Contextul plângerii

1. La 11 noiembrie 2021, reclamantul a înaintat Cedefop o cerere de acces public [1] la declarațiile privind conflictele de interese ale membrilor comisiei de evaluare în cadrul a zece proceduri de selecție desfășurate de Cedefop [2].

2. Cedefop a refuzat accesul la documentele solicitate. Aceasta a afirmat că, în conformitate cu politica sa, furnizează numele membrilor comisiei de evaluare candidaților numai în cadrul procedurilor de selecție respective [3]. Prin urmare, nu a putut acorda acces la documentele solicitate pentru procedurile de selecție la care reclamantul nu a participat. În ceea ce privește o procedură de selecție din 2016, la care a participat reclamanta, Cedefop a susținut că a răspuns deja la numeroasele sale cereri. În ceea ce privește cele două proceduri de selecție din 2020, din care reclamantul a fost exclus, Cedefop a considerat cererea reclamantului „inutilă”, deoarece a răspuns deja preocupărilor sale în timpul plângerii administrative depuse de reclamant în temeiul Statutului funcționarilor UE [4].

3. Reclamantul a solicitat apoi Cedefop să își revizuiască poziția (prezentând ceea ce se numește „cerere de confirmare”)[5].

4. La 29 noiembrie 2021, Cedefop a adoptat decizia sa finală. Aceasta și-a menținut refuzul de a acorda accesul la documentele solicitate. Aceasta a reiterat că a răspuns deja la numeroasele cereri și plângeri ale reclamantului și că împărtășește numele membrilor comisiei de evaluare cu candidații numai în cadrul procedurii de selecție respective.

5. Nemulțumit de această decizie, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în noiembrie 2021, susținând că Cedefop a refuzat în mod greșit accesul la documentele solicitate pentru procedurile de selecție desfășurate în 2020.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la refuzul Cedefop de a acorda acces public la declarațiile privind conflictele de interese completate de membrii comisiei de evaluare pentru cele două proceduri de selecție desfășurate în 2020.

7. Ea a solicitat Cedefop un răspuns scris în care să expună motivele în temeiul legislației UE privind accesul la documente care justifică refuzul său de a acorda acces public la documentele solicitate.

8. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul scris al Cedefop și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la răspunsul Cedefop. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat de asemenea documentele în discuție în prezenta cauză.

Argumente prezentate Ombudsmanului

Argumentele prezentate de Cedefop

9. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Cedefop a declarat că, în conformitate cu politica sa, a furnizat reclamantului, în iulie 2020, numele membrilor comisiei de evaluare pentru cele două proceduri de selecție din 2020.

10. Cedefop a reiterat faptul că politica sa nu prevede partajarea formularelor semnate privind conflictele de interese cu candidații sau cu publicul. Comisia a explicat că aceste formulare sunt documente interne. Membrii comisiei de evaluare completează detaliile necesare și le semnează. Apoi, șeful de resurse umane evaluează formularele completate și emite un aviz. Directorul executiv al Cedefop validează aceste formulare și ia decizia finală cu privire la componența comisiei de evaluare. În cazul în care sunt raportate potențiale conflicte de interese, este consultat un coordonator al controlului intern.

11. Cedefop a susținut că documentele solicitate conțin date cu caracter personal, cum ar fi numele și detaliile relațiilor profesionale și/sau personale dintre candidați și membrii comisiei de evaluare. Ca atare, divulgarea ar submina protecția vieții private și integritatea persoanei [6], în special în conformitate cu legislația UE privind protecția datelor cu caracter personal [7].

12. De asemenea, Cedefop a considerat că, în cazul în care Ombudsmanul ar recomanda divulgarea, ar trebui să oculteze toate datele cu caracter personal, eliminând astfel informații care sunt deja cunoscute de reclamant, cum ar fi componența comisiei de evaluare și faptul că este posibil ca unii candidați să fi fost cunoscuți drept actuali sau foști membri ai personalului.

Argumentele prezentate de reclamant

13. Reclamantul a declarat că are nevoie de acces la declarațiile semnate privind conflictul de interese pentru a pregăti o cerere de despăgubire împotriva Cedefop.

14. Ea a considerat că avea dreptul de a obține aceste documente pentru procedurile de selecție din 2020 la care a participat, întrucât membrii comisiei de evaluare au evaluat, au notat și, ulterior, au considerat că candidaturile sale au fost respinse.

15. În observațiile sale la răspunsul Cedefop, reclamanta a susținut că Cedefop nu a organizat de ani de zile proceduri de selecție „regulate și legale” în detrimentul candidaților și al cetățenilor UE. În acest context, reclamantul a făcut referire la Curtea de Conturi Europeană (CCE), care a remarcat în mod critic, în trecut, că procedura Cedefop de identificare și gestionare a situațiilor de conflict de interese nu a fost eficace [8]. Astfel, ea a susținut că documentele solicitate ar trebui divulgate pentru a asigura cetățenii UE într-un mod transparent că Cedefop a dat curs constatărilor Curții de Conturi Europene [9] și ale Ombudsmanului European [10].

Evaluarea Ombudsmanului

16. Inspecția efectuată de echipa de anchetă a Ombudsmanului a confirmat că documentele solicitate conțin date cu caracter personal pe tot parcursul procedurii.

17. Conceptul de „date cu caracter personal” este foarte larg în temeiul legislației UE privind protecția datelor. Datele cu caracter personal cuprind „orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă”[11] și cuprind informații referitoare atât la viața privată, cât și la viața profesională a unei persoane [12]. Ca atare, numele membrilor comisiei de evaluare și ale candidaților, precum și activitățile profesionale sau profesionale ale acestora sunt date cu caracter personal [13].

18. În conformitate cu legislația UE privind protecția datelor, Cedefop ar trebui să urmeze o analiză în trei etape înainte de a putea da curs unei cereri de publicare a datelor cu caracter personal [14].

19. Într-o primă etapă, reclamantul trebuie să demonstreze necesitatea transferului datelor cu caracter personal într-un scop specific de interes public.

20. Reclamantul a declarat că are nevoie de declarațiile privind conflictul de interese pentru a pregăti o cerere de despăgubire împotriva Cedefop. În conformitate cu jurisprudența UE [15], acesta este totuși un interes pur privat.

21. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Cedefop nu a organizat de ani de zile proceduri de selecție „regulate și legale”. În sprijinul afirmațiilor sale, reclamanta face trimitere la propriile anchete ale Ombudsmanului [16] cu privire la procedurile de recrutare ale Cedefop și la observațiile anterioare ale CCE cu privire la procedurile Cedefop privind conflictele de interese.  În observațiile sale cu privire la răspunsul Cedefop, reclamanta a susținut că este în interesul public să se asigure cetățenii UE într-un mod transparent că Cedefop a înregistrat progrese în procedurile sale în urma constatărilor CCE din 2018.

22. Ombudsmanul observă că, în conformitate cu jurisprudența UE [17], o trimitere generală la „transparență” nu reprezintă, în sine, o necesitate pentru divulgarea datelor cu caracter personal. În plus, deși potențialele conflicte de interese pot constitui o astfel de necesitate [18], acestea trebuie justificate. Referințele pur abstracte la fapte ilicite din trecut nu sunt suficiente [19].

23. Reclamantul face referire la mai multe cazuri din trecut, în care CCE a constatat că procedurile Cedefop de gestionare a situațiilor de conflict de interese în cadrul a două proceduri de selecție desfășurate în 2015 și în 2016 nu au fost eficace. În urma acestei constatări, Cedefop și-a revizuit procedura privind conflictele de interese [20]. Reclamantul nu a prezentat niciun argument care să sugereze că procedura actuală a Cedefop de gestionare a conflictelor de interese nu este eficace. Astfel, Ombudsmanul consideră că reclamantul nu a demonstrat suficient că există suspiciuni concrete cu privire la procedurile privind conflictul de interese în procesul de selecție din 2020 care ar putea constitui o necesitate în interesul public pentru transferul datelor cu caracter personal.

24. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că refuzul Cedefop de a acorda acces public la formularele semnate privind conflictele de interese a fost rezonabil.

25. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că Cedefop nu și-a motivat refuzul de a divulga documentele solicitate în conformitate cu legislația UE privind accesul public. În plus, Cedefop nu a furnizat reclamantului explicații clare cu privire la necesitatea de a indica necesitatea transferului datelor cu caracter personal. Prin urmare, ea va face o sugestie corespunzătoare mai jos.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea constatare [21]:

Nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Centrului European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale în ceea ce privește refuzul de a divulga formele semnate de conflict de interese ale membrilor comisiilor de evaluare.

Reclamantul și Cedefop vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestie de îmbunătățire

Cedefop ar trebui să se asigure că furnizează motive detaliate atunci când refuză accesul (integral) la documente, explicând modul în care divulgarea documentelor solicitate poate submina interesul (interesele) protejat(e) prin Regulamentul 1049/2001.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 27/06/2022

[1] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Procedurile de selecție Cedefop/2021/01/AD, Cedefop/2020/05/AD, Cedefop/2020/02/AD, Cedefop/2017/06/AD, Cedefop/2017/04/AD, Cedefop/2016/04/AD, Cedefop/2015/02/CA, Cedefop/2014/04/AD, Cedefop/2014/01/AD, Cedefop/2013/03/AD.

[3] În acest context, Cedefop a făcut trimitere la concluziile Ombudsmanului în cauza 49/2018/NF. În urma anchetei Ombudsmanului în acest caz, Cedefop și-a actualizat politica de divulgare în cadrul procedurilor de selecție a personalului pentru a oferi candidaților informații cu privire la punctajele lor și la numele membrilor comisiei de evaluare.

[4] Potrivit articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[5] Articolul 7 din Regulamentul 1049/2001.

[6] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

[7] Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[8] A se vedea Raportul anual al Curții de Conturi Europene (CCE) pentru exercițiul financiar 2018, disponibil la adresa https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf

[9] Reclamantul face referire la observația CCE dintr-un raport din 2005 potrivit căreia Cedefop trebuia să „își consolideze procedurile de recrutare”. Acest lucru a fost legat de o procedură de selecție internă în cadrul căreia a existat un singur candidat. CCE a considerat că Cedefop ar fi trebuit să utilizeze o procedură externă pentru a oferi o gamă mai largă de candidați potriviți; disponibilă la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52006TA1219(11)&rid=6

[10] Reclamantul face trimitere la ancheta nr. 49/2018/NF a Ombudsmanului privind refuzul Cedefop de a furniza candidaților respinși notele lor și numele membrilor comisiei de evaluare. Ombudsmanul a închis acest caz, astfel cum a fost soluționat, după ce Cedefop și-a schimbat politica de a divulga numele membrilor comisiei de evaluare tuturor candidaților și de a furniza candidaților, la cerere, punctajele acestora; disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/94398; și la constatarea de către Ombudsman a administrării defectuoase în cazul 756/2018/PB privind neaplicarea de către comisia de evaluare a criteriilor de evaluare stabilite în anunțul de post vacant al Cedefop: disponibil la adresa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/121786 

[11] Articolul 3 alineatul (1) din Regulamentul 2018/1725.

[12] Hotărârea Tribunalului din 27 noiembrie 2018, VG/Comisia, cauzele conexate T-314/16 și T-435/16, punctul 74: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62016TA0314

[13] Ibidem, punctele 62-64.

[14] În conformitate cu articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725, în primul rând, reclamantul trebuie să demonstreze necesitatea transferului datelor cu caracter personal într-un scop specific de interes public. În al doilea rând, nu trebuie să existe niciun motiv pentru a considera că un astfel de transfer ar putea aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. În al treilea rând, operatorul (Cedefop) trebuie să stabilească proporționalitatea transmiterii datelor cu caracter personal în acest scop specific, după evaluarea comparativă a diferitelor interese concurente.

[15] Hotărârea Tribunalului (Camera întâi) din 9 octombrie 2018, Anik ó Pint/Comisia Europeană, T-634/17, punctul 59.

[16] A se vedea nota de subsol 11 de mai sus.

[17] Hotărârea Tribunalului (Camera a cincea extinsă) din 25 septembrie 2018, Psara/Parlamentul European, T-639/15, punctul 74: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=206663&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[18] Hotărârea Tribunalului (Camera a cincea) din 15 iulie 2015, Dennekamp/Parlamentul European, T-115/13, punctul 112: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=165829&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[19] T-639/15-T-666/15 și T-94/16, Psara et al./Parlamentul European, punctul 84.

[20] A se vedea răspunsul Cedefop la constatarea CCE, disponibil la adresa: https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf

[21] Această plângere a fost tratată în cadrul procedurii de instrumentare a cazurilor delegate, în conformitate cu Decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare.