Contextul plângerii

1. Sistemul comun de asigurări de sănătate (JSIS) pentru membrii personalului UE este administrat de Oficiul pentru administrarea și plata drepturilor individuale (PMO), care face parte din Comisia Europeană.

2. La începutul anului 2021, PMO a lansat o procedură de ofertare pentru a institui un contract-cadru pentru „prestarea de servicii medicale și stomatologice de specialitate”[1].

3. Cererea de oferte a vizat alegerea ofertei care a oferit cel mai bun raport calitate/preț. Ofertele au fost evaluate în funcție de următoarele „criterii de atribuire”: 1) prețul ofertei, constând în prețul exprimat în euro pe oră de serviciu (reprezentând 40% din punctajul de evaluare); 2) calitatea ofertei evaluate pe baza răspunsurilor ofertantului furnizate într-un formular tehnic de ofertă (reprezentând 60 % din punctajul de evaluare). Acest formular tehnic de ofertă a luat forma unui chestionar cu patru întrebări referitoare la scenarii medicale ipotetice, la care ofertanții au fost invitați să răspundă. Răspunsurile ofertanților la chestionar au fost evaluate pe baza următoarelor criterii:

• calitatea argumentelor (logica, fluxul și coerența argumentelor) și metodologia utilizată;
• claritate/lizibilitate/accesibilitate pentru nespecialiști;
• înțelegerea/utilizarea normelor SCAS și a literaturii științifice.

4. Reclamantul, medic care a prestat anterior servicii în calitate de medic consultant pentru PMO în perioada 2014-2018 în cadrul unui contract de servicii, a participat la procedura de ofertare.

5. La 6 mai 2021, Comisia a informat reclamantul că oferta sa nu a fost câștigătoare, deoarece nu a obținut un punctaj suficient în evaluare (reclamantul a obținut un punctaj de 68,7/100, spre deosebire de punctajul minim obligatoriu de 70/100). Aceasta a afirmat, de asemenea, că, în cazul în care reclamantul solicită acest lucru în scris, acesta ar putea fi informat cu privire la numele, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei (ofertelor) câștigătoare, precum și cu privire la valoarea contractului. Reclamantul ar putea, de asemenea, să prezinte orice observații cu privire la procedura de achiziții publice în termen de zece zile.

6. La 11 mai 2021, reclamantul a solicitat Comisiei să îi transmită caracteristicile și avantajele relative ale ofertei câștigătoare și valoarea contractului. La 15 mai 2021, întrucât nu primise niciun răspuns, reclamantul a scris Comisiei pentru a-și exprima îndoielile cu privire la obiectivitatea evaluării și a solicitat Comisiei să își reevalueze cererea.

7. La 3 iunie 2021, Comisia a răspuns reclamantului că nu poate reevalua oferta acestuia, deoarece procedura era deja închisă. Aceasta nu a furnizat nicio informație cu privire la oferta câștigătoare. Aceasta l-a asigurat că procedura s-a desfășurat într-un mod neutru și imparțial.

8. În septembrie 2021, reclamantul a scris din nou Comisiei, solicitând informații referitoare la ofertantul câștigător. Nu a primit niciun răspuns. Nemulțumit de modul în care Comisia a tratat întrebările sale, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 2 octombrie 2021.

Ancheta

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la modul în care Comisia a evaluat oferta reclamantului și la faptul că nu a răspuns la cererea de informații a reclamantului privind avantajele relative ale ofertei câștigătoare și valoarea contractului.

10. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul Comisiei cu privire la plângere și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la răspunsul Comisiei.

Argumente prezentate Ombudsmanului

Argumentele reclamantului

11. Reclamantul și-a exprimat îngrijorarea cu privire la procedura de achiziții publice și a pus sub semnul întrebării în special evaluarea răspunsurilor sale la chestionarul tehnic.

12. El a susținut că evaluarea răspunsurilor sale la chestionarul tehnic a fost subiectivă și părtinitoare. Nu este clar cine a evaluat chestionarul tehnic și dacă aceste persoane erau independente.

Argumentele Comisiei

13. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Comisia a furnizat clarificări suplimentare cu privire la evaluarea ofertei reclamantului, a ofertei câștigătoare și a valorii contractului. Comisia a afirmat că un „comitet de evaluare” a evaluat și a clasificat ofertele pe baza criteriilor de atribuire. Comitetul de evaluare a fost alcătuit din trei persoane reprezentând diferite entități organizaționale ale instituțiilor UE. Doi dintre aceștia proveneau de la PMO, iar al treilea era medicul consultant din cadrul Serviciului medical al Comisiei, care nu are nicio legătură organizatorică directă cu PMO. Medicul consultant a participat la evaluarea calității fiecărui chestionar tehnic prezentat de ofertanți.

14. Comisia de evaluare a elaborat un raport de evaluare. Acest raport a fost, de asemenea, examinat de GAMA Groupe d’analyse des marchés administratifs, un comitet consultativ de pe lângă Direcția Generală Resurse Umane a Comisiei, care efectuează verificări ale contractelor de achiziții publice după etapa de evaluare și înainte de atribuire. GAMA a aprobat raportul de evaluare.

15. Toți ofertanții au răspuns la aceleași întrebări furnizate în chestionarul tehnic, care reflectă tipul de întrebări cu care se confruntă medicii consultanți. Solicitând soluționarea cazurilor medicale prin intermediul chestionarului tehnic, ofertanții au avut posibilitatea, pe picior de egalitate, de a-și dovedi cunoștințele practice și competența. Răspunsurile lor au fost evaluate pe baza unor criterii care au fost aplicate în mod obiectiv și uniform tuturor ofertanților.

Evaluarea Ombudsmanului

16.  Cererea de oferte a stabilit criterii de atribuire rezonabile și obiective, direct legate de obiectul contractului care urmează să fie atribuit. Explicațiile Comisiei cu privire la componența comitetului de evaluare și la modul în care acesta a evaluat ofertele sunt rezonabile și exhaustive.

17. Rolul Ombudsmanului în astfel de cazuri este de a evalua dacă există o eroare vădită de apreciere sau o eroare procedurală în evaluare. Ombudsmanul nu are rolul de a reevalua o ofertă sau de a reface o evaluare științifică efectuată de o comisie de evaluare. În acest caz, Comisia a indicat suficiente motive pentru care oferta nu a fost acceptată [2]. Comitetul de evaluare a utilizat același tip de referințe atunci când a evaluat oferta reclamantului ca și cele utilizate în evaluarea ofertei câștigătoare (de exemplu, dacă răspunsurile la chestionarul tehnic conțineau referințe științifice, erau complete și suficient de clare pentru nespecialiști). Nu există nimic în evaluări care să sugereze subiectivitate sau părtinire din partea comitetului de selecție. De asemenea, nu există niciun element care să sugereze o eroare vădită de apreciere sau o eroare procedurală în ceea ce privește modul în care a evaluat oferta reclamantului.

18. Având în vedere cele de mai sus, nu există un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește modul în care Comisia a evaluat oferta reclamantului.

19. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră problematic faptul că Comisia nu a furnizat în timp util reclamantului informații cu privire la oferta câștigătoare și la valoarea contractului.

20. În conformitate cu normele aplicabile, ar trebui să existe o „perioadă suspensivă” de cel puțin zece zile, după finalizarea evaluării ofertelor, în care „autoritatea contractantă” să nu semneze contractul cu ofertantul câștigător [3]. În această perioadă, autoritatea contractantă poate primi observații din partea ofertanților necâștigători. În cazul în care aceste observații conțin informații relevante care indică o posibilă eroare în evaluare, autoritatea contractantă poate amâna semnarea contractului pentru a evalua în continuare observațiile respective [4].

21. Potrivit jurisprudenței Uniunii, prin divulgarea caracteristicilor și a avantajelor relative ale ofertei reținute, autoritatea contractantă permite „unui ofertant a cărui ofertă a ajuns în etapa anterioară atribuirii contractului, [care] a fost comparată cu alte oferte și considerată mai puțin avantajoasă, să se asigure că respectiva comparație a fost efectuată în mod corect și, dacă este necesar, să conteste această comparație. O astfel de verificare nu poate fi efectuată fără informațiile relevante privind oferta câștigătoare.”[5] Cu alte cuvinte, cunoașterea avantajelor relative ale ofertei câștigătoare permite ofertanților respinși să identifice eventual o eroare în evaluare. Acesta este motivul pentru care autoritatea contractantă, atunci când i se solicită acest lucru, este obligată să furnizeze informații cu privire la avantajele relative ale ofertantului câștigător și la valoarea contractului. Acest lucru ar trebui realizat în perioada de așteptare și, în orice caz, înainte de semnarea contractului cu ofertantul câștigător. Orientările Comisiei privind procedurile de achiziții recomandă autorității contractante să prelungească perioada de așteptare (întârziind astfel semnarea contractului) în cazurile în care a furnizat informații cu privire la avantajele relative numai la sfârșitul perioadei de așteptare. În acest mod, autoritățile contractante se pot asigura că, în cazul în care informațiile furnizate declanșează o plângere întemeiată, consecințele necesare pot fi în continuare deduse [6].

22. În acest caz, reclamantul a solicitat informații cu privire la avantajele relative ale ofertei câștigătoare în perioada de așteptare, dar a primit informațiile numai în cursul anchetei Ombudsmanului. Aceasta constituie administrare defectuoasă.

23. Ombudsmanul constată că nu există nicio recomandare adecvată care să fie formulată în legătură cu acest caz, deoarece, în acest stadiu, Comisia nu poate face nimic pentru a remedia nefurnizarea de informații în timp util. În plus, astfel cum s-a arătat mai sus, nimic nu sugerează o eroare vădită în evaluare. Cu toate acestea, Ombudsmanul va face sugestii de îmbunătățire pentru a se asigura că, în cadrul viitoarelor proceduri de achiziții publice, Comisia a instituit măsuri de protejare a drepturilor ofertanților respinși de a beneficia efectiv de căile de atac de care dispun.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene în ceea ce privește modul în care aceasta a evaluat oferta reclamantului.

Faptul că Comisia nu a furnizat în timp util reclamantului informații cu privire la avantajele relative ale ofertantului câștigător și la valoarea contractului a fost un caz de administrare defectuoasă.

Sugestii de îmbunătățire

Comisia ar trebui să aibă în vedere furnizarea unui număr cât mai mare de informații cu privire la valoarea contractului și la avantajele relative ale ofertantului câștigător atunci când informează ofertanții respinși deja în scrisoarea de respingere.

Atunci când i se solicită informații cu privire la avantajele relative ale ofertei câștigătoare și la valoarea contractului, Comisia ar trebui să se asigure că respectă obligația de a furniza astfel de informații în perioada de așteptare și, în orice caz, înainte de semnarea contractului cu ofertantul câștigător.

Atunci când informațiile menționate mai sus sunt furnizate numai la sfârșitul perioadei de așteptare, Comisia ar trebui să se asigure că respectă obligația de a amâna semnarea contractului pentru a oferi candidaților respinși o posibilitate semnificativă de a prezenta observații.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 02/06/2022

[1] Procedura de achiziții PMO-OP-2020-0007/1, lotul 1: servicii medicale de specialitate în cadrul Biroului de lichidare a plăților din Luxemburg: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=7711.

[2] În conformitate cu punctul 31.1 din anexa I la Regulamentul financiar.

[3] A se vedea articolul 175 alineatul (2) din Regulamentul financiar.

[4] Punctul 35 din anexa I la Regulamentul financiar.

[5] Hotărârea Tribunalului din 13 septembrie 2011 în cauza T-8/08, Dredging International NV și Ondernemingen Jan de Nul NV/Agenția Europeană pentru Siguranță Maritimă (EMSA), punctul 106, disponibilă aici

[6] A se vedea, în acest sens, punctul 4.11.3 din Vademecumul privind achizițiile publice din cadrul Comisiei.