-1999-02724, ci la propunerea de proiect IPS-2001-42089.

Deși în textul cererii de propuneri din 15 decembrie 2002 au fost publicate indicații clare privind adresa adecvată pentru informații suplimentare referitoare la cea de-a treia cerere de propuneri pentru proiecte de inovare, reclamantul a contactat serviciile greșite (Serviciul de asistență al DG Cercetare), indicând numărul de referință al propunerii dat de serviciile celei de-a treia cereri de propuneri (DG Întreprinderi). Pe parcursul corespondenței reclamantului (scrisori și e-mailuri), s-a făcut trimitere la „Proiectul propus nr. IPS-2001-42089”, adresând problema DG Cercetare. Abia după schimbul de e-mailuri din 20 august 2002 cu DG Întreprinderi, reclamantul a declarat că nu știa cine era competent în această privință.

Comisia a concluzionat că propunerea nu era eligibilă pentru proiecte de inovare și, prin urmare, nu putea fi evaluată, în conformitate cu „Manualul de evaluare”. Cererea de propuneri adecvată pentru premiile de explorare a fost deschisă în mod continuu de la 1 aprilie 1999 până la 18 aprilie 2001, dar reclamantul nu a respectat acest termen și a utilizat o altă cerere de propuneri pentru a-și prezenta propunerea.

Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

DECIZIA

1.1 Reclamantul susține că propunerea sa a fost respinsă din greșeală și nu a fost evaluată în mod corespunzător. Reclamantul dispune de o scrisoare de confirmare din partea Comisiei prin care recunoaște că a primit propunerea la 15 martie 2002. În plus, pe site-ul internet Cordis s-a menționat în mod clar că data limită pentru primirea apelurilor era 15 martie 2002. Prin urmare, reclamantul consideră că propunerea sa a fost valabilă și ar fi trebuit să fie examinată.

1.2 Comisia susține că propunerea reclamantului viza acordarea de premii de explorare. Prin urmare, aceasta a fost respinsă deoarece nici forma, nici conținutul nu erau în conformitate cu obiectivele generale ale celei de a treia cereri de propuneri pentru proiecte de inovare, care nu este o cerere de propuneri pentru premii de explorare. Cu toate acestea, propunerea reclamantului a fost transmisă DG Cercetare, care se ocupă de premiile de explorare. Apelul pentru premiile Exploratory a fost deschis în mod continuu de la 1 aprilie 1999 până la 18 aprilie 2001, dar reclamantul nu a respectat termenul limită, deoarece a folosit un alt apel pentru a-și prezenta propunerea.

1.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că cronologia cazului este următoarea: Cea de-a treia cerere de propuneri pentru proiecte de inovare a fost publicată în Jurnalul Oficial C 358/13 din 15 decembrie 2001 și în aceeași zi pe site-ul Cordis. Data limită de primire a propunerilor menționate în ambele publicații a fost 15 martie 2002. Un document din dosar atestă că propunerea reclamantului a fost primită la 15 martie 2002 de către DG Întreprinderi a Comisiei și a primit numărul de referință IPS-2001-42089. La 26 martie 2002, DG Întreprinderi a trimis reclamantului o confirmare de primire. Având în vedere că propunerea reclamantului a fost considerată neeligibilă pentru cererea de propuneri menționată mai sus, aceasta a fost transmisă la 4 aprilie 2002 DG Cercetare, care a atribuit un nou număr de referință (EXAW-1999-02724) la 8 aprilie 2002 și l-a informat pe reclamant. Cu toate acestea, reclamantul nu a fost informat cu privire la faptul că propunerea sa a fost considerată neeligibilă pentru cererea de proiecte de inovare. La 5 iulie 2002, DG Cercetare l-a informat ulterior pe reclamant, printr-o scrisoare, că cererea sa nu putea fi luată în considerare, întrucât cererea de decernare a premiilor de explorare (1998-2002) fusese închisă la 18 aprilie 2001.

1.4 Ombudsmanul înțelege că o anumită confuzie pare să stea la baza plângerii. Această confuzie pare să fi fost cauzată de faptul că reclamantul a trimis, în termenul specificat, o propunere în urma cererii de propuneri pentru proiecte de inovare, dar a primit un răspuns din partea Comisiei cu privire la o altă cerere de propuneri, și anume cererea de propuneri pentru premiile de explorare, pentru care termenul expirase deja. Ombudsmanul consideră că Comisia a acționat în conformitate cu articolul 15 din Codul bunei conduite administrative (3) prin transferarea dosarului către serviciul competent al instituției. Ombudsmanul speră că Comisia va evita apariția unei confuzii similare în viitor, informând în mod corespunzător solicitanții atunci când au loc astfel de transferuri. Având în vedere că acest aspect a fost clarificat în avizul Comisiei, nu par a fi necesare investigații suplimentare cu privire la acest aspect al cazului. Cu toate acestea, Ombudsmanul face observația suplimentară de mai jos.

1.5 Se pare că, în esență, propunerea reclamantului a fost evaluată în mod corespunzător de către Comisie. La 23 octombrie 2002, Comisia a trimis reclamantului o scrisoare care conținea o copie a raportului de evaluare a propunerii sale. În conformitate cu rezumatul concluziilor, „propunerea se aplică unui sistem de atribuire exploratorie. Prin urmare, aceasta nu este eligibilă pentru evaluare în cadrul celei de a treia cereri de propuneri de proiecte de inovare”. În avizul său, Comisia a furnizat clarificări suplimentare cu privire la motivul respingerii propunerii reclamantului.

1.6 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu a identificat niciun caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Ombudsmanul observă că o anumită confuzie a fost cauzată de faptul că reclamantul a trimis o propunere în urma cererii de propuneri pentru proiecte de inovare, dar a primit un răspuns din partea Comisiei cu privire la o altă cerere de propuneri. Ombudsmanul consideră că Comisia a acționat în conformitate cu articolul 15 din Codul bunei conduite administrative (4) prin transferarea dosarului către serviciul competent al instituției. Ombudsmanul speră că Comisia va evita apariția unei confuzii similare în viitor, informând în mod corespunzător solicitanții atunci când au loc astfel de transferuri.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) Detalii privind „Premiile de explorare”, de exemplu formularele de candidatură, descrierea și orientările sunt furnizate la adresa http://sme.cordis.lu/idea/infopack99.cfm

(2) Detalii privind cea de-a treia cerere de propuneri pentru proiecte de inovare, de exemplu textul cererii de propuneri, programul de lucru, ghidul pentru cei care înaintează propuneri și formularele administrative sunt disponibile la adresa http://www.cordis.lu/innovation-smes/calls/200102.htm

(3) A se vedea Codul european al bunei conduite administrative adoptat de Parlamentul European în Rezoluția sa C5-0438/2000 din 6 septembrie 2001 (disponibilă pe site-ul Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) A se vedea Codul european al bunei conduite administrative adoptat de Parlamentul European în Rezoluția sa C5-0438/2000 din 6 septembrie 2001 (disponibilă pe site-ul Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu).